醫(yī)療行業(yè)會議的籌劃與管理方案分析課件

第九講

會議的籌劃與管理1第九講

會議的籌劃與管理1會議的重要性大多數(shù)企業(yè)在會議中決定其基本走向90%以上的重大決策是通過會議制定的企業(yè)花在開會上的時(shí)間越來越多開會的頻率越來越高2會議的重要性大多數(shù)企業(yè)在會議中決定其基本走向2會議的籌劃與管理

會前的準(zhǔn)備工作會間的組織服務(wù)會后的善后處理3會議的籌劃與管理會前的準(zhǔn)備工作3會前準(zhǔn)備工作

1、

安排議題、議程、日程2、

擬訂與會人員名單3、

申請會議所需資金4、

會場布置5、

安排食宿和茶水6、發(fā)出會議通知

4會前準(zhǔn)備工作1、

安排議題、議程、日程4安排議題、議程

議題的收集和篩選議程5安排議題、議程議題的收集和篩選5

委員會會議議程

7月6日上午11點(diǎn)格林·德雷戈飯店

1、（11：00）任命一位會議主席

2、（11：10）為缺席致歉

3、（11：15）批準(zhǔn)上次會議備忘錄

4、（11：30）上次會議提出的事項(xiàng)

5、（11：45）討論聯(lián)絡(luò)事宜（12：00）會間休息

6、（12：15）財(cái)務(wù)事項(xiàng)

7、（12：45）特別事宜

8、（13：00）其他動議

9、（13：15）其他事宜

10、（13：35）下次會議細(xì)節(jié)

議程的開頭為會議的日期、時(shí)間和地點(diǎn)每項(xiàng)均有一個(gè)起始時(shí)間下次會議細(xì)節(jié)寫在議程的末尾6

委員會會議議程議程的開頭為會議的日期、時(shí)間和地點(diǎn)每項(xiàng)均有一擬訂與會人員名單

選擇恰當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯h

送交上級審核

7擬訂與會人員名單選擇恰當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯h7

申請會議所需資金

確定會議規(guī)格申請經(jīng)費(fèi)口頭書面8

申請會議所需資金8會場布置

選擇會場

a.場地大小

b.附屬設(shè)施齊全c.適當(dāng)?shù)拈_會設(shè)備

d.會場氛圍

e.場地不受外界干擾

布置會場

a.附屬設(shè)施

b.準(zhǔn)備會議文件

9會場布置選擇會場9討論：各種會場的利與弊會場類型優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)圓桌型橢圓型口字型U型教室型10討論：各種會場的利與弊會場類型優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)圓桌型橢圓型口字型U型1111面對面就座當(dāng)你在討論問題或試圖作出決定時(shí)，安排持相反觀點(diǎn)的兩派成員坐在長桌的相對的兩邊主席坐在團(tuán)隊(duì)成員之間

12面對面就座主席坐在團(tuán)隊(duì)成員之間121313顯示等級如果你希望顯示等級，讓主席坐在長方桌子的頂端，其他與會者座位按資歷遞降順序就坐主席坐在長桌的頂端資歷最淺者坐在離主席最遠(yuǎn)處14顯示等級主席坐在長桌的頂端資歷最淺者坐在離主席最遠(yuǎn)處115151616自由討論如果坦誠的討論比與會者的地位更值得關(guān)注，在會議中用一張圓桌主席可坐在任何一個(gè)位置上17自由討論主席可坐在任何一個(gè)位置上17安排食宿和茶水

食宿

a.用膳

b.住宿

茶水

18安排食宿和茶水食宿18一杯香茶可贏得交易機(jī)會19一杯香茶可贏得交易機(jī)會19角色練習(xí)表演會議期間奉茶的禮儀20角色練習(xí)表演會議期間奉茶的禮儀20給客人斟茶的注意事項(xiàng)當(dāng)桌子上放有資料文件時(shí)，不要勉強(qiáng)客人收拾整理，而應(yīng)說：“茶放這兒行嗎？”并等待客人的回答，按客人意愿行事。開會時(shí)，如果出席者眾多，可請同事幫忙，一人端著茶盤，另一人專為客人上茶。21給客人斟茶的注意事項(xiàng)當(dāng)桌子上放有資料文件時(shí)，不要勉強(qiáng)客人收拾茶溢出來了！這時(shí)不要驚慌，不忙亂，先道歉，后擦拭。切記：斟茶時(shí)，務(wù)必帶上干凈毛巾。有茶和糕點(diǎn)時(shí)，要先將糕點(diǎn)放在客人左手邊，再將茶置于客人正中略偏右手側(cè)。洽談時(shí)間較長，在一至一個(gè)半小時(shí)內(nèi)，應(yīng)更換茶葉。給客人斟茶的注意事項(xiàng)22茶溢出來了！這時(shí)不要驚慌，不忙亂，先道歉，后擦拭。切記：斟茶上茶時(shí)的七個(gè)程序兩手端茶盤，盤子高度位于胸部敲門，并說：“對不起！”進(jìn)入接待室止步立正，輕輕點(diǎn)頭致意將茶盤的一端置于桌子側(cè)面23上茶時(shí)的七個(gè)程序兩手端茶盤，盤子高度位于胸部23桌上不能放盤時(shí)，則左手拿盤，右手取茶壺用毛巾擦凈茶壺底，兩手從下方托住毛巾上茶結(jié)束后，左手拿茶盤，使盤緊靠左腋下；走到門口時(shí)，再次向客人點(diǎn)頭致意，退出接待室。上茶時(shí)的七個(gè)程序24桌上不能放盤時(shí)，則左手拿盤，右手取茶壺上茶時(shí)的七個(gè)程序24

會間的組織服務(wù)

1、

簽到2、

安排就座3、

做好會議記錄和錄音4、

會場服務(wù)25

會間的組織服務(wù)1、簽到25

簽到

簽到形式

薄式卡片式代簽簽到時(shí)的接待工作

26簽到簽到形式26游戲：會議排座27游戲：會議排座27安排就座

要適合會議性質(zhì)讓報(bào)告者坐中央會議主持人的座位秘書的座位28安排就座要適合會議性質(zhì)28做好會議記錄

會議記錄構(gòu)成

會議記錄方式

會議記錄寫作

29做好會議記錄會議記錄構(gòu)成29小組討論設(shè)計(jì)會議記錄表格（5分鐘）30小組討論設(shè)計(jì)會議記錄表格（5分鐘）30會議名稱

時(shí)間

主席

會議目的

出席人數(shù)

缺席人數(shù)

缺席理由

會議內(nèi)容和決議事項(xiàng)

決議事項(xiàng)的實(shí)施

實(shí)施項(xiàng)目

負(fù)責(zé)人或部門

完成期限

出席人蓋章

特別事項(xiàng)

31會議名稱

時(shí)間

主席

會議目的

點(diǎn)評根據(jù)錄像的內(nèi)容，點(diǎn)評這位秘書的緊急情況處理技巧。32點(diǎn)評根據(jù)錄像的內(nèi)容，點(diǎn)評這位秘書的緊急情況處理技巧。32會場服務(wù)

轉(zhuǎn)接電話突發(fā)狀況

建議休息

協(xié)助上司掌握、控制會議進(jìn)程

33會場服務(wù)轉(zhuǎn)接電話33會議的善后處理

1、會場清理2、印發(fā)會議記錄3、資金4、會議的總結(jié)工作34會議的善后處理

1、會場清理34會場清理

安排與會人員的離會會議文件的回收、立卷、

歸檔

35會場清理安排與會人員的離會35

印發(fā)會議記錄

完善會議記錄

起草會議紀(jì)要

確定印發(fā)范圍

接收者確認(rèn)簽發(fā)會議執(zhí)行文件36

印發(fā)會議記錄

完善會議記錄36謝謝大家37謝謝大家37第九講

會議的籌劃與管理38第九講

會議的籌劃與管理1會議的重要性大多數(shù)企業(yè)在會議中決定其基本走向90%以上的重大決策是通過會議制定的企業(yè)花在開會上的時(shí)間越來越多開會的頻率越來越高39會議的重要性大多數(shù)企業(yè)在會議中決定其基本走向2會議的籌劃與管理

會前的準(zhǔn)備工作會間的組織服務(wù)會后的善后處理40會議的籌劃與管理會前的準(zhǔn)備工作3會前準(zhǔn)備工作

1、

安排議題、議程、日程2、

擬訂與會人員名單3、

申請會議所需資金4、

會場布置5、

安排食宿和茶水6、發(fā)出會議通知

41會前準(zhǔn)備工作1、

安排議題、議程、日程4安排議題、議程

議題的收集和篩選議程42安排議題、議程議題的收集和篩選5

委員會會議議程

7月6日上午11點(diǎn)格林·德雷戈飯店

1、（11：00）任命一位會議主席

2、（11：10）為缺席致歉

3、（11：15）批準(zhǔn)上次會議備忘錄

4、（11：30）上次會議提出的事項(xiàng)

5、（11：45）討論聯(lián)絡(luò)事宜（12：00）會間休息

6、（12：15）財(cái)務(wù)事項(xiàng)

7、（12：45）特別事宜

8、（13：00）其他動議

9、（13：15）其他事宜

10、（13：35）下次會議細(xì)節(jié)

議程的開頭為會議的日期、時(shí)間和地點(diǎn)每項(xiàng)均有一個(gè)起始時(shí)間下次會議細(xì)節(jié)寫在議程的末尾43

委員會會議議程議程的開頭為會議的日期、時(shí)間和地點(diǎn)每項(xiàng)均有一擬訂與會人員名單

選擇恰當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯h

送交上級審核

44擬訂與會人員名單選擇恰當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯h7

申請會議所需資金

確定會議規(guī)格申請經(jīng)費(fèi)口頭書面45

申請會議所需資金8會場布置

選擇會場

a.場地大小

b.附屬設(shè)施齊全c.適當(dāng)?shù)拈_會設(shè)備

d.會場氛圍

e.場地不受外界干擾

布置會場

a.附屬設(shè)施

b.準(zhǔn)備會議文件

46會場布置選擇會場9討論：各種會場的利與弊會場類型優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)圓桌型橢圓型口字型U型教室型47討論：各種會場的利與弊會場類型優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)圓桌型橢圓型口字型U型4811面對面就座當(dāng)你在討論問題或試圖作出決定時(shí)，安排持相反觀點(diǎn)的兩派成員坐在長桌的相對的兩邊主席坐在團(tuán)隊(duì)成員之間

49面對面就座主席坐在團(tuán)隊(duì)成員之間125013顯示等級如果你希望顯示等級，讓主席坐在長方桌子的頂端，其他與會者座位按資歷遞降順序就坐主席坐在長桌的頂端資歷最淺者坐在離主席最遠(yuǎn)處51顯示等級主席坐在長桌的頂端資歷最淺者坐在離主席最遠(yuǎn)處152155316自由討論如果坦誠的討論比與會者的地位更值得關(guān)注，在會議中用一張圓桌主席可坐在任何一個(gè)位置上54自由討論主席可坐在任何一個(gè)位置上17安排食宿和茶水

食宿

a.用膳

b.住宿

茶水

55安排食宿和茶水食宿18一杯香茶可贏得交易機(jī)會56一杯香茶可贏得交易機(jī)會19角色練習(xí)表演會議期間奉茶的禮儀57角色練習(xí)表演會議期間奉茶的禮儀20給客人斟茶的注意事項(xiàng)當(dāng)桌子上放有資料文件時(shí)，不要勉強(qiáng)客人收拾整理，而應(yīng)說：“茶放這兒行嗎？”并等待客人的回答，按客人意愿行事。開會時(shí)，如果出席者眾多，可請同事幫忙，一人端著茶盤，另一人專為客人上茶。58給客人斟茶的注意事項(xiàng)當(dāng)桌子上放有資料文件時(shí)，不要勉強(qiáng)客人收拾茶溢出來了！這時(shí)不要驚慌，不忙亂，先道歉，后擦拭。切記：斟茶時(shí)，務(wù)必帶上干凈毛巾。有茶和糕點(diǎn)時(shí)，要先將糕點(diǎn)放在客人左手邊，再將茶置于客人正中略偏右手側(cè)。洽談時(shí)間較長，在一至一個(gè)半小時(shí)內(nèi)，應(yīng)更換茶葉。給客人斟茶的注意事項(xiàng)59茶溢出來了！這時(shí)不要驚慌，不忙亂，先道歉，后擦拭。切記：斟茶上茶時(shí)的七個(gè)程序兩手端茶盤，盤子高度位于胸部敲門，并說：“對不起！”進(jìn)入接待室止步立正，輕輕點(diǎn)頭致意將茶盤的一端置于桌子側(cè)面60上茶時(shí)的七個(gè)程序兩手端茶盤，盤子高度位于胸部23桌上不能放盤時(shí)，則左手拿盤，右手取茶壺用毛巾擦凈茶壺底，兩手從下方托住毛巾上茶結(jié)束后，左手拿茶盤，使盤緊靠左腋下；走到門口時(shí)，再次向客人點(diǎn)頭致意，退出接待室。上茶時(shí)的七個(gè)程序61桌上不能放盤時(shí)，則左手拿盤，右手取茶壺上茶時(shí)的七個(gè)程序24

會間的組織服務(wù)

1、

簽到2、

安排就座3、

做好會議記錄和錄音4、

會場服務(wù)62

會間的組織服務(wù)1、簽到25

簽到

簽到形式

薄式卡片式代簽簽到時(shí)的接待工作

63簽到簽到形式26游戲：會議排座64游戲：會議排座27安排就座

要適合會議性質(zhì)讓報(bào)告者坐中央會議主持人的座位秘書的座位65安排就座要適合會議性質(zhì)28做好會議記錄

會議記錄構(gòu)成

會議記錄方式

會議記錄寫作

66做好會議記錄會議記錄構(gòu)成29小組討論設(shè)計(jì)會議記錄表格（5分鐘）67小組討論設(shè)計(jì)會議記錄表格（5分鐘）30會議名稱

時(shí)間

主席

會議目的

出席人數(shù)

缺席人數(shù)

缺席理由

會議內(nèi)容和決議事項(xiàng)

決議事項(xiàng)的實(shí)施

實(shí)施項(xiàng)目

負(fù)責(zé)人或部門

完成期限

出席人蓋章

特別事項(xiàng)

68會議名稱

時(shí)間

主席

會議目的

點(diǎn)評根據(jù)錄像的內(nèi)容，點(diǎn)評這位秘書的緊急情況處理技巧。69點(diǎn)評根據(jù)錄像的內(nèi)容，點(diǎn)評這位秘書的緊急情況處理技巧。32會場服務(wù)

轉(zhuǎn)接電話突發(fā)狀況