某企業(yè)檔案資料管理方案課件

HUBEITRISUNCHEMICALCO.,LTD.檔案資料管理安全環(huán)保部內(nèi)部適用湖北泰盛化工有限公司HUBEITRISUNCHEMICAL1第一部分、檔案資料管理的意義

湖北泰盛化工有限公司

HUBEITRISUNCHEMICALSCO.,LTD歷史性、真實性、完整性、

準確性、系統(tǒng)性做好檔案管理工作一個企業(yè)健康發(fā)展的需要，檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。科學規(guī)范的管理檔案，是衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度。

第一部分、檔案資料管理的意義湖北泰盛化工2管理中的檔案資料見證：安全環(huán)保部門工作成績的成果。是我們改進管理工作真實可靠的依據(jù)。管理中的檔案資料3第二部分、檔案資料管理的內(nèi)容收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計在實際工作，要求檔案資料員根據(jù)規(guī)范、完善檔案資料體系和科學合理的分類原則及時收集、記載、整理并妥善保管。保管管理中還要及時、經(jīng)常、定期、完備的對檔案資料進行動態(tài)注記。第二部分、檔案資料管理的內(nèi)容收集、整4收集

安全、環(huán)保、職業(yè)健康在工作和生產(chǎn)活動中形成的文件、通報、記錄等資料是由部門（車間）分散形成的，數(shù)量很多，而查找利用檔案，則要求一定的集中。為了解決資料形成后的分散狀態(tài)和利用要求集中的矛盾，就需要將分散的文件等資料經(jīng)過挑選，按照一定的制度集中保存起來，這就形成了檔案的收集工作。收集5整理

收集起來的檔案內(nèi)容十分龐雜，數(shù)量很大，處于相對零亂狀態(tài)，不好管理和無法提供利用，需要加以系統(tǒng)化。為了解決收集來的檔案的零亂狀態(tài)與條理系統(tǒng)便于查找利用的矛盾，必須把這一類檔案進一步分門別類，這就形成了檔案的整理工作。

整理6鑒定

隨著各項工作的發(fā)展和時間的推移，新的檔案不斷補充，使檔案的總量日益增長，而檔案材料保存一定時間以后，有些還需要繼續(xù)保存，有些則已失去價值，致使庫存檔案龐雜。為了解決檔案龐雜和實際利用需要有價值檔案的矛盾，要對檔案進行審查和鑒別工作，去粗取精，將確實已失去保存價值的檔案剔除，這就形成了檔案的鑒定工作。鑒定7保管

通過收集整理形成的檔案資料，要了解和檔案損壞規(guī)律，通過經(jīng)常性工作，采取專門的技術(shù)措施，最大限度地防止和減少檔案的損毀，延長檔案的壽命，維護檔案的系統(tǒng)性和完整性，保證檔案的全面安全。保管8統(tǒng)計就是運用一系列的統(tǒng)計技術(shù)和方法，通過表冊和數(shù)字的形式描述和分析檔案工作的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢的工作過程。它是了解、認識和掌握檔案工作總體情況的重要手段。統(tǒng)計9

一、依據(jù)檔案的存儲方式

1、文本類:利用記錄的載體記錄文字、圖形、卡片、手冊。用統(tǒng)一的文件盒分類歸納不同類別的檔案及資料。所有的檔案資料都應該有文本存檔。文本類檔案：示意圖1、2、3

第三部分、檔案分類一、依據(jù)檔案的存儲方式第三部分、檔案分類10一、依據(jù)檔案的存儲方式

2、電子類：利用電腦軟件、CVD、掃描機、移動硬盤存儲。其中掃描件：“三同時”批復、檢測報告書、資格證書和特殊工種證件、資質(zhì)證書；CVD：培訓映像教材；影像：應急演練等。分類歸納入不同的文件夾，用移動硬盤存檔（每2個月或3個月更新一次）。

電子類檔案：示意圖4一、依據(jù)檔案的存儲方式11第三部分、檔案分類

二、依據(jù)檔案的保管期限

1、永久檔案：安全、環(huán)境、消防、職業(yè)健康的“三同時”資料檔案；職業(yè)健康體檢表等檔案

2、長期檔案（2年以上至5年）：程序文件、操作規(guī)程、培訓記錄、事故應急、風險管理、等資料檔案

3、短期檔案(年度）：責任書、管理考核、隱患排查、檢查記錄、會議記錄等資料檔案第三部分、檔案分類二、依據(jù)檔案的保管期限12利用統(tǒng)一的文件盒分類歸檔的永久、長期、短期檔案資料。示意圖：5利用透明文件夾分類檔案的“三同時”批復檔案資料。示意圖：6利用統(tǒng)一的檔案袋保管的職工健康體檢資料。示意圖：7利用統(tǒng)一的文件盒分類歸檔的永久、長期、短期檔案資料。示意圖：13第四部分檔案納入的內(nèi)容一、“三同時”資料根據(jù)不同的項目按消防、安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生進行歸檔。

（一）、安全類1、安全類文冊：安全預評價報告、安全設施設計專篇、安全驗收評價報告及相關(guān)的申報資料2、安全類“三同時“批復：立項核準、安全設立、安全設施設計、安全試生產(chǎn)、安全驗收第四部分檔案納入的內(nèi)容14（二）、環(huán)保類

1、環(huán)保類文冊：環(huán)境影響報告書、建設項目竣工環(huán)境保護驗收監(jiān)測報告及相關(guān)申請資料2、環(huán)保類“三同時”批復：項目核準的批復、環(huán)境影響報告書的批復、試生產(chǎn)的批復、環(huán)境保護驗收的批復（二）、環(huán)保類15安全、環(huán)?！叭瑫r”

安全、環(huán)?！叭瑫r”檔案資料根據(jù)使用查閱的頻繁情況，分兩部分整理。最大限度地防止和減少檔案的損毀，延長檔案的壽命及方便查閱。

批復類（分項目按順序存放）示意圖：6

總的檔案資料（分項目按順序）示意圖：8

示意圖：9

安全、環(huán)?！叭瑫r”16二、責任人與責任檔案內(nèi)容：公司安全生產(chǎn)管理網(wǎng)絡體系，對內(nèi)、外安全環(huán)保職業(yè)健康承諾書，安全環(huán)保部機構(gòu)成立文件、安全環(huán)保管理人員任命書及工作職責，安全環(huán)保部年度工作計劃，公司內(nèi)部簽訂的責任書，安全、環(huán)保、職業(yè)健康衛(wèi)生會議記錄等注意事項：有人員變動時及時更新，安全環(huán)保第一責任人承諾書利用公開欄公示二、責任人與責任17三、安全投入檔案內(nèi)容：安全投入制度，公司全年安全投入的計劃及專項安全投入計劃，安全宣傳培訓投入的情況記錄，安全環(huán)保防護設備、設施方面的投入記錄，職業(yè)健康衛(wèi)生、工傷保險等方面的投入，投入需求報告，采購計劃，資金計劃等注意事項：在安全生產(chǎn)投入、資金落實情況方面，可保存報批計劃、報告、發(fā)票的復印件歸檔三、安全投入182011年安全投入費用一覽表2011年安全投入費用一覽表19四、風險管理檔案內(nèi)容：危險化學品和劇毒化學品管理，危險化學品清單，危險化學品技術(shù)說明書及安全標簽，重大危險源管理制度，重大危險源臺賬，危險源辨識與風險評價表，事故預想記錄，公司地理位置圖，公司平面示意圖等注意事項：責任人變動及時更新，發(fā)生新的危險辨識進行風險評價四、風險管理20五、事故應急檔案內(nèi)容：生產(chǎn)安全事故綜合應急救援預案，應急資源管理制度，應急隊伍管理辦法，公司消防水管分布圖，消防、環(huán)保設施清單、環(huán)保管網(wǎng)圖，事故演練（方案、演練照片、評價結(jié)果）等注意事項：應急人員電話發(fā)生改變及時更新五、事故應急21六：體系文件檔案內(nèi)容：管理手冊，程序文件，安全生產(chǎn)管理制度，工藝操作規(guī)程，安全操作規(guī)程等六：體系文件22七、安全教育檔案內(nèi)容：一級安全、環(huán)保、職業(yè)健康教育臺賬，試卷，三級安全教育卡等注意事項：臺賬中的內(nèi)容根據(jù)試卷答題人的信息如實填寫，三級安全教育卡中主考人、安全負責人簽字

示意圖：10七、安全教育23八、資格證書和特殊工種檔案內(nèi)容：

公司主要負責人、分管負責人相關(guān)安全培訓證書，注冊安全工程師資格證，安全管理人員培訓資格證，、特殊工種資格證，各類專業(yè)人員技術(shù)職稱證等注意事項：人員變動、取證、復證及時更新臺賬及復印件

八、資格證書和特殊工種24某企業(yè)檔案資料管理方案251、文本手冊1、文本手冊262、文本圖片2、文本圖片273、文本臺賬3、文本臺賬284、電子類光碟、硬盤4、電子類光碟、硬盤295、分類歸檔不同期限的檔案5、分類歸檔不同期限的檔案306、“三同時”批復的文本資料6、“三同時”批復的文本資料317、職業(yè)健康檔案7、職業(yè)健康檔案328、環(huán)保類“三同時”總資料a8、環(huán)保類“三同時”總資料a339、環(huán)保類“三同時”總資料b9、環(huán)保類“三同時”總資料b3410、安全培訓記錄10、安全培訓記錄35

HUBEITRISUNCHEMICALCO.,LTD.檔案資料管理安全環(huán)保部內(nèi)部適用湖北泰盛化工有限公司HUBEITRISUNCHEMICAL36第一部分、檔案資料管理的意義

湖北泰盛化工有限公司

HUBEITRISUNCHEMICALSCO.,LTD歷史性、真實性、完整性、

準確性、系統(tǒng)性做好檔案管理工作一個企業(yè)健康發(fā)展的需要，檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作?？茖W規(guī)范的管理檔案，是衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度。

第一部分、檔案資料管理的意義湖北泰盛化工37管理中的檔案資料見證：安全環(huán)保部門工作成績的成果。是我們改進管理工作真實可靠的依據(jù)。管理中的檔案資料38第二部分、檔案資料管理的內(nèi)容收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計在實際工作，要求檔案資料員根據(jù)規(guī)范、完善檔案資料體系和科學合理的分類原則及時收集、記載、整理并妥善保管。保管管理中還要及時、經(jīng)常、定期、完備的對檔案資料進行動態(tài)注記。第二部分、檔案資料管理的內(nèi)容收集、整39收集

安全、環(huán)保、職業(yè)健康在工作和生產(chǎn)活動中形成的文件、通報、記錄等資料是由部門（車間）分散形成的，數(shù)量很多，而查找利用檔案，則要求一定的集中。為了解決資料形成后的分散狀態(tài)和利用要求集中的矛盾，就需要將分散的文件等資料經(jīng)過挑選，按照一定的制度集中保存起來，這就形成了檔案的收集工作。收集40整理

收集起來的檔案內(nèi)容十分龐雜，數(shù)量很大，處于相對零亂狀態(tài)，不好管理和無法提供利用，需要加以系統(tǒng)化。為了解決收集來的檔案的零亂狀態(tài)與條理系統(tǒng)便于查找利用的矛盾，必須把這一類檔案進一步分門別類，這就形成了檔案的整理工作。

整理41鑒定

隨著各項工作的發(fā)展和時間的推移，新的檔案不斷補充，使檔案的總量日益增長，而檔案材料保存一定時間以后，有些還需要繼續(xù)保存，有些則已失去價值，致使庫存檔案龐雜。為了解決檔案龐雜和實際利用需要有價值檔案的矛盾，要對檔案進行審查和鑒別工作，去粗取精，將確實已失去保存價值的檔案剔除，這就形成了檔案的鑒定工作。鑒定42保管

通過收集整理形成的檔案資料，要了解和檔案損壞規(guī)律，通過經(jīng)常性工作，采取專門的技術(shù)措施，最大限度地防止和減少檔案的損毀，延長檔案的壽命，維護檔案的系統(tǒng)性和完整性，保證檔案的全面安全。保管43統(tǒng)計就是運用一系列的統(tǒng)計技術(shù)和方法，通過表冊和數(shù)字的形式描述和分析檔案工作的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢的工作過程。它是了解、認識和掌握檔案工作總體情況的重要手段。統(tǒng)計44

一、依據(jù)檔案的存儲方式

1、文本類:利用記錄的載體記錄文字、圖形、卡片、手冊。用統(tǒng)一的文件盒分類歸納不同類別的檔案及資料。所有的檔案資料都應該有文本存檔。文本類檔案：示意圖1、2、3

第三部分、檔案分類一、依據(jù)檔案的存儲方式第三部分、檔案分類45一、依據(jù)檔案的存儲方式

2、電子類：利用電腦軟件、CVD、掃描機、移動硬盤存儲。其中掃描件：“三同時”批復、檢測報告書、資格證書和特殊工種證件、資質(zhì)證書；CVD：培訓映像教材；影像：應急演練等。分類歸納入不同的文件夾，用移動硬盤存檔（每2個月或3個月更新一次）。

電子類檔案：示意圖4一、依據(jù)檔案的存儲方式46第三部分、檔案分類

二、依據(jù)檔案的保管期限

1、永久檔案：安全、環(huán)境、消防、職業(yè)健康的“三同時”資料檔案；職業(yè)健康體檢表等檔案

2、長期檔案（2年以上至5年）：程序文件、操作規(guī)程、培訓記錄、事故應急、風險管理、等資料檔案

3、短期檔案(年度）：責任書、管理考核、隱患排查、檢查記錄、會議記錄等資料檔案第三部分、檔案分類二、依據(jù)檔案的保管期限47利用統(tǒng)一的文件盒分類歸檔的永久、長期、短期檔案資料。示意圖：5利用透明文件夾分類檔案的“三同時”批復檔案資料。示意圖：6利用統(tǒng)一的檔案袋保管的職工健康體檢資料。示意圖：7利用統(tǒng)一的文件盒分類歸檔的永久、長期、短期檔案資料。示意圖：48第四部分檔案納入的內(nèi)容一、“三同時”資料根據(jù)不同的項目按消防、安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生進行歸檔。

（一）、安全類1、安全類文冊：安全預評價報告、安全設施設計專篇、安全驗收評價報告及相關(guān)的申報資料2、安全類“三同時“批復：立項核準、安全設立、安全設施設計、安全試生產(chǎn)、安全驗收第四部分檔案納入的內(nèi)容49（二）、環(huán)保類

1、環(huán)保類文冊：環(huán)境影響報告書、建設項目竣工環(huán)境保護驗收監(jiān)測報告及相關(guān)申請資料2、環(huán)保類“三同時”批復：項目核準的批復、環(huán)境影響報告書的批復、試生產(chǎn)的批復、環(huán)境保護驗收的批復（二）、環(huán)保類50安全、環(huán)?！叭瑫r”

安全、環(huán)?！叭瑫r”檔案資料根據(jù)使用查閱的頻繁情況，分兩部分整理。最大限度地防止和減少檔案的損毀，延長檔案的壽命及方便查閱。

批復類（分項目按順序存放）示意圖：6

總的檔案資料（分項目按順序）示意圖：8

示意圖：9

安全、環(huán)?！叭瑫r”51二、責任人與責任檔案內(nèi)容：公司安全生產(chǎn)管理網(wǎng)絡體系，對內(nèi)、外安全環(huán)保職業(yè)健康承諾書，安全環(huán)保部機構(gòu)成立文件、安全環(huán)保管理人員任命書及工作職責，安全環(huán)保部年度工作計劃，公司內(nèi)部簽訂的責任書，安全、環(huán)保、職業(yè)健康衛(wèi)生會議記錄等注意事項：有人員變動時及時更新，安全環(huán)保第一責任人承諾書利用公開欄公示二、責任人與責任52三、安全投入檔案內(nèi)容：安全投入制度，公司全年安全投入的計劃及專項安全投入計劃，安全宣傳培訓投入的情況記錄，安全環(huán)保防護設備、設施方面的投入記錄，職業(yè)健康衛(wèi)生、工傷保險等方面的投入，投入需求報告，采購計劃，資金計劃等注意事項：在安全生產(chǎn)投入、資金落實情況方面，可保存報批計劃、報告、發(fā)票的復印件歸檔三、安全投入532011年安全投入費用一覽表2011年安全投入費用一覽表54四、風險管理檔案內(nèi)容：危險化學品和劇毒化學品管理，危險化學品清單，危險化學品技術(shù)說明書及安全標簽，重大危險源管理制度，重大危險源臺賬，危險源辨識與風險評價表，事故預想記錄，公司地理位置圖，公司平面示意圖等注意事項：責任人變動及時更新，發(fā)生新的危險辨識進行風險評價四、風險管理5