訂貨及出入庫管理規(guī)定及流程

訂貨及出入庫管理流程及規(guī)定1、貨物訂購流程:（一）、標準機型訂購流程:訂單跟進去客戶信息簽訂合同客服部《內(nèi)部訂單》銷皆人員或銷售助理有存貨供應(yīng)商采購助理無存貨1、銷售人員或者銷售助理接到客戶訂單信息后，首先與客戶確認好客戶要求的交貨時間后，查詢庫存，有庫存直接與客戶簽訂銷售合同，如果是銷售助理與客戶確認的合同必須告知銷售人員確認簽字。待客戶回傳合同后，由銷售助理或銷售人員填寫《內(nèi)部訂單》并注明庫存，同時由銷售助理更新到《訂單跟進表》中，由銷售助理根據(jù)付款方式協(xié)助開單發(fā)貨。2、無存貨的情況下，先由銷售助理根據(jù)銷售人員提供或者客戶要求的貨期交采購助理詢問供應(yīng)商，銷售人員根據(jù)貨期與客戶及供應(yīng)商達成一致后，與客戶簽訂銷售合同。待客戶回傳合同后，由銷售助理或銷售人員填寫《內(nèi)部訂單》并注明庫存，同時由銷售助理更新到《訂單跟進表》中，由銷售助理根據(jù)付款方式協(xié)助開單發(fā)貨。備注：1、《內(nèi)部訂單》必須填寫完整，字跡清晰，不得涂改；如果不清晰，采購助理有權(quán)要求重新填寫；2、《內(nèi)部訂單》原則上由銷售人員填寫，特別是新客戶及特殊要求的客戶訂貨，如果由銷售助理代寫，銷售人員必須簽字確認。2、如廠家提供的交貨時間不能達到客戶的要求，銷售人員必須上報給上級主管，由上級主管出面協(xié)調(diào)；不能未經(jīng)批準強行下單，否則產(chǎn)生的費用由銷售人員和采購助理各承擔(dān)50%。（二）、非標機訂購流程：公司技術(shù)i供應(yīng)商i采購助理倒售人員客戶信息廣:—簽訂合同《內(nèi)部訂單》銷售助理1、銷售人員收到客戶關(guān)于非標機型的訂購信息，首先確認好客戶的要求（各種技術(shù)參數(shù)、安裝形式、外形、圖紙等具體要求），交由采購助理與供應(yīng)商確認后回復(fù)銷售人員，銷售人員根據(jù)客戶要求、供應(yīng)商回復(fù)以及我公司技術(shù)人員進行最終2、確認。2、待確認后，交由采購助理進行詢價及貨期（附上相關(guān)技術(shù)要求和圖紙3、等）；采購助理將廠家詢問價格報給客服部經(jīng)理，由客服經(jīng)理指導(dǎo)進行報價。3、4、由銷售助理做合同給客戶，待客戶回傳后方能下單。4、由銷售助理做合同給客戶，待客戶回傳后方能下單。（3）、特價訂單訂購流程:1、當銷售人員所報價格低于自身權(quán)限價時，必須向上級主管申請價格，經(jīng)批準后方可與客戶簽訂合同；2、采購助理根據(jù)客服經(jīng)理指示向供應(yīng)商申請?zhí)貎r。（4）、貨運方式變更處理流程：1、任何訂單或者合同條款的變更必須以書面形式通知供應(yīng)商更改：2、如需要提前貨期需要選擇空運或者快線需要付費的貨運方式，必須填寫《貨運方式變更申請》提交部門主管批準，如需要公司承擔(dān)費用必須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可。未經(jīng)批準而產(chǎn)生的費用，由其自行承擔(dān)。3、如供應(yīng)商貨期需要延后，由采購助理告知銷售助理與客戶及銷售人員重新確認時間，由客服部經(jīng)理進行監(jiān)督執(zhí)行。二、入庫操作流程：（一）、正常訂貨入庫操作流程：銷傳助理「據(jù)服部經(jīng)

理審核編制《入*爪》采購助理核對儲運P管清點司機取回貨物1、儲運主管根據(jù)司機貨物的貨運單查收貨物，并清點數(shù)量和型號，編制好點貨清單；2、儲運主管將點貨清單傳給采購助理根據(jù)廠家發(fā)貨單進行核對，對于有問題的進行雙方確認修改后反饋一份給儲運主管，儲運主管根據(jù)其進行庫存賬的建立；3、采購助理將核對好的點貨清單給銷售助理簽字并進行登記后編制財務(wù)《采購入庫單》，采購助理將點貨清單交客服部經(jīng)理核價并過單。（2）、非正常訂貨入庫流程：1、本地調(diào)貨入庫流程：（1）、本地調(diào)貨，需要回倉庫的，由采購助理負責(zé)調(diào)貨，并負責(zé)與儲運主管確認其收到貨，由采購助理根據(jù)儲運主管的點貨清單核對好后，編制《采購入庫單》交客服經(jīng)理審核。（2）、本地調(diào)貨，不回倉庫的，由采購助理編寫點貨清單，并編制《采購入庫單》。備注：如有供應(yīng)商的《送貨單》需將《送貨單》附到點貨清單后。2、未回倉庫貨物的入庫流程及規(guī)定:（1）、供應(yīng)商直發(fā)客戶的，由采購助理根據(jù)供應(yīng)商的發(fā)貨清單在供應(yīng)商發(fā)貨5天之內(nèi)編制《采購入庫單》，同時通知銷售助理跟進客戶收貨并開銷售出庫單。（2）、其他所訂回貨物未回庫房，直接送達客戶的情況。由采購助理直接編制《采購入庫單》，待入庫后告知銷售助理開銷售出庫單。3、售后機入庫流程參照《售后服務(wù)制度》。（3）、商品入庫中出現(xiàn)的問題處理：1、數(shù)量不符：商品規(guī)格相同但實際數(shù)量與送貨單上所列數(shù)量不符時，請示采購助理，經(jīng)同意收貨后按實際數(shù)量簽收，并在供應(yīng)商送貨單上注明實收數(shù)量，并請送貨人簽字證明。2、質(zhì)量問題：不符合質(zhì)量要求和驗收標準的，不予收貨，并及時通知采購助理，根據(jù)其解決方案確認是否辦理入庫或退貨手續(xù)。3、包裝問題：如外觀或包裝影響銷售的，不予收貨，并及時通知采購助理，根據(jù)其解決方案確認是否辦理入庫或退貨手續(xù)。如外觀或包裝不影響銷售的，酌情收貨.同時反映給采購助理。4、單、貨不符或單證不全問題：單貨不符（指貨物的品名、型號、規(guī)格不符）時，禁止在送貨單上簽收，需請示相關(guān)客服部同意后可以收貨，但應(yīng)開具收條（一式兩份）給供應(yīng)商（注明具體品名、規(guī)格、數(shù)量）。5、如貨物非我公司所訂貨物，不予收貨。6、對有貨無單的，應(yīng)先請示客服部，經(jīng)同意后按實收數(shù)開具收條（一式兩份）給供應(yīng)商，并督促供應(yīng)商補辦有關(guān)單據(jù)手續(xù)。7、如因貨運公司造成貨物損壞要及時在簽收單上注明數(shù)量及損毀程度并及時告知采購助理同廠家協(xié)商處理此事.根據(jù)處理結(jié)果進行下一步工作。3、銷售出庫操作流程:（一）、正常出庫流程:客服部經(jīng)理'申.核銷輯助理填《涯單通航儲運主管備貨1、銷售助理根據(jù)客戶合同的交貨期以及客戶的付款方式，填寫《開單通知》經(jīng)客服部經(jīng)理簽字審核后，交開單員開單并同時傳到庫房提前備貨。2、客戶部經(jīng)理審核后，銷售助理將開單通知交開單員開單并登記后返回給銷售助理，由銷售助理將單據(jù)傳遞給儲運部或者相應(yīng)人員，并負責(zé)回收單據(jù)將開票聯(lián)分配給相應(yīng)人員，其余聯(lián)交開單員回收裝訂，由財務(wù)部進行跟進檢查并保存。（二）、非正常情況的出庫：1、已開《銷售出庫單》的情況：儲運部根據(jù)客服經(jīng)理簽字的《開單通知》要求的型號、數(shù)量、時間以及包裝要求出貨，提貨人提貨必須簽字，否則不允許放貨?？蛻籼嶝浐笮鑼⒖蛻艉炞值摹朵N售出庫單》返回給銷售助理；2、未開《銷售出庫單》的情況：儲運部根據(jù)客服部經(jīng)理簽字的《開單通知》填寫手寫《送貨單》，并交客戶簽字后返回給銷售助理；銷售助理需將手開《送貨單》附到《銷售出庫單》后留存。3、售后機出庫流程參照《售后服務(wù)制度》（三）、單據(jù)傳遞及出貨流程：1、開單通知注意事項：（1）、銷售助理根據(jù)采購助理的到貨信息，核對客戶的應(yīng)收賬款及付款方式，如客戶不符合出貨條件，告知銷售人員通知上報客服部經(jīng)理是否送貨。銷售助理不能擅自放貨。（2）、新增加的客戶，銷售助理必須完整填寫《開單通知》，包括歸屬人及客戶完整名稱等信息。開單員必須完整錄入財務(wù)系統(tǒng)。（3）、除了長期合作老客戶，其余客戶均應(yīng)填寫客戶的付款方式。備注：1、所有的開單通知不得涂改；2、所有的開單通知必須客服部經(jīng)理簽字后方可開單；2、物流安排及單據(jù)傳遞：（1）、采購助理將到貨信息匯總到客服部經(jīng)理處；（2）、銷售助理將送貨信息匯總到客服部經(jīng)理處。（3）、客服部根據(jù)匯總信息以及售后方面發(fā)貨信息以及公司車輛情況，確定第二日的物流安排；（4）、客服部經(jīng)理將物流信息安排到儲運部，由儲運部負責(zé)執(zhí)行。（5）、銷售助理每日下班前需將審核后的《開單通知》傳到庫房，同時將《銷售出庫單》傳遞到庫房；3、收款或者單據(jù)簽收：（1）、如果結(jié)算方式是：貨到票到付款或者貨到付款；A、貨到票到付款：銷售助理在開單時，需同時寫申請到財務(wù)部開票，并與銷售人員及客戶溝通好后，將發(fā)票、收據(jù)及銷售出庫單等傳遞到相應(yīng)送貨人員手中，并跟進其收回貨款，負責(zé)交回財務(wù)部。B、貨到付款：銷售助理負責(zé)相應(yīng)單據(jù)的傳遞同時根進收款人按照要求的金額收回貨款。（2）、結(jié)算方式是其他方式：A、貨到票到乂乂天付款：送貨時必須帶上發(fā)票及銷售出庫單交客戶簽收。B、其他長期合作方式：必須將銷售出庫單交由客戶簽收。（3）