多媒體會議室使用管理辦法

6/6多媒體會議室使用管理辦法（暫行）一、目的為進一步加強會議室管理，充分發(fā)揮作用，提高使用率，明確各部門使用公司會議室的規(guī)定與申請使用流程，現(xiàn)作如下規(guī)定：二、圍本辦法適用于公司多媒體會議室和視頻會議室的使用。會議室用途分為：公司會議、部門會議、員工培訓、員工工作面談以與適合在會議室舉辦的小型文化活動、競賽活動等。三、職責會議室由后勤部管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用，并負責衛(wèi)生、安全以與對室設備物品的管理。四、容部門或個人需要使用會議室時，需向后勤部提出申請并填寫《會議室使用登記表》，經(jīng)后勤部準許后方可使用。緊急會議使用會議室，必須經(jīng)后勤部經(jīng)理同意后使用。若遇特殊情況需使用會議室超過一周或節(jié)假日使用，需提前半天提交《會議室使用申請表》或在企業(yè)微信賬號線上審批板塊填寫《會議室申請》，同意申請后領(lǐng)用會議室鑰匙備用，并于工作日與時歸還。使用原則：會議室使用需遵循先申請、后使用；按申請的先后順序使用；先緊急后一般、先全局后部門的原則。遇公司緊急或重大的會議，已申請使用會議室的部門或個人，在不能調(diào)換的情況下，部門或個人應先讓公司層級的重要會議。如部門或個人臨時取消申請，再需使用時需重新申請。部門與個人應在所預約的時間到達會議室，并開始使用。超過10分鐘未到達會議室的，后勤部有權(quán)對會議室的使用權(quán)另作安排。部門與個人應按預約的時間使用完畢，不許超時使用。如需延長使用時，請與時通知后勤部，如在緊急的時間段已安排了給其他部門或個人使用，超時使用的部門或個人必須離開該會議室，終止使用該會議室。使用視頻會議室時由申請部門參會人員檢查視頻設備并調(diào)試，自行組織和記錄；集團會議或領(lǐng)導參加的會議由后勤部調(diào)試、記錄。部門或個人因會議需要拍照、攝像、錄音等記錄工作的須提前書面申請；需要與會人員席卡制作擺放的，須提前半天時間提供與座次順序；如有特殊接待需要瓶裝水、鮮花、水果，提供橫幅、等制作類物資的須由分管領(lǐng)導簽字，并給予綜合門準備時間保證與時供應。任何部門或個人在使用會議室期間，必須愛護會議室的設備設施，安全使用，嚴禁私自接拉電源，私自移動設備。嚴禁私自調(diào)動設置音響、投影等多媒體設備。如因個人原因造成設施設備損壞，須照價賠償。未經(jīng)允許，任何部門與個人不得擅自使用會議室、不得擅自挪用會議室多媒體設備和桌椅等物品。若要借用會議室物品，需得到后勤部部門經(jīng)理許可，借用完畢后，需與時歸還。會議室使用期間，使用部門或個人不能嬉戲打鬧影響他人正常辦公；不允許有吸煙、亂扔垃圾等不講衛(wèi)生的行為；使用完畢后，務必將所有移動過的桌子、椅子、設施設備等還原；關(guān)閉投影儀、空調(diào)、門窗，確保各種電器斷電，室干凈整潔。如發(fā)現(xiàn)設備故障和公物損壞應與時告知后勤部，以便與時修理。五、申請流程部門或個人到后勤部查詢會議室的使用狀況；部門或個人向后勤部申請并提出使用會議室的相關(guān)要求，在《會議室使用登記表》登記；連續(xù)使用時間超過一周或周六日使用，提前半天提交《會議室使用申請表》，領(lǐng)取會議室鑰匙備用，并于工作日與時歸還。后勤部根據(jù)部門或個人的申請需求作出安排；部門或個人按時間使用會議室。六、使用流程1、使用部門或個人按本辦法使用會議室；部門會議自行安排會務工作，總經(jīng)理辦公會、重大決策會后勤部協(xié)助安排會務工作。2、交還部門或個人使用完畢后，后勤部檢查會議室，發(fā)現(xiàn)不按規(guī)定使用的，與時要求部門或個人改正；如部門或個人拒絕改正，后勤部經(jīng)理將作出出處罰通告，對部門或個人作出處罰。會議室使用流程圖案：填寫登記表一般流程：填寫登記表領(lǐng)取鑰匙領(lǐng)取鑰匙使用會議室使用會議室檢查清理檢查清理歸還確認歸還確認特殊流程：填寫會議室使用申請表部門經(jīng)理簽字填寫會議室使用申請表部門經(jīng)理簽字綜合部經(jīng)理簽字綜合部登記使用會議室檢查清理檢查清理歸還確認歸還確認附件：會議室使用申請表會議室使用登記表會議室使用申請表申請部門使用時間會議主題擬用設備其它需求參加人數(shù)申請人申請部門經(jīng)理后勤部意見會議室使用登記表使用