如何出色的完成工作課件

第四講

如何完成您的工作

第四講如何完成您的工作1一、接受命令的三個步驟步驟1主管呼叫您的名字時

步驟2記下主管交辦事項的重點步驟3理解命令的內(nèi)容和含義一、接受命令的三個步驟步驟1主管呼叫您的名字時2步驟1主管呼叫您的名字時

注意點1用有朝氣的聲音立刻回答。注意點2不要悶聲不響地走向主管。注意點3不要用“做什么”“什么事”等同輩的用語回答。注意點4帶著您的記事本，以便隨時記下主管的指示。步驟1主管呼叫您的名字時注意點1用有朝氣的聲音立刻回答3步驟2記下主管交辦事項的重點1具有核對的功能，當(dāng)主管指示完后，您可參考您的記錄重復(fù)指示的重點，以核對您聽到的和主管有無差距。2日后工作進行中，可根據(jù)備忘錄檢查您的工作狀況是否正確。3可避免日后如“有沒有交待”“有沒有聽到”之類的糾紛。步驟2記下主管交辦事項的重點1具有核對的功能，當(dāng)主管指示4步驟3理解命令的內(nèi)容和含義注意點1不清楚的地方，詢問清楚為止。這一步叫——確認(rèn)。注意點2盡量以具體化方式，向主管確認(rèn)命令的內(nèi)容。這一步叫——檢驗理解。注意點3要讓主管把話說完后，再提出意見或疑問。步驟3理解命令的內(nèi)容和含義注意點1不清楚的地方，詢問清楚5科學(xué)的記錄方法——6W3HWHAT——指要做的是什么及描述達成命令事項后的狀態(tài)

WHEN——指全部工作完成的時間及各步驟完成的時間

WHERE——泛指各項活動發(fā)生的場所

WHO——指與命令有關(guān)聯(lián)的對象

WHY——指理由、目的、根據(jù)

WHICH——根據(jù)前面5個W，做出各種備選方案

HOW——指方法、手段，也就是如何做

HOWMANY——指需要多大、多少，以計量的方式讓事情更具體化

HOWMUCH——指預(yù)算、費用

科學(xué)的記錄方法——6W3HWHAT——指要做的是什么及描述6解決問題的九個步驟

期望目標(biāo)

實際情況

差距

所謂“問題”是指“期望目標(biāo)”與“實際情況”間的差距

解決問題的九個步驟期望目標(biāo)實際情況差距所謂“問題”是7步驟1——界定問題。首先要找出真正的問題及原因。在決策之前須診斷，清楚界定問題是否存在。問題的原因何在，不應(yīng)只注重應(yīng)付問題的表面癥狀，而忽略了問題的真正所在。

步驟1——界定問題。首先要找出真正的問題及原因。在決策之前須8步驟2——分析問題并搜集有關(guān)資料。

掌握到問題的真正所在后，便可著手搜集資料，妥善地分析，整理數(shù)據(jù)。這里給大家介紹一種科學(xué)的分析工具：因果圖（或叫魚骨圖、石川圖）

步驟2——分析問題并搜集有關(guān)資料。掌握到問題的真正所在后，9因果圖使用步驟

1：集合有關(guān)人員。2：掛一張大白紙，準(zhǔn)備2~3支色筆。3：由集合的人員就影響問題的要因發(fā)言，發(fā)言內(nèi)容記入圖上，中途不可批評或質(zhì)問。4：時間大約1小時，搜集20~30個原因則可結(jié)束。5：就所搜集的原因，何者影響最大，再由大家輪流發(fā)言，經(jīng)大家磋商后，認(rèn)為影響較大的予圈上紅色圈。6：與步驟5一樣，針對已圈上一個紅圈的若認(rèn)為最重要的可以再圈上兩圈、三圈。7：重新畫一張要因圖，未上圈的予去除，圈數(shù)愈多的列為最優(yōu)先處理。因果圖使用步驟1：集合有關(guān)人員。10范例：施樂公司客戶不滿意的因果圖

機械人力客戶不滿其他方法材料電話信息未經(jīng)處理

非專業(yè)管理

報告不令人滿意

未回電話

故障頻繁

塞紙

復(fù)印質(zhì)量

供應(yīng)不足

延期交貨

定貨問題

帳單錯誤

發(fā)票問題

信用延誤

電話服務(wù)問題交貨太慢

沒有修理

范例：施樂公司客戶不滿意的因果圖機械人力客戶不滿其他方法11步驟3——列舉可作選擇的解決辦法

☆在了解了問題的原因及搜集足夠的資料后，必須列舉所有可供選擇的解決辦法?！钜环N有效的尋找解決方法的方法：“腦力激蕩”法（又叫頭腦風(fēng)暴法）（BrainStorming）。步驟3——列舉可作選擇的解決辦法☆在了解了問題的原因及搜12“腦力激蕩”法四原則

（1）與會者有意識注意的應(yīng)是大量的觀點，而不是觀點的質(zhì)量

（2）不能批評別人的設(shè)想，以防止阻礙創(chuàng)造性設(shè)想的出現(xiàn)

（3）自由發(fā)言，暢所欲言，主意越新、越怪越好，因為它們一定能夠推導(dǎo)出好的觀點

（4）不要過分強調(diào)個人的成績，應(yīng)以小組的整體利益為重，注意和理解其他小組成員的貢獻，這樣在民主的環(huán)境里激發(fā)出更多更好的主意

“腦力激蕩”法四原則13解決問題的九個步驟（續(xù)）步驟4——比較各項備選辦法的優(yōu)劣。步驟5——選出最佳解決問題的辦法。步驟6——計劃如何實行。步驟7——付諸行動。步驟8——評估整個解決問題的過程。步驟9——下一步。解決問題的九個步驟（續(xù)）步驟4——比較各項備選辦法的優(yōu)劣。14總結(jié)：解決問題的九個步驟界定問題分析問題并搜集有關(guān)資料列舉可作選擇的解決辦法比較各備選辦法的優(yōu)劣選出最佳解決問題的辦法計劃如何實行付諸行動評估整個解決問題的過程下一步總結(jié)：解決問題的九個步驟界定問題分析問題并搜集有關(guān)資料列舉可15企業(yè)新人工作的基本守則

守則1永遠比上司期待的工作成果做得更好。守則2懂得提升工作效果和效率的方法。守則3一定在指定的期限完成工作。守則4工作時間，集中精神，專心工作。守則5任何工作都要用心去做。守則6要有防止錯誤的警惕心。守則7做好整理整頓。守則8秉持工作的改善意識。守則9養(yǎng)成節(jié)省費用的習(xí)慣。企業(yè)新人工作的基本守則守則1永遠比上司期待的工作成果做得16第四講

如何完成您的工作

第四講如何完成您的工作17一、接受命令的三個步驟步驟1主管呼叫您的名字時

步驟2記下主管交辦事項的重點步驟3理解命令的內(nèi)容和含義一、接受命令的三個步驟步驟1主管呼叫您的名字時18步驟1主管呼叫您的名字時

注意點1用有朝氣的聲音立刻回答。注意點2不要悶聲不響地走向主管。注意點3不要用“做什么”“什么事”等同輩的用語回答。注意點4帶著您的記事本，以便隨時記下主管的指示。步驟1主管呼叫您的名字時注意點1用有朝氣的聲音立刻回答19步驟2記下主管交辦事項的重點1具有核對的功能，當(dāng)主管指示完后，您可參考您的記錄重復(fù)指示的重點，以核對您聽到的和主管有無差距。2日后工作進行中，可根據(jù)備忘錄檢查您的工作狀況是否正確。3可避免日后如“有沒有交待”“有沒有聽到”之類的糾紛。步驟2記下主管交辦事項的重點1具有核對的功能，當(dāng)主管指示20步驟3理解命令的內(nèi)容和含義注意點1不清楚的地方，詢問清楚為止。這一步叫——確認(rèn)。注意點2盡量以具體化方式，向主管確認(rèn)命令的內(nèi)容。這一步叫——檢驗理解。注意點3要讓主管把話說完后，再提出意見或疑問。步驟3理解命令的內(nèi)容和含義注意點1不清楚的地方，詢問清楚21科學(xué)的記錄方法——6W3HWHAT——指要做的是什么及描述達成命令事項后的狀態(tài)

WHEN——指全部工作完成的時間及各步驟完成的時間

WHERE——泛指各項活動發(fā)生的場所

WHO——指與命令有關(guān)聯(lián)的對象

WHY——指理由、目的、根據(jù)

WHICH——根據(jù)前面5個W，做出各種備選方案

HOW——指方法、手段，也就是如何做

HOWMANY——指需要多大、多少，以計量的方式讓事情更具體化

HOWMUCH——指預(yù)算、費用

科學(xué)的記錄方法——6W3HWHAT——指要做的是什么及描述22解決問題的九個步驟

期望目標(biāo)

實際情況

差距

所謂“問題”是指“期望目標(biāo)”與“實際情況”間的差距

解決問題的九個步驟期望目標(biāo)實際情況差距所謂“問題”是23步驟1——界定問題。首先要找出真正的問題及原因。在決策之前須診斷，清楚界定問題是否存在。問題的原因何在，不應(yīng)只注重應(yīng)付問題的表面癥狀，而忽略了問題的真正所在。

步驟1——界定問題。首先要找出真正的問題及原因。在決策之前須24步驟2——分析問題并搜集有關(guān)資料。

掌握到問題的真正所在后，便可著手搜集資料，妥善地分析，整理數(shù)據(jù)。這里給大家介紹一種科學(xué)的分析工具：因果圖（或叫魚骨圖、石川圖）

步驟2——分析問題并搜集有關(guān)資料。掌握到問題的真正所在后，25因果圖使用步驟

1：集合有關(guān)人員。2：掛一張大白紙，準(zhǔn)備2~3支色筆。3：由集合的人員就影響問題的要因發(fā)言，發(fā)言內(nèi)容記入圖上，中途不可批評或質(zhì)問。4：時間大約1小時，搜集20~30個原因則可結(jié)束。5：就所搜集的原因，何者影響最大，再由大家輪流發(fā)言，經(jīng)大家磋商后，認(rèn)為影響較大的予圈上紅色圈。6：與步驟5一樣，針對已圈上一個紅圈的若認(rèn)為最重要的可以再圈上兩圈、三圈。7：重新畫一張要因圖，未上圈的予去除，圈數(shù)愈多的列為最優(yōu)先處理。因果圖使用步驟1：集合有關(guān)人員。26范例：施樂公司客戶不滿意的因果圖

機械人力客戶不滿其他方法材料電話信息未經(jīng)處理

非專業(yè)管理

報告不令人滿意

未回電話

故障頻繁

塞紙

復(fù)印質(zhì)量

供應(yīng)不足

延期交貨

定貨問題

帳單錯誤

發(fā)票問題

信用延誤

電話服務(wù)問題交貨太慢

沒有修理

范例：施樂公司客戶不滿意的因果圖機械人力客戶不滿其他方法27步驟3——列舉可作選擇的解決辦法

☆在了解了問題的原因及搜集足夠的資料后，必須列舉所有可供選擇的解決辦法。☆一種有效的尋找解決方法的方法：“腦力激蕩”法（又叫頭腦風(fēng)暴法）（BrainStorming）。步驟3——列舉可作選擇的解決辦法☆在了解了問題的原因及搜28“腦力激蕩”法四原則

（1）與會者有意識注意的應(yīng)是大量的觀點，而不是觀點的質(zhì)量

（2）不能批評別人的設(shè)想，以防止阻礙創(chuàng)造性設(shè)想的出現(xiàn)

（3）自由發(fā)言，暢所欲言，主意越新、越怪越好，因為它們一定能夠推導(dǎo)出好的觀點

（4）不要過分強調(diào)個人的成績，應(yīng)以小組的整體利益為重，注意和理解其他小組成員的貢獻，這樣在民主的環(huán)境里激發(fā)出更多更好的主意

“腦力激蕩”法四原則29解決問題的九個步驟（續(xù)）步驟4——比較各項備選辦法的優(yōu)劣。步驟5——選出最佳解決問題的辦法。步驟6——計劃如何實行。步驟7——付諸行動。步驟8——評估整個解決問題的過程。步驟9——下一步。解決問題的九個步驟（續(xù)）步驟4——比較各項備選辦法的優(yōu)劣。30總結(jié)：解決問題的九個步驟界定問題分析問題并搜集有關(guān)資料列舉可作選擇的解決辦法比較各備選辦法的優(yōu)劣選出最佳解決問題的辦法計劃如何實行付諸行動評估整個解決問題的過程下一步總結(jié)：解決問題的九個