上海市檔案人員資格培訓(xùn)系列課程之三課件

項(xiàng)目4文書立卷

知識準(zhǔn)備

工作程序

項(xiàng)目拓展12/29/20221項(xiàng)目4文書立卷

知識準(zhǔn)備12/22/20221

文件組卷，也稱文件立卷，是指將辦理完畢的、具有查考價(jià)值的文件，按其形成規(guī)律、特點(diǎn)、價(jià)值和有機(jī)聯(lián)系，經(jīng)整理、組合成案卷的工作。立卷的方法與步驟工作程序12/29/20222文件組卷，也稱文件立卷，是指將辦理完畢的、具年度類型自然年度，專門年度，教學(xué)年度、會(huì)計(jì)年度等

請示與批復(fù)，放在復(fù)文年；規(guī)劃放在針對的第一年；總結(jié)、報(bào)表放在針對的最后一年；會(huì)議文件，放在開幕年；跨年度處理指根據(jù)文件形成(或處理）年度將其區(qū)分開來最基本的分類1、歸檔文件分類按年度分類12/29/20223年度類型自然年度，專門年度，教學(xué)年度、會(huì)計(jì)年度等請示與批復(fù)一般做法按機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)將歸檔文件分類組織機(jī)構(gòu)按黨、政、工、團(tuán)順序排列綜合性機(jī)構(gòu)在前，專業(yè)職能部門列后

業(yè)務(wù)部門起草機(jī)關(guān)名義發(fā)文，歸綜合部門聯(lián)合辦理文件，歸主辦部門機(jī)關(guān)名義召開綜合性會(huì)議文件，歸綜合部門參加上級會(huì)議文件，全局性歸辦公部門，業(yè)務(wù)性歸業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)人兼任職務(wù)文件，分別歸有關(guān)部門或機(jī)關(guān)跨部門處理指將文件按其形成、處理或承辦部門將其區(qū)分開來適合大、中機(jī)關(guān)按組織機(jī)構(gòu)分類12/29/20224一般做法按機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)將歸檔文件分類業(yè)務(wù)部門起草機(jī)關(guān)名義注意問題不適合采用機(jī)構(gòu)分類法時(shí)采用類名要明確，不可交叉或包含排列上先綜合后具體，先主后次

突出單位主要工作問題內(nèi)容性質(zhì)相同的文件相對集中優(yōu)點(diǎn)指按單位文件內(nèi)容所反映的各類問題將其區(qū)分開來適合小機(jī)關(guān)按問題分類12/29/20225注意問題不適合采用機(jī)構(gòu)分類法時(shí)采用突出單位主要工作問題優(yōu)指按歸檔文件不同的保存價(jià)值，將其歸入不同的保管期限歸檔文件按保管期限分類往往與文件的歸檔鑒定結(jié)合起來進(jìn)行按保管期限分類12/29/20226指按歸檔文件不同的保存價(jià)值，將其歸入不同的保管期限歸檔文件按

六個(gè)特征立卷法一事一卷立卷法四分四注意立卷法適當(dāng)分級立卷法文件類型立卷法我國最基本的組卷方法2、文件的組合文件的組合即文件組卷，亦稱文件立卷，是指在上述分類基礎(chǔ)上將同類文件中的單份文件按其共同特征和主要聯(lián)系組合成案卷的工作。12/29/20227六個(gè)特征立卷法一事一卷立卷法四分四注意立卷法適即將同一作者制發(fā)的文件組合成一個(gè)案卷。優(yōu)點(diǎn)：便于了解文件來源；適用：本單位制發(fā)的命令、指示、決議、決定等重要文件；內(nèi)部的會(huì)議記錄、規(guī)章制度等。有時(shí)將上級機(jī)關(guān)、平級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)的文件分別立卷?！傲卣鳌苯M卷法作者特征12/29/20228即將同一作者制發(fā)的文件組合成一個(gè)案卷。優(yōu)點(diǎn)：便于了解文件來源即將內(nèi)容為反映同一事件、問題、人物、工作活動(dòng)、案件等文件組合成一個(gè)案卷。優(yōu)點(diǎn)：保持了文件之間的有機(jī)聯(lián)系；便于歷史檢索。

注意：1、使用頻率雖最高，但并不是任何文件都能使用（如綜合性文件）；2、應(yīng)準(zhǔn)確劃分“問題”。

使用最頻繁的立卷特征

問題特征12/29/20229即將內(nèi)容為反映同一事件、問題、人物、工作活動(dòng)、案件等文件組合即將相同名稱的文件組合成一個(gè)案卷。優(yōu)點(diǎn)：由于不同名稱的文件反映了文件在形成者的地位、用途、性質(zhì)、價(jià)值等方面的不同，因此按名稱特征立卷，能反映案卷重要程度和價(jià)值。

適用：會(huì)議記錄、計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、情況簡報(bào)等綜合性文件；命令、指示、決定、決議等領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件；合同、協(xié)議書、統(tǒng)計(jì)表等專業(yè)性很強(qiáng)的文件。名稱即文種名稱特征12/29/202210即將相同名稱的文件組合成一個(gè)案卷。優(yōu)點(diǎn)：由于不同名稱的文件反即將針對同一年度或同一時(shí)期（相同時(shí)間段）的文件組合成一個(gè)案卷。優(yōu)點(diǎn)：保持文件在時(shí)間上的聯(lián)系；反映特定時(shí)間范圍內(nèi)的工作情況與特點(diǎn)。注意：跨年度的文件形成年度與文件內(nèi)容所針對的年度不同的文件。指文件針對時(shí)間時(shí)間特征12/29/202211即將針對同一年度或同一時(shí)期（相同時(shí)間段）的文件組合成一個(gè)案卷即將本單位與某一單位之間就一定問題進(jìn)行工作聯(lián)系而形成的問復(fù)性函件組合成一個(gè)案卷。構(gòu)成條件：作者：本單位與某一單位；內(nèi)容：同一問題；文件：問復(fù)性函件。

注意：1、不能將本機(jī)關(guān)與某一機(jī)關(guān)互發(fā)的其它文件按此特征組卷；2、不能將本機(jī)關(guān)與上下級機(jī)關(guān)的請示與批復(fù)按此方法組卷。通訊者特征12/29/202212即將本單位與某一單位之間就一定問題進(jìn)行工作聯(lián)系而形成的問復(fù)性將內(nèi)容反映同一地區(qū)的某些文件組合成一個(gè)案卷。優(yōu)點(diǎn)：便于反映地區(qū)工作情況。

適用：多用于上級機(jī)關(guān)針對下屬機(jī)關(guān)的來文、調(diào)查統(tǒng)計(jì)資料?？梢允切姓^(qū)域、也可以是地理區(qū)域注意：不能和作者特征混淆。地區(qū)特征12/29/202213將內(nèi)容反映同一地區(qū)的某些文件組合成一個(gè)案卷。優(yōu)點(diǎn)：便于反映地“一事一卷”立卷法（略）“四分四注意”立卷法（略）“適當(dāng)分級”立卷法（略）“文件類型”立卷法（略）其它組卷方法12/29/202214“一事一卷”立卷法（略）“四分四注意”立卷法（略）“適當(dāng)調(diào)整定卷卷內(nèi)文件排列擬寫案卷題名卷內(nèi)文件編號3、案卷的規(guī)范化整理與編目填寫文件目錄填卷內(nèi)備考表填寫案卷封面裝訂案卷編制案卷目錄12/29/202215調(diào)整卷內(nèi)擬寫卷內(nèi)3、案卷的規(guī)范化整理與編目填寫填卷填寫裝訂編1、歸檔文件是否齊全完整；2、檢查案卷質(zhì)量，是否正確運(yùn)用立卷特征，保持文件之間的聯(lián)系；指立卷部門（人員）在檔案部門（人員）的指導(dǎo)與幫助下，將平時(shí)已歸的文件，作全面的檢查、調(diào)整與必要的修補(bǔ)，最后正式組卷的工作。3、檢查卷內(nèi)文件數(shù)量，適當(dāng)分卷或并卷。調(diào)整定卷12/29/2022161、歸檔文件是否齊全完整；2、檢查案卷質(zhì)量，是否正確運(yùn)用立卷按重要程度排列：重要排前，次要排后；上級單位來文排前，下級單位來文排后；綜合性排前，專題性排后；方針、政策性排前，業(yè)務(wù)、事務(wù)性排后。指對卷內(nèi)文件進(jìn)行系列化排列，固定每份文件的位置，使其排列有序，方便檢索。密不可分的文件材料應(yīng)依序排列：批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后。卷內(nèi)文件排列12/29/202217按重要程度排列：重要排前，次要排后；上級單位來文排前，下級單題名結(jié)構(gòu)：責(zé)任者（通訊者）－（時(shí)間）（地區(qū)）問題－名稱。題名擬寫要求：責(zé)任者必須用全稱或通用簡稱；問題要概括準(zhǔn)確、文字簡練；名稱按文種的重要程度順序標(biāo)注二三個(gè)，兼顧不同性質(zhì)的文種。專門術(shù)語用法：案卷，限于某個(gè)案卷、事件或?qū)δ橙说哪撤矫鎲栴}的調(diào)查處理形成的所有文件材料；來往文書，限于機(jī)關(guān)之間一般工作問題的來文與復(fù)文；時(shí)間，題名中的時(shí)間是文件內(nèi)容針對時(shí)間。擬寫案卷題名12/29/202218題名結(jié)構(gòu)：責(zé)任者（通訊者）－（時(shí)間）（地區(qū)）問題－名稱。題名裝訂的案卷編頁號：位置在每頁有文字文件正面的右上角、背面的左上角。不裝訂的案卷編件號：先在每一份文件首頁上方加蓋檔號章，并逐件編件號。圖表和聲像材料：在裝具上或材料背面逐件編號。全宗號目錄號案卷號件號卷內(nèi)文件編號12/29/202219裝訂的案卷編頁號：位置在每頁有文字文件正面的右上角、背面的左卷內(nèi)文件目錄揭示了卷內(nèi)文件的來源、內(nèi)容、形成時(shí)間和成分等，便于對歸檔文件的查閱和統(tǒng)計(jì)。卷內(nèi)文件目錄位置：案卷首頁。順序號文號責(zé)任者題名日期頁號備注1、滬檔〔2004〕3號上海市…關(guān)于………2004.1.1110、滬檔〔2004〕20號上海市…關(guān)于………2004.12.3120/125卷內(nèi)文件目錄一個(gè)文號占一個(gè)順序號無發(fā)文號可注收文號聯(lián)合發(fā)文一般同時(shí)標(biāo)出作者部分可以省略最后一份文件填寫起始與終止頁號一式數(shù)份，其余編制全引目錄填寫文件目錄12/29/202220卷內(nèi)文件目錄揭示了卷內(nèi)文件的來源、內(nèi)容、形成時(shí)間和成分等，便卷內(nèi)備考表是注明卷內(nèi)文件狀況和立卷的時(shí)間、人員情況以備查考的記錄。卷內(nèi)備考表位置：卷尾。頁面大?。号c卷內(nèi)文件一致。卷內(nèi)備考表本卷情況說明：立卷人：檢查人：立卷時(shí)間：填需要加以說明與解釋的情況，如文件是否完整，有無破損，是否有重要價(jià)值或特別意義等。填卷內(nèi)備考表12/29/202221卷內(nèi)備考表是注明卷內(nèi)文件狀況和立卷的時(shí)間、人員情況以備查考的檔號，機(jī)關(guān)檔案室統(tǒng)一編制，由全宗號、目錄號、案卷號組成。全宗號由檔案館賦予；目錄號是案卷目錄的編號；案卷號是案卷順序編號。全宗名稱，即立檔單位名稱，全稱或簡稱類目名稱，全宗內(nèi)第一級類目名稱，機(jī)構(gòu)或問題案卷題名文件所屬的起止時(shí)間保管期限卷內(nèi)文件總頁數(shù)歸檔號，文書處理部門編制的案卷順序號填寫案卷封面12/29/202222檔號，機(jī)關(guān)檔案室統(tǒng)一編制，由全宗號、目錄號、案卷號組成。全宗三孔一線左齊右齊下齊裝訂前去掉金屬物，做好補(bǔ)齊頁面、修復(fù)、折疊等工作裝訂案卷12/29/202223三孔一線左齊右齊下齊裝訂前去掉金屬物，做好補(bǔ)齊頁面、修復(fù)、折J.1.1-1J.1.1-2J.1.1-3J.1.1-4J.1.1-5J.1.2-1J.1.2-2J.1.2-3J.1.2-4J.1.2-5J.1.2-6J.1.3-1J.1.3-2J.1.3-3...J.2.1-1J.2.1-2J.2.1-3J.2.1-4J.2.1-5J.2.2-1J.2.2-2J.2.2-3J.2.2-4J.2.2-5J.2.2-6J.3.1-1J.3.1-2J.3.1-3J.3.1-4J.3.1-5J.3.2-1J.3.2-2J.3.2-3J.3.2-4J.3.2-5J.3.2-6J.3.3-1J.3.3-2S.1.1-1S.1.1-2S.1.1-3S.1.1-4S.1.1-5S.1.2-1S.1.2-2S.1.2-3S.1.2-4S.1.2-5S.1.2-6S.1.3-1S.1.3-2K.1.1-1K.1.1-2K.1.1-3K.1.1-4K.1.1-5K.1.2-1K.1.2-2K.1.2-3K.1.2-4K.1.2-5K.1.2-6K.1.3-1K.1.3-2一般先按保管期限、再按機(jī)構(gòu)或問題排列，具體根據(jù)分類方案。案卷排列12/29/202224J.1.1-1J.1.1-2J.1.1-3J.1.1-4J.由目錄說明、案卷?xiàng)l目、封皮、備考表構(gòu)成。一式三份，一份留文件管理部門備查，二份隨檔案移交檔案室。備注保管期限頁數(shù)年度題名檔號歸檔號編制案卷目錄12/29/202225由目錄說明、案卷?xiàng)l目、封皮、備考表構(gòu)成。一式三份，一份留文件演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！項(xiàng)目4文書立卷

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工作程序

項(xiàng)目拓展12/29/202227項(xiàng)目4文書立卷

知識準(zhǔn)備12/22/20221

文件組卷，也稱文件立卷，是指將辦理完畢的、具有查考價(jià)值的文件，按其形成規(guī)律、特點(diǎn)、價(jià)值和有機(jī)聯(lián)系，經(jīng)整理、組合成案卷的工作。立卷的方法與步驟工作程序12/29/202228文件組卷，也稱文件立卷，是指將辦理完畢的、具年度類型自然年度，專門年度，教學(xué)年度、會(huì)計(jì)年度等

請示與批復(fù)，放在復(fù)文年；規(guī)劃放在針對的第一年；總結(jié)、報(bào)表放在針對的最后一年；會(huì)議文件，放在開幕年；跨年度處理指根據(jù)文件形成(或處理）年度將其區(qū)分開來最基本的分類1、歸檔文件分類按年度分類12/29/202229年度類型自然年度，專門年度，教學(xué)年度、會(huì)計(jì)年度等請示與批復(fù)一般做法按機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)將歸檔文件分類組織機(jī)構(gòu)按黨、政、工、團(tuán)順序排列綜合性機(jī)構(gòu)在前，專業(yè)職能部門列后

業(yè)務(wù)部門起草機(jī)關(guān)名義發(fā)文，歸綜合部門聯(lián)合辦理文件，歸主辦部門機(jī)關(guān)名義召開綜合性會(huì)議文件，歸綜合部門參加上級會(huì)議文件，全局性歸辦公部門，業(yè)務(wù)性歸業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)人兼任職務(wù)文件，分別歸有關(guān)部門或機(jī)關(guān)跨部門處理指將文件按其形成、處理或承辦部門將其區(qū)分開來適合大、中機(jī)關(guān)按組織機(jī)構(gòu)分類12/29/202230一般做法按機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)將歸檔文件分類業(yè)務(wù)部門起草機(jī)關(guān)名義注意問題不適合采用機(jī)構(gòu)分類法時(shí)采用類名要明確，不可交叉或包含排列上先綜合后具體，先主后次

突出單位主要工作問題內(nèi)容性質(zhì)相同的文件相對集中優(yōu)點(diǎn)指按單位文件內(nèi)容所反映的各類問題將其區(qū)分開來適合小機(jī)關(guān)按問題分類12/29/202231注意問題不適合采用機(jī)構(gòu)分類法時(shí)采用突出單位主要工作問題優(yōu)指按歸檔文件不同的保存價(jià)值，將其歸入不同的保管期限歸檔文件按保管期限分類往往與文件的歸檔鑒定結(jié)合起來進(jìn)行按保管期限分類12/29/202232指按歸檔文件不同的保存價(jià)值，將其歸入不同的保管期限歸檔文件按

六個(gè)特征立卷法一事一卷立卷法四分四注意立卷法適當(dāng)分級立卷法文件類型立卷法我國最基本的組卷方法2、文件的組合文件的組合即文件組卷，亦稱文件立卷，是指在上述分類基礎(chǔ)上將同類文件中的單份文件按其共同特征和主要聯(lián)系組合成案卷的工作。12/29/202233六個(gè)特征立卷法一事一卷立卷法四分四注意立卷法適即將同一作者制發(fā)的文件組合成一個(gè)案卷。優(yōu)點(diǎn)：便于了解文件來源；適用：本單位制發(fā)的命令、指示、決議、決定等重要文件；內(nèi)部的會(huì)議記錄、規(guī)章制度等。有時(shí)將上級機(jī)關(guān)、平級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)的文件分別立卷?！傲卣鳌苯M卷法作者特征12/29/202234即將同一作者制發(fā)的文件組合成一個(gè)案卷。優(yōu)點(diǎn)：便于了解文件來源即將內(nèi)容為反映同一事件、問題、人物、工作活動(dòng)、案件等文件組合成一個(gè)案卷。優(yōu)點(diǎn)：保持了文件之間的有機(jī)聯(lián)系；便于歷史檢索。

注意：1、使用頻率雖最高，但并不是任何文件都能使用（如綜合性文件）；2、應(yīng)準(zhǔn)確劃分“問題”。

使用最頻繁的立卷特征

問題特征12/29/202235即將內(nèi)容為反映同一事件、問題、人物、工作活動(dòng)、案件等文件組合即將相同名稱的文件組合成一個(gè)案卷。優(yōu)點(diǎn)：由于不同名稱的文件反映了文件在形成者的地位、用途、性質(zhì)、價(jià)值等方面的不同，因此按名稱特征立卷，能反映案卷重要程度和價(jià)值。

適用：會(huì)議記錄、計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、情況簡報(bào)等綜合性文件；命令、指示、決定、決議等領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件；合同、協(xié)議書、統(tǒng)計(jì)表等專業(yè)性很強(qiáng)的文件。名稱即文種名稱特征12/29/202236即將相同名稱的文件組合成一個(gè)案卷。優(yōu)點(diǎn)：由于不同名稱的文件反即將針對同一年度或同一時(shí)期（相同時(shí)間段）的文件組合成一個(gè)案卷。優(yōu)點(diǎn)：保持文件在時(shí)間上的聯(lián)系；反映特定時(shí)間范圍內(nèi)的工作情況與特點(diǎn)。注意：跨年度的文件形成年度與文件內(nèi)容所針對的年度不同的文件。指文件針對時(shí)間時(shí)間特征12/29/202237即將針對同一年度或同一時(shí)期（相同時(shí)間段）的文件組合成一個(gè)案卷即將本單位與某一單位之間就一定問題進(jìn)行工作聯(lián)系而形成的問復(fù)性函件組合成一個(gè)案卷。構(gòu)成條件：作者：本單位與某一單位；內(nèi)容：同一問題；文件：問復(fù)性函件。

注意：1、不能將本機(jī)關(guān)與某一機(jī)關(guān)互發(fā)的其它文件按此特征組卷；2、不能將本機(jī)關(guān)與上下級機(jī)關(guān)的請示與批復(fù)按此方法組卷。通訊者特征12/29/202238即將本單位與某一單位之間就一定問題進(jìn)行工作聯(lián)系而形成的問復(fù)性將內(nèi)容反映同一地區(qū)的某些文件組合成一個(gè)案卷。優(yōu)點(diǎn)：便于反映地區(qū)工作情況。

適用：多用于上級機(jī)關(guān)針對下屬機(jī)關(guān)的來文、調(diào)查統(tǒng)計(jì)資料。可以是行政區(qū)域、也可以是地理區(qū)域注意：不能和作者特征混淆。地區(qū)特征12/29/202239將內(nèi)容反映同一地區(qū)的某些文件組合成一個(gè)案卷。優(yōu)點(diǎn)：便于反映地“一事一卷”立卷法（略）“四分四注意”立卷法（略）“適當(dāng)分級”立卷法（略）“文件類型”立卷法（略）其它組卷方法12/29/202240“一事一卷”立卷法（略）“四分四注意”立卷法（略）“適當(dāng)調(diào)整定卷卷內(nèi)文件排列擬寫案卷題名卷內(nèi)文件編號3、案卷的規(guī)范化整理與編目填寫文件目錄填卷內(nèi)備考表填寫案卷封面裝訂案卷編制案卷目錄12/29/202241調(diào)整卷內(nèi)擬寫卷內(nèi)3、案卷的規(guī)范化整理與編目填寫填卷填寫裝訂編1、歸檔文件是否齊全完整；2、檢查案卷質(zhì)量，是否正確運(yùn)用立卷特征，保持文件之間的聯(lián)系；指立卷部門（人員）在檔案部門（人員）的指導(dǎo)與幫助下，將平時(shí)已歸的文件，作全面的檢查、調(diào)整與必要的修補(bǔ)，最后正式組卷的工作。3、檢查卷內(nèi)文件數(shù)量，適當(dāng)分卷或并卷。調(diào)整定卷12/29/2022421、歸檔文件是否齊全完整；2、檢查案卷質(zhì)量，是否正確運(yùn)用立卷按重要程度排列：重要排前，次要排后；上級單位來文排前，下級單位來文排后；綜合性排前，專題性排后；方針、政策性排前，業(yè)務(wù)、事務(wù)性排后。指對卷內(nèi)文件進(jìn)行系列化排列，固定每份文件的位置，使其排列有序，方便檢索。密不可分的文件材料應(yīng)依序排列：批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后。卷內(nèi)文件排列12/29/202243按重要程度排列：重要排前，次要排后；上級單位來文排前，下級單題名結(jié)構(gòu)：責(zé)任者（通訊者）－（時(shí)間）（地區(qū)）問題－名稱。題名擬寫要求：責(zé)任者必須用全稱或通用簡稱；問題要概括準(zhǔn)確、文字簡練；名稱按文種的重要程度順序標(biāo)注二三個(gè)，兼顧不同性質(zhì)的文種。專門術(shù)語用法：案卷，限于某個(gè)案卷、事件或?qū)δ橙说哪撤矫鎲栴}的調(diào)查處理形成的所有文件材料；來往文書，限于機(jī)關(guān)之間一般工作問題的來文與復(fù)文；時(shí)間，題名中的時(shí)間是文件內(nèi)容針對時(shí)間。擬寫案卷題名12/29/202244題名結(jié)構(gòu)：責(zé)任者（通訊者）－（時(shí)間）（地區(qū)）問題－名稱。題名裝訂的案卷編頁號：位置在每頁有文字文件正面的右上角、背面的左上角。不裝訂的案卷編件號：先在每一份文件首頁上方加蓋檔號章，并逐件編件號。圖表和聲像材料：在裝具上或材料背面逐件編號。全宗號目錄號案卷號件號卷內(nèi)文件編號12/29/202245裝訂的案卷編頁號：位置在每頁有文字文件正面的右上角、背面的左卷內(nèi)文件目錄揭示了卷內(nèi)文件的來源、內(nèi)容、形成時(shí)間和成分等，便于對歸檔文件的查閱和統(tǒng)計(jì)。卷內(nèi)文件目錄位置：案卷首頁。順序號文號責(zé)任者題名日期頁號備注1、滬檔〔2004〕3號上海市…關(guān)于………2004.1.1110、滬檔〔2004〕20號上海市…關(guān)于………2004.12.3120/125卷內(nèi)文件目錄一個(gè)文號占一個(gè)順序號無發(fā)文號可注收文號聯(lián)合發(fā)文一般同時(shí)標(biāo)出作者部分可以省略最后一份文件填寫起始與終止頁號一式數(shù)份，其余編制全引目錄填寫文件目錄12/29/202246卷內(nèi)文件目錄揭示了卷內(nèi)文件的來源、內(nèi)容、形成時(shí)間和成分等，便卷內(nèi)備考表是注明卷內(nèi)文件狀況和立卷的時(shí)間、人員情況以備查考的記錄。卷內(nèi)備考表位置：卷尾。頁面大?。号c卷內(nèi)文件一致。卷內(nèi)備考表本卷情況說明：立卷人：檢查人：立卷時(shí)間：填需要加以說明與解釋的情況，如文件是否完整，有無破損，是否有重要價(jià)值或特別意義等。填卷內(nèi)備考表12/29/202247卷內(nèi)備考表是注明卷內(nèi)文件狀況和立卷的時(shí)間、人員情況以備查考的檔號，機(jī)關(guān)檔案室統(tǒng)一編制，由全宗號、目錄號、案卷號組成。全宗號由檔案館賦予；目錄號是案卷目錄的編號；案卷號是案卷順序編號。全宗名稱，即立檔單