009信息交流控制程序

文件名稱編號：CX009程序文件信息交流管理程序版本/狀態(tài)：A/01、目的本程序規(guī)定了在組織內(nèi)不同層次和職能部門，組織與顧客、組織與供方之間建立適宜的溝通渠道，確保管理體系的有效性。2、適用范圍本程序適用于組織內(nèi)從總經(jīng)理到員工的縱向內(nèi)部溝通和各職能部門之間的橫向內(nèi)部溝通，以及組織與顧客，組織與供方之間的外部信息交流及溝通。3、主要職責3.辦公室負責與外部進行聯(lián)絡(luò)溝通。2營銷部負責與顧客的聯(lián)絡(luò)溝通。3營銷部負責與供方的聯(lián)絡(luò)與溝通。4、程序內(nèi)容1縱向內(nèi)部溝通上下級的溝通：建立工作例會制度，每月至少舉行一次，由總經(jīng)理或副總經(jīng)理主持各部門主管（必要時擴大至所有員工）參加的工作例會，及時將最高管理者的指示傳達到各級人員，同時也能讓最高管理層迅速了解各部門工作動態(tài)，目標完成情況，傾聽各部門主管的意見及合理化建議，以便作出有效的改進措施；對于重大人事問題，將召開人事評議會議進行溝通解決，對于重大質(zhì)量問題，由技術(shù)部召開會議處理.4.1.2上述會議中作出的決議性事項，必要時以《會議記錄》形式下發(fā)有關(guān)部門及相關(guān)人員，貫徹實施。由下至上的溝通:為充分發(fā)揮員工的智能，激發(fā)全體員工的積極性和創(chuàng)造力，利用提案活動，推動整個組織總體目標的達成，員工以提案建議書的形式上報或直接反映至管理層。4.2橫向內(nèi)部溝通各部門須建立良好的聯(lián)絡(luò)溝通渠道，凡須大家周知的事項將以通知的形式迅速傳達至各部門。4.2.2辦公室負責將組織經(jīng)營管理理念、管理方針、目標以墻報、文件制度等形式進行宣傳。4.2.3公司鼓勵各部門間以及各部門和上下級間開展各種非正式的活動，充分利用重大節(jié)假日組織舉辦一些豐富多彩、寓教于樂的知識文體活動，以增進全體員工文件名稱編號：CX009程序文件信息交流管理程序版本/狀態(tài)：A/0的相互朋了解和信任。4.3外部信息交流4.3.1外部信息的內(nèi)容，至少但不限于適用的質(zhì)量、環(huán)境法律法規(guī)變化的信息、市場動向、項目設(shè)計信息、合同的處理及更改、顧客反饋的信息、政府部門（質(zhì)量、勞動、技術(shù)監(jiān)督、環(huán)保和消防等）對公司的要求、周邊單位和居民對公司在質(zhì)量、安全、環(huán)保方面的投訴及期望等。4.3.2外部信息的接收和處理a、外部質(zhì)量、環(huán)境信息由各對口部門接收、記錄，并及時將質(zhì)量、環(huán)境方面的信息傳遞給相關(guān)部門，由對口部門進行調(diào)查并提出處理意見，必要時報主管副總批準后答復對方。b、對顧客的投訴，按《與顧客有關(guān)過程控制程序》進行處理。c、生產(chǎn)部負責將認證機構(gòu)監(jiān)測、檢查結(jié)果等信息傳遞給相關(guān)部門，當檢查結(jié)果出現(xiàn)不符合情況時，按照《不符合及糾正預防措施控制程序》進行處理。d、政策、法律法規(guī)、標準類的信息由技術(shù)部負責收集、更新、整理，按《文件和資料控制程序》進行處理。e、生產(chǎn)部應(yīng)及時答復和處理顧客、周邊單位及居民、承包方各級員工及進入作業(yè)場所的人員對環(huán)境問題的要求和投訴。4.3.3公司決定就以下的重要環(huán)境因素與外界進行交流（4.3.1/4.3.2未列明的項目）a、法律法規(guī)所要求的，如夜間施工、占用市政設(shè)施；b、相關(guān)方高度關(guān)注的其他事項，由公司技術(shù)部決定處理的方式；c、溝通的方式、方法按相關(guān)規(guī)定處理，如政府夜間施工申報程序等。4員工及員工代表有權(quán)參與下列職業(yè)健康安全的管理a、有權(quán)參與公司的職業(yè)健康安全方針和程序的制定、評審和修訂。b、作業(yè)場所內(nèi)職業(yè)健康安全情況的變化，直接影響員工的健康安全，公司如計劃直接或間接地改變某一作業(yè)場所職業(yè)健康安全情況時，要事先同員工或其代表商討。c、公司的職業(yè)健康安全狀況要受員工的監(jiān)督，公司要及時聽取員工在職業(yè)健康安全方面的意見和建議，員工在公司的職業(yè)健康安全事務(wù)中享有代表的權(quán)力。文件名稱編號：CX