管理制度培訓(xùn)行文制度課件

培訓(xùn)課程培訓(xùn)課程行文管理制度主講：行文管理制度主講：

1.0目的為規(guī)范公司行文管理，特制定此規(guī)定。

2.0范圍本規(guī)定適用于公司各中心/部門對(duì)內(nèi)外的呈、收、發(fā)文管理。

2.0范圍3.0權(quán)責(zé)3.1文化訓(xùn)導(dǎo)部：公文管理規(guī)定的擬定并執(zhí)行；對(duì)公司所有收、發(fā)文進(jìn)行指導(dǎo)及對(duì)存檔文件（包括簽發(fā)原件及電子版本）歸口管理；3.2總經(jīng)辦/各中心：按公司統(tǒng)一規(guī)定的格式自行發(fā)文，所發(fā)文件以月為單位交文化訓(xùn)導(dǎo)部文控室存檔且接受文化訓(xùn)導(dǎo)部的督導(dǎo)；3.3文件簽批權(quán)責(zé)：授予總經(jīng)辦成員審核、會(huì)簽跨中心和公司級(jí)別的文件，本中心內(nèi)日常運(yùn)作程序性文件報(bào)總經(jīng)理同意后可直接簽批，跨中心和公司級(jí)別的文件一律由總經(jīng)理簽批；除總經(jīng)辦成員外，暫不授權(quán)部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)文件。3.0權(quán)責(zé)4.0流程及管理規(guī)定

4.1發(fā)文控制流程（見附表）4.0流程及管理規(guī)定4.2文件的發(fā)布：為便于公司文件的管理與查閱，各中心/部門應(yīng)設(shè)定專門的收發(fā)文管理員，管理員將按程序批準(zhǔn)后的各類公文使用以中心為單位的郵箱發(fā)布給特定的收文對(duì)象，并存檔；對(duì)保密性文件應(yīng)考慮采用合適的發(fā)文途徑。4.3公文擬制格式：

4.3.1任免令、嘉獎(jiǎng)令、調(diào)任令、晉升令按《附件:8.3》格式擬文，一式兩份，一份交文化訓(xùn)導(dǎo)部文控室存檔，一份交人力部存入被任免、嘉獎(jiǎng)、調(diào)任、晉升者本人檔案中。

4.3.2發(fā)布性通知、通報(bào)、通告、決定及臨時(shí)頒布的管理規(guī)定、對(duì)外發(fā)文等文種按《附件:8.2》

格式擬文。

4.3.3計(jì)劃方案、申請(qǐng)報(bào)告等呈送類公文按

《附件8.1》格式擬文。

4.3.4市場(chǎng)促銷策略、人事、高層會(huì)議記錄、機(jī)密制度等機(jī)密性文件除按規(guī)定的格式擬文外，均需用獨(dú)立文件夾收藏。4.2文件的發(fā)布：4.4文件的控制管理：

4.4.1各中心/部門的收發(fā)文（或文本）由負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)管理（打印張貼或存檔）；營業(yè)廳收發(fā)文（或文本）由值班經(jīng)理負(fù)責(zé)打印張貼并讓營業(yè)廳人員閱后簽名存檔（專門文件夾保存）。各收發(fā)文管理員必須保證所收文件的完整性。所有收發(fā)文文化訓(xùn)導(dǎo)部將進(jìn)行不定期檢查。

4.4.2各中心管理員每月2日前應(yīng)將上月本中心總監(jiān)簽批的所有公文原稿歸類整理并打好目錄送至文化訓(xùn)導(dǎo)部文控室存檔，有領(lǐng)導(dǎo)批示的，應(yīng)附批復(fù)原件。

4.4.3通用類文件要求收文部門收閱文件后應(yīng)打印公布，并簽名存檔。

4.4.4屬秘密以上級(jí)別級(jí)文件，各收發(fā)文管理員須用獨(dú)立的文件夾書面裝訂，并妥善保管和保證其規(guī)定的保密性。4.4文件的控制管理：5.0內(nèi)容說明5.1公文編號(hào)分類（見附表）5.1.1各中心收發(fā)文和郵箱管理員（如有更改，應(yīng)及時(shí)知會(huì)文化訓(xùn)導(dǎo)部文控室）負(fù)責(zé)本中心文件的收發(fā)、登記、歸類、調(diào)用、立卷、歸檔，對(duì)外聯(lián)絡(luò)等工作。各中心郵箱發(fā)文必須抄送給文控主管郵箱。5.1.2文化訓(xùn)導(dǎo)部文控主管負(fù)責(zé)督導(dǎo)收集、整理、匯總并歸檔保存各中心發(fā)文；5.1.3呈送類文件與機(jī)密性文件不需編號(hào)。5.0內(nèi)容說明5.2內(nèi)部公文分類：

5.2.1呈送類公文：主要指計(jì)劃方案類、請(qǐng)示報(bào)告、情況通報(bào)類等；

5.2.2發(fā)布類公文：主要包括通知、通告、任命令、嘉獎(jiǎng)令、調(diào)任令、正式頒布的管理規(guī)章制度、對(duì)外發(fā)文等；

5.2.3機(jī)要性文件：秘密以上級(jí)別文件。5.2內(nèi)部公文分類：5.3內(nèi)部公文保密等級(jí)劃分：

5.3.1IV級(jí)：絕密類，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件，如投資計(jì)劃、措施、經(jīng)營戰(zhàn)略、長(zhǎng)期規(guī)劃、重點(diǎn)項(xiàng)目等文件，限制在公司總經(jīng)辦以上和相關(guān)工作人員范圍內(nèi)；

5.3.2III級(jí)：機(jī)密類，公司的年度規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會(huì)議記要、公司經(jīng)營情況和技術(shù)資料、銷售資料、供應(yīng)商資料、客戶資料等文件，限制在公司部門經(jīng)理級(jí)以上和相關(guān)工作人員范圍內(nèi)；

5.3.3II級(jí)：秘密類，公司人事檔案、合同、協(xié)議、尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開的各類信息，由文件簽發(fā)人標(biāo)明密級(jí)，并確定保密期限，保密期限屆滿，自行解密；

5.3.4I級(jí)：保密類，公司上述級(jí)別以外的內(nèi)部文件；

5.3.5上述文件的密級(jí)，由審批者根據(jù)文件內(nèi)容的重要程度確定，并視具體情況發(fā)送給確定的收文對(duì)象，收件人收件后須有郵件回復(fù)或簽收登記。管理制度培訓(xùn)行文制度課件5.4VISIO應(yīng)用/流程模版規(guī)范:5.4.1“頁眉”規(guī)定為公司標(biāo)志,導(dǎo)入工作由市場(chǎng)營銷部品牌經(jīng)理執(zhí)行,此“頁眉”嚴(yán)禁更改；5.4.2“流程”主題名稱規(guī)定為“18號(hào)黑體字”；(例如:視覺識(shí)別導(dǎo)入控制流程)5.4.3表格第一行文字：相關(guān)部門、職務(wù)及“流程說明”字樣規(guī)定為“14號(hào)宋體字”，100%顯示下該行高為2格；(例如:市場(chǎng)營銷部字樣外框等)5.4.4流程步驟中字體及右側(cè)流程文字說明規(guī)定為“12號(hào)宋體字”；（如:“開始”、“結(jié)束”等）5.4.5流程中“批注”文字及“Y”“N”字樣規(guī)定為“10號(hào)宋體字”；5.4.6步驟符號(hào)標(biāo)準(zhǔn)見附表“8.6流程圖形狀說明”；5.4.7流程第一步驟符號(hào)邊（如“開始”橢圓框最上線）及流程文字說明離最近上橫線規(guī)定為2格,流程說明文字左右規(guī)定為離左右邊線1格(100%屏幕顯示下)；流程步驟上下距離保持一樣（特殊情況除外）；5.4.8表格分列規(guī)定盡量平均，以美觀有效為標(biāo)準(zhǔn)，文字位置以居中為準(zhǔn)，特殊情況除外；5.4.9流程步驟內(nèi)容如涉及“職務(wù)名稱”，規(guī)定另起一行。管理制度培訓(xùn)行文制度課件5.5WORD應(yīng)用/程序文件模版規(guī)范:5.5.1項(xiàng)目程序文件“頁眉”規(guī)定為公司標(biāo)志,導(dǎo)入工作由市場(chǎng)營銷部品牌經(jīng)理執(zhí)行,此“頁眉”嚴(yán)禁更改；5.5.2“程序文件”主題名稱規(guī)定為“小二宋體字”；(例如本程序主題“文化訓(xùn)導(dǎo)部管理程序”字樣)5.5.3“程序文件”首頁表格規(guī)定為模版表格,字體規(guī)定為“小四宋體字”；表格中文件編號(hào)由文化訓(xùn)導(dǎo)部規(guī)定使用，與頁腳統(tǒng)一；（編號(hào)說明：P-SC-001為市場(chǎng)營銷部1號(hào)程序指引文件，P代表程序指引/SC代表市場(chǎng)營銷部/001代表第一號(hào)程序指引文件；W-RL-006人力部6號(hào)工作指引文件/W代表工作指引/RL代表人力部/006代表第六號(hào)工作指引文件；如總經(jīng)辦：P-ZJB-001,文化訓(xùn)導(dǎo)部：P-WH-001，行政部：P-XZ-001,客滿室：P-KM-001,財(cái)務(wù)部：P-CW-001,審計(jì)部：P-SJ-001,展店部：P-ZD-001,區(qū)域管理部:P-QY-001,市場(chǎng)營銷部:P-SC-001,客戶服務(wù)部:P-KH-001,物流部:P-WL-001）5.5.4“程序文件”一般分為八項(xiàng)，如：1.0目的、2.0范圍、3.0權(quán)責(zé)、4.0流程、5.0內(nèi)容說明、6.0罰則、7.0附則、8.0附表，規(guī)定為“小四宋體加黑”；各項(xiàng)中文字為五號(hào)宋體,序號(hào)按順序延續(xù)，如：3.0延續(xù)為3.1、3.2、3.3、或3.1.1、3.1.2等，以八項(xiàng)主題之一“目的”為例，規(guī)定各項(xiàng)小項(xiàng)文字與“目”字齊頭；5.5.5每頁頁首空一行,每行間距規(guī)定為“18磅”；5.5.6其他文件模版詳見附表。管理制度培訓(xùn)行文制度課件6.0罰則6.1文化訓(xùn)導(dǎo)部將不定期對(duì)有關(guān)部門的文件(含郵件發(fā)文)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)下列情況將予以處罰：6.2公司下發(fā)的文件、通知如在有效期內(nèi)發(fā)現(xiàn)遺失現(xiàn)象，每缺少一份文件將處以責(zé)任人30元之罰款。6.3隨意擺放秘密級(jí)以上（含秘密級(jí)）文件或?qū)⑵涔_，經(jīng)查實(shí)后將予以責(zé)任人每次100元的處罰，連續(xù)三次違反者給予降職、調(diào)崗、甚至開除處理。6.4保密文件如經(jīng)檢查發(fā)現(xiàn)缺少頁數(shù)的現(xiàn)象，每缺少1頁罰款100元。管理制度培訓(xùn)行文制度課件6.0罰則

6.5崗位異動(dòng)人員須將其責(zé)任保管的文件及中心郵箱有關(guān)資料與交接責(zé)任人完全移交后，經(jīng)雙方簽字認(rèn)可,否則，交接責(zé)任人將承擔(dān)因此引致的全部責(zé)任。

6.6未經(jīng)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁將機(jī)密文件進(jìn)行復(fù)印外傳，違者罰款1000

元，情節(jié)嚴(yán)重者除名并追究其法律責(zé)任。

6.7發(fā)布類公文如出現(xiàn)錯(cuò)字、別字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用明顯不正確或字句表述嚴(yán)重不清晰者，一次罰款10元；如未按規(guī)范的簽批程序發(fā)布公文或未按規(guī)范的發(fā)文格式發(fā)布的公文，每次罰款50

元。管理制度培訓(xùn)行文制度課件7.0附則7.1本制度解釋權(quán)歸文化訓(xùn)導(dǎo)部所有；7.2本制度自年月日起執(zhí)行。8.0附表8.1呈送類公文格式（內(nèi)外呈送均可）8.2對(duì)內(nèi)發(fā)布類公文格式（內(nèi)部發(fā)文）8.3總經(jīng)辦任免類公文格式（內(nèi)部發(fā)文）8.4對(duì)外發(fā)布類公文格式（外部發(fā)文）8.5《VISIO應(yīng)用/流程模版》8.6流程圖形狀說明8.7《WORD應(yīng)用/程序文件模版》（略/參照本程序文件）管理制度培訓(xùn)行文制度課件謝謝！謝謝！

培訓(xùn)課程培訓(xùn)課程行文管理制度主講：行文管理制度主講：

1.0目的為規(guī)范公司行文管理，特制定此規(guī)定。

2.0范圍本規(guī)定適用于公司各中心/部門對(duì)內(nèi)外的呈、收、發(fā)文管理。

2.0范圍3.0權(quán)責(zé)3.1文化訓(xùn)導(dǎo)部：公文管理規(guī)定的擬定并執(zhí)行；對(duì)公司所有收、發(fā)文進(jìn)行指導(dǎo)及對(duì)存檔文件（包括簽發(fā)原件及電子版本）歸口管理；3.2總經(jīng)辦/各中心：按公司統(tǒng)一規(guī)定的格式自行發(fā)文，所發(fā)文件以月為單位交文化訓(xùn)導(dǎo)部文控室存檔且接受文化訓(xùn)導(dǎo)部的督導(dǎo)；3.3文件簽批權(quán)責(zé)：授予總經(jīng)辦成員審核、會(huì)簽跨中心和公司級(jí)別的文件，本中心內(nèi)日常運(yùn)作程序性文件報(bào)總經(jīng)理同意后可直接簽批，跨中心和公司級(jí)別的文件一律由總經(jīng)理簽批；除總經(jīng)辦成員外，暫不授權(quán)部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)文件。3.0權(quán)責(zé)4.0流程及管理規(guī)定

4.1發(fā)文控制流程（見附表）4.0流程及管理規(guī)定4.2文件的發(fā)布：為便于公司文件的管理與查閱，各中心/部門應(yīng)設(shè)定專門的收發(fā)文管理員，管理員將按程序批準(zhǔn)后的各類公文使用以中心為單位的郵箱發(fā)布給特定的收文對(duì)象，并存檔；對(duì)保密性文件應(yīng)考慮采用合適的發(fā)文途徑。4.3公文擬制格式：

4.3.1任免令、嘉獎(jiǎng)令、調(diào)任令、晉升令按《附件:8.3》格式擬文，一式兩份，一份交文化訓(xùn)導(dǎo)部文控室存檔，一份交人力部存入被任免、嘉獎(jiǎng)、調(diào)任、晉升者本人檔案中。

4.3.2發(fā)布性通知、通報(bào)、通告、決定及臨時(shí)頒布的管理規(guī)定、對(duì)外發(fā)文等文種按《附件:8.2》

格式擬文。

4.3.3計(jì)劃方案、申請(qǐng)報(bào)告等呈送類公文按

《附件8.1》格式擬文。

4.3.4市場(chǎng)促銷策略、人事、高層會(huì)議記錄、機(jī)密制度等機(jī)密性文件除按規(guī)定的格式擬文外，均需用獨(dú)立文件夾收藏。4.2文件的發(fā)布：4.4文件的控制管理：

4.4.1各中心/部門的收發(fā)文（或文本）由負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)管理（打印張貼或存檔）；營業(yè)廳收發(fā)文（或文本）由值班經(jīng)理負(fù)責(zé)打印張貼并讓營業(yè)廳人員閱后簽名存檔（專門文件夾保存）。各收發(fā)文管理員必須保證所收文件的完整性。所有收發(fā)文文化訓(xùn)導(dǎo)部將進(jìn)行不定期檢查。

4.4.2各中心管理員每月2日前應(yīng)將上月本中心總監(jiān)簽批的所有公文原稿歸類整理并打好目錄送至文化訓(xùn)導(dǎo)部文控室存檔，有領(lǐng)導(dǎo)批示的，應(yīng)附批復(fù)原件。

4.4.3通用類文件要求收文部門收閱文件后應(yīng)打印公布，并簽名存檔。

4.4.4屬秘密以上級(jí)別級(jí)文件，各收發(fā)文管理員須用獨(dú)立的文件夾書面裝訂，并妥善保管和保證其規(guī)定的保密性。4.4文件的控制管理：5.0內(nèi)容說明5.1公文編號(hào)分類（見附表）5.1.1各中心收發(fā)文和郵箱管理員（如有更改，應(yīng)及時(shí)知會(huì)文化訓(xùn)導(dǎo)部文控室）負(fù)責(zé)本中心文件的收發(fā)、登記、歸類、調(diào)用、立卷、歸檔，對(duì)外聯(lián)絡(luò)等工作。各中心郵箱發(fā)文必須抄送給文控主管郵箱。5.1.2文化訓(xùn)導(dǎo)部文控主管負(fù)責(zé)督導(dǎo)收集、整理、匯總并歸檔保存各中心發(fā)文；5.1.3呈送類文件與機(jī)密性文件不需編號(hào)。5.0內(nèi)容說明5.2內(nèi)部公文分類：

5.2.1呈送類公文：主要指計(jì)劃方案類、請(qǐng)示報(bào)告、情況通報(bào)類等；

5.2.2發(fā)布類公文：主要包括通知、通告、任命令、嘉獎(jiǎng)令、調(diào)任令、正式頒布的管理規(guī)章制度、對(duì)外發(fā)文等；

5.2.3機(jī)要性文件：秘密以上級(jí)別文件。5.2內(nèi)部公文分類：5.3內(nèi)部公文保密等級(jí)劃分：

5.3.1IV級(jí)：絕密類，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件，如投資計(jì)劃、措施、經(jīng)營戰(zhàn)略、長(zhǎng)期規(guī)劃、重點(diǎn)項(xiàng)目等文件，限制在公司總經(jīng)辦以上和相關(guān)工作人員范圍內(nèi)；

5.3.2III級(jí)：機(jī)密類，公司的年度規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會(huì)議記要、公司經(jīng)營情況和技術(shù)資料、銷售資料、供應(yīng)商資料、客戶資料等文件，限制在公司部門經(jīng)理級(jí)以上和相關(guān)工作人員范圍內(nèi)；

5.3.3II級(jí)：秘密類，公司人事檔案、合同、協(xié)議、尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開的各類信息，由文件簽發(fā)人標(biāo)明密級(jí)，并確定保密期限，保密期限屆滿，自行解密；

5.3.4I級(jí)：保密類，公司上述級(jí)別以外的內(nèi)部文件；

5.3.5上述文件的密級(jí)，由審批者根據(jù)文件內(nèi)容的重要程度確定，并視具體情況發(fā)送給確定的收文對(duì)象，收件人收件后須有郵件回復(fù)或簽收登記。管理制度培訓(xùn)行文制度課件5.4VISIO應(yīng)用/流程模版規(guī)范:5.4.1“頁眉”規(guī)定為公司標(biāo)志,導(dǎo)入工作由市場(chǎng)營銷部品牌經(jīng)理執(zhí)行,此“頁眉”嚴(yán)禁更改；5.4.2“流程”主題名稱規(guī)定為“18號(hào)黑體字”；(例如:視覺識(shí)別導(dǎo)入控制流程)5.4.3表格第一行文字：相關(guān)部門、職務(wù)及“流程說明”字樣規(guī)定為“14號(hào)宋體字”，100%顯示下該行高為2格；(例如:市場(chǎng)營銷部字樣外框等)5.4.4流程步驟中字體及右側(cè)流程文字說明規(guī)定為“12號(hào)宋體字”；（如:“開始”、“結(jié)束”等）5.4.5流程中“批注”文字及“Y”“N”字樣規(guī)定為“10號(hào)宋體字”；5.4.6步驟符號(hào)標(biāo)準(zhǔn)見附表“8.6流程圖形狀說明”；5.4.7流程第一步驟符號(hào)邊（如“開始”橢圓框最上線）及流程文字說明離最近上橫線規(guī)定為2格,流程說明文字左右規(guī)定為離左右邊線1格(100%屏幕顯示下)；流程步驟上下距離保持一樣（特殊情況除外）；5.4.8表格分列規(guī)定盡量平均，以美觀有效為標(biāo)準(zhǔn)，文字位置以居中為準(zhǔn)，特殊情況除外；5.4.9流程步驟內(nèi)容如涉及“職務(wù)名稱”，規(guī)定另起一行。管理制度培訓(xùn)行文制度課件5.5WORD應(yīng)用/程序文件模版規(guī)范:5.5.1項(xiàng)目程序文件“頁眉”規(guī)定為公司標(biāo)志,導(dǎo)入工作由市場(chǎng)營銷部品牌經(jīng)理執(zhí)行,此“頁眉”嚴(yán)禁更改；5.5.2“程序文件”主題名稱規(guī)定為“小二宋體字”；(例如本程序主題“文化訓(xùn)導(dǎo)部管理程序”字樣)5.5.3“程序文件”首頁表格規(guī)定為模版表格,字體規(guī)定為“小四宋體字”；表格中文件編號(hào)由文化訓(xùn)導(dǎo)部規(guī)定使用，與頁腳統(tǒng)一；（編號(hào)說明：P-SC-001為市場(chǎng)營銷部1號(hào)程序指引文件，P代表程序指引/SC代表市場(chǎng)營銷部/001代表第一號(hào)程序指引文件；W-RL-006人力部6號(hào)工作指引文件/W代表工作指引/RL代表人力部/006代表第六號(hào)工作指引文件；如總經(jīng)辦：P-ZJB-001,文化訓(xùn)導(dǎo)部：P-WH-001，行政部：P-XZ-001,客滿室：P-KM-001,財(cái)務(wù)部：P-CW-001,審計(jì)部：P-SJ-001,展店部：P-ZD-001,區(qū)域管理部:P-QY-001,市場(chǎng)營銷部:P-SC-001,客戶服務(wù)部:P-KH-001,物流部:P-WL-001）5.5.4“程序文件”一般分為八項(xiàng)，如：1.0目的、2.0范圍、3.0權(quán)責(zé)、4.0流程、5.0內(nèi)容說明、6.0罰則、7.0附則、8.0附表，規(guī)定為“小四宋體加黑”；各項(xiàng)中文字為五號(hào)宋體,序號(hào)按順序延續(xù)，如：3.0延續(xù)為3.1、3.2、3.3、或3.1.1、3.1.2等，以八項(xiàng)主題之一“目的”為例，規(guī)定各項(xiàng)小項(xiàng)文字與“目