企業(yè)檔案管理(最終版)課件

企業(yè)檔案管理1企業(yè)檔案是指企業(yè)在日常工作中從事企業(yè)管理、生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售、經(jīng)濟(jì)核算及科學(xué)研究等活動中直接形成有保存價(jià)值的真實(shí)記錄。主要包括文字、圖表、音像等。2企業(yè)檔案的含義序號內(nèi)容代號1企業(yè)管理性檔案A2基建檔案B3科研檔案C4產(chǎn)品檔案D3企業(yè)檔案的分類企業(yè)檔案分類原則：以全部檔案為對象依據(jù)企業(yè)管理職能結(jié)合檔案內(nèi)容和形成特點(diǎn)5保持檔案材料的內(nèi)部有機(jī)聯(lián)系方便管理與利用協(xié)調(diào)統(tǒng)一、不隨便改動6A企業(yè)管理性檔案一、檔案與文件的區(qū)別尚未辦理完畢的文件不是檔案，凡處在文書處理過程中的文件，都不能歸檔。對日后沒有查考價(jià)值的文件不是檔案。7二、件的含義單份文件，每份文件為一件；各種報(bào)表、名冊、圖冊、書刊、會議記錄等，一冊（本）為一件；8來文與復(fù)文、去文與復(fù)文（具體包括請示與批等）可作為組合件，或各為一件。101、收集文件收集文件是檔案管理的第一步，也是最困難最重要的一步。公司項(xiàng)目多部門多，如何才能確保資料收集完整及時(shí)？12由于基建項(xiàng)目的建設(shè)周期長，可以將定期意移交綜合部的資料復(fù)印備份或者掃描備份，有助提高辦事效率。142、區(qū)分年度

根據(jù)形成和處理文件的年度對歸檔文件進(jìn)行區(qū)分，即不同年度形成的文件材料要按年度具體分開。15一般的文件材料，放在其形成的年度歸檔。計(jì)劃、預(yù)決算、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，放在文件內(nèi)容針對的年度。16長遠(yuǎn)規(guī)劃，放在文件內(nèi)容針對的頭一年。多年的總結(jié)、報(bào)告，放在文件針對的最后一年。17跨年度的案件，放在結(jié)案的一年。跨年度的會議，放在閉幕年。184、文件裝訂修裱破損或頁幅過小的文件復(fù)制字紙模糊或易褪變的文件，對以純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、圓珠筆、印臺油、鉛筆等字跡材料制成的文件材料及傳真件等進(jìn)行復(fù)制。20超大紙張折疊對報(bào)表、圖樣等紙張幅面大于A4規(guī)格的文件，需要加以折疊。操作是要盡量減少折疊次數(shù)，文件頁數(shù)較多時(shí)，宜整份折疊21如果是組合件，按以下順序進(jìn)行組合件內(nèi)的文件排列：正本在前，定稿在后；正本在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；譯文在前，原文在后，轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后。23裝訂采用左側(cè)、下側(cè)對齊方式對，用不銹鋼釘裝訂或線裝訂。2426×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××三點(diǎn)一線裝訂5、文件排列由單位檔案室集中歸檔的單位:先將歸檔的文件材料按三個(gè)保管期限分開，同一保管期限的文件材料按照“機(jī)構(gòu)－時(shí)間”或時(shí)間先后排列。27由各部門分別整理歸檔的單位，先將歸檔文件按機(jī)構(gòu)分開，在將同一機(jī)構(gòu)的文件按三個(gè)保管期限分開，同一保管期限內(nèi)按時(shí)間先后排列。盡可能將關(guān)系密切的同一活動、工作、會議形成的文件材料排列在一起。28同一保管期限文件的排列順序應(yīng)保持相對穩(wěn)定。306、文件編號歸檔文件應(yīng)逐件在首頁上方空白處用紅色印泥或黑色墨水端正、清晰地蓋上檔號章，并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容。全宗號類別號期限年度機(jī)構(gòu)件號31全宗號類別號A期限永久年度2005機(jī)構(gòu)件號1532全宗號：通常指國家綜合檔案館給立檔單位的代號（企業(yè)沒有全宗號的，可不填寫）全宗號類別號A期限永久年度2005機(jī)構(gòu)件號1533類別號：不同門類檔案的代號，如管理性檔案為A全宗號類別號A期限永久年度2005機(jī)構(gòu)件號1534期限：檔案的保管期限，分為：永久、長期、短期全宗號類別號A期限永久年度2005機(jī)構(gòu)件號1535年度：以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注文件形成年度的公元紀(jì)年。全宗號類別號A期限永久年度2005機(jī)構(gòu)件號1536機(jī)構(gòu)：填寫文件形成或承辦部門的簡稱或代號（不分機(jī)構(gòu)編檔號的單位此欄可空）。全宗號類別號A期限永久年度2005機(jī)構(gòu)件號1537件號：以年度為界限，由檔案室集中整理歸檔的，一個(gè)保管期限編一個(gè)大流水號，由各部門分別整理歸檔的，每個(gè)部門內(nèi)按保管期限分別編三個(gè)流水號。件號應(yīng)做到不重號，不空號。不分機(jī)構(gòu)編件號38年度期限文件數(shù)量件號2005永久451－45長期2501－250短期2851－2852005永久581－58長期2101－210短期2801－280分機(jī)構(gòu)編件號39年度機(jī)構(gòu)期限文件數(shù)量件號2005綜合部永久501－50長期2001－200短期2801－2802005營銷部永久781－78長期1851－185短期2501－250………..…….40檔案編號（不用檔號章）2007-0-1-1

件號（0-9）盒號（0-9）分類號（公告、請示）目錄號（年代）在每年歸檔工作結(jié)束后，如發(fā)現(xiàn)有其他應(yīng)歸檔文件材料未歸檔，可將該文件排在相應(yīng)年度已歸檔文件之后編目歸檔。417、文件著錄

把歸檔文件的有關(guān)項(xiàng)目錄入檔案管理系統(tǒng)。著錄項(xiàng)目必須準(zhǔn)確、詳細(xì)，以提高利用文件的查準(zhǔn)率、查全率。42必須著錄的項(xiàng)目有：文件題名、責(zé)任者、文號、成文日期、全宗號（沒有全宗號可留空）、頁數(shù)、件號、歸檔年度、保管期限等。（見圖樣）4344全宗號類別號年度保管期限機(jī)構(gòu)A2003

短期歸檔文件目錄件號責(zé)任者文號題名日期歸檔頁數(shù)文件格式備注1佛山市人民政府佛府[2005]X號

關(guān)于×××的通知2005-06-025件號：以年度為界限，一個(gè)保管期限編一個(gè)大流水號。45全宗號類別號年度保管期限機(jī)構(gòu)A2003

短期歸檔文件目錄件號責(zé)任者文號題名日期歸檔頁數(shù)文件格式備注1佛山市人民政府佛府[2005]X號

關(guān)于×××的通知200506-025責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的署名者或發(fā)文機(jī)關(guān)；聯(lián)合發(fā)文的，可只著錄第一責(zé)任者。46全宗號類別號年度保管期限機(jī)構(gòu)A2003

短期歸檔文件目錄件號責(zé)任者文號題名日期歸檔頁數(shù)文件格式備注1佛山市人民政府佛府[2005]X號

關(guān)于×××的通知200506-025文號：文件的發(fā)文字號，如“從府[2005]X號”47全宗號類別號年度保管期限機(jī)構(gòu)A2003

短期歸檔文件目錄件號責(zé)任者文號題名日期歸檔頁數(shù)文件格式備注1佛山市人民政府佛府[2005]X號

關(guān)于×××的通知2005-06-025題名：即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄，不做隨意改動。如文件沒有題名或有題名但無實(shí)質(zhì)內(nèi)容，無法揭示文件的實(shí)際內(nèi)容或成份，應(yīng)加擬或重?cái)M，附于原題之后，外加“[]”號48全宗號類別號年度保管期限機(jī)構(gòu)A2003

短期歸檔文件目錄件號責(zé)任者文號題名日期歸檔頁數(shù)文件格式備注1佛山市人民政府佛府[2005]X號

關(guān)于×××的通知2005-06-025日期：指文件形成日期。49全宗號類別號年度保管期限機(jī)構(gòu)A2003

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關(guān)于×××的通知2005-06-025頁數(shù)：指歸檔文件的有效頁面數(shù)，文件處理單也要統(tǒng)計(jì)頁數(shù)。50全宗號類別號年度保管期限機(jī)構(gòu)A2003

短期歸檔文件目錄件號責(zé)任者文號題名日期歸檔頁數(shù)文件格式備注1佛山市人民政府佛府[2005]號

關(guān)于×××的通知2005-06-025備注：用以標(biāo)注歸檔文件的變化情況或參見檔號。8、填寫備考表

盒內(nèi)文件情況說明：主要用于填寫本盒文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等需要說明的情況，如無上述情況，可暫不填寫。51整理人：由負(fù)責(zé)本盒文件整理歸檔的人員簽名。檢查人：由負(fù)責(zé)本盒文件歸檔質(zhì)量審核的人員簽名。日期：填寫歸檔的年、月、日。529、文件裝盒將整理好的歸檔文件按照編號順序裝入檔案盒，文件松緊要適當(dāng)，盒滿為限。同一盒內(nèi)同一年度，同一保管期限。53在檔案盒的背脊上填上以下項(xiàng)目：全宗名稱、全宗號、類別號、年度、期限、機(jī)構(gòu)（不分機(jī)構(gòu)的單位可空）、起止件號。（詳見下圖）5455全宗名稱全宗號類別號年度機(jī)構(gòu)期限起止件號檔案盒背脊式樣××公司全宗號類別號A年度2005機(jī)構(gòu)期限短期起止件號1－28已填好的檔案背脊事例10、打印目錄按不同的保管期限打印并裝訂歸檔文件目錄，一式一份。“檔案目錄”由“歸檔情況登記表”、“歸檔說明”、“歸檔文件目錄”三部分組成。56（1）目錄夾封面57全宗名稱×××公司全宗號類別A期限短期年度2005（2）目錄夾背脊58全宗號機(jī)構(gòu)類別號A期限短期年度2005（3）填寫歸檔情況登記表59年度保管期限件數(shù)保管接收備注單位姓名單位姓名2002永久50×××2003永久75×××2004永久23×××….….….單位名稱：××公司歸檔情況登記表（4）擬寫歸檔說明，內(nèi)容包括：本年度立檔單位主要工作概況，本年度內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及單位領(lǐng)導(dǎo)人變化情況本年度管理性檔案（文書）歸檔情況

60×××公司二○○三年歸檔說明一、主要工作概況（此部分內(nèi)容可在本單位年終總結(jié)內(nèi)抽出主要內(nèi)容填寫）二、機(jī)構(gòu)、領(lǐng)導(dǎo)人變化情況1、本公司內(nèi)設(shè)5個(gè)部門（××、××……..）共有職工××人。2、領(lǐng)導(dǎo)人變化情況

××任總經(jīng)理

××任財(cái)務(wù)總監(jiān)

××任技術(shù)總監(jiān)三、本年度文書歸檔情況本公司本年度企業(yè)管理檔案歸檔按照有關(guān)規(guī)定，收集齊全，嚴(yán)格劃分保管期限，及時(shí)歸檔，編制了檔案目錄，共歸檔308件，其中永久108件，編號1－108件；長100件，編號從－100件；短期100件，編號1－100。二○○四年×月61（4）打印歸檔文件目錄62全宗號類別號年度保管期限機(jī)構(gòu)A2005

短期歸檔文件目錄件號責(zé)任者文號題名日期歸檔頁數(shù)文件格式備注1佛山市人民政府佛府[2005]x號

關(guān)于×××的通知2005-06-025裝訂“檔案目錄”如果每年文件數(shù)量不多，形成目錄頁數(shù)較少，可將若干年度的同一保管期限的歸檔文件目錄裝入一本目錄夾中（每年的歸檔文件須另起一個(gè)流水號）。63具體裝訂時(shí)，先放置“歸檔情況登記表”，再按時(shí)間先后順序?qū)⑷舾赡甑摹皻w檔說明”排在前面，在按順序接排相應(yīng)年度的歸檔文件目錄。6411、入庫裝箱柜

65室?guī)靸?nèi)檔案箱柜裝具應(yīng)排列有序，統(tǒng)一編號。有利于提供利用。一般要求采用分保管期限排架方法，這種方法便于檔案按年度、保管期限進(jìn)行檢索。檔案存放方式采用豎放方式，從上到下，從左到右有序排列存放，它的優(yōu)點(diǎn)是便于存放和拿取檔案。66企業(yè)

會計(jì)檔案管理67一、什么叫會計(jì)檔案按照財(cái)政部、國家檔案局制發(fā)的《會計(jì)管理辦法》規(guī)定，會計(jì)檔案是指：會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算材料。68二、企業(yè)會計(jì)檔案的具體內(nèi)容（一）會計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證、其他會計(jì)憑證；（二）會計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計(jì)賬簿。（三）財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會計(jì)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。69（四）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料，會計(jì)檔案移交清冊，會計(jì)檔案保管清冊，會計(jì)檔案銷毀清冊。70三、會計(jì)檔案歸檔要求（一）企業(yè)每年形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)部門負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計(jì)檔案保管清冊；（二）會計(jì)檔案應(yīng)做到齊全、完整。71四、企業(yè)會計(jì)檔案保管期限表序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限1

會計(jì)憑證15年2

現(xiàn)金賬25年

總賬、各明細(xì)賬15年723

月、季財(cái)務(wù)報(bào)告3年

年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久4

保管、銷毀清冊永久

移交清冊15年73五、企業(yè)會計(jì)檔案分類大類代號一級屬類代號二級屬類代號會計(jì)檔案F會計(jì)憑證1會計(jì)賬簿21.現(xiàn)金賬2·12.總賬、明細(xì)賬2·2財(cái)務(wù)報(bào)告31.年度財(cái)務(wù)報(bào)告3·12.月、季財(cái)務(wù)報(bào)告3·2其他474六、企業(yè)會計(jì)檔案編號75例：七、企業(yè)會計(jì)檔案整理

參照《辦法》的規(guī)定要求，各企業(yè)每年形成的會計(jì)檔案，應(yīng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計(jì)檔案保管清冊。76全宗號目錄號案卷號件號F1.1.1.11677整理方法：

1.編頁號（年度財(cái)務(wù)報(bào)告）

2.蓋檔號章4.填寫會計(jì)檔案卷類目錄78會計(jì)檔案目錄順序號類別卷（冊、袋）標(biāo)題起止時(shí)間保管期限卷類張數(shù)備考21財(cái)務(wù)報(bào)告××公司2003年財(cái)務(wù)報(bào)表自2003年12月至2003年12月永久8順序號：同一本目錄內(nèi)流水編號4.填寫會計(jì)檔案卷類目錄79會計(jì)檔案目錄順序號類別卷（冊、袋）標(biāo)題起止時(shí)間保管期限卷類張數(shù)備考21財(cái)務(wù)報(bào)告××公司2003年財(cái)務(wù)報(bào)表自2003年12月至2003年12月永久8類別：案卷所屬類別4.填寫會計(jì)檔案卷類目錄80會計(jì)檔案目錄順序號類別卷（冊、袋）標(biāo)題起止時(shí)間保管期限卷類張數(shù)備考21財(cái)務(wù)報(bào)告××公司2003年財(cái)務(wù)報(bào)表自2003年12月至2003年12月永久8卷（冊、袋）標(biāo)題：概括案卷的內(nèi)容，例：××公司2003年財(cái)務(wù)報(bào)告4.填寫會計(jì)檔案卷類目錄81會計(jì)檔案目錄順序號類別卷（冊、袋）標(biāo)題起止時(shí)間保管期限卷類張數(shù)備考21財(cái)務(wù)報(bào)告××公司2003年財(cái)務(wù)報(bào)表自2003年12月至2003年12月永久8起止時(shí)間：4.填寫會計(jì)檔案卷類目錄82會計(jì)檔案目錄順序號類別卷（冊、袋）標(biāo)題起止時(shí)間保管期限卷類張數(shù)備考21財(cái)務(wù)報(bào)告××公司2003年財(cái)務(wù)報(bào)表自2003年12月至2003年12月永久8保管期限：根據(jù)會計(jì)檔案保管期限表確定83會計(jì)檔案目錄順序號類別卷（冊、袋）標(biāo)題起止時(shí)間保管期限卷類張數(shù)備考21財(cái)務(wù)報(bào)告××公司2003年財(cái)務(wù)報(bào)表自2003年12月至2003年12月永久8卷內(nèi)張數(shù)：案卷內(nèi)的張數(shù)5.裝盒、排架企業(yè)

員工檔案管理84一、企業(yè)員工檔案的含義員工檔案是企業(yè)為了管理企業(yè)聘用的員工而建立的有關(guān)員工個(gè)人情況的檔案。

每一各員工被企業(yè)正式錄用后，企業(yè)人力資源管理部門應(yīng)及時(shí)建立有關(guān)的員工檔案。85二、企業(yè)員工檔案的歸檔要求（一）企業(yè)人力資源管理部門對應(yīng)反映員工上述方面的材料應(yīng)及時(shí)整理歸檔；（二）歸檔的材料必須真實(shí)，文字清楚；（三）企業(yè)員工檔案實(shí)行一人一檔的立卷方法。86三、企業(yè)員工檔案保管期限、代號（一）保管期限：“定期”（二）代號：H（參照P3-P4的分類）87四、企業(yè)員工檔案收集范圍序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注1員工錄用登記表定期2員工與企業(yè)的勞動合同等契約性文件定期883員工身份證明材料（如身份證復(fù)印件等）定期4員工學(xué)歷、學(xué)位和專業(yè)技術(shù)職務(wù)證明材料（復(fù)印件）定期5員工在本企業(yè)工作期間的考核、考績、鑒定材料定期89序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注6有關(guān)員工任免、聘用、待遇、獎懲方面的文件材料定期員工與本企業(yè)合同期滿后，企業(yè)應(yīng)將有關(guān)材料交員工本人7員工在本企業(yè)工作期間參加各種培訓(xùn)的證書定期8員工參加社會保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)等方面的文件材料定期9有關(guān)該員工的其他應(yīng)歸檔文件材料定期90五、企業(yè)員工檔案整理方法

按入職先后每一位員工分開管理，即在大類代號后直接跟案卷號；職工人數(shù)多的可先區(qū)分部門或年度，即大類代號后跟部門或年度代號，最后加案卷號。

也可以按照姓名的漢字聲母（ABCD…）依次排列。9192企業(yè)員工檔案目錄卷號歸檔號題名起止日期卷內(nèi)頁數(shù)保管期限備注1×××員工檔案10定期卷號：193企業(yè)員工檔案目錄卷號歸檔號題名起止日期卷內(nèi)頁數(shù)保管