秘書時(shí)間管理實(shí)務(wù)

秘書時(shí)間管理

roger’s時(shí)間管理方法論 願(yuàn)此時(shí)間管理可以有效提昇學(xué)員的工作效能並且增加各位可用的時(shí)間.多出來(lái)的時(shí)間請(qǐng)留給關(guān)心您的人及您所關(guān)心的人.

您的時(shí)間資源在那裡,您的成就就在那裡.時(shí)間管理大綱一.什麼是時(shí)間管理(30min)二.如何提高工作效率(30min)三.備忘錄實(shí)作(40min)四.執(zhí)行能力的強(qiáng)化(20min)在開(kāi)始之前你的快樂(lè)是…你的成功是…關(guān)心你的人及你所關(guān)心的人是…請(qǐng)閉目一分鐘思考這個(gè)問(wèn)題找出你心的中優(yōu)先順序當(dāng)你知道你只剩下三天的時(shí)間,第一個(gè)浮現(xiàn)在你腦海的人是誰(shuí)?他是你最關(guān)心的人.第一件浮現(xiàn)你腦海的事情是什麼?那是你認(rèn)為最重要的事情可是平時(shí)當(dāng)你掉到忙碌的陷阱時(shí)做的事情有多少是跟這些人或事情相關(guān)的?你知道你可以活久嗎?30年?3年?還是3天?好吧,就把今天當(dāng)作是你的最後1天吧!人,為何安於現(xiàn)狀?為何你我都不滿意現(xiàn)狀,但是卻安於現(xiàn)狀1.無(wú)奈2.因?yàn)楝F(xiàn)狀是你我最熟悉的3.或者是不確定改變之後會(huì)更好我們明明時(shí)間管理不好,卻不想要去改善它.因?yàn)槊Φ脹](méi)有時(shí)間做時(shí)間管理嗎?因?yàn)楦?所以才更要花時(shí)間做時(shí)間管理.時(shí)間管理從那裡開(kāi)始時(shí)間管理不是因?yàn)閷W(xué)習(xí)時(shí)間管理才會(huì)時(shí)間管理,而是從你不滿足於現(xiàn)狀,或者是想要有更好的時(shí)間管理開(kāi)始沒(méi)有人可教你時(shí)間管理,除了你自己覺(jué)得需要的時(shí)候再來(lái)是你需要一個(gè)新的思考方式.什麼是新的思考方式呢?請(qǐng)架設(shè)一座橋,使A至B

距離最短,但是橋不可斜著搭100公尺300公尺AB河水有三片木條,

如何將它們圍成封閉三角形2cm10cm4cm你可知道為為何會(huì)想不不出來(lái)?因?yàn)槟闾徊怀鲈瓉?lái)的的思維習(xí)慣慣但是假設(shè)你你畫了出來(lái)來(lái).恭喜喜你,你你可以用新新的角度去去思考一個(gè)個(gè)舊有的問(wèn)問(wèn)題而roger的的時(shí)間管理理方法論就就是一個(gè)新新的思考方方法,你你只要了解解,接接受,執(zhí)執(zhí)行,持持續(xù)的做就就會(huì)得到一一個(gè)良好的的時(shí)間管理理習(xí)慣你的時(shí)間管管理目標(biāo)設(shè)設(shè)定幫自己設(shè)定定個(gè)目標(biāo)吧吧比如說(shuō):三三個(gè)月之之後自己做做完原有的的事情後,時(shí)間還還可多出30%你的期望:不把工工作帶回家家;假日日不用趕到到公司;一一天花幾幾個(gè)小時(shí)陪陪陪家人或或者是你最最關(guān)心的人人;一個(gè)個(gè)禮拜花些些時(shí)間到外外面走走……時(shí)間管理是是什麼?先瞭解時(shí)間間管理不是是什麼?時(shí)間本身不不是問(wèn)題.因?yàn)槊棵總€(gè)人每天天所擁有的的時(shí)間都是是一樣多所以時(shí)間管管理的問(wèn)題題本身不在在於時(shí)間多多少,而而是在於自己如何善善用及分配配你自己的的時(shí)間…關(guān)關(guān)注如何有效率率的把事情情做出來(lái)……效率如何做最好好的時(shí)間規(guī)規(guī)劃…計(jì)劃劃如何說(shuō)到做做到…執(zhí)行行力持續(xù)時(shí)間管管理的做法法…習(xí)慣養(yǎng)養(yǎng)成時(shí)間管理是什麼?時(shí)間管理是是讓自己更更有績(jī)效,更富效效能效率是你能能夠善用資資源或者熟熟能生巧地地把事情做做完效能是很聰聰明地把事事情做好.多聽(tīng)聽(tīng)聽(tīng)專家的意意見(jiàn),找找到最佳方方法,事事先有計(jì)劃劃地做事情情時(shí)間管理從從良好的計(jì)計(jì)劃開(kāi)始,良好的的計(jì)劃又從從行動(dòng)開(kāi)始始.有計(jì)計(jì)劃沒(méi)行動(dòng)動(dòng),達(dá)成成率為零.有行動(dòng)動(dòng)沒(méi)計(jì)劃容容易浪費(fèi)時(shí)時(shí)間在修正正錯(cuò)誤上,所以兩兩者應(yīng)該並並重讓我們先來(lái)來(lái)討論…準(zhǔn)備:A4白紙,一般書書寫筆(紅紅,黑,藍(lán)藍(lán)筆)請(qǐng)分組每組組5-6人人請(qǐng)寫出每天天妳花在工工作最多的的時(shí)間是什什麼?請(qǐng)寫出每件件工作平均均花掉多少少你多少時(shí)時(shí)間?每件事情請(qǐng)請(qǐng)判斷它是是急或不急急,重要要或不重要要請(qǐng)按照所花花時(shí)間最多多排序下來(lái)來(lái)每組只要報(bào)報(bào)告10個(gè)個(gè)每一組指派派一位代表表報(bào)告排序事情時(shí)間重要/急12…時(shí)間管理架架構(gòu)緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩請(qǐng)排出正確確的行事優(yōu)優(yōu)先順序????ABCD緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩正確的行事事優(yōu)先順序序緊迫的事不緊迫的事重要的事設(shè)備故障,生產(chǎn)停擺重傷害急救員工產(chǎn)生肢體衝突顧客抱怨停電計(jì)劃之研擬技能之提升公關(guān)之促進(jìn)問(wèn)題之調(diào)查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會(huì)議之出列席有些無(wú)謂的請(qǐng)託有些臨時(shí)的邀約有些交際應(yīng)酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個(gè)人嗜好的沈迷陷阱一:時(shí)時(shí)間的配置置不對(duì)Reaction消消極回應(yīng)v.s.Proaction積積極掌握積極掌握就就是擬定計(jì)計(jì)劃,做做好事情事事先的準(zhǔn)備備,不要要等事情發(fā)發(fā)生了再來(lái)來(lái)補(bǔ)救.譬譬如說(shuō)客客戶的要求求事先未澄澄清,做做出好幾千千個(gè)產(chǎn)品後後再來(lái)修補(bǔ)補(bǔ),要花花多少時(shí)間間呢?而而客戶會(huì)如如何想呢最好的控制制是預(yù)防不合理的時(shí)時(shí)間配置I.45%處理危機(jī)II5%IV15%II.35%明智的時(shí)間間配置III1.重要的的事情著重重在PlanPlan著著重在DoDo著重重在CheckCheck著重在在Action2.重要的的事情要逐逐漸地交給給信任的部屬屬,這叫叫“灌能能”如何克服忙忙與盲的窠窠臼第一件事情情是把這些些迫在眉睫睫的事情很很快地把它它解決.第二件事情情是再多花花一點(diǎn)時(shí)間間,去想想想以後要要怎麼做才才能不用處處理這些事事情,或或者不用這這麼緊張地地處理這件件事情.一天的時(shí)間間要花大部部份時(shí)間在在思考事情情要怎樣做做是最節(jié)省省時(shí)間最不不花力氣的的.而不不是很快的的把已經(jīng)發(fā)發(fā)生的事情情處理完畢畢陷阱二:拖延延除了第四四項(xiàng)以外外,其其它的做做起來(lái)都都不太愉愉快不急的事事情一拖拖延之後後往往變變成緊急急的事情情緊迫的事不緊迫的事重要的事1st2nd不重要的事3rd4th克服1.成本/效益分分析法成本..................好處..................克服2.思維習(xí)習(xí)慣的改改變這件事令令人感到到為難,但是是它非做做不可,因此此我立即即將它做做完,以以便儘儘早忘掉掉它.養(yǎng)成速戰(zhàn)戰(zhàn)速?zèng)Q的的習(xí)慣將事情切切成好幾幾塊小塊塊任務(wù),快速速地完成成每一塊塊的任務(wù)務(wù)先完成容容易的部部份,讓讓事情情有進(jìn)度度,再再完成最最關(guān)鍵的的20%,讓讓事情看看起來(lái)像像做完80%一般般.(大塊時(shí)時(shí)間法則則)陷阱三:事必必躬親諸葛亮凡凡事必躬躬親,後後來(lái)過(guò)過(guò)勞而死死.為何需要要事事躬躬親?要求標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)過(guò)高不放心部部屬,不不信任任部屬因?yàn)榕虏坎繉偃〈嗄?就就是將將重要的的事情交交給他人人去做,讓他他可以學(xué)學(xué)習(xí)處理理事情也也學(xué)習(xí)獨(dú)獨(dú)當(dāng)一面面.過(guò)過(guò)程給予予重點(diǎn)的的輔導(dǎo),上軌軌道之後後即完全全授權(quán),但是授權(quán)權(quán)卻不授授責(zé)陷阱四:有求求必應(yīng)受人尊敬敬重要,還是是受人歡歡迎重要要每個(gè)人都都有一個(gè)個(gè)好朋友友,叫叫“施施小惠””,可可以適當(dāng)當(dāng)?shù)亟邮苁?不自量力力而接受受他人請(qǐng)請(qǐng)託只有有兩種結(jié)結(jié)果,一一是累累死自己己,二二是信用用受損努力自己己茁壯成成為大樹樹,讓讓自己的的果實(shí)惠惠及眾人人面對(duì)任何何事情馬上做拒絕做賦權(quán)給別別人做延遲做值得做嗎嗎?需親自做做嗎?應(yīng)馬上做做嗎?NNN結(jié)論是……1.捨得得2.勇於於拒絕3.交待待1.怡情情養(yǎng)性2.輕鬆鬆一下時(shí)間管理理架構(gòu)1.兵貴貴速戰(zhàn)速速?zèng)Q2.多花花一點(diǎn)時(shí)時(shí)間去思考……1.決勝勝於廟堂堂之上2.灌能能均衡緊迫的事事不緊迫的的事重要的事事不重要的事如何提高高工作效效率提高工作作效率的的三方法法三法則則三個(gè)方法法1.了了解自己己每天不不同時(shí)段段體力的的分佈狀狀況來(lái)決決定要做做什麼樣樣事情2.讓讓自己充充滿活力力,最最簡(jiǎn)單的的方法,就是是養(yǎng)成每每個(gè)禮拜拜固定運(yùn)運(yùn)動(dòng)的好好習(xí)慣3.均均衡的生生活作息息,培培養(yǎng)一個(gè)個(gè)良好的的嗜好三個(gè)法則則1.批批次處理理法則.集中中時(shí)段處處理所有有性質(zhì)相相同的事事情2.80/20法法則,這這法則則是在有有限的時(shí)時(shí)間挑選選出重要要的事情情來(lái)做3.高高效率法法則:roger大塊塊時(shí)間法法則批次處理理法則一段時(shí)間間處理同同一性質(zhì)質(zhì)的事情情,一一次處理理多件,多件件累積到到一定數(shù)數(shù)量才處處理如果個(gè)別別處理或或出現(xiàn)才才處理會(huì)會(huì)把自己己的時(shí)間間切割成成很多片片斷,譬譬如看看Email,接接電話,或者者是不速速之客的的打斷都都是…一次只只專心心完成成一整整塊的的任務(wù)務(wù),不不要要心有有二用用,避避免免出錯(cuò)錯(cuò)反而而要花花更多多的時(shí)時(shí)間處處理後後續(xù)的的問(wèn)題題80/20法法則theVitalFew&theTrivialMany柏拉圖圖法則則花最少少的力力氣,獲獲得最最多的的效益益你所完完成的的工作作裡,80%的成成果,來(lái)自自於20%的時(shí)時(shí)間=>也也就是是說(shuō)80%的努努力是是與成成果低低相關(guān)關(guān)的80/20原原理意意示圖圖80%時(shí)間20%時(shí)間80%成效20%成效重要的的少數(shù)事事物瑣碎的的多數(shù)事事物規(guī)劃有有效的的做法法roger大大塊時(shí)時(shí)間法法則:30/90法則則大塊時(shí)時(shí)間法法則是是培養(yǎng)養(yǎng)工作作情緒緒的法法則,前前30分鐘鐘做容容易做做的事事情讓讓事情情看起起來(lái)有有進(jìn)度度;後後90分分鐘做做最重重要的的事情情.儘量讓讓這120分鐘鐘不受受干擾擾,你你可可以告告知週週遭的的人或或者主主動(dòng)拒拒絕干干擾養(yǎng)成習(xí)習(xí)慣一一天至至少一一塊大大塊時(shí)時(shí)間,每每天保保有基基本的的績(jī)效效,有有心心情時(shí)時(shí)再做做第二二塊,則則有高高績(jī)效效大塊時(shí)時(shí)間三三步曲曲1.把把今今天要要做的的事情情一一一列舉舉出來(lái)來(lái),分分成成容易易做的的,重重要要的及及其它它的事事情,由80/20法則則排出出事情情處理理的優(yōu)優(yōu)先順順序2.前前30分分鐘完完成最最容易易完成成的事事情,時(shí)時(shí)間一一到不不管有有沒(méi)有有做完完就切切到重重要事事情上上3.後後90分分鐘完完成最最重要要的事事情.若若做得得起勁勁時(shí)一一直做做下去去也無(wú)無(wú)所謂謂有空的的時(shí)間間再來(lái)來(lái)做其其它未未完成成容易易的事事大塊時(shí)時(shí)間示示範(fàn)列舉今今天要要做的的事-快速速回Email-打電電話-規(guī)劃劃專案案-開(kāi)會(huì)會(huì)-批電電子文文件-歸還還文件件-與同同事溝溝通…以難易易度排排列易易難1固定時(shí)時(shí)間易易難2…前30分先先做簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的事事情後90分再再做難難的的事情情(1)(2)(3)1.捨捨得2.勇勇於拒拒絕3.交交待1.怡怡情養(yǎng)養(yǎng)性2.輕輕鬆一一下良好的的時(shí)間間管理理來(lái)自自於計(jì)計(jì)劃1.兵兵貴速速戰(zhàn)速速?zèng)Q2.快快刀斬?cái)貋y麻麻1.決決勝於於廟堂堂之上2.灌灌能均衡衡緊迫的的事不緊迫迫的事事重要的的事不重要的事事PADC不好好耗用時(shí)時(shí)間花時(shí)間間在計(jì)計(jì)劃上上才是是最最節(jié)省省時(shí)間間的作作法耗用時(shí)時(shí)間計(jì)劃是是什麼麼?妳要往往哪裡裡去?目標(biāo)設(shè)設(shè)定(目目的)妳如何何去?目標(biāo)如如何達(dá)達(dá)成(手手段)執(zhí)行是是從那那裡展展開(kāi)日常業(yè)業(yè)務(wù)老闆指指示狀況執(zhí)行匯整進(jìn)進(jìn)度報(bào)報(bào)告告回報(bào)報(bào)妳每天在做的事情備忘錄時(shí)間管管理的的利器器:to-doList備忘錄緊急的的事情情1.老老闆今今天交交待2.臨臨時(shí)狀狀況重要的的事情情1.工工作計(jì)計(jì)劃2.人人生規(guī)規(guī)劃3.家家庭,健康康,財(cái)財(cái)富ScheduleList1.Meeting2.行行事曆曆3.紀(jì)紀(jì)念日日RoutineWork1.日日常工工作2.定定期約約會(huì)如何計(jì)計(jì)劃要要執(zhí)行行的事事項(xiàng)列出ToDo-CheckList,該該做做的事事情由由專案案的任任務(wù)項(xiàng)項(xiàng)目展展開(kāi)要設(shè)計(jì)有CheckBox,如:□for要把計(jì)劃外的的變數(shù)(如:突發(fā)狀況)也納入考量量,如工作作時(shí)間乘上1.5倍每天下班後花花10分鐘檢檢討今天做的的事情及計(jì)劃劃明天要做的的事情備忘錄實(shí)作作1.製作當(dāng)天天個(gè)人約會(huì),會(huì)議及例例行事項(xiàng)放入入2.列出您今今天要做的事事情,分成成一定要做的的事,容易的的事,突發(fā)發(fā)的事,可可以先緩一緩緩的事3.依照大塊塊時(shí)間法則擺擺入.執(zhí)行行完畢後□打勾4.下班時(shí)將將今天沒(méi)有做做完的+明天天的要做事情情再重寫一張張時(shí)間:20分請(qǐng)準(zhǔn)備書寫紙紙兩張執(zhí)行能力的強(qiáng)強(qiáng)化良好工作習(xí)慣慣的養(yǎng)成兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q決養(yǎng)成做備忘錄錄的習(xí)慣可以早上做完完的事,決不不拖到下午完完成

可以一一天做完的事事,決不分成成兩天完成每天至少完成成一件事情,特別是在在工作情緒低低潮時(shí)“執(zhí)行”的寫寫照J(rèn)ustDoIt奉備忘錄的ToDo-CheckList如聖旨旨行動(dòng)才是企劃劃的開(kāi)始把掌控著力焦焦點(diǎn)集中在計(jì)計(jì)劃最緊要的的20%執(zhí)行能力鋒利利如倚天劍.劍鋒到處處,刀折劍劍斷“執(zhí)行”的需需要與不需要要不需要退卻思考,猶豫豫需要“蝦米都不驚驚”,勇往往直前毅力轉(zhuǎn)彎韌性執(zhí)行不是一成成不變的合理性Reasonable表表示用心試探一下是不不損傷毫髮的的平時(shí)基本觀念念(Sense)的建立立,在臨場(chǎng)場(chǎng)應(yīng)用時(shí)最能能顯現(xiàn)效果應(yīng)變的意示圖圖:投石問(wèn)問(wèn)路Marty,100元賣給你Roger,100元太貴了,70!(推推看!)我成本才80,70門都沒(méi)有!不行,90.(擋擋看!)Buffer緩衝區(qū)並不是每件事事情都那麼的的急如果我們每件件事情都要即即時(shí)地處理掉掉,相信我我們會(huì)變得神神經(jīng)兮兮的所以應(yīng)該要有有一個(gè)地方讓讓我們放一些些比較不必馬馬上處理掉的的事情,但但是時(shí)間到時(shí)時(shí)又要能提醒醒我們?nèi)绾翁幚砬榫w緒低潮每天至少完成成一件事情完成事情的定定義完整的相關(guān)的善後的記錄的文件通常完成一完完整任務(wù)就會(huì)會(huì)有力氣再做做第二件事情情個(gè)人習(xí)慣的養(yǎng)成當(dāng)你了解了某某一個(gè)觀念,如WBS,大塊時(shí)時(shí)間法則,進(jìn)進(jìn)而接受它它執(zhí)行它時(shí),經(jīng)過(guò)廿一一天之後你就就可以把這個(gè)個(gè)觀念內(nèi)化,並且將這這種做法化為為生活中的習(xí)習(xí)慣…這就是是習(xí)慣養(yǎng)成法法則當(dāng)你覺(jué)得需要要時(shí)間管理,去做時(shí)間間管理,得得到實(shí)質(zhì)的好好處,更強(qiáng)強(qiáng)化自己時(shí)間間管理的動(dòng)機(jī)機(jī),成為一一良好的正向向循環(huán)我的成功和快快樂(lè)的定義就就是…9、靜夜夜四無(wú)無(wú)鄰，，荒居居舊業(yè)業(yè)貧。。。12月月-2212月月-22Sunday,December25,202210、雨中中黃葉葉樹，，燈下下白頭頭人。。。20:32:1820:32:1820:3212/25/20228:32:18PM11、以以我我獨(dú)獨(dú)沈沈久久，，愧愧君君相相見(jiàn)見(jiàn)頻頻。。。。12月月-2220:32:1820:32Dec-2225-Dec-2212、故故人人江江海海別別，，幾幾度度隔隔山山川川。。。。20:32:1820:32:1820:32Sunday,December25,202213、乍見(jiàn)翻翻疑夢(mèng)，，相悲各各問(wèn)年。。。12月-2212月-2220:32:1820:32:18December25,202214、他鄉(xiāng)生生白發(fā)，，舊國(guó)見(jiàn)見(jiàn)青山。。。25十十二月20228:32:18下午午20:32:1812月-2215、比不不了得得就不不比，，得不不到的的就不不要。。。。。十二月月228:32下下午午12月月-2220:32December25,202216、行動(dòng)出成成果，工作作出財(cái)富。。。2022/12/2520:32:1820:32:1825December202217、做前，能能夠環(huán)視四四周；做時(shí)時(shí)，你只能能或者最好好沿著以腳腳為起點(diǎn)的的射線向前前。。8:32:18下下午8:32下下午20:32:1812月-229、沒(méi)有失敗敗，只有暫暫時(shí)停止成成功！。12月-2212月-22Sunday,December25,202210、很很多多事事情情努努力力了了未未必必有有結(jié)結(jié)果果，，但但是是不不努努力力卻卻什什么么改改變變也也沒(méi)沒(méi)有有。。。。20:32:1820:32:1820:3212/25/20228:32:18PM11、成成功功就就是是日日復(fù)復(fù)一一日日那那一一點(diǎn)點(diǎn)點(diǎn)點(diǎn)小小小小努努力力的的積積累累。。。。12月月-2220:32:1820:32Dec-2225-Dec-2212、世世間間成成事事，，不不求求其其絕絕對(duì)對(duì)圓圓滿滿，，留留一一份份不不足足，，可可得得無(wú)無(wú)限限完完美美。。。。20:32:1820:32:1820:32Sunday,December25,202213、不知知香積積寺，，數(shù)里里入云云峰。。。12月月-2212月月-2220:32:1820:32:18December25,202214、意志堅(jiān)堅(jiān)強(qiáng)的人人能把世世界放在在手中像像泥塊一一樣任意意揉捏。。25十十二月20228:32:18下午午20:32:1812月-2215、楚塞三三湘接，，荊門九九派通。。。。十二月228:32下午午12月-2220:32December25,202216、少年十十五二十十時(shí)，步步行奪得得胡馬騎騎。。2022/12/2520:32:1820:32:1825December202217、空山新新雨后，，天氣晚晚來(lái)秋。。。8:32:18下午午8:32下午午20:32:1812月-229、楊柳散散和風(fēng)，，青山澹澹吾慮。。。12月-2212