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文檔簡介

項目四:商務(wù)接待1.接待工作認知2.接待工作流程3.涉外接待項目四:商務(wù)接待13-1-1接待工作認知接待,也叫來賓接待,主要是指對計劃安排中的比較重要的國內(nèi)外來賓的接待。國內(nèi)來賓的接待叫“內(nèi)客接待”,國外來賓的接待叫“外賓接待”。秘書接待工作更多的是“來訪接待”,即接待因工作或業(yè)務(wù)聯(lián)系,臨時短暫來訪的一般客人。此處“來訪”,來人要“訪”的主要是領(lǐng)導。3-1-1接待工作認知接待,也叫來賓接待,主要是指對計劃安2秘書往往是來訪者第一個會見的人!從某種意義上說,秘書給來訪者的印象就是一個單位形象的縮影和展示形象的窗口。接待工作的好壞會影響來訪者對本單位的看法甚至工作的進展。秘書往往是來訪者第一個會見的人!從某種意義上說,秘書給來訪者31、文明禮貌2、盡職負責3、提供方便4、講求時效5、遵從制度6、嚴守紀律接待工作的原則與要求

1、文明禮貌接待工作的原則與要求4接待工作的原則與要求

(2-1)1,文明禮貌秘書常常是來客最先會見的也是最后告別的主人。接待中要注重禮儀,凡來客都要以禮相待;有時要放下手頭的工作;“主隨客便”。2,盡職負責秘書在接待中既要對本單位負責,也要對來客負責。必須首先確認來客身份;交談必須注意必要的內(nèi)容和范圍;未得到領(lǐng)導允許不可擅將來訪者帶到領(lǐng)導那里或指引來訪者自己去找!3,提供方便引見;轉(zhuǎn)告、轉(zhuǎn)辦;介紹情況、提供資料;提供食宿、交通、票務(wù)等服務(wù)。接待工作的原則與要求(2-1)1,文明禮貌秘書常常是來5接待工作的原則與要求

(2-2)4,講求時效決不浪費客、主雙方的時間。5,遵從制度不搞超標準接待和計劃外開支。6,嚴守紀律保密紀律、廉潔紀律、外事紀律接待工作的原則與要求(2-2)63-1-2接待流程3-1-2接待流程71.內(nèi)客團組接待流程示意圖1.內(nèi)客團組接待流程示意圖82.外賓團組接待流程示意圖2.外賓團組接待流程示意圖93.接待中的五個最重要的環(huán)節(jié)制定接待工作計劃(即制定接待方案)安排迎送來訪團體安排食宿交通行程安排主賓洽談交流安排客人參觀娛樂接待規(guī)格種類與確定接待規(guī)格依據(jù)接待計劃(方案)4項主要內(nèi)容接(送)站;用車;見面禮節(jié);下榻預(yù)訂餐飲客房;宴會禮儀;交通安全主賓會見;洽談交流;簽約禮儀“主隨客便”確定參觀內(nèi)容;娛樂禮儀3.接待中的五個最重要的環(huán)節(jié)制定接待工作計劃(即制定接待方10接待規(guī)格標志(角度)?——主陪人接待規(guī)格的確定——主賓身份來訪目的雙方關(guān)系連續(xù)性突然變化高規(guī)格對等低規(guī)格接待規(guī)格標志(角度)?接待規(guī)格的確定——高對低11接待計劃(接待方案)標題1.導語(很重要?。?.明確接待規(guī)格(在方案中體現(xiàn))3.日程安排(可以表格形式列出)4.經(jīng)費預(yù)算5.工作人員A.工作經(jīng)費(租用會議室、打印材料等)B.住宿費C.餐飲費D.勞務(wù)費E.交通費F.參觀游覽娛樂費用G.紀念品費H.宣傳、公關(guān)費用補貼部分接待計劃(接待方案)標題A.工作經(jīng)費(租用會議室、打印材料等124.接待計劃(接待方案)的擬制模擬案例:金陵職業(yè)大學校長張寧同志應(yīng)我校校長黨繼農(nóng)同志的邀請,將于2011年11月1日從南京乘飛機赴烏魯木齊,對我校進行為期4天的考察訪問。張校長一行6人(除張校長外還有教授1人、副教授4人),其中女士2人(副教授),均為漢族。張校長一行此次主要是考察我校的改革經(jīng)驗。除工作外,張校長一行還將游覽吐魯番、天池,參觀二道橋國際大巴扎。職大黨政辦劉主任安排您(校黨政辦秘書)作接待方案。4.接待計劃(接待方案)的擬制模擬案例:金陵職業(yè)大學校長張寧13內(nèi)客接待方案主要內(nèi)容A.標題《關(guān)于接待ⅹⅹ(來客單位)ⅹⅹⅹ(團組負責人)一行的方案》B.(正文)簡短前言(簡要介紹客人團組的情況、此行重要性、接待規(guī)格和基本要求)C.食宿安排(標準)及客人逗留期間交通保障D.迎接(接站)并商定活動日程E.宴請F.會談或座談交流G.游覽觀光H.結(jié)帳、送行I.接待費用內(nèi)客接待方案主要內(nèi)容A.標題《關(guān)于接待ⅹⅹ(來客單位)14

關(guān)于接待金陵職大張校長一行的計劃

金陵職大校長張寧一行6人,應(yīng)我校校長黨繼農(nóng)同志的邀請,將于2011年11月1日至4日對我校進行考察訪問。張校長一行此行主要是考察學習我校改革經(jīng)驗。南京市與烏魯木齊市是姐妹城市,兩校多年來關(guān)系友好。對于張校長一行來訪,我校應(yīng)給予熱情周到的接待。為此,特制定接待計劃如下。

一、食宿安排:客人下榻我校專家招待所,安排兩個小套間房、四個標準間。客人在學校小清真餐廳用餐,日用餐標準40元/人。

(P.1)關(guān)于接待金陵職大張校長一行的計劃金陵15

二、迎接:客人乘坐的××××航班將于11月1日(星期二)下午17:00(北京時間,下同)抵達烏魯木齊地窩堡機場。楊樹新副校長率×××、×××、××,乘中巴車到機場迎接??腿说诌_后,由黨政辦劉主任負責商定活動日程。

三、看望:11月1日下午19:00,由劉主任陪同黨校長,到專家招待所看望張校長一行(10—15分鐘)并最后敲定活動日程。四、宴請:1日晚20:00,阿山江書記、黨校長在專家招待所一號包廂設(shè)宴招待張校長一行。用清真餐。楊副校長、劉主任、×××、×××、××陪同。標準每人80元,用新疆地產(chǎn)酒。(P.2)二、迎接:客人乘坐的××××航班16

五、座談交流:2日(星期三)上午11:00,在學術(shù)中心大樓三樓中會議廳,主客雙方正式見面并座談。座談會由阿山江書記主持并致歡迎辭,黨校長向客人介紹我校辦學改革、教學改革等工作情況,回答客人提出的問題,并請張校長一行介紹金陵職大辦學和教學改革創(chuàng)新的經(jīng)驗。雙方討論研究《烏魯木齊職業(yè)大學與金陵職業(yè)大學關(guān)于開展教學科研合作的協(xié)議書(初稿)》。六、客人游覽觀光:2日下午,由楊副校長、劉主任陪同客人,游覽烏魯木齊紅山、水磨溝風景區(qū)、二道橋國際大巴扎,并陪同客人在大巴扎用風味晚餐、觀看民族歌舞及“達瓦孜”表演。(P.3)五、座談交流:2日(星期三)17

3日(星期四)全天,劉主任陪同客人游覽吐魯番。4日(星期五)上午,劉主任陪同客人游覽天池,中午在阜康市用風味餐。下午16:00返回,送客人至下榻處休息。七、簽訂合作協(xié)議:4日下午18:00,在學術(shù)中心大樓五樓中會議廳,雙方正式簽訂《烏魯木齊職業(yè)大學、南京金陵職業(yè)大學關(guān)于開展教學科研改革合作的協(xié)議書》。我校校長黨繼農(nóng)、副校長楊樹新、教務(wù)處處長、黨政辦主任等及客人全體出席;由黨校長、張校長簽署協(xié)議書。全過程錄像。協(xié)議書正式文本由劉主任事先與客方商定。簽約后,主客方全體人員在學?!痢链髽乔昂嫌傲裟?。(P.4)3日(星期四)全天,劉主任陪18八、話別、結(jié)帳:4日晚19:30,黨校長在專家招待所清真餐廳×號包廂,為張寧校長一行餞行,楊副校長及出席下午簽字儀式的我校各部門領(lǐng)導作陪。席間,黨校長向客人贈送新疆特產(chǎn)(羊毛衫、時鮮水果等)。話別后,劉主任陪客方結(jié)帳。住宿費按客人能夠報銷的金額交費;用餐費用全免。九、客人離校:5日(星期六)晨7:40,客人用早餐,8:30客人離開,黨校長在專家招待所門口為張寧校長一行送行,楊副校長和1日參加迎接的部門領(lǐng)導到機場送行(客人返程機票由行政接待處負責提前訂購)。

(P5)八、話別、結(jié)帳:4日晚19:319

十、接待費用及車輛安排:本次接待預(yù)算費用××××元(見附表二),報黨校長批準后由總務(wù)處財務(wù)室在專項費用中列支。接待全過程由總務(wù)處安排中巴車一輛。附:1.接待活動日程表;2.來賓名單;3.我校接待陪同人員名單;4.接待經(jīng)費預(yù)算表。烏魯木齊職業(yè)大學黨政辦二〇一一年十月二十五日

(P6)十、接待費用及車輛安排:本次接待20【附表1號】【附表1號】21除接待日程表外,還有3份簡單的附表(編號分別為附表2、附表3、附表4)附表2《金陵職大張寧校長一行簡況表》附表3《烏魯木齊職大接待金陵職大來賓陪同人員、工作人員表》附表4《接待金陵職大張寧校長一行經(jīng)費預(yù)算表》您會繪制這幾種表嗎?除接待日程表外,還有3份簡單的附表(編號分別為附表2、附表322課外作業(yè):模擬制定一個接待方案模擬內(nèi)容:

《秘書學概論》主編、成都大學教授常崇宜先生,將攜夫人并在3位研究生(二男一女)陪同下,于11月21日至24日對我校進行訪問。常先生一行21日下午乘飛機由蓉來烏。此行主要是征求對《秘書學概論》一書的修訂意見;訪問期間,將在我校講學半天;此外,欲游覽烏市及附近有特色的二三個景點。24日晨,離烏飛西安。(常先生夫婦均已年逾古?。┱n外作業(yè):模擬制定一個接待方案模擬內(nèi)容:235.接待工作若干重要細節(jié)①接站牌②接站時團體見面禮儀(主人一方先自我介紹)③接過客人行李并安排客人乘車④活動日程安排必須與客方團組秘書長共商并經(jīng)雙方領(lǐng)導確認⑤“主隨客便”⑥宴會敬酒禮儀⑦禮品饋贈時機⑧會談、合影的位次5.接待工作若干重要細節(jié)①接站牌24客人乘車

A.駕駛者是主人雙排五座車三排七座車

B.駕駛者是專職司機雙排五座車三排七座車客人乘車A.駕駛者是主人B.駕駛者是專職司機25合影位次圖“1”為主人,“2”為主賓,“3”為第二主賓,“4”為主客陪同插排,“5”為主方陪同(不可讓客人站在每排的兩邊),“6”為攝影師合影位次圖“1”為主人,“2”為主賓,“3”為第二主263-1-3涉外接待3-1-3涉外接待271.涉外接待的原則①不卑不亢;②依法辦事(WTO規(guī)則);③內(nèi)外有別;④尊重個人(宴請時、不干涉衣著打扮、個人隱私、身體狀況等);⑤女士優(yōu)先;⑥入鄉(xiāng)隨俗。1.涉外接待的原則①不卑不亢;282.禮賓次序(5種常見的排列方法)①國家(地區(qū))名稱的拉丁字母先后;②身份與職務(wù);③抵達現(xiàn)場時間;④來賓告知東道主自己決定到訪的具體時間先后;⑤不排列——特殊的排列方法2.禮賓次序(5種常見的排列方法)①國家(地區(qū))名稱的拉丁字293.涉外接待中的迎送禮儀要求:

①發(fā)出邀請。

②準備工作。(包括:來賓情況;飲食愛好、宗教禁忌、特殊習慣;擬訂來賓訪問日程;安排食宿)③善始善終。著裝:著正裝。3.涉外接待中的迎送禮儀要求:30涉外迎送工作程序①確定迎候人員:身份對等原則。②準備迎賓物品:牌子。③見面禮節(jié):鮮花(忌菊花、百合花、蓮花等);介紹;上車與行李。④送行前的拜訪:秘書提前電話告知,請客方確認。⑤安排送行儀式:提前(3小時);主陪人可在賓館話別;注視,出了視野或車船開動后方可離開。涉外迎送工作程序①確定迎候人員:身份對等原則。314.安排涉外會見會談與拜訪會見會談要求:①充分了解雙方情況;②準備工作落實到位;③做好會見會談記錄,迅速落實會見會談中領(lǐng)導許諾事項。4.安排涉外會見會談與拜訪會見會談要求:32拜訪要求——①及時(于客方抵達的當晚或次日某個時候);②秘書事先電話與對方秘書或隨員聯(lián)系商定;③秘書陪同領(lǐng)導前往賓館(須知外賓不習慣在自己的房間里會客)④把握贈禮時機(初次見面不送禮,可在客人臨行前陪同領(lǐng)導前去拜訪時贈送)。拜訪要求——①及時(于客方抵達的當晚或次日某個時候);33涉外會見會談工作程序約定通知對方有關(guān)事項準備工作背景資料會見場所的選擇與布置人員安排會談結(jié)束迎接客人涉外會見會談工作程序約通準背景資料會見場所的人員安排會結(jié)迎34約定——①賓主雙方均可提出會見要求,東道主與來訪者權(quán)利平等;②東道主應(yīng)于來訪者抵達的當日或次日安排會見,來訪者也可主動提出拜會東道主有關(guān)負責人;③首先提出會見要求的一方應(yīng)將本方出席人員的姓名、職務(wù)以及會見什么人、會見的目的等情況告知對方,接見一方應(yīng)盡早給予答復;④因故不能滿足對方要求時應(yīng)婉言解釋。約定——①賓主雙方均可提出會見要求,東道主與來訪者權(quán)利平等;35通知對方有關(guān)事項——①會見、會談的時間、地點,本方出席人,具體安排及有關(guān)注意事項;②前往會見的一方應(yīng)主動向?qū)Ψ搅私庖陨锨闆r,并通知有關(guān)人員出席。通知對方有關(guān)事項——①會見、會談的時間、地點,本方出席人,36準備工作——①了解背景資料。包括對方的背景資料、可能提出的問題、習俗禁忌、禮儀特征等。將這些形成文字材料,提供給上司及其他有關(guān)人員。如非第一次交往,秘書應(yīng)打出以前會談的文件、協(xié)議等,摘要提供給上司及其他有關(guān)人員;②地點選擇、布置與檢查會見通常在會客室進行;座位安排通常為半圓開,主人主賓并排而坐;會談時,一般用長條形桌子,賓主相對而坐。準備工作——①了解背景資料。包括對方的背景資料、可能提出的問37會客室環(huán)境:一是有充足和適宜的光線;二是考慮色彩對人們心理的影響,顏色的選擇要有利于產(chǎn)生溫暖、柔和、溫馨的感覺;三是應(yīng)有冷暖空調(diào)和取暖設(shè)備(室溫18—21攝氏度,相對濕度40%—60%);四是會客室內(nèi)應(yīng)有較好的隔音和抗噪聲干擾設(shè)施;五是室內(nèi)衛(wèi)生與清潔;六是布置合理并有一定的藝術(shù)品位;七是擴音設(shè)備完好,電源插座與桌子的距離合適。會客室環(huán)境:38會見座次安排:要體現(xiàn)禮儀的規(guī)范和對來賓的尊重。會見座位圖一排座位不夠時可在后排加座會見座次安排:會見座位圖一排座39會見座位圖會見座位圖40會談座次安排:雙邊會談通常用長方形或橢圓形的桌子,多邊會談采用圓桌或擺成方形。雙邊會談時,賓主相對而坐,以正門為準,當會談長桌長邊對著正門時,主方背對正門,客方面對正門,主談人居各自一方的中間。會談長桌的長邊對著正門時會談座次安排:會談長桌的長邊對著正門時41譯員:中國習慣把譯員安排在主談人右側(cè),但有的國家習慣讓譯員坐在后面。這要尊重主人的安排。雙方陪談人員:按次序左右排列。記錄員:可安排在后面,如參加會談人數(shù)較少,也可安排在會談桌就座。如會談長桌垂直于正門,則以進門的方向為準,右為客方,左為主方。小范圍的會談也可像會見一樣,不用長桌,只有高沙發(fā),雙方席位安排與會見安排相同。會談長桌的短邊對著正門時譯員:中國習慣把譯員安排在主談人右側(cè),但有的國家習慣讓譯員坐42小范圍的會談也可像會見一樣,不用長桌,只有高沙發(fā),雙方席位安排與會見安排相同。舉行雙邊正式談判時,若談判桌在室內(nèi)橫放,除主賓、主人居中對面而坐外,雙方的其他人員應(yīng)依其具體身份的高低,各自先右后左、自高而低地分別就座在自己的上司一方。按慣例,雙方的翻譯應(yīng)分別在主賓、主人右側(cè)的第一個位置上就座。若談判桌在室內(nèi)豎放,則應(yīng)以進門時方向為準,右側(cè)請客方人員就座,左側(cè)則由主方人員就座。其他方面的做法,均與前者相似。小范圍的會談也可像會見一樣,不用長桌,只有高沙發(fā),雙方席位安43會談中的主人、主賓與譯員主賓正門客方譯員主人主方譯員會談中的主人、主賓與譯員主正門客方主主方44圓桌會談座位圖圓桌會談座位圖45會談座位圖(4)會談座位圖(4)46排定座位后秘書要制作名牌(中方做的)名牌,一面是中文,另一面是對方的文字,按座次擺放在桌子上。中方人員的名牌中文一面朝向就座者,外方人員的名牌外文一面朝向就座者。下面這個名牌兩面同時印有中文和英文排定座位后秘書要制作名牌47③人員安排首先確定參與會談的人員,一般主談應(yīng)該是有較高業(yè)務(wù)水平,有會談經(jīng)驗,有決定權(quán)的高層領(lǐng)導。其他參與者也是對會談涉及的業(yè)務(wù)范圍很熟悉的人。其次確定工作人員,包括翻譯、記錄員、設(shè)備管理人員、服務(wù)人員等。③人員安排48④迎接客人主方應(yīng)準確掌握會見、會談的時間、地點和雙方參加人員的名單,并應(yīng)先于客方到達會場,客人到達時,主方應(yīng)迎接。秘書應(yīng)該在大門處迎接,引領(lǐng)客人抵達會談地點。主人在此迎接客人的到來。雙方見面后,由客方代表團團長把自己的部下介紹給主人;然后主方領(lǐng)導再把自己這方人員介紹給客人。合影可安排在賓主見面握手、介紹之后,合影完畢再入座。如有合影,主方宜事先選好背景,安排好合影圖,人數(shù)較多時應(yīng)準備好架子。合影圖一般由主人居中,按禮賓次序,國際上的通行做法是“以右為上”,主客雙方間隔排列。第一排人員既要考慮身份,也要考慮能否都攝人鏡頭,一般來說,兩端均由主方人員把邊。合影也可安排在會談結(jié)束時。④迎接客人49⑤會見會談合影完畢入座就緒后、雙方會談開始前,除陪同人員和必要的譯員、記錄員外,一般工作人員即應(yīng)退出。會見、會談過程中,旁人不可隨意出入。主客雙方可作簡短致辭,互贈禮品。禮品不一定昂貴,可以是能代表本單位的最新產(chǎn)品,只要能傳達敬意、表達友誼的紀念品即可。在會見、會談時,主方應(yīng)提供飲料。中國通常只備茶水、礦泉水,夏天加冷飲;如會談時間較長,可適當上咖啡。對伊斯蘭教國家的來訪者,不可上帶有酒精的飲料。⑤會見會談50⑥送別客人會見結(jié)束后,主人應(yīng)送客人至車前或門口握手告別,目送客人離去后再退回室內(nèi)。⑥送別客人51演講完畢,謝謝觀看!演講完畢,謝謝觀看!52項目四:商務(wù)接待1.接待工作認知2.接待工作流程3.涉外接待項目四:商務(wù)接待533-1-1接待工作認知接待,也叫來賓接待,主要是指對計劃安排中的比較重要的國內(nèi)外來賓的接待。國內(nèi)來賓的接待叫“內(nèi)客接待”,國外來賓的接待叫“外賓接待”。秘書接待工作更多的是“來訪接待”,即接待因工作或業(yè)務(wù)聯(lián)系,臨時短暫來訪的一般客人。此處“來訪”,來人要“訪”的主要是領(lǐng)導。3-1-1接待工作認知接待,也叫來賓接待,主要是指對計劃安54秘書往往是來訪者第一個會見的人!從某種意義上說,秘書給來訪者的印象就是一個單位形象的縮影和展示形象的窗口。接待工作的好壞會影響來訪者對本單位的看法甚至工作的進展。秘書往往是來訪者第一個會見的人!從某種意義上說,秘書給來訪者551、文明禮貌2、盡職負責3、提供方便4、講求時效5、遵從制度6、嚴守紀律接待工作的原則與要求

1、文明禮貌接待工作的原則與要求56接待工作的原則與要求

(2-1)1,文明禮貌秘書常常是來客最先會見的也是最后告別的主人。接待中要注重禮儀,凡來客都要以禮相待;有時要放下手頭的工作;“主隨客便”。2,盡職負責秘書在接待中既要對本單位負責,也要對來客負責。必須首先確認來客身份;交談必須注意必要的內(nèi)容和范圍;未得到領(lǐng)導允許不可擅將來訪者帶到領(lǐng)導那里或指引來訪者自己去找!3,提供方便引見;轉(zhuǎn)告、轉(zhuǎn)辦;介紹情況、提供資料;提供食宿、交通、票務(wù)等服務(wù)。接待工作的原則與要求(2-1)1,文明禮貌秘書常常是來57接待工作的原則與要求

(2-2)4,講求時效決不浪費客、主雙方的時間。5,遵從制度不搞超標準接待和計劃外開支。6,嚴守紀律保密紀律、廉潔紀律、外事紀律接待工作的原則與要求(2-2)583-1-2接待流程3-1-2接待流程591.內(nèi)客團組接待流程示意圖1.內(nèi)客團組接待流程示意圖602.外賓團組接待流程示意圖2.外賓團組接待流程示意圖613.接待中的五個最重要的環(huán)節(jié)制定接待工作計劃(即制定接待方案)安排迎送來訪團體安排食宿交通行程安排主賓洽談交流安排客人參觀娛樂接待規(guī)格種類與確定接待規(guī)格依據(jù)接待計劃(方案)4項主要內(nèi)容接(送)站;用車;見面禮節(jié);下榻預(yù)訂餐飲客房;宴會禮儀;交通安全主賓會見;洽談交流;簽約禮儀“主隨客便”確定參觀內(nèi)容;娛樂禮儀3.接待中的五個最重要的環(huán)節(jié)制定接待工作計劃(即制定接待方62接待規(guī)格標志(角度)?——主陪人接待規(guī)格的確定——主賓身份來訪目的雙方關(guān)系連續(xù)性突然變化高規(guī)格對等低規(guī)格接待規(guī)格標志(角度)?接待規(guī)格的確定——高對低63接待計劃(接待方案)標題1.導語(很重要?。?.明確接待規(guī)格(在方案中體現(xiàn))3.日程安排(可以表格形式列出)4.經(jīng)費預(yù)算5.工作人員A.工作經(jīng)費(租用會議室、打印材料等)B.住宿費C.餐飲費D.勞務(wù)費E.交通費F.參觀游覽娛樂費用G.紀念品費H.宣傳、公關(guān)費用補貼部分接待計劃(接待方案)標題A.工作經(jīng)費(租用會議室、打印材料等644.接待計劃(接待方案)的擬制模擬案例:金陵職業(yè)大學校長張寧同志應(yīng)我校校長黨繼農(nóng)同志的邀請,將于2011年11月1日從南京乘飛機赴烏魯木齊,對我校進行為期4天的考察訪問。張校長一行6人(除張校長外還有教授1人、副教授4人),其中女士2人(副教授),均為漢族。張校長一行此次主要是考察我校的改革經(jīng)驗。除工作外,張校長一行還將游覽吐魯番、天池,參觀二道橋國際大巴扎。職大黨政辦劉主任安排您(校黨政辦秘書)作接待方案。4.接待計劃(接待方案)的擬制模擬案例:金陵職業(yè)大學校長張寧65內(nèi)客接待方案主要內(nèi)容A.標題《關(guān)于接待ⅹⅹ(來客單位)ⅹⅹⅹ(團組負責人)一行的方案》B.(正文)簡短前言(簡要介紹客人團組的情況、此行重要性、接待規(guī)格和基本要求)C.食宿安排(標準)及客人逗留期間交通保障D.迎接(接站)并商定活動日程E.宴請F.會談或座談交流G.游覽觀光H.結(jié)帳、送行I.接待費用內(nèi)客接待方案主要內(nèi)容A.標題《關(guān)于接待ⅹⅹ(來客單位)66

關(guān)于接待金陵職大張校長一行的計劃

金陵職大校長張寧一行6人,應(yīng)我校校長黨繼農(nóng)同志的邀請,將于2011年11月1日至4日對我校進行考察訪問。張校長一行此行主要是考察學習我校改革經(jīng)驗。南京市與烏魯木齊市是姐妹城市,兩校多年來關(guān)系友好。對于張校長一行來訪,我校應(yīng)給予熱情周到的接待。為此,特制定接待計劃如下。

一、食宿安排:客人下榻我校專家招待所,安排兩個小套間房、四個標準間。客人在學校小清真餐廳用餐,日用餐標準40元/人。

(P.1)關(guān)于接待金陵職大張校長一行的計劃金陵67

二、迎接:客人乘坐的××××航班將于11月1日(星期二)下午17:00(北京時間,下同)抵達烏魯木齊地窩堡機場。楊樹新副校長率×××、×××、××,乘中巴車到機場迎接??腿说诌_后,由黨政辦劉主任負責商定活動日程。

三、看望:11月1日下午19:00,由劉主任陪同黨校長,到專家招待所看望張校長一行(10—15分鐘)并最后敲定活動日程。四、宴請:1日晚20:00,阿山江書記、黨校長在專家招待所一號包廂設(shè)宴招待張校長一行。用清真餐。楊副校長、劉主任、×××、×××、××陪同。標準每人80元,用新疆地產(chǎn)酒。(P.2)二、迎接:客人乘坐的××××航班68

五、座談交流:2日(星期三)上午11:00,在學術(shù)中心大樓三樓中會議廳,主客雙方正式見面并座談。座談會由阿山江書記主持并致歡迎辭,黨校長向客人介紹我校辦學改革、教學改革等工作情況,回答客人提出的問題,并請張校長一行介紹金陵職大辦學和教學改革創(chuàng)新的經(jīng)驗。雙方討論研究《烏魯木齊職業(yè)大學與金陵職業(yè)大學關(guān)于開展教學科研合作的協(xié)議書(初稿)》。六、客人游覽觀光:2日下午,由楊副校長、劉主任陪同客人,游覽烏魯木齊紅山、水磨溝風景區(qū)、二道橋國際大巴扎,并陪同客人在大巴扎用風味晚餐、觀看民族歌舞及“達瓦孜”表演。(P.3)五、座談交流:2日(星期三)69

3日(星期四)全天,劉主任陪同客人游覽吐魯番。4日(星期五)上午,劉主任陪同客人游覽天池,中午在阜康市用風味餐。下午16:00返回,送客人至下榻處休息。七、簽訂合作協(xié)議:4日下午18:00,在學術(shù)中心大樓五樓中會議廳,雙方正式簽訂《烏魯木齊職業(yè)大學、南京金陵職業(yè)大學關(guān)于開展教學科研改革合作的協(xié)議書》。我校校長黨繼農(nóng)、副校長楊樹新、教務(wù)處處長、黨政辦主任等及客人全體出席;由黨校長、張校長簽署協(xié)議書。全過程錄像。協(xié)議書正式文本由劉主任事先與客方商定。簽約后,主客方全體人員在學校××大樓前合影留念。(P.4)3日(星期四)全天,劉主任陪70八、話別、結(jié)帳:4日晚19:30,黨校長在專家招待所清真餐廳×號包廂,為張寧校長一行餞行,楊副校長及出席下午簽字儀式的我校各部門領(lǐng)導作陪。席間,黨校長向客人贈送新疆特產(chǎn)(羊毛衫、時鮮水果等)。話別后,劉主任陪客方結(jié)帳。住宿費按客人能夠報銷的金額交費;用餐費用全免。九、客人離校:5日(星期六)晨7:40,客人用早餐,8:30客人離開,黨校長在專家招待所門口為張寧校長一行送行,楊副校長和1日參加迎接的部門領(lǐng)導到機場送行(客人返程機票由行政接待處負責提前訂購)。

(P5)八、話別、結(jié)帳:4日晚19:371

十、接待費用及車輛安排:本次接待預(yù)算費用××××元(見附表二),報黨校長批準后由總務(wù)處財務(wù)室在專項費用中列支。接待全過程由總務(wù)處安排中巴車一輛。附:1.接待活動日程表;2.來賓名單;3.我校接待陪同人員名單;4.接待經(jīng)費預(yù)算表。烏魯木齊職業(yè)大學黨政辦二〇一一年十月二十五日

(P6)十、接待費用及車輛安排:本次接待72【附表1號】【附表1號】73除接待日程表外,還有3份簡單的附表(編號分別為附表2、附表3、附表4)附表2《金陵職大張寧校長一行簡況表》附表3《烏魯木齊職大接待金陵職大來賓陪同人員、工作人員表》附表4《接待金陵職大張寧校長一行經(jīng)費預(yù)算表》您會繪制這幾種表嗎?除接待日程表外,還有3份簡單的附表(編號分別為附表2、附表374課外作業(yè):模擬制定一個接待方案模擬內(nèi)容:

《秘書學概論》主編、成都大學教授常崇宜先生,將攜夫人并在3位研究生(二男一女)陪同下,于11月21日至24日對我校進行訪問。常先生一行21日下午乘飛機由蓉來烏。此行主要是征求對《秘書學概論》一書的修訂意見;訪問期間,將在我校講學半天;此外,欲游覽烏市及附近有特色的二三個景點。24日晨,離烏飛西安。(常先生夫婦均已年逾古?。┱n外作業(yè):模擬制定一個接待方案模擬內(nèi)容:755.接待工作若干重要細節(jié)①接站牌②接站時團體見面禮儀(主人一方先自我介紹)③接過客人行李并安排客人乘車④活動日程安排必須與客方團組秘書長共商并經(jīng)雙方領(lǐng)導確認⑤“主隨客便”⑥宴會敬酒禮儀⑦禮品饋贈時機⑧會談、合影的位次5.接待工作若干重要細節(jié)①接站牌76客人乘車

A.駕駛者是主人雙排五座車三排七座車

B.駕駛者是專職司機雙排五座車三排七座車客人乘車A.駕駛者是主人B.駕駛者是專職司機77合影位次圖“1”為主人,“2”為主賓,“3”為第二主賓,“4”為主客陪同插排,“5”為主方陪同(不可讓客人站在每排的兩邊),“6”為攝影師合影位次圖“1”為主人,“2”為主賓,“3”為第二主783-1-3涉外接待3-1-3涉外接待791.涉外接待的原則①不卑不亢;②依法辦事(WTO規(guī)則);③內(nèi)外有別;④尊重個人(宴請時、不干涉衣著打扮、個人隱私、身體狀況等);⑤女士優(yōu)先;⑥入鄉(xiāng)隨俗。1.涉外接待的原則①不卑不亢;802.禮賓次序(5種常見的排列方法)①國家(地區(qū))名稱的拉丁字母先后;②身份與職務(wù);③抵達現(xiàn)場時間;④來賓告知東道主自己決定到訪的具體時間先后;⑤不排列——特殊的排列方法2.禮賓次序(5種常見的排列方法)①國家(地區(qū))名稱的拉丁字813.涉外接待中的迎送禮儀要求:

①發(fā)出邀請。

②準備工作。(包括:來賓情況;飲食愛好、宗教禁忌、特殊習慣;擬訂來賓訪問日程;安排食宿)③善始善終。著裝:著正裝。3.涉外接待中的迎送禮儀要求:82涉外迎送工作程序①確定迎候人員:身份對等原則。②準備迎賓物品:牌子。③見面禮節(jié):鮮花(忌菊花、百合花、蓮花等);介紹;上車與行李。④送行前的拜訪:秘書提前電話告知,請客方確認。⑤安排送行儀式:提前(3小時);主陪人可在賓館話別;注視,出了視野或車船開動后方可離開。涉外迎送工作程序①確定迎候人員:身份對等原則。834.安排涉外會見會談與拜訪會見會談要求:①充分了解雙方情況;②準備工作落實到位;③做好會見會談記錄,迅速落實會見會談中領(lǐng)導許諾事項。4.安排涉外會見會談與拜訪會見會談要求:84拜訪要求——①及時(于客方抵達的當晚或次日某個時候);②秘書事先電話與對方秘書或隨員聯(lián)系商定;③秘書陪同領(lǐng)導前往賓館(須知外賓不習慣在自己的房間里會客)④把握贈禮時機(初次見面不送禮,可在客人臨行前陪同領(lǐng)導前去拜訪時贈送)。拜訪要求——①及時(于客方抵達的當晚或次日某個時候);85涉外會見會談工作程序約定通知對方有關(guān)事項準備工作背景資料會見場所的選擇與布置人員安排會談結(jié)束迎接客人涉外會見會談工作程序約通準背景資料會見場所的人員安排會結(jié)迎86約定——①賓主雙方均可提出會見要求,東道主與來訪者權(quán)利平等;②東道主應(yīng)于來訪者抵達的當日或次日安排會見,來訪者也可主動提出拜會東道主有關(guān)負責人;③首先提出會見要求的一方應(yīng)將本方出席人員的姓名、職務(wù)以及會見什么人、會見的目的等情況告知對方,接見一方應(yīng)盡早給予答復;④因故不能滿足對方要求時應(yīng)婉言解釋。約定——①賓主雙方均可提出會見要求,東道主與來訪者權(quán)利平等;87通知對方有關(guān)事項——①會見、會談的時間、地點,本方出席人,具體安排及有關(guān)注意事項;②前往會見的一方應(yīng)主動向?qū)Ψ搅私庖陨锨闆r,并通知有關(guān)人員出席。通知對方有關(guān)事項——①會見、會談的時間、地點,本方出席人,88準備工作——①了解背景資料。包括對方的背景資料、可能提出的問題、習俗禁忌、禮儀特征等。將這些形成文字材料,提供給上司及其他有關(guān)人員。如非第一次交往,秘書應(yīng)打出以前會談的文件、協(xié)議等,摘要提供給上司及其他有關(guān)人員;②地點選擇、布置與檢查會見通常在會客室進行;座位安排通常為半圓開,主人主賓并排而坐;會談時,一般用長條形桌子,賓主相對而坐。準備工作——①了解背景資料。包括對方的背景資料、可能提出的問89會客室環(huán)境:一是有充足和適宜的光線;二是考慮色彩對人們心理的影響,顏色的選擇要有利于產(chǎn)生溫暖、柔和、溫馨的感覺;三是應(yīng)有冷暖空調(diào)和取暖設(shè)備(室溫18—21攝氏度,相對濕度40%

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