質(zhì)量管理體系建設(shè)與優(yōu)化工作指導(dǎo)常見問題與解答雷澤佳

QSMS手冊優(yōu)化培訓(xùn)指導(dǎo)常見問題與解答（Q&A）QSMS手冊優(yōu)化培訓(xùn)指導(dǎo)常見問題與解答（Q&A）關(guān)于組織機(jī)構(gòu)與職能與職責(zé)組織機(jī)構(gòu)圖設(shè)置應(yīng)符合哪些要求？各單位（地區(qū)空管局及直屬運行單位、分局站以及含科室的部門需要繪制行政組織機(jī)構(gòu)圖和崗位機(jī)構(gòu)圖，機(jī)構(gòu)圖從上至下繪制；下一業(yè)務(wù)單元行政機(jī)構(gòu)圖與上一單元行政機(jī)構(gòu)圖保持協(xié)調(diào)一致；組織機(jī)構(gòu)設(shè)置完整合理，排列與表述規(guī)范，建議用VISO繪制，用實方框體現(xiàn)；垂直實連接線表示指揮與報告關(guān)系，橫實連接線表示并列關(guān)系；組織架構(gòu)圖要清晰明了，布局合理美觀；可以直接看清組織架構(gòu)圖中的業(yè)務(wù)單元名稱（全稱）；體現(xiàn)業(yè)務(wù)單元領(lǐng)導(dǎo)分管的部門；明確區(qū)分架構(gòu)的層次，要注意并平衡部門的平行關(guān)系和職位的平行關(guān)系，相同職責(zé)權(quán)限的部門需要繪制在同一水平線上；確保架構(gòu)框的規(guī)格一致。文本框內(nèi)的內(nèi)容應(yīng)包含：部門名稱、單位負(fù)責(zé)人，為主非常設(shè)機(jī)構(gòu)或不在體系范圍內(nèi)可用虛線方框表示如有特別說明的（如無法用圖體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)分管部門），需在左下角備注框內(nèi)備注）；下一業(yè)務(wù)單元行政機(jī)構(gòu)圖與上一單元行政機(jī)構(gòu)圖保持協(xié)調(diào)一致。崗位機(jī)構(gòu)圖應(yīng)符合哪些要求？在行政組織機(jī)構(gòu)圖基礎(chǔ)上用VISO繪制，并與其保持協(xié)調(diào)一致；崗位機(jī)構(gòu)圖的從上至下是垂直指揮線，體現(xiàn)上下級之間關(guān)系；崗位機(jī)構(gòu)圖從下至上是報告關(guān)系；該圖體現(xiàn)崗位間關(guān)聯(lián)關(guān)系-系統(tǒng)性，要協(xié)調(diào)一致，不能相互矛盾；體現(xiàn)相應(yīng)各崗位名稱（全稱），且名稱與崗位說明書中崗位名稱保持一致；下一業(yè)務(wù)單元崗位機(jī)構(gòu)圖與上一單元崗位機(jī)構(gòu)圖保持協(xié)調(diào)一致；崗位機(jī)構(gòu)圖中沒有通過指揮線連接上下級，需要提供一份科室領(lǐng)導(dǎo)分工表，用文字補(bǔ)充說明領(lǐng)導(dǎo)分工；對兼職崗位(如部門秘書、預(yù)算管理員、固定資產(chǎn)管理員、合同管理員、部門考勤員、信息管理員、安全管理員、備件管理員等)，崗位機(jī)構(gòu)圖中不體現(xiàn)兼職崗位，但為了確保這些工作有連續(xù)性有穩(wěn)定的專人負(fù)責(zé)，兼職崗位的崗位職責(zé)應(yīng)當(dāng)分解到實際履職人員的崗位說明書里。職能與職責(zé)是什么關(guān)系?它們有什么區(qū)別？寬與窄（大專業(yè)與小專業(yè)，大范圍與小范圍）。在最小單元活動的基礎(chǔ)上，若以專業(yè)論，職能是基于過程對活動進(jìn)行分解的，大專業(yè)，職責(zé)是小專業(yè)；若以范圍論，職能是大范圍，職責(zé)是小范圍；若以類論，職能是大類，職責(zé)是小類。?職能大項，職責(zé)小項，職責(zé)加起來=職能，職能至少分解為兩項或兩項以上職責(zé)，數(shù)量上不能相同。職能是所有活動的濃縮，是組織中最大的活動，其增值職能可構(gòu)成組織的核心流程。強(qiáng)與弱?；顒訉?yīng)過程，職責(zé)對應(yīng)崗位，職能對應(yīng)部門；活動強(qiáng)化會成為職責(zé)，職責(zé)強(qiáng)化會成為職能，職能強(qiáng)化會成為部門，部門強(qiáng)化會成為組織。反之亦然。外與內(nèi)。職能對外具有功能。職責(zé)對內(nèi)外都具有功能，但對外功能弱，當(dāng)職責(zé)歸類疊加后就必然增加對外的功能，成為職能，故當(dāng)職責(zé)增多時相應(yīng)的職能就會產(chǎn)生。高與低、上與下。各崗位的活動存在共性且明顯時應(yīng)上升為職責(zé)，各部門的職責(zé)存在共性且明顯時應(yīng)上升為職能；反之，職責(zé)降為活動，職能降為職責(zé)。相對唯一性。職能針對的是部門，而部門是唯一的，所以職能在組織范圍內(nèi)是唯一的；職責(zé)在部門范圍內(nèi)部是唯一的；活動在崗位的范圍內(nèi)是唯一的。職能與職責(zé)編制的依據(jù)有哪些？“三定”文件中規(guī)定的職責(zé)（通常是職能，三定職責(zé)80%以上可以考慮作為職能，這就是為什么先使用三定的原因，三定可以把大范圍(工作大的專業(yè)類別，也就是職能)確定下來）；相關(guān)規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)對某項工作職責(zé)的規(guī)定；某項工作的總流程（依據(jù)對復(fù)雜工作的流程分解，先分解和描述流程，再確定對應(yīng)流程涉及的職責(zé)，職能職責(zé)體現(xiàn)主要流程活動，流程活動接口和展開職能職責(zé)）；來自于實際或?qū)嵺`。職能與職責(zé)通常應(yīng)包括哪幾部分內(nèi)容？職能與職責(zé)應(yīng)包括業(yè)務(wù)單元（如一個單位-氣象中心、管制中心等，部門與科室）所有工作，分為三個部分：專業(yè)/業(yè)務(wù)/質(zhì)量職能與職責(zé)、安全職責(zé)、行政綜合及通用職責(zé)，這三部分職能與職責(zé)盡量避免重要描述，相對獨立；“專業(yè)/業(yè)務(wù)/質(zhì)量職能與職責(zé)”一般視為最核心的部門，即“XX部門（科室）職能與職責(zé)”的第一部分，該部分內(nèi)容不包括安全職責(zé)、行政綜合及通用職責(zé)這兩部分內(nèi)容；體系過程不僅僅是核心運行過程，還包括其他運行過程、支持過程和管理過程，這樣系統(tǒng)而全面的部門職能職責(zé)就策劃出來了。如何界定專業(yè)/業(yè)務(wù)/質(zhì)量職能與職責(zé)的范圍各部門（科室）的“三定”中的職責(zé)只描述“專業(yè)/業(yè)務(wù)”部分內(nèi)容,不會包括安全職責(zé)、行政綜合及通用職責(zé)；綜合規(guī)章（如通常只會描述到某個專業(yè)的“專業(yè)/業(yè)務(wù)”部分內(nèi)容。如《民用航空安全管理規(guī)定》、《民用航空空中交通管理運行單位安全管理規(guī)則》只會描述安全管理部門“專業(yè)/業(yè)務(wù)”（安全管理）部分職責(zé)；《中國民用航空氣象工作規(guī)則》只會描述氣象部門“專業(yè)/業(yè)務(wù)”部分職責(zé)；專業(yè)/業(yè)務(wù)職能與職責(zé)是相對的，如對于辦公室而言，其行政綜合職能與職責(zé)是其“專業(yè)/業(yè)務(wù)”，對于其他部門來說，行政綜合則不是“專業(yè)/業(yè)務(wù)”內(nèi)容；對于安管部而言，安全管理職能與職責(zé)是“專業(yè)/業(yè)務(wù)”，對運行部門則是屬于“安全職責(zé)”。；部門與科室的職能與職責(zé)是什么關(guān)系？部門職能與職責(zé)是總，科室職能與職責(zé)是分，前者包含后者，兩者是從屬關(guān)系，彼此存在密切對應(yīng)關(guān)系；部門職能與職責(zé)需要分解到下屬所有科室，科室職能與職責(zé)在考慮適用性與相關(guān)性前提下，在部門職能與職責(zé)指導(dǎo)下，對應(yīng)進(jìn)行展開；先策劃和描述部門職能與職責(zé)，再展開描述科室職能與職責(zé)，科室職能與職責(zé)編寫時應(yīng)對應(yīng)和追溯至部門職能與職責(zé)。職能與職責(zé)的策劃與描述有哪些核心要點？先描述職能，再展開為職責(zé)；同類職責(zé)或工作超過多項，可以匯總提煉上升到職能，這是職能從下至上的一個方法，如果很熟悉業(yè)務(wù)，也從上至下展開；每項職能職責(zé)歸類描述，先后順序排列合理；遵循“MECE”原則，各職能職責(zé)之間相對獨立，每項描述完整無缺漏，各項之間不存在重疊、交叉情況；職能職責(zé)強(qiáng)調(diào)歸類，兼顧流程。流程強(qiáng)調(diào)整體和邏輯順序，兼顧職責(zé)；每項職能與職責(zé)中盡量不過多描述參與、協(xié)助或配合職責(zé)，增加一項“其他工作”（配合與協(xié)作其他部門完成相關(guān)工作）。對職能與職責(zé)排列先后順序有什么要求？先運行或業(yè)務(wù)職能后支持過程：描述順序先核心、重要或關(guān)鍵業(yè)務(wù)，后日常運行管理，然后專項運行或服務(wù)提供，再應(yīng)急管理；最后是其他支持過程職責(zé)?！炯急：诵臉I(yè)務(wù)-設(shè)備使用、設(shè)備監(jiān)控與巡視、設(shè)備維護(hù)、設(shè)備維修】按PDCA邏輯安排職能職責(zé)順序。部門（科室）職能與職責(zé)與每個文件中“5職責(zé)”章節(jié)這間是什么關(guān)系?少部分情況下，文件中“5職責(zé)”可以直接照搬部門（科室）職能與職責(zé)描述；大部分情況下，文件中“5職責(zé)”項目數(shù)量多于部門（科室）職能與職責(zé)描述，展開、具體化或更詳細(xì)，但范圍應(yīng)相同部門（科室）職能與職責(zé)的梳理與優(yōu)化一定要參考和利用之前完成編寫的中心的管理辦法，同時修訂完善中心管理辦法中“5職責(zé)”；在相應(yīng)部門與科室內(nèi)部文件編寫過程中，凡涉及到“職責(zé)”描述的，都應(yīng)與崗位職責(zé)保持相互對應(yīng)關(guān)系。部門（科室）職能與職責(zé)與崗位說明書中的“職責(zé)”是什么關(guān)系?先確定部門（科室）職能與職責(zé)，再針對每項職責(zé)對應(yīng)分解到各相應(yīng)崗位；部門（科室）各項職能與職責(zé)均應(yīng)全部分解，分解到所有崗位，不能在崗位職責(zé)中找不到對應(yīng)的分解，不能在下屬崗位職責(zé)中沒有承接；崗位職責(zé)與任務(wù)肯定需要與部門（科室）職能與職責(zé)（專業(yè)、安全、行政及通用三個部分）形成對應(yīng)，但不是與所有某項具體職責(zé)完全一一對應(yīng)，需要考慮與崗位的相關(guān)性；某個具體崗位的職責(zé)與任務(wù)一定對部門（科室）職責(zé)進(jìn)行進(jìn)一步展開，部門（科室）一項職責(zé)可能展開為崗位的兩項或兩項以上的職責(zé)；各崗位職責(zé)均應(yīng)能追溯到部門（科室）某項職能與職責(zé)，不能無中生有；崗位職責(zé)應(yīng)更詳細(xì)和具體，不能完全照抄部門（科室）職能與職責(zé)；最好的辦法利用部門（科室）職能與職責(zé)與崗位說明書職責(zé)與任務(wù)對應(yīng)關(guān)系表來進(jìn)行對應(yīng)分解；部門（科室）職能與職責(zé)崗位說明書職能職責(zé)崗位職責(zé)崗位任務(wù)對于職能與職責(zé)描述的詳細(xì)程度有什么要求？職能與職責(zé)的描述應(yīng)簡練，每一項內(nèi)容盡量不要超過一行半字；只寫職責(zé)內(nèi)容（即做什么），不寫履職流程或程序（即如何做）。有關(guān)崗位說明書的問題崗位說明書策劃與編寫應(yīng)符合哪些要求？崗位說明書的策劃針對機(jī)構(gòu)圖中的每個崗位需要單獨編寫一份崗位說明書；對于不在機(jī)構(gòu)圖中體現(xiàn)的特定、臨時或兼職崗位不需要單獨編寫崗位說明書，該崗位職責(zé)在相應(yīng)文件中描述；一崗多人或一人多崗的崗位說明書的策劃與編寫：一崗多人，只編寫一份崗位說明書；一人多崗，針對每個崗位編寫崗位說明書；如果同崗位上每個人崗位職責(zé)基本相同，就寫一份崗位說明書，例如運行科室的某些一線席位；如果同崗位但每個人崗位職責(zé)分工明確且相對穩(wěn)定，則可編寫多份崗位說明書，用XXA助理崗、XXB助理崗）；對于具體崗位，如助理，助理之間有明確分工，通常視為兩個崗位，用助理A、助理B，或XX助理表達(dá)，需要需要提供一份科室助理分工表，用文字補(bǔ)充說明助理分工；對于兼職崗位（即在崗位機(jī)構(gòu)圖中未體現(xiàn)的那些崗位，如部門秘書、預(yù)算管理員、固定資產(chǎn)管理員、合同管理員、部門考勤員等））崗位職責(zé)通常在相應(yīng)管理文件中的“5職責(zé)”描述職責(zé)；一般不會增設(shè)兼職崗位崗位說明書；為了確保這些專項工作具有連續(xù)性、穩(wěn)定性，而且滿足上級對該工作管理要求；崗位說明書中的職責(zé)范圍應(yīng)包括該崗位所從事所有工作事項（包括專業(yè)或業(yè)務(wù)工作、非專業(yè)或業(yè)務(wù)工作-行政工作、安全工作）；利用《崗位說明書》規(guī)范表式描述，確保要素與項目齊全。崗位說明書內(nèi)容或要素應(yīng)包括：崗位名稱、所屬部門/科室、崗位類別、崗位等級、直接上級、直接下屬、崗位設(shè)置目的（工作概述）、崗位主要職責(zé)與任務(wù)（活動）、崗位所涉及的相關(guān)方（內(nèi)外部工作網(wǎng)絡(luò)關(guān)系）、工作條件、任職資格要求等（使用本單位統(tǒng)一的崗位說明書表格模板格式編寫，確保描述要素標(biāo)準(zhǔn)、完整與規(guī)范）；“職責(zé)”與“任務(wù)（或活動”為展開與支持的關(guān)系，職責(zé)至少分解為兩項或兩項以上工作任務(wù)（活動）（否則該職責(zé)不存在，或者放在“其他工作”中）；先描述“職責(zé)”再分解“任務(wù)（或活動”（使用《部門（科室）職能職責(zé)與崗位職責(zé)與任務(wù)展開對照表》進(jìn)行策劃）先確定部門（科室）職能與職責(zé)，再針對每項職責(zé)對應(yīng)分解到各相應(yīng)崗位。部門（科室）各項職能與職責(zé)均應(yīng)全部分解，分解到所有崗位，不能在崗位職責(zé)中找不到對應(yīng)的分解，不能在下屬崗位職責(zé)中沒有承接；利用部門（科室）各項職能與職責(zé)對應(yīng)分解到相應(yīng)崗位的職責(zé)（部門職能與職責(zé)分解部門正職、副職+助理；部門領(lǐng)導(dǎo)正職、副職+科室職能與職責(zé)）；科室職能與職責(zé)分解到科室領(lǐng)導(dǎo)正職、副職+其他崗位職責(zé)），兩者為展開與支持關(guān)系，后者比前者更具體（科室職能與職責(zé)通常比部門職能與職責(zé)內(nèi)容要詳細(xì)和具體；崗位說明書的職責(zé)比—科室職能與職責(zé)要詳細(xì)和具體），崗位職責(zé)可追溯，兩者對應(yīng)關(guān)系明確，保持協(xié)調(diào)一致（見《部門（科室）職能與職責(zé)與崗位說明書中的“職責(zé)”之間的關(guān)系說明）各崗位職責(zé)均應(yīng)能追溯到部門（科室）某項職能與職責(zé)，不能無中生有；崗位職責(zé)應(yīng)更詳細(xì)和具體，不能完全照抄部門（科室）職能與職責(zé)。最好的辦法利用部門（科室）職能與職責(zé)與崗位說明書職責(zé)與任務(wù)對應(yīng)關(guān)系表來進(jìn)行對應(yīng)分解；部門（科室）職能與職責(zé)崗位說明書職能職責(zé)崗位職責(zé)崗位任務(wù)職責(zé)范圍應(yīng)包括該崗位所從事所有工作事項，完整內(nèi)容，各崗位共性職責(zé)可利用通用職責(zé)文件描述與引用；崗位職責(zé)與任務(wù)肯定需要與部門（科室）職能與職責(zé)（專業(yè)、安全、行政及通用三個部分）形成對應(yīng)，但不是與所有某項具體職責(zé)完全一一對應(yīng)，需要考慮與崗位的相關(guān)性；分類有序表述，先后順序排列合理，遵循“MECE”原則，各職責(zé)之間相對獨立，每項描述完整無缺漏，各項之間不存在重疊、交叉、缺項等等文件描述簡練，文字篇幅不宜過多，不具體描述如何做；職責(zé)描述句式采用動賓短語形式，編寫時注意動詞的使用，每一句話只完整表達(dá)一項基本職責(zé)或工作任務(wù)，語言要求規(guī)范、準(zhǔn)確，不可模棱兩可；每項職責(zé)有對應(yīng)文件支持；在相應(yīng)文件編寫過程中，凡涉及到崗位“職責(zé)”描述的，都應(yīng)與相應(yīng)崗位說明中中職責(zé)保持相互對應(yīng)關(guān)系；崗位職責(zé)描述指導(dǎo)對應(yīng)文件中的“職責(zé)”章節(jié)描述，兩者保持協(xié)調(diào)一致；每項職責(zé)中盡量不描述參與、協(xié)助或配合職責(zé)，增加一項“其他工作”來描述。崗位說明書職責(zé)與任務(wù)與文件對應(yīng)關(guān)系是怎樣的（崗位說明書中的“職責(zé)”與“任務(wù)”如何填寫）？來自部門（科室）職能與職責(zé)。先確定部門（科室）職能與職責(zé)，再針對每項職責(zé)對應(yīng)分解到各相應(yīng)崗位（先上后下，先總后分）；來自上位規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)，示例1：《民航空管系統(tǒng)空中交通管制帶班主任管理規(guī)定》“第二章帶班主任的職責(zé)和權(quán)利第七條帶班主任應(yīng)當(dāng)具有下列職責(zé)”，帶班主任崗位說明書中的職責(zé)應(yīng)滿足該規(guī)定第七條所規(guī)定“5項”職責(zé)要求；示例2：《民航空管系統(tǒng)通信導(dǎo)航監(jiān)視設(shè)備值班管理規(guī)定》：“第三章設(shè)備運行保障值班要求第十條設(shè)備運行保障值班崗位主要工作職責(zé)和任務(wù)”，XX運行崗位的崗位說明書應(yīng)滿足其中“8項”職責(zé)要求”；來自實際或工作流程：科室質(zhì)量管理體系過程（總表、總清單）、XX工作流程圖等；每一項職責(zé)與任務(wù)，都應(yīng)當(dāng)有相應(yīng)的文件來支持；每一項職責(zé)與任務(wù)至少有一個文件或某個文件中的章節(jié)（兩項工作任務(wù)，用一個文件來支持；一個工作任務(wù)對應(yīng)于一個文件；一個職責(zé)對應(yīng)于一個文件）；(來自每個文件的“5職責(zé)”)某個文件可以于職責(zé)，一項任務(wù)或多項任務(wù)；兩項工作任務(wù)對應(yīng)于一個管理文件或操作文件，這兩項任務(wù)應(yīng)具有相關(guān)性。崗位說明書中“任職資格要求”欄目沒有填寫依據(jù)，是否可以不填？不可以不填，當(dāng)初選拔或任職文件中應(yīng)該有表述,這是滿足“7.2b基于適當(dāng)?shù)慕逃?、培?xùn)或經(jīng)驗，確保這些人員是勝任的”體系要求）。崗位說明書中“權(quán)限”如何填寫？并不要求所有崗位都填寫權(quán)限（職責(zé)=權(quán)限），要求部分崗位填寫；“權(quán)限”針對某一類有特殊職責(zé)的崗位填寫，如領(lǐng)導(dǎo)或管理崗位才會考慮需要填寫“權(quán)限”；“權(quán)限”通常可以是：人事權(quán)，財權(quán)（獎懲權(quán)、考核權(quán)）【資源調(diào)動】，權(quán)限由上級來寫，帶班主任由科室領(lǐng)導(dǎo)編寫；副主任“權(quán)限”由主任來寫（授權(quán)，上級授予下級一定權(quán)限）；主任不打算分權(quán)，分配工作不分配權(quán)力。職責(zé)在前，權(quán)限在后；當(dāng)職責(zé)=權(quán)限的時候不單獨編寫權(quán)限。崗位說明書中的“崗位編號”如何填寫？崗位說明書編號規(guī)則類似于文件編寫，體現(xiàn)部門代號、崗位序列號，如果原來沒有此類編號，可以先暫時不編）。崗位說明書中“相關(guān)方”關(guān)系如何理解與填寫（內(nèi)部與外部相關(guān)方中的“內(nèi)部與外部”如何區(qū)分）內(nèi)部與外部是相對的，例如A科室相關(guān)方，內(nèi)部是本科室，外部指本科室以外業(yè)務(wù)單元或崗位；某中心，本中心各部門與科室是內(nèi)部，本中心以外的其他單位；對華東局，各中心屬于內(nèi)部）。各單位需要自己進(jìn)行規(guī)定，如某分局規(guī)定科室的內(nèi)部范圍是部門，部門的內(nèi)部范圍是分局，如預(yù)報室的內(nèi)部是整個氣象臺范圍，氣象臺的內(nèi)部是分局范圍；如在編寫科室文件時，描述職責(zé)只描述科室領(lǐng)導(dǎo)、科室崗位職責(zé)，科室以外的均作為接口處理。關(guān)于文件策劃方面的問題領(lǐng)導(dǎo)對手冊優(yōu)化的參與【Q】手冊優(yōu)化，一是手冊的形式結(jié)構(gòu)按新要求規(guī)范重新梳理，書寫。二是手冊內(nèi)容要有實質(zhì)性的完整，規(guī)范及完善。我的問題是，現(xiàn)有的規(guī)章制度有些本身是存在不完善的，或受限于現(xiàn)有的內(nèi)控管理手段及條件，暫時無法達(dá)到完善要求，那么咱們是不是要先修訂制度并按程序?qū)徸h通過后，再優(yōu)化入手冊中？【A】手冊優(yōu)化最基本的首先要做到形式格式規(guī)范；最重要的結(jié)構(gòu)、流程與內(nèi)容等優(yōu)化，在編寫過程中（或編寫之間）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與人員應(yīng)以管理事項進(jìn)行討論確定新管理重點、有哪些需要改變或調(diào)整的地方，而不是先寫完后，領(lǐng)導(dǎo)再參與。先優(yōu)化流程、優(yōu)化工作、優(yōu)化管理，然后再把優(yōu)化的成果用文字表達(dá)出來，符合我們結(jié)構(gòu)化表達(dá)的要求。先理解業(yè)務(wù)再邏輯表達(dá)，先周密策劃再展開編寫，而不是相反。當(dāng)發(fā)現(xiàn)管理中問題時，管理者需要先進(jìn)行思考，考慮如何變更和優(yōu)化，初步確定后，寫入手冊，手續(xù)再對手冊文件按程序進(jìn)行正式審批，各級領(lǐng)導(dǎo)參與手冊編寫不一定親自編寫每個文件，但對管理中的問題解決方案肯定由領(lǐng)導(dǎo)決策，然后根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見，文件編寫者寫入文件中；非重要事項，文件編寫者也可以站位領(lǐng)導(dǎo)角色，拿出方案，寫入文件，再征求領(lǐng)導(dǎo)意見。從上至下或從下至上，領(lǐng)導(dǎo)對于管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)都應(yīng)參與其中；在不違反規(guī)章前提下，對于目前做不到的不要寫進(jìn)去，如需要偏離規(guī)章，則需要與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行風(fēng)險思維后決策確定，并有補(bǔ)充或替代措施，記錄偏離(讓步許可)的相關(guān)記錄。調(diào)查策劃表為什么很重要，為什么必須先填寫調(diào)查策劃表?調(diào)查表的填寫是體系策劃與準(zhǔn)備的重要工具與方法，確?？茖W(xué)、規(guī)范、充分、準(zhǔn)確和高效地完成職能與職責(zé)策劃以及文件清單的策劃；先策劃后編寫，利用策劃指導(dǎo)編寫；邊編寫邊調(diào)整，通過文件編寫完善策劃，并作為手冊的一部分。策劃文件清單/目錄策劃有哪些主要方法？利用職能職責(zé)策劃文件(每一項職能職責(zé)必有文件支持；有文件應(yīng)追溯至相應(yīng)文件或有文件必有職責(zé))；利用過程清單策劃文件；利用新舊文件策劃文件；利用規(guī)章策劃文件；利用上下級別(層級)文件對比策劃文件；利用運行崗位崗位說明書中的職責(zé)與任務(wù)策劃崗位操作類文件；利用設(shè)備信息策劃設(shè)備操作類文件；利用事件類別策劃應(yīng)急操作文件。利用風(fēng)險點策劃管理與操作文件。如何確定哪些手冊文件需要編寫，哪些手冊文件不需要編寫?凡是有職責(zé)（流程、工作事項），必須編寫文件；凡是沒有職責(zé)（流程、工作事項），與本單元無關(guān)，無須編寫文件；對于非固定、階段性文件（質(zhì)量計劃、專項工作方案、紅頭文件：通知）。非固定（例行）、階段性、突發(fā)性、臨時性、創(chuàng)新性，無法形成一份固化文件，可以通過質(zhì)量計劃、專項工作方案、工作通知等來代替固定性文件；對于已經(jīng)外包出去的工作，只編寫外包工作的管理類文件，對于外包事項具體操作可以不編寫文件（如設(shè)備是不屬于本單位，本科室只負(fù)責(zé)使用，維護(hù)、故障處理均由外部單位負(fù)責(zé)，只要編寫應(yīng)知應(yīng)會、設(shè)備使用操作規(guī)程就可以了）；示例：技保部某科室，維修的工作已經(jīng)全部外包了，還需要再寫故障處理規(guī)程嗎？：已外包的業(yè)務(wù)，外包范圍的工作需要寫管理文件，故障處理操作文件可以不寫，在策劃表中需要說明。工作文件（管理規(guī)定、管理辦法、管理細(xì)則）目錄/清單策劃應(yīng)符合哪些準(zhǔn)則?利用調(diào)查策劃表，策劃各類文件；針對職能職責(zé)，對應(yīng)策劃相應(yīng)工作文件；針對上位規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)化必對應(yīng)策劃相應(yīng)工作文件；對原有或舊文件重要考慮策劃新工作文件（新增、合并、分割、補(bǔ)充、修改等）；多個下級部門有同類工作的文件，上級部門考慮設(shè)定文件；對于重大風(fēng)險考慮設(shè)定工作文件；對于多個部門的共性工作或同類管理工作合并策劃文件；對于不固定、不成熟、不重復(fù)出現(xiàn)或只在小范圍內(nèi)發(fā)生的管理事項，不設(shè)定單位層面的工作文件。運行部門手冊若分為“運行手冊”和“綜合管理手冊”，怎樣設(shè)置各手冊的目錄？三個運行部門的部門手冊內(nèi)容，需要寫行政、黨群、安全方面的內(nèi)容嗎？運行部門總手冊應(yīng)包括運行管理手冊和行政綜合管理手冊，其中行政綜合管理手冊可以單獨編寫，也可以合并至綜合辦公室工作手冊（含部門層面行政綜合管理類文件）中【大部分單位選擇此方案】；作為部門層面文件名稱叫管理辦法，如果只適用于綜合辦公室內(nèi)部使用，則叫管理細(xì)則（或工作流程表）。運行管理手冊已有統(tǒng)一的手冊目錄，部門行政綜合管理手冊，可與綜合辦公室（綜合業(yè)務(wù)室）工作手冊合并編寫，屬于部門層面的非運行類（運行類全部寫入運行管理手冊）文件，為管理辦法或非獨立文件（工作流程表），屬于科室內(nèi)部使用文件，叫管理細(xì)則或非獨立文件，手冊目錄結(jié)構(gòu)與職能部門和科室的內(nèi)部工作手冊相同；根據(jù)有職責(zé)必須寫文件的原則，各部門包括專業(yè)、安全與行政，三個部分都需要編寫文件。安全內(nèi)容是很重要的一部分，需要包括原來sns所有內(nèi)容，根據(jù)分局安全管理類文件，展開編寫即可。行政管理類由各運行部門綜合辦公室編寫，主要在手冊支持過程部分章節(jié)。黨群類可以由黨辦統(tǒng)一組織黨支部、團(tuán)支部以及工會小組等黨群分支機(jī)構(gòu)編寫相應(yīng)專項工作手冊，如支部工作手冊、工會工作手冊等，由于這些黨群工作內(nèi)容通用性強(qiáng)，而且是垂直管理，可以統(tǒng)一組織編寫（原來空管系統(tǒng)也下發(fā)過這類手冊或匯編文件），這樣可以減少各部門壓力。安管與行政類各部門根據(jù)職責(zé)，結(jié)合分局文件，展開編寫。黨群類如黨辦不愿意統(tǒng)一組織編寫(盡量不要這樣)，則各部門自行編寫。對于同一項工作，寫成操作文件還是管理文件？只要有工作（職責(zé)），必須要寫文件，但文件策劃，可能有以下組合的選項：有些工作，只寫管理類，不寫操作類（如交接班管理）；有些工作，只寫操作類，不寫管理類（XX設(shè)備使用操作規(guī)程）；有些工作，先寫管理類，再寫操作類（如應(yīng)急保障管理）。管理類盡量不寫操作內(nèi)容；操作類盡量不寫管理內(nèi)容；綜合管理手冊只寫管理類文件，不寫操作類文件；崗位手冊、設(shè)備手冊與應(yīng)急手冊只寫操作文件，不寫管理文件；單位層級、機(jī)關(guān)或職能部門、職能科室基本沒有操作類文件，都是管理類文件；操作類文件只能存在于運行科室。運行科室的工作手冊中綜合手冊是管理類文件，其他部分是操作類文件；只要你把文件決定放在綜合管理部分來編寫，就是管理類，操作類只可能屬于操作部分的章節(jié)。管理類、操作類同時編寫，管理類與操作類選擇其中一種來編寫；如氣象資料管理屬于運行過程，是氣象資料室的運行崗位最核心的工作任務(wù)之一，考慮以崗位操作類文件編寫更合適；如果是技術(shù)業(yè)務(wù)室某個崗位管氣象資料，則可以考慮編寫管理類文件；應(yīng)急工作包括應(yīng)急管理與應(yīng)急操作。如應(yīng)急演練管理屬于管理類（寫入綜合管理），現(xiàn)場應(yīng)急處置程序?qū)儆诓僮黝悾▽懭霊?yīng)急手冊之中）；培訓(xùn)類文件包括培訓(xùn)管理，也培訓(xùn)大綱;業(yè)務(wù)或崗位培訓(xùn)管理細(xì)則放到寫入綜合管理；某個具體崗位的培訓(xùn)大綱，寫入培訓(xùn)手冊的培訓(xùn)大項之中；《交接班操作規(guī)程》這是管理類還是操作類文件？值班、交接班、班組資源管理、運行信息通報等屬于管理類文件，應(yīng)寫入綜合手冊之中。交接班操作規(guī)程【屬于操作類】→交接班管理細(xì)則（交接班管理工作流程表）【管理文件】。在什么情況下，可以策劃和編寫非獨立文件?（策劃工作流程表的必要因素有哪些？）對于同一工作事項，本單位內(nèi)部上級部門已有一個相應(yīng)完整的獨立文件可以使用；而且上級文件（管理規(guī)定或辦法）寫得很完整、通用性強(qiáng)、流程清晰、指導(dǎo)性與操作性強(qiáng)，好用；本部門（科室）該項工作差異性不大、需要補(bǔ)充和細(xì)化內(nèi)容不多；運行部門與運行科室核心或關(guān)鍵業(yè)務(wù)盡量考慮編寫?yīng)毩⑽募?，對于非核心或關(guān)鍵業(yè)務(wù)以及支持過程可考慮編寫非獨立文件；對于上層缺少管理文件、管理文件編寫不夠詳細(xì)或指導(dǎo)性不強(qiáng)、本部門與科室差異化管理事項較多等，也需要編寫?yīng)毩⑽募?；單位層面不允許編寫非獨立文件，操作類文件不允許編寫非獨立文件（只在策劃管理類工作文件時考慮策劃流程表）；為減少本級文件的重復(fù)描述，簡化其內(nèi)容描述而設(shè)立非獨立文件，該文件與上級獨立文件配套使用；非獨立文件不要求文件章節(jié)構(gòu)成基本要素完整，基本只有正文內(nèi)容（通常以工作流程表的方式（流程性強(qiáng)）、或其他段落或表格式章節(jié)描述（非流程性或信息類）；非獨立文件采用“工作流程表”的形式表現(xiàn)，對應(yīng)上級文件（管理規(guī)定或辦法），我們可能會策劃兩份或兩份以上的工作流程表）；工作流程表編寫困難基本都是兩個原因：（1）第一次編寫，還沒有完全理解，動手親自做過一份，有一個適應(yīng)或習(xí)慣的過程；上位文件沒有理解；上位文件質(zhì)量不夠，沒有流程圖，會給工作流程表編寫極大的困難?！哆m用的主要法律法規(guī)、規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)文件清單》，是否是每一份文件中“規(guī)范性引用文件”的總和？雙向思維-從規(guī)章清單到規(guī)范性引用文件；從規(guī)范性引用文件到規(guī)范性引用文件，所有文件中的“3規(guī)范性引用文件”所引用或列舉規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)，都應(yīng)在《適用的主要法律法規(guī)、規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)文件清單》；《適用的主要法律法規(guī)、規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)文件清單》則不一定在“規(guī)范性引用文件”提到。部門（科室）應(yīng)收集所有與本部門（科室）有關(guān)的規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)，先引用內(nèi)部上級（層）的管理文件，只要上級（層）完全符合上位規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)，只引用上級（層）件就可以了，可以不引用《適用的主要法律法規(guī)、規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)文件清單》中所有文件?！豆ぷ饔涗浨鍐巍?，其中的工作記錄是包括本科室制定的工作記錄，還是使用的工作記錄也要？如何確?！豆ぷ饔涗浨鍐巍诽顚懲暾吭诿總€的“7相關(guān)記錄”或“6管理內(nèi)容與要求”提到了需要使用到某個記錄表格，均需要在《工作記錄清單》列出，包括本科室設(shè)計和管理的表單、其他單位科室設(shè)計管理本科室僅僅使用的表單。清單里應(yīng)當(dāng)明確體現(xiàn)哪些是自己科室負(fù)責(zé)管理修訂的表格，哪些僅是使用關(guān)系。總清單一定要體現(xiàn)所有表單，但不必把中心層級的樣表匯編進(jìn)科室手冊）關(guān)于工作記錄清單的處理方法總結(jié)如下：收集目前正在使用的所有表單,包括本單位（部門或科室）設(shè)計的表單以及其他單位（部門或科室）設(shè)計表單而本單位（部門或科室）需要使用的；表單對應(yīng)的文件清單（本科室的文件），與“相關(guān)記錄”形成對應(yīng)關(guān)系；在每個文件編寫過程中，“相關(guān)記錄”章節(jié)列舉的證據(jù)性材料需要利用“工作記錄清單”，并相互進(jìn)行驗證和修訂，確保協(xié)調(diào)一致。運行科室能否針對具體崗位策劃和編寫一份崗位操作文件（舉例說明）管制席工作程序，監(jiān)控席工作程序、軍方協(xié)調(diào)崗位工作程序，教員崗位工作程序；不能工作程序直接替換為操作規(guī)程，變?yōu)楣苤葡僮饕?guī)程、監(jiān)控席操作規(guī)程；所有崗位操作文件，禁止以崗位名稱作為前輟；正確命名規(guī)則：崗位操作事項（操作活動、操作任務(wù)），針對是具體操作事項而不是整個崗位；根據(jù)XX崗位的崗位說明書中的職責(zé)與任務(wù)來策劃崗位操作文件。管制席的操作規(guī)程應(yīng)至少有兩個或兩個以上的文件（因為一個崗位不可能只有一項職責(zé)）；示例：《管制指揮席崗位說明書》的第一項職責(zé)中的“向下一管制單位實施電子移交和脫波航空器；扇區(qū)開放與合并的相關(guān)工作”，對應(yīng)策劃的崗位操作文件可以是：《電子移交和航空器脫波操作規(guī)程》、《扇區(qū)開放與合并操作規(guī)程》；教員崗位工作程序》轉(zhuǎn)化為管理類文件，教員管理細(xì)則或教員管理工作流程表；不能編寫《帶班主任操作規(guī)程》，對于帶班主任管理細(xì)則；對于帶班主任的自身管理活動（如崗前準(zhǔn)備、班后講評、現(xiàn)場運行管理等），轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的科室管理文件，如崗前準(zhǔn)備與班后講評管理細(xì)則、現(xiàn)場運行管理細(xì)則等。三個運行部門部門層面的應(yīng)急預(yù)案如何策劃，放在哪本手冊之中？分局（站）應(yīng)急預(yù)案分為綜合應(yīng)急預(yù)案（分局層面）、專項應(yīng)急預(yù)案（分局層面、部門層面）、現(xiàn)場應(yīng)急處置程序、崗位應(yīng)急處置卡；部門層面專項應(yīng)急預(yù)案不放在分局的應(yīng)急手冊（應(yīng)急預(yù)案匯編），則XX部門專項應(yīng)急預(yù)案（匯編）（部門應(yīng)急手冊）；現(xiàn)場應(yīng)急處置程序、崗位應(yīng)急處置卡屬于科室應(yīng)急手冊（分局級專項預(yù)案）基于大面積延誤專項應(yīng)急預(yù)案（航空類）（適用于所有部門，綜合業(yè)務(wù)部、三個運行部門）；（部門級專項預(yù)案）基于大面積延誤專項應(yīng)急預(yù)案（航空類）-由管制運行部（適用所有科室）；突發(fā)公共衛(wèi)生事件專項應(yīng)急預(yù)案（由分局辦公室統(tǒng)一編寫，適用于所有部門）網(wǎng)絡(luò)與信息安全應(yīng)急專項預(yù)案（非航空類）。協(xié)議文件在文件策劃與編寫中如何處理？協(xié)議一是涉及合規(guī)；二是涉及到服務(wù)對象要求；服務(wù)協(xié)議清單作為正文附件或作為手冊附錄（協(xié)議文本可不放在手冊之中），一份協(xié)議，三年期，協(xié)議文本另單獨保管(強(qiáng)制性)；協(xié)議的內(nèi)容每年基本相同，相對固化了協(xié)議要求，將協(xié)議有關(guān)內(nèi)容條融入手冊相應(yīng)文件；協(xié)議內(nèi)容每年都有較大變化，無法協(xié)議有關(guān)內(nèi)容條融入手冊相應(yīng)文件。協(xié)議要求必須進(jìn)行傳達(dá)、培訓(xùn)、掌握和理解，嚴(yán)格執(zhí)行協(xié)議要求。2.分局站后勤服務(wù)中心的定位是職能部門還是運行部門？我們幾個分局站是否可以統(tǒng)一一下？分局站后勤服務(wù)中心的定位是職能部門還是運行部門需要根據(jù)各單位具體情況來確定，如果后勤服務(wù)工作基本是外包，本單位不承擔(dān)具體的操作性工作，基本為管理性工作，則視為職能部門處理比較好；如果存在較多重要的后勤服務(wù)工作是本單位自己操作與管理，則依然可以視為一個運行部門處理。不方便局本部統(tǒng)一規(guī)定，由各單位視情況而定。應(yīng)急管理這部分今天聽雷老師說建議放在綜合業(yè)務(wù)部，但局里如果沒有硬性要求的話，反正對我們來說移交此項工作比較困難。應(yīng)急保障屬于運行類管理工作，正常由綜合業(yè)務(wù)部更為合適，本單位因特殊原因考慮，也可能分配其他部門（如安管部）。當(dāng)然非航空類應(yīng)急管理依然是辦公室的職能。有關(guān)應(yīng)急管理類文件與應(yīng)急預(yù)案的處理：1）應(yīng)急管理控制程序是放在程序文件匯編之中的，應(yīng)急預(yù)案管理規(guī)定，應(yīng)急演練管理規(guī)定等，局本部是放在安全管理類文件之中的（由于局本部沒有一個綜合業(yè)務(wù)部），而具體專業(yè)的（管制、情報、通導(dǎo)、氣象）的應(yīng)急預(yù)案管理規(guī)定或應(yīng)急演練管理規(guī)定，則歸入至局本部的四個專業(yè)的（管制、情報、通導(dǎo)、氣象）業(yè)務(wù)管理文件之中。2）對于分局（站）而言，應(yīng)急管理控制程序是放在本單位的程序文件匯編之中的，應(yīng)急預(yù)案管理規(guī)定，應(yīng)急演練管理規(guī)定放在本單位的業(yè)務(wù)管理類工作文件之中（不分專業(yè)類別，通用，適用于所有運行部門）。3）對于應(yīng)急預(yù)案處理：航空類綜合應(yīng)急預(yù)案與非航空類綜合應(yīng)急預(yù)案可以分開，也可以合并成一份綜合應(yīng)急預(yù)；專項應(yīng)急預(yù)案（包括單位層面與部門層面）可以按專業(yè)類別匯編一起，也可以分類單位層面的專項應(yīng)急預(yù)案和部門層面的專項應(yīng)急預(yù)案，通常是將這兩類合并一起，當(dāng)然也可以分開，由可單位自己確定?！咀⒁猓簯?yīng)急管理類文件與應(yīng)急預(yù)案類文件是分開的，綜合應(yīng)急預(yù)案與專項應(yīng)預(yù)可以匯編在一起】有關(guān)運行部門對于“內(nèi)部審核”與“管理評審”等體系通用職能職責(zé)以及文件編寫如何處理？主管職能部門“內(nèi)部審核”與“管理評審”職能職責(zé)必寫；運行部門如果本單位要求開展對各科室的內(nèi)部審核，本單位的內(nèi)審并不覆蓋所有科室，本單位采取抽查（部分科室）的方式，建議運行部門需要開展內(nèi)審；分局的內(nèi)審覆蓋運行部門所有科室，此時運行部門可以不開展內(nèi)審（只接受審核，不開展審核，屬于參與、配合工作），不要求編寫內(nèi)審職能職責(zé)；職能部門不要求開展部門內(nèi)部對崗位的內(nèi)部審核，不要求編寫內(nèi)審職能職責(zé)。管理評審不要求各部門編寫文件（不包括體系主管部門），由體系主管部門負(fù)責(zé)，內(nèi)審與管理評審都是他們職能與職責(zé)。設(shè)備類操作文件包括哪幾種，在策劃上有哪些要點？每一種（套）設(shè)備或系統(tǒng)都包括四類文件，應(yīng)知應(yīng)會、使用操作規(guī)程、維護(hù)操作規(guī)程、故障處理操作規(guī)程（應(yīng)用《主要空管設(shè)備及對應(yīng)設(shè)備操作或使用文件調(diào)查表》）；應(yīng)知應(yīng)會、使用操作規(guī)程、維護(hù)操作規(guī)程、故障處理操作規(guī)程是否都寫全，與每個科室設(shè)備操作職責(zé)分工有關(guān)；對于輔助設(shè)備（可以不按每一種輔助設(shè)備）可以集中編寫應(yīng)知應(yīng)會、使用操作規(guī)程、維護(hù)操作規(guī)程、故障處理操作規(guī)程對于故障處理與現(xiàn)場應(yīng)急處置程序都需要繪制流程圖，每類故障可以考慮單獨繪制流程圖，各類簡單故障可以寫一份通用的故障流程圖。關(guān)于管理類文件編寫方面的問題文件編寫前的哪些準(zhǔn)備工作是必需要的?上位規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)沒找到、找齊全；沒有閱讀、理解，不能寫文件；職能職責(zé)沒有完成編寫不能寫文件；沒有理解流程（流程表或流程圖），不能寫文件；沒有策劃和準(zhǔn)備不能寫文件；先確定文件正文的章節(jié)結(jié)構(gòu)。如何確定文件主題（標(biāo)題）？理解業(yè)務(wù)：本質(zhì)上理解各相關(guān)業(yè)務(wù)（工作）之間的關(guān)系【獨立性；并列與包含、交叉關(guān)系；差異性；上級單元業(yè)務(wù)或工作分類以及文件處理】；本身單元職責(zé)的分開編寫。根據(jù)職能與職責(zé)文件，與之相稱；根據(jù)相關(guān)專業(yè)規(guī)章；考慮主題事項工作與總工作流程的關(guān)系；考慮主題事項工作的獨立性與其他工作的相關(guān)性；考慮主題事項工作與體系要素的對應(yīng)關(guān)系，同一要素或直接關(guān)聯(lián)要素才可以組合在一份文件中；主題明確、簡潔，體現(xiàn)專業(yè)與專一，盡量避免范圍寬泛，實現(xiàn)工作的專業(yè)化與專門化（單位總手冊與程序文件除外）；考慮文件的篇幅，不能過多也能過少（合理考慮文件必要合并與分拆）；使用文件統(tǒng)一的基本命名規(guī)則：【示例】程序文件用“控制程序或管理程序；分局（站）層面工作文件用“管理規(guī)定”；局直各單位層面（中心運行管理手冊）、運行部門層面（部門運行管理手冊）以及各職能部門內(nèi)部文件（部門工作手冊）用“管理辦法”；科室管理文件（綜合手冊或工作手冊）用“管理細(xì)則”或“工作流程表”；各類崗位操作與設(shè)備操作文件使用“操作規(guī)程”。個別特殊文件另遵循貫例。文件編寫前需要建立幾個文件夾哪些是屬于重大缺陷的文件（不合格文件）？未編寫的文件（未策劃要編寫-漏策劃；雖策劃，實際未編寫）結(jié)構(gòu)不完整與邏輯不合理（結(jié)構(gòu)未優(yōu)化）；無規(guī)章引用、不符合規(guī)章（不合規(guī)-未敬畏規(guī)章）；無職責(zé)描述、缺漏項多（職能未優(yōu)化-未敬畏職責(zé)）；無流程描述、流程不完整或缺失（流程未優(yōu)化，無法執(zhí)行）；無證據(jù)性材料策劃與引用（信息流轉(zhuǎn)未優(yōu)化——不能證實與追溯工作）。如何做到文件編寫符合上位規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)要求？找到上位規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)；建立數(shù)據(jù)庫（適用的主要法律法規(guī)、規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)文件清單）；與內(nèi)部文件或工作對照表（適用的主要法律法規(guī)、規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)文件清單）；建立上位規(guī)章文件夾；非全文適用的（規(guī)章部分適用），識別適用章節(jié)條款（摘錄）；整合至文件之中（融入、轉(zhuǎn)換、補(bǔ)充細(xì)化）（手冊文件合規(guī)幾個步驟）。專業(yè)服務(wù)類控制程序由綜合業(yè)務(wù)部或運行部門編寫，在編寫方法與風(fēng)格上有什么區(qū)別？（舉例說明）專業(yè)服務(wù)類控制程序由綜合業(yè)務(wù)部編寫或委托運行部門編寫都可以；由分局綜合業(yè)務(wù)部來編寫，通常寫到部門，引用單位層面的工作文件；由運行部門編寫，通過還要寫到科室，引用部門層面工作文件，如《通信導(dǎo)航監(jiān)視服務(wù)控制程序》由技術(shù)保障部編寫，通常要寫到科室=通信導(dǎo)航監(jiān)視服務(wù)管理辦法）；按此邏輯引用文件應(yīng)到部門的管理辦法；符合這兩條要求時，在部門工作手冊中，保留章節(jié)標(biāo)題，概述并引用程序文件。否則另單獨編寫《通信導(dǎo)航監(jiān)視服務(wù)管理辦法》。文件編寫時，對于相關(guān)、相似的工作所需的文件是分開還是合并編寫？（舉例說明）《防止疲勞和錯忘漏管理辦法》還是《防止疲勞管理辦法》、《防止錯忘漏管理辦法》；上級規(guī)章對管理事項處理，作為一個還是兩個事項；（合并還是分開、文件的專業(yè)或?qū)Ｒ恍裕粌蓚€管理對象相對獨立，可以分割或分開；編寫《防止疲勞管理辦法》、《防止錯忘漏管理辦法》；ISO9001-2015“8.5.1g）采取措施防止人為錯誤；”（防錯）；——ISO9001-2015“7.1.4過程運行環(huán)境”：“人為因素：b）心理因素（如減壓、預(yù)防過度疲勞、穩(wěn)定情緒）”；這分別屬于體系的兩個不同的過程，不具備合并編寫的基礎(chǔ)；《防止疲勞管理辦法》、《防止錯忘漏管理辦法》分別放在部門工作手冊兩個不同章節(jié)。設(shè)備管理辦法、設(shè)備維護(hù)管理辦法、設(shè)備維修管理辦法；不鼓勵合并在一起，如寫《設(shè)備維護(hù)與維護(hù)管理辦法》，設(shè)備維護(hù)與設(shè)備維修作為部門兩個職能處理。運行部門與運行科室管理類文件對比策劃運行部門運行管理手冊（部門總冊）——所有的管理辦法，形成XXX管理辦法文件總清單科室管理類文件——科室綜合手冊——（1）根據(jù)《運行部門運行管理手冊（部門總冊）》；（2）根據(jù)科室職能與職責(zé)，對應(yīng)策劃的管理細(xì)則+非獨立文件（XX工作流程表）——策劃管理細(xì)則清單+工作流程表清單。技保部部門管理文件XX科室管理文件（綜合手冊）[管理細(xì)則+工作流程表]設(shè)備操作使用管理辦法設(shè)備操作使用管理細(xì)則【設(shè)備操作使用管理工作流程表】中南電子值班系統(tǒng)使用管理辦法中南電子值班系統(tǒng)使用管理細(xì)則【中南電子值班系統(tǒng)管理使用工作流程表】運維平臺維護(hù)使用管理辦法運維平臺維護(hù)使用管理細(xì)則【運維平臺維護(hù)使用管理工作流程表】備用/應(yīng)急設(shè)備測試使用管理辦法備用/應(yīng)急設(shè)備測試使用管理細(xì)則【備用/應(yīng)急設(shè)備測試使用管理工作流程表】通信導(dǎo)航監(jiān)視運行安全操作與防護(hù)管理辦法通信導(dǎo)航監(jiān)視運行安全操作與防護(hù)管理細(xì)則【信導(dǎo)航監(jiān)視運行安全操作與防護(hù)管理工作流程表】注：科室根據(jù)自己的職能與職責(zé)，考慮適用性（如無該項工作，則不寫文件），方案1：編寫管理細(xì)則；方案2：編寫工作流程表；方案3：一部分編寫管理細(xì)則，另一部分編寫工作流程表。三個運行部門的部門手冊內(nèi)容，需要寫行政、黨群、安全方面的內(nèi)容嗎？根據(jù)有職責(zé)必須寫文件的原則，各部門包括專業(yè)、安全與行政，三個部分都需要編寫文件；安全內(nèi)容是很重要的一部分，需要包括原來SMS所有內(nèi)容，根據(jù)本單位安全管理類文件，展開編寫即可；行政管理類由各運行部門綜合辦公室編寫，主要在手冊支持過程部分章節(jié)；黨群類可以由黨辦統(tǒng)一組織黨支部、團(tuán)支部以及工會小組等黨群分支機(jī)構(gòu)編寫相應(yīng)專項工作手冊，如支部工作手冊、工會工作手冊等，由于這些黨群工作內(nèi)容通用性強(qiáng)，而且是垂直管理，可以統(tǒng)一組織編寫（原來空管系統(tǒng)也下發(fā)過這類手冊或匯編文件），這樣可以減少各部門壓力。安管與行政類各部門根據(jù)職責(zé)，結(jié)合分局文件，展開編寫。黨群類如黨辦不愿意統(tǒng)一組織編寫(盡量不要這樣)，則各部門自行編寫。運行管理手冊與部門工作手冊中“全面風(fēng)險管理如何寫？可以不寫嗎？全面風(fēng)險管理部分編寫有難度，在識別出部門管理過程和流程前，可以先保留標(biāo)題，暫時不編寫風(fēng)險框架和清單內(nèi)容，但對于部分航空安全運行風(fēng)險，廉政風(fēng)險，內(nèi)部財經(jīng)風(fēng)險等已有管理要求的部門，應(yīng)當(dāng)將風(fēng)險點、風(fēng)險管控措施編入手冊中。如何處理部門文件與科室文件之間的關(guān)系（科室是否可以）【科室文件就會有和很多和部門重復(fù)的。由于是常用重要文件，科室不想寫流程表，否則每次還要去看部門的文件?！咳绻块T編寫《交接班管理辦法》把空管系統(tǒng)相關(guān)交接班有關(guān)規(guī)章已全部符合，科室只要引用部門的管理辦法就可以，不需要再指向上位規(guī)章；如果部門文件寫得比較簡單，沒有全部覆蓋上位規(guī)章要求，則科室繼續(xù)使用未用完部分規(guī)章內(nèi)容，則科室也還需要引用該規(guī)章；這就是為什么我們要求部門文件從規(guī)章角度寫全寫細(xì)，部門文件確保全流程和符合規(guī)章，這樣科室就保持了規(guī)章使用的統(tǒng)一性，當(dāng)然差異性大的內(nèi)容，部門就可能無法將規(guī)章全部滿足了，只能通過科室繼續(xù)使用規(guī)章；一定要改變原來使用文件的習(xí)慣，做工作肯定要看部門文件與科室文件，部門文件已經(jīng)編寫完整詳細(xì)的，科室可以簡化編寫；部門簡單編寫的，科室需要詳細(xì)編寫，兩者相輔相成的。大家不想去看部門文件，文件寫給論哪個看呢?科室工作必須在部門的規(guī)范與指導(dǎo)下進(jìn)行，所以科室編寫文件，必須先看部門文件。原來大家的習(xí)慣不好，不愿意去先看上級文件，上級文件就是統(tǒng)一各科室，這樣各科室才能做到行動一致。部門文件與科室文件不會有太多的重復(fù)，如果有，肯定沒有按照我們的要求去編寫文件，原來編制文件就是存在這樣的問題，科室照搬部門文件（這樣就可以不用去看部門文件了），這樣導(dǎo)致了部門與科室文件大量重復(fù)，科室沒有自己的內(nèi)容，這樣的文件沒有什么意義。對于監(jiān)督檢查、工作記錄管理等流程如何處理專項文件以及其他文件之間的關(guān)系？監(jiān)督檢查工作一般我們會通過一個大的文件（部門-質(zhì)量安全監(jiān)督檢查管理辦法、科室-質(zhì)量安全監(jiān)督檢查管理工作流程表）來完成對于監(jiān)督檢查類工作文件的編寫；2）其他文件（如崗位值班、交接班等）當(dāng)上位專業(yè)規(guī)章提到了檢查要求（如值班監(jiān)督檢查、交接班監(jiān)督檢查），則在值班與交接班等文件中需要策劃并編寫監(jiān)督檢查的章節(jié)條款；如專業(yè)規(guī)章無此項要求，對于監(jiān)督檢查可以不編寫【類似的處理包括記錄管理】。在體系文件編寫中如何應(yīng)用“金字塔結(jié)構(gòu)”？組織機(jī)構(gòu)設(shè)置；文件框架結(jié)構(gòu)設(shè)計；文件（管理類文件與操作性文件）章節(jié)結(jié)構(gòu)設(shè)計；應(yīng)急預(yù)案管理體系設(shè)計。什么是MECE（歸類分組）原則，舉例說明其應(yīng)用MECE指“相互獨立（無重疊，分清）完全窮盡（無遺漏，分盡）”。應(yīng)用典型示例：職能與職責(zé)描述以及文件（含體系文件與公文）管理、信息管理、檔案（行政檔案、人事檔案、會計檔案、基建檔案）管理、資料管理以及數(shù)據(jù)統(tǒng)計管理文件在“靜態(tài)部分”對于分類描述的需要用到歸類分組。如何策劃文件的章節(jié)邏輯順序？靜態(tài)與動態(tài)順序：動靜結(jié)構(gòu)（動靜結(jié)合，動靜關(guān)系安排合理）；-先靜后動，靜中無動；動中有靜，以動為主；按流程順序（工作發(fā)展順序）、時間順序、空間順序、邏輯順序等編排；按編排生命周期法（按管理對象的從產(chǎn)生到結(jié)束）編排；按事前、事中與事后三階段控制編排；按PDCA閉環(huán)管理順序編排；按先重點/關(guān)鍵、后次要/一般，先運行/業(yè)務(wù),后支持/保障的順序編排。如何準(zhǔn)確、規(guī)范和完整地描述文件“1目的”？文件“1目的”描述示例序號主題事項“目的”描述示例1印章管理確保印章安全、有效、合理和正確使用，杜絕違法行為，防范本單位運營風(fēng)險,維護(hù)單位合法權(quán)益。2應(yīng)急預(yù)案管理健全應(yīng)急預(yù)案體系，增加應(yīng)急預(yù)案的針對性、實用必一、可操作性和銜接性，確保迅速有效處置突發(fā)事件。4內(nèi)部審核評價本單位管理體系運行是否符合策劃的安排、相關(guān)上位規(guī)章的要求、體系標(biāo)準(zhǔn)的要求以及體系文件的要求，是否得到有效地實施和保持，并識別體系持續(xù)改進(jìn)的機(jī)會。5質(zhì)量安全監(jiān)督檢查全面掌握空管安全管理和業(yè)務(wù)運行過程的主要情況，發(fā)現(xiàn)存在的問題，提出改進(jìn)建議，確?？展苓\行持續(xù)安全，不斷提高空管質(zhì)量安全管理水平。6議事規(guī)則維護(hù)決策民主性、保障決策科學(xué)性，規(guī)范決策行為、保證決策質(zhì)量與效率。如何準(zhǔn)確、規(guī)范和完整地描述文件“2范圍”？文件“范圍”的描述示例序號文件名稱描述示例1電梯使用單位安全管理規(guī)范本規(guī)范規(guī)定了電梯使用單位安全管理的術(shù)語和定義、使用單位的界定、基本要求，以及安全使用管理等方面的要求；本規(guī)范適用于《特種設(shè)備目錄》中規(guī)定的曳引與強(qiáng)制驅(qū)動電梯、液壓驅(qū)動電梯、防爆電梯、消防員電梯、雜物電梯、自動扶梯與自動人行道的使用單位；本規(guī)范不適用于單個家庭或者個人自用電梯的使用單位。2物業(yè)服務(wù)通用規(guī)范本規(guī)范規(guī)定了物業(yè)服務(wù)企業(yè)提供綜合服務(wù)、建筑物共有部分維護(hù)、共用設(shè)施設(shè)備維護(hù)、公共保潔服務(wù)、園林綠化養(yǎng)護(hù)、公共秩序維護(hù)等的服務(wù)規(guī)范及要求；本規(guī)范適用于深圳市的住宅、商住樓、辦公樓、工業(yè)用房等物業(yè)服務(wù)活動。3行政機(jī)關(guān)合同審查指南本指南規(guī)定了行政機(jī)關(guān)合同審查指南的術(shù)語和定義、審查機(jī)構(gòu)與方式、基本要求、審查要求、合同表述審查、審查意見和復(fù)審；本指南適用于本市各級政府、政府部門、政府派出機(jī)關(guān)和派出機(jī)構(gòu)及法律、法規(guī)、規(guī)章授權(quán)的組織為一方的合同審查，包括但不限于合同的合法性審查。其他企事業(yè)單位可參照執(zhí)行。4崗位運行值班管理辦法本辦法適用于技術(shù)保障部各科室安全生產(chǎn)一線運行崗位的設(shè)備運行值班管理，包括值班紀(jì)律、排班、交接、值班工作內(nèi)容與程序（含定期巡視、全面檢查、實時監(jiān)控和異常巡檢、協(xié)調(diào)聯(lián)動、設(shè)備維護(hù)、故障處理、特殊時段保障、信息通報、現(xiàn)場應(yīng)急處置）、值班記錄和值班講評的管理。5應(yīng)急管理控制程序本程序適用于分局各部門對突發(fā)事件預(yù)防、監(jiān)測、預(yù)警和應(yīng)急準(zhǔn)備、應(yīng)急處置、善后處理等應(yīng)急工作的控制。6人員招聘管理規(guī)定本規(guī)定適用于分局人力資源部、招聘機(jī)構(gòu)及用人部門對應(yīng)屆高校畢業(yè)生招聘工作的管理，包括招聘工作者基本原則、機(jī)構(gòu)及人員組成、招聘人員條件以及招聘實施程序（含制定招聘計劃、發(fā)布招聘信息、簡歷收集及資格審核、考核、檢驗、確定名單與公示、匯報及存檔以及紀(jì)律監(jiān)督等）。7通信導(dǎo)航監(jiān)視設(shè)備飛行校驗管理規(guī)定本規(guī)定規(guī)范了飛行校驗策劃、飛行校驗申請/安排、飛行校驗準(zhǔn)備、飛行校驗實施、飛行校驗結(jié)論管理、飛行校驗結(jié)論評估和飛行校驗費用結(jié)算的管理要求；本規(guī)定適用于分局通信導(dǎo)航監(jiān)視設(shè)備的飛行校驗及開放工作，包括投產(chǎn)飛行校驗、特殊飛行校驗、定期飛行校驗、監(jiān)視性飛行校驗和無線電監(jiān)測飛行校驗，以及飛行校驗后的設(shè)備開放工作。如何在編寫文件“5職責(zé)”時，對崗位或業(yè)務(wù)單元應(yīng)描述到什么程度？對空管站文件（程序文件+管理規(guī)定）對于職責(zé)（“5職責(zé)”）只會寫站領(lǐng)導(dǎo)+職能部門+運行部門（通常不會寫到部門領(lǐng)導(dǎo)、部門具體崗位）；部門文件對于職責(zé)（“5職責(zé)”）只會寫部門領(lǐng)導(dǎo)+職能科室+運行科室（通常不會寫到科室具體崗位）；科室文件對于職責(zé)（“5職責(zé)”+“職責(zé)分配”）需要寫到科室領(lǐng)導(dǎo)+科室具體崗位。涉及相關(guān)方接口關(guān)系處理的文件有哪些？；相關(guān)方及其關(guān)系列表；崗位說明書中“工作網(wǎng)絡(luò)”關(guān)系；分局（站）業(yè)務(wù)及至相關(guān)方的接口管理分析表（比較復(fù)雜，涉及相關(guān)多）；每個文件的流程圖（體現(xiàn)內(nèi)外部業(yè)務(wù)單元，外部相關(guān)方的接口）、文件正文對接口關(guān)系描述【附件或附錄：通訊錄】；非獨立文件（工作流程表）中“接口關(guān)系”。關(guān)于過程方法（流程設(shè)計與優(yōu)化）應(yīng)用如何處理上層總流程與下層子流程之間的關(guān)系？先確定管理體系過程清單（體系過程模式圖；先繪制上層次文件子流程，分確定分局（站）層面總流程，再展開編寫部門的子流程；總流程指導(dǎo)子流程策劃，子流程相加等到總流程；流程圖不像流程表，很難體現(xiàn)出三個級別的流程，它是二維的，把主要階段在垂直帶體現(xiàn)出來，所以有時需要把更具體的流程放到科室層面描述，這樣各層級流程圖才好描述。類似分局一項工作流程圖如果全部體現(xiàn)到科室，實質(zhì)上這樣的全流程圖畫不出來。經(jīng)常有人想把一個文件寫到底，結(jié)果全流程圖畫不出來，這時就會發(fā)現(xiàn)文件層級處理不當(dāng)，分局（站）寫分局（站）層面該寫的，部門寫科室層面，科室寫到剛到崗位層面，分層分級編寫文件，總流程圖才好畫，總流程是否容易繪制實際也是驗證文件顆粒度與層級處理適當(dāng)?shù)囊粋€方法；所有工作活動無法都在流程圖中都體現(xiàn)，一些更具體活動(如三級流程)在文件中描述，在本級流程圖中出現(xiàn)，可以在科室流程表或圖中體現(xiàn)，這可能是你容易糾結(jié)的地方；對外介紹某項工作流程時，把部門層面主要工作階段以及展開的主要二級流程說清楚，部門文件不建議寫到崗位，否則流程圖描述就出現(xiàn)麻煩和糾結(jié)。在流程圖繪制上，如何處理各層級流程圖的關(guān)系？第一級：空管站所有的管理文件（程序文件+管理規(guī)定，只有適合配流程圖）都應(yīng)配備附件：XX管理工作流程圖（空管站某項工作的總流程圖）第二級：各運行部門文件（運行管理手冊中的“管理辦法”，只有適合配流程圖）都應(yīng)配備附件：XX管理工作流程圖（展開部門層面某項工作的子流程圖）第三級：各科室文件（職能科室工作手冊+運行部門綜合手冊中的“管理細(xì)則”，只有適合配流程圖）應(yīng)配備附件：XX管理工作流程圖（展開科室層面某項工作的子子流程圖）。第一級流程，包括所有第二級流程，第二級流程包括第三級流程。舉例：1.專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任管理工作流程圖（空管站總流程圖）→專業(yè)技術(shù)職務(wù)考核與推薦管理工作流程圖→專業(yè)技術(shù)職務(wù)考核與推薦管理工作流程表。流程圖（工作流程圖與操作流程圖）如何表達(dá)？最好的方法就是根據(jù)流程寫文件，大大提高文件基礎(chǔ)質(zhì)量；不繪制流程先不要寫文件，充分利用流程圖編寫文件【文件或修訂文件前，先畫總流程，文件結(jié)構(gòu)在流程圖基礎(chǔ)上確定，需要標(biāo)題分級，再考慮提煉，確定分幾個級別標(biāo)題，這樣圖文肯定會有利機(jī)結(jié)合，做到無縫對接】；先繪制總（全）流程圖，（需要時）再繪制子流程圖；先確定高階流程，再繪制低階流程(管理規(guī)定、管理辦法、管理細(xì)則，在正式文件中，不需要附流程表，需要附流程圖【先流程表-準(zhǔn)備工作，再寫流程圖】)；文圖一定要一致，先圖后文，用文驗證圖；圖中的流程描述簡潔（文中提煉標(biāo)題（約等于圖的框文字的提煉），正文展開具體化，圖中做什么，文中如何做；不相互矛盾，協(xié)調(diào)一致；流程圖與文件結(jié)構(gòu)圖保持一致；流程中的業(yè)務(wù)單元涉及活動一定要與職責(zé)保持對應(yīng)；流程活動與證據(jù)性材料形成對應(yīng)關(guān)系。應(yīng)用過程方法編制文件的幾個核心步驟？先用《流程分析表》梳理分析工作流程，建立流程清單；再用VISIO繪制工作流程圖（體現(xiàn)職能帶、流程帶，縱向與橫向流程結(jié)構(gòu)）（作為“附件”）再轉(zhuǎn)換成文件章節(jié)結(jié)構(gòu)圖（8個章節(jié)）；最后用“5W1H”填充各章節(jié)具體內(nèi)容（根據(jù)上位規(guī)章、原有或現(xiàn)有文件、工作實際與領(lǐng)導(dǎo)要求，必要時借鑒參考文件等）。如何理解一個過程核心構(gòu)成要素（活動、輸入、輸出）（以會議工作流程為例加以說明）一個單一過程構(gòu)成都會包括活動、輸入、輸出，過程必備要素?；顒樱鞒坦?jié)點）輸入輸出會議通知上級要求（通知）、本單位要求下發(fā)的會議通知會議簽到下發(fā)的會議通知、會議管理中對通知的要求考勤要求會議簽到記錄編發(fā)會議紀(jì)要會議表簽到、會議記錄（錄音錄像）正式下發(fā)的會議紀(jì)要會議決議跟蹤落實正式下發(fā)的會議紀(jì)要會議決議落實情況的反饋關(guān)于操作文件編寫的問題舉例說明操作文件編寫的邏輯推導(dǎo)思維崗位XX操作規(guī)程編寫前準(zhǔn)備與策劃邏輯圖崗位手冊目錄文件清單的策劃推導(dǎo)三步法第1步：崗位說明書（職責(zé)與任務(wù)）；第2步：職責(zé)與任務(wù)與手冊文件對照清單；第3步：崗位手冊中文件清單。當(dāng)兩個文件既可以寫成崗位操作文件，又可以寫成設(shè)備操作文件時，如何處理？兩個文件，設(shè)備（系統(tǒng)）使用操作規(guī)程（針對設(shè)備）；XX操作活動（任務(wù)）的崗位操作規(guī)程（針對活動、針對任務(wù)），兩個文件各有側(cè)重，可以相對獨立；兩個文件內(nèi)容基本相同，不可以分割），合并寫成一份文件，電子進(jìn)程單使用操作規(guī)程。方案1：電子進(jìn)程單系統(tǒng)使用操作規(guī)程。電子進(jìn)程單使用操作規(guī)程；方案2：電子進(jìn)程單使用操作規(guī)程。設(shè)備操作類文件策劃，對于不同運行科室是否有區(qū)別對待？設(shè)備保障科室-設(shè)備手冊-包括設(shè)備應(yīng)知應(yīng)會+設(shè)備使用操作+設(shè)備維護(hù)操作+設(shè)備故障處理操作；非設(shè)備保障科室（如預(yù)報室、飛行服務(wù)報告室等）-設(shè)備使用操作手冊-設(shè)備使用操作【如果設(shè)備較多，則單獨將《設(shè)備使用操作手冊》成冊】，【如果設(shè)備較少，則可考慮合并至崗位手冊之中】；中南空管局管制運行監(jiān)控管理系統(tǒng)使用操作編寫風(fēng)格有三種方案——方案1：中南空管局管制運行監(jiān)控管理系統(tǒng)使用操作規(guī)程——方案2：中南空管局管制運行監(jiān)控管理系統(tǒng)使用操作指引——方案3：中南空管局管制運行監(jiān)控管理系統(tǒng)使用步驟與要求合并《航班統(tǒng)計操作規(guī)程》【以上對于設(shè)備使用操作文件與崗位操作文件的關(guān)系處理方式，同樣適用氣象臺預(yù)報室與觀測室?！颗c“領(lǐng)班主任”有關(guān)文件的處理領(lǐng)班主任管理辦法（領(lǐng)班主任選聘、使用、培訓(xùn)與考核等）；領(lǐng)班主任如何發(fā)揮自己作用，需要現(xiàn)場管理工作，不編寫操作文件【排班工作、交接班監(jiān)督、班前班后講評、現(xiàn)場巡視監(jiān)督等，作為管理類文件，納入綜合手冊】；領(lǐng)班主任在崗位操作與應(yīng)急操作過程中發(fā)揮作用，領(lǐng)班主任在操作中所需的文件，