醫(yī)藥企業(yè)應收帳款管理制度

第7頁共7頁醫(yī)藥企業(yè)應收帳款管理制度一、?應收賬款控?制的兩個重?要指標為：?信用額度、?信用期。其?中信用額度?依據(jù)客戶綜?合情況滾動?制訂（參見?信用額度滾?動制訂實行?辦法），信?用期統(tǒng)一規(guī)?定：商業(yè)最?高為三個月?，直銷醫(yī)院?最高為四個?月。應收帳?款采用權責?發(fā)生制核算?。二、分?項管理制度?：1、客?戶開戶管理?：1-1?、對于新增?客戶，由銷?售代表填寫?“開戶、授?信申請表”?并附上經(jīng)過?年檢的營業(yè)?執(zhí)照（醫(yī)院?為醫(yī)療機構?許可證）、?藥品經(jīng)營許?可證、稅務?登記證，經(jīng)?各級業(yè)務經(jīng)?理審核后交?會計部，會?計部就所提?供的證照予?以復審，合?格后予以開?戶，相關信?息錄入檔案?。1-2?、新增客戶?原則上不授?予信用額度?，但業(yè)務部?門認為該客?戶資信條件?良好，可以?賒銷的，應?在申請表上?填寫信用額?度，經(jīng)合格?的法人或自?然人擔保，?銷售經(jīng)理、?銷售副總裁?、財務總監(jiān)?核決后方可?授予信用額?度。2、?客戶檔案管?理：2-?1、所有客?戶均應提供?客戶檔案，?包括：客戶?全稱、簡稱?、公司__?_、發(fā)貨地?址、電話、?傳真、開戶?行、稅號、?帳號、法人?。2-2?、客戶更名?時，須提供?新舊公司同?時蓋公章的?更名通知、?新名稱營業(yè)?執(zhí)照、藥品?經(jīng)營許可證?、稅務登記?證、股東構?成，并出具?由新公司承?擔原公司債?務的申明。?2-3、?客戶更改其?它檔案時，?必須提供書?面通知。?2-4、客?戶的營業(yè)執(zhí)?照（或醫(yī)療?機構許可證?）、藥品經(jīng)?營許可證、?納稅登記證?每年更新存?檔一次，時?間要求與客?戶的年協(xié)議?同步。2?-5、有關?客戶的所有?檔案信息、?客戶函證、?對帳調節(jié)表?、其他檔案?，全部由應?收賬款會計?及時錄入微?機，檔案文?本整理完畢?統(tǒng)一裝訂保?管。3、?應收帳款信?用額度管理?：3-1?、公司信用?額度依據(jù)客?戶發(fā)貨、回?款、外欠、?地域情況等?采用一定的?計算公式，?按季度滾動?核定，年度?則對所有客?戶予以全面?修訂。3?-2、對追?加信用額度?的申請，由?銷售代表填?寫“開戶、?授信申請表?”，并經(jīng)各?級經(jīng)理、銷?售副總核準?后交會計部?，會計部將?結合該客戶?的歷史資料?和核定額度?予以對照，?對超出核定?信用額度的?客戶報財務?總監(jiān)核準。?3-3臨?時超信用額?度或信用期?限的發(fā)貨，?銷售代表寫?簽呈，經(jīng)商?業(yè)經(jīng)理提呈?，銷售副總?核準，財務?總監(jiān)簽字后?方可發(fā)貨。?4、銷售?合同管理：?4-1、?銷售合同由?銷售代表整?本領用，一?次最多2本?，交舊領新?，領用者對?合同的使用?負全責，繳?銷合同必須?整本交回，?作廢合同需?聯(lián)次齊全，?遺失合同需?上級商業(yè)經(jīng)?理簽字確認?。交回的合?同必須為原?件（紅章）?。4-2?、所有發(fā)貨?合同必須有?供銷雙方蓋?章簽字，合?同內容必須?填寫齊全、?清晰，不得?涂改，銷售?人員不得替?代客戶簽字?、蓋章，否?則，合同一?律退回。?4-3、銷?售代表發(fā)生?變動時，其?已領用合同?要辦理移交?手續(xù)或退回?，否則，給?公司造成的?經(jīng)濟損失由?其直接主管?經(jīng)理負全責?，并對責任?人予以處罰?。4-5?、對發(fā)貨、?開票或有其?他特殊要求?的，由業(yè)務?人員在合同?空白處醒目?加注，否則?視同一般原?則處理。?4-6、合?同存根交至?會計部后，?與計算機中?已發(fā)貨合同?核對，對合?同存根件與?傳真件不符?并給公司造?成損失的由?銷售代表負?責。檢查后?分辦事處或?分省裝訂存?檔備查。?5、銷__?_管理：?5-1、依?據(jù)合同開具?___，發(fā)?貨后其__?_聯(lián)、抵扣?聯(lián)直接交給?相關業(yè)務單?位；有特殊?要求寄往其?他地址的需?銷售代表提?出書面申請?并保證__?_安全。?5-2、銷?售代表將_?__交與客?戶時要簽收?。6、應?收帳款帳務?管理：6?-1、涉及?應收帳款的?___、到?款、沖帳費?用要求當日?入帳。發(fā)貨?、到款日報?表、應收賬?款帳齡表等?統(tǒng)計報表，?每月二十號?以前，每三?天向相關人?員發(fā)送一次?（每月二十?日后每天發(fā)?送一次）。?6-2、?每月三號之?前，會計部?將應收帳款?帳齡分析表?、預警分析?表送交業(yè)務?經(jīng)理以供參?考。并要求?銷售代表每?月對自己經(jīng)?管的應收帳?款簽字確認?，對異常情?況和已發(fā)現(xiàn)?的入帳錯誤?應及時反饋?給應收帳款?會計。6?-3、凡帳?齡超過半年?以上的欠款?，由歸管銷?售代表負擔?其相應利息?（按貸款利?率）的百分?之八十，另?外百分之二?十上級經(jīng)理?、銷售經(jīng)理?平均負擔?7、收貨回?執(zhí)管理：?7-1、從?異地庫發(fā)貨?的合同必須?要有調撥單?、客戶回執(zhí)?。7-2?、從客戶處?直接調貨給?其他客戶的?必須有調入?客戶的收條?。7-3?、從公司直?接發(fā)貨并由?公司汽運送?貨的由儲運?部門負責收?全回執(zhí)，會?計部簽收整?理保管。?7-4、所?有客戶回執(zhí)?必須反映品?種、數(shù)量并?加蓋對方公?章或業(yè)務章?或倉儲章，?收貨人簽字?并注明日期?。7-5?、其他方式?發(fā)貨給客戶?的，以運輸?郵寄部門的?運單為回執(zhí)?，由儲運部?門保管存檔?。8、應?收帳款函證?管理：8?-1、為了?明確公司債?權，會計部?以每年__?_月末、_?__月末應?收賬款余額?為基準，分?兩次向客戶?函證。函證?要求在發(fā)函?基準日60?天內回函，?函證要求客?戶蓋財務專?用章，如往?來帳在業(yè)務?部門核算的?可由業(yè)務部?門蓋章，但?必須注明欠?款構成。函?證在規(guī)定時?間不能傳回?會計部或印?章不合格的?將停止發(fā)貨?（貨款在此?期間已結清?的除外）。?8-2、?醫(yī)院的應收?帳款，一季?度發(fā)函證一?次，予以債?權確認，若?不能在次季?度___日?內蓋財務專?用章或院公?章確認的停?止供貨。?8-3、會?計部在函證?截至___?日內依據(jù)回?函情況整理?匯總，上報?財務總監(jiān)，?并以此確定?需對帳的客?戶。9、?退貨管理：?9-1、?客戶提出退?貨時，銷售?代表必須提?出書面退貨?申請，經(jīng)銷?售經(jīng)理批準?后方可退貨?。退貨帳務?處理流程見?附表。9?-2、客戶?退貨一律由?倉儲總庫辦?理驗收入庫?，并按退貨?管理流程轉?移原始憑整?。9-3?、公司發(fā)至?客戶，客戶?未入庫便直?接退回的產(chǎn)?品，應由儲?運部門接收?，聯(lián)系銷售?代表后進行?相應處理。?9-4、?退貨入庫后?，會計部依?據(jù)退貨申請?、內部退貨?轉帳憑證等?處理帳務，?需要換貨的?由營銷綜合?辦負責按規(guī)?定辦理，業(yè)?務員在事先?未經(jīng)任何領?導書面同意?，私自以任?何方式換貨?，處于額度?的罰款，造?成損失的全?額賠償。?9-5、客?戶退貨，經(jīng)?管銷售人員?要索取當?shù)?稅務局出具?的退稅證明?，并按稅后?退貨總額的?20%處罰?。若在退貨?30天內不?能取得退稅?證明，稅款?全部由經(jīng)管?人員負擔，?半年內取回?退稅證明，?銷售人員簽?呈，銷售經(jīng)?理核準后，?財務部門將?所扣稅額返?還。9-?6、凡屬非?質量原因退?貨的，按無?稅退貨額的?百分二十處?罰，其中責?任人負擔罰?款的百分之?八十，主管?經(jīng)理、銷售?經(jīng)理平均負?擔罰款的百?分之二十。?10、調?貨管理：?因故需從客?戶處調出公?司產(chǎn)品的，?必須事先寫?簽呈報主管?經(jīng)理審批，?在調出貨物?的同時，向?客戶索取原?票或返銷_?__或經(jīng)財?務蓋章確認?的無稅扣款?證明，不能?取得上述資?料時，調出?貨物的稅款?由經(jīng)管人員?負擔。調出?貨物直接銷?售給另一客?戶時，經(jīng)管?業(yè)務員必須?提供該客戶?收貨回執(zhí)和?合同及時開?票。未經(jīng)主?管經(jīng)理審批?而私自做主?調貨，調貨?人員負全責?，11、?應收帳款對?帳管理：?11-1、?銷售人員對?各自經(jīng)管客?戶的應收帳?款負全責。?負責與客戶?日常對賬是?經(jīng)管銷售人?員的責任，?對帳的流程?和方法可參?照“對帳流?程及簡要方?法”。出現(xiàn)?差錯及時反?饋會計部。?11-2?、會計部將?依據(jù)半年一?次__函證?結合對方余?額、蓋章情?況、回款跡?象、歷史情?況、銷售代?表的反饋等?綜合情況確?定需對帳的?客戶。1?1-3、銷?售人員發(fā)生?變動時，必?須在主管經(jīng)?理的監(jiān)交下?，逐戶確認?應收帳款，?辦理接交手?續(xù)。如果不?履行接交手?續(xù)，隨意接?受應收帳款?，所發(fā)生的?一切損失（?包括協(xié)助對?帳差旅費）?由接管人員?和主管經(jīng)理?負責（各負?擔50%）?。11-?4、上級經(jīng)?理對所管轄?的銷售人員?的帳目有質?疑，需會計?部派人抽查?對帳的，可?書面申請，?會計部視情?況安排對帳?。11-?5、會計部?前往客戶處?對帳的，銷?售人員必須?陪同，對帳?結果需填寫?“對帳調節(jié)?表”，對帳?雙方加蓋財?務專用章，?如對方帳務?全部在業(yè)務?核算，可蓋?業(yè)務章或公?章，但必須?加以備注原?因，陪同的?銷售人員、?對帳會計簽?字，事后要?上級經(jīng)理、?銷售經(jīng)理簽?字確認。?11-6、?經(jīng)對帳需要?經(jīng)管銷售人?員提供調整?憑證的，必?須在30天?內交會計部?，否則，先?扣責任人款?項進行平帳?，再根據(jù)所?提供資料調?整。已對過?帳的會計期?間的帳務不?再重復對帳?。12、?銷售折扣管?理：12?-1、依據(jù)?與客戶的年?度銷售協(xié)議?，會計部將?及時計算出?銷售折扣，?并在銷__?_中扣除或?季度后返還?（可匯票、?電匯、現(xiàn)金?等須有客戶?收條）。?12-2、?每季度給客?戶反饋應享?受銷售折扣?、已票面扣?減折扣、未?在票面扣減?的折扣等相?關信息。?12-3、?折扣的其他?處理方法必?須報銷售副?總、財務總?監(jiān)批準。?13、到款?及其他費用?：13-?1、銷售人?員自客戶處?取得匯票后?，應在十日?之內郵回公?司會計部，?否則由銷售?人員負擔超?期部分的利?息（按銀行?同期逾期貸?款利率）。?13-2?、銷售人員?應及時掌握?客戶破損及?帳務處理情?況，并向對?方索要破損?證明，破損?證明應為對?方倉儲的退?出單或紅字?入庫單或拒?付單，載明?品種、數(shù)量?、金額，并?加蓋財務專?用章。破損?核銷以一批?發(fā)貨為單位?，不允許累?計計算。?13-3、?一次性破損?金額（售價?）達一千元?以上的需退?回公司處理?。破損貨物?退回公司的?可以退貨單?代替破損證?明作破損沖?帳處理。?14、清欠?與訴訟1?4-1、銷?售代表對自?己管轄之內?的客戶欠款?，認為以自?己的能力已?很難清回貨?款的，可書?面申請（附?件10）并?經(jīng)銷