地產(chǎn)公司成本檔案管理指引

成本檔案管理指引編制日期2008/06/20審核日期2008/06/25批準日期2008/07/15流程要素流程目標：流程時間要求流程監(jiān)控點數(shù)目流程主要責任崗位流程涉及職位數(shù)目修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準人目的加強大連XX房地產(chǎn)開發(fā)有限公司工程計價工作的規(guī)范化。為規(guī)范大連XX房地產(chǎn)開發(fā)有限公司成本檔案管理，制定本管理作業(yè)指引。適用范圍適用于大連XX房地產(chǎn)開發(fā)有限公司。術語和定義成本檔案是指各房地產(chǎn)公司在項目開發(fā)過程中形成的與工程成本有關的且有保存必要的可研成本、目標成本、動態(tài)成本、工程招投標資料、工程預結(jié)算、設計變更與現(xiàn)場簽證、合同、分析研究成果等各種紙質(zhì)書面資料、電子文檔資料以及其它與成本管理有關的圖表、照片等資料的總稱。成本檔案管理的工作內(nèi)容包括對成本檔案的收集、分類、編制、存檔、查閱、保密及作廢等方面的管理。職責成本管理部負責本管理辦法的制訂、修改、指導、解釋與檢查。負責本管理辦法的貫徹執(zhí)行。工作程序原則原件保存原則：書面成本檔案必須為原件，要求真實、完整、準確地記載公司成本管理活動過程中形成的內(nèi)容。內(nèi)容統(tǒng)一原則：不同載體（書面紙張資料、電子文檔）上的同一文件資料的名稱、編號、內(nèi)容、數(shù)據(jù)等必須完全一致；如出現(xiàn)差異，以書面原件資料為準?？蓮筒樾栽瓌t：對每項工程，成本檔案應存檔清晰、查閱簡便，共享文件夾中的電子文檔應能反映成本與計價的完整過程。妥善管理原則：成本檔案實行統(tǒng)一歸檔、集中存放，嚴禁將成本檔案以個人名義保存在個人手中；如有關人員的換崗或離職，則必須及時做好資料的移交、回收及登記工作。專人負責原則：成本管理部應設兼（專）職檔案管理員,該人員應具備檔案基礎理論知識，熟練掌握自己所負責的檔案管理及相關業(yè)務，對工作認真負責、細致耐心。紙質(zhì)文檔的組成及其管理辦法紙質(zhì)文檔資料組成工程預結(jié)算資料：包括已竣工分項工程的竣工結(jié)算造價協(xié)議、結(jié)算對帳單、工程預結(jié)算備忘錄、工程結(jié)算工作移交單、結(jié)算書、現(xiàn)場簽證設計變更及匯總表、獎勵違約金單及匯總表、合同主要經(jīng)濟條款（可為復印件）、分項驗收報告、項目成本后評估報告（對各分期項目）等。目標成本、責任成本資料：經(jīng)簽署的項目目標成本、責任成本資料。其他資料：設計階段成本控制的資料、相關會議紀要、同行成本比較資料、工程造價分析、相關往來文件等。紙質(zhì)文檔資料管理歸檔與立卷結(jié)算紙質(zhì)文檔必須分項目分期進行歸檔；目標成本、責任成本應專項存檔。工程預結(jié)算資料須以工程預結(jié)算的編號順序(或工程合同編號順序)進行歸檔,以便快速復查；目標成本、責任成本分項目按時間順序歸檔；使用專用檔案盒，并粘貼上資料目錄清單（檔案盒內(nèi)）及標簽（檔案盒外側(cè)面）。檔案盒編號由部門統(tǒng)一擬定方案；各類檔案必須存放在卷柜內(nèi)，排列方法為自左至右，從上到下。對立好的案卷，成本檔案管理員應定期進行檢查，對不符合要求的應及時予以完善或返工。編目與裝訂結(jié)算資料的編目與裝訂《卷內(nèi)文件資料目錄》是檔案盒中的第一份資料，記載卷內(nèi)資料的基本信息?！毒韮?nèi)文件資料目錄》的編寫方法是：按卷內(nèi)資料排列順序和內(nèi)容編寫：第一列“序號”，以文件資料排列先后順序逐件填寫；編號為1、2、3…第二列“文件編號”，與成本管理軟件中的編號一致；第三列“結(jié)算合同標號”，與公司合同編號一致；第四列“文件名稱”，即文件資料標題，一般應照實抄錄；第五列責任人，填寫對應文件資料的主要經(jīng)辦人；第六列日期，預結(jié)算審批完成時間；第七列備注，說明該文件有關其它須說明的內(nèi)容。示例：序號文件編號結(jié)算合同編號文件名稱責任人完成日期備注1DL-WK-01Q-營銷-0011DL-WK-01Q-營銷-0011-結(jié)算-營銷-0001溪之谷一期大連XX樂百年模型制作合同胡靜2008-3目標成本、責任成本資料的編目與裝訂，示例：序號項目名稱文件名稱責任人完成日期備注1溪之谷項目溪之谷一期大連XX樂百年模型制作合同張彬2008-2-3其它資料裝訂：參照結(jié)算資料進行裝訂。檔案案卷裝訂的基本要求：工程檔案做固定頁裝訂。裝訂時，去除文件上的金屬物；文件資料應使用A4大小紙張；卷內(nèi)文件資料，一般不超過二百頁為宜，超過的可根據(jù)文件資料內(nèi)容的階段性分卷裝訂；裝訂要牢固、整齊、美觀、裝訂時文件的右邊和下邊要取齊，不丟頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀；文件資料字跡難以辨認的，應附抄件并加以說明。保管與使用歸集、接收成本檔案，檔案管理員必需認真檢驗，并辦理好登記、交接手續(xù)。本檔案要求集中存放于部門檔案柜，檔案柜鑰匙由檔案管理員管理。公司內(nèi)有關人員借用成本檔案時，須填寫《成本檔案借閱登記表》（見9.1支持文件一）；檔案管理員負責檔案的借閱經(jīng)辦工作，辦理檔案借閱的登記手續(xù)，在借閱人歸還檔案時，還應負責檢查檔案的完好情況，借出的文件資料由檔案管理人員負責及時收回并檢查完整情況，如發(fā)現(xiàn)遺失，需在《成本檔案借閱登記表》的“備注”欄加以注明，追究借閱者責任。應建立《成本檔案管理登記臺帳》，以記載檔案收進、發(fā)出、保管、利用情況及兼職檔案管理人員的變動情況。檔案保存期一般為五年，當須遵循以下規(guī)定：保存期超過五年的成本檔案如需銷毀，須經(jīng)各公司總辦主任的書面（郵件）批準；項目開發(fā)周期大于五年的，應在項目各期工程保修期完成且該項目全部開發(fā)完成后，方可實施銷毀。電子文檔的組成及其管理辦法電子文檔資料組成主要指各公司在共享平臺建立的成本管理部部門共享文件夾，涉及成本檔案的部門共享文件夾內(nèi)容包含：定稿的可研成本、目標成本、各項分期的合同招投標經(jīng)濟標資料、詢價比價表、限價表、各類基礎臺帳、結(jié)算總結(jié)資料、研究報告成本案例、經(jīng)驗學習等以及不便以書面方式保存的成本檔案資料。部門共享文件夾的內(nèi)容分類及層級設置按《大連公司部門共享文件夾層級表》設置。電子文檔資料管理部門共享文件夾創(chuàng)建公司成本檔案員嚴格按照《大連公司部門共享文件夾層級表》分類標準創(chuàng)建部門共享文件夾；各公司成本經(jīng)辦人應將各自管理范圍生成的成本資料，隨時按分類規(guī)則上傳至公司成本共享文件夾，其文件名稱與相應紙質(zhì)文檔一致，便于查閱；成本檔案管理員應依照工作計劃等每月至少集中檢查一次，上傳及時性及質(zhì)量作為公司成本檢查評估內(nèi)容之一考評各成本經(jīng)辦人。部門共享文件夾的管理及維護部門共享文件夾的使用權限統(tǒng)一為：除各文件夾經(jīng)辦人能對各自上傳的文件進行編輯、復制、刪除外，其余人員僅有查閱權限；部門共享文件夾的備份按各公司規(guī)定進行；成本檔案管理員負責對文件夾權限設置的檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時要求更正；成本檔案管理員應對人員工作崗位變動對應的權限及時調(diào)整；放于公共平臺供其它部門查閱的資料除成本制度類外，其它資料如需共享，需公司成本管理部負責人批準；各公司成本系統(tǒng)根據(jù)工作需要需共享相關資料時，需公司成