《時間管理與工作技巧》課件

時間管理與工作統(tǒng)籌技巧2009/2/27時間管理與工作統(tǒng)籌技巧2009/2/27名人名言

誰也無法說服他人改變。我們每個人都守著一扇只能從內(nèi)開啟的改變之門，不論動之以情或說之以理，我們都不能替別人開門。-------佛格森您花費1個小時的時間來領悟它，也許您將獲得10年時間的回報！當然，這完全取決於您願不願意開啟這扇門！名人名言誰也無法說服他人改變。我們每個人都守著一扇只名人名言

盛年不重來，一日難再晨，及時當勉勵，歲月不待人。

——陶淵明

凡是在事業(yè)上有所成就的人，無一不是利用時間的能手。

——華羅庚

放棄時間的人，時間也會放棄他。

——莎士比亞名人名言盛年不重來，一日難再晨，

你熱愛生命嗎？那么別浪費時間，因為時間是構成生命的材料?！惶m克林

時間是最為寶貴的資源，如果我們不能管理時間，便什么都不能管理。

——彼得杜拉克名人名言你熱愛生命嗎？那么別浪費時間，因為時間是構成生命的材

目錄一、時間管理的基本概念二、時間管理的重要意義三、員工的職業(yè)生涯規(guī)劃四、團隊組織的時間管理五、時間管理的基本策略六、基礎工作與有備無患七、工作目標及其計劃性八、分清工作的輕重緩急九、時間管理的統(tǒng)籌技巧十、管理技巧的具體應用目一、時間管理的基本概念時間是什么？是生命是財富是資源是人生最大的資本一、時間管理的基本概念時間是什么？是生命一、時間管理的基本概念1、時間的基本特性時間恒久性時間特性客觀公正性時間的剛性不可逆轉性時間一維性54321時間——可以管理！一、時間管理的基本概念1、時間的基本特性時間時間客觀時間不可時間54321時間—1、什么是時間管理■概念——由于時間所具備的基本特性，所以時間管理的對象并不是時間本身，而是指面對時間而進行的“自管理者的管理”。所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標?！鼋Y論——通過計劃統(tǒng)籌而相對合理利用和節(jié)約時間。一、時間管理的基本概念1、什么是時間管理一、時間管理的基本概念1、效率競爭:深層次的內(nèi)涵■企業(yè)競爭的三個層次——物質資源層——人力資源層——制度文化層■經(jīng)營管理綜合效率的系統(tǒng)集成——各個環(huán)節(jié)都體現(xiàn)出效率——各個層面都體現(xiàn)出效率二、時間管理的重要意義有形/靜態(tài)有形/動態(tài)無形/動態(tài)時間管理1、效率競爭:深層次的內(nèi)涵二、時間管理的重要意義有形/靜態(tài)有2、個體生命的有限性■每一個生命只有一次機會——時間與生命年輪■成就大事業(yè)的黃金時代——童年、少年、青年、中年、壯年、老年■為什么許多人一生平淡，毫無見樹魯迅先生說：時間是組成生命的材料，浪費別人的時間是無異于謀財害命的。二、時間管理的重要意義2、個體生命的有限性魯迅先生說：時間是組3、速度競爭:團隊綜合效率■快魚吃慢魚的時代——過去是大魚吃小魚——速度競爭成為主導——信息大爆炸■團隊綜合競爭力的集中體現(xiàn)——快速反應部隊的戰(zhàn)斗力——某公司參加招投標工程的案例——體現(xiàn)各職能部門的速度能力二、時間管理的重要意義3、速度競爭:團隊綜合效率二、時間管理的重要意義4、個人和組織的機會成本■成本的類別——容易重視的有形成本——容易忽視的無形成本——無形成本中的時間成本——大小企業(yè)的區(qū)別■成本外延的擴大化——由時間特性而導致的機會成本——“過了這個村”與“機不可失”二、時間管理的重要意義4、個人和組織的機會成本二、時間管理的重要意義1、員工職業(yè)生涯與時間管理■生命的有限性——人最寶貴和稀缺的是什么■生命的價值觀——生命的價值和人生的意義■追求成功人生是每個人的夢想——成功的原動力來自心靈■實現(xiàn)理想取決于行動力——個人職業(yè)設計與操作中的時間管理三、員工個人的職業(yè)生涯規(guī)劃1、員工職業(yè)生涯與時間管理三、員工個人的職業(yè)生涯規(guī)劃2、人生的四個職業(yè)發(fā)展階段66歲以上，當退休臨近的時候下降階段45歲-65歲維持階段30多歲和40多歲之間的某個時段上職業(yè)中期危機階段30-40歲之間穩(wěn)定子階段25-30歲之間嘗試子階段24-44歲之間確立階段15歲-24歲之間探索階段具體說明不同階段三、員工個人的職業(yè)生涯規(guī)劃2、人生的四個職業(yè)發(fā)展階段66歲以上，當退休臨近的時候下降43、企業(yè)為員工設計發(fā)展規(guī)劃■栽下梧桐樹，引來金鳳凰——提供了廣闊的舞臺——指明了發(fā)展方向——確立了奮斗的目標——提供了向上發(fā)展的空間■員工與企業(yè)的三個共同體共同體利益事業(yè)情感企業(yè)為員工三、員工個人的職業(yè)生涯規(guī)劃3、企業(yè)為員工設計發(fā)展規(guī)劃共同體利益事業(yè)情感企業(yè)4、企業(yè)為員工設計發(fā)展規(guī)劃■尋求三方面的平衡事業(yè)發(fā)展社會交往家庭生活三、員工個人的職業(yè)生涯規(guī)劃4、企業(yè)為員工設計發(fā)展規(guī)劃事業(yè)發(fā)展社會交往家庭生活三、員工個1、我們企業(yè)的問題在哪里■透過現(xiàn)象看本質——三個字特征■時間管理失序——做事缺乏計劃性——做事分不清主次——不善于說“不”——無法恰當處理外部的打擾四、團隊組織的時間管理“?！薄懊Α薄懊ぁ?、我們企業(yè)的問題在哪里四、團隊組織的時間管理“?！薄懊Α薄?、我們企業(yè)的問題在哪里■時間的浪費——電話干擾，陪同煲粥——會而不議，議而不決——不速之客，禮節(jié)陪聊——回復信件，斟字酌句——外部客觀的低效率，如：A、公共交通（班次少、道路擁堵、晚點等）B、餐飲服務C、社會化程度四、團隊組織的時間管理1、我們企業(yè)的問題在哪里四、團隊組織的時間管理1、我們企業(yè)的問題在哪里■時間的浪費——某項調(diào)查數(shù)據(jù)結果（１天）睡眠8.05小時用餐1.31小時瑣事0.55小時工作7.34小時交際0.39小時休息0.45小時娛樂0.31小時上下班交通0.73小時讀書報雜志0.42小時處理家務事0.26小時興趣的工作0.37小時音樂或電視2.51小時與朋友聊天1.11小時四、團隊組織的時間管理1、我們企業(yè)的問題在哪里睡眠8.05小時1、我們企業(yè)的問題在哪里■時間陷井——情不自禁——事必躬親——過分客套——例行公事——猶豫不決——漫不經(jīng)心——碌碌無為國外學者對某跨國公司總部人員的跟蹤調(diào)查顯示：管理人員平均每8分鐘被打擾一次；業(yè)務系統(tǒng)的管理人員平均每周花在會議上的時間不少于10小時；行政管理人員每周會議20小時。心理學家指出：恢復思路平均時間為３－５分鐘四、團隊組織的時間管理1、我們企業(yè)的問題在哪里國外學者對某跨國公司總2、團隊時間管理的原則■時間進度表制定原則——實際花費的時間總比預計的長■突發(fā)性事件應付原則——為突發(fā)事件預留處理時間■日常性事務維護原則——做好數(shù)據(jù)庫清理與更新等基礎工作■時間被占用說不原則——過度熱心腸者的良藥四、團隊組織的時間管理2、團隊時間管理的原則四、團隊組織的時間管理3、走出觀念上的誤區(qū)■“缺我不可”的潛理念——事必躬親的諸葛亮——導致操勞過度的高管人員■推遲決策會提高決策質量——借口“需要更多的事實”■只要授權就可節(jié)約時間——相關人員能力不足——無效授權或授權失控四、團隊組織的時間管理3、走出觀念上的誤區(qū)四、團隊組織的時間管理3、走出觀念上的誤區(qū)■高效率就是高效益——快就一定好嗎？——方向錯誤和方法不當■鑒別問題比進一步解決問題容易——想明白了再行動■找到管理捷徑是節(jié)約時間的因素——管理上有捷徑可走嗎？四、團隊組織的時間管理3、走出觀念上的誤區(qū)四、團隊組織的時間管理4、時間管理的八大法寶■樹立時間價值觀理念變革■結構流程優(yōu)化組織前提■工作環(huán)境“7Ｓ”準備工作■工作的計劃性目標管理■分清工作輕重緩急優(yōu)先級■并行串行的兼顧性統(tǒng)籌學■工作任務轉移授權與借力■學會說“不”拒絕的學問四、團隊組織的時間管理4、時間管理的八大法寶四、團隊組織的時間管理1、提高你的時間管理技能■做個時間管理的高手——學會從事務型工作中解脫出來——有效地計劃與安排自己的時間——找到節(jié)約時間的措施——學會積零成整——實行交叉“輪作”——提高“復種”指數(shù)——整批使用時間——應付意外事件——分身有術五、時間管理的基本策略1、提高你的時間管理技能五、時間管理的基本策略2、應該記住的20條實用方法■準備之一：長期準備（4）——購買工具書/增加知識儲備/提高能力——訓練你的快速閱讀能力——把常用的文件/文具放好——養(yǎng)成存放思想檔案和作記錄的習慣

——凡事預則立，不預則廢。五、時間管理的基本策略2、應該記住的20條實用方法五、時間管理的基本策略2、應該記住的20條實用方法■準備之二：臨時準備（5）——明天的工作前晚進行優(yōu)先級排序——將相關的工作列在一起——把工作計劃放到隨時可見的地方——每天早晨比規(guī)定時間起早十分鐘——做好正式工作前的準備工作——一生就是一天當日事當日畢五、時間管理的基本策略2、應該記住的20條實用方法——一生就是一天當日事當2、應該記住的20條實用方法■要培養(yǎng)的好習慣（7）——利用各種裝備如電話等節(jié)省時間——把最困難的事放在效率最高的時候——利用零碎時間處理例行性事務——午餐或下班前開會效率最高/避免上午開會——休息片刻/伸個懶腰/沖杯咖啡/茶/其他飲料——報刊放在晚上看——每晚沉思片刻/回顧與總結五、時間管理的基本策略2、應該記住的20條實用方法五、時間管理的基本策略2、應該記住的20條實用方法■與外部產(chǎn)生聯(lián)系時的應變能力（4）——站著接待一向健談的來訪者——從不主動閑聊/盡量回避來閑聊者——管理電話：主動撥號/與被動接聽——如遇瑣事纏身能快速擺脫3、經(jīng)理人員的時間管理■抓大放小/充分授權4、秘書人員的時間管理■認清自己的角色和職責五、時間管理的基本策略2、應該記住的20條實用方法五、時間管理的基本策略１、樹立時間價值觀■首先解決思想認識問題——人的行動是受思想支配的——思想方法決定行為模式■牢固樹立時間的價值觀——時間就是效益——時間就是金錢——時間就是生命六、基礎工作與有備無患牢記魯迅先生的話：

時間是組成生命的材料，浪費別人的時間，其實是無異于謀財害命的。１、樹立時間價值觀六、基礎工作與有備無患牢記魯迅先生的話：２、組織結構流程優(yōu)化■眾多國企浪費時間的根源——為什么會有內(nèi)耗（窩里斗）？——組織的體制障礙■組織設計的原則——精簡、高效、彈性——管理幅度與跨度——部門崗位設置與職責明確化■價值鏈管理與流程優(yōu)化六、基礎工作與有備無患２、組織結構流程優(yōu)化六、基礎工作與有備無患3、韻律原則

“韻律原則”包括兩個方面的內(nèi)容：一是保持自己的韻律，具體方法如：對于無意義的打擾電話要學會禮貌地掛斷，要多用打擾性不強的溝通方式（如e-mail），要適當?shù)呐c上司溝通減少來自上司地打擾等；二是要與別人的韻律相協(xié)調(diào)，具體的方法如：不要唐突拜訪對方，了解對方的行為習慣等。

六、基礎工作與有備無患3、韻律原則六、基礎工作與有備無患４、日常價值法控制時間■工作中的現(xiàn)象——我們每天都要面對各式各樣的人和事，這些人和事都需要你耗費時間來處理?！銓⑷绾螒獙?？——是堅持一貫的做法，還是依據(jù)本能的反應？■通常的表現(xiàn)——有明確標準的，快速決斷——沒明確標準的，依據(jù)直覺感受六、基礎工作與有備無患４、日常價值法控制時間六、基礎工作與有備無患４、日常價值法控制時間■現(xiàn)象的實質分析——直覺體現(xiàn)為：“對勁”與“不對勁”——背后支撐：你的文化素質、思想觀念以及個人經(jīng)歷等，在你的潛意識中構建出一個價值評價體系，我們稱之為：潛意識模型——通過主動構建人的價值評價體系，建立潛意識模型，進而影響面對的人和事物作出快速而準確反應的能力，這便是控制時間的日常價值法六、基礎工作與有備無患４、日常價值法控制時間六、基礎工作與有備無患４、日常價值法控制時間■基本原理——人的價值體系決定處理問題的方式，讓你在行動中自然而然地有了對錯意識——人在預定價值體系下的主動行為是強有力的■原理分析——價值觀取決于你所希望的體驗和情緒——信條是你決定行為是否產(chǎn)生內(nèi)在情緒的規(guī)則或標準六、基礎工作與有備無患４、日常價值法控制時間六、基礎工作與有備無患４、日常價值法控制時間■潛意識模型對勁與不對勁直接影響行為間接影響時間潛意識模型價值評價尺度直覺內(nèi)涵快速反應與決斷六、基礎工作與有備無患４、日常價值法控制時間對勁與不對勁直接影響行為間接影響時間潛４、日常價值法控制時間■操作運用方法——腦力激蕩：列出你的價值標準和信條信條模型：“當我……的時候，我感覺……”例：“當團隊面對挑戰(zhàn)，當我激發(fā)出每個隊員的最大能量的時候，我覺得熱血沸騰?！薄刻鞙叵艞l，使字面價值融入行為習慣——每月重新評估、修訂信條（循環(huán)重復操作）■效果——提高你自發(fā)判斷的準確度和速度六、基礎工作與有備無患４、日常價值法控制時間六、基礎工作與有備無患１、時間的大敵■工作目標不明確——你為什么工作——你要達到什么目的■工作沒有計劃性——工作千頭萬緒——眉毛胡子一把抓——被動工作和生活——跟著感覺走七、工作目標及其計劃性１、時間的大敵七、工作目標及其計劃性2、時間管理第一法則■目標管理與工作的計劃性——工作方法三段論目標方法行動計劃

計劃是從目標到方法的橋梁馬上行動杜絕拖延七、工作目標及其計劃性2、時間管理第一法則目標方法行動計劃計劃是從目標到方法的橋3、明確工作目標■建立目標體系組織群體個人戰(zhàn)略目標工作規(guī)劃個人計劃按一定時間范圍把目標分解七、工作目標及其計劃性3、明確工作目標組織群體個人戰(zhàn)略目標工作規(guī)劃個人計劃按一定時3、明確工作目標■怎樣制定工作計劃——年度計劃——季度計劃——月度計劃——周計劃——每天工作任務工作計劃表要素：——序號——任務內(nèi)容——擬完成時間——相關責任人——檢查監(jiān)督人——備注七、工作目標及其計劃性3、明確工作目標七、工作目標及其計劃性4、目標體系的SMART原則■S-Specific具體，不能籠統(tǒng)；■M-Measurable可度量，■A-Attainable可實現(xiàn)，指付出努力的情況下可以實現(xiàn)，避免過高或過低的目標。■R-Realistic現(xiàn)實性，指目標是實實在在的?！鯰-Timebound時限，完成目標的期限。七、工作目標及其計劃性4、目標體系的SMART原則七、工作目標及其計劃性1、“80、20”法則運用■先做最重要的事情

你知道圓的面積占正方形面積的多少嗎？你知道去掉圓的面積正方形面積還剩下多少嗎？結論：做重要的少數(shù)事情八、分清工作的輕重緩急1、“80、20”法則運用你知道圓的面積占正方形——請運用“80、20”法則，找出自己日常工作任務中重要的20%。個人模式：自發(fā)回憶法團隊模式：頭腦風暴法現(xiàn)場思考：現(xiàn)場思考：２、工作任務重要程度分析宏觀微觀從微觀到宏觀較重要次重要從次重要到較重要注：重要度取決于任務本身對戰(zhàn)略的影響力八、分清工作的輕重緩急２、工作任務重要程度分析宏觀微觀從微觀到宏觀較重要次重要從次３、工作時間緊迫性分析時間性強時間性弱時間性從弱到強優(yōu)先次優(yōu)先優(yōu)先度從小到大注：緊迫性取決于任務本身時間性的強弱八、分清工作的輕重緩急３、工作時間緊迫性分析時間性強時間性弱時間性從弱到強優(yōu)先次優(yōu)４、工作優(yōu)先級綜合分析——四象限坐標圖重要度緊迫性A

重要而且緊迫Ｃ

緊迫但不重要D

不重要不緊迫Ｂ重要但不緊迫八、分清工作的輕重緩急４、工作優(yōu)先級綜合分析重要度緊迫性AＣDＢ八、分清■請運用四象限方法排列你的工作：緊急不緊急重要A（碎石型的事務）危機急迫的問題有期限壓力的計劃B（石塊型的事務）發(fā)掘新機會規(guī)劃改進產(chǎn)能建立伙伴關系防患于未然不重要C（細沙型的事務）不速之客的接待某些信件、文件、電話的處理某些會議的出席某些必要而不重要的會議、活動D（水型的事務）一些可做可不做的雜事一些不必要的應酬有趣的活動八、分清工作的輕重緩急■請運用四象限方法排列你的工作：緊急不緊急重A（碎石型的事一天下午，G公司的生產(chǎn)部經(jīng)理李華正在參加公司召開的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略研討會，由于晚上要給他女朋友過生日，心理在盤算這件事。突然收到手機短信，兩個同學從外地出差來此，約李華晚上參加校友聚會。這時主持人宣布，由于這次會議時間緊，請全體與會人員晚上要參加分組討論。剛一散會，五金車間的一名班長滿頭大汗跑進會場，拉著李華就往外走，原來幾名工人與運輸部門的幾個搬運工發(fā)生糾紛，現(xiàn)在打起架來了，車間主任和在場的保安制止不了，因此派一個班長來找李經(jīng)理。

假如你是李華，此時此刻你該怎么辦？一天下午，G公司的生產(chǎn)部經(jīng)理李華正在參加公司召開的企M公司是一家生產(chǎn)注塑機械設備的中型企業(yè)，由于市場競爭加劇，近來業(yè)績嚴重下滑，員工士氣低落，今天上午竟有兩名業(yè)務骨干向市場部經(jīng)理張文斌提出辭職申請。為穩(wěn)定員工隊伍，張文斌已約定今晚同這兩人談話。但下午接到在北京出差的總經(jīng)理的緊急電話，一位西安的客商今天來本市，晚上六點到機場，因為這是一個跟進了很長時間的大客戶，總經(jīng)理特別強調(diào)要張經(jīng)理代表他親自去機場迎接并配合辦公室搞好接待。其實，張文斌的MBA論文尚未完成，這兩天也到了最后的期限，他曾想讓在本市某大學工作的妻子幫忙，妻子未同意，這樣公事私事便攪得他十分著急。剛過五點鐘張文斌就急匆匆地找到司機，開車前往機場。還沒走出市區(qū)，突然手機響了，里面?zhèn)鱽硪粋€女子焦急的聲音：“你是張文斌嗎？你母親在菜市場前面的馬路上被汽車撞傷，我是路邊商店的售貨員，你母親現(xiàn)在被扶到了我店里，她讓我給你打電話，你趕快來！”

假如你是張文斌，從接到總經(jīng)理指示到此時此刻，該怎么辦？M公司是一家生產(chǎn)注塑機械設備的中型企業(yè)，由于市1、并行工作模式■什么情況下能并行工作——舉例九、時間管理的統(tǒng)籌技巧ABCD

走訪客戶去甲城市

順便采購某機器配件把新聘兩大學生帶去辦事處和在該城市工作的同學聚餐公私兼顧一次搞掂1、并行工作模式九、時間管理的統(tǒng)籌技巧ABCD走訪2、串行工作模式■什么情況下必須串行工作——舉例ABCD主要領導不到場會議不能開要充分考慮工作的連續(xù)性會議沒結束形不成工作決議決議沒有下達工作無法開展工作尚未結束無法進行考核九、時間管理的統(tǒng)籌技巧2、串行工作模式ABCD主要領導不到場會議不能開要充分考慮工3、并行串行如何兼顧■學一點統(tǒng)籌學ABCD

走訪客戶去甲城市

順便采購某機器配件把新聘兩大學生帶去辦事處

和在該城市工作的同學聚餐公私兼顧一次搞掂請問：——A、B、C、D如何排列？九、時間管理的統(tǒng)籌技巧3、并行串行如何兼顧ABCD走訪客戶去甲城市4、工作任務轉移■學會授權與借力——依據(jù)企業(yè)管理的組織原則——遵照公司崗位職責和權限——合理分權為授權的前提——非指揮權限關系的借力——依靠個人非職務影響力■注意事項——授權有度，控權有方——借力要適當，注重實效九、時間管理的統(tǒng)籌技巧4、工作任務轉移九、時間管理的統(tǒng)籌技巧

陳明宇是一名大專生，在某公司擔任辦公室行政助理，雜務事特別多，有天上午剛上班辦公室主任就給他安排了六件事：A、去交通監(jiān)控中心處理公司小車闖紅燈罰款事宜；B、到市工商局辦理營業(yè)執(zhí)照地址變更的相關手續(xù)；C、擬寫一份國慶節(jié)放假以及安全注意事項的通知；D、協(xié)助業(yè)務部經(jīng)理找情緒不穩(wěn)定的業(yè)務員王笑天談話；E、復印機故障需聯(lián)系售后服務單位前來維修；F、后天主管市場的張副總去北京，安排訂機票。主任交待完任務就外出辦事去了，這時公關部文員馬麗來到他辦公桌前坐下，隨意地同他聊了起來。其實這幾天他自己正面臨本科進修班的考試階段，又要抽時間復習，面對這樣的情況：

陳明宇應該如何對待和安排好一天的時間？請你幫助小陳做一個時間安排的設計方案。陳明宇應如何安排時間？陳明宇應如何安排時間？1、會議的時間管理十、時間管理技巧的具體應用明確開會目的作好會前準備準時出席會議嚴明會場紀律會后紀要跟蹤會上有議有決會議時間管理ABCDFE1、會議的時間管理十、時間管理技巧的具體應用明確開作好會2、應酬的時間管理應酬你的上級應酬你的同級應酬你的下級應酬不速之客應酬親朋好友出席商務宴會應酬時間管理ABCDFE十、時間管理技巧的具體應用2、應酬的時間管理應酬你應酬你應酬你應酬不應酬親出席商應酬3、學會說“不”■拒絕的學問——靈活運用日常價值法——快速反應，馬上決斷——注意國人的“講面子”——婉言謝絕，而非強力拒絕——動之以情，曉之以理——提供良好的建議十、時間管理技巧的具體應用3、學會說“不”十、時間管理技巧的具體應用4、學會休息■睡眠的時間管理——睡眠的長度——睡眠的深度——午睡的問題——閑暇的時間安排——民間諺語中的學問案例：

——周恩來總理如何休息十、時間管理技巧的具體應用4、學會休息案例：十、時間管理技巧的具體應用承諾今天今天是我新生命的開始，我呼吸著新鮮空氣，我沐浴著燦爛陽光，我對今天充滿信心，我無法預料未來，但我要牢牢把握今天!承諾今天今天是我新生命的開始，時間的特性決定了人永遠無法直接管理時間根本手段是通過合理利用時間提高工作效率，相對節(jié)約時間和完成更多的任務時間管理的八大法寶（理念、原則、方法）20條應該掌握的具體實用方法（四類）時間管理方法的應用實踐（經(jīng)理人員、秘書人員，會議、應酬）簡單實用方法和養(yǎng)成良好的習慣（記住下頁的順口溜）時間的特性決定了人永遠無法直接管理時間《時間管理》順口溜凡事明確目標，提前做好準備；制定工作計劃，分清輕重緩急；操作統(tǒng)籌兼顧，學會說不借力；注意勞逸結合，一切注重效率！《時間管理》順口溜金錢用完了，還可獲取，

而時間用完了，生命即結束了。

其實，時間管理，就是你

自己生命的管理！金錢用完了，還可獲取，

而時間用完了，生命即結束了。真誠是最佳的公關模式用心是最好的工作方法

謝謝大家！真誠是最佳的公關模式謝謝大家！時間管理與工作統(tǒng)籌技巧2009/2/27時間管理與工作統(tǒng)籌技巧2009/2/27名人名言

誰也無法說服他人改變。我們每個人都守著一扇只能從內(nèi)開啟的改變之門，不論動之以情或說之以理，我們都不能替別人開門。-------佛格森您花費1個小時的時間來領悟它，也許您將獲得10年時間的回報！當然，這完全取決於您願不願意開啟這扇門！名人名言誰也無法說服他人改變。我們每個人都守著一扇只名人名言

盛年不重來，一日難再晨，及時當勉勵，歲月不待人。

——陶淵明

凡是在事業(yè)上有所成就的人，無一不是利用時間的能手。

——華羅庚

放棄時間的人，時間也會放棄他。

——莎士比亞名人名言盛年不重來，一日難再晨，

你熱愛生命嗎？那么別浪費時間，因為時間是構成生命的材料。——富蘭克林

時間是最為寶貴的資源，如果我們不能管理時間，便什么都不能管理。

——彼得杜拉克名人名言你熱愛生命嗎？那么別浪費時間，因為時間是構成生命的材

目錄一、時間管理的基本概念二、時間管理的重要意義三、員工的職業(yè)生涯規(guī)劃四、團隊組織的時間管理五、時間管理的基本策略六、基礎工作與有備無患七、工作目標及其計劃性八、分清工作的輕重緩急九、時間管理的統(tǒng)籌技巧十、管理技巧的具體應用目一、時間管理的基本概念時間是什么？是生命是財富是資源是人生最大的資本一、時間管理的基本概念時間是什么？是生命一、時間管理的基本概念1、時間的基本特性時間恒久性時間特性客觀公正性時間的剛性不可逆轉性時間一維性54321時間——可以管理！一、時間管理的基本概念1、時間的基本特性時間時間客觀時間不可時間54321時間—1、什么是時間管理■概念——由于時間所具備的基本特性，所以時間管理的對象并不是時間本身，而是指面對時間而進行的“自管理者的管理”。所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標。■結論——通過計劃統(tǒng)籌而相對合理利用和節(jié)約時間。一、時間管理的基本概念1、什么是時間管理一、時間管理的基本概念1、效率競爭:深層次的內(nèi)涵■企業(yè)競爭的三個層次——物質資源層——人力資源層——制度文化層■經(jīng)營管理綜合效率的系統(tǒng)集成——各個環(huán)節(jié)都體現(xiàn)出效率——各個層面都體現(xiàn)出效率二、時間管理的重要意義有形/靜態(tài)有形/動態(tài)無形/動態(tài)時間管理1、效率競爭:深層次的內(nèi)涵二、時間管理的重要意義有形/靜態(tài)有2、個體生命的有限性■每一個生命只有一次機會——時間與生命年輪■成就大事業(yè)的黃金時代——童年、少年、青年、中年、壯年、老年■為什么許多人一生平淡，毫無見樹魯迅先生說：時間是組成生命的材料，浪費別人的時間是無異于謀財害命的。二、時間管理的重要意義2、個體生命的有限性魯迅先生說：時間是組3、速度競爭:團隊綜合效率■快魚吃慢魚的時代——過去是大魚吃小魚——速度競爭成為主導——信息大爆炸■團隊綜合競爭力的集中體現(xiàn)——快速反應部隊的戰(zhàn)斗力——某公司參加招投標工程的案例——體現(xiàn)各職能部門的速度能力二、時間管理的重要意義3、速度競爭:團隊綜合效率二、時間管理的重要意義4、個人和組織的機會成本■成本的類別——容易重視的有形成本——容易忽視的無形成本——無形成本中的時間成本——大小企業(yè)的區(qū)別■成本外延的擴大化——由時間特性而導致的機會成本——“過了這個村”與“機不可失”二、時間管理的重要意義4、個人和組織的機會成本二、時間管理的重要意義1、員工職業(yè)生涯與時間管理■生命的有限性——人最寶貴和稀缺的是什么■生命的價值觀——生命的價值和人生的意義■追求成功人生是每個人的夢想——成功的原動力來自心靈■實現(xiàn)理想取決于行動力——個人職業(yè)設計與操作中的時間管理三、員工個人的職業(yè)生涯規(guī)劃1、員工職業(yè)生涯與時間管理三、員工個人的職業(yè)生涯規(guī)劃2、人生的四個職業(yè)發(fā)展階段66歲以上，當退休臨近的時候下降階段45歲-65歲維持階段30多歲和40多歲之間的某個時段上職業(yè)中期危機階段30-40歲之間穩(wěn)定子階段25-30歲之間嘗試子階段24-44歲之間確立階段15歲-24歲之間探索階段具體說明不同階段三、員工個人的職業(yè)生涯規(guī)劃2、人生的四個職業(yè)發(fā)展階段66歲以上，當退休臨近的時候下降43、企業(yè)為員工設計發(fā)展規(guī)劃■栽下梧桐樹，引來金鳳凰——提供了廣闊的舞臺——指明了發(fā)展方向——確立了奮斗的目標——提供了向上發(fā)展的空間■員工與企業(yè)的三個共同體共同體利益事業(yè)情感企業(yè)為員工三、員工個人的職業(yè)生涯規(guī)劃3、企業(yè)為員工設計發(fā)展規(guī)劃共同體利益事業(yè)情感企業(yè)4、企業(yè)為員工設計發(fā)展規(guī)劃■尋求三方面的平衡事業(yè)發(fā)展社會交往家庭生活三、員工個人的職業(yè)生涯規(guī)劃4、企業(yè)為員工設計發(fā)展規(guī)劃事業(yè)發(fā)展社會交往家庭生活三、員工個1、我們企業(yè)的問題在哪里■透過現(xiàn)象看本質——三個字特征■時間管理失序——做事缺乏計劃性——做事分不清主次——不善于說“不”——無法恰當處理外部的打擾四、團隊組織的時間管理“?！薄懊Α薄懊ぁ?、我們企業(yè)的問題在哪里四、團隊組織的時間管理“?！薄懊Α薄?、我們企業(yè)的問題在哪里■時間的浪費——電話干擾，陪同煲粥——會而不議，議而不決——不速之客，禮節(jié)陪聊——回復信件，斟字酌句——外部客觀的低效率，如：A、公共交通（班次少、道路擁堵、晚點等）B、餐飲服務C、社會化程度四、團隊組織的時間管理1、我們企業(yè)的問題在哪里四、團隊組織的時間管理1、我們企業(yè)的問題在哪里■時間的浪費——某項調(diào)查數(shù)據(jù)結果（１天）睡眠8.05小時用餐1.31小時瑣事0.55小時工作7.34小時交際0.39小時休息0.45小時娛樂0.31小時上下班交通0.73小時讀書報雜志0.42小時處理家務事0.26小時興趣的工作0.37小時音樂或電視2.51小時與朋友聊天1.11小時四、團隊組織的時間管理1、我們企業(yè)的問題在哪里睡眠8.05小時1、我們企業(yè)的問題在哪里■時間陷井——情不自禁——事必躬親——過分客套——例行公事——猶豫不決——漫不經(jīng)心——碌碌無為國外學者對某跨國公司總部人員的跟蹤調(diào)查顯示：管理人員平均每8分鐘被打擾一次；業(yè)務系統(tǒng)的管理人員平均每周花在會議上的時間不少于10小時；行政管理人員每周會議20小時。心理學家指出：恢復思路平均時間為３－５分鐘四、團隊組織的時間管理1、我們企業(yè)的問題在哪里國外學者對某跨國公司總2、團隊時間管理的原則■時間進度表制定原則——實際花費的時間總比預計的長■突發(fā)性事件應付原則——為突發(fā)事件預留處理時間■日常性事務維護原則——做好數(shù)據(jù)庫清理與更新等基礎工作■時間被占用說不原則——過度熱心腸者的良藥四、團隊組織的時間管理2、團隊時間管理的原則四、團隊組織的時間管理3、走出觀念上的誤區(qū)■“缺我不可”的潛理念——事必躬親的諸葛亮——導致操勞過度的高管人員■推遲決策會提高決策質量——借口“需要更多的事實”■只要授權就可節(jié)約時間——相關人員能力不足——無效授權或授權失控四、團隊組織的時間管理3、走出觀念上的誤區(qū)四、團隊組織的時間管理3、走出觀念上的誤區(qū)■高效率就是高效益——快就一定好嗎？——方向錯誤和方法不當■鑒別問題比進一步解決問題容易——想明白了再行動■找到管理捷徑是節(jié)約時間的因素——管理上有捷徑可走嗎？四、團隊組織的時間管理3、走出觀念上的誤區(qū)四、團隊組織的時間管理4、時間管理的八大法寶■樹立時間價值觀理念變革■結構流程優(yōu)化組織前提■工作環(huán)境“7Ｓ”準備工作■工作的計劃性目標管理■分清工作輕重緩急優(yōu)先級■并行串行的兼顧性統(tǒng)籌學■工作任務轉移授權與借力■學會說“不”拒絕的學問四、團隊組織的時間管理4、時間管理的八大法寶四、團隊組織的時間管理1、提高你的時間管理技能■做個時間管理的高手——學會從事務型工作中解脫出來——有效地計劃與安排自己的時間——找到節(jié)約時間的措施——學會積零成整——實行交叉“輪作”——提高“復種”指數(shù)——整批使用時間——應付意外事件——分身有術五、時間管理的基本策略1、提高你的時間管理技能五、時間管理的基本策略2、應該記住的20條實用方法■準備之一：長期準備（4）——購買工具書/增加知識儲備/提高能力——訓練你的快速閱讀能力——把常用的文件/文具放好——養(yǎng)成存放思想檔案和作記錄的習慣

——凡事預則立，不預則廢。五、時間管理的基本策略2、應該記住的20條實用方法五、時間管理的基本策略2、應該記住的20條實用方法■準備之二：臨時準備（5）——明天的工作前晚進行優(yōu)先級排序——將相關的工作列在一起——把工作計劃放到隨時可見的地方——每天早晨比規(guī)定時間起早十分鐘——做好正式工作前的準備工作——一生就是一天當日事當日畢五、時間管理的基本策略2、應該記住的20條實用方法——一生就是一天當日事當2、應該記住的20條實用方法■要培養(yǎng)的好習慣（7）——利用各種裝備如電話等節(jié)省時間——把最困難的事放在效率最高的時候——利用零碎時間處理例行性事務——午餐或下班前開會效率最高/避免上午開會——休息片刻/伸個懶腰/沖杯咖啡/茶/其他飲料——報刊放在晚上看——每晚沉思片刻/回顧與總結五、時間管理的基本策略2、應該記住的20條實用方法五、時間管理的基本策略2、應該記住的20條實用方法■與外部產(chǎn)生聯(lián)系時的應變能力（4）——站著接待一向健談的來訪者——從不主動閑聊/盡量回避來閑聊者——管理電話：主動撥號/與被動接聽——如遇瑣事纏身能快速擺脫3、經(jīng)理人員的時間管理■抓大放小/充分授權4、秘書人員的時間管理■認清自己的角色和職責五、時間管理的基本策略2、應該記住的20條實用方法五、時間管理的基本策略１、樹立時間價值觀■首先解決思想認識問題——人的行動是受思想支配的——思想方法決定行為模式■牢固樹立時間的價值觀——時間就是效益——時間就是金錢——時間就是生命六、基礎工作與有備無患牢記魯迅先生的話：

時間是組成生命的材料，浪費別人的時間，其實是無異于謀財害命的。１、樹立時間價值觀六、基礎工作與有備無患牢記魯迅先生的話：２、組織結構流程優(yōu)化■眾多國企浪費時間的根源——為什么會有內(nèi)耗（窩里斗）？——組織的體制障礙■組織設計的原則——精簡、高效、彈性——管理幅度與跨度——部門崗位設置與職責明確化■價值鏈管理與流程優(yōu)化六、基礎工作與有備無患２、組織結構流程優(yōu)化六、基礎工作與有備無患3、韻律原則

“韻律原則”包括兩個方面的內(nèi)容：一是保持自己的韻律，具體方法如：對于無意義的打擾電話要學會禮貌地掛斷，要多用打擾性不強的溝通方式（如e-mail），要適當?shù)呐c上司溝通減少來自上司地打擾等；二是要與別人的韻律相協(xié)調(diào)，具體的方法如：不要唐突拜訪對方，了解對方的行為習慣等。

六、基礎工作與有備無患3、韻律原則六、基礎工作與有備無患４、日常價值法控制時間■工作中的現(xiàn)象——我們每天都要面對各式各樣的人和事，這些人和事都需要你耗費時間來處理?！銓⑷绾螒獙?？——是堅持一貫的做法，還是依據(jù)本能的反應？■通常的表現(xiàn)——有明確標準的，快速決斷——沒明確標準的，依據(jù)直覺感受六、基礎工作與有備無患４、日常價值法控制時間六、基礎工作與有備無患４、日常價值法控制時間■現(xiàn)象的實質分析——直覺體現(xiàn)為：“對勁”與“不對勁”——背后支撐：你的文化素質、思想觀念以及個人經(jīng)歷等，在你的潛意識中構建出一個價值評價體系，我們稱之為：潛意識模型——通過主動構建人的價值評價體系，建立潛意識模型，進而影響面對的人和事物作出快速而準確反應的能力，這便是控制時間的日常價值法六、基礎工作與有備無患４、日常價值法控制時間六、基礎工作與有備無患４、日常價值法控制時間■基本原理——人的價值體系決定處理問題的方式，讓你在行動中自然而然地有了對錯意識——人在預定價值體系下的主動行為是強有力的■原理分析——價值觀取決于你所希望的體驗和情緒——信條是你決定行為是否產(chǎn)生內(nèi)在情緒的規(guī)則或標準六、基礎工作與有備無患４、日常價值法控制時間六、基礎工作與有備無患４、日常價值法控制時間■潛意識模型對勁與不對勁直接影響行為間接影響時間潛意識模型價值評價尺度直覺內(nèi)涵快速反應與決斷六、基礎工作與有備無患４、日常價值法控制時間對勁與不對勁直接影響行為間接影響時間潛４、日常價值法控制時間■操作運用方法——腦力激蕩：列出你的價值標準和信條信條模型：“當我……的時候，我感覺……”例：“當團隊面對挑戰(zhàn)，當我激發(fā)出每個隊員的最大能量的時候，我覺得熱血沸騰?！薄刻鞙叵艞l，使字面價值融入行為習慣——每月重新評估、修訂信條（循環(huán)重復操作）■效果——提高你自發(fā)判斷的準確度和速度六、基礎工作與有備無患４、日常價值法控制時間六、基礎工作與有備無患１、時間的大敵■工作目標不明確——你為什么工作——你要達到什么目的■工作沒有計劃性——工作千頭萬緒——眉毛胡子一把抓——被動工作和生活——跟著感覺走七、工作目標及其計劃性１、時間的大敵七、工作目標及其計劃性2、時間管理第一法則■目標管理與工作的計劃性——工作方法三段論目標方法行動計劃

計劃是從目標到方法的橋梁馬上行動杜絕拖延七、工作目標及其計劃性2、時間管理第一法則目標方法行動計劃計劃是從目標到方法的橋3、明確工作目標■建立目標體系組織群體個人戰(zhàn)略目標工作規(guī)劃個人計劃按一定時間范圍把目標分解七、工作目標及其計劃性3、明確工作目標組織群體個人戰(zhàn)略目標工作規(guī)劃個人計劃按一定時3、明確工作目標■怎樣制定工作計劃——年度計劃——季度計劃——月度計劃——周計劃——每天工作任務工作計劃表要素：——序號——任務內(nèi)容——擬完成時間——相關責任人——檢查監(jiān)督人——備注七、工作目標及其計劃性3、明確工作目標七、工作目標及其計劃性4、目標體系的SMART原則■S-Specific具體，不能籠統(tǒng)；■M-Measurable可度量，■A-Attainable可實現(xiàn)，指付出努力的情況下可以實現(xiàn)，避免過高或過低的目標。■R-Realistic現(xiàn)實性，指目標是實實在在的?！鯰-Timebound時限，完成目標的期限。七、工作目標及其計劃性4、目標體系的SMART原則七、工作目標及其計劃性1、“80、20”法則運用■先做最重要的事情

你知道圓的面積占正方形面積的多少嗎？你知道去掉圓的面積正方形面積還剩下多少嗎？結論：做重要的少數(shù)事情八、分清工作的輕重緩急1、“80、20”法則運用你知道圓的面積占正方形——請運用“80、20”法則，找出自己日常工作任務中重要的20%。個人模式：自發(fā)回憶法團隊模式：頭腦風暴法現(xiàn)場思考：現(xiàn)場思考：２、工作任務重要程度分析宏觀微觀從微觀到宏觀較重要次重要從次重要到較重要注：重要度取決于任務本身對戰(zhàn)略的影響力八、分清工作的輕重緩急２、工作任務重要程度分析宏觀微觀從微觀到宏觀較重要次重要從次３、工作時間緊迫性分析時間性強時間性弱時間性從弱到強優(yōu)先次優(yōu)先優(yōu)先度從小到大注：緊迫性取決于任務本身時間性的強弱八、分清工作的輕重緩急３、工作時間緊迫性分析時間性強時間性弱時間性從弱到強優(yōu)先次優(yōu)４、工作優(yōu)先級綜合分析——四象限坐標圖重要度緊迫性A

重要而且緊迫Ｃ

緊迫但不重要D

不重要不緊迫Ｂ重要但不緊迫八、分清工作的輕重緩急４、工作優(yōu)先級綜合分析重要度緊迫性AＣDＢ八、分清■請運用四象限方法排列你的工作：緊急不緊急重要A（碎石型的事務）危機急迫的問題有期限壓力的計劃B（石塊型的事務）發(fā)掘新機會規(guī)劃改進產(chǎn)能建立伙伴關系防患于未然不重要C（細沙型的事務）不速之客的接待某些信件、文件、電話的處理某些會議的出席某些必要而不重要的會議、活動D（水型的事務）一些可做可不做的雜事一些不必要的應酬有趣的活動八、分清工作的輕重緩急■請運用四象限方法排列你的工作：緊急不緊急重A（碎石型的事一天下午，G公司的生產(chǎn)部經(jīng)理李華正在參加公司召開的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略研討會，由于晚上要給他女朋友過生日，心理在盤算這件事。突然收到手機短信，兩個同學從外地出差來此，約李華晚上參加校友聚會。這時主持人宣布，由于這次會議時間緊，請全體與會人員晚上要參加分組討論。剛一散會，五金車間的一名班長滿頭大汗跑進會場，拉著李華就往外走，原來幾名工人與運輸部門的幾個搬運工發(fā)生糾紛，現(xiàn)在打起架來了，車間主任和在場的保安制止不了，因此派一個班長來找李經(jīng)理。

假如你是李華，此時此刻你該怎么辦？一天下午，G公司的生產(chǎn)部經(jīng)理李華正在參加公司召開的企M公司是一家生產(chǎn)注塑機械設備的中型企業(yè)，由于市場競爭加劇，近來業(yè)績嚴重下滑，員工士氣低落，今天上午竟有兩名業(yè)務骨干向市場部經(jīng)理張文斌提出辭職申請。為穩(wěn)定員工隊伍，張文斌已約定今晚同這兩人談話。但下午接到在北京出差的總經(jīng)理的緊急電話，一位西安的客商今天來本市，晚上六點到機場，因為這是一個跟進了很長時間的大客戶，總經(jīng)理特別強調(diào)要張經(jīng)理代表他親自去機場迎接并配合辦公室搞好接待。其實，張文斌的MBA論文尚未完成，這兩天也到了最后的期限，他曾想讓在本市某大學工作的妻子幫忙，妻子未同意，這樣公事私事便攪得他十分著急。剛過五點鐘張文斌就急匆匆地找到司機，開車前往機場。還沒走出市區(qū)，突然手機響了，里面?zhèn)鱽硪粋€女子焦急的聲音：“你是張文斌嗎？你母親在菜市場前面的馬路上被汽車撞傷，我是路邊商店的售貨員，你母親現(xiàn)在被扶到了我店里，她讓我給你打電話，你趕快來！”

假如你是張文斌，從接到總經(jīng)理指示