訂貨及出入庫(kù)管理規(guī)定及流程

訂貨及出入庫(kù)管理流程及規(guī)定1、貨物訂購(gòu)流程:（一）、標(biāo)準(zhǔn)機(jī)型訂購(gòu)流程:訂單跟進(jìn)去客戶(hù)信息簽訂合同客服部《內(nèi)部訂單》銷(xiāo)皆人員或銷(xiāo)售助理有存貨供應(yīng)商采購(gòu)助理無(wú)存貨1、銷(xiāo)售人員或者銷(xiāo)售助理接到客戶(hù)訂單信息后，首先與客戶(hù)確認(rèn)好客戶(hù)要求的交貨時(shí)間后，查詢(xún)庫(kù)存，有庫(kù)存直接與客戶(hù)簽訂銷(xiāo)售合同，如果是銷(xiāo)售助理與客戶(hù)確認(rèn)的合同必須告知銷(xiāo)售人員確認(rèn)簽字。待客戶(hù)回傳合同后，由銷(xiāo)售助理或銷(xiāo)售人員填寫(xiě)《內(nèi)部訂單》并注明庫(kù)存，同時(shí)由銷(xiāo)售助理更新到《訂單跟進(jìn)表》中，由銷(xiāo)售助理根據(jù)付款方式協(xié)助開(kāi)單發(fā)貨。2、無(wú)存貨的情況下，先由銷(xiāo)售助理根據(jù)銷(xiāo)售人員提供或者客戶(hù)要求的貨期交采購(gòu)助理詢(xún)問(wèn)供應(yīng)商，銷(xiāo)售人員根據(jù)貨期與客戶(hù)及供應(yīng)商達(dá)成一致后，與客戶(hù)簽訂銷(xiāo)售合同。待客戶(hù)回傳合同后，由銷(xiāo)售助理或銷(xiāo)售人員填寫(xiě)《內(nèi)部訂單》并注明庫(kù)存，同時(shí)由銷(xiāo)售助理更新到《訂單跟進(jìn)表》中，由銷(xiāo)售助理根據(jù)付款方式協(xié)助開(kāi)單發(fā)貨。備注：1、《內(nèi)部訂單》必須填寫(xiě)完整，字跡清晰，不得涂改；如果不清晰，采購(gòu)助理有權(quán)要求重新填寫(xiě)；2、《內(nèi)部訂單》原則上由銷(xiāo)售人員填寫(xiě)，特別是新客戶(hù)及特殊要求的客戶(hù)訂貨，如果由銷(xiāo)售助理代寫(xiě)，銷(xiāo)售人員必須簽字確認(rèn)。2、如廠家提供的交貨時(shí)間不能達(dá)到客戶(hù)的要求，銷(xiāo)售人員必須上報(bào)給上級(jí)主管，由上級(jí)主管出面協(xié)調(diào)；不能未經(jīng)批準(zhǔn)強(qiáng)行下單，否則產(chǎn)生的費(fèi)用由銷(xiāo)售人員和采購(gòu)助理各承擔(dān)50%。（二）、非標(biāo)機(jī)訂購(gòu)流程：公司技術(shù)i供應(yīng)商i采購(gòu)助理倒售人員客戶(hù)信息廣:—簽訂合同《內(nèi)部訂單》銷(xiāo)售助理1、銷(xiāo)售人員收到客戶(hù)關(guān)于非標(biāo)機(jī)型的訂購(gòu)信息，首先確認(rèn)好客戶(hù)的要求（各種技術(shù)參數(shù)、安裝形式、外形、圖紙等具體要求），交由采購(gòu)助理與供應(yīng)商確認(rèn)后回復(fù)銷(xiāo)售人員，銷(xiāo)售人員根據(jù)客戶(hù)要求、供應(yīng)商回復(fù)以及我公司技術(shù)人員進(jìn)行最終2、確認(rèn)。2、待確認(rèn)后，交由采購(gòu)助理進(jìn)行詢(xún)價(jià)及貨期（附上相關(guān)技術(shù)要求和圖紙3、等）；采購(gòu)助理將廠家詢(xún)問(wèn)價(jià)格報(bào)給客服部經(jīng)理，由客服經(jīng)理指導(dǎo)進(jìn)行報(bào)價(jià)。3、4、由銷(xiāo)售助理做合同給客戶(hù)，待客戶(hù)回傳后方能下單。4、由銷(xiāo)售助理做合同給客戶(hù)，待客戶(hù)回傳后方能下單。（3）、特價(jià)訂單訂購(gòu)流程:1、當(dāng)銷(xiāo)售人員所報(bào)價(jià)格低于自身權(quán)限價(jià)時(shí)，必須向上級(jí)主管申請(qǐng)價(jià)格，經(jīng)批準(zhǔn)后方可與客戶(hù)簽訂合同；2、采購(gòu)助理根據(jù)客服經(jīng)理指示向供應(yīng)商申請(qǐng)?zhí)貎r(jià)。（4）、貨運(yùn)方式變更處理流程：1、任何訂單或者合同條款的變更必須以書(shū)面形式通知供應(yīng)商更改：2、如需要提前貨期需要選擇空運(yùn)或者快線(xiàn)需要付費(fèi)的貨運(yùn)方式，必須填寫(xiě)《貨運(yùn)方式變更申請(qǐng)》提交部門(mén)主管批準(zhǔn)，如需要公司承擔(dān)費(fèi)用必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可。未經(jīng)批準(zhǔn)而產(chǎn)生的費(fèi)用，由其自行承擔(dān)。3、如供應(yīng)商貨期需要延后，由采購(gòu)助理告知銷(xiāo)售助理與客戶(hù)及銷(xiāo)售人員重新確認(rèn)時(shí)間，由客服部經(jīng)理進(jìn)行監(jiān)督執(zhí)行。二、入庫(kù)操作流程：（一）、正常訂貨入庫(kù)操作流程：銷(xiāo)傳助理「據(jù)服部經(jīng)

理審核編制《入*爪》采購(gòu)助理核對(duì)儲(chǔ)運(yùn)P管清點(diǎn)司機(jī)取回貨物1、儲(chǔ)運(yùn)主管根據(jù)司機(jī)貨物的貨運(yùn)單查收貨物，并清點(diǎn)數(shù)量和型號(hào)，編制好點(diǎn)貨清單；2、儲(chǔ)運(yùn)主管將點(diǎn)貨清單傳給采購(gòu)助理根據(jù)廠家發(fā)貨單進(jìn)行核對(duì)，對(duì)于有問(wèn)題的進(jìn)行雙方確認(rèn)修改后反饋一份給儲(chǔ)運(yùn)主管，儲(chǔ)運(yùn)主管根據(jù)其進(jìn)行庫(kù)存賬的建立；3、采購(gòu)助理將核對(duì)好的點(diǎn)貨清單給銷(xiāo)售助理簽字并進(jìn)行登記后編制財(cái)務(wù)《采購(gòu)入庫(kù)單》，采購(gòu)助理將點(diǎn)貨清單交客服部經(jīng)理核價(jià)并過(guò)單。（2）、非正常訂貨入庫(kù)流程：1、本地調(diào)貨入庫(kù)流程：（1）、本地調(diào)貨，需要回倉(cāng)庫(kù)的，由采購(gòu)助理負(fù)責(zé)調(diào)貨，并負(fù)責(zé)與儲(chǔ)運(yùn)主管確認(rèn)其收到貨，由采購(gòu)助理根據(jù)儲(chǔ)運(yùn)主管的點(diǎn)貨清單核對(duì)好后，編制《采購(gòu)入庫(kù)單》交客服經(jīng)理審核。（2）、本地調(diào)貨，不回倉(cāng)庫(kù)的，由采購(gòu)助理編寫(xiě)點(diǎn)貨清單，并編制《采購(gòu)入庫(kù)單》。備注：如有供應(yīng)商的《送貨單》需將《送貨單》附到點(diǎn)貨清單后。2、未回倉(cāng)庫(kù)貨物的入庫(kù)流程及規(guī)定:（1）、供應(yīng)商直發(fā)客戶(hù)的，由采購(gòu)助理根據(jù)供應(yīng)商的發(fā)貨清單在供應(yīng)商發(fā)貨5天之內(nèi)編制《采購(gòu)入庫(kù)單》，同時(shí)通知銷(xiāo)售助理跟進(jìn)客戶(hù)收貨并開(kāi)銷(xiāo)售出庫(kù)單。（2）、其他所訂回貨物未回庫(kù)房，直接送達(dá)客戶(hù)的情況。由采購(gòu)助理直接編制《采購(gòu)入庫(kù)單》，待入庫(kù)后告知銷(xiāo)售助理開(kāi)銷(xiāo)售出庫(kù)單。3、售后機(jī)入庫(kù)流程參照《售后服務(wù)制度》。（3）、商品入庫(kù)中出現(xiàn)的問(wèn)題處理：1、數(shù)量不符：商品規(guī)格相同但實(shí)際數(shù)量與送貨單上所列數(shù)量不符時(shí)，請(qǐng)示采購(gòu)助理，經(jīng)同意收貨后按實(shí)際數(shù)量簽收，并在供應(yīng)商送貨單上注明實(shí)收數(shù)量，并請(qǐng)送貨人簽字證明。2、質(zhì)量問(wèn)題：不符合質(zhì)量要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的，不予收貨，并及時(shí)通知采購(gòu)助理，根據(jù)其解決方案確認(rèn)是否辦理入庫(kù)或退貨手續(xù)。3、包裝問(wèn)題：如外觀或包裝影響銷(xiāo)售的，不予收貨，并及時(shí)通知采購(gòu)助理，根據(jù)其解決方案確認(rèn)是否辦理入庫(kù)或退貨手續(xù)。如外觀或包裝不影響銷(xiāo)售的，酌情收貨.同時(shí)反映給采購(gòu)助理。4、單、貨不符或單證不全問(wèn)題：?jiǎn)呜洸环ㄖ肛浳锏钠访?、型?hào)、規(guī)格不符）時(shí)，禁止在送貨單上簽收，需請(qǐng)示相關(guān)客服部同意后可以收貨，但應(yīng)開(kāi)具收條（一式兩份）給供應(yīng)商（注明具體品名、規(guī)格、數(shù)量）。5、如貨物非我公司所訂貨物，不予收貨。6、對(duì)有貨無(wú)單的，應(yīng)先請(qǐng)示客服部，經(jīng)同意后按實(shí)收數(shù)開(kāi)具收條（一式兩份）給供應(yīng)商，并督促供應(yīng)商補(bǔ)辦有關(guān)單據(jù)手續(xù)。7、如因貨運(yùn)公司造成貨物損壞要及時(shí)在簽收單上注明數(shù)量及損毀程度并及時(shí)告知采購(gòu)助理同廠家協(xié)商處理此事.根據(jù)處理結(jié)果進(jìn)行下一步工作。3、銷(xiāo)售出庫(kù)操作流程:（一）、正常出庫(kù)流程:客服部經(jīng)理'申.核銷(xiāo)輯助理填《涯單通航儲(chǔ)運(yùn)主管備貨1、銷(xiāo)售助理根據(jù)客戶(hù)合同的交貨期以及客戶(hù)的付款方式，填寫(xiě)《開(kāi)單通知》經(jīng)客服部經(jīng)理簽字審核后，交開(kāi)單員開(kāi)單并同時(shí)傳到庫(kù)房提前備貨。2、客戶(hù)部經(jīng)理審核后，銷(xiāo)售助理將開(kāi)單通知交開(kāi)單員開(kāi)單并登記后返回給銷(xiāo)售助理，由銷(xiāo)售助理將單據(jù)傳遞給儲(chǔ)運(yùn)部或者相應(yīng)人員，并負(fù)責(zé)回收單據(jù)將開(kāi)票聯(lián)分配給相應(yīng)人員，其余聯(lián)交開(kāi)單員回收裝訂，由財(cái)務(wù)部進(jìn)行跟進(jìn)檢查并保存。（二）、非正常情況的出庫(kù)：1、已開(kāi)《銷(xiāo)售出庫(kù)單》的情況：儲(chǔ)運(yùn)部根據(jù)客服經(jīng)理簽字的《開(kāi)單通知》要求的型號(hào)、數(shù)量、時(shí)間以及包裝要求出貨，提貨人提貨必須簽字，否則不允許放貨?？蛻?hù)提貨后需將客戶(hù)簽字的《銷(xiāo)售出庫(kù)單》返回給銷(xiāo)售助理；2、未開(kāi)《銷(xiāo)售出庫(kù)單》的情況：儲(chǔ)運(yùn)部根據(jù)客服部經(jīng)理簽字的《開(kāi)單通知》填寫(xiě)手寫(xiě)《送貨單》，并交客戶(hù)簽字后返回給銷(xiāo)售助理；銷(xiāo)售助理需將手開(kāi)《送貨單》附到《銷(xiāo)售出庫(kù)單》后留存。3、售后機(jī)出庫(kù)流程參照《售后服務(wù)制度》（三）、單據(jù)傳遞及出貨流程：1、開(kāi)單通知注意事項(xiàng)：（1）、銷(xiāo)售助理根據(jù)采購(gòu)助理的到貨信息，核對(duì)客戶(hù)的應(yīng)收賬款及付款方式，如客戶(hù)不符合出貨條件，告知銷(xiāo)售人員通知上報(bào)客服部經(jīng)理是否送貨。銷(xiāo)售助理不能擅自放貨。（2）、新增加的客戶(hù)，銷(xiāo)售助理必須完整填寫(xiě)《開(kāi)單通知》，包括歸屬人及客戶(hù)完整名稱(chēng)等信息。開(kāi)單員必須完整錄入財(cái)務(wù)系統(tǒng)。（3）、除了長(zhǎng)期合作老客戶(hù)，其余客戶(hù)均應(yīng)填寫(xiě)客戶(hù)的付款方式。備注：1、所有的開(kāi)單通知不得涂改；2、所有的開(kāi)單通知必須客服部經(jīng)理簽字后方可開(kāi)單；2、物流安排及單據(jù)傳遞：（1）、采購(gòu)助理將到貨信息匯總到客服部經(jīng)理處；（2）、銷(xiāo)售助理將送貨信息匯總到客服部經(jīng)理處。（3）、客服部根據(jù)匯總信息以及售后方面發(fā)貨信息以及公司車(chē)輛情況，確定第二日的物流安排；（4）、客服部經(jīng)理將物流信息安排到儲(chǔ)運(yùn)部，由儲(chǔ)運(yùn)部負(fù)責(zé)執(zhí)行。（5）、銷(xiāo)售助理每日下班前需將審核后的《開(kāi)單通知》傳到庫(kù)房，同時(shí)將《銷(xiāo)售出庫(kù)單》傳遞到庫(kù)房；3、收款或者單據(jù)簽收：（1）、如果結(jié)算方式是：貨到票到付款或者貨到付款；A、貨到票到付款：銷(xiāo)售助理在開(kāi)單時(shí)，需同時(shí)寫(xiě)申請(qǐng)到財(cái)務(wù)部開(kāi)票，并與銷(xiāo)售人員及客戶(hù)溝通好后，將發(fā)票、收據(jù)及銷(xiāo)售出庫(kù)單等傳遞到相應(yīng)送貨人員手中，并跟進(jìn)其收回貨款，負(fù)責(zé)交回財(cái)務(wù)部。B、貨到付款：銷(xiāo)售助理負(fù)責(zé)相應(yīng)單據(jù)的傳遞同時(shí)根進(jìn)收款人按照要求的金額收回貨款。（2）、結(jié)算方式是其他方式：A、貨到票到乂乂天付款：送貨時(shí)必須帶上發(fā)票及銷(xiāo)售出庫(kù)單交客戶(hù)簽收。B、其他長(zhǎng)期合作方式：必須將銷(xiāo)售出庫(kù)單交由客戶(hù)簽收。（3）