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文檔簡介
WelcometoPracticalBusinessWritingMeetingMinutesUnit3,Task4Whataremeetingminutes
GeneralIntroduction會(huì)議記錄是一種將開會(huì)時(shí)與會(huì)者的發(fā)言和會(huì)議內(nèi)容記錄下來的文字材料。由于一次會(huì)議的決議不一定當(dāng)場通過,所以需要記錄下來以備將來參考與修改。會(huì)議記錄用途廣泛,內(nèi)容往往涉及政府、公司、學(xué)校等場合的會(huì)議。會(huì)議記錄與報(bào)告的書寫不同,它只是如實(shí)記錄會(huì)議情況,不需要像寫報(bào)告書那樣加入自己的分析與建議。
GeneralIntroduction會(huì)議記錄一般采取過去式。最后往往經(jīng)主持人和記錄人簽字后保存。會(huì)議記錄一般有兩種形式:摘要記錄和全文記錄。
GeneralIntroduction摘要記錄即將發(fā)言的概要、發(fā)言人的基本觀點(diǎn)、問題的主要事實(shí)、會(huì)議的結(jié)論等記錄下來。
SummaryMinutes
摘要記錄全文會(huì)議記錄即將與會(huì)者的發(fā)言與設(shè)計(jì)的問題完整的記錄下來。全文記錄只需按照發(fā)言順序?qū)l(fā)言完整記錄整理即可,無需添加自己的評價(jià)或觀點(diǎn)。
VerbatimMeetingMinutes
全文會(huì)議記錄會(huì)議記錄的內(nèi)容1.會(huì)議記錄的名稱2.開會(huì)的具體日期、時(shí)間和地點(diǎn)3.參加會(huì)議的人員及主持人4.對會(huì)議流程及內(nèi)容的詳細(xì)描述以及最終決議的記錄5.會(huì)議結(jié)束的時(shí)間和下次會(huì)議時(shí)間的確定
GeneralIntroduction
BeforetheMeeting...Createatemplateforrecordingyourmeetingminutesandmakesureyouleavesomeblankspacetorecordyournotes.
GeneralIntroduction
BeforetheMeeting...Gatherasmuchinformationfromthehostasyoucan.Askforalistofattendees,aswellassomeinformationonthepurposeofthemeeting.Thiswayyouwon’tneedtoscrambletounderstandwhat’sgoingonwhileyou’rerecordingnotes.
GeneralIntroduction
BeforetheMeeting...Decidehowyouwanttorecordyournotes.Ifyouaren’tcomfortablerelyingonyourpenandnotepad,tryusingataperecorderor,ifyou’reafasttypist,takealaptoptothemeeting.
GeneralIntroduction
GeneralIntroduction
Howaremeetingminuteslaidout會(huì)議記錄的格式較為正式,通常分為:
Title
會(huì)議名稱
Time
開會(huì)時(shí)間
Place
地點(diǎn)
Personspresent
出席人
Personsabsent
缺席人
Resolution
通過決議
Recordingsecretary
記錄人
GeneralIntroduction
記錄名稱一般標(biāo)于文章開頭部分,可以居中,也可以按時(shí)下流行的書寫格式一律居左
GeneralIntroduction日期、時(shí)間和地點(diǎn)部分往往用一兩句話表達(dá)清楚。為確保準(zhǔn)確性以便以后引用或查找,會(huì)議記錄中的時(shí)間常常準(zhǔn)確到年、月、日,甚至到幾時(shí)幾分。例如:Ameetingwasheldon24March2012at9:00a.m.toevaluatetheeducationsystemofcollegeswhichistobecarriedoutinJanuaryofnextyear.
GeneralIntroduction會(huì)議記錄中的地點(diǎn)如沒有特殊要求可以不予交代。如有必要,也要寫清楚開會(huì)地址。例如:
…willbeheldintheConferenceRoom108oftheCompany…GeneralIntroductionMinutesofMeetingon…
Time,place&natureofthemeetingPresent:Apologiesforabsence:Summaryofthemeeting:1)…2)…3)…DateofnextmeetingAdjournment:
Signature
GeneralIntroduction
Sample1
MinutesofSchoolMeeting
CaseStudiesWhendidthemeetingtakeplace?Dideveryoneattendthemeeting?Whatwerethemainissues?
Whenwastheconclusionofthemeeting?
Questions
adjourn
[?'d??:n]
v.(使)延期,
中止Themeetingadjournedtillfiveo’clock.
會(huì)議延至五點(diǎn)召開。
GlossarySample2
MinutesoftheManager’sMeeting
SampleReadingWhatdidthesecretarydoafterthedeclarationofthemeeting?DidanyoneapproveofSueCHEN’sproposal?WhosepresentationwasagainstbySueCHEN&DavidYOUNG?
Questions
preside
vi.
(+at/over)
主持,主管
Mr.Smithwillpresideatthenextmeeting.
史密斯先生將主持下一次會(huì)議。
Glossaryattendant
n.
出席者,參加人
stimulate
vt.
刺激,激勵(lì)
Ihopedmywarningwouldstimulate
hertogreaterefforts.
我希望我的告誡會(huì)促使她作出更大的努力。
Glossaryinterflow
n.
交流,互通
Througheverymoveandactofdancersfromthesetwocountries,thetwoculturesachievedperfectinterflow.
兩國演員的舉首投足之間,兩種文化達(dá)成了完美的交流。
Glossary
second
vt.
支持,贊成,附和
Isecondedthenomination.
我贊成這一任命。
unanimously
adv.
一致同意地,無異議地
Theresolutionwasaccepted
unanimously.該項(xiàng)決議得到與會(huì)者一致的認(rèn)可。
Glossaryallowance
n.
津貼,補(bǔ)貼turnover
n.
營業(yè)額
GlossaryAfterthemeetingwasdeclaredopen,reportonthestateofthecompany’sbusinesswasreadbythesecretary.會(huì)議開始后,……宣讀了有關(guān)……的報(bào)告。
UsefulExpressionsMr.
AlanSmithsuggestedtechnicalexpectsgoaroundbranchofficestostimulatetheinterflowoftechniquesandexperience.
......建議技術(shù)專家走訪各分支辦事處,以促進(jìn)技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)的交流。UsefulExpressions
ThemotionwassecondedbyMr.DavidYoungandcarriedunanimously.該項(xiàng)提議得到......的支持和與會(huì)者一致的通過。UsefulExpressionsXingfaImportsandExportsCompanyMinutesoftheMonthlyMeeting
SampleReadingSample3Whowasabsentatthemeeting?What’sthemainsubjectofthemeeting?Didthepresentagreetoreports?
Questions
ItwasagreedthattheminutesoftheJanuary9,201
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