如何設(shè)計(jì)制作表格文件

第一單元設(shè)計(jì)制作表格文件（一）學(xué)習(xí)目標(biāo)能夠根據(jù)工作需要設(shè)計(jì)制作表格文件能夠熟練進(jìn)行表格格式化能夠熟練進(jìn)行打印設(shè)置示例文件1學(xué)習(xí)內(nèi)容電腦辦公與Office2003認(rèn)識(shí)Excel2003按照工作要求創(chuàng)建表格文件自定義Excel的工作環(huán)境1.1電腦辦公與Office2003

電腦辦公可以使我們的工作變得更為輕松。電腦辦公涉及多方面的工作，如文檔編排、表格制作、幻燈片制作、網(wǎng)頁制作、收發(fā)郵件以及簡(jiǎn)單的圖像處理等。Office2003的功能

Office2003實(shí)際上是一個(gè)套裝軟件，它包含的程序主要有：Word2003、Excel2003、PowerPoint2003、Outlook2003、FrontPage2003和Access2003等，其功能如下：Word用于書寫信函、公文、報(bào)告以及文檔編排等一些文字方面的工作。用Word制作的電子文檔

Excel用于制作表格、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)以及管理等工作。用Excel制作的銷售統(tǒng)計(jì)表

PowerPoint用于制作投影片、幻燈片和演示文稿等。Outlook可以幫助用戶管理郵件、約會(huì)、聯(lián)系人任務(wù)和文件，也可以跟蹤活動(dòng)、打開和查找文檔以及組織和共享桌面信息。FrontPage用于制作網(wǎng)頁、建立和管理網(wǎng)站。Access用于數(shù)據(jù)庫的建立和使用。1.2認(rèn)識(shí)Excel2003Excel2003的功能

Excel2003的工作界面

菜單操作

對(duì)話框的主要組成元素

Excel的文件

工作簿、工作表與單元格Excel2003的功能能簡(jiǎn)明實(shí)用用的數(shù)據(jù)據(jù)管理功功能強(qiáng)大的數(shù)數(shù)據(jù)計(jì)算算功能豐富的數(shù)數(shù)據(jù)圖表表功能數(shù)據(jù)分析析功能Excel2003的工作作界面Excel2003的工作作界面友友好、操操作方便便，深受受廣大用用戶喜愛愛。主要要組成元元素如下下。標(biāo)題欄菜單欄工具欄編輯欄任務(wù)窗格格狀態(tài)欄滾動(dòng)條工作表標(biāo)標(biāo)簽繼續(xù)滾動(dòng)條:垂直滾滾動(dòng)條和和水平滾滾動(dòng)條，，用于移移動(dòng)工作作表、瀏瀏覽工作作表內(nèi)容容。工作表標(biāo)標(biāo)簽:工工作簿由由工作表表構(gòu)成，，不同的的工作表表由不同同的標(biāo)簽簽標(biāo)記，，標(biāo)簽位位于工作作簿窗口口底部，，默認(rèn)名名為sheet1,2,3……菜單操作作對(duì)菜單進(jìn)進(jìn)行操作作主要有有通過鼠鼠標(biāo)和鍵鍵盤的操操作，還還有快捷捷菜單的的使用。。右鍵快捷捷菜單菜單操作作對(duì)話框的的主要組組成元素素在Excel2003中執(zhí)執(zhí)行某些些命令時(shí)時(shí)，系統(tǒng)統(tǒng)會(huì)以對(duì)對(duì)話框的的形式給給用戶提提供更多多的選擇擇信息。。對(duì)話框框能進(jìn)一一步顯示示菜單選選項(xiàng)的內(nèi)內(nèi)容，它它包括選選項(xiàng)卡、、文本框框、列表表框、單單選鈕、、復(fù)選框框、命令令按鈕和和加減按按鈕等。。選項(xiàng)卡文本框列表框單選鈕復(fù)選框命令按鈕鈕微調(diào)按鈕鈕Excel的文文件工作簿文文件（.xls）模板文件件（.xlt）工作區(qū)文文件（.xlw）備份文件件（.xlk）網(wǎng)頁文件件（.Mht、.htm））工作簿、、工作表表與單元元格在Excel中中，用戶戶所進(jìn)行行的工作作都是在在工作簿簿、工作作表和單單元格中中完成的的。工作作簿就好好比一本本書，書書中的每每一頁就就是工作作表。工作簿在在Excel中創(chuàng)創(chuàng)建的文文件就稱稱作工作作簿，其其擴(kuò)展名名為.xls。。工作表工工作作表是由由65536行和256列列所構(gòu)成成的一個(gè)個(gè)表格，，用來存存儲(chǔ)和處處理數(shù)據(jù)據(jù)。行號(hào)號(hào)由上到到下從““1”到到“65536”進(jìn)進(jìn)行編號(hào)號(hào)；列號(hào)號(hào)則由左左到右采采用字母母“A””到“IV”進(jìn)進(jìn)行編號(hào)號(hào)。單元格員工信信息管管理是是日常常管理理工作作的一一項(xiàng)重重要內(nèi)容，，假設(shè)設(shè)在工工作中中需要要對(duì)員員工的的基本本信息息進(jìn)行統(tǒng)統(tǒng)計(jì)，，建立立員工工信息息表，，請(qǐng)大大家思考：如何利利用Excel完成成上述述工作作？利用Excel創(chuàng)建建表格格的操操作過過程明確數(shù)數(shù)據(jù)管管理目目標(biāo)，，建立立表格格結(jié)構(gòu)構(gòu)輸入表格數(shù)數(shù)據(jù)表格的修飾飾—格式化化工作表保存工作簿簿打印工作表表1.3按按照工作作要求創(chuàng)建建表格文件件建立表格結(jié)結(jié)構(gòu)輸入表格內(nèi)內(nèi)容格式化工作作表保存與打開開工作簿打印工作表表在Excel中可以以新建空白工工作簿，也可以利用已有工工作簿創(chuàng)建建，還可以使用系統(tǒng)帶帶的模板新新建工作簿。新建空白工工作簿啟動(dòng)Excel2003時(shí)時(shí)，系統(tǒng)自自動(dòng)創(chuàng)建一一個(gè)新的默默認(rèn)的工作作簿文件，，其名稱為為“Book1”。。要新建工工作簿，可可使用下面面兩種方法法。創(chuàng)建新工作作簿繼續(xù)使用工具按按鈕單擊“常用用”工具欄欄上的“新新建”按鈕鈕，即可建建立一個(gè)新新的空白工工作簿。使用菜單選擇“文件件”>“新新建”菜單單，打開““新建工作作簿”任務(wù)務(wù)窗格，單單擊其中的的“空白工工作簿”超超鏈接。。根據(jù)現(xiàn)有工工作簿新建建若要新建的的工作簿與與以前創(chuàng)建建的工作簿簿很相似，，可以單擊擊“新建工工作簿”任任務(wù)窗格中中的“根據(jù)據(jù)現(xiàn)有工作作簿”超鏈鏈接，打開開“根據(jù)現(xiàn)現(xiàn)有工作簿簿新建”對(duì)對(duì)話框，在在其中選擇擇用于創(chuàng)建建新工作簿簿的原有工工作簿文件件，單擊““創(chuàng)建”按按鈕即可。。根據(jù)模板創(chuàng)創(chuàng)建在“新建工工作簿”任任務(wù)窗格中中單擊“本本機(jī)上的模模板”超鏈鏈接，打開開“模板””對(duì)話框，，然后在““電子方案案表格”選選項(xiàng)卡中選選擇一個(gè)模模板樣式，，單擊“確確定”按鈕鈕即可。思考：如何何自己創(chuàng)建建模板文件件？模板是系統(tǒng)提供供或自己創(chuàng)創(chuàng)建的一種種特殊文檔檔，其中定定義了文檔檔的風(fēng)格和和格式等信信息，常用用于創(chuàng)建特特殊格式的的文檔。用用戶可以將將自己工作作中經(jīng)常用用到的某種種格式的文文檔設(shè)置為為模板。創(chuàng)建建并并應(yīng)應(yīng)用用模模板板文文件件的的方方法法：：1.根根據(jù)據(jù)需需要要設(shè)設(shè)置置模模板板文文件件（（常常用用文文件件））的的樣樣式式；；2.將將文文件件““另另存存為為””：：按按照照文文件件特特征征進(jìn)進(jìn)行行命命名名（（方方便便選選用用）），，文文件件類類型型選選擇擇““模模板板””，，系系統(tǒng)統(tǒng)自自動(dòng)動(dòng)顯顯示示路路徑徑，，點(diǎn)點(diǎn)擊擊““保保存存””；；3.應(yīng)應(yīng)用用自己己創(chuàng)建建的模模板文文件時(shí)時(shí)，在在任務(wù)務(wù)窗格格選擇擇“根根據(jù)本本機(jī)上上的模模板新新建””，選選擇相相應(yīng)的的模板板文件件。標(biāo)題和和建表表日期期等表頭和和數(shù)據(jù)據(jù)區(qū)說明和和制表表人等等建立表表格結(jié)結(jié)構(gòu)課堂實(shí)實(shí)踐：：以“某某證券券公司司員工工信息息表””為例例，設(shè)設(shè)計(jì)該該表格格文件件的表表格結(jié)結(jié)構(gòu)。。輸入表表格內(nèi)內(nèi)容數(shù)據(jù)是是工作作表中中重要要的組組成部部分。。常用用的包包括數(shù)數(shù)字、、文字字、日日期以以及時(shí)時(shí)間等等常量量數(shù)據(jù)據(jù)。。輸入表表格基基本數(shù)數(shù)據(jù)在工作作表中中輸入入的基基本數(shù)數(shù)據(jù)一一般包包括數(shù)數(shù)值型型數(shù)據(jù)據(jù)和字字符型型數(shù)據(jù)據(jù)。1．?dāng)?shù)數(shù)值型型數(shù)據(jù)據(jù)的輸輸入輸入數(shù)數(shù)值型型數(shù)據(jù)據(jù)時(shí)，，Excel自自動(dòng)將將其沿沿單元元格右右邊對(duì)對(duì)齊。。如果要要輸入入負(fù)數(shù)數(shù)，必必須在在數(shù)字字前加加一個(gè)個(gè)負(fù)號(hào)號(hào)“－－”，，或給給數(shù)字字加上上圓括括號(hào)。。例如如，輸輸入““－5”或或“（（5））”都都可在在單元元格中中得到到－5。如果要要輸入入分?jǐn)?shù)數(shù)，如如1/3，，應(yīng)先先輸入入“0”和和一個(gè)個(gè)空格格，然然后輸輸入““1/3””。如果要要輸入入百分分?jǐn)?shù)，，可以以直接接在數(shù)數(shù)值后后輸入入百分分號(hào)。。如果要要輸入入小數(shù)數(shù)，一一般可可以直直接在在指定定的位位置輸輸入小小數(shù)點(diǎn)點(diǎn)即可可。--設(shè)設(shè)置數(shù)數(shù)字格格式貨幣數(shù)數(shù)值的的輸入入方法法。如果要要輸入入日期和和時(shí)間間，日期期的格格式為為月/日/年；；時(shí)間間的格格式為為小時(shí)時(shí)：分分：秒秒，也也可通通過單單元格格格式式對(duì)話話框設(shè)設(shè)置日日期和和時(shí)間間的格格式。。直接輸輸入系系統(tǒng)當(dāng)當(dāng)前日日期：：[Ctrl+；]組合合鍵直接輸輸入系系統(tǒng)當(dāng)當(dāng)前時(shí)時(shí)間：：[Ctrl+Shift+；]組合合鍵2．字字符型型數(shù)據(jù)據(jù)的輸輸入字符型型數(shù)據(jù)據(jù)是指指字母母、漢漢字或或其他他字符符開頭頭的數(shù)數(shù)據(jù)。。默認(rèn)認(rèn)情況況下，，字符符型數(shù)數(shù)據(jù)沿沿單元元格左左邊對(duì)對(duì)齊。。如果數(shù)數(shù)據(jù)全全部由由數(shù)字字組成成，例例如，，郵政政編碼碼、學(xué)學(xué)號(hào)、、身份份證號(hào)號(hào)等，，輸入入時(shí)應(yīng)應(yīng)在數(shù)數(shù)據(jù)前前輸入入單引引號(hào)““’””。。在同一一單元元格中中輸入入多行行文本本。[Alt+Enter]組合合鍵格式化化工作作表以上我我們完完成了了所有有數(shù)據(jù)據(jù)的輸輸入，，接下下來將將使用用Excel提提供的的豐富富的格格式化化命令令對(duì)表表格進(jìn)進(jìn)行修修飾——格式式化工工作表表。通過合合并單單元格格制作作標(biāo)題題當(dāng)輸入入文本本較長長，文文本周周圍有有多余余的空空白單單元格格時(shí)，，可以以通過過合并并單元元格來來解決決。一一般情情況下下，我我們都都是將將標(biāo)題題設(shè)置置在表表格的的中間間。調(diào)整工工作表表的行行高與與列寬寬在Excel中中，可可以使使用兩兩種方方法來來改變變行高高和列列寬。。第一種種：直直接使使用鼠鼠標(biāo)拖拖動(dòng)來來快速速調(diào)整整；第二種種：通通過執(zhí)執(zhí)行Excel菜單單中的的命令令或快快捷菜菜單中中的命命令，，可以以對(duì)行行高和和列寬寬精確確設(shè)定定。為單元元格設(shè)設(shè)置字字體調(diào)整好好表格格的行行高和和列寬寬后，，在Excel中可可以對(duì)對(duì)表格格中文文字的的字體體、字字形、、字號(hào)號(hào)等進(jìn)進(jìn)行修修飾美美化。。調(diào)整單元格格的對(duì)齊方方式單元格中數(shù)數(shù)據(jù)的各種種對(duì)齊方式式都是相對(duì)對(duì)于單元格格上下左右右的位置而而言的。默默認(rèn)情況下下，單元格格的文本靠靠左對(duì)齊，，數(shù)字靠右右對(duì)齊，邏邏輯值和錯(cuò)錯(cuò)誤值居中中對(duì)齊。在在日常工作作中，可根根據(jù)實(shí)際需需要重新設(shè)設(shè)置單元格格中數(shù)據(jù)的的對(duì)齊方式式，另外，，用戶還可可以隨意地地旋轉(zhuǎn)字符符的角度。。為表格添添加邊框框在Excel工工作表中中，雖然然從屏幕幕上看每每個(gè)單元元格都帶帶有淺灰灰色的邊邊框線，，但是實(shí)實(shí)際打印印時(shí)不會(huì)會(huì)出現(xiàn)任任何線條條。為了了使表格格中的內(nèi)內(nèi)容顯示示得更為為清晰明明了，增增加表格格的視覺覺效果，，我們可可以為表表格添加加邊框。。為表格增增加底紋紋為了進(jìn)一一步加強(qiáng)強(qiáng)表格的的表現(xiàn)力力，還可可以為選選定的單單元格或或整個(gè)表表格添加加底紋圖圖案。保存工作作簿保存與打打開工作作簿在建立文文件并輸輸入數(shù)據(jù)據(jù)后必須須將其保保存，以以確保文文件在日日后還可可以使用用。打開工作作簿若要打開開一個(gè)已已建立的的工作簿簿，可按按如下的的操作步步驟進(jìn)行行。打印工作作表制作好工工作表后后，若要要打印工工作表，，只需單單擊工具具欄上的的“打印印”按鈕鈕，即可可按照Excel默認(rèn)認(rèn)設(shè)置開開始打印印。但是是，不同同行業(yè)的的用戶需需要的打打印報(bào)告告樣式是是不同的的，每個(gè)個(gè)用戶都都可能會(huì)會(huì)有自己己的特殊殊要求。。Excel為了了滿足用用戶的需需求，提提供了許許多用來來設(shè)置或或調(diào)整打打印效果果的實(shí)用用功能，，如設(shè)置置打印區(qū)區(qū)域、進(jìn)進(jìn)行打印印預(yù)覽、、設(shè)置打打印方向向、打印印時(shí)的縮縮放、頁頁眉和頁頁腳等。。在前面工工作的基基礎(chǔ)上對(duì)對(duì)工作表表進(jìn)行打打印設(shè)置置，操作作步驟如如下：通過打印印預(yù)覽找找出需要要調(diào)整的的項(xiàng)目選擇并設(shè)設(shè)置打印印區(qū)域進(jìn)行頁面面設(shè)置進(jìn)行打印印設(shè)置頁面設(shè)置置-1頁面設(shè)置置-2頁面設(shè)置置