投資公司印章證照管理制度

印章證照管理制度8/8XX投資有限公司印章證照管理制度1．印章管理1.1．總體原則（1）印章的使用、刻制銷毀必須經(jīng)過相應(yīng)的審批與備案。（2）未經(jīng)審批或者內(nèi)容空白的表單文件，不能加蓋任何印章。1.2．印章的使用1.2.1．公章、合同章、法人名章的一般使用（1）對于公章、法人名章、負(fù)責(zé)人名章的使用，申請人在審批文件《印章證照使用申請表》中寫明需蓋章的文件類型和名稱、需使用的印章類型、申請人等相關(guān)內(nèi)容。（2）審批通過后，審批文件連同需要加蓋該印章的文件送交印章管理員，管理員審核審批文件中請求是否與蓋章文件一致。印章管理員在確認(rèn)審批文件后予以蓋章，并將該審批文件（附蓋章文件復(fù)印件）按時間順序存檔備查。（3）若需要蓋章的文件屬于合同類文件，則合同需郵件請公司法務(wù)部律師審批。1.2.2．常規(guī)事務(wù)印章的使用對于性質(zhì)單純，法律風(fēng)險很低，多次或定期按照同一目的使用印章的情況，由行政人員審批。如：與人事雇傭關(guān)系相關(guān)的合同、協(xié)議，包括勞動雇傭合同、保密協(xié)議、保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)和競業(yè)禁止協(xié)議、辦理網(wǎng)上工資支付及工資卡、證明員工身份用途的介紹信。每月定期的福利和稅務(wù)申報資料，包括人事社會保險和福利申報材料，員工福利公積金開戶、財務(wù)納稅申報資料，證照年鑒申報資料、郵局取款通知單，銀行購匯發(fā)票。與行政設(shè)施管理相關(guān)的需要加蓋公章的情況，包括大廈出門條、物業(yè)空調(diào)延時申請。1.2.3．非常規(guī)事務(wù)印章的使用對于在常規(guī)事務(wù)范圍以外的，法律風(fēng)險較高的使用印章的情況，經(jīng)法務(wù)審核后，由公司最高負(fù)責(zé)人審批。1.3．印章的外借（1）在外借印章前，申請人需要填寫《印章證照原件外借申請表》，并得到行政人員審批。印章管理員審核被批準(zhǔn)的審批文件無誤后方可借出印章，并按時間順序保存審批文件作為備查的依據(jù)。（2）外借印章由員工親自到印章管理員處取用、返還，并承擔(dān)接觸期間相應(yīng)法律責(zé)任。印章需當(dāng)天外借當(dāng)天歸還，不得在外過夜。公司以外人員如需在公司外使用印章，必須有公司員工親自持章，陪同外出使用。2．證照管理2.1．證照復(fù)印件的使用2.1.1．證照復(fù)印件的一般使用（1）對于證照復(fù)印件的使用，申請人在《印章證照使用申請表》中寫明需提供的證照復(fù)印件種類、申請人等相關(guān)內(nèi)容。（2）行政人員審批后，證照管理員審核文件確認(rèn)審批無誤后予以復(fù)印件，并在復(fù)印件上注明使用目的。證照管理員應(yīng)將該《印章證照使用申請表》按時間順序存檔備查。2.2．證照原件的外借在外借證照原件前，申請人需要填寫《印章證照原件外借申請表》，說明證照類型、外借時間、歸還時間，并得到行政人員審批。證照管理員審核審批文件無誤后方可借出證照原件,并按時間順序保存審批文件作為備查的依據(jù)。2.3．證照的更新2.3.1．證照更新的主要內(nèi)容證照更新工作包括但不限于證照的年檢、復(fù)審、延期、補(bǔ)登記。2.3.2．證照更新負(fù)責(zé)人證照更新工作由印章/證照管理員按期完成。3．《印章證照使用申請表》與《印章證照原件外借申請表》的管理印章/證照管理員必須將《印章證照使用審批單》與《印章證照原件外借申請表》存檔。該檔案應(yīng)保存一年以上。4．人員分工（1）XX為公司最高負(fù)責(zé)人。（2）XX為公司行政人員。（3）XX擔(dān)任公司印章/證照管理員。附件一：印章/證照使用申請表印章/證照使用申請表需使用的印章/證照：印章或證照使用目的（請簡要說明用途及原因）：□在公司內(nèi)使用□在公司外使用使用時間：申請人簽字/日期：行政人員簽字/日期：印章/證照管理員簽字：附件二：印章/證照原件外借申請表印章/證照原件外借申請表需外借的印章/證照原件：本人承諾，將以勤勉盡責(zé)的方式保管和使用外借印章/證照，如因本人濫用或者職責(zé)疏忽導(dǎo)致遺失或錯誤使用該外借印章/證照而給公司造成損失，公司有權(quán)追究我的法律責(zé)任。申請人： 申請日期：印章或證照使用目的（請簡要說明用途及原因）：□在公司內(nèi)使用□在公司外使用使用時間：由 至 申請人簽字/日期：