文檔管理實施細則

經典word整理文檔，僅參考，雙擊此處可刪除頁眉頁腳。本資料屬于網絡整理，如有侵權，請聯(lián)系刪除，謝謝！總則11.1本細則適用于甘州區(qū)石廟水電站監(jiān)理部進行工程監(jiān)理的文檔管理工作。1.2本細則依據建設監(jiān)理合同、工程施工承包合同、國家和上級現(xiàn)行有關文檔管理規(guī)定等要求編制。1.3文件傳送必須通過負有文件管理職能的部門之間傳遞，一律采用書面方式，并經過有效簽章后，依文件管理程序運行和歸檔。1.4對有保密要求的文件，應按照保密法和業(yè)主的有關規(guī)定傳遞、存儲、調用及銷毀。1.5對有保存價值的文件材料應加以整理后歸檔。1.6文件歸檔采用計算機輔助管理，建立文檔管理數(shù)據庫。文件的分類及構成22.1文件的分類監(jiān)理部的文件以收文和發(fā)文來分類。(1)收文以來文單位劃分，各單位來文再按統(tǒng)一規(guī)定的項目細分。(2)發(fā)文為以監(jiān)理部名義發(fā)出的文件和監(jiān)理部轉發(fā)的文件。2.2文件的構成(1)業(yè)主指示：指業(yè)主單位簽發(fā)、下達、批轉的與本監(jiān)理合同、工程建設合同內容有關的規(guī)定、通知、通報、紀要、批復、批轉以及與此有關的各種文件、函件等。(2)設計文件：指經業(yè)主單位簽發(fā)下達的施工圖紙、設計說明、技術要求、技術標準及相應的變更通知，按合同規(guī)定可由監(jiān)理工程師審查批準的設計文件及施工圖紙，以及簽署的修改通知等文件。(3)須報送業(yè)主單位和監(jiān)理部的施工組織設計、施工技術措施、施工計劃、材料供應計劃、工程項目開工（開倉）申請、工程檢測試驗報告、工程支付申請報表、工程問題請示報告、合同規(guī)定承包單位自行設計的圖紙，以及與工程實施、竣工、維護等活動有關的各種文件、圖紙、報告、圖片和原始記錄、報表、材料與資料。(4)監(jiān)理文件：指監(jiān)理部在業(yè)主授權和工程施工監(jiān)理合同范圍內，進行通報、簽證、批復等文件。(5)辦法、條例、通知、通報、批復等文件。文件材料的處理及傳遞33.1文件收發(fā)基本程序3.1.1發(fā)文程序(1)凡以監(jiān)理部名義發(fā)出的文件由總監(jiān)理工程師批準、簽發(fā)。(2)監(jiān)理部對發(fā)文進行編號登記、安排打印，打印后的文件由總監(jiān)理工程師簽字、監(jiān)理部蓋章后發(fā)送。3.1.2收文程序(1)凡外來文件，由監(jiān)理部專人進行統(tǒng)一編號收文登記，并填寫文件處理單，將文件處理單連同文件一并交總監(jiān)理工程師閱批。(2)監(jiān)理員根據總監(jiān)理工程師批示意見，下發(fā)各施工單位。(3)理，處理完畢的文件交監(jiān)理部檢查后整理存檔。3.2業(yè)主指示及呈文的處理和傳遞3.2.1按照監(jiān)理合同和工程承包合同的規(guī)定，業(yè)主單位關于工程施工的各種指示和意見都應以書面為準，并通過監(jiān)理部向承包單位簽發(fā)或轉達。3.2.2承包單位關于工程施工及合同執(zhí)行的各種文件都應以書面為準，并經監(jiān)理部審核后向業(yè)主單位呈報或傳達。3.3設計文件的處理和傳遞3.3.1監(jiān)理部收到業(yè)主發(fā)來的設計文件和圖紙（圖紙一式8份）后，應在規(guī)定的期限內完成審核工作，完成審核后將一份（圖紙6份）加蓋資料（審查）章簽發(fā)承包單位，另一份存檔用于監(jiān)理中心查閱。凡未經監(jiān)理部有效簽章的設計文件為無效文件，其相應實施的工程項目，將拒絕支付簽證。3.3.2施工期間，監(jiān)理部簽發(fā)的設計修改通知與設計文件和圖紙具有同等效力，承包單位不得拒絕執(zhí)行，也不得以此為理由解除或改變其合同責任與義務。3.3.3承包單位可根據施工需要自行復制所需數(shù)量的設計文件和圖紙。也可通過監(jiān)理部向業(yè)主申請有償追加提供文件份數(shù)。3.3.4由監(jiān)理部簽發(fā)的設計文件，未經監(jiān)理部許可，承包單位不得用于合同以外項目或轉借第三方。3.4監(jiān)理文件的處理和傳遞3.4.1凡監(jiān)理部發(fā)出的監(jiān)理文件，必須由總監(jiān)理工程師簽發(fā)，加蓋公章后有效。3.4.2凡有時限規(guī)定要求的監(jiān)理文件，必須按時辦理完畢。承包單位呈報的要求審查批復文件，必須在規(guī)定期限內批復。如超過合同規(guī)定時限未予批復，承包單位可依據合同執(zhí)行。3.4.33.5施工文件的處理和傳遞3.5.1承包單位應按合同規(guī)定的時限和數(shù)量向監(jiān)理部報送施工文件，除非合同文件另有規(guī)定，承包單位報業(yè)主單位的施工文件都必須經監(jiān)理部審核后轉達。3.5.2對已報批的施工文件，若因施工條件或自然條件發(fā)生重大變化，必須對施工文件做實質性修改時，承包單位應及時重新提出書面文件，報監(jiān)理部審批。3.5.3施工文件的內容、格式及其它細節(jié)應符合業(yè)主單位和監(jiān)理部的規(guī)定和要求。文件編號規(guī)則44.1發(fā)文編碼4.1.1監(jiān)理發(fā)文編碼22414符號說明如下：（1）工程及發(fā)文單位SMJL—石廟水電站監(jiān)理部。（2）文類標識—新簽定合同、協(xié)議；—開工申請批復函件；ZF—支付函件；—來往函件；SP—索賠函件；SG—事故（質量、安全）函件；—行政性函件；—其它函件。（3）發(fā)文標識F—發(fā)文標識。（4）流水號由4位數(shù)組成，從0001起順序編號，每一份發(fā)文為一個編號。（5）年、月份年份—為2位數(shù)碼，從01起以自然數(shù)遞增，如01為2001年；月份—為2位數(shù)碼，從01月份開始至12月份。4.1.2承包人發(fā)文編碼只修改工程及發(fā)文單位，為：XGSSG—小孤山水電站工程施工單位，即承包人。其余符號同監(jiān)理發(fā)文編碼。4.2回文編碼22414回文標識為：H，其余符號說明同發(fā)文編碼。4.3圖紙編碼4.3.1永久工程圖紙編碼22412專業(yè)圖紙標識如下：TJ—土建類圖紙；—電氣類圖紙；—公路類圖紙；GC—觀測類圖紙；FQ—施工輔企類圖紙；SB—設備類圖紙；JJ—金結類圖紙；—其它圖紙。SJ—水機類圖紙；4.4臨建工程圖紙編碼22412專業(yè)圖紙標識同永久工程圖紙標識。4.5會議紀要信息編碼4.5.1臨建工程會議編碼223（1）符號說明SMLJ—工程及發(fā)文單位，此處為小孤山水電站監(jiān)理；LJ—工程類別，此處為臨建工程；—會議發(fā)文標識。（2）分標或專業(yè)SS—砂石系統(tǒng)建設及運行管理標；—公路標；CH—場地平整及混凝土拌和系統(tǒng)標；SC—水廠標；—其它。（3）流水號由3位數(shù)組成，從001起順序編號，每一份發(fā)文為一個編號。（4）年、月份年份：為2位數(shù)碼，從01起以自然數(shù)遞增，如01為2001年；月份：為2位數(shù)碼，從01月份開始至1