2023年做好會務工作的主要做法和心得體會

19/1919/1919/19近年來，隨著官渡區(qū)區(qū)域經(jīng)濟的快速開展，“三區(qū)〞建立步伐的日益加快，區(qū)各級指導各項事務不斷增多，行政系統(tǒng)辦公室作為貫徹執(zhí)行指導各項決策部署的重要工作機構，各項工作尤其是會務效勞工作面臨著許多新變化新挑戰(zhàn)。按照市黨委、政府提出的“改良會風、精簡會議〞的指示精神，行政系統(tǒng)辦公室應以高度負責的工作責任感和使命感，始終保持嚴謹務實的工作作風，不斷加強隊伍建立，積極抓好會前、會中、會后的各個環(huán)節(jié)，有力保障會務意圖的全面實現(xiàn)?，F(xiàn)將會務工作的主要做法和心得體會總結如下：一、主要做法在辦公室會務工作中，應堅持“團結拼搏、積極奉獻、力求卓越〞的工作理念，著力抓好六個關鍵環(huán)節(jié)：〔一〕高度重視，加強組織指導。各類會議的成功召開，都事關中心工作的安排部署，代表著形象，承當著傳遞工作思路、要求的重要使命。因此，對于每次會議，不管會議規(guī)模大小，辦公室都要高度重視，精心組織安排。詳細辦會時，一般由辦公室主任負總責，分管會務工作副主任詳細抓，會務工作人員、秘書、工勤保障全體人員上下聯(lián)動，分工協(xié)作，確保會務效勞工作高標準、高程度、高質量完成。〔二〕務求細致，擬定會議籌備方案。按照指導或上級文件的明確要求，結合近期工作的統(tǒng)一安排，在明確掌握會議的意圖、目的和要求的根底上，擬定詳細的會議籌備方案。方案內容著重對會務各項工作任務，如確定會議名稱和時間、協(xié)調會議室、預估參會人數(shù)、草擬會議通知、制定會場布置方案、安排與會者食住行等進展詳細的工作任務分解。草擬完成會務籌備方案后，及時向指導請示，在征得指導同意后，指派專人迅速協(xié)調落實?！踩逞院喴赓W，編發(fā)會議通知。會議通知是會前準備工作的根底性工作，其內容應力求表達準確、條理清楚、一目了然，絕不能出現(xiàn)歧義。要力求涵蓋會議意圖、會議名稱、詳細時間和地點、參會范圍、平安保衛(wèi)和宣傳報道等各項內容。一般正式會議，都要爭取在會前2天編發(fā)會議通知。擬定的通知草稿經(jīng)主要指導和各常委審閱把關。一些發(fā)動或總結表彰會議，除區(qū)指導總結講話外，還要安排局部單位進展表態(tài)發(fā)言或經(jīng)歷匯報。對此類會議，通知中應明確發(fā)言材料撰寫要求、發(fā)言時間，防止會上發(fā)言拖沓冗長、偏離中心。對一些重要的大型會議，如黨代會、區(qū)委區(qū)政府〔擴大〕會議，通知中還應參加由參會單位反響參會人員名單的要求，理解參會人員的主要信息，包括姓名、職務、、性別、民族等內容，為制作會議序冊、安排與會者食宿等工作奠定根底?！菜摹橙珕T發(fā)動，安排通知。會前進展通知是一個有效且必要的程序，對于確保參會人員按指定時間到場參會具有非常重要的作用。因此，辦公室每次在會議召開前一至兩天，由分管副主任，召集秘書或辦公室工作人員，按照常委指導、四大班子指導、黨群單位、行政單位、事業(yè)單位、公司企業(yè)等類別，分批進展通知。通知要與各部門負責人充分溝通，切忌該說不說、模棱兩可，很可能一次忽略，就導致預定參會人員不能及時參會。對于臨時有事無法參會的人員，要詢問原因做記錄，并要求其嚴格履行書面請假手續(xù)。通過發(fā)動全體辦公室干部協(xié)同配合，有利于培養(yǎng)和鍛煉才能，同時也有利于保證會務工作質量和效率?！参濉匙⒅丶毠?jié)，抓好會場布置。會場布置是會務工作的重頭戲。需要注意和做好的細節(jié)頗多，關鍵是要始終保持嚴謹務實的作風，認真負責地做好會場布置的各項工作。會場的布置一般在前半天進展，即使是40人以下的小型會議也要盡量提早布置，以妥善應對可能出現(xiàn)的錯漏或突發(fā)情況。會場的布置要依次做好“五個擺放〞。實際辦會時，根據(jù)會議類型也可能增減兩三項。一是擺放花卉。主席臺上的花卉既要枝繁葉茂，又不能太高，以免遮擋主席臺就坐指導的視線。臺下的花卉那么要蓬勃怒放，其旺盛的生命力可以為會議渲染昂揚向上、意氣風發(fā)的良好氣氛。會前半小時，可適當噴水，使花卉顯得更加鮮艷。二是擺放會標。即將會標懸掛到指定高度和適宜位置。會標的內容應表達會議主題和會議口號等。對于一些重要的外事會議，還應加上外方語言的會標。懸掛位置一般應在主要與會指導的正上方。一些小型座談會或者工作匯報會，也將會標懸掛在側上方。三是擺放座簽。召開的會議，一般都需要為臺上臺下的區(qū)各級指導，嚴格按照排名順序擺放座簽。而一些特別重大的會議，那么需要為全體與會人員擺放座簽，確保與會人員整齊有序、各就各位，同時也襯托了正式隆重的氣氛。四是擺放飲用水。擺放為茶水杯的會議室，請會議勤務人員注意水杯的整齊擺放。飲用水為瓶裝礦泉水，除務必擺放整齊外，每一瓶的正面都要統(tǒng)一朝向與會人員。五是擺放材料。根據(jù)會議需要，一般要將會議議程和會上宣讀的正式文件印制出來，同簡裝筆記本、筆等一并裝袋，擺放在會場上，這對與會人員來說非常方便，也防止了忘記拿、喪失某份材料等情況。這里的材料裝袋，往往需要秘書、辦公室工作人員全體出動，一份份整理裝袋，并盡量防止錯頁、缺頁的情況發(fā)生。通過精誠協(xié)作，有利于集中精力和時間快速完成材料裝袋任務，同時也很好地培養(yǎng)了辦公室全體人員協(xié)作配合的意識?！擦臣皶r總結，不斷完善進步。辦成一次高質量、高程度的會議，會前的精心組織非常必要，會后的總結進步一樣也不能缺少。一是歸檔整理睬議資料。會后要將會議所有文件，包括會議通知、會議簡報、會議發(fā)言材料、指導講話等統(tǒng)統(tǒng)搜集起來，以備查考。同時還應做好錄音、錄像資料的搜集整理，以便會議紀要、會議總結等材料的撰寫。根據(jù)保密原那么，對需要回收的會議材料要逐份清查回收。二是嚴查會議參會情況。要搜集整理收到的書面請假條，比照參會人員名單和簽到參會情況，對曠會、遲到、早退人員給予通報批評。這對于按要求參會的人員是一種鼓勵，而對于不按會議要求參會的人員那么是一種警示，有利于形成按制度辦事的優(yōu)良會風。三是及時分析總結會務效勞工作。分析總結會務工作中的經(jīng)歷和教訓，找出規(guī)律性的東西，以指導做好今后的會務工作。注重搜集參會人員對會務效勞工作的反響意見，虛心采納，以便在下一次會議前整改良步，防止出現(xiàn)類似的錯誤。二、心得體會會務效勞工作是一項細致繁雜的工作，沒有捷徑可走。唯有按部就班、認真負責地抓緊抓好抓實每一個細節(jié)，并在長期的會務工作實戰(zhàn)中，全體辦公室干部同心協(xié)力，集思廣益，不斷總結，形成一套操作性強、行之有效的經(jīng)歷做法，才能靈敏運用到實際會務保障工作中?，F(xiàn)將其梳理總結如下：〔一〕主動作為，做好會前準備工作。充分發(fā)揮主觀能動性，主動加壓，積極作為，以嚴謹務實的效勞者姿態(tài)，把工作想在前、做在前，確保會務工作組織嚴密、準備充分，即使遇到臨時突發(fā)情況，也能及時妥善地應對。正所謂“臺上一分鐘，臺下十年功〞。一個人員齊整、流程順暢的會議，需要會務工作人員付出更多的時間和精力。會前編制專門的會議簿，把與會指導，街道和各部門負責人的聯(lián)絡梳理成冊。提早與與廣告公司聯(lián)絡制作適宜會場大小的會標，根據(jù)參會人員名單制作座簽，會標和座簽必須反復核查，確保準確無誤。要與花卉店聯(lián)絡訂好會議室需要的花卉，花卉種類、顏色、形狀和數(shù)量必須適宜會場的要求。根據(jù)會議方案印制會議材料。與文具用品店聯(lián)絡，購置文件袋、筆記本、筆等必備品。與礦泉水公司聯(lián)絡提供足夠的飲用水。準備屏蔽設備、簽到冊和錄音筆。在冬天，對室溫偏低的會議室要提早進展取暖保溫工作。按照全面周到的原那么，會務效勞工作要做好的環(huán)節(jié)頗多。每個環(huán)節(jié)，都要堅決防止出現(xiàn)“可能〞、“應該〞或者“差不多〞的情況，一定要落實到位、責任到人。〔二〕開拓思路，座位安排有妙招。在沒有設置座位牌的會議中有個現(xiàn)象很常見，那就是“后排現(xiàn)象〞。所謂“后排現(xiàn)象〞，顧名思義，即參會人員往往因重視程度不夠或者想著會中臨時出去辦事等原因，習慣于坐在后排座位，致使后排滿滿當當，前排稀稀拉拉?！昂笈努F(xiàn)象〞的出現(xiàn)，影響了會議的有序進展，嚴重者還會影響到會務意圖的實現(xiàn)。尤其是對于國家、省、市三級召開的各類視頻會議，每個區(qū)分會場情況一目了然，參會情況的好壞直接表達出一個地方的形象和干部的整體素質。必須想方法予以解決。實際辦會中，會議文件要求、由工作人員催促到前排座位等方法收效甚微。對此情況可以借鑒電影票對號入座的方法，在會場為每個座位標上行列序號，同時按從前排到后排的順序，依次為每位到場參會的與會人員派發(fā)座位卡，從而杜絕“后排現(xiàn)象〞發(fā)生?！踩臣訌娍己?，建立辦會鼓勵機制。在辦公室內部建立一套會務效勞制度，形成用制度管人、按制度辦會的良好格局，促進會務效勞工作朝著標準化、制度化、標準化的方向開展。研究制定工作人員辦會量化考核方法，充分調動全體辦公室干部的辦會積極性，促進形成積極參與會務效勞工作的良性競爭機制?？己朔椒ü膭罟ぷ魅藛T多辦會、多參會，根據(jù)參與會務效勞情況給予一定分數(shù)。根據(jù)會議和辦公室工作人員的實際，會議按參會人數(shù)分大中小型三類會議，30人以下為小型會議，30至80人的會議為中型會議，80以上的為大型會議。主辦會議人員小型會議計2分，中型會議計4分，大型會議計10分。協(xié)辦會議方面先確定總分，小型會議1分，中型會議3分，大型會議10分，然后根據(jù)實際會務工作中協(xié)辦人數(shù)將分數(shù)平均分配。年終根據(jù)個人得分情況兌現(xiàn)一定的物質獎勵，同時將考核結果作為評先評優(yōu)和推薦提拔使用的重要根據(jù)。會務工作是一項復雜的系統(tǒng)工作，也是機關行政辦公室的一項重要職責，在籌備組織的過程中，稍不注意就會出現(xiàn)難于彌補的錯誤，造成不良影響，如何確保萬無一失，實在把這項工作做實做好做出特色，成為所有辦公室工作人員面前的一項重要課題?，F(xiàn)將一些好的方法及流程作為附件供大家參考。附件：1.會務工作“24節(jié)點法〞2.會務工作流程圖及解析3.會議指導座次安排附件1：會務工作“24節(jié)點法〞會議是各級黨政機關研究部署工作的重要手段，會務工作的質量與程度直接影響到?jīng)Q策及其落實的質量和程度。通過辦公室理論探究總結，可將會務工作歸納為“24個節(jié)點〞，把會前籌備、會中效勞、會后總結“三步曲〞細化量化為24個節(jié)點，將會務工作納入程序化、標準化的軌道。一、會前籌備1.擬定會議方案。會議方案是組織會議的總綱，是會議意圖、目的、方案施行的書面表現(xiàn)形式。內容包括：會議名稱、時間、地點、規(guī)模、主要內容、議程、擬請出席指導、參會范圍、日程安排、文件材料目錄、宣傳報道、食宿行安排、平安保衛(wèi)、工作班子組成及職責分工等。制定會議方案要堅持復雜程序簡明表述、簡單問題慎重對待的原那么，增強方案的指導性和可操作性。方案報送相關指導審定后，要立即召集相關單位負責人召開協(xié)調會，對各項任務進展分解。2.起草、審核會議通知。會議通知是會議組織者向參會人員傳遞會議信息的主要方式，也是參會人員反響信息的前提和條件。起草會議通知要做到表達準確、條理清楚、言簡意賅、一目了然。通知的內容包括：會議名稱、主送單位、主要內容、報到時間和地點、參會范圍、報名要求、有關事項等。會議通知一般由會議的承辦單位負責起草，報辦公室審核，由分管指導或辦公室主任簽批。做好這項工作，關鍵在于落實會簽制度與進步效率相結合，既要嚴格按程序逐級審核把關，又要迅速及時。3.下發(fā)會議通知。要把握好兩點：一是及時，使參會人員有充裕時間做好準備；二是準確，防止重發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā)。在召開緊急會議需要通知時，要注意言語的使用，防止出現(xiàn)“明天〞、“后天〞等字眼，必要時說明“星期幾〞，防止產(chǎn)生歧義。4.落實與會人員。按照會議通知要求的時間，對與會人員逐一落實并做好登記，必要的進展核查、催促，統(tǒng)計匯總后拉出請假人員名單，并及時向有關指導報告。5.協(xié)調出席指導。根據(jù)會議性質擬寫指導出席安排，報請分管指導或辦公室主任同意后，逐一進展通知。內容包括：會議時間、地點、議程。并幫助對接、催促講話稿或主持詞的起草與報送，確保及時送到相關指導手中。會前半小時再對出席指導或分管秘書進展一次短信提醒。6.預定會議室。會議時間確定之后，要立即與會議場所聯(lián)絡溝通，預定會議室，并安排做好先期準備工作。7.編印會議須知。與會者通過會議通知得到召開會議的信息，但會議的有關安排、要求，需要通過會議須知來理解和掌握。大型會議活動需要編印會議須知，須知編排要求準確、周密、合理、簡介。內容包括：日程安排、與會人員名單、分組名單、食宿安排、乘車安排、值班、作息時間、本卷須知等。8.制作會議證件。有些會議需要制作會議證件，包括出席證、列席證、工作證、車輛通行證等。證件制作要根據(jù)會議主題，從易于識別、方便管理、利于平安的原那么設計制作。9.布置主席臺。主席臺是會場的重點和中心部位，是會議性質、規(guī)格和氣氛的集中表達。主席臺的布置要從會議性質、指導人數(shù)、主席臺大小以及方便指導出入席等當面綜合考慮。10.制作會標，擺放花草。會標表達會議的主題，會標制作一定要準確無誤，并注意把握會標的長度、字體與會場是否協(xié)調一致。根據(jù)會議性質精心選擇不同數(shù)量、品種、顏色、形狀的花草來裝飾會場，可以調節(jié)會場色彩，點綴會場氣氛。某些法定會議，還需要懸掛黨徽。11.檢查音響和燈光。根據(jù)會議議程安排話筒的數(shù)量和擺放位置，并嚴格落實“三檢查〞：布置會場時檢查；會前半小時檢查；會前非常鐘檢查。某些法定會議播放?國歌?、?國際歌?，要提早進展演練并做好備份，確保萬無一失。檢查會場內是否有燈泡損壞，如有損壞，提早及進展更換，有投影演示時須及時調節(jié)燈光。12.編制座區(qū)圖，擺放座簽。根據(jù)統(tǒng)計整理后的與會人員名單，合理安排與會人員的會場座次。座區(qū)圖和座簽要反復進展核對，防止遺漏、重復、防止出現(xiàn)錯別字。13.組織調度會議用車。大型會議活動，需要借用或者租用車輛。要安排專人負責車輛的召集和調度，車輛較多時要編排乘車分組，并對車輛進展編號。14.安排新聞報道。需要新聞報道的會議，要提早通知有關新聞單位，并要求其將記者名單報會議組織辦公室，再按名單通知到詳細人。15.安排會場警衛(wèi)和交通疏導。通知公安、交警、信訪等部門做好會場警衛(wèi)及交通疏導工作，防止會議過程中出現(xiàn)意外情況。規(guī)模較大的會議，由于到會車輛較多，要安排交警在會場附近進展交通疏導，必要時進展交通管制。16.電力保障。會前與供電部門溝通聯(lián)絡，安排保電任務，同時安排會議場所進展內部檢修。會議過程中還需安排專人值班，以便應對突發(fā)情況。二、會中效勞17.組織會議報到。會議報到是與會人員身份再確認的過程，是與會人員領取會議證件、文件材料、辦理參會手續(xù)的必要環(huán)節(jié)。通過報到能及時使與會人員理解會議安排，掌握會議動態(tài)，同時也能使會議組織者及時知曉與會人員情況。會議報到工作要求熱情周到、迅速準確、有條不紊。18.分發(fā)會議材料。會議材料可以在會前通知各單位派人領取，也可以在會場簽到處一并發(fā)放，或是提早放置到與會人員桌上。要做到“三不〞：即不錯一字；不漏一份；不掉一人。對擺放在主席臺上的材料，要從頭到尾檢查順序和頁碼，確保不出過失。19.與音響師對接。準備一套會議材料，包括會議的主持詞交音響師，以方便其把握議程安排與音響的調配。20.會議值班。會議值班的作用是搜集和發(fā)送有關會議的信息，協(xié)調處理睬議期間各項工作和突發(fā)事件，落實指導交辦的事項等。安排一人在會場內、一人在會場外值班，及時溝通情況，確保聯(lián)絡暢通。值班人員要實時將會議的實際進展情況與會議議程進展比照，掌握會議進程。21.會場效勞。提醒工作人員定時供給茶水，巡回檢查會場內的音響、燈光、室溫、通風、屏蔽等情況，發(fā)現(xiàn)問題迅速補救。遇到特殊情況需要向會議主持人匯報時，要采取靈敏的方式處理，最大限度的減少對會議的影響。22.維護會場秩序。會場秩序包括會場外秩序和會場內秩序。會議召開時，在會議室門口安排專人值班，防止無關人員進入會場，制止大聲喧嘩。發(fā)現(xiàn)會場內不遵守紀律的行為，予以提醒和制止，要注意做到言辭溫和有禮，態(tài)度嚴肅認真，行動不溫不火。會議開始后安排專人到會場清點人數(shù)，對遲到、缺席者進展登記。三、會后總結23.會議資料總結歸檔。會后將會議所有文件包括會議方案、會議通知、會議須知、會議簡報、會議發(fā)言材料、指導講話等搜集起來，按順序裝訂成冊，以備查考。有些會議還要做好錄音、音像資料的搜集整理。根據(jù)保密原那么，對需回收的會議材料要逐份清查回收。24.召開分析總結會。分析總結會務工作中的經(jīng)歷和教訓，找出規(guī)律性的東西，以指導做好今后的會務工作。注意搜集參會人員對會務工作的意見，虛心采納、整改良步。有的會議還應寫出專門的總結，連同其他會議文件，一并歸檔。附件2：會務工作流程圖會前確定會議主題確定會議規(guī)模與規(guī)格確定會議名稱確定會議主題確定會議規(guī)模與規(guī)格確定會議名稱確定會議時間與會期明確會議所需要設備和工具確定會議時間與會期明確會議所需要設備和工具明確會議組織機構確定與會者名單對布置會場做檢查，確保完成會場布置。會場檢查會議通知經(jīng)負責人發(fā)送，可通過網(wǎng)絡、、書面通知，確定每個與會者都知會布置會場制定會議經(jīng)費預算方案準備會議文件材料安排會議議程和日程選擇會議地點制發(fā)會議通知提早半小時檢查。布置會場，包括會議材料準備，指導座位安排，出席指導的落實，燈光、音響、多媒體、衛(wèi)生、室內溫度等。 確定與會者名單對布置會場做檢查，確保完成會場布置。會場檢查會議通知經(jīng)負責人發(fā)送，可通過網(wǎng)絡、、書面通知，確定每個與會者都知會布置會場制定會議經(jīng)費預算方案準備會議文件材料安排會議議程和日程選擇會議地點制發(fā)會議通知提早半小時檢查。布置會場，包括會議材料準備，指導座位安排，出席指導的落實，燈光、音響、多媒體、衛(wèi)生、室內溫度等。 會中組織簽到會議信息工作做好會議記錄報到及接待工作準備好簽到表做好后勤保障工作做好會議保密工作組織簽到會議信息工作做好會議記錄報到及接待工作準備好簽到表做好后勤保障工作做好會議保密工作會后清理睬場清理睬場撰寫會議紀要會議的宣傳和報道催辦與反響工作會議文書的立卷歸檔安排與會人員離場會務工作流程圖解析會前：1.確定會議主題與議題：要有實在的根據(jù)；必需要結合本單位的實際；要有明確的目的。2.確定會議名稱：會議名稱一般由“單位+內容+類型〞構成,應根據(jù)會議的議題或主題來確定。3.確定會議規(guī)模與規(guī)格：本著精簡效能的原那么會議的規(guī)模有大型、中型、小型。會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。4.確定會議時間與會期：會議的最正確時間，要考慮主要指導是否能出席，確定會期的長短應與會議內容嚴密聯(lián)絡。5.明確會議所需設備和工具：〔1〕必備用品是指各類會議都需要的用品和設備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設備、照明設備、空調設備、投影和音像設備等?！?〕特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如會談會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設備。6.明確會議組織機構：會務組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。7.確定與會者名單：出席會議和列席會議的有關人員。應根據(jù)會議的性質、議題、任務來確定與會人員。8.選擇會議地點：要根據(jù)會議的規(guī)模、規(guī)格和內容等要求來確定。有時也考慮政治、經(jīng)濟、環(huán)境等因素。9.安排會議議程和日程：會議日程是指會議在一定時間內的詳細安排，對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其明晰地表達出來。10.制發(fā)會議通知：會議通知的內容包括名稱、時間、地點、與會人員、議題及要求等。會議通知的種類有書信式和柬帖式。會議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。會議通知的方式有書面、口頭、、郵件。11.制作會議證件：會議證件的內容有會議名稱、與會者單位、姓名、職務、證件號碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋