《電子文件管理教程（第二版）》課件 第3章

電子文件形成的概念電子文件的創(chuàng)建電子文件的接收電子文件的流轉(zhuǎn)電子文件的更改電子文件的分發(fā)第三章電子文件的形成電子文件的傳輸電子文件形成系統(tǒng)電子文件形成的管理要求電子文件形成的管理職責(zé)電子文件形成的管理系統(tǒng)一、電子文件形成的概念理解一般理解：認(rèn)為形成是一個(gè)概括度比較高的詞，用以描述電子文件從無(wú)到有的過(guò)程基于電子文件管理系統(tǒng)的理解：認(rèn)為只有捕獲進(jìn)入ＥＲＭＳ的符合文件定義的數(shù)據(jù)才是電子文件，電子文件的形成即電子文件捕獲綜合理解，即將上面兩種觀點(diǎn)綜合起來(lái)，持這種觀點(diǎn)的代表性機(jī)構(gòu)是國(guó)際文件管理信托基金會(huì)第一節(jié)電子文件形成概述二、電子文件形成活動(dòng)創(chuàng)建創(chuàng)建工具：硬件工具和軟件工具；創(chuàng)建途徑：原生性創(chuàng)建和再生性創(chuàng)建接收：電子文件形成機(jī)構(gòu)從其他機(jī)構(gòu)接收電子文件的活動(dòng)流轉(zhuǎn)：電子文件由形成機(jī)構(gòu)內(nèi)部多個(gè)部門(mén)、多個(gè)人員處理生效的過(guò)程更改：按照一定的標(biāo)準(zhǔn)、原則、制度和要求，應(yīng)用特定的方式修改、補(bǔ)充或變更某份電子文件某些內(nèi)容的過(guò)程更改過(guò)程：提出更改申請(qǐng)、審核更改申請(qǐng)、執(zhí)行更改操作和記錄更改過(guò)程第一節(jié)電子文件形成概述二、電子文件形成活動(dòng)分發(fā)分發(fā)類(lèi)型:按照分發(fā)發(fā)生的時(shí)機(jī)，可以分為：文件流轉(zhuǎn)之中的分發(fā)與文件流轉(zhuǎn)之后的分發(fā)；按照文件接收對(duì)象的不同，分發(fā)可以分為直接分發(fā)和間接分發(fā)傳輸傳輸方式：介質(zhì)傳輸和網(wǎng)絡(luò)傳輸例：電子公文傳輸系統(tǒng)第一節(jié)電子文件形成概述二、電子文件形成活動(dòng)關(guān)于流轉(zhuǎn)流轉(zhuǎn)過(guò)程第一節(jié)電子文件形成概述二、電子文件形成活動(dòng)關(guān)于流轉(zhuǎn)流轉(zhuǎn)類(lèi)型：括以文件為中心的流轉(zhuǎn)和以業(yè)務(wù)為中心的流轉(zhuǎn)第一節(jié)電子文件形成概述三、電子文件形成的技術(shù)環(huán)境多載體并存的技術(shù)環(huán)境電子文件形成系統(tǒng)的類(lèi)型大致分為兩類(lèi)：第一，桌面系統(tǒng)，第二，數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)支撐的網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)典型電子文件形成系統(tǒng)的功能——流轉(zhuǎn)功能流轉(zhuǎn)功能包括定義流轉(zhuǎn)過(guò)程、支持審批、通知消息、記錄流轉(zhuǎn)過(guò)程等第一節(jié)電子文件形成概述基于實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，我們可以將電子文件形成過(guò)程中的管理要求總結(jié)為如下方面：合規(guī)形成按需形成形式規(guī)范內(nèi)容準(zhǔn)確背景完整格式得當(dāng)流程合理控制得當(dāng)有效識(shí)別等第二節(jié)電子文件形成的管理要求流程合理流程合理的具體要求：電子文件形成流程合理電子文件形成流程和電子文件歸檔管理流程、電子文件長(zhǎng)期保存流程得到有效整合第二節(jié)電子文件形成的管理要求流程合理流程優(yōu)化的方法自動(dòng)化：將電子文件管理流程中部分管理活動(dòng)或其部分工作步驟交由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)執(zhí)行削減：削減電子文件管理流程中部分管理活動(dòng)或其部分工作步驟前置：可將電子文件管理流程中部分后續(xù)管理活動(dòng)或其部分工作步驟提前，在文件生命周期前端實(shí)現(xiàn)，相應(yīng)地，讓原來(lái)負(fù)責(zé)后續(xù)活動(dòng)的有關(guān)人員參與前端過(guò)程合并：將電子文件管理流程中部分管理活動(dòng)或其部分工作步驟合成一項(xiàng)管理活動(dòng)或一個(gè)工作步驟并行：將電子文件形成、管理流程中原先按照先后順序依次執(zhí)行的部分管理活動(dòng)或其部分工作步驟并行執(zhí)行第二節(jié)電子文件形成的管理要求控制得當(dāng)控制得當(dāng)是指對(duì)電子文件的形成過(guò)程采取適當(dāng)?shù)拇胧┻M(jìn)行監(jiān)督和控制，主要包括狀態(tài)控制、權(quán)限控制、版本控制等狀態(tài)控制：電子文件形成過(guò)程中需要控制的狀態(tài)主要有處理狀態(tài)、生效狀態(tài)權(quán)限控制：電子文件形成機(jī)構(gòu)應(yīng)該建立人員安全管理機(jī)制和授權(quán)機(jī)制，對(duì)電子文件的形成和管理的權(quán)限進(jìn)行恰當(dāng)?shù)目刂瓢姹究刂疲喊姹究刂品绞剑罕镜厥健⒓惺?、分布式第二?jié)電子文件形成的管理要求一、電子文件形成的管理職責(zé)電子文件形成者的職責(zé)確保電子文件合規(guī)形成、按需形成、背景完整、控制得當(dāng)文件、檔案人員的職責(zé)文件、檔案部門(mén)主管：對(duì)電子文件的形成負(fù)有總體管理職責(zé)文件控制人員：處理和組織公司各種與項(xiàng)目管理有關(guān)的文件，通過(guò)監(jiān)督信息的流動(dòng)，包括負(fù)責(zé)監(jiān)控、整理和跟蹤收文，確保適當(dāng)?shù)奈募軌虮磺‘?dāng)?shù)娜耸褂梦募?、檔案管理人員：承擔(dān)具體的文件形成管理工作，包括業(yè)務(wù)指導(dǎo)、參與業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)、承擔(dān)培訓(xùn)任務(wù)等第三節(jié)電子文件形成的管理職責(zé)和管理系統(tǒng)一、電子文件形成的管理職責(zé)信息技術(shù)人員的職責(zé)為電子文件形成提供系統(tǒng)支持和技術(shù)支撐，負(fù)責(zé)電子文件及其形成元數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、維護(hù)等工作；并和文件、檔案管理部門(mén)及人員一起，確保其電子文件系統(tǒng)外包服務(wù)工作合乎文件管理的要求機(jī)構(gòu)行政主管的職責(zé)為電子文件管理提供行政支持，特別是賦予文件、檔案管理部門(mén)對(duì)電子文件形成加以管控、服務(wù)和指導(dǎo)的職責(zé)，并對(duì)整個(gè)電子文件形成和管理的合規(guī)性和效率負(fù)首要責(zé)任系統(tǒng)外包服務(wù)商的職責(zé)第三節(jié)電子文件形成的管理職責(zé)和管理系統(tǒng)1．如何理解電子文件形成的概念？2．電子文件的形成包括哪些活動(dòng)？3．舉例說(shuō)明電子文件創(chuàng)建工具和創(chuàng)建途徑。4．舉例說(shuō)明電子文件流轉(zhuǎn)的類(lèi)型。5．電子文件更改的要求有哪些？6．舉例說(shuō)明電子文件分發(fā)類(lèi)型和分發(fā)要求。7．以電子公文傳輸為例，說(shuō)明電子文件傳輸?shù)囊蟆?．舉例說(shuō)明電子文件形成的技術(shù)環(huán)境9．電子文件形成的管理要求有哪些？思考與練習(xí)10．為何合規(guī)形成、按需形成是電子文件形成最基本的管理要求？11．如何保證電子文件背景完整？12．電子文件流程合理的含義是什么？如何保證？13．如何開(kāi)展電子文件的狀態(tài)控制、權(quán)限控制