你適合做行政文秘嗎課件

你適合做行政文秘嗎？1內(nèi)容提要

什么樣的人員適合做行政文秘人員行政文秘人員需要具備什么樣的能力

行政文秘人員需要掌握的專業(yè)技能

行政文秘人員的主要工作2所謂“行政文秘人員”包括機(jī)關(guān)、企業(yè)、團(tuán)體等內(nèi)部負(fù)責(zé)管理、服務(wù)工作的行政人員、文秘人員等3什么樣的人適合做行政文秘人員個人條件個性要求品質(zhì)要求5（一）個人條件學(xué)歷性別年齡外貌體質(zhì)視力聽力6男人適合做行政文秘工作嗎？討論：7形式：自由組合，兩組辯論時間：3-5分鐘步驟：自愿組合成“正方”與“反方”先請雙方各派代表闡述論點(diǎn)然后，雙方自由辯論每人發(fā)言時間限制在2-3分鐘討論8（二）個性要求守時謹(jǐn)慎熱情合群服從自信機(jī)智勤快整潔自制興趣10行政文秘人員需要具備什么樣的能力辦事能力溝通能力12（二）溝通能力交際能力口頭表達(dá)能力協(xié)調(diào)能力組織能力14行政文秘人員需要掌握的專業(yè)技能（表一）序號專業(yè)技能名稱具體解釋1

秘書必須掌握的最基本的技能，是使用打字機(jī)或電腦等設(shè)備的必備能力。2

用各種記音符號和縮寫符號代替字母、詞或短語迅速記錄語言的一種方法。3

是秘書必須掌握的一種最重要的技能?？梢泽w現(xiàn)秘書的文字功底和駕馭語言的能力。4

在文稿正式付印之前對文稿做的各種整理和加工。5

按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件歸入檔案，包括分類、立卷、編制索引等工作。打字速記寫作編輯歸檔15行政文秘人員需要掌握的專業(yè)技能（表二）序號專業(yè)技能名稱具體解釋6

運(yùn)用定量研究的方法，其中包括運(yùn)用數(shù)字來說明問題。

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處理書面信息經(jīng)常需要若干份副本，所以要求秘書掌握此項技能。8

主要指使用電話、電傳和傳真設(shè)備。

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使用辦公領(lǐng)域最先進(jìn)、最重要的設(shè)備的能力，主要用于處理信息。

統(tǒng)計復(fù)制使用電信設(shè)備操作電腦16行政文秘人員的主要工作輔助決策工作信息工作文書工作會務(wù)工作文書立卷和檔案管理工作查辦工作行政事務(wù)工作上司交辦的其他工作17行政文秘人員的主要工作（表一）工作具體內(nèi)容輔助決策決策是上司的責(zé)任，秘書不可替代，但是在上司決策過程中，秘書要發(fā)揮輔助作用。信息工作秘書必須建立自己的信息網(wǎng)絡(luò)，保持暢通的信息渠道，必須善于廣泛地從多方面收集信息，并對信息及時整理、篩選、加工、利用和儲存。文書工作文書是單位行使職權(quán)、進(jìn)行指揮管理、聯(lián)系洽商工作的重要工具，也是秘書重要的經(jīng)常性工作，包括收文的處理和發(fā)文的撰擬。會務(wù)工作凡有一定規(guī)模的會議，都有大量的會務(wù)工作，通常由秘書部門承辦。大型會議則可設(shè)專門的會議機(jī)構(gòu)，原有的秘書部門參與其中，常成為會務(wù)機(jī)構(gòu)的組織者。公關(guān)工作這是一項直接與人打交道的工作，包括來信的處理，來訪的接待，對報刊上的批評、投訴、建議的處理等。18小測試：你適合做行政文秘嗎？（表一）序號檢測內(nèi)容良一般差1良好的文字處理能力，字體優(yōu)美，書寫工整。

2良好的口頭表達(dá)能力，如得體地應(yīng)對電話。

3善于與人溝通。

4隨機(jī)應(yīng)變能力強(qiáng)。

5能嚴(yán)守秘密謹(jǐn)慎處理保密文件。

6能準(zhǔn)確理解上司的意圖。

7能沉著處理緊急事件。

20小測試：你適合做文秘嗎？（表二）序號檢測內(nèi)容良一般差8能代表經(jīng)理出席員工大會并講話，準(zhǔn)確恰當(dāng)?shù)乇磉_(dá)經(jīng)理的意見。

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10經(jīng)理外出時能主動主持辦公室工作。

11良好的職業(yè)道德和強(qiáng)烈的進(jìn)取心。

12精力充沛。

13良好的安排時間的能力（如出差計劃與安排）

14良好的記憶力，尤其對人名、地名、電話號碼反應(yīng)迅速。

及時將企業(yè)內(nèi)外部信息傳遞給經(jīng)理。

21小測試：你適合做文秘嗎？（表四）序號檢測內(nèi)容良一般差22能以最佳的方式管理文件（歸檔、保存、查找）

23有一定數(shù)學(xué)頭腦。

24會多種語言并且能適應(yīng)多國文化環(huán)境。

25求知欲強(qiáng)。