銷售總部報銷制度2014-5-24

銷售總部報銷制度一、出差期間住宿及生活補助1.副總裁、總經(jīng)理、副總經(jīng)理出差期間住宿費限額300元/天，副總裁、總經(jīng)理出差餐費實報，副總經(jīng)理生活補助50元/天。2.區(qū)域經(jīng)理、市場中心經(jīng)理、市場中心主管、商務(wù)，出差期間住宿費限額120元/天，報銷時提供不低于相應(yīng)出差天數(shù)的正規(guī)住宿發(fā)票即可，且發(fā)票為出差當期時間和地點內(nèi)的發(fā)票,但建有辦事處的地市除外（無章不予報銷）；生活補助50元/天。3.區(qū)域主管、組長、銷售工程師，出差期間住宿費限額70元/天，新疆省份、北京市出差住宿費限額120元/天；報銷時提供不低于相應(yīng)出差天數(shù)的正規(guī)住宿發(fā)票即可，且發(fā)票為出差當期時間和地點內(nèi)的發(fā)票,但建有辦事處的地市除外（無章不予報銷）；生活補助50元/天。4.天數(shù)界定：員工中午12時以前離開公司駐地的按一天計算,12時以后離開公司駐地的按半天計算。相反，工作人員出差返回時，中午12時以前返回公司駐地的按半天計算，12時以后返回按一天計算。當天往返不產(chǎn)生住宿的生活補助按半天計。雙人出差一起住宿的，按單人標準限額報銷住宿費。5.濟南、章丘及臨港辦理業(yè)務(wù)，中午無法返回公司就餐者，生活補助10元；其他地市當天往返，不產(chǎn)生住宿者，生活補助按半天計算，即25元。6.老工程師帶新工程師出差培訓(xùn)，每帶一個新人增加50元食宿費。報銷時需注明所帶之人姓名及所帶出差時間。單據(jù)需經(jīng)商務(wù)經(jīng)理簽字確認；新工程師報銷時只報銷出差車票，食宿不予報銷。二、出租車及市內(nèi)公交車費等1.副總裁、總經(jīng)理、副總經(jīng)理出差期間出租車費限額100元/天。出租車票必須用鉛筆（禁用黑筆）標明起始地至目的地。2.區(qū)域經(jīng)理、市場中心經(jīng)理、市場中心主管、商務(wù)出差期間，出租車費限額平均13元/天（備注：若半天出差，出租車也以半天進行計算）。3.區(qū)域主管、組長、銷售工程師出差期間，出租車費限額100元/月。計算方法：100/自然月天數(shù)*當次實際出差天數(shù)。（備注：若半天出差，出租車也以半天進行計算）。4.公交車票實報：情況一：如若在某些地市報銷公交充值卡，則以充值卡發(fā)票為準，其他公交車票不予報銷；情況二：如若真實不提供發(fā)票的車票以財務(wù)規(guī)定的收條格式進行填寫，路線、時間、聯(lián)系人、電話及金額缺一不可，且必須真實有效，商務(wù)不定期進行電話查詢；如若出現(xiàn)虛假及不留聯(lián)系方式者，則以虛報費用論處；且在外出差人員每日日記內(nèi)需詳寫當天差旅的全部行程，例如：宿遷—沭陽—顏集—新河—沭陽。5.電話費按行政備案的標準執(zhí)行。報銷電話費必須經(jīng)行政電話費管理員簽字后方可報銷。注:商務(wù)人員出差期間話費額外補助10元/天/人。6.車輛加油費：經(jīng)理級及以上管理人員，如開車上下班，按實際發(fā)生額報銷油費，限額1000元/月；每月限定報銷一次，不可分批報銷。三、其他項目的報銷交通工具規(guī)定：乘火車軟臥、高鐵與動車的一等座及以上等級座位或經(jīng)理級以下員工乘坐飛機的需提供事業(yè)部總經(jīng)理的批準證明。長途交通費報銷規(guī)定：員工乘坐長途客車取得電腦打印車票，憑票面金額據(jù)實報銷；取得非電腦打印車票，按實際支付金額報銷，報銷人應(yīng)在車票上注明起始目的地及車票金額。3.火車訂票費限額20元/張，超出部分個人承擔。訂票費與火車票一同報銷。4.招待費與禮品費規(guī)定在發(fā)票背面用鉛筆注明被招待客人的單位及業(yè)務(wù)關(guān)系。單次費用超過2000元時，報銷時向?qū)徲嬏峁┒麻L批準證明。單次費用超過2000元時，須董事長審批。直接領(lǐng)導(dǎo)、事業(yè)部總經(jīng)理審批。在發(fā)票背面用鉛筆注明被招待客人的單位及業(yè)務(wù)關(guān)系。單次費用超過2000元時，報銷時向?qū)徲嬏峁┒麻L批準證明。單次費用超過2000元時，須董事長審批。直接領(lǐng)導(dǎo)、事業(yè)部總經(jīng)理審批。員工提出申請員工提出申請備注：嚴禁不經(jīng)過請示，直接與客戶承諾的情況，否則相關(guān)承諾、費用由當事人自行承擔，公司不予以報銷。5.辦事處費用報銷規(guī)定：詳見《關(guān)于辦事處費用的規(guī)定》。四、發(fā)票及抵票要求：1.發(fā)票要求：出差所行路線中，若在其路線真實且不提供發(fā)票的情況下，以收條格式進行報銷，將此類型收條以公交車票類別報銷，在公交車票行列中單獨進行粘貼。報銷的費用單據(jù)必須提供相等金額的發(fā)票。如果對方無法提供發(fā)票，報銷時需附上收款收據(jù)及大于等于所報銷金額的其他發(fā)票（報銷人找其他發(fā)票來沖抵）。2.抵票要求：辦事處收據(jù)可不用再抵；發(fā)票收條的抵票不能是非公司員工實名質(zhì)火車票及飛機票，可以是在出差當期的住宿發(fā)票及濟南或出差當期的出租車票、長條車票、退票費及物流定額發(fā)票）。五、報銷時間的規(guī)定：為避免報銷惡性循環(huán)，出差在外工程師按時間限定要求將報銷單整理好郵寄到公司商務(wù)處，及時報銷；如若超過一個月未寄回報銷者（自費用發(fā)生之日起至報銷日的時間不允許超過一個月），費用則不予報銷。駐外業(yè)務(wù)人員的報銷單，每月遞交次數(shù)≧兩次。3、限定：每月20日前報銷當月1日-15日左右的報銷單；次月5日前報銷上月中下旬的報銷單。逾期的不予報銷。六、特別注意事項所有票據(jù)必須保存完好，如有丟失，個人負責(zé)，公司不予以承擔；亦不可使用收條（白條）進行報銷。出差時所報車票（汽車票、火車票及相應(yīng)的訂票費）必須按時間順序整理粘貼，前后一致。出差車票、補助、住宿費、出租車費一同報銷，不可分開報銷。公交車票、出租車票不可出現(xiàn)連號現(xiàn)象，有特殊情況外，需標明原因。公交車票在50個號內(nèi)均為連號。住宿費按日期的先后順序去粘，在每張發(fā)票上必須標明日期及實際發(fā)生金額；住宿發(fā)票必須蓋章，無章不予報銷。業(yè)務(wù)費用：如若市場人員在當?shù)靥幚硇盾嚿蠘腔蚴前惭b打孔等類型業(yè)務(wù)時，需由客戶出具證明，且需蓋章或是留有聯(lián)系方式以示說明；如若市場人員在當?shù)刭徺I配件工具(可回收性)時，購買的工具等必須實報，不允許有多開票等虛報情況發(fā)生且報銷時需有市場部經(jīng)理的簽名后方可進行報銷。發(fā)票復(fù)印件必須見財務(wù)人員簽字才能報。非激打票，為手撕票時，需標注時間、起始地。8.出差產(chǎn)生票據(jù)與實際不符的情況，需在該票據(jù)上標明產(chǎn)生的實際日期、起始地及目的地。9.粘貼報銷單時單據(jù)不可超過粘貼單的長度及寬度，粘貼報銷單時，所有的車票必須從上到下依次粘貼，不可左右粘貼，做到報銷單的統(tǒng)一規(guī)整。10.公司員工出差有欠款時，先沖欠款后余款打卡（投標保證金與展會借款除外）。11.發(fā)票與收據(jù)的抬頭必須標明公司全稱，不可標注自己的姓名或是公司簡稱，否則不予報銷。12.除特殊情況外（如乘坐飛機、火車軟臥），需事業(yè)部總經(jīng)理在車票/發(fā)票上簽字以示同意外后方可報銷。13.發(fā)票上的備注信息，均以可擦拭的鉛筆進行標注。14.展會期間補助、住宿、出租車票均不報銷，報銷單需將展會時間標注。15.所有的報銷單必須實事求是，不允許虛報。16.報銷費用需嚴格按照此制度執(zhí)行,粘貼不合格者立即退回單據(jù)重新粘貼,發(fā)現(xiàn)多報虛報費用問題，立即開除（例如：火車過夜報住宿費，出差路線與實際不符，收條欺瞞報銷等），商務(wù)及各部門領(lǐng)導(dǎo)審核時嚴格把關(guān)。17．出差報銷單商務(wù)必須對照部門的報銷制度嚴格審核，相關(guān)人員的出差行程與日記、IP地址一一對應(yīng)，發(fā)現(xiàn)不符的及時糾正。無誤后必須在報銷單內(nèi)簽字證明。新商務(wù)審核后，相關(guān)商務(wù)主管必須復(fù)審，審核無誤后，再上交給匯總?cè)藛T。副總對每批報銷單按比例進行重點抽查。七、報銷單簽批由各公司指定一名商務(wù)，每周負責(zé)統(tǒng)一匯總，各公司差旅費（交通、住宿、生活補助）的簽批由本公司的商務(wù)經(jīng)理負責(zé)；對于超出公司報銷標準及其他費用（如運費、展會、禮品等）的報銷，需上報各公司第一/第二負責(zé)人簽批；銷售總部公共費用的報銷需銷售總部副總裁簽批；然后上交財務(wù)部。八、罰則1、如管理人員在審核過程中，發(fā)現(xiàn)不符的，經(jīng)核實后，不予報銷；并對相關(guān)人員處以虛報金額2倍的罰款，第二次發(fā)現(xiàn)虛報或情節(jié)嚴重者，公司將予以開除。2、相關(guān)審核商務(wù)處以50元/次的罰款。201關(guān)于辦事處費用規(guī)定總則：第一條：為加強辦事處管理，規(guī)范辦事處費用，提高利用效率，降低辦公經(jīng)費，特制定本制度。第二條：本著節(jié)約能源、節(jié)儉費用和杜絕浪費現(xiàn)象發(fā)生的原則，對駐外各辦事處費用報銷標準進行規(guī)范。第三條：為保障公司及各辦事處負責(zé)人財產(chǎn)安全，對各駐地辦事處的合同進行說明。費用報銷標準規(guī)定：一、房租城市及標準金額OA批準人OA抄送人縣級城市300—800分公司總經(jīng)理副總裁、分公司副總經(jīng)理、商務(wù)經(jīng)理、辦事處管理員省會或其他地級城市1000—2000分公司總經(jīng)理副總裁、分公司副總經(jīng)理、商務(wù)經(jīng)理、辦事處管理員說明：以發(fā)票(或收據(jù))進行報銷，可以月付或季付。二、水、電費、物業(yè)管理費類型金額說明水、電費兩項共100元/月報銷以帳單為準，超出部分由辦事處人員分擔。物業(yè)管理費實報實銷以小區(qū)物業(yè)開具的發(fā)票（或收據(jù)）為準。三、辦公桌椅、床上用品、廚房用品類型金額說明辦公桌椅、床上用品、廚房用品1500元/辦事處憑發(fā)票（或收據(jù)）報銷，超出部分由辦事處人員分擔。四、固定電話費、傳真費如辦事處確需安裝固定電話或傳真機的，不得公話私用，憑賬單實報。五、煤氣、上網(wǎng)費、暖氣、有線電視費類型金額說明煤氣、上網(wǎng)費兩項限額100元/月以賬單為準，超出部分由辦事處人員分擔。暖氣、有線電視費\公司不予報銷，由辦事處人員分擔。六、除上述以外的其他辦事處費用，原則上公司一律不再予以報銷。如確因工作需要，必須事先向分公司總經(jīng)理申請抄送副總裁以后，方可支出并報銷。合同說明：一、各駐地辦事處建立及續(xù)簽合同時，需將合同及押金收條原件交予辦事處管理員處進行備案。二、各駐地辦事處負責(zé)人因工作調(diào)度調(diào)整，人員進行交接時，需將辦事處所有財產(chǎn)信息進行交接完畢，在各省商務(wù)及辦事處管理員處進行備案交接人員。三、辦事處管理員負責(zé)每季度與財務(wù)進行各駐地各辦事處的押金財產(chǎn)核對，如有問題需及時進行處理解決，以保障公司財產(chǎn)安全。備注：一、各駐地辦事處已與房主簽署合同，辦事處人員需愛惜維護好室內(nèi)設(shè)施，避免出現(xiàn)因設(shè)施損壞等原因?qū)е路恐骺圻€押金情況產(chǎn)生。二、各駐地辦事處所報銷費用各區(qū)商務(wù)自立辦事處報銷明細，將辦事處報銷的每一筆款項詳細記錄，不明處需與辦事處主管或經(jīng)理詢問確定，做好辦事處的費用出處登記，要求各駐地辦事處費用只可由辦事處主管或經(jīng)理一人進行報銷。銷售總部報銷粘貼規(guī)定一：報銷單的分類：出差申請單：填寫內(nèi)容包含：申請部門：各自部門（例如：濟南博弘）申請人：×××出差起止時間：本次報銷單報銷的起止時間申請時間：本次報銷單報銷的第一個日期出差事由：簽寫本次出差的工作出差路線：大概寫一下本次出差的路線，不用全部寫全預(yù)計費用：本次報銷單的合計、省份外埠出差費用報銷單填寫內(nèi)容包含：分支機構(gòu)：各自部門（例如：濟南博弘）×年×月×日備注：在最后一張外埠出差費用報銷單內(nèi)標注本次出差的補助費用（1人多少天，多少錢）費用歸口內(nèi)的業(yè)務(wù)員：以實際出差的省份為主，到哪個省出差規(guī)口就寫哪個省(例如：河南)金額合計（大寫）：大寫金額寫正確報銷人：×××費用報銷單填寫內(nèi)容包含：分支機構(gòu)：各自部門（例如：博弘公司）×年×月×日事由包含以下內(nèi)容：1.住宿費（天數(shù)）2.公交車票3.出租車費（天數(shù)）4.招待費（備注：客戶名稱及聯(lián)系人）5.禮品費（備注：客戶名稱及聯(lián)系人）6.購買標書費（備注：項目名稱）7.裝訂標書費（備注：項目名稱）8.會務(wù)費9.宣傳資料印刷費10.辦公費11.業(yè)務(wù)費（含出差業(yè)務(wù)人員在外購買工具、快遞費、手續(xù)費等一切費用均為業(yè)務(wù)費）12.辦事處費用13.展會費用（單獨另整理粘貼單報銷；備注：是哪個展會的什么費用）業(yè)務(wù)員：以實際發(fā)生的省份為主，如若有不同省份的費用，需在后備注各省份的費用各是多少錢。合計（大寫）：大寫金額需正確報銷人：×××粘貼單填寫內(nèi)容包含：粘貼單據(jù)以粘貼線為準進行粘貼，不可左越過粘貼線。報銷內(nèi)容：外埠費用報銷單后面跟的粘貼單，報銷內(nèi)容統(tǒng)一為：差旅費費用報銷單后面跟的粘貼單，報銷內(nèi)容以實際報銷費用為主：住宿費、公交車費、出租車票……原始單據(jù)：本粘貼單上一共貼有多少單據(jù)為主金額合計：本粘貼單上一共貼有單據(jù)的金額（如若是報銷差旅費，不要忘記將前面的補助計算在內(nèi)）費用發(fā)生單位：各自部門（例如：濟南博弘）報銷人：×××二：報銷單粘貼的順序第一種情況（沒有收條）：第一張：出差申請單→第二張：外埠出差費用報銷單→第三張：粘貼單1---用途：用于貼發(fā)票鉛筆只寫金額可擦去第四張：粘貼單2--用途：不用貼任何發(fā)票，只寫報銷內(nèi)容、原始單據(jù)、金額合計、費用發(fā)生單位及報銷人→第一張；費用報銷單→第二張：粘貼單1---用途：用于貼發(fā)票鉛筆只寫金額可擦去第三張：粘貼單2---用途：不用貼任何發(fā)票，只寫報銷內(nèi)容、原始單據(jù)、金額合計、費用發(fā)生單位及報銷人→最后：粘貼單N張---用途：用于貼收條的抵票，粘貼單上只標注：“抵票”兩字及金額，其他內(nèi)容不需要寫第二種情況（有收條，收條例如白條、個人名車票等）：第一張：出差申請單→第二張：外埠出差費用報銷單→第三張：粘貼單1---用途：只貼收條，（