文秘的時間管理2

行政文秘的時間管理

課程程序

1．分析時間2．診斷工作環(huán)境，提高工作效率3．立即改變4.跨越時間管理陷阱一.分析時間每天留出時間進行回顧，調整優(yōu)先次序，舍棄無效的工作分解困難的任務，逐個擊破在上班的路上大致計劃一下當天的工作將工作日以30分鐘進行分割及時更新工作日志—記憶往往是不可靠的。診斷工作環(huán)境，提高工作效率辦公室里彌漫的4大效率毒素：聲音干擾職能干擾空間干擾設備干擾討論：如何排除辦公室4大效率毒素？辦公室“排毒4味丸”第一味：根據(jù)工作需求和程序從新安排辦公桌第二味：保障公共空間和私人空間的獨立第三味：有效利用辦公設備第四味：利用設備和訓練減少聲音的干擾小辦公室排毒案例辦公室面積：14平方米辦公室人員：主管1人秘書1人下屬3人辦公設備：文件柜、公用電腦、5張辦公桌等小辦公室排毒案例（續(xù)）個人辦公需求：主管：多項（個人任務、給秘書安排任務、接待訪客）秘書：兩項（個人任務、接受主管安排的）下屬：單項（個人任務）小辦公室排毒案例（續(xù)）主管：辦公桌應和秘書最近，并擁有獨立的接待空間，以保證不會給下屬造成干擾秘書：和主管辦公室最近，和主管頻繁溝通不會影響其他同事下屬：不受干擾的個人辦公空間效率專家挑錯辦公室（圖1）80分錯誤1：辦公室沒有隔斷就會有很大的聲音干擾。如果使用隔板，情況將大大緩解。為了保證照明，最好給每人配備照明用臺燈。錯誤2：公共通道有些狹窄，但好在不會影響他人效率專家挑錯錯辦公室（圖2）60分錯誤1公共通道和私私人空間交叉叉錯誤2接接待空間間在辦公室盡盡頭錯誤3秘秘書與主主管座位離開開太遠錯誤4電電腦顯示示器朝向不對對，造成反光光錯誤5辦辦公室沒沒有隔板，聲聲音干擾嚴重重錯誤6適適合安放放辦公桌的窗窗口位置被文文件柜占據(jù)效率專家挑錯錯辦公室（圖3）70分錯誤1公公共通道過過長錯誤2主主管個人空空間失去接待待功能效率專家挑錯錯辦公室（圖4）滿分分優(yōu)點1充充分利用有陽陽光的窗口位位置優(yōu)點2私私人空間和公公共空間交叉叉減少優(yōu)點3利利用隔板阻斷斷過多噪音優(yōu)點4主主管與秘書溝溝通方便優(yōu)點5減減少訪客對其其他人的干擾擾辦公室排毒DIY自我檢測問題題：我的辦公桌為為什么要放在在這個位置？？我的工作空間間和公共通道道是否過近？？我每天來往于于辦公桌與文文件柜的頻率率有多高？我遭受的最主主要的辦公干干擾來自哪里里？提出辦公室改改善建議。二.時間管管理的陷阱豬八戒踩西瓜瓜皮——滑到到哪里是哪里里不好意思拒絕絕別人“反正時間還還早”——拖拖延文件滿桌病喋喋不休的““電話粥”源源不斷的信信息1.豬八戒踩西瓜瓜皮——滑到到哪里是哪里里沒時間做計劃劃工作是程序化化，規(guī)律化，，根本沒必要要做計劃計劃常常被打打斷不喜歡被計劃劃束縛“船到橋頭自自然直”2.不好意意思拒絕別人人——接受請托托比拒絕更容容易——拒絕請托托會觸怒請托托者從而導致請托者報報復——我想做一一個廣受愛戴戴的人——我不懂得得如何拒絕3．“反正時時間還早”———拖延帕金森定律工作會自動地地膨脹占滿所所有可用的時時間。時間管理陷阱阱隱含著你可可以為一項工工作安排過多多的時間，如如果你給自己己安排了充裕裕的時間從事事一項活動，，你會放慢你你的節(jié)奏以使使用掉所有分分配的時間。。4．文件滿桌桌病安全感猶豫的個性半途而廢的工工作習慣個人的喜好5．喋喋不休休的“電話粥粥”不分優(yōu)先順序序打電話沒有充分準備備就打重要電電話電話的談話離離題與喜歡的人打打電話，容易易失去對時間間的控制6．源源不斷斷的信息紙張的形式：：郵件、傳真真、備忘錄、、報紙、雜志志、期刊、報報告電子的形式：：電子郵件、、互聯(lián)網(wǎng)聲音的形式：：面談、電視視、廣播、電電話三.如何跨越時間間陷阱要事第一以最終的結果果來開始行動動（以終為始始）學會說“NO！”辦公桌上的““5S”運運動恰當、有效地地使用電話篩選信息1.要事第第一“大石頭”理理論與“二八八”定律ABC法則辦事的優(yōu)先次次序并行工作法2.以終為為始是必須要做的的嗎？不完成會怎樣樣？是自己想要的的嗎？和目標直接相相關嗎？回報及收益高高嗎？3.學會說說“NO！””1.耐心傾聽聽2.如無法當當場決定則要要告訴他你還還要考慮長點點時間3.顯示慎重重4.表情應和和顏悅色5.態(tài)度堅定定3.學會說說“NO！””6.指出拒絕絕的理由7.拒絕的是是請托而不是是他8.如有可能能為他提供其其他可行途徑徑9.切忌透過過第三者來拒拒絕4．辦公桌上上的“5S”運動整理整頓頓清掃掃清潔潔修養(yǎng)養(yǎng)整理廢紙簍的的作用文件存檔系統(tǒng)統(tǒng)“各就各位””的擺置集中精力做一一件事不要總是重復復處理同一文文件不要為了表面面的整潔而塞塞入一處下班前的清理理5．有效、恰恰當?shù)乩秒婋娫掃x擇打電話的的時間按照優(yōu)先順序序打電話清楚每個電話話要討論的要要點對于自己花在在每個電話的的時間，做到到心中有數(shù)6．篩選信信息迅速處理妥善存放沒有保存價值值的資料就銷銷毀運籌他人的時時間時間管理矩陣陣圖·危機·緊急的問題·有限期的任務、會議·準備事項

·準備事項·預防工作·價值觀的澄清·計劃·關系的建立·真正的休閑充電·授能自主管理·干擾，一些電話·一些信件、報告·許多緊急事件·許多湊熱鬧的活動

·細瑣、忙碌的工作·一些電話·浪費時間的事·“逃避性”活動·無關緊要的信件·看太多的電視

緊急不緊急重要不重要五、時間管理理的工具1．月歷2．行事歷與甘特特表3．效率手冊4．商務通與訂房房卡5．鬧鐘6.其其它工具六.你的計計劃確立目標探尋達成目標標之各種途徑徑轉化為每周或或每日之工作作事編排每周或每每日的行事次次序并執(zhí)行之之定期檢討謝謝大家！9、靜靜夜夜四四無無鄰鄰，，荒荒居居舊舊業(yè)業(yè)貧貧。。。。12月月-2212月月-22Saturday,December24,202210、雨雨中中黃黃葉葉樹樹，，燈燈下下白白頭頭人人。。。。06:05:3406:05:3406:0512/24/20226:05:34AM11、以我獨獨沈久，，愧君相相見頻。。。12月-2206:05:3406:05Dec-2224-Dec-2212、故人江江海別，，幾度隔隔山川。。。06:05:3406:05:3406:05Saturday,December24,202213、乍見見翻疑疑夢，，相悲悲各問問年。。。12月月-2212月月-2206:05:3406:05:34December24,202214、他鄉(xiāng)鄉(xiāng)生白白發(fā)，，舊國國見青青山。。。24十十二二月20226:05:34上上午06:05:3412月月-2215、比不了得得就不比，，得不到的的就不要。。。。十二月226:05上上午12月-2206:05December24,202216、行動出成成果，工作作出財富。。。2022/12/246:05:3406:05:3424December202217、做前，，能夠環(huán)環(huán)視四周周；做時時，你只只能或者者最好沿沿著以腳腳為起點點的射線線向前。。。6:05:34上午午6:05上午午06:05:3412月-229、沒有失敗，，只有暫時停停止成功！。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、很多事情努努力了未必有有結果，但是是不努力卻什什么改變也沒沒有。。06:05:3406:05:3406:0512/24/20226:05:34AM11、成功功就是是日復復一日日那一一點點點小小小努力力的積積累。。。12月月-2206:05:3406:05Dec-2224-Dec-2212、世間間成事事，不不求其其絕對對圓滿滿，留留一份份不足足，可可得無無限完完美。。。06:05:3406:05:3406:05Saturday,December24,202213、不不知知香香積積寺寺，，數(shù)數(shù)里里入入云云峰峰。。。。12月月-2212月月-2206:05:3406:05:34December24,202214、意意志志堅堅強強的的人人能能把把世世界界放放在在手手中中像像泥泥塊塊一一樣樣任任意意揉揉捏捏。。24十十二二月月20226:05:34上上午午06:05:3412月月-2215、楚塞三三湘接，，荊門九九派通。。。。十二月226:05上午午12月-2206:05December24,202216、少年十十五二十十時，步步行奪得得胡馬騎騎。。2022/12/246:05:3406:05:3424December202217、空山新雨后后，天氣晚來來秋。。6:05:34上午6:05上上午06:05:3412月-229、楊柳散和風風，青山澹吾吾慮。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、閱讀一切切好書如同同和過去最最杰出的人人談話。06:05:3406:05:3406:0512/24/20226:05:34AM11、越是沒有有本領的就就越加自命命不凡。12月-2206:05:3406:05Dec-2224-Dec-2212、越越是是無無能能的的人人，，越越喜喜歡歡挑挑剔剔別別人人的的錯錯兒兒。。06:05:3406:05:3406:05Saturday,December24,202213、知知人人者者智智，，自自知知者者明明。。勝勝人人者者有有力力，，自自勝勝者者強強。。12月月-2212月月-2206:05:3406:05:34December24,202214、意志堅強的的人能把世界界放在手中像像泥塊一樣任任意揉捏。24十二月月20226:05:34上午06:05:3412月-2215、最具具挑戰(zhàn)戰(zhàn)性的的挑戰(zhàn)戰(zhàn)莫過過于提提升自自我。。。十二月月226:05上上午午12月月-2206:05December24,202216、業(yè)余余生活活要有有意義義，不不要越越軌。。2022/12/246:05:3406:05:3424December202217、一個個人即