辦公室工作認知1

辦公室工作實務(wù)

會說會寫會做事會做人1CompanyLogo

辦公室工作概述

學(xué)習(xí)目標(biāo)知識點

1、了解辦公室工作的性質(zhì)、作用和職能

2、理解辦公室工作的原則性與靈活性

3、認識辦公室秘書應(yīng)具備的職業(yè)素養(yǎng)能力點

1、培養(yǎng)辦公室秘書的工作悟性

2、完善辦公室秘書的能力結(jié)構(gòu)素質(zhì)點

1、培養(yǎng)并逐步具備組織系統(tǒng)宏觀管理眼光

2、培養(yǎng)正確的秘書職業(yè)觀、事業(yè)觀會說會寫會做事會做人2CompanyLogo會說會寫會做事會做人單位組織的有效運作離不開辦公室工作3CompanyLogo

情景案例

左景被宏利公司錄用為秘書，試用期間，只能在辦公室打雜，有時工作稍有差錯，就要受到部門主管的指責(zé)。那一段時間，他情緒非常低落。公司經(jīng)理助理李路明平時對他十分關(guān)心，總是在工作上給予他幫助，這使得左景很是感激。李路明發(fā)現(xiàn)左景的情緒有波動，就主動找他談心，了解到左景在學(xué)校學(xué)的是計算機專業(yè)，來公司求聘的職位是公司網(wǎng)絡(luò)管理員，被錄用后卻把他安排在公司辦公室工作，這使得左景十分失落。來到辦公室上班也沒安排他具體工作，主任只說要他先熟悉熟悉情況再說，工作了一些日子，除了每天按部就班的打水掃地接接，也沒多少事情可干，這讓左景更加茫然和苦悶，他感到自己過去的那些理想和抱負將要在這個清閑無用的工作崗位上消磨殆盡了。聽了左景的抱怨，聯(lián)系到自己過去初涉職場時也有類似的思想情緒問題，李路明覺得有必要要同左景作一次深談，幫他澄清一些思想觀念問題，使他對辦公室工作有一個正確的認識。會說會寫會做事會做人4CompanyLogo項目任務(wù)

如果你是公司經(jīng)理助理李路明，對于如何認識辦公室的工作你應(yīng)該同左景談些什么？會說會寫會做事會做人5CompanyLogo任務(wù)分析

左景的問題是許多初涉職場的大學(xué)畢業(yè)生都可能遇到的問題。左景在學(xué)校學(xué)的是計算機，用人單位卻把他安排在公司辦公室工作，專業(yè)不對口以及對辦公室工作沒有明確的認識，加之工作中處處不適應(yīng)，必然使他產(chǎn)生強烈的失落感和迷茫彷徨，解決左景的問題，一要靠左景本人自我的調(diào)整，另外，工作單位的老員工也應(yīng)該施以援手，關(guān)心鼓勵，解決左景的思想認識問題。應(yīng)該使左景認識到：辦公室是單位的中樞性機構(gòu)，它上傳下達、聯(lián)系左右，溝通內(nèi)外，發(fā)揮著重要的作用，單位組織的有效運作是離不開辦公室工作的。辦公室工作的特性決定了辦公室秘書從事的就是繁雜的工作，特別對于剛剛走上工作崗位的新員工，一般都要從基層做起，從打雜開始，要作好吃苦耐勞的思想準(zhǔn)備，個人的價值，首先體現(xiàn)在自己所做的每一個細微的工作中，踏踏實實地做好每一件事情，堅持不懈，把握機會，人生的理想才能得以實現(xiàn)。

會說會寫會做事會做人6CompanyLogo任務(wù)分析

安排左景在辦公室工作，也是因為他學(xué)的是計算機專業(yè)的緣故，領(lǐng)導(dǎo)的安排，自有其深意，因為公司辦公室急需一位具備計算機專業(yè)知識的管理人才，把他充實到秘書隊伍中來，就是要使辦公室人才結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化。但左景必須首先要了解辦公室，熟悉辦公室工作，以后才有可能把自己所學(xué)的專業(yè)知識更好的用之于辦公室工作，因此，左景應(yīng)該要重新認識自己的工作崗位，從而端正態(tài)度，樹立信心，盡快融入到工作的大集體中來。會說會寫會做事會做人7CompanyLogo辦公室工作性質(zhì)會說會寫會做事會做人

辦公室黨政機關(guān)企事業(yè)單位社會團體辦事機構(gòu)處理綜合性事務(wù)隨處可見，但你了解它嗎8CompanyLogo

某房地產(chǎn)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)圖會說會寫會做事會做人

總經(jīng)理

辦公室人力資源部項目副總副總工程部財務(wù)部銷售部售后服務(wù)部企劃部9CompanyLogo辦公室工作性質(zhì)會說會寫會做事會做人

資源運用綜合工作內(nèi)容繁雜工作方法多樣.人員素質(zhì)結(jié)構(gòu)多樣綜合性10CompanyLogo辦公室工作性質(zhì)

2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人領(lǐng)導(dǎo)辦公室職能部門職能部門t職能部門主導(dǎo)地位決策管理

附屬地位輔助機構(gòu)中樞部門輔助性11CompanyLogo辦公室工作性質(zhì)

2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人為組織內(nèi)外群眾為上下級單位為同級單位服務(wù)性12CompanyLogo辦公室工作性質(zhì)

2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人專業(yè)性13CompanyLogo小提示

“雜家”與“專家”

在單位各職能部門之間，辦公室是綜合部門，秘書工作是綜合性工作。但是，就秘書的專項實務(wù)方面，大量的日常工作中需要秘書具有專門的技能。也就是說，秘書不僅要熟悉單位運作各方面的運轉(zhuǎn)機制，而且要精通本職專項實務(wù)所必備的工作技能，這就體現(xiàn)出秘書的專業(yè)性。因此，辦公室秘書既要成為能綜合處理各項事務(wù)的雜家，也要成為能出色完成秘書工作任務(wù)的專家。2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人14CompanyLogo辦公室的地位和作用會說會寫會做事會做人

；

樞紐地位助手作用參謀作用耳目作用門面作用

“心臟”

“咽喉”“紐帶”辦公室在單位組織有效的運作過程中，具有特殊的地位和作用。15CompanyLogo辦公室的地位和作用會說會寫會做事會做人

16CompanyLogo辦公室的工作職能

會說會寫會做事會做人參謀咨詢事務(wù)處理溝通協(xié)調(diào)宣傳公關(guān)M1M2M4M317CompanyLogo辦公室的工作職能工作職能釋義內(nèi)容參謀咨詢?yōu)轭I(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)從本單位實際出發(fā)，認真搞好調(diào)查研究，收集綜合情況，及時反饋信息，為領(lǐng)導(dǎo)者靈活指揮和及時控制工作進程提供依據(jù)。事務(wù)處理辦公室常規(guī)性或臨時交辦的事務(wù)處理工作辦公環(huán)境管理、接打電話、公務(wù)接待、收發(fā)郵件和文件、印信管理、時間管理、會議組織、草擬函件、文件立卷歸檔、督辦工作、內(nèi)部財務(wù)報銷、操作辦公設(shè)備等。溝通協(xié)調(diào)通過信息的傳遞和交流，協(xié)調(diào)好單位內(nèi)外各種關(guān)系。事務(wù)性溝通與協(xié)調(diào)、政策性溝通與協(xié)調(diào)、單位內(nèi)部關(guān)系的溝通與協(xié)調(diào)（上下關(guān)系、同級關(guān)系、員工關(guān)系、領(lǐng)導(dǎo)之間關(guān)系、秘書與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系）、與政府職能部門、客戶與股東的溝通與協(xié)調(diào)等。宣傳公關(guān)單位對外宣傳和公關(guān)工作組織單位宣傳刊物的編輯出品、負責(zé)編撰單位重大紀(jì)事、公關(guān)策劃、媒體接觸、儀式慶典、社交應(yīng)酬等會說會寫會做事會做人18CompanyLogo小技法

辦公室工作的“三字經(jīng)”

一、

“想得到”。多謀才能善斷。要立足發(fā)展變化的新情況，多動腦筋、想辦法、出主意，發(fā)揮參謀和助手作用，不斷提高參與決策能力。二、“管得寬”。對于職責(zé)內(nèi)的工作一定要抓緊抓好，對職責(zé)以外但沒有部門抓的或職責(zé)不明的工作，辦公室就是“不管部”，要義不容辭承擔(dān)起來，做到工作不留空檔，保證各項工作的全面推進。三、“做得細”。單位工作無小事，辦公室工作更是無小事。在工作中一要細心、細致，從細小的事抓起。對任何一件經(jīng)辦的工作，都要嚴謹細致，一絲不茍，來不得半點敷衍和虛假。四、“講程序”。辦公室工作的程序性要求很強，特別是在大量復(fù)雜的事務(wù)性工作中，要保持清醒的頭腦，分清主次、分清輕重緩急、不怕麻煩。一定要堅持逐級匯報的原則,以明確責(zé)任。要通過建立一套科學(xué)規(guī)范的工作制度、工作程序、工作規(guī)則，使每項工作都有章可循。2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人19CompanyLogo相關(guān)鏈接

會說會寫會做事會做人股東大會董事會總經(jīng)理高級管理層銷售部生產(chǎn)部人事部財務(wù)部市場部行政部中級管理層操作執(zhí)行層秘書商業(yè)企業(yè)經(jīng)營組織結(jié)構(gòu)層次圖20CompanyLogo企業(yè)辦公室工作層次2.行政執(zhí)行層1.直接輔助層相關(guān)鏈接會說會寫會做事會做人通稱高級管理層，如董事長助理、總經(jīng)理助理、辦公室主任等。

通稱中級管理層，如行政經(jīng)理、經(jīng)理秘書等。

也稱操作執(zhí)行層，如行政助理、辦公室文員等。

體現(xiàn)了辦公室的輔助性、綜合性、服務(wù)性和專業(yè)性的工作性質(zhì)。3.技術(shù)操作層21CompanyLogo相關(guān)鏈接如圖所示，作為企業(yè)的秘書機構(gòu)，企業(yè)辦公室主要是指設(shè)在商業(yè)企業(yè)高層管理機關(guān)之下，輔助其領(lǐng)導(dǎo)活動的綜合性服務(wù)機構(gòu)，大體以三個層次表現(xiàn)出來：⑴直接輔助層。這個層次的工作群體，通稱高級管理層，如董事長助理、總經(jīng)理助理、辦公室主任等。他們直接為領(lǐng)導(dǎo)提供決策服務(wù)，有的直接進入領(lǐng)導(dǎo)核心，有豐富的秘書工作經(jīng)驗，充分發(fā)揮“領(lǐng)導(dǎo)智囊”的輔助作用。⑵行政執(zhí)行層。這個層次的工作群體，通稱中級管理層，如行政經(jīng)理、經(jīng)理秘書等。他們主要接受秘書部門主管的工作指令，承上啟下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外，辦理各項具體繁雜事務(wù)，直接為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、各部門和下級提供服務(wù)，相對于其他職能部門而言，具有明顯的中介性、綜合性和服務(wù)性。他們的參謀作用往往寓于辦事之中。⑶技術(shù)操作層。這個層次的工作群體，也稱操作執(zhí)行層，如行政助理、辦公室文員等。他們的工作較為單純，如辦公室內(nèi)務(wù)、文書收發(fā)管理、檔案管理、辦公設(shè)備的操作等，具有明顯的專業(yè)性和技術(shù)性。商業(yè)企業(yè)經(jīng)營組織的結(jié)構(gòu)模式特征，充分體現(xiàn)了辦公室的輔助性、綜合性、服務(wù)性和專業(yè)性的工作性質(zhì)。會說會寫會做事會做人22CompanyLogo相關(guān)鏈接

會說會寫會做事會做人23CompanyLogo相關(guān)鏈接

從事辦公室秘書工作的思想準(zhǔn)備會說會寫會做事會做人充分發(fā)揮主觀能動性

1提高工作的含金量2充分發(fā)揮職務(wù)優(yōu)勢3在“打雜”中創(chuàng)造機會424CompanyLogo實踐訓(xùn)練1、班級討論：怎樣認識辦公室在單位組織運行中的重要地位和作用？2、案例分析：

辦公室秘書個人工作總結(jié)

今年對我具有特別的意義，因為這是我的本命年，也是我成為上班族以來的第一個整年。秘書工作是我從事的第一份工作，是我職業(yè)生涯的一個起點，我對此十分珍惜，盡最大努力去適應(yīng)這一崗位。通過一年來的不斷學(xué)習(xí)，以及同事、領(lǐng)導(dǎo)的無私幫助，我已完全融入到了xx公司這個大家庭中，個人的工作技能也有了明顯的提高，雖然工作中還存在這樣那樣的不足之處，但應(yīng)該說這一年付出了不少，也收獲了很多，我自己感到成長了，也逐漸成熟了?，F(xiàn)在就今年的工作情況總結(jié)如下：一、以踏實的工作態(tài)度，適應(yīng)辦公室工作特點

會說會寫會做事會做人25CompanyLogo實踐訓(xùn)練

辦公室是公司運轉(zhuǎn)的一個重要樞紐部門，對公司內(nèi)外的許多工作進行協(xié)調(diào)、溝通，做到上情下達，這就決定了辦公室工作繁雜的特點。每天除了本職工作外，還經(jīng)常有計劃之外的事情需要臨時處理，而且通常比較緊急，讓我不得不放心手頭的工作先去解決，因此這些臨時性的事務(wù)占用了很多工作時間，經(jīng)常是忙忙碌碌的一天下來，原本計劃要完成的卻沒有做。但手頭的工作也不能耽誤，今天欠了帳，明天還會有其他工作要去處理，因此，我經(jīng)常利用休息時間來進行“補課”，把一些文字工作帶回家去寫。辦公室人手少，工作量大，特別是公司會務(wù)工作較多，這就需要部門員工團結(jié)協(xié)作。在這一年里，遇到各類活動和會議，我都積極配合做好會務(wù)工作，與部門同事心往一處想，勁往一處使，不會計較干得多，干得少，只希望把活動圓滿完成。今年是公司的效益與服務(wù)年，而辦公室就是個服務(wù)性質(zhì)的部門，我認真做好各項服務(wù)工作，以保障工作的正常開展。部門之間遇到其他同事來查閱文件或是調(diào)閱電子文檔，我都會及時辦妥；下屬機構(gòu)遇到相關(guān)問題來咨詢或者要求幫助，我都會第一時間解答和解決。以一顆真誠的心去為大家服務(wù)。會說會寫會做事會做人26CompanyLogo實踐訓(xùn)練二、盡心盡責(zé)，做好本職工作一年來，我主要完成了以下工作：1、文書工作嚴要求

1）公文輪閱歸檔及時。文件的流轉(zhuǎn)、閱辦嚴格按照公司規(guī)章制度及ISO標(biāo)準(zhǔn)化流程要求，保證各類文件擬辦、傳閱的時效性，并及時將上級文件精神傳達至各基層機構(gòu)，確保政令暢通。待文件閱辦完畢后，負責(zé)文件的歸檔、保管以及查閱。

2）下發(fā)公文無差錯。做好分公司的發(fā)文工作，負責(zé)文件的套打、修改、附件掃描、紅文的分發(fā)、寄送，電子郵件的發(fā)送，同時協(xié)助各部門發(fā)文的核稿。公司發(fā)文量較大，有時一天有多個文件要下發(fā)，我都是仔細去逐一核對原稿，以確保發(fā)文質(zhì)量，一年來共下發(fā)紅文

份。同時負責(zé)辦公室發(fā)文的擬稿，以及各類活動會議通知的擬寫。

3）編寫辦公會議材料，整理會議記錄。每個月末對各部門月度計劃的執(zhí)行情況進行核對，催收各部門月度小結(jié)、計劃，并擬寫當(dāng)月工作回顧，整理辦公會議材料匯編成冊，供總經(jīng)理室參考。辦公會議結(jié)束后，及時整理會議記錄，待總經(jīng)理修改后，送至各部門輪閱。2、督辦工作強力度督辦是確保公司運作的有效手段，今年以來，作為督辦小組的主要執(zhí)行人員，在修訂完善督辦工作規(guī)程，并以紅文的形式將督辦工作制度化后，通過口頭、書面等多種形式加大督辦工作力度。抓好公司領(lǐng)導(dǎo)交辦和批辦的事項、基層單位對上級公司精神貫徹執(zhí)行進度落實情況以及領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時性工作等，并定期向總經(jīng)理室反饋。3、內(nèi)外宣傳講效果宣傳工作是公司樹立系統(tǒng)內(nèi)外社會形象的一個重要手段和窗口。今年在內(nèi)部宣傳方面，會說會寫會做事會做人27CompanyLogo實踐訓(xùn)練我主要是擬寫分公司簡報，做好《xx報》協(xié)辦的組稿工作，以及協(xié)助板報的編發(fā)，外部宣傳方面完成了分公司更名廣告、司慶祝賀廣告、元旦賀新年廣告的刊登，同時每月基本做到了有信息登報。

4、秘書工作明責(zé)任。秘書崗位是一個講責(zé)任心的崗位。各個部門的很多請示、工作報告都是經(jīng)由我手交給總經(jīng)理室的，而且有些還需要保密，這就需要我在工作中仔細、耐心。一年來，對于各部門、各機構(gòu)報送總經(jīng)理室的各類文件都及時遞交，對總經(jīng)理室交辦的各類工作都及時辦妥，做到對總經(jīng)理室負責(zé)，對相關(guān)部門負責(zé)。因為這個崗位的特殊性，為了更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，保證各項日常工作的開展，每天我基本上6點多鐘才下班。有時碰到臨時性的任務(wù)，需要加班加點，我都毫無怨言，認真完成工作。

5、企業(yè)文化活動積極參與一年來積極參與了公司拓展訓(xùn)練、員工家屬會、全省運動會、中秋爬山活動、學(xué)習(xí)競賽活動等多項活動的策劃和組織工作，為公司企業(yè)的文化建設(shè)、凝聚力工程出了一份力。一年來，無論在思想認識上還是工作能力上都有了較大的進步，但差距和不足還是存在的：比如工作總體思路不清晰，還處于事情來一樁處理一樁的簡單應(yīng)付完成狀態(tài)，對自己的工作還不夠鉆，腦子動得不多，沒有想在前，做在先；工作熱情和主動性還不夠，有些事情領(lǐng)導(dǎo)交代過后，沒有積極主動地去投入太多的精力，辦事有些惰性，直到領(lǐng)導(dǎo)催了才開始動手，造成了工作上的被動。新的一年有新的氣象，面對新的任務(wù)新的壓力，我也應(yīng)該以新的面貌、更加積極主動的態(tài)度去迎接新的挑戰(zhàn)，在崗位上發(fā)揮更大的作用，取得更大的進步會說會寫會做事會做人28CompanyLogo實踐訓(xùn)練會說會寫會做事會做人

分析與討論：⑴這位秘書完成了辦公室的哪些職能工作？⑵這位秘書對一年來的辦公室工作體會最深的是什么？29CompanyLogo實踐訓(xùn)練會說會寫會做事會做人

從煮咖啡、洗杯子談起

一位大學(xué)生帶著要干一番事業(yè)的理想踏上了外資企業(yè)的秘書崗位。第一天的第一件事，老外讓她做的不是她理想中的起草文件之類的工作，而是為老外煮咖啡與洗杯子。她很不理解，苦讀了四年大學(xué)，拚命提高英語水平，學(xué)會電腦操作，為的就是這一既體面又光彩的秘書職業(yè)。沒想到竟像傭人那樣為別人煮咖啡、洗