EffectiveTimeManagement-meteor有效的時間管理課件

MargaretJingon29thApril,2009TimeManagement時間管理廈門米特自動化設備有限公司管理培訓MargaretJingon29thApril,20生命知多少！-關于時間的一個小游戲請準備一張長條紙用筆將它劃成10份（中間部分剛好每兩列一份代表生命中的十年，分別寫上10，20等，最左邊的空余部分寫上“生”字，最右邊的空余部分寫上“死“字）生命知多少！-關于時間的一個小游戲請準備一張長條紙用筆將它劃

生102030405060708090100死生10203040請大家按我提的問題去做---請問你現(xiàn)在幾歲？（把相應的部分從前面撕掉）---過去的生命是再也回不來了！請撕徹底撕干凈！請問你想活到幾歲？（如果不想活到100歲的話就從后面把那部分撕掉）請問你想幾歲退休？（把相應的退休以后的部分從后面撕下來，不用撕碎，放在桌子上）---就剩這么長了，這是你可以用來工作的時間。請問一天24小時你會如何分配？一般人通常是睡覺8小時（有人還不止呢！）占了1/3，吃飯、休息、聊天、看電視、游玩等又占了1/3，其實真正可以工作有生產力約8小時，只剩1/3。所以請將剩下來的折成三等份。并把2/3撕下來，放在桌子上。比比看。請用左手拿起剩下的1/3，用右手把退休那一段和剛才撕下來的2/3加在一起。---請思考一下您如何用好左手的1/3時間工作賺錢，提供自己另外2/3的吃喝玩樂及退休后的生活。請大家按我提的問題去做---請問你現(xiàn)在幾歲？（把相應的部分從時間知多少！這個游戲，你按要求做完了嗎？你有什么感想？上海的一次培訓課堂上，一位近50歲重新創(chuàng)業(yè)的女士做完這個游戲，當場就“哇”的一聲大哭了起來！時間知多少！這個游戲，你按要求做完了嗎？你有什么感想？上海的人生最寶貴的兩項資產時間頭腦人生最寶貴的兩項資產時間頭腦天下最公平的是什么時間時間特性供給毫無彈性無法蓄積無法取代無法失而復得天下最公平的是什么時間時間特性供給毫無彈性無法蓄積無法取代無課程目的引導學員了解時間管理四象限及其根本、智慧，以及與個人生活及工作的關系記事簿的使用郵件系統(tǒng)DWA在時間管理方面的運用；課程目的引導學員了解時間管理四象限及其根本、智慧，以及與個人時間管理的本質管理時間，就是管理自己管理自己，就是管理自己的時間管理了自己的時間，就等于管理了自己的生命時間管理的本質管理時間，就是管理自己時間管理總體水平的測試請你根據(jù)自己的實際情況，計分方式為：從不0分，有時1分，經常2分，總是3分．我在每個工作日之前．都能為計劃中的工作做些準備。凡是可交派下屬或別人去做的，我都交派下去我利用工作進度來書面規(guī)定工作任務與目標我盡量一次性處理完畢每份文件我每天列出一個應辦事項清單，按重要順序排列，依次辦理這些事情我盡量回避干擾性電話、不速之客的來訪，以及突然的約會我試著按照生理節(jié)奏變動規(guī)律曲張圖來安排我的工作我的日程表留有回旋余地，以便應對突發(fā)事件當其他人想占用我的時間，而我又必須處理更重要事情時，我會說“不”時間管理總體水平的測試請你根據(jù)自己的實際情況，計分方式為：從結論：

0-12分：你自己沒有時間規(guī)劃，總是讓別人牽著鼻子走。13-17分：你試圖掌握自己的時間，卻不能持之以恒。18-22分：你的時間管理狀況良好。23-27分：你是值得學習的時間管理的典范。

結論：0-12分：你自己沒有時間規(guī)劃，總是讓別人牽著鼻子走浪費時間的原因—主觀和客觀兩大方面做事目標不明確作風拖拉缺乏優(yōu)先順序，抓不住重點過于注重細節(jié)做事有頭無尾沒有條理，不簡潔，簡單事情復雜化事必躬親，不懂得授權不會拒絕別人的請求消極思考結論：一個效率糟糕的人與一個高效的人工作效率相差可達10倍以上。浪費時間的原因—主觀和客觀兩大方面做事目標不明確結論：一個效時間管理四象限-1重要，非緊急重要，緊急重要緊急M1M2M3非重要，非緊急非重要，緊急M4盡量避免擴大M1盡量減少M3事情多投資時間在M2盡量避免做M4事情時間管理四象限-1重要，非緊急重要，緊急重要緊急M1M2M時間管理四象限-2干擾的事件無謂的電話信件會議閑聊游逛防患于未然改進產能建立人際關系發(fā)掘新機會制定計劃

危機（救火）急迫的問題有期限壓力的計劃

重要緊急不速之客無關緊要信件某些電話浪費時間之事陪女友逛大街-必須的doitnow!陪岳母逛大街-無奈的Delegate!陪客戶逛大街-戰(zhàn)略的Drawit!陪老婆逛大街-多余的Don’tdoit!時間管理四象限-2干擾的事件防患于未然危機（救火）重要緊急不分清事務輕重緩急，進行如下的排序重要且緊急〔比如救火、搶險等）--必須立刻做重要但不緊急〔比如學刁、做計劃、與人談心、休檢等）－只要沒有前一類事的壓力，應該當成緊急的事去做，而不是拖延。緊急但不重要（比如有人因為打麻將“三缺一”，而緊急約你、有人突然打電話請你吃飯等）—只有在優(yōu)先考慮重要的事情后，再來考慮這類事。人們常犯的毛病是把“緊急”當成優(yōu)先原則，而不是把“重要”當成優(yōu)先原則。其實，許多看似很緊急的事，拖一拖，甚至不辦，也無關大局。既不緊急也不重要〔比如娛樂、消遣等事情〕—有閑工夫再說。分清事務輕重緩急，進行如下的排序重要且緊急〔比如救火、搶險等判斷一下您屬于哪個類型判斷一下您屬于哪個類型執(zhí)行的關鍵當上司或是客戶有緊急要求，讓你必須調整時間段，應該先依照優(yōu)先序來比較判斷。如果現(xiàn)在正在執(zhí)行的任務更重要，應該先與對方溝通，取得建議或是諒解；約束自己，不要對不重要的、突如其來的任何事項與干擾立即反應，除非它是極度重要又極度緊急的，否則應該堅守優(yōu)先序的原則。約束自己，不要在做事中途自己去找一些不相干的事來打斷自己的工作(這是許多人的一種逃避方式)。今日事今日畢，你今天安排的任務事項完成的比例，將決定你當天對工作的掌控程度與成就和滿足感。當你完成一個任務事項后，可以在執(zhí)行清單上打個鉤或標上“OK”，或者就畫個笑臉，這樣可以促使你繼續(xù)為下一件事而愉快地努力。執(zhí)行的關鍵當上司或是客戶有緊急要求，讓你必須調整時間段，應該如何處理低價值的活動授權或分派出這些活動，節(jié)約自己的時間。降低自己的標準，不要追求完美。學會放棄既沒有價值，又浪費時間的事。將它們匯總，集中時間處理。做正確的事比正確的做事更重要！如何處理低價值的活動授權或分派出這些活動，時間管理習慣積極全面排序計劃保持主動，擁有更多控制權。目標要求的全部任務都予以列示，整體考慮。按分類排序，時間比例適當，按順序做事。提前準備，安排計劃，逐步實施。十年計劃兩年計劃年計劃月計劃周計劃日計劃時間管理習慣積極全面排序計劃保持主動，擁有更多控制權。目標要節(jié)省時間的方法目標、任務、會議等事件分別按優(yōu)先級進行排序。優(yōu)先級最高的事物先著手。與拖延做斗爭，如果事情重要，從現(xiàn)在開始做。大的、艱難的任務細分為小的、容易的部分。自己創(chuàng)造一小時的寧靜，哪怕這需要很強的意志力，或者有時不起作用。找到一個隱蔽的地方，如圖書館或空閑的辦公室。當你有重要的事情要處理時，學會對別人說“不”。學會委派別人做事。歸納相似的事情，把它們放在一起處理。減少例行事物：它們不值得花費過多時間?？s短低價值的事件。拋開沒有價值的信件和文書工作。委派別人完成、減少或推遲優(yōu)先級很低的任務。節(jié)省時間的方法目標、任務、會議等事件分別按優(yōu)先級進行排序。節(jié)省時間的方法避免完美主義。記住80/20定律避免作出過多許諾，對你在有限時間內能完成的工作持現(xiàn)實態(tài)度不要把時間表排得滿滿的，為自己留下一定機動時間應付突發(fā)事件設置時間限制。如：做某些決定時，不應超過3分鐘聚精會神地做手頭的事情處理重要事情時，使用大塊的時間迅速處理困難的事情，等待和拖延不會使它們變容易文書工作爭取只處理一次在行動以前徹底地思索整件工作第一次就做好節(jié)省時間的方法避免完美主義。記住80/20定律謀殺時間的兇手沒有日程計劃生活失去平衡桌面雜亂（請看后頁）睡眠不足不吃午飯辦事拖拉會議冗長不速之客闖入電話干擾經常加班加點窮于應付突發(fā)事件上班漫談、聊天交待不清，事情做錯不敢拍板，等待指示不考慮事情過于復雜主管事必躬親完美主義辦事不考慮輕重緩急憑記憶辦事主辦人員遲到同樣的事總是一而再再而三地出現(xiàn)謀殺時間的兇手沒有日程計劃上班漫談、聊天辦公室美學物以類聚，東西用畢物歸原處不亂放東西把整理好的東西編上號，貼上標簽，做好登記好記性不如爛筆頭，要勤于記錄處理文件的3個環(huán)節(jié)迅速回復,迅速歸檔，以免文件弄亂或弄丟及時銷毀,沒用的文件要及時處理掉辦公室美學物以類聚，東西用畢物歸原處不亂放東西把整理好的東西EffectiveTimeManagement-meteor有效的時間管理對策該扔則扔不要移師暗處不放無關物品，將物品放在固定地方。建立良好的文件管理系統(tǒng)讓文件在面前只流通一次下班最后一件事---收拾辦公桌對策該扔則扔EffectiveTimeManagement-meteor有效的時間管理記事簿的內容記錄與提醒你需要去完成的行動任務；日程、時程安排、約會、行程安排；記錄會議、談話內容；訂目標計劃；記錄與查詢聯(lián)系人通訊錄；記錄想法心得、創(chuàng)意點子記事簿的內容記錄與提醒你需要去完成的行動任務；郵件系統(tǒng)DWA如何幫助您進行時間管理郵件進行重要度標示（Followup)郵件系統(tǒng)DWA如何幫助您進行時間管理郵件進行重要度標示（FoFollowupFollowupFollowupFollowupToDoToDoTODOTODOTODOTODO注意使用郵件中的提醒功能接受會議或培訓邀請后，打開Calendar在提醒欄后打勾并選擇提醒時間每天上班后打開郵件系統(tǒng)后瀏覽一下Calendar中當天會議或培訓安排，做到準時出席，不浪費他人時間，從而他人也不會浪費您的時間注意使用郵件中的提醒功能接受會議或培訓邀請后，打開Calen培訓后回答的問題1、你每天需要花多少時間睡覺才感到舒適？實際上花多少時間睡覺？2、你在一天中的什么時段精力最充沛、反應最敏銳？3、開始一項工作（如寫作業(yè)、寫報告、讀書）時，記錄自己中途中斷了多少次、每次中斷占用多少時間。結果也許會令你吃驚。4、每天供你自己支配、自己負責的時間有多少個小時？5、你平均每天用多少時間計劃以后的時間安排？6、你每天花多少時間與家人、同事、朋友交流？7、你每天花多少時間保護自己的健康？培訓后回答的問題1、你每天需要花多少時間睡覺才感到舒適？實際一些數(shù)據(jù)分享給大家人們一般采用13種不同的方法管理他們的時間。人們一般每8分鐘會收到1次打擾，每小時大約7次，或者說每天50-60次。平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天大約4小時，也就是約50%。80%（約3小時）的打擾是沒有意義或者極少有價值的。一個人如果工作桌上亂七八糟，他平均每天會為找東西或者多余耗費花1個半小時，每周7個半小時。10個人中有9個人會在會議開始的時候做白日夢。做一件事情實際花費的時間往往會比預期的時間要多一倍。如果你讓自己一天做一件事情，你會花一個整天去做。如果你讓自己一天做兩件事情，你也會完成它。如果你讓自己一天做12件事情，則會完成7--8件事。上班的人平均每天發(fā)出和接收190條訊息。一些數(shù)據(jù)分享給大家人們一般采用13種不同的方法管理他們的時一些數(shù)據(jù)分享給大家每天自學1小時，7小時一周，365小時一年，一個人可以像全日制學生一樣學習。3-5年就可以成為專家。20%的工作時間是“關鍵性的”、“重要的”。80%的時間用在了無意義的事情上。平均閱讀速度大約是每分鐘200個詞，如果每個工作的人每天閱讀2小時，將其閱讀速度提高到每分鐘400個詞，則每天可以節(jié)約1小時時間用于工作。每周5天，每天花5分鐘改進自己的工作，在5年里將導致同一個工作被改進1200余次?；?個小時進行計劃，行動時會節(jié)約10小時。一些數(shù)據(jù)分享給大家每天自學1小時，7小時一周，365小時一年MargaretJingon29thApril,2009TimeManagement時間管理廈門米特自動化設備有限公司管理培訓MargaretJingon29thApril,20生命知多少！-關于時間的一個小游戲請準備一張長條紙用筆將它劃成10份（中間部分剛好每兩列一份代表生命中的十年，分別寫上10，20等，最左邊的空余部分寫上“生”字，最右邊的空余部分寫上“死“字）生命知多少！-關于時間的一個小游戲請準備一張長條紙用筆將它劃

生102030405060708090100死生10203040請大家按我提的問題去做---請問你現(xiàn)在幾歲？（把相應的部分從前面撕掉）---過去的生命是再也回不來了！請撕徹底撕干凈！請問你想活到幾歲？（如果不想活到100歲的話就從后面把那部分撕掉）請問你想幾歲退休？（把相應的退休以后的部分從后面撕下來，不用撕碎，放在桌子上）---就剩這么長了，這是你可以用來工作的時間。請問一天24小時你會如何分配？一般人通常是睡覺8小時（有人還不止呢?。┱剂?/3，吃飯、休息、聊天、看電視、游玩等又占了1/3，其實真正可以工作有生產力約8小時，只剩1/3。所以請將剩下來的折成三等份。并把2/3撕下來，放在桌子上。比比看。請用左手拿起剩下的1/3，用右手把退休那一段和剛才撕下來的2/3加在一起。---請思考一下您如何用好左手的1/3時間工作賺錢，提供自己另外2/3的吃喝玩樂及退休后的生活。請大家按我提的問題去做---請問你現(xiàn)在幾歲？（把相應的部分從時間知多少！這個游戲，你按要求做完了嗎？你有什么感想？上海的一次培訓課堂上，一位近50歲重新創(chuàng)業(yè)的女士做完這個游戲，當場就“哇”的一聲大哭了起來！時間知多少！這個游戲，你按要求做完了嗎？你有什么感想？上海的人生最寶貴的兩項資產時間頭腦人生最寶貴的兩項資產時間頭腦天下最公平的是什么時間時間特性供給毫無彈性無法蓄積無法取代無法失而復得天下最公平的是什么時間時間特性供給毫無彈性無法蓄積無法取代無課程目的引導學員了解時間管理四象限及其根本、智慧，以及與個人生活及工作的關系記事簿的使用郵件系統(tǒng)DWA在時間管理方面的運用；課程目的引導學員了解時間管理四象限及其根本、智慧，以及與個人時間管理的本質管理時間，就是管理自己管理自己，就是管理自己的時間管理了自己的時間，就等于管理了自己的生命時間管理的本質管理時間，就是管理自己時間管理總體水平的測試請你根據(jù)自己的實際情況，計分方式為：從不0分，有時1分，經常2分，總是3分．我在每個工作日之前．都能為計劃中的工作做些準備。凡是可交派下屬或別人去做的，我都交派下去我利用工作進度來書面規(guī)定工作任務與目標我盡量一次性處理完畢每份文件我每天列出一個應辦事項清單，按重要順序排列，依次辦理這些事情我盡量回避干擾性電話、不速之客的來訪，以及突然的約會我試著按照生理節(jié)奏變動規(guī)律曲張圖來安排我的工作我的日程表留有回旋余地，以便應對突發(fā)事件當其他人想占用我的時間，而我又必須處理更重要事情時，我會說“不”時間管理總體水平的測試請你根據(jù)自己的實際情況，計分方式為：從結論：

0-12分：你自己沒有時間規(guī)劃，總是讓別人牽著鼻子走。13-17分：你試圖掌握自己的時間，卻不能持之以恒。18-22分：你的時間管理狀況良好。23-27分：你是值得學習的時間管理的典范。

結論：0-12分：你自己沒有時間規(guī)劃，總是讓別人牽著鼻子走浪費時間的原因—主觀和客觀兩大方面做事目標不明確作風拖拉缺乏優(yōu)先順序，抓不住重點過于注重細節(jié)做事有頭無尾沒有條理，不簡潔，簡單事情復雜化事必躬親，不懂得授權不會拒絕別人的請求消極思考結論：一個效率糟糕的人與一個高效的人工作效率相差可達10倍以上。浪費時間的原因—主觀和客觀兩大方面做事目標不明確結論：一個效時間管理四象限-1重要，非緊急重要，緊急重要緊急M1M2M3非重要，非緊急非重要，緊急M4盡量避免擴大M1盡量減少M3事情多投資時間在M2盡量避免做M4事情時間管理四象限-1重要，非緊急重要，緊急重要緊急M1M2M時間管理四象限-2干擾的事件無謂的電話信件會議閑聊游逛防患于未然改進產能建立人際關系發(fā)掘新機會制定計劃

危機（救火）急迫的問題有期限壓力的計劃

重要緊急不速之客無關緊要信件某些電話浪費時間之事陪女友逛大街-必須的doitnow!陪岳母逛大街-無奈的Delegate!陪客戶逛大街-戰(zhàn)略的Drawit!陪老婆逛大街-多余的Don’tdoit!時間管理四象限-2干擾的事件防患于未然危機（救火）重要緊急不分清事務輕重緩急，進行如下的排序重要且緊急〔比如救火、搶險等）--必須立刻做重要但不緊急〔比如學刁、做計劃、與人談心、休檢等）－只要沒有前一類事的壓力，應該當成緊急的事去做，而不是拖延。緊急但不重要（比如有人因為打麻將“三缺一”，而緊急約你、有人突然打電話請你吃飯等）—只有在優(yōu)先考慮重要的事情后，再來考慮這類事。人們常犯的毛病是把“緊急”當成優(yōu)先原則，而不是把“重要”當成優(yōu)先原則。其實，許多看似很緊急的事，拖一拖，甚至不辦，也無關大局。既不緊急也不重要〔比如娛樂、消遣等事情〕—有閑工夫再說。分清事務輕重緩急，進行如下的排序重要且緊急〔比如救火、搶險等判斷一下您屬于哪個類型判斷一下您屬于哪個類型執(zhí)行的關鍵當上司或是客戶有緊急要求，讓你必須調整時間段，應該先依照優(yōu)先序來比較判斷。如果現(xiàn)在正在執(zhí)行的任務更重要，應該先與對方溝通，取得建議或是諒解；約束自己，不要對不重要的、突如其來的任何事項與干擾立即反應，除非它是極度重要又極度緊急的，否則應該堅守優(yōu)先序的原則。約束自己，不要在做事中途自己去找一些不相干的事來打斷自己的工作(這是許多人的一種逃避方式)。今日事今日畢，你今天安排的任務事項完成的比例，將決定你當天對工作的掌控程度與成就和滿足感。當你完成一個任務事項后，可以在執(zhí)行清單上打個鉤或標上“OK”，或者就畫個笑臉，這樣可以促使你繼續(xù)為下一件事而愉快地努力。執(zhí)行的關鍵當上司或是客戶有緊急要求，讓你必須調整時間段，應該如何處理低價值的活動授權或分派出這些活動，節(jié)約自己的時間。降低自己的標準，不要追求完美。學會放棄既沒有價值，又浪費時間的事。將它們匯總，集中時間處理。做正確的事比正確的做事更重要！如何處理低價值的活動授權或分派出這些活動，時間管理習慣積極全面排序計劃保持主動，擁有更多控制權。目標要求的全部任務都予以列示，整體考慮。按分類排序，時間比例適當，按順序做事。提前準備，安排計劃，逐步實施。十年計劃兩年計劃年計劃月計劃周計劃日計劃時間管理習慣積極全面排序計劃保持主動，擁有更多控制權。目標要節(jié)省時間的方法目標、任務、會議等事件分別按優(yōu)先級進行排序。優(yōu)先級最高的事物先著手。與拖延做斗爭，如果事情重要，從現(xiàn)在開始做。大的、艱難的任務細分為小的、容易的部分。自己創(chuàng)造一小時的寧靜，哪怕這需要很強的意志力，或者有時不起作用。找到一個隱蔽的地方，如圖書館或空閑的辦公室。當你有重要的事情要處理時，學會對別人說“不”。學會委派別人做事。歸納相似的事情，把它們放在一起處理。減少例行事物：它們不值得花費過多時間。縮短低價值的事件。拋開沒有價值的信件和文書工作。委派別人完成、減少或推遲優(yōu)先級很低的任務。節(jié)省時間的方法目標、任務、會議等事件分別按優(yōu)先級進行排序。節(jié)省時間的方法避免完美主義。記住80/20定律避免作出過多許諾，對你在有限時間內能完成的工作持現(xiàn)實態(tài)度不要把時間表排得滿滿的，為自己留下一定機動時間應付突發(fā)事件設置時間限制。如：做某些決定時，不應超過3分鐘聚精會神地做手頭的事情處理重要事情時，使用大塊的時間迅速處理困難的事情，等待和拖延不會使它們變容易文書工作爭取只處理一次在行動以前徹底地思索整件工作第一次就做好節(jié)省時間的方法避免完美主義。記住80/20定律謀殺時間的兇手沒有日程計劃生活失去平衡桌面雜亂（請看后頁）睡眠不足不吃午飯辦事拖拉會議冗長不速之客闖入電話干擾經常加班加點窮于應付突發(fā)事件上班漫談、聊天交待不清，事情做錯不敢拍板，等待指示不考慮事情過于復雜主管事必躬親完美主義辦事不考慮輕重緩急憑記憶辦事主辦人員遲到同樣的事總是一而再再而三地出現(xiàn)謀殺時間的兇手沒有日程計劃上班漫談、聊天辦公室美學物以類聚，東西用畢物歸原處不亂放東西把整理好的東西編上號，貼上標簽，做好登記好記性不如爛筆頭，要勤于記錄處理文件的3個環(huán)節(jié)迅速回復,迅速歸檔，以免文件弄亂或弄丟及時銷毀,沒用的文件要及時處理掉辦公室美學物以類聚，東西用畢物歸原處不亂放東西把整理好的東西EffectiveTimeManagement-meteor有效的時間管理對策該扔則扔不要移師暗處不放無關物品，將物品放在固定地方。建立良好的文件管理系統(tǒng)讓文件在面前只流通一次下班最后一件事---收拾辦公桌對策該扔則扔EffectiveTimeManagement-meteor有效的時間管理記事簿的內容記錄與提醒你需要去完成的行動任務；日程、時程安排、約會、行程安排；記錄會議、談話內容；訂目標計劃；記錄與查詢聯(lián)系人通訊錄；記錄想法心得、創(chuàng)意點子記事簿的內容記錄與提醒你需要去完成的行動任務；郵件系統(tǒng)DWA如何幫助您進行時間管理郵件進行重要度標示（Followup)郵件系統(tǒng)DWA如何幫助您進行時間管理郵件進行重要度標示（FoFollowupFollowupF