祁建華-會(huì)議管理

高效會(huì)議的組織與實(shí)施1祁建華簡(jiǎn)介東方視野教育培訓(xùn)公司資深講師04年中國(guó)優(yōu)秀培訓(xùn)師10強(qiáng)清華大學(xué)特聘講師,美國(guó)最大培訓(xùn)公司阿拉莫公司授權(quán)講師（領(lǐng)導(dǎo)者之劍）美國(guó)科維培訓(xùn)公司授權(quán)講師(高效人士的七個(gè)習(xí)慣）

美國(guó)領(lǐng)導(dǎo)力研究中心授權(quán)講師（情景領(lǐng)導(dǎo)）

經(jīng)歷：在國(guó)際500強(qiáng)企業(yè)從事管理15年（惠普/朗訊科技）在股份制企業(yè)，民企工作經(jīng)驗(yàn)從業(yè)行業(yè)：IT業(yè)，通訊業(yè)，證券業(yè)，機(jī)械制造業(yè)職業(yè)經(jīng)驗(yàn)：人力資源，行政管理，生產(chǎn)制造，培訓(xùn)管理歷任：副總裁，人力資源部長(zhǎng)，生產(chǎn)總監(jiān)，培訓(xùn)中心主任

歷任社會(huì)職務(wù)：中國(guó)企業(yè)培訓(xùn)與管理協(xié)會(huì)理事，北京外企人力資源協(xié)會(huì)會(huì)員，美國(guó)行政管理協(xié)會(huì)會(huì)員，中國(guó)人才研究會(huì)金融人才專(zhuān)業(yè)委員會(huì)會(huì)員單位代表24,會(huì)議中的應(yīng)對(duì)處理常見(jiàn)的各類(lèi)會(huì)議陷阱避開(kāi)會(huì)議陷阱技巧與會(huì)者類(lèi)型分析如何應(yīng)對(duì)各類(lèi)人5，會(huì)議的跟蹤系統(tǒng)會(huì)議備忘錄使用建立會(huì)議追蹤體系追蹤體系要點(diǎn)6，全公司級(jí)會(huì)議企業(yè)月度員工會(huì)如何組織月度員工會(huì)7，召集小型會(huì)議召集小型會(huì)的技巧開(kāi)小型會(huì)的要點(diǎn)8,大型會(huì)議管理實(shí)務(wù)大型會(huì)議的操辦大型會(huì)議的管理范圍籌劃時(shí)的關(guān)注要點(diǎn)實(shí)施中的控制與管理案例演練高效會(huì)議組織與實(shí)施大綱1,會(huì)議的類(lèi)別與角色正確樹(shù)立會(huì)議目的正式與非正式會(huì)議會(huì)議的類(lèi)別會(huì)議主持人的角色會(huì)議的陷阱2,會(huì)議策劃建立效率模式選擇出席人如何策劃會(huì)議會(huì)議計(jì)劃表的規(guī)范會(huì)議室的安排會(huì)議工具的準(zhǔn)備3,會(huì)議溝通技巧讓參會(huì)者有準(zhǔn)備而來(lái)科學(xué)地安排時(shí)間主持會(huì)議人的職責(zé)會(huì)議中的管理手段發(fā)言與傾聽(tīng)總結(jié)會(huì)議的能力3高效會(huì)議組織與實(shí)施目的了解如何減少會(huì)議次數(shù)學(xué)會(huì)如何減少會(huì)議時(shí)間掌握怎樣推動(dòng)/執(zhí)行會(huì)議決議確定合適人員參加會(huì)議有效地解決問(wèn)題有效的會(huì)議追蹤學(xué)會(huì)安排各種類(lèi)型會(huì)議防范各種會(huì)議中的障礙與疏漏4企業(yè)會(huì)議的通病各類(lèi)會(huì)議多，一個(gè)接一個(gè)經(jīng)理人埋頭于文山會(huì)海里沒(méi)有統(tǒng)籌安排各類(lèi)會(huì)議沒(méi)有在年初統(tǒng)一規(guī)劃各類(lèi)會(huì)議會(huì)議成效差會(huì)議通知草率會(huì)議通知只提開(kāi)會(huì)，不告知內(nèi)容參會(huì)人來(lái)不及/無(wú)法準(zhǔn)備隨意選擇與會(huì)人會(huì)議不能準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議沒(méi)有追蹤系統(tǒng)檢討你們企業(yè)有哪些通??？5會(huì)議的一般類(lèi)別正式會(huì)議非正式會(huì)議研討會(huì)工作會(huì)計(jì)劃/總結(jié)會(huì)演講會(huì)碰頭會(huì)電話會(huì)工作餐會(huì)員工會(huì)即興會(huì)1,會(huì)議的類(lèi)別6生產(chǎn)型企業(yè)會(huì)議類(lèi)別1,會(huì)議的類(lèi)別研發(fā)會(huì)運(yùn)營(yíng)會(huì)采購(gòu)會(huì)供應(yīng)會(huì)生產(chǎn)會(huì)計(jì)劃會(huì)質(zhì)量會(huì)IT會(huì)財(cái)務(wù)會(huì)人事會(huì)7

新產(chǎn)品上市發(fā)布會(huì)挑戰(zhàn)全國(guó)前三強(qiáng)誓師大會(huì)

2002年?duì)I銷(xiāo)戰(zhàn)略研討會(huì)解決近期品質(zhì)問(wèn)題小組會(huì)議集團(tuán)運(yùn)動(dòng)會(huì)籌備小組會(huì)議會(huì)議的類(lèi)別細(xì)分1,會(huì)議的類(lèi)別8會(huì)議的類(lèi)別細(xì)分股東會(huì)高層決策會(huì)業(yè)績(jī)回顧會(huì)年初動(dòng)員會(huì)董事會(huì)客戶調(diào)查會(huì)計(jì)劃工作會(huì)質(zhì)量工作會(huì)新聞發(fā)布會(huì)客戶聯(lián)誼會(huì)員工聯(lián)歡會(huì)深入基層會(huì)午餐會(huì)專(zhuān)題報(bào)告會(huì)進(jìn)度會(huì)落實(shí)任務(wù)會(huì)產(chǎn)品發(fā)布會(huì)提案會(huì)1,會(huì)議的類(lèi)別9適合的參會(huì)人數(shù)1,會(huì)議的類(lèi)別類(lèi)別規(guī)模形式目的周期Forum論壇〉100人多人演講可以不同觀點(diǎn)、議題年度Council研論會(huì)<50人聽(tīng)講并可以評(píng)論討論并決策季度Committee委員會(huì)<12人發(fā)言機(jī)會(huì)平等討論并決策短，頻度大10舉辦會(huì)議的自問(wèn)為什么要開(kāi)會(huì)？真的有必要開(kāi)會(huì)嗎？確立會(huì)議的目的會(huì)有那些阻力？--人員，--場(chǎng)地，--資金，--資料，--反對(duì)派，--時(shí)機(jī)，--設(shè)備，--其他沖突如何尋求支持？--會(huì)議成功要素2,會(huì)議的策劃11舉辦會(huì)議的成功要素會(huì)議前的準(zhǔn)備會(huì)議中的控制與會(huì)人的培訓(xùn)會(huì)議服務(wù)會(huì)議后的追蹤2,會(huì)議的策劃12舉辦會(huì)議的自問(wèn)舉辦會(huì)議目的問(wèn)題目標(biāo)成本--會(huì)議成功要素2,會(huì)議的策劃1380:20定律投入產(chǎn)生產(chǎn)出消耗80%的時(shí)間（占多數(shù)次要的問(wèn)題）80%的效果花費(fèi)20%的時(shí)間（占少數(shù)重要的問(wèn)題）產(chǎn)生20%的效果原則：會(huì)議中先解決少數(shù)重要的問(wèn)題，再解決多數(shù)不重要的問(wèn)題2,會(huì)議的策劃1480:20原則的應(yīng)用報(bào)紙工作任務(wù)工作匯報(bào)會(huì)議內(nèi)容電話客戶貢獻(xiàn)銷(xiāo)售產(chǎn)品功能家務(wù)活超市貨物廢品生產(chǎn)成本2,會(huì)議的策劃15策劃企業(yè)全年會(huì)議列出全體部門(mén)部門(mén)會(huì)議類(lèi)別生產(chǎn)淡季/旺季列出跨部門(mén)會(huì)議規(guī)劃草案與各部門(mén)溝通調(diào)整計(jì)劃公司會(huì)議達(dá)成共識(shí)向全體經(jīng)理公布按計(jì)劃執(zhí)行2,會(huì)議的策劃16主要方面注意要點(diǎn)檢查開(kāi)會(huì)目的本次會(huì)議是否真正需要，是否只是流于形式的會(huì)議？有無(wú)其他替代辦法？如有，什么可取代？開(kāi)會(huì)的目的是否明確？設(shè)定要項(xiàng)方面開(kāi)會(huì)的時(shí)機(jī)，時(shí)間是否妥當(dāng)？旺季/淡季開(kāi)會(huì)的場(chǎng)所是否合適？會(huì)被占用否邀請(qǐng)的與會(huì)人員是否恰當(dāng)？開(kāi)會(huì)通知方面所有與會(huì)人員是否全部通知到了？會(huì)議的主旨，議題是否告知所有與會(huì)人了？是否事先通知與會(huì)人員就會(huì)議議題做準(zhǔn)備？三日為請(qǐng)是否通知與會(huì)人員事先準(zhǔn)備有關(guān)資料？會(huì)議準(zhǔn)備方面是否就議題的順序和時(shí)間安排妥當(dāng)？會(huì)前是否應(yīng)該分發(fā)參考資料？重要，避免引起驚訝是否要做應(yīng)變準(zhǔn)備？是否要安排好會(huì)議記錄？是否安排好各種設(shè)備？會(huì)議準(zhǔn)備檢查表2,會(huì)議的策劃?rùn)C(jī)見(jiàn)表層。3。417會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)人的角色主持人參與者聽(tīng)眾指導(dǎo)者觀察員2,會(huì)議的策劃18會(huì)議的三項(xiàng)功能信息收集書(shū)面簡(jiǎn)報(bào)數(shù)據(jù)圖表流程圖圖象做出結(jié)論分析判斷推理預(yù)測(cè)方案評(píng)估供決策/做決策溝通與分析問(wèn)題主導(dǎo)控制問(wèn)題的要因確認(rèn)要因，幅度大小，區(qū)域所在，趨勢(shì)問(wèn)題的風(fēng)險(xiǎn)3,會(huì)議的溝通技巧19會(huì)議的組織模式場(chǎng)地佈置會(huì)議規(guī)劃會(huì)議協(xié)調(diào)總體計(jì)劃設(shè)備佈置時(shí)間管理規(guī)則書(shū)面文件形式記錄形式主持人風(fēng)格服務(wù)人員3,會(huì)議的溝通技巧20主持工作例會(huì)技巧

控制會(huì)議效率會(huì)議結(jié)論提升效能制定規(guī)范，率先垂范點(diǎn)人發(fā)言技巧提案下結(jié)論技巧會(huì)后個(gè)別咨詢(xún)代替表決重復(fù)綱要式分階段開(kāi)會(huì)式主持人暗示方式文件補(bǔ)充溝通上級(jí)參與界定問(wèn)題重點(diǎn)處理問(wèn)題方向目標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)下手點(diǎn)行動(dòng)原則可能的效應(yīng)完成任務(wù)實(shí)效分離主題為子題，先議子題舉例說(shuō)明式意見(jiàn)人的參與式下屬參與式技術(shù)簡(jiǎn)報(bào)式播放VCD/錄像式氣氛感染式3,會(huì)議的溝通技巧21主持會(huì)議技巧

綱要準(zhǔn)備文字布達(dá)委托下屬溝通，得出共識(shí)，作出決策同向解決整體，個(gè)體沖突化解決分段開(kāi)會(huì)法決策性分工休息式溝通移交下屬溝通法會(huì)后企劃法對(duì)于會(huì)中的不同意見(jiàn)，討論的方向及邏輯必須要同向與解決問(wèn)題，而不是逆向討論或分叉討論3,會(huì)議的溝通技巧22讓參會(huì)者有準(zhǔn)備3,會(huì)議的溝通技巧計(jì)劃安排提前預(yù)告時(shí)間表與會(huì)人23會(huì)議與行醫(yī)的類(lèi)比3,會(huì)議的溝通技巧會(huì)議行醫(yī)有什么問(wèn)題建立病例分析研究問(wèn)題研究病癥檢查，分析數(shù)據(jù)望，聞，問(wèn)，檢查討論解決方案開(kāi)處方，選方案有哪些方案可行方案訂立方案做手術(shù)24會(huì)議通知案例各位經(jīng)理：茲定于下星期三（4月26日）召開(kāi)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)會(huì)。時(shí)間從下午14點(diǎn)至17點(diǎn)。請(qǐng)各位經(jīng)理于下星期一務(wù)必告知你部門(mén)的會(huì)議議題，發(fā)言時(shí)間，各類(lèi)需要在會(huì)議上分享的信息，以便能夠幫你提前安排。請(qǐng)采購(gòu)部，計(jì)劃部，質(zhì)量部，工程部，倉(cāng)儲(chǔ)部生產(chǎn)部，設(shè)施部各位經(jīng)理準(zhǔn)時(shí)參加。順致敬禮！

祁建華

2002年4月22日3,會(huì)議的溝通技巧25會(huì)議時(shí)間安排原則3,會(huì)議的溝通技巧職業(yè)健康保護(hù)注意力曲線安排一目了然26注意力效率曲線51015202530354045505560100%80%60%40%20%0會(huì)議前要注意安排議程及休息醫(yī)學(xué)科學(xué)家建議：連續(xù)工作1小時(shí)要休息，時(shí)間以10分鐘為宜3,會(huì)議的溝通技巧2702年第4次運(yùn)營(yíng)會(huì)議

時(shí)間

主題負(fù)責(zé)人14:00-14:10ActionItemReviewQiJianhua14:10-14:20RibbonFiberAnalysisZhaoShengbo

14:20-14:25OperatorTShirtQiJianhuaLaborprotectionshoes14:25-14:40EngineeringY2KIssueDanielRaoRibbon#4033rdLineupdate14:40-14:55PCD/WarehouseFiberRockyChenFiberUtilizationFiberStock14:55-15:10TemperatureChamberChemecalStorageHaoGangForkLiftmaintanance15:10-15:25RawmaterialtestingRibbonCindylinecapacityanalysis15:25-15:402ndhalfrawmat.planXiaolei15:40RoundTableAll15:40—16:00Wrapup3,會(huì)議的溝通技巧規(guī)劃一次會(huì)議議程28有效控制會(huì)議申明時(shí)間表按時(shí)間表進(jìn)行發(fā)言點(diǎn)名時(shí)間控制黃牌提示紅牌罰下圓桌發(fā)言3,會(huì)議的溝通技巧29需要定義團(tuán)隊(duì)需要修訂和增加團(tuán)隊(duì)功能團(tuán)隊(duì)功能：知識(shí)，經(jīng)驗(yàn)，傳統(tǒng)，對(duì)事務(wù)的判斷，對(duì)事務(wù)的理解團(tuán)隊(duì)內(nèi)對(duì)決策持反對(duì)態(tài)度者只有10％，90％則是事前沒(méi)有溝通造成團(tuán)隊(duì)內(nèi)分享知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的能力叫做組織智商有效控制會(huì)議3,會(huì)議的溝通技巧30重要事宜為先團(tuán)結(jié)性事宜為先會(huì)有爭(zhēng)論的議題嚴(yán)格設(shè)定時(shí)間1.5小時(shí)以?xún)?nèi)為宜可以精簡(jiǎn)的事宜可在會(huì)前10-15分鐘內(nèi)小議不要念數(shù)據(jù)，要匯報(bào)問(wèn)題與偏差不要只談問(wèn)題，沒(méi)有建議方案不要只提方案，沒(méi)有執(zhí)行措施有效控制會(huì)議3,會(huì)議的溝通技巧31可以終止會(huì)議3,會(huì)議的溝通技巧需要有更多的事實(shí)，數(shù)據(jù)參考需要了解那些沒(méi)有提出過(guò)的觀點(diǎn)參會(huì)人需要和其他人討論決定時(shí)間不夠該事宜可由少數(shù)人會(huì)議決定即可詢(xún)問(wèn)：我們花費(fèi)這麼多時(shí)間爭(zhēng)論，價(jià)值在哪？32會(huì)議中的常見(jiàn)陷阱開(kāi)小會(huì)時(shí)間失控領(lǐng)導(dǎo)離開(kāi)設(shè)備壞掉當(dāng)事人未出席權(quán)威不夠信息不全相互攻擊議題失控中途溜號(hào)資料不足4,會(huì)議中的應(yīng)對(duì)處理不積極參與唱反調(diào)33如何防范會(huì)議陷阱設(shè)備壞掉領(lǐng)導(dǎo)離開(kāi)議題失控會(huì)期測(cè)試后備元件支援人員強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)時(shí)告知眾盼告知成本休會(huì)等待會(huì)前溝通議程表提醒鬧鐘打斷終止4,會(huì)議中的應(yīng)對(duì)處理34如何防范會(huì)議陷阱資料不足當(dāng)事人未出席中途溜號(hào)資料備份提前發(fā)放專(zhuān)人檢查會(huì)前提醒代理出席會(huì)后告知罰款制度會(huì)前協(xié)議會(huì)中監(jiān)督會(huì)后通報(bào)罰款制度開(kāi)小會(huì)申明規(guī)則沉默等候噓聲提示會(huì)后單議4,會(huì)議中的應(yīng)對(duì)處理35如何防范會(huì)議陷阱時(shí)間失控權(quán)威不夠信息不全相互攻擊鬧鐘提醒紅黃牌制肢體語(yǔ)言強(qiáng)行終止提議對(duì)事相互贊揚(yáng)真誠(chéng)幫助分析問(wèn)題借助老板請(qǐng)人主持申明紀(jì)律吁請(qǐng)幫助征求信息會(huì)前反饋專(zhuān)題小組呼吁提供4,會(huì)議中的應(yīng)對(duì)處理36與會(huì)者類(lèi)型分析爭(zhēng)吵者盤(pán)問(wèn)者大人物不感興趣拒絕者怯場(chǎng)者發(fā)言癖萬(wàn)事通積極者4,會(huì)議中的應(yīng)對(duì)處理37不同類(lèi)型人的對(duì)策爭(zhēng)吵者盤(pán)問(wèn)者大人物不感興趣拒絕者怯場(chǎng)者發(fā)言癖萬(wàn)事通積極者保持冷靜，客觀，促使團(tuán)隊(duì)否決他的發(fā)言讓他總結(jié)會(huì)議成果，有意識(shí)把他引入討論要求團(tuán)隊(duì)對(duì)他的發(fā)言表態(tài)有策略地打斷其發(fā)言，規(guī)定發(fā)言時(shí)間提出容易，直接的問(wèn)題，加強(qiáng)他的自信心把他的提問(wèn)交給團(tuán)隊(duì)認(rèn)可他的知識(shí)，能力和經(jīng)驗(yàn)通過(guò)“是的，可是”等回答的技巧進(jìn)行不直接批評(píng)對(duì)他的工作領(lǐng)域提問(wèn)，給出符合他興趣范圍的例子4,會(huì)議中的應(yīng)對(duì)處理38提高會(huì)議成效的要領(lǐng)1.要嚴(yán)格遵守會(huì)議的開(kāi)始時(shí)間。2.要在開(kāi)頭就議題的要旨做一番簡(jiǎn)潔的說(shuō)明。3.要把會(huì)議事項(xiàng)順序與時(shí)間的分配預(yù)先告知與會(huì)者。4.在會(huì)議進(jìn)行中要注意如下事項(xiàng)：

(1)發(fā)言?xún)?nèi)容是否偏離了議題?(2)發(fā)言?xún)?nèi)容是否出于個(gè)人的利害?(3)是否全體人員都專(zhuān)心聆聽(tīng)發(fā)言?(4)是否發(fā)言者過(guò)于集中于某些人?(5)是否有從頭到尾都沒(méi)有發(fā)言過(guò)的人?(6)是否某個(gè)人的發(fā)言過(guò)于冗長(zhǎng)?(7)發(fā)言的內(nèi)容是否朝著結(jié)論推進(jìn)?5.應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)在預(yù)定時(shí)間內(nèi)做出結(jié)論。6.在必須延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間時(shí)，應(yīng)取得大家的同意，并決定延長(zhǎng)的時(shí)間。7.應(yīng)當(dāng)把整理出來(lái)的結(jié)論交給全體人員表決確認(rèn)。8.應(yīng)當(dāng)把決議付諸實(shí)行的程序理出，加以確認(rèn)。會(huì)議主持技能4,主持定期會(huì)議的要點(diǎn)39引導(dǎo)參與技巧

制定規(guī)范，率先執(zhí)行

點(diǎn)人發(fā)言技巧，點(diǎn)弱不點(diǎn)強(qiáng)

提案結(jié)論技巧

會(huì)后單獨(dú)詢(xún)問(wèn)代替表決

重復(fù)綱要式

分階段開(kāi)會(huì)式

主持人暗示方式

文件補(bǔ)充溝通4,主持定期會(huì)議的要點(diǎn)401.發(fā)言時(shí)不可長(zhǎng)篇大論，滔滔不絕

(以15分鐘為限)2.不可從頭到尾沉默到底。3.不可取用不正確的資料。4.不要盡談些期待性的預(yù)測(cè)。5.不可做人身攻擊。6.不應(yīng)打斷他人的發(fā)言。7.不要談到抽象論或觀念論。8.不可對(duì)發(fā)言者吹毛求疵。9.不要中途離席。會(huì)議禁忌

4,主持定期會(huì)議的要點(diǎn)41會(huì)議中的溝通技巧

4,主持定期會(huì)議的要點(diǎn)避免公事公辦私下溝通出示方案尋求支持達(dá)成一致想到不同意見(jiàn)提出共同方案提請(qǐng)決策42溝通的策略溝通前：想好目的規(guī)劃策略溝通的熱身溝通中：不要單刀直入堅(jiān)持目的讓對(duì)方了解，取得對(duì)方理解了解對(duì)方的觀點(diǎn)取得對(duì)方支持溝通后：感謝對(duì)方的時(shí)間與對(duì)方保持聯(lián)系回報(bào)對(duì)方4,主持定期會(huì)議的要點(diǎn)43主持人結(jié)論界定問(wèn)題重點(diǎn)處理問(wèn)題方向目標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)著手范圍行動(dòng)原則期望的效果截止期限5,會(huì)議的跟蹤系統(tǒng)44會(huì)議后的檢查詢(xún)問(wèn)與會(huì)者對(duì)會(huì)議的動(dòng)機(jī)和目的是否明確？確保每人是否即使得到議程和資料？會(huì)議是否準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始？是否遵守議程安排？是否達(dá)到會(huì)議目的？任務(wù)是否分配妥當(dāng)？任務(wù)是否都規(guī)定了完成期限？會(huì)議中有多大比例的時(shí)間是缺乏效率的？5,會(huì)議的跟蹤系統(tǒng)45會(huì)議落實(shí)步驟目標(biāo)消化工作時(shí)序人力調(diào)配督導(dǎo)兼施人性管理肯定鼓勵(lì)管理稽核綜合技巧體會(huì)，了解工作目標(biāo)每一階段制定工作時(shí)間量，確認(rèn)完成點(diǎn)評(píng)估可動(dòng)用人力，配合完成工作的時(shí)間分點(diǎn)，以期最優(yōu)化調(diào)配自上而下的壓力式監(jiān)督方式，兼有輔導(dǎo)方式將執(zhí)行方案用產(chǎn)品/服務(wù)的行銷(xiāo)方式推介給“用戶”，使下屬接受并努力完成以各種激勵(lì)方式使員工建立自信，以積極態(tài)度實(shí)施工作進(jìn)行過(guò)程中以各種行政手段強(qiáng)化管理月，周，日計(jì)劃法，項(xiàng)目管理法，稽核分析法5,會(huì)議的跟蹤系統(tǒng)46會(huì)議的跟蹤系統(tǒng)5,會(huì)議的跟蹤系統(tǒng)跟蹤是企業(yè)文化的延伸跟蹤是承諾文化跟蹤是執(zhí)行力的最佳體現(xiàn)跟蹤體現(xiàn)經(jīng)理人的工作能力跟蹤能考問(wèn)人們的責(zé)任心47會(huì)議的跟蹤系統(tǒng)5,會(huì)議的跟蹤系統(tǒng)決策一定要有人承諾行動(dòng)要承諾完成的時(shí)間要承諾完成的標(biāo)準(zhǔn)使用標(biāo)準(zhǔn)表格工具如有困難當(dāng)即尋求支援下次會(huì)議一定匯報(bào)進(jìn)程追蹤沒(méi)有結(jié)果時(shí)不進(jìn)行會(huì)議48會(huì)議措施行動(dòng)案例

NoAction行動(dòng)措施Owner負(fù)責(zé)人ActionStart開(kāi)始日期ActionDue到期日1Alldatareportdelivered1daybefore全部數(shù)據(jù)報(bào)告一天前送交QiJianhuaJun.8Ongoing進(jìn)行中2Firealarmsystemcontract火警系統(tǒng)合同簽定HaoGang26-May28-May3Heatingcabinetmotorrepairreport加熱柜引擎維修報(bào)告ZhaoShengbo5/26/1999Ongoing進(jìn)行中4<=48Fiberreelstandard48芯光纜盤(pán)標(biāo)準(zhǔn)Daneil

Rao28-May8-Jun5Cablereelreceivingprocesscontrol收纜流程控制CindyLin27-May8-Jun671%fiberrewindinganalysis71%復(fù)繞率分析CindyLin26-May8-Jun7Ribbon/printinginquirywithAKXiaolei27-MayOngoing8LaborprotectionshoesHaoGang28-May8-Jun9TruckliftmainContractevaluationHaoGang26-May4-Jun10OTDR(coloring/printing)analysisXu

Rendong27-May3-Jun11Coloring/fiberprintingp.clinkMRPIIrequirementQiJianhua27-May28-May5,會(huì)議的跟蹤系統(tǒng)49公司月度員工大會(huì)6,公司月度員工大會(huì)企業(yè)的溝通體系讓員工了解企業(yè)的橋梁企業(yè)全員參與各部門(mén)負(fù)責(zé)人親臨全面介紹企業(yè)各領(lǐng)域活動(dòng)對(duì)特殊員工的表彰員工參與企業(yè)的管理活動(dòng)員工的生日慶賀回答員工的問(wèn)題50員工月度交流會(huì)WHEN10:00--10:0510:05--10:2010:20--10:3010:30--10:4510:45—11:0011:00—11:1011:10-–11:2511:25–11:4011:40—11:4511:45—12:00WHATWHO會(huì)議議程介紹公司狀況通報(bào)銷(xiāo)售進(jìn)度/業(yè)績(jī)財(cái)務(wù)狀況近期主要公關(guān)活動(dòng)美國(guó)總部新聞本月特殊員工好建議活動(dòng)員工生日答疑解惑LarryThomasJennyDavisBernardPetersonAlbertNancyJimmyThomas6,公司月度員工大會(huì)51小型派工/碰頭會(huì)

老板交辦任務(wù)會(huì)前溝通找出障礙消化/目標(biāo)/計(jì)劃研判/聆聽(tīng)/原則分析/方法/規(guī)格例行會(huì)議方向/職責(zé)/順序會(huì)后建立共識(shí)支援/激勵(lì)/追蹤7,小型派工會(huì)52小型派工/碰頭會(huì)

時(shí)間簡(jiǎn)短--半個(gè)小時(shí)主題單一簡(jiǎn)潔傳達(dá)明確困難障礙清晰各方會(huì)前溝通確保采取措施可以站著開(kāi)會(huì)7,小型派工會(huì)53中大型會(huì)議管理會(huì)議費(fèi)用會(huì)議場(chǎng)地人員范圍會(huì)議公告嘉賓邀請(qǐng)會(huì)議接待對(duì)外協(xié)調(diào)專(zhuān)題小組住宿事宜餐飲安排會(huì)場(chǎng)控制價(jià)格談判--操辦大型會(huì)議文件制作8,主持大型會(huì)議要點(diǎn)54中大型會(huì)議管理1會(huì)議費(fèi)用人員范圍文件制作場(chǎng)地費(fèi)餐飲費(fèi)茶點(diǎn)費(fèi)*2住宿費(fèi)租車(chē)費(fèi)司機(jī)費(fèi)紅包橫幅費(fèi)臨時(shí)房警察費(fèi)記者費(fèi)禮品費(fèi)規(guī)劃內(nèi)容特約寫(xiě)稿稿件組織文本審查文本匯編文本制作文本發(fā)放總結(jié)制發(fā)市場(chǎng)部公關(guān)部銷(xiāo)售部行政部人力部售后服務(wù)IT人員秘書(shū)處外包人員--操辦大型會(huì)議專(zhuān)題小組參加部門(mén)經(jīng)驗(yàn)人員總指揮部禮儀制定8,主持大型會(huì)議要點(diǎn)55中大型會(huì)議管理2會(huì)議場(chǎng)地會(huì)議公告嘉賓邀請(qǐng)檔次確定場(chǎng)地選擇價(jià)格談判停車(chē)場(chǎng)地指示牌位桌椅擺放名簽準(zhǔn)備橫幅制作音響系統(tǒng)音響師電腦系統(tǒng)屏幕系統(tǒng)公告起草部門(mén)確認(rèn)時(shí)間地點(diǎn)會(huì)議要求與會(huì)人員會(huì)議日程會(huì)議事項(xiàng)嘉賓確認(rèn)發(fā)邀請(qǐng)人請(qǐng)柬制作發(fā)言確認(rèn)發(fā)言稿件機(jī)場(chǎng)接站住宿安排餐飲陪同返程機(jī)票講課費(fèi)用隨從人員禮品頒發(fā)--操辦大型會(huì)議8,主持大型會(huì)議要點(diǎn)56中大型會(huì)議管理3餐飲安排價(jià)格談判對(duì)外協(xié)調(diào)通知記者廣告公司攝影攝像數(shù)字傳送禮品制作禮品發(fā)放公安部門(mén)相關(guān)部門(mén)招待晚宴桌簽制作桌位安排陪同人員酒水標(biāo)準(zhǔn)飲料標(biāo)準(zhǔn)司機(jī)招待媒體招待場(chǎng)地價(jià)格餐飲價(jià)格茶點(diǎn)價(jià)格住宿價(jià)格服務(wù)費(fèi)用剪彩價(jià)格娛樂(lè)價(jià)格同聲傳譯--操辦大型會(huì)議8,主持大型會(huì)議要點(diǎn)57中大型會(huì)議管理4會(huì)場(chǎng)控制會(huì)議接待住宿事宜確認(rèn)航班接站牌名司機(jī)指定班車(chē)協(xié)調(diào)專(zhuān)人接站入關(guān)事宜預(yù)定房間標(biāo)準(zhǔn)確認(rèn)電話開(kāi)通酒吧控制娛樂(lè)消費(fèi)娛樂(lè)票證會(huì)后留住人走銷(xiāo)房發(fā)日程表定主持人入場(chǎng)準(zhǔn)備提醒鬧鐘場(chǎng)下示意音響監(jiān)督電腦操縱服務(wù)人員緊急服務(wù)休息時(shí)間平行會(huì)場(chǎng)注冊(cè)參加講臺(tái)尺寸--操辦大型會(huì)議8,主持大型會(huì)議要點(diǎn)58舉辦大型會(huì)議管理練習(xí)設(shè)想你奉命負(fù)責(zé)籌辦一次全體經(jīng)銷(xiāo)商的年度定貨大會(huì)，請(qǐng)舉列要考慮的事項(xiàng)及日程安排請(qǐng)先畫(huà)一張流程圖，然后再考慮事項(xiàng)安排地點(diǎn)：桂林日期：10月15日時(shí)間：3天與會(huì)人員：300人左右主要內(nèi)容：經(jīng)濟(jì)學(xué)家預(yù)測(cè)明年經(jīng)濟(jì)形勢(shì)知名企業(yè)家現(xiàn)場(chǎng)演講政府某部的科技司司長(zhǎng)講話桂林市分管工業(yè)副市長(zhǎng)講話公司總裁講話銷(xiāo)售總經(jīng)理講話研發(fā)總監(jiān)講話全國(guó)各大區(qū)經(jīng)銷(xiāo)商代表發(fā)言（9人）每晚需安排晚宴會(huì)后安排二天陽(yáng)朔旅游8,主持大型會(huì)議要點(diǎn)59新辦公樓開(kāi)業(yè)典禮15:00pm貴賓到達(dá)登記15:30pm新辦公樓開(kāi)業(yè)歡迎致辭--BernardChoo15:35pm致辭講話--Dr.WilliamR.Spivey博士–LTNPG事業(yè)部副總裁15:40pm賀禮致辭--北京市副市長(zhǎng)劉海燕15:45pm董事長(zhǎng)葉培大教授講話15:50pm朗訊科技公司中國(guó)區(qū)總裁

Mr.MichaelC.Chan講話15:55pm剪裁儀式--byDr.Spivey,Mr.LiuHai

YanandProf.Ye

PeidaandMr.MChanWilliamR.Spivey16:00pm奠基石的揭幕式--byDr.WilliamR.Spivey&ViceMayorMr.LiuHai

YanWilliamR.Spivey16:05pm