檔案整理基本方法講座1課件

檔案整理根本技能主講人—陳明檔案整理根本技能主講人—陳明

文件材料立卷方法既是古今中外從事文書、檔案工作研究者探索的課題，又是從事具體立卷工作者的難題。前言文件材料立卷方法既是古今中外從事文書、檔案工作2一、文書檔案的整理根本技能文書檔案的整理主要有兩種方法：一是按卷整理，也就是我們平常所說的傳統(tǒng)文書整理方法；另一種是按件整理，也就是歸檔文件整理。一、文書檔案的整理根本技能文書檔案的整理主要有兩種方文書檔案的整理〔卷〕收集剔除不必歸檔的文件材料分類組卷卷內文件排列擬寫案卷標題復查調整編頁號填寫卷內文件目錄撤除金屬物裱糊裝訂填寫案卷封面填寫備考表案卷排列編制案卷目錄文書檔案的整理〔卷〕收集剔除不必歸檔的文件材料分類組卷卷內文文書檔案的整理〔件〕文件的收集剔除裝訂編頁號確定保管期限歸檔文件的分類歸檔文件的排列編號編制目錄填寫備考表裝盒填寫檔案盒封面、盒脊

編盒號排列上架文書檔案的整理〔件〕文件的收集剔除裝訂編頁號確定保管期限歸檔文件的收集本單位在生產(chǎn)建設和管理活動中形成的，具有查考利用價值的，作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。

文件的收集本單位在生產(chǎn)建設和管理活動中形成的，具有查收集的重點

本單位自生文件材料；上級及其他機關針對本村頒發(fā)的文件材料。

收集的重點本單位自生文件材料；上級及其他機關針對本村頒發(fā)的注意收集的文件是否是生效文件。文件是否收集齊全完整。收集的文件材料的字跡、用紙是否符合歸檔要求。注意收集的文件是否是生效文件。文件是否收集齊全完整。收集的文剔除

對文件材料的剔除

一份文件歸檔與不歸檔，要站在本村的角度上來權衡，有用那么留，無用那么不留。對歸檔文件上金屬物的剔除

如釘書針、大頭針、回形針等。

剔除對文件材料的剔除一份文件歸檔與不歸檔，要站在本防止兩種傾向

把關不嚴，凡文必檔。

要求過嚴，使該歸檔的文件被剔除，給以后利用造成困難。

防止兩種傾向把關不嚴，凡文必檔。要求過嚴，使該歸檔的文件裝訂

歸檔文件的裝訂，是歸檔文件整理工作的根底環(huán)節(jié)。采用符合檔案保護技術要求的裝訂材料重新加以裝訂，以固定文件頁次，防止散失，便于保管和利用。裝訂歸檔文件的裝訂，是歸檔文件整理工作的根底環(huán)節(jié)組件歸檔文件的整理是以件為單位進行的。

一般情況下一份文件就是一件。組件歸檔文件的整理是以件為單位進行的。一般情況下一份文件就文件正本與定稿為一件〔定稿過厚的，也可單獨為一件〕；正文與附件為一件〔附件數(shù)量太多或太厚的，也可各為一件〕；文件附有文件處理單、擬辦單或領導批示、簽批條的，應與文件同為一件；

原件與復制件為一件；文件正本與定稿為一件〔定稿過厚的，也可單獨為一件〕；轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件；來文與復文為一件；各種報表、名冊、圖表等按其原來的裝訂方式，一冊或一本為一件。轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件；來文與復文為一件；排序

正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；

轉發(fā)文件在前，被轉發(fā)文件在后；

批復性文件在前，來文在后；

有文件處理單的，應作為文件的首頁與文件一同歸檔。

排序正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制裝訂方式

采用左側裝訂的，應將文件內的紙張左側對齊的同時將下側對齊。采用左上角裝訂的，應讓文件內的紙張左側對齊的同時讓上側對齊。裝訂方式采用左側裝訂的，應將文件內的紙張左側對齊的同時將裝訂材料

選擇粗細適中的棉線或不銹鋼釘書針裝訂進行裝訂裝訂材料選擇粗細適中的棉線或不銹鋼釘書針裝訂進行裝訂×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××三點一線裝訂×××三點一線裝訂×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××不銹鋼釘×××不銹鋼釘×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××縫繩機走線×××縫繩機走線編頁號

以件為單位編頁號，凡有文字、圖表的頁面均應編制頁號。如果是幾份文件同為一件時，逐頁編制總頁號。注:頁號的位置應編在文件的右下角或左上角。

編頁號以件為單位編頁號，凡有文字、圖表的頁面均確定保管期限對于一件歸檔文件，如何確定它的保管期限，要站在本單位的角度來考慮，總的原那么是：由價值決定期限，價值高那么期限長，價值低那么期限短。確定保管期限對于一件歸檔文件，如何確定它的保管期限，要上級文件針對本單位的機構設置、領導人任免、人員編制、職稱評聘、表彰先進或處分的文件永久反映本單位主要職能活動的文件反映本單位非主要職能活動的文件貫徹執(zhí)行政策性、法規(guī)性30年10年＋＝＝＝注：上級文件包含上級主管機關、非主管機關和平級機關的文件上級文件針對本單位的機構設置、領導人任免、人員編制、職稱評聘本級文件反映本單位歷史面貌、領導決策、人事、主要職能活動的文件永久反映本單位非主要職能活動的文件一般事務性、參考性、臨時性的文件30年10年＋＝＝＝注：本單位正式發(fā)文要從文件的內容價值考慮。情況簡報一般放在30年立卷。本級文件反映本單位歷史面貌、領導決策、人事、主要職能活動的文下級文件典型性、綜合性的文件一般事務性、參考性、臨時性的文件30年10年＋＝＝注：下級機關報送的文件材料可遵循不報就不歸，報了就歸的原那么。下級文件典型性、綜合性的文件一般事務性、參考性、臨時性的文件歸檔文件的分類

通用的分類方法是年度――保管期限―機構〔問題〕。在平時的工作中，可按二級分類法或三級分類法進行。歸檔文件的分類通用的分類方法是年度――保管期限―機二級分類法就是將歸檔文件先按年度分類，再在年度下按保管期限分類（簡單地說：就是先分年度，再分保管期限）。①按年度――保管期限分類

例：2007年―――永久、30年、10年2021年―――永久、30年、10年2021年―――永久、30年、10年二級分類法就是將歸檔文件先按年度分類，再在年度下按保管期限三級分類法

就是先將文件按年度分類，每個年度下按機構（問題）分類，再在機構（問題）下按保管期限分類。

②按年度――機構（問題）――保管期限分類例：2007年―黨群政務―永久、30年、10年

綜合治理―永久、30年、10年社會保障―永久、30年、10年三級分類法就是先將文件按年度分類，每個年度下按機構（問題）1、年度將文件按其形成年度分開，把屬于同一年度的文件集中，把不同年度的文件分開。注：只考慮文件形成年，不考慮文件內容針對的年度。1、年度將文件按其形成年度分開，把屬于同一年度的文件2、問題將文件按其內容所反映的問題分開，把反映同一問題的文件集中在一起，以保持與同一問題有關的文件之間的歷史聯(lián)系。2、問題將文件按其內容所反映的問題分開，把反映同一問黨群類行政類干部任免中層干部任免主要領導干部任免干部免職干部任職如：黨委書記、黨委委員、團支部書記、工會主席等如：鄉(xiāng)〔鎮(zhèn)〕長、局長等如：科長、股長等如：書記、局長等人事工作黨群類行政類干部任免中層干部任免主要領導干部任免干部免職干部3、機構將文件按編委批準的內設組織機構分開，把同內設機構的文件集中在一起。3、機構將文件按編委批準的內設組織機構分開，把同內設兩點要求

①分類方案必須科學實用，保證文件無交叉，無遺漏。

②分類方案應保持相對穩(wěn)定，確實需要調整時，只能微調，不可大動，以免造成混亂。

兩點要求①分類方案必須科學實用，保證文件無交叉，無遺漏。歸檔文件的排列

歸檔文件在確定保管期限、分清年度以后，應按問題相對集中，使文件類型鮮明清楚。在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間，重要程度排列。

歸檔文件的排列歸檔文件在確定保管期限、分清年度以后按時間順序排列

同一事由的歸檔文件，按文件形成的時間順序排列。

按重要程度排列

不同事由的歸檔文件，按事由的重要程度排列。①主要職能活動中形成的文件排列在前，其他工作形成的文件排列在后；

按時間順序排列同一事由的歸檔文件，按文件形成的時間順序排列②綜合性工作形成的文件在前，具體業(yè)務工作形成的文件在后；

③按責任者或承辦部門集中排列；

④按不同問題分別集中排列；

⑤會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件也可以集中排列。②綜合性工作形成的文件在前，具體業(yè)務工作形成的文件在后；③編號歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。編號歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件歸檔章的工程有全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)、類別名稱〔機構或問題〕等。全宗號年度室編件號機構（問題）＊保管期限館編件號（頁數(shù)）＊

必須使用符合檔案保護要求的字跡材料填寫，如碳素墨水。禁止使用圓珠筆、鉛筆、紅藍墨水等不耐久的書寫材料填寫。歸檔章的工程有全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)、類別全宗號22年度2008室編件號26機構（問題）＊辦公室保管期限永久館編件號（頁數(shù)）10頁全宗號：是檔案館給立檔單位編制的代號。年度：是文件的形成年度，采用公元紀元，以四位阿拉件數(shù)字標注，如2021年，應標注為“2021〞而不能簡化為“08〞。保管期限：按歸檔文件劃定的保管期限填寫，是哪種保期限就填寫哪一種。室編件號：按歸檔文件排列順序編寫的件號填寫，由檔案室負責填寫。類別：填寫類別的標準化簡稱，采用機構分類的，填寫機構名稱，采用問題分類法分類的，填寫問題類名。頁數(shù)：填寫一件文件的總頁數(shù)，即一件文件最后一頁的頁碼。全宗號年度室編件號機構（問題）＊保管期限館編件號（頁數(shù)）全宗歸檔文件目錄設置的工程：件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注。件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注編制目錄

歸檔文件目錄設置的工程：件號、責任者、文號、題名、日期、頁1、件號件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注001002件號：指歸檔文件的室編件號。1、件號件號責任者文號題名日期頁2、責任者件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注001杭州市政府002杭州市人事局責任者：指制發(fā)文件的單位或個人。填寫時應寫全稱或通用簡稱，責任者過多時可適當簡略，即第一個責任者+本單位。

2、責任者件號責任者文號題名日期頁注意（1）應使用全稱或通用簡稱；不能使用本部、本委、本局等含義不明，難以判斷的簡稱。（2）以落款（蓋章）單位為準填寫，不能把承辦文件或擬稿的內設組織機構或個人作為責任者填寫。（3）報表的責任者，應填寫填報單位，即蓋章單位，而不是報表的印制或發(fā)送單位。注意（1）應使用全稱或通用簡稱；不能使用本部、本委、本局等含（4）聯(lián)合發(fā)文，只填寫主辦單位。即聯(lián)合發(fā)文的文件字號屬于哪個單位，哪個單位就是主辦單位。如發(fā)文字號較多，則根據(jù)該文件涉及的主要內容屬于哪個單位的職能業(yè)務，責任者即為這個單位。如本單位也屬于聯(lián)辦單位之一，應把本單位必須填入責任者內。如為查閱方便，可把所有聯(lián)辦單位全部填入責任者欄內。（4）聯(lián)合發(fā)文，只填寫主辦單位。即聯(lián)合發(fā)文的文件字號屬于哪個（5）問文與復文作為一件時（請示與批復、函與復函、轉發(fā)與被轉發(fā)等），只填寫復文單位即可。如在請示、報告原件上批復、批示的，只填寫請示、報告的單位即可。（6）未署責任者的歸檔文件，編目時應根據(jù)文件內容、形式等特征加以考證并填寫。（5）問文與復文作為一件時（請示與批復、函與復函、轉發(fā)與被轉3、文號件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注001杭州市政府杭政［2008］8號002杭州市人事局杭人［2008］52號文號：指發(fā)文字號，應填寫機關代字、年度、文件順序號。

3、文號件號責任者文號題名日期頁注意（1）要照實抄錄，不能省略。（2）聯(lián)合發(fā)文，填寫主辦單位文號即可。（3）期刊類文件，如簡報、信息、動態(tài)、雜志等，只填寫期刊號即可。注意（1）要照實抄錄，不能省略。（2）聯(lián)合發(fā)文，填寫主辦單位（4）報告與批示、轉發(fā)與被轉發(fā)、請示與批復等，只填寫批示、轉發(fā)、批復件文號即可。如在請示、報告原件上批復、批示的，只填寫請示、報告的文號即可。（5）不能填寫如“會議文件之一”等文件順序號，“情況反映”等刊物名稱。（4）報告與批示、轉發(fā)與被轉發(fā)、請示與批復等，只填寫批示、轉4、題名件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注001杭州市政府杭政［2008］8號關于全面加強農(nóng)村基層組織建設的意見002杭州市人事局杭人［2008］52號關于構建城鄉(xiāng)統(tǒng)籌基層黨建新格局的通知題名：指文件標題。一般應照實抄錄，副標題不抄錄，文件沒有標題或標題不清楚的，應補充擬定標題，并加中括號[

]。4、題名件號責任者文號題名日期頁注意（1）凡是文件有題名并能反映文件實質性內容的，應照原題名填寫，不得隨意更改或簡化。（2）因為在第2欄中已經(jīng)標明責任者，所以在“題名”這一欄中只需填寫問題和文種。如：杭州市政府有一份文件，完整的題名是?杭州市政府關于構建和諧社區(qū)的通知?。題名欄只需填入“關于構建和諧社區(qū)的通知〞。注意（1）凡是文件有題名并能反映文件實質性內容的，應照原題名（3）文件上沒有題名或文件題名不能反映文件實質性內容的，可根據(jù)實際情況自擬題名（包括補充和改換題名），外加方括號[]填寫。如：中共杭州市委組織部印發(fā)的任免文件，有的題名中僅有“通知〞兩個字，那么必須補充擬寫文件事由，加在文種之前，以便查閱，可擬寫為“[關于干部任免的]通知〞。

①原題名只有文種的，應根據(jù)文件內容補充擬寫文件題名。（3）文件上沒有題名或文件題名不能反映文件實質性內容的，可根如：“關于貫徹執(zhí)行中發(fā)〔2021〕29號文件的通知〞，從文件題名中看不出文件的內容，實際上是關于加強社區(qū)檔案工作的領導的文件，填寫題名時，應補充為“關于貫徹執(zhí)行中發(fā)〔2021〕29號文件[加強社區(qū)檔案工作的領導]的通知〞。

②文件題名中以發(fā)文字號代替文件內容的，應據(jù)文件內容補充題名。如：“關于貫徹執(zhí)行中發(fā)〔2021〕29號文件的②文件題名中如：原標題?中共杭州市委組織部關于陳業(yè)秀等同志職務任免的通知?。在這個通知里，有我們市檔案局錢云祥一名同志的職務任免。那么，市檔案局存檔此文件時，標題要重新擬為［關于錢云祥等同志職務任免的通知］。③原標題不針對立檔單位事由〔問題〕但文件內容中涉及到立檔單位的，應按實際內容改換原標題。如：原標題?中共杭州市委組織部關于陳業(yè)秀等同志③原標題不針（4）對于一些請示件，批復不另行文。如：杭州市檔案局寫給潘祖光副市長的請示：?杭州市檔案局關于召開檔案工作表彰大會的請示?，潘祖光副市長作了批示，不再另外行文答復，此時，文件處理單與請示件為一件，題名可以擬寫為：[關于杭州市檔案局召開檔案工作表彰大會的批復]，責任者一欄填寫為“潘祖光副市長〞。

①領導只是在文件處理單上做了意見或者批示，沒有正式行文答復，這張文件處理單就可以看作是復文。（4）對于一些請示件，批復不另行文。如：杭州市檔案局寫給潘祖②只在請示件上簽批請示意見，可在請示件題名的后面補充。如：“關于購置復印機的請示、[批復]〞。②只在請示件上簽批請示意見，可在請示件題名的后面補充。如（5）正件與附件為一件時。如：原標題?關于進一步加強我市精神文明建設的決定?，附件是：市民公約。那么題名應為：“關于進一步加強我市精神文明建設的決定〔附：市民公約〕〞。①如果附件多，內容比正件重要，又是單件裝訂，附件的題名要依次列出，題名前加“附件×〞。②正文題名不能反映出附件內容的，要在正件題名后抄錄附件題名，外加“〔〕〞號。（5）正件與附件為一件時。如：原標題?關于進一步加強我市精神（6）會議記錄應填寫每次會議的主要內容。如：××會議記錄［1、××××；2、××××］。會議紀要的填寫：××××會議紀要〔第×期〕：［××××××××］。簡報、令、情況反映等填寫方法類同會議紀要形式。（6）會議記錄應填寫每次會議的主要內容。如：××會議記錄［1（7）干部、黨員、知識分子花名冊，

干部定期統(tǒng)計報表，黨員統(tǒng)計報表等填寫形式。如：國家機關、企事業(yè)單位干部定期統(tǒng)計報表擬寫為：××××年干部定期統(tǒng)計報表（7）干部、黨員、知識分子花名冊，干部定期統(tǒng)計報表，黨員統(tǒng)5、日期件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注001杭州市政府杭政［2008］8號關于全面加強農(nóng)村基層組織建設的意見20080106002杭州市人事局杭人［2008］52號關于構建城鄉(xiāng)統(tǒng)籌基層黨建新格局的通知20080912日期：即文件的形成日期，填寫時應以8位阿拉伯數(shù)字標注，前4位為年，后4位為月日。月日不是兩位數(shù)時，數(shù)前補

“0〞。5、日期件號責任者文號題名日期頁注意1）文件未注明日期的應根據(jù)文件內容考證出來并填上；2）只有年無月日的標為“××××0000”。注意1）文件未注明日期的應根據(jù)文件內容考證出來并填上；2）只6、頁數(shù)件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注001杭州市政府杭政［2008］8號關于全面加強農(nóng)村基層組織建設的意見2008010620002杭州市人事局杭人［2008］52號關于構建城鄉(xiāng)統(tǒng)籌基層黨建新格局的通知2008091215頁數(shù)：填寫每一件歸檔文件的總頁數(shù)，即該文件最后一頁的頁碼。一份文件由幾個局部組成的，把幾個組成局部的頁數(shù)相加之和即是這份文件的頁數(shù)。6、頁數(shù)件號責任者文號題名日期頁注意

若在空白頁加蓋歸檔章，則此頁也算作一頁。注意若在空白頁加蓋歸檔章，則此頁也算作一頁。7、備注件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注001杭州市政府杭政［2008］8號關于全面加強農(nóng)村基層組織建設的意見2008010620缺批復002杭州市人事局杭人［2008］52號關于構建城鄉(xiāng)統(tǒng)籌基層黨建新格局的通知2008091215＊備注：填寫文件需要補充和說明的情況，包括文件殘損、修改、移出、銷毀等。備注欄填寫不下時，可在備注欄內加注“*〞號，將具體內容移入備考表中填寫。7、備注件號責任者文號題名日期頁①歸檔文件目錄封面歸檔文件目錄

全宗名稱

年度保管期限機構（問題）全宗號22年度2008保管期限永久

機構（問題）起止件號室

1～57

館杭州市檔案局2008永久①歸檔文件目錄封面全宗號年度保管期限機構（問題）起止一、杭州市衛(wèi)生局文書檔案采用組織機構－－年度分類法，文件整理按照文件級整理，文件按機關黨委、辦公室、人事保衛(wèi)科、醫(yī)政科〔中醫(yī)管理科〕、預防保健科、基建財務科、干部保健辦公室、市獻血辦、市愛衛(wèi)辦順序排列。二、市衛(wèi)生局二00八年度文書檔案共整理1235件，其中永久1034件、30年38件、10年161件。②整理說明杭州市衛(wèi)生局文件材料整理說明一、杭州市衛(wèi)生局文書檔案采用組織機構－－年度分類法，文件整理③目次目次永久類別名稱起止件號盒號所在頁號黨委1－4011辦公室41－5826辦公室59－9438人?？?5－110413醫(yī)政科111－116515防?？?17－124516基財科125－136517干部保健辦137－147617市獻血辦148－167618市愛衛(wèi)辦168－201719③目次目次永久類別名稱起止件號盒號所在頁號黨委1－4件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注001中共杭州市委杭委［2008］8號關于XX等同志任免的通知200801062002中共杭州委組織部杭組干［2008］52號關于XX等4名同志任免的通知2008091215④歸檔文件目錄盒號：1保管期限：永久歸檔文件目錄件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注

備考表：放在盒內所有歸檔文件之后，用以對盒內歸檔文件進行必要的注釋說明。

盒內文件情況說明

整理人：

.

檢查人：

.

年月日.填寫備考表

備考表：放在盒內所有歸檔文件之后，用以對盒內歸檔文件盒內情況說明：本盒第12件為復制件,第16件有鉛筆書寫的字跡.第27件缺杭州市組織部[2008]62號《關于XXX的批復》。

整理人：

檢查人：

立卷時間：

盒內情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。屬于歸檔文件整理階段發(fā)現(xiàn)的情況，由整理歸檔文件的人員負責填寫；屬于檔案管理階段發(fā)現(xiàn)的情況，由檔案人員負責填寫。盒內情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況69整理人：即負責整理歸檔文件的人員姓名。盒內情況說明：本盒第12件為復制件,第16件有鉛筆書寫的字跡.第27件缺杭州市組織部[2008]62號《關于XXX的批復》。

立卷人：李明

檢查人：

立卷時間：

整理人：即負責整理歸檔文件的人員姓名。70檢查人：即負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。盒內情況說明：本盒第12件為復制件,第16件有鉛筆書寫的字跡.第27件缺杭州市組織部[2008]62號《關于XXX的批復》。

立卷人：李明

檢查人：張山

立卷時間：

檢查人：即負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。71日期：歸檔文件整理完結的具體時間，即年、月、日。盒內情況說明：本盒第12件為復制件,第16件有鉛筆書寫的字跡.第27件缺富陽市組織部[2008]62號《關于XXX的批復》。

立卷人：李明

檢查人：張山

立卷時間：2009年6月30日

日期：歸檔文件整理完結的具體時間，即年、月、日。72裝盒

①歸檔文件按室編件號的順序裝盒。

②按保管期限裝盒，不同保管期限的歸檔文件不能混裝在同一盒中。

③

末盒應預留空位，以便裝入遺漏文件。裝盒①歸檔文件按室編件號的順序裝盒。②按保管期限裝盒，不裝盒完畢，應在檔案盒封面上填寫全宗名稱，即單位名稱。

杭州市檔案局填寫檔案盒封面、盒脊

裝盒完畢，應在檔案盒封面上填寫全宗名稱，即單位名稱。填寫檔案74全宗號年度2008保管期限永久

機構（問題）辦公室起止件號室1／45

館盒號

25全宗號：按照市檔案館給各單位定的全宗號填寫。年度：用4位阿拉伯數(shù)字填寫保管期限：填寫永久、30年或10年全宗號年度保管期限機構（問題）起止室館盒號全宗號：按全宗號年度2008保管期限永久

機構（問題）辦公室起止件號室1／45

館盒號

254〕機構〔問題〕：填寫分類方案中相應機構〔問題〕的類目名稱。5〕起止件號：在“室〞欄填寫該盒內排列最前和最后的歸檔文件的件號,用“／〞把這兩個件號連接起來。“館〞欄暫不用填寫。全宗號年度保管期限機構（問題）起止室館盒號4〕機構〔編盒號

按保管期限逐年編制總的順序號。以四位數(shù)字標注，如0001―9999。編盒號按保管期限逐年編制總的順序號。以四位數(shù)字標注，如00將檔案盒按保管期限和盒號先后次序依次側立放入檔案柜內。排列順序：自上而下，自左至右。排列上架

將檔案盒按保管期限和盒號先后次序依次側立放入檔案柜內。排列順分類裝訂填寫案卷封面編制會計檔案目錄編制案卷號二、會計檔案的整理根本技能分類裝訂填寫案卷封面編制會計檔案目錄編制案卷號二、會計檔案的分類類別――年度――保管期限類別定為四類即會計憑證類、會計帳簿類、財務報告類、其它類。年度指會計資料形成的年度。會計檔案保管期限分為永久和定期兩種。其中定期又分為25年、15年、10年、5年、3年五種。分類類別――年度――保管期限類別定為四類即會計憑證類、裝訂憑證Ａ、去掉金屬物，選取適當厚度〔一般不超過5厘米〕。

Ｂ、以上邊和左邊整齊為準，右邊和下邊要求折疊整齊。

C、用棉線在左上角裝訂，并用紙包封裝訂角。

D、加蓋騎縫章。

裝訂憑證Ａ、去掉金屬物，選取適當厚度〔一般不超過5厘米〕。裝訂帳簿

B、左側裝訂：三點一線。

C、對訂本式帳簿〔死頁帳〕，不需拆去空頁，按已有填寫內容的頁面編順序號，或在使用前已編上連續(xù)頁號，可直接利用原有頁號。

D、對活頁式、卡片式帳簿活頁帳，應撤除硬封面，抽出空頁，重新，另加封面、封底，裝訂成冊。

Ａ、按自然形成的帳簿，一冊一卷

。

裝訂帳簿

B、左側裝訂：三點一線。

C、對訂本式帳簿〔裝訂報表

D、編制卷內目錄〔同文檔〕，加加封面。

E、左側裝訂，三點一線。

A、月度、季度、年度財務報告應分別裝訂立卷，也可合為一卷。

B、決算審核意見書、審計報告等應分別附在該期財務報告后一起裝訂。

C、財務情況說明、財務報告等要與報表一同組卷歸檔，并放在被說明報表前。

裝訂報表

D、編制卷內目錄〔同文檔〕，加加封面。

E、左裝訂其它類

A、調節(jié)表、對賬單等裝訂成冊。

B、發(fā)票或收據(jù)存根聯(lián)整本的不用裝訂。

C、移交清冊、檔案目錄、銷毀清冊等裝訂成冊。

裝訂其它類

A、調節(jié)表、對賬單等裝訂成冊。

B、發(fā)票或填寫案卷封面全部會計檔案均按要求填寫

案卷封面。雜卷題名格式立檔單位名稱年度文件內容文件名稱＋＋＋例杭州市人事局

二OO八年度

現(xiàn)金出納

帳填寫案卷封面全部會計檔案均按要求填寫案卷封面。雜卷題名格式編制會計檔案目錄要求同類別同期限編制案卷號案卷標題

起止時間保管

期限

案卷

張數(shù)

備注

會計檔案目錄類別：編制會計檔案目錄要求同類別同期限編制案卷號案卷標題

起止86編制案卷號同類別同保管期限統(tǒng)一編號憑證可以一年一編，也可以５至10年一編編制案卷號同類別同保管期限統(tǒng)一編號憑證可以一年一編，收集挑選照片排列編號擬寫說明編制目錄三、照片檔案的整理根本技能收集挑選照片排列編號擬寫說明編制目錄三、照片檔案的整理根本技收集反映本單位主要職能活動和重要工作成果的照片反映上級領導來本單位指導、視察的照片反映本單位各種榮譽的照片反映本單位歷史、單位面貌的照片收集反映本單位主要職能活動和重要工作成果的照片反映上挑選照片同一內容的若干張照片，擇其主要照片歸檔。歸檔照片應具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點。挑選照片同一內容的若干張照片，擇其主要照片歸檔。歸檔照片應具排列按“年度—問題”進行分類，在同一年度內按照片的問題結合形成時間排列。注：照片不需要區(qū)分保管期限排列按“年度—問題”進行分類，在同一年度內按照片的問題結合形照片號案卷內照片的順序號。底片號一個單位編一個流水號。參見號與本張(組)照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號。格式(類別)檔號(文書檔案)13—2—58編號照片號案卷內照片的順序號。底片號一個單位編一個流水號。參見號擬寫說明以一組照片為單位擬寫總說明事由反映事件、事物的情由時間事件發(fā)生的時間和拍攝時間地點被攝物所在的具體地點人物照片上主要人物的姓名、身分背景揭示主題具有一定作用的背景攝影者照片的拍攝單位和拍攝人注明本組照片共多少張照片打印并貼在這組照片的上方擬寫說明以一組照片為單位擬寫總說明事由反映事件、事物的情由時根據(jù)本張照片的內容，由整理者點出的標題式名稱。位置：在照片的右側、左側或正下方。以每張照片為單位擬寫小說明根據(jù)本張照片的內容，由整理者點出的標題式名稱。位置：在照片的

照

片

檔

案

卷

內

目

錄類別號案卷號

照片號照片題名拍

攝時

間照

片所

在頁

號底片所在卷

號頁

號

底

片

號備

注

編制目錄照片檔案卷內目錄收集分類排列編目貼簽四、實物檔案的整理根本技能收集分類排列編目貼簽四、實物檔案的整理根本技能收集本單位獲得國家、省、市、鎮(zhèn)等級別頒發(fā)的榮譽證書、獎狀、獎牌、獎旗、獎章（杯）及紀念品、題詞等實物收集本單位獲得國家、省、市、鎮(zhèn)等級別頒發(fā)的榮譽證書、獎分類實物檔案獎狀獎杯獎牌錦旗證書類其他榮譽證書、權證印章、禮品分類實物檔案獎狀獎杯獎牌錦旗證書類其他榮排列按實物形狀結合級別，依其時間先后順序排列。以“件”為單位按一件一號原則進行編號。排列按實物形狀結合級別，依其時間先后順序排列。以“件”為單位編目案卷號檔號實物形式題名頒發(fā)單位頒發(fā)時間接受單位歸檔時間存放地點保管期限參見號備注實物檔案案卷級目錄編目案檔實物題名頒發(fā)頒發(fā)接受歸檔存放保管參備注實物檔案案卷級100貼簽全宗號目錄號分類號案卷號年度簽貼在獎牌反面獎狀折疊起來放在科技檔案盒中，放滿為止。

錦旗折疊放在盒中，一只盒子放一面錦旗。

貼簽全宗號目錄號分類號案卷號年度簽貼在獎牌反面獎狀折101謝謝各位！謝謝各位！檔案整理根本技能主講人—陳明檔案整理根本技能主講人—陳明

文件材料立卷方法既是古今中外從事文書、檔案工作研究者探索的課題，又是從事具體立卷工作者的難題。前言文件材料立卷方法既是古今中外從事文書、檔案工作104一、文書檔案的整理根本技能文書檔案的整理主要有兩種方法：一是按卷整理，也就是我們平常所說的傳統(tǒng)文書整理方法；另一種是按件整理，也就是歸檔文件整理。一、文書檔案的整理根本技能文書檔案的整理主要有兩種方文書檔案的整理〔卷〕收集剔除不必歸檔的文件材料分類組卷卷內文件排列擬寫案卷標題復查調整編頁號填寫卷內文件目錄撤除金屬物裱糊裝訂填寫案卷封面填寫備考表案卷排列編制案卷目錄文書檔案的整理〔卷〕收集剔除不必歸檔的文件材料分類組卷卷內文文書檔案的整理〔件〕文件的收集剔除裝訂編頁號確定保管期限歸檔文件的分類歸檔文件的排列編號編制目錄填寫備考表裝盒填寫檔案盒封面、盒脊

編盒號排列上架文書檔案的整理〔件〕文件的收集剔除裝訂編頁號確定保管期限歸檔文件的收集本單位在生產(chǎn)建設和管理活動中形成的，具有查考利用價值的，作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。

文件的收集本單位在生產(chǎn)建設和管理活動中形成的，具有查收集的重點

本單位自生文件材料；上級及其他機關針對本村頒發(fā)的文件材料。

收集的重點本單位自生文件材料；上級及其他機關針對本村頒發(fā)的注意收集的文件是否是生效文件。文件是否收集齊全完整。收集的文件材料的字跡、用紙是否符合歸檔要求。注意收集的文件是否是生效文件。文件是否收集齊全完整。收集的文剔除

對文件材料的剔除

一份文件歸檔與不歸檔，要站在本村的角度上來權衡，有用那么留，無用那么不留。對歸檔文件上金屬物的剔除

如釘書針、大頭針、回形針等。

剔除對文件材料的剔除一份文件歸檔與不歸檔，要站在本防止兩種傾向

把關不嚴，凡文必檔。

要求過嚴，使該歸檔的文件被剔除，給以后利用造成困難。

防止兩種傾向把關不嚴，凡文必檔。要求過嚴，使該歸檔的文件裝訂

歸檔文件的裝訂，是歸檔文件整理工作的根底環(huán)節(jié)。采用符合檔案保護技術要求的裝訂材料重新加以裝訂，以固定文件頁次，防止散失，便于保管和利用。裝訂歸檔文件的裝訂，是歸檔文件整理工作的根底環(huán)節(jié)組件歸檔文件的整理是以件為單位進行的。

一般情況下一份文件就是一件。組件歸檔文件的整理是以件為單位進行的。一般情況下一份文件就文件正本與定稿為一件〔定稿過厚的，也可單獨為一件〕；正文與附件為一件〔附件數(shù)量太多或太厚的，也可各為一件〕；文件附有文件處理單、擬辦單或領導批示、簽批條的，應與文件同為一件；

原件與復制件為一件；文件正本與定稿為一件〔定稿過厚的，也可單獨為一件〕；轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件；來文與復文為一件；各種報表、名冊、圖表等按其原來的裝訂方式，一冊或一本為一件。轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件；來文與復文為一件；排序

正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；

轉發(fā)文件在前，被轉發(fā)文件在后；

批復性文件在前，來文在后；

有文件處理單的，應作為文件的首頁與文件一同歸檔。

排序正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制裝訂方式

采用左側裝訂的，應將文件內的紙張左側對齊的同時將下側對齊。采用左上角裝訂的，應讓文件內的紙張左側對齊的同時讓上側對齊。裝訂方式采用左側裝訂的，應將文件內的紙張左側對齊的同時將裝訂材料

選擇粗細適中的棉線或不銹鋼釘書針裝訂進行裝訂裝訂材料選擇粗細適中的棉線或不銹鋼釘書針裝訂進行裝訂×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××三點一線裝訂×××三點一線裝訂×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××不銹鋼釘×××不銹鋼釘×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××縫繩機走線×××縫繩機走線編頁號

以件為單位編頁號，凡有文字、圖表的頁面均應編制頁號。如果是幾份文件同為一件時，逐頁編制總頁號。注:頁號的位置應編在文件的右下角或左上角。

編頁號以件為單位編頁號，凡有文字、圖表的頁面均確定保管期限對于一件歸檔文件，如何確定它的保管期限，要站在本單位的角度來考慮，總的原那么是：由價值決定期限，價值高那么期限長，價值低那么期限短。確定保管期限對于一件歸檔文件，如何確定它的保管期限，要上級文件針對本單位的機構設置、領導人任免、人員編制、職稱評聘、表彰先進或處分的文件永久反映本單位主要職能活動的文件反映本單位非主要職能活動的文件貫徹執(zhí)行政策性、法規(guī)性30年10年＋＝＝＝注：上級文件包含上級主管機關、非主管機關和平級機關的文件上級文件針對本單位的機構設置、領導人任免、人員編制、職稱評聘本級文件反映本單位歷史面貌、領導決策、人事、主要職能活動的文件永久反映本單位非主要職能活動的文件一般事務性、參考性、臨時性的文件30年10年＋＝＝＝注：本單位正式發(fā)文要從文件的內容價值考慮。情況簡報一般放在30年立卷。本級文件反映本單位歷史面貌、領導決策、人事、主要職能活動的文下級文件典型性、綜合性的文件一般事務性、參考性、臨時性的文件30年10年＋＝＝注：下級機關報送的文件材料可遵循不報就不歸，報了就歸的原那么。下級文件典型性、綜合性的文件一般事務性、參考性、臨時性的文件歸檔文件的分類

通用的分類方法是年度――保管期限―機構〔問題〕。在平時的工作中，可按二級分類法或三級分類法進行。歸檔文件的分類通用的分類方法是年度――保管期限―機二級分類法就是將歸檔文件先按年度分類，再在年度下按保管期限分類（簡單地說：就是先分年度，再分保管期限）。①按年度――保管期限分類

例：2007年―――永久、30年、10年2021年―――永久、30年、10年2021年―――永久、30年、10年二級分類法就是將歸檔文件先按年度分類，再在年度下按保管期限三級分類法

就是先將文件按年度分類，每個年度下按機構（問題）分類，再在機構（問題）下按保管期限分類。

②按年度――機構（問題）――保管期限分類例：2007年―黨群政務―永久、30年、10年

綜合治理―永久、30年、10年社會保障―永久、30年、10年三級分類法就是先將文件按年度分類，每個年度下按機構（問題）1、年度將文件按其形成年度分開，把屬于同一年度的文件集中，把不同年度的文件分開。注：只考慮文件形成年，不考慮文件內容針對的年度。1、年度將文件按其形成年度分開，把屬于同一年度的文件2、問題將文件按其內容所反映的問題分開，把反映同一問題的文件集中在一起，以保持與同一問題有關的文件之間的歷史聯(lián)系。2、問題將文件按其內容所反映的問題分開，把反映同一問黨群類行政類干部任免中層干部任免主要領導干部任免干部免職干部任職如：黨委書記、黨委委員、團支部書記、工會主席等如：鄉(xiāng)〔鎮(zhèn)〕長、局長等如：科長、股長等如：書記、局長等人事工作黨群類行政類干部任免中層干部任免主要領導干部任免干部免職干部3、機構將文件按編委批準的內設組織機構分開，把同內設機構的文件集中在一起。3、機構將文件按編委批準的內設組織機構分開，把同內設兩點要求

①分類方案必須科學實用，保證文件無交叉，無遺漏。

②分類方案應保持相對穩(wěn)定，確實需要調整時，只能微調，不可大動，以免造成混亂。

兩點要求①分類方案必須科學實用，保證文件無交叉，無遺漏。歸檔文件的排列

歸檔文件在確定保管期限、分清年度以后，應按問題相對集中，使文件類型鮮明清楚。在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間，重要程度排列。

歸檔文件的排列歸檔文件在確定保管期限、分清年度以后按時間順序排列

同一事由的歸檔文件，按文件形成的時間順序排列。

按重要程度排列

不同事由的歸檔文件，按事由的重要程度排列。①主要職能活動中形成的文件排列在前，其他工作形成的文件排列在后；

按時間順序排列同一事由的歸檔文件，按文件形成的時間順序排列②綜合性工作形成的文件在前，具體業(yè)務工作形成的文件在后；

③按責任者或承辦部門集中排列；

④按不同問題分別集中排列；

⑤會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件也可以集中排列。②綜合性工作形成的文件在前，具體業(yè)務工作形成的文件在后；③編號歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。編號歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件歸檔章的工程有全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)、類別名稱〔機構或問題〕等。全宗號年度室編件號機構（問題）＊保管期限館編件號（頁數(shù)）＊

必須使用符合檔案保護要求的字跡材料填寫，如碳素墨水。禁止使用圓珠筆、鉛筆、紅藍墨水等不耐久的書寫材料填寫。歸檔章的工程有全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)、類別全宗號22年度2008室編件號26機構（問題）＊辦公室保管期限永久館編件號（頁數(shù)）10頁全宗號：是檔案館給立檔單位編制的代號。年度：是文件的形成年度，采用公元紀元，以四位阿拉件數(shù)字標注，如2021年，應標注為“2021〞而不能簡化為“08〞。保管期限：按歸檔文件劃定的保管期限填寫，是哪種保期限就填寫哪一種。室編件號：按歸檔文件排列順序編寫的件號填寫，由檔案室負責填寫。類別：填寫類別的標準化簡稱，采用機構分類的，填寫機構名稱，采用問題分類法分類的，填寫問題類名。頁數(shù)：填寫一件文件的總頁數(shù)，即一件文件最后一頁的頁碼。全宗號年度室編件號機構（問題）＊保管期限館編件號（頁數(shù)）全宗歸檔文件目錄設置的工程：件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注。件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注編制目錄

歸檔文件目錄設置的工程：件號、責任者、文號、題名、日期、頁1、件號件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注001002件號：指歸檔文件的室編件號。1、件號件號責任者文號題名日期頁2、責任者件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注001杭州市政府002杭州市人事局責任者：指制發(fā)文件的單位或個人。填寫時應寫全稱或通用簡稱，責任者過多時可適當簡略，即第一個責任者+本單位。

2、責任者件號責任者文號題名日期頁注意（1）應使用全稱或通用簡稱；不能使用本部、本委、本局等含義不明，難以判斷的簡稱。（2）以落款（蓋章）單位為準填寫，不能把承辦文件或擬稿的內設組織機構或個人作為責任者填寫。（3）報表的責任者，應填寫填報單位，即蓋章單位，而不是報表的印制或發(fā)送單位。注意（1）應使用全稱或通用簡稱；不能使用本部、本委、本局等含（4）聯(lián)合發(fā)文，只填寫主辦單位。即聯(lián)合發(fā)文的文件字號屬于哪個單位，哪個單位就是主辦單位。如發(fā)文字號較多，則根據(jù)該文件涉及的主要內容屬于哪個單位的職能業(yè)務，責任者即為這個單位。如本單位也屬于聯(lián)辦單位之一，應把本單位必須填入責任者內。如為查閱方便，可把所有聯(lián)辦單位全部填入責任者欄內。（4）聯(lián)合發(fā)文，只填寫主辦單位。即聯(lián)合發(fā)文的文件字號屬于哪個（5）問文與復文作為一件時（請示與批復、函與復函、轉發(fā)與被轉發(fā)等），只填寫復文單位即可。如在請示、報告原件上批復、批示的，只填寫請示、報告的單位即可。（6）未署責任者的歸檔文件，編目時應根據(jù)文件內容、形式等特征加以考證并填寫。（5）問文與復文作為一件時（請示與批復、函與復函、轉發(fā)與被轉3、文號件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注001杭州市政府杭政［2008］8號002杭州市人事局杭人［2008］52號文號：指發(fā)文字號，應填寫機關代字、年度、文件順序號。

3、文號件號責任者文號題名日期頁注意（1）要照實抄錄，不能省略。（2）聯(lián)合發(fā)文，填寫主辦單位文號即可。（3）期刊類文件，如簡報、信息、動態(tài)、雜志等，只填寫期刊號即可。注意（1）要照實抄錄，不能省略。（2）聯(lián)合發(fā)文，填寫主辦單位（4）報告與批示、轉發(fā)與被轉發(fā)、請示與批復等，只填寫批示、轉發(fā)、批復件文號即可。如在請示、報告原件上批復、批示的，只填寫請示、報告的文號即可。（5）不能填寫如“會議文件之一”等文件順序號，“情況反映”等刊物名稱。（4）報告與批示、轉發(fā)與被轉發(fā)、請示與批復等，只填寫批示、轉4、題名件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注001杭州市政府杭政［2008］8號關于全面加強農(nóng)村基層組織建設的意見002杭州市人事局杭人［2008］52號關于構建城鄉(xiāng)統(tǒng)籌基層黨建新格局的通知題名：指文件標題。一般應照實抄錄，副標題不抄錄，文件沒有標題或標題不清楚的，應補充擬定標題，并加中括號[

]。4、題名件號責任者文號題名日期頁注意（1）凡是文件有題名并能反映文件實質性內容的，應照原題名填寫，不得隨意更改或簡化。（2）因為在第2欄中已經(jīng)標明責任者，所以在“題名”這一欄中只需填寫問題和文種。如：杭州市政府有一份文件，完整的題名是?杭州市政府關于構建和諧社區(qū)的通知?。題名欄只需填入“關于構建和諧社區(qū)的通知〞。注意（1）凡是文件有題名并能反映文件實質性內容的，應照原題名（3）文件上沒有題名或文件題名不能反映文件實質性內容的，可根據(jù)實際情況自擬題名（包括補充和改換題名），外加方括號[]填寫。如：中共杭州市委組織部印發(fā)的任免文件，有的題名中僅有“通知〞兩個字，那么必須補充擬寫文件事由，加在文種之前，以便查閱，可擬寫為“[關于干部任免的]通知〞。

①原題名只有文種的，應根據(jù)文件內容補充擬寫文件題名。（3）文件上沒有題名或文件題名不能反映文件實質性內容的，可根如：“關于貫徹執(zhí)行中發(fā)〔2021〕29號文件的通知〞，從文件題名中看不出文件的內容，實際上是關于加強社區(qū)檔案工作的領導的文件，填寫題名時，應補充為“關于貫徹執(zhí)行中發(fā)〔2021〕29號文件[加強社區(qū)檔案工作的領導]的通知〞。

②文件題名中以發(fā)文字號代替文件內容的，應據(jù)文件內容補充題名。如：“關于貫徹執(zhí)行中發(fā)〔2021〕29號文件的②文件題名中如：原標題?中共杭州市委組織部關于陳業(yè)秀等同志職務任免的通知?。在這個通知里，有我們市檔案局錢云祥一名同志的職務任免。那么，市檔案局存檔此文件時，標題要重新擬為［關于錢云祥等同志職務任免的通知］。③原標題不針對立檔單位事由〔問題〕但文件內容中涉及到立檔單位的，應按實際內容改換原標題。如：原標題?中共杭州市委組織部關于陳業(yè)秀等同志③原標題不針（4）對于一些請示件，批復不另行文。如：杭州市檔案局寫給潘祖光副市長的請示：?杭州市檔案局關于召開檔案工作表彰大會的請示?，潘祖光副市長作了批示，不再另外行文答復，此時，文件處理單與請示件為一件，題名可以擬寫為：[關于杭州市檔案局召開檔案工作表彰大會的批復]，責任者一欄填寫為“潘祖光副市長〞。

①領導只是在文件處理單上做了意見或者批示，沒有正式行文答復，這張文件處理單就可以看作是復文。（4）對于一些請示件，批復不另行文。如：杭州市檔案局寫給潘祖②只在請示件上簽批請示意見，可在請示件題名的后面補充。如：“關于購置復印機的請示、[批復]〞。②只在請示件上簽批請示意見，可在請示件題名的后面補充。如（5）正件與附件為一件時。如：原標題?關于進一步加強我市精神文明建設的決定?，附件是：市民公約。那么題名應為：“關于進一步加強我市精神文明建設的決定〔附：市民公約〕〞。①如果附件多，內容比正件重要，又是單件裝訂，附件的題名要依次列出，題名前加“附件×〞。②正文題名不能反映出附件內容的，要在正件題名后抄錄附件題名，外加“〔〕〞號。（5）正件與附件為一件時。如：原標題?關于進一步加強我市精神（6）會議記錄應填寫每次會議的主要內容。如：××會議記錄［1、××××；2、××××］。會議紀要的填寫：××××會議紀要〔第×期〕：［××××××××］。簡報、令、情況反映等填寫方法類同會議紀要形式。（6）會議記錄應填寫每次會議的主要內容。如：××會議記錄［1（7）干部、黨員、知識分子花名冊，

干部定期統(tǒng)計報表，黨員統(tǒng)計報表等填寫形式。如：國家機關、企事業(yè)單位干部定期統(tǒng)計報表擬寫為：××××年干部定期統(tǒng)計報表（7）干部、黨員、知識分子花名冊，干部定期統(tǒng)計報表，黨員統(tǒng)5、日期件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注001杭州市政府杭政［2008］8號關于全面加強農(nóng)村基層組織建設的意見20080106002杭州市人事局杭人［2008］52號關于構建城鄉(xiāng)統(tǒng)籌基層黨建新格局的通知20080912日期：即文件的形成日期，填寫時應以8位阿拉伯數(shù)字標注，前4位為年，后4位為月日。月日不是兩位數(shù)時，數(shù)前補

“0〞。5、日期件號責任者文號題名日期頁注意1）文件未注明日期的應根據(jù)文件內容考證出來并填上；2）只有年無月日的標為“××××0000”。注意1）文件未注明日期的應根據(jù)文件內容考證出來并填上；2）只6、頁數(shù)件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注001杭州市政府杭政［2008］8號關于全面加強農(nóng)村基層組織建設的意見2008010620002杭州市人事局杭人［2008］52號關于構建城鄉(xiāng)統(tǒng)籌基層黨建新格局的通知2008091215頁數(shù)：填寫每一件歸檔文件的總頁數(shù)，即該文件最后一頁的頁碼。一份文件由幾個局部組成的，把幾個組成局部的頁數(shù)相加之和即是這份文件的頁數(shù)。6、頁數(shù)件號責任者文號題名日期頁注意

若在空白頁加蓋歸檔章，則此頁也算作一頁。注意若在空白頁加蓋歸檔章，則此頁也算作一頁。7、備注件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注001杭州市政府杭政［2008］8號關于全面加強農(nóng)村基層組織建設的意見2008010620缺批復002杭州市人事局杭人［2008］52號關于構建城鄉(xiāng)統(tǒng)籌基層黨建新格局的通知2008091215＊備注：填寫文件需要補充和說明的情況，包括文件殘損、修改、移出、銷毀等。備注欄填寫不下時，可在備注欄內加注“*〞號，將具體內容移入備考表中填寫。7、備注件號責任者文號題名日期頁①歸檔文件目錄封面歸檔文件目錄

全宗名稱

年度保管期限機構（問題）全宗號22年度2008保管期限永久

機構（問題）起止件號室

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館杭州市檔案局2008永久①歸檔文件目錄封面全宗號年度保管期限機構（問題）起止一、杭州市衛(wèi)生局文書檔案采用組織機構－－年度分類法，文件整理按照文件級整理，文件按機關黨委、辦公室、人事保衛(wèi)科、醫(yī)政科〔中醫(yī)管理科〕、預防保健科、基建財務科、干部保健辦公室、市獻血辦、市愛衛(wèi)辦順序排列。二、市衛(wèi)生局二00八年度文書檔案共整理1235件，其中永久1034件、30年38件、10年161件。②整理說明杭州市衛(wèi)生局文件材料整理說明一、杭州市衛(wèi)生局文書檔案采用組織機構－－年度分類法，文件整理③目次目次永久類別名稱起止件號盒號所在頁號黨委1－4011辦公室41－5826辦公室59－9438人?？?5－110413醫(yī)政科111－116515防?？?17－124516基財科125－136517干部保健辦137－147617市獻血辦148－167618市愛衛(wèi)辦168－201719③目次目次永久類別名稱起止件號盒號所在頁號黨委1－4件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注001中共杭州市委杭委［2008］8號關于XX等同志任免的通知200801062002中共杭州委組織部杭組干［2008］52號關于XX等4名同志任免的通知2008091215④歸檔文件目錄盒號：1保管期限：永久歸檔文件目錄件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注

備考表：放在盒內所有歸檔文件之后，用以對盒內歸檔文件進行必要的注釋說明。

盒內文件情況說明

整理人：

.

檢查人：

.

年月日.填寫備考表

備考表：放在盒內所有歸檔文件之后，用以對盒內歸檔文件盒內情況說明：本盒第12件為復制件,第16件有鉛筆書寫的字跡.第27件缺杭州市組織部[2008]62號《關于XXX的批復》。

整理人：

檢查人：

立卷時間：

盒內情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。屬于歸檔文件整理階段發(fā)現(xiàn)的情況，由整理歸檔文件的人員負責填寫；屬于檔案管理階段發(fā)現(xiàn)的情況，由檔案人員負責填寫。盒內情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況171整理人：即負責整理歸檔文件的人員姓名。盒內情況說明：本盒第12件為復制件,第16件有鉛筆書寫的字跡.第27件缺杭州市組織部[2008]62號《關于XXX的批復》。

立卷人：李明

檢查人：

立卷時間：

整理人：即負責整理歸檔文件的人員姓名。172檢查人：即負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。盒內情況說明：本盒第12件為復制件,第16件有鉛筆書寫的字跡.第27件缺杭州市組織部[2008]62號《關于XXX的批復》。

立卷人：李明

檢查人：張山

立卷時間：

檢查人：即負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。173日期：歸檔文件整理完結的具體時間，即年、月、日。盒內情況說明：本盒第12件為復制件,第16件有鉛筆書寫的字跡.第27件缺富陽市組織部[2008]62號《關于XXX的批復》。

立卷人：李明

檢查人：張山

立卷時間：2009年6月30日

日期：歸檔文件整理完結的具體時間，即年、月、日。174裝盒

①歸檔文件按室編件號的順序裝盒。

②按保管期限裝盒，不同保管期限的歸檔文件不能混裝在同一盒中。

③

末盒應預留空位，以便裝入遺漏文件。裝盒①歸檔文件按室編件號的順序裝盒。②按保管期限裝盒，不裝盒完畢，應在檔案盒封面上填寫全宗名稱，即單位名稱。

杭州市檔案局填寫檔案盒封面、盒脊

裝盒完畢，應在檔案盒封面上填寫全宗名稱，即單位名稱。填寫檔案176全宗號年度2008保管期限永久

機構（問題）辦公室起止件號室1／45

館盒號

25全宗號：按照市檔案館給各單位定的全宗號填寫。年度：用4位阿拉伯數(shù)字填寫保管期限：填寫永久、30年或10年全宗號年度保管期限機構（問題）起止室館盒號全宗號：按全宗號年度2008保管期限永久

機構（問題）辦公室起止件號室1／45

館盒號

254〕機構〔問題〕：填寫分類方案中相應機構〔問題〕的類目名稱。5〕起止件號：在“室〞欄填寫該盒內排列最前和最后的歸檔文件的件號,用“／〞把這兩個件號連接起來。“館〞欄暫不用填寫。全宗號年度保管期限機構（問題）起止室館盒號4〕機構〔編盒號

按保管期限逐年編制總的順序號。以四位數(shù)字標注，如0001―9999。編盒號按保管期限逐年編制總的順序號。以四位數(shù)