教育訓練講義

教育訓練講義系統(tǒng)名稱：公文管理系統(tǒng)課程名稱：系統(tǒng)管理作業(yè)－研考相關課程對象：系統(tǒng)管理人員課程內容：TOC\h\z\t"建議標題2,1,建議標題3,2"一、 基本觀念 2(一) 代碼觀念 2(二) 天數(shù)計算影響的作業(yè) 2二、 系統(tǒng)維護作業(yè) 3(一) EDM010公文機密等級代碼維護作業(yè) 3(二) EDM020公文速別代碼維護作業(yè) 6(三) EDM030公文性質代碼維護作業(yè) 9(四) ODM310業(yè)務類別代碼維護作業(yè) 12(五) EDM050公文文別代碼維護作業(yè) 15(六) EDM070片語明細維護作業(yè) 18(七) ODM020行事曆資料維護作業(yè) 20(八) ODM060非預期假日維護作業(yè) 22(九) ODT070公文限辦日期調整作業(yè) 24(十) ODT110公文提號作業(yè) 25

基本觀念代碼觀念本系統(tǒng)下拉選項多數(shù)使用代碼觀念設置。一方面使用代碼便於維護；一方面也易於參照規(guī)定的標準代碼。未來即使標準代碼有所更動或增減，也能輕易轉換成現(xiàn)行標準。容易轉檔。天數(shù)計算影響的作業(yè)系統(tǒng)程式中有牽涉辦理天數(shù)，包含限辦日期、工作天數(shù)、使用日數(shù)等，會使用本系統(tǒng)行事曆進行天數(shù)計算。天數(shù)計算區(qū)分工作天及日曆天算法。

系統(tǒng)維護作業(yè)EDM010公文機密等級代碼維護作業(yè)使用時機：行政院調整或新增公文機密等級時，以此界面進行調整或新增機密代碼。畫面說明：機密代碼：為系統(tǒng)設定目前行政院版標準之機密文件代碼。機密名稱：對應上述機密代碼之機密名稱。內部代碼：內部轉換用舊代碼。(目前與(1)相同)內部名稱：內轉換用舊代碼對應之舊名稱。(目前與(2)相同)預設代碼：公文建立時，若未特別指定，則機密代碼預設為本代碼。預設的應用限制：公文建立時，若設為本機密代碼時，預設之應用限制條件。新增代碼：直接於畫面上輸入新代碼及其內容值。按下畫面上「儲存」鍵即可完成。開啟代碼內容進行設定：輸入機密代碼，如01，再按下「開啟」鍵。如不知機密代碼，則請按下「查詢」鍵，進入查詢子視窗(如下圖)點一下畫面上的欲修改之機密代碼(含底線)，將該代碼帶回主畫面開啟。修改完成，按下「儲存」即可。刪除代碼：比照4.的方法開啟欲刪除的機密代碼。於畫面上按下「刪除」鍵即可完成。

EDM020公文速別代碼維護作業(yè)使用時機：行政院調整或新增公文速別等級時，以此界面進行調整或新增速別代碼。畫面說明：速別代碼：為系統(tǒng)設定目前行政院版標準之速別文件代碼。速別名稱：對應上述速別代碼之速別名稱。內部代碼：內部轉換用舊代碼。(目前與(1)相同)內部名稱：內轉換用舊代碼對應之舊名稱。(目前與(2)相同)新增代碼：直接於畫面上輸入新代碼及其內容值。按下畫面上「儲存」鍵即可完成。

開啟代碼內容進行設定：輸入速別代碼，如01，再按下「開啟」鍵。如不知速別代碼，則請按下「查詢」鍵，進入查詢子視窗(如下圖)點一下畫面上的欲修改之速別代碼(含底線)，將該代碼帶回主畫面開啟。修改完成，按下「儲存」即可。刪除代碼：比照4.的方法開啟欲刪除的速別代碼。於畫面上按下「刪除」鍵即可完成。

EDM030公文性質代碼維護作業(yè)使用時機：行政院或機關欲調整或新增公文性質代碼時，以此界面進行調整或新增性質代碼。畫面說明：公文性質代碼代碼：為系統(tǒng)設定目前行政院版標準之公文性質代碼。公文性質名稱：對應上述公文性質代碼之公文性質名稱。管制方式：選擇列於本性質下之公文以文為單位或以案為單位來進行管制。限辦日期：依辦理天數(shù)計算後，限辦日期可否再以人工調整。備註：提供新設定公文性質之註解說明。新增代碼：直接於畫面上輸入新公文性質代碼及其內容值。按下畫面上「儲存」鍵即可完成。開啟代碼內容進行設定：輸入公文性質代碼，如01，再按下「開啟」鍵。如不知公文性質代碼，則請按下「查詢」鍵，進入查詢子視窗(如下圖)點一下畫面上的欲修改之公文性質代碼(含底線)，將該代碼帶回主畫面開啟。修改完成，按下「儲存」即可。刪除代碼：比照4.的方法開啟欲刪除的公文性質代碼。於畫面上按下「刪除」鍵即可完成。

ODM310業(yè)務類別代碼維護作業(yè)使用時機：機關內針對同一公文性質之公文於處理方式或時效上若分為幾個不同的類別，則可以此界面進行調整或新增業(yè)務類別代碼。畫面說明：業(yè)務類別代碼：為系統(tǒng)自訂內部用之業(yè)務類別代碼。(通常以公文性質代碼加上一碼流水號，以便易於區(qū)分屬於那種公文性質)業(yè)務類別名稱：對應上述業(yè)務類別代碼之業(yè)務類別名稱。使用單位：本性質僅供那個單位登錄使用(單位收文)。案件系統(tǒng)代號：本類公文隸屬那個系統(tǒng)管轄。一般為OD(公文系統(tǒng))。案件維護程式、查詢程式及Webservices：當(4)設為其他系統(tǒng)時使用來設定連接其他系統(tǒng)之界面。此三項一般不設定。公文性質：本項業(yè)務類別隸屬於那一種公文性質。時效統(tǒng)計類別：本項業(yè)務類別下的公文於時效統(tǒng)計時應歸入那一張時效統(tǒng)計報表。處理期限方式：設定本類別公文之限辦日期由人工指定或由系統(tǒng)依據(jù)固定條件自動計算產(chǎn)生。處理期限天數(shù)：設定本類別公文之可辦理天數(shù)為幾天，或再進一步將本類別細分成幾個業(yè)務(辦理)階段，分別指定處理天數(shù)。起算日期原則：起算日期欄位之程式處理方式起算方式：由收文當日或次回起算。新增代碼：直接於畫面上輸入新業(yè)務類別代碼及其內容值。按下畫面上「儲存」鍵即可完成。開啟代碼內容進行設定：輸入已存在之業(yè)務類別代碼，如61，再按下「開啟」鍵，再進行修改設定。如不知郵件類別代碼，則請按下「查詢」鍵，進入查詢子視窗(如下圖)，輸入條件(如公文性質)並進行查詢。點一下畫面上的欲修改之業(yè)務類別代碼(含底線)，將該代碼帶回主畫面開啟。修改完成，按下「儲存」即可。刪除代碼：比照4.的方法開啟欲刪除的業(yè)務類別代碼。於畫面上按下「刪除」鍵即可完成。

EDM050公文文別代碼維護作業(yè)使用時機：行政院調整或新增公文文別代碼時，以此界面進行調整或新增公文文別代碼。畫面說明：公文文別代碼：為系統(tǒng)設定目前行政院版標準之公文文別代碼。公文文別名稱：對應上述公文文別代碼之公文文別名稱。內部代碼：內部轉換用舊代碼。(目前與(1)相同)內部名稱：內轉換用舊代碼對應之舊名稱。(目前與(2)相同)預設代碼：公文建立時，若未特別指定，則公文文別代碼預設為本代碼。新增代碼：直接於畫面上輸入新公文文別代碼及其內容值。按下畫面上「儲存」鍵即可完成。開啟代碼內容進行設定：輸入公文文別代碼，如01，再按下「開啟」鍵。如不知公文文別代碼，則請按下「查詢」鍵，進入查詢子視窗(如下圖)點一下畫面上的欲修改之公文文別代碼(含底線)，將該代碼帶回主畫面開啟。修改完成，按下「儲存」即可。刪除代碼：比照4.的方法開啟欲刪除的公文文別代碼。於畫面上按下「刪除」鍵即可完成。

EDM070片語明細維護作業(yè)使用時機：本系統(tǒng)相關程式所使用之原因、條件(片語)等，均由一共用片語檔控管。當欲針對某一片語調整或新增代碼時，以此界面進行調整或新增代碼。畫面說明：公文文別代碼：為本系統(tǒng)各程式所使用之代碼類別。如順會原因及退文原因。維護代碼：直接於畫面上欲選取之代碼類別，然後按下「開啟」鈕。如欲修改代碼，則於同一編號下，修改描述文字內容，再按下畫面上「儲存」鍵即可完成。如欲新增代碼，則於最後之編號下空白編號欄，加入新的編號及描述文字內容，再按下畫面上「儲存」鍵即可完成。

如欲刪除本類別下單筆代碼，則直接清空該筆編號及描述文字欄位內容，再按下畫面上「儲存」鍵即可完成。如欲刪除本類別下所有代碼，則直接按下畫面上「刪除」鍵即可清空所有本類別下代碼。

ODM020行事曆資料維護作業(yè)使用時機：本系統(tǒng)使用之日期，均參考本行事曆。欲維護行事曆內容時，以本程式進行修改維護。畫面說明：年度：欲開啟並維護內容之行事曆年度?？v向：維護年度之月份。橫向：維護年度月份下之各日期內容之位置。內容：僅可填入全型符號?？瞻妆硎痉羌偃罩ぷ魈?；Ｈ表示例假日；Ｏ表示颱風假等其他非預期假日；＄表示本年度無此日期（無效日期）。新增年度行事曆：(建議年底時執(zhí)行新增)輸入新增年度碼(三碼，如095)按下「開啟」鈕，此時程式會開啟空白行事曆，並將周六、周日預設為例假日，以及無效日期先行填入畫面上。再補上特殊假日，如228紀念日等。最後按下「儲存」鈕，將行事曆存回系統(tǒng)中。修改年度行事曆：輸入欲開啟之年度碼(三碼，如095)按下「開啟」鈕，此時程式會開啟原有之行事曆。修改或補上特定假日。最後按下「儲存」鈕，將行事曆存回系統(tǒng)中。刪除年度行事曆：輸入欲開啟之年度碼(三碼，如095)按下「開啟」鈕，此時程式會開啟原有之行事曆。最後按下「刪除」鈕，清除該年度行事曆資料。

ODM060非預期假日維護作業(yè)使用時機：當年度行事曆訂定後，可能因突發(fā)狀況而臨時追加入假日，此時以本作業(yè)進行此類非預期假日之新增工作。本作業(yè)完工後，須使用ODT070公文限辦日期調整作業(yè)進行所有相關公文限辦日期之調整。畫面說明：年度：欲新增改非預期假日之年度。假日類別：分為颱風假及地震假。日期：欲設定為非預期假日之日期。適用單位：分為全機關適用及特定處室適用(因應外單位所處縣市與機關本部不同而導致放假規(guī)定適用不一致之情形)。新增非預期假日：輸入年度(三碼，如095)，按下「開啟」鈕。依序輸入假日類別、設定日期及適用單位，再按下日期右邊之「加入」鈕，即完成新增。

ODT070公文限辦日期調整作業(yè)使用時機：當年度行事曆訂定後，可能因突發(fā)狀況而臨時追加入假日，於使用ODM060非預期假日維護作業(yè)加入非預期假日後，再以本作業(yè)進行所有限辦日期落於該非預期假日之相關公文之限辦日期調整。畫面說明：日期：指定調整那一限辦日期之公文。設定別：上述日期調整為那一種類型，分為假日及非假日。適用單位：分為全機關適用及特定處室適用(因應使用本系統(tǒng)之外單位所處縣市與機關本部不同而導致放假規(guī)定適用不一致之情形)。

ODT110公文提號作業(yè)使用時機：當每年年底欲設定本機關各單位之公文提號區(qū)間時，使用本作業(yè)設定新年度各單位之公文文號區(qū)間。年度中若某一單位之公文提號區(qū)間即將用罄時，使用本作業(yè)新增一公文文號區(qū)間配給該單位。分配文號區(qū)間要領：參考下列因素：過去兩年各單位公文文量過去兩年公文之差異量(成長量)各單位之創(chuàng)稿銷號比率預留安全係數(shù)(1.3~2.0)可估算得各單位未來一年應分配號數(shù)區(qū)間。畫面說明：左側視窗：列出目前使用中之年度下，各單位文號提號區(qū)