《現(xiàn)代會(huì)議組織與服務(wù)》第二章有效利用會(huì)議

有效利用會(huì)議【定向目標(biāo)】了解有效會(huì)議的界定明確認(rèn)識(shí)開會(huì)的目的掌握杜絕無效會(huì)議的方法第二章第一節(jié)你需要開會(huì)嗎？一、明確會(huì)議的目的

從一開始就要明確會(huì)議目的如果不開會(huì)也能解決問題，就取消會(huì)議。二、考慮開會(huì)的主題三、考慮開會(huì)的細(xì)節(jié)（一）自我提問（二）評(píng)估個(gè)人的目的（三）保密事宜仔細(xì)考慮什么能促進(jìn)會(huì)議成功舉行，什么會(huì)使會(huì)議失敗。（四）強(qiáng)調(diào)目標(biāo)考慮一下，如果一個(gè)例行會(huì)議沒有如期舉行，會(huì)有什么后果？第二節(jié)什么是有效會(huì)議？

一、有效會(huì)議的界定（一）會(huì)議目標(biāo)能被實(shí)現(xiàn)（二）會(huì)議目標(biāo)能在最短時(shí)間內(nèi)被實(shí)現(xiàn)（三）與會(huì)者對會(huì)議感到滿意二、有效會(huì)議的基本特征（一）鮮明而清晰的目標(biāo)（二）不搞“一言堂”（三）相應(yīng)的“議事規(guī)則”（四）有效控制會(huì)議的時(shí)長和頻率第二節(jié)什么是有效會(huì)議？三、杜絕無效會(huì)議（一）產(chǎn)生無效會(huì)議的主要原因1.“一言堂”6.規(guī)則不清晰2.主題不明確7.引導(dǎo)不得當(dāng)3.缺乏具體議程8.短話長說4.選擇錯(cuò)誤的與會(huì)者9.會(huì)后缺乏跟進(jìn)5.議而不決（二）不切實(shí)效的會(huì)議有何危害

1.會(huì)議目標(biāo)無法實(shí)現(xiàn)，影響發(fā)展2.會(huì)議所承擔(dān)的機(jī)會(huì)成本相當(dāng)可觀3.與會(huì)者對會(huì)議感到不滿，破壞了信任4.浪費(fèi)所有人的時(shí)間第二節(jié)什么是有效會(huì)議？

開會(huì)要花費(fèi)寶貴的時(shí)間和金錢，故而會(huì)議要在有必要時(shí)才開，并且要開得簡短有效。使會(huì)議開得卓有成效10個(gè)建議：

1.每次一開始就讓大家都清楚會(huì)議目的。2.如果某個(gè)問題不開會(huì)也能解決，就不要開會(huì)。3.要認(rèn)真考慮，是甚么使會(huì)議成功，反之又是甚么使會(huì)議不成功。

4.請記住，上級(jí)主管參加會(huì)議會(huì)抑制討論。5.在工作場所以外的地方舉行會(huì)議，大家都會(huì)覺得輕松。6.開會(huì)前先通知與會(huì)者，要他們注意會(huì)議討論的重點(diǎn)。7.信息要加以選擇，避免過多。8.仔細(xì)考慮你要召開的會(huì)議的類型。9.會(huì)前先拉幾個(gè)盟友。10.只要有人偏離會(huì)議方向，立即提醒他們注意議程間。

第三節(jié)做好會(huì)議組織與服務(wù)

一、什么是會(huì)議組織和服務(wù)二、會(huì)議組織的基本內(nèi)容三、會(huì)議服務(wù)的內(nèi)容和類型

（一）會(huì)議文書服務(wù)（五）會(huì)議信息服務(wù)

（二）會(huì)議環(huán)境服務(wù)（六）會(huì)議生活服務(wù)（三）會(huì)議接待服務(wù)（七）會(huì)議保障服務(wù)

（四）會(huì)議禮儀服務(wù)四、會(huì)議組織與服務(wù)的作用

（一）保障會(huì)議的順利開展和圓滿完成

（二）為會(huì)議主辦方贏得良好的信譽(yù)五、會(huì)務(wù)人員的素質(zhì)要求1.愛崗敬業(yè)、團(tuán)結(jié)協(xié)作的精神2.熱情友好、細(xì)致耐心的態(tài)度3.良好的組織、交往能力4.熟練的會(huì)議專業(yè)技術(shù)第二章小結(jié)本章旨在讓會(huì)議組織者明確召開會(huì)議的目的，對會(huì)議成本有清晰的認(rèn)識(shí)和計(jì)劃。通過界定有效會(huì)議的概念、簡要介紹有效會(huì)議的特征、探討不切實(shí)效的會(huì)議有何危害，從而更增加對