信息化科技公司項(xiàng)目資料管理辦法

信息化科技公司項(xiàng)目資料管理辦法第一條、項(xiàng)目資料管理范圍項(xiàng)目資料是在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中,形成具有保存價(jià)值的,與公司關(guān)系密切的各類文件材料，主要包括項(xiàng)目商務(wù)文件資料、項(xiàng)目技術(shù)文件資料、項(xiàng)目培訓(xùn)資料等。具體內(nèi)容如下：（一）項(xiàng)目商務(wù)文件資料1、項(xiàng)目往來(lái)公文、函件與往來(lái)傳真；2、項(xiàng)目會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議錄音錄像、會(huì)議照片等各類會(huì)議記錄性資料；3、商務(wù)招投標(biāo)文件、商務(wù)合同談判資料、項(xiàng)目合同與技術(shù)附件，項(xiàng)目預(yù)算、項(xiàng)目開(kāi)票材料等；4、項(xiàng)目物資采購(gòu)需求計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、項(xiàng)目資金計(jì)劃、詢比價(jià)材料、采購(gòu)合同談判材料、采購(gòu)合同、由入庫(kù)手續(xù)、進(jìn)場(chǎng)點(diǎn)驗(yàn)手續(xù)、驗(yàn)收手續(xù)、付款手續(xù)等；（二）項(xiàng)目技術(shù)文件資料1、項(xiàng)目初步方案、需求調(diào)研報(bào)告與需求分析、總體技

術(shù)方案、詳細(xì)技術(shù)方案、功能設(shè)計(jì)說(shuō)明、系統(tǒng)UI術(shù)方案、詳細(xì)技術(shù)方案、功能設(shè)計(jì)說(shuō)明、系統(tǒng)UI設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)圖紙、代碼開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)、測(cè)試方案與測(cè)試報(bào)告等；2、項(xiàng)目成果物：包括但不限于開(kāi)發(fā)代碼、系統(tǒng)配置文件、咨詢服務(wù)文檔等；3、項(xiàng)目過(guò)程管理資料：包括但不限于施工組織方案、報(bào)驗(yàn)資料、項(xiàng)目設(shè)備與材料消耗記錄、人天考勤記錄、項(xiàng)目日志、送審報(bào)驗(yàn)資料、竣工驗(yàn)收資料、現(xiàn)場(chǎng)照片、錄音帶與錄像資料等。4、項(xiàng)目原廠資料：包括但不限于原廠設(shè)備隨機(jī)說(shuō)明書(shū)、合格證、質(zhì)檢報(bào)告等；（三）項(xiàng)目培訓(xùn)文件資料，項(xiàng)目培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)方案、培訓(xùn)教材等。（四）其他資料，項(xiàng)目過(guò)程審計(jì)報(bào)告、技術(shù)交流文檔、項(xiàng)目建設(shè)參考資料等與項(xiàng)目有關(guān)的其他資料。第二條、項(xiàng)目資料管理職責(zé)（一）公司負(fù)責(zé)建設(shè)統(tǒng)一的文件檔案、技術(shù)資料管理系統(tǒng)，并設(shè)立技術(shù)檔案庫(kù)，由綜合管理部專人負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限管理和紙質(zhì)檔案歸檔管理，并指定專業(yè)技術(shù)人員專人負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)定期備份與數(shù)據(jù)恢復(fù)。（二）業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)或部門(mén)負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)管理權(quán)限范圍內(nèi)所屬項(xiàng)目資料管理，項(xiàng)目組具體負(fù)責(zé)與本項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)單位往來(lái)文檔資料的登記、收發(fā)、歸檔管理，負(fù)責(zé)項(xiàng)目資料在項(xiàng)目組內(nèi)部共享管理，承擔(dān)項(xiàng)目資料保密管理職責(zé)，負(fù)責(zé)本項(xiàng)目資料定期向檔案管理系統(tǒng)提交、修訂、更新、整理等工作，并及時(shí)向公司技術(shù)檔案庫(kù)提交歸檔資料。第三條、項(xiàng)目資料版本管理。項(xiàng)目文件、資料、圖紙均應(yīng)在電子版和紙質(zhì)上做明顯版本標(biāo)識(shí)，以明確是否為有效版本、改版內(nèi)容、改版時(shí)間、改版編輯與審批人等信息。第四條、綜合管理部應(yīng)針對(duì)項(xiàng)目情況為項(xiàng)目組在公司檔案管理系統(tǒng)中開(kāi)設(shè)項(xiàng)目資料保存目錄，并根據(jù)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人（或項(xiàng)目經(jīng)理）申請(qǐng)授權(quán)項(xiàng)目組相關(guān)人員自行管理該目錄下的文檔管理權(quán)限，目錄結(jié)構(gòu)可參考下圖分類保存。

項(xiàng)目前期資料項(xiàng)目商務(wù)資料項(xiàng)目招投標(biāo)資料項(xiàng)目合同資料項(xiàng)目往來(lái)文件項(xiàng)目預(yù)算其他商務(wù)文件項(xiàng)目技術(shù)資料__項(xiàng)目培訓(xùn)資料項(xiàng)目原廠資料項(xiàng)目技術(shù)方案項(xiàng)目代碼項(xiàng)目過(guò)程管理資料一項(xiàng)目驗(yàn)收資料其他技術(shù)資料項(xiàng)目招標(biāo)資料項(xiàng)目投標(biāo)資料項(xiàng)目采購(gòu)資料項(xiàng)目銷售資料項(xiàng)目前期資料項(xiàng)目商務(wù)資料項(xiàng)目招投標(biāo)資料項(xiàng)目合同資料項(xiàng)目往來(lái)文件項(xiàng)目預(yù)算其他商務(wù)文件項(xiàng)目技術(shù)資料__項(xiàng)目培訓(xùn)資料項(xiàng)目原廠資料項(xiàng)目技術(shù)方案項(xiàng)目代碼項(xiàng)目過(guò)程管理資料一項(xiàng)目驗(yàn)收資料其他技術(shù)資料項(xiàng)目招標(biāo)資料項(xiàng)目投標(biāo)資料項(xiàng)目采購(gòu)資料項(xiàng)目銷售資料rHLD項(xiàng)目施工組織設(shè)計(jì)項(xiàng)目報(bào)驗(yàn)送審資料項(xiàng)目會(huì)議記錄紀(jì)要項(xiàng)目音像資料參考示例第五條、項(xiàng)目資料介質(zhì)。（一）提交公司技術(shù)檔案庫(kù)的歸檔資料應(yīng)是紙質(zhì)、u盤(pán)、光盤(pán)、藍(lán)圖等常規(guī)材質(zhì)。（二）提交公司檔案管理系統(tǒng)的資料應(yīng)是：Word、Excel、PPTMppVSDPdf、AIP、CEBDWGJPEGBMPMP3MP4等各類電子文檔格式。第六條、項(xiàng)目資料收集整理要求（一）項(xiàng)目驗(yàn)收前應(yīng)編輯整理完畢，并作為驗(yàn)收必要條件和項(xiàng)目績(jī)效考核項(xiàng)。（二）歸檔文件資料要字跡清晰，圖面整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。編制文件資料應(yīng)打印或使用黑、紅墨水書(shū)寫(xiě)。（三）項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中以及項(xiàng)目竣工一個(gè)月內(nèi)，應(yīng)將所有資料掃描件提交公司檔案管理系統(tǒng)保存。（四）項(xiàng)目資料應(yīng)采用ISO2000、ISO20000等國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)編制。項(xiàng)目資料應(yīng)隨項(xiàng)目進(jìn)度同步收集、整理、整編，應(yīng)做到齊全、準(zhǔn)確、真實(shí)、可信，不得弄虛作假，對(duì)確認(rèn)歸檔的資料，不得涂改、刪除、更換。第七條、項(xiàng)目資料保密管理（一）所有項(xiàng)目應(yīng)確定保密等級(jí)，由項(xiàng)目組根據(jù)項(xiàng)目性質(zhì)或業(yè)主單位保密要求提報(bào)項(xiàng)目保密等級(jí)設(shè)定建議，公司PM飾批備案。項(xiàng)目文檔密級(jí)分為4級(jí)：絕密、機(jī)密、秘密、內(nèi)部公開(kāi)。（二）保密期限：保密期限除特殊規(guī)定外，按絕密15年、機(jī)密10年、秘密5年認(rèn)定。保密期限的起始日期自文檔創(chuàng)建或發(fā)布日起算。（三）授權(quán)范圍：機(jī)密級(jí)以上（含機(jī)密級(jí)）文檔必須明確注明發(fā)放范圍，具體到員工姓名、某崗位或某級(jí)職務(wù)，且必須驗(yàn)證崗位或職務(wù)的準(zhǔn)確性。在公司的檔案管理系統(tǒng)中應(yīng)相應(yīng)地落實(shí)權(quán)限管理范圍。（四）涉密文件發(fā)送：未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人任何時(shí)候不得使用任何移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)拷貝或打印秘密等級(jí)及以上的涉密文件，如需要傳遞秘密等級(jí)及以上的涉密文件時(shí)，應(yīng)采用穩(wěn)妥的加密方式或加密移動(dòng)介質(zhì)傳