大型水電站檔案管理

大型水電站工程檔案管理作為一個(gè)從事大型水電站建設(shè)管理的建設(shè)單位，在從事工程建設(shè)管理的活動(dòng)成果有兩個(gè)：一是向國(guó)家交驗(yàn)一個(gè)合格的電站工程；另一個(gè)就是項(xiàng)目工程檔案。而后一成果往往不能和第一個(gè)成果相提并論，故而也得不到相應(yīng)的重視。其實(shí)，如果從生命周期上來(lái)看，一個(gè)電站的使用價(jià)值按設(shè)計(jì)上安全考核，若周期是五十年，但是一個(gè)項(xiàng)目工程檔案生命的周期就不僅是五十年，而是數(shù)百年，甚至更長(zhǎng)。再以其經(jīng)濟(jì)價(jià)值來(lái)看，一座水電站投產(chǎn)的經(jīng)濟(jì)效果是十分巨大的。但項(xiàng)目工程檔案同樣是一個(gè)十分巨大的經(jīng)濟(jì)寶藏。它是凝結(jié)了數(shù)萬(wàn)科技、設(shè)計(jì)、技術(shù)。施工人員勞動(dòng)智慧成果的結(jié)晶。在工程建設(shè)中會(huì)有許多以科研試驗(yàn)到適用的新材料。新技術(shù)的產(chǎn)生，把它們適用到生產(chǎn)建設(shè)中。同樣會(huì)產(chǎn)生為社會(huì)創(chuàng)造巨大的財(cái)富，由此可見(jiàn)項(xiàng)目工程檔案管理工作不應(yīng)忽視，更要大大加強(qiáng)，搞大型水電站項(xiàng)目工程檔案工作。使項(xiàng)目工程檔案準(zhǔn)確、真實(shí)、齊全完整的歸檔，是我們每一個(gè)電站建設(shè)者義不容辭的責(zé)任，更是我們檔案工作者應(yīng)有的職業(yè)道德與責(zé)任。對(duì)檔案及檔案工作的認(rèn)識(shí)檔案及檔案工作，既不引人注目，又無(wú)多大實(shí)惠。有的形象的比喻為“被人遺忘的角落”，其實(shí)檔案及檔案工作，在中華文明悠久歷史長(zhǎng)河中，它們都有著崇高的，不可替代的作用。中國(guó)之所以被舉世公認(rèn)為四大文明古國(guó)，而其文明是惟一一個(gè)從遠(yuǎn)古至今綿延不斷的偉大文明。這是祖國(guó)大地上有眾多的文化古跡保留至今，更有大量的史藉文獻(xiàn)保留至今，這些與古代檔案工作者的默默奉獻(xiàn)分不開(kāi)的。有一副對(duì)聯(lián)寫得好：操董孤直筆，讀司馬文章。頌揚(yáng)的就是我們祖先忠于歷史、不惜犧牲自己性命，也要用筆記錄下歷史真相的高尚情操。這樣的事例在古人中屢見(jiàn)不鮮：如唐玄奘，又如“霽虹橋御碑記”。（講一件小事，瀾滄江最大洪水?dāng)?shù)據(jù)的得到）由此可見(jiàn)，古代檔案雖然表面與我們水電建設(shè)似乎毫無(wú)相關(guān)，但它確實(shí)在我們今天水電建設(shè)發(fā)揮了不可替代的作用，從中可以看出檔案與檔案工作的重要性，從歷史的、社會(huì)的角度來(lái)認(rèn)識(shí)檔案及檔案工作，怎么強(qiáng)調(diào)也不過(guò)分，何況大型水電站這樣的項(xiàng)目工程檔案，它是匯集了地質(zhì)勘測(cè)、天文氣象、科研設(shè)計(jì)、設(shè)備制造、安全環(huán)保等眾多學(xué)科門類及廣大科研設(shè)計(jì)、技術(shù)施工人員智慧及勞動(dòng)成果的結(jié)晶，它蘊(yùn)藏著的巨大價(jià)值更是無(wú)法估量。所以，保證水電站項(xiàng)目工程檔案真實(shí)、準(zhǔn)確、齊全完整地歸檔，既是我們檔案工作者愛(ài)崗敬業(yè)的具體體現(xiàn)，更是我們對(duì)國(guó)家、社會(huì)、歷史負(fù)責(zé)的具體體現(xiàn)。我們從這樣的角度來(lái)認(rèn)識(shí)檔案及檔案工作，對(duì)我們從事的檔案工作，不能有絲毫的懈怠。項(xiàng)目工程檔案管理工作的特點(diǎn)要搞好這項(xiàng)工作，首先、要對(duì)這項(xiàng)工作的特點(diǎn)有準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)，大型水電站工程檔案管理工作都有以下特點(diǎn)：1、時(shí)間跨度長(zhǎng)（例如，漫灣水電站檔案管理，從地質(zhì)勘測(cè)檔案資料收集開(kāi)始，1974~1996年，跨越了22個(gè)年頭）；2、涉及門類、學(xué)科、專業(yè)多，如地質(zhì)勘測(cè)，水文氣象，科研試驗(yàn)，設(shè)備制造，施工安裝，征地移民，生態(tài)環(huán)保，消防安全等，可以說(shuō)是眾多學(xué)科、專業(yè)科技，工程檔案資料的大匯集；3、參建單位多：參加水電站建設(shè)的單位，科研設(shè)計(jì)，設(shè)備制造，施工安裝，一般都在數(shù)十個(gè)以上。由此，可以看出，項(xiàng)目工程檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，必須采取“全程跟蹤”的管理方式，加深過(guò)程管理，強(qiáng)調(diào)全程跟蹤管理，方能搞好。建立覆蓋所有參建單位的工作網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)絡(luò)建立起來(lái)后，要形成信息交流通暢，反饋迅速相互配合的運(yùn)行機(jī)制，從組織措施上為工作提供保障。四、分清職責(zé)、管理到位項(xiàng)目工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)形成后，要明確各自責(zé)任，管理到位：建設(shè)單位及綠色工程單位負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任早在經(jīng)濟(jì)計(jì)劃時(shí)期，國(guó)家就以紅頭文件的形式：如國(guó)家計(jì)委、國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)文“[88年4號(hào)]”文中明確指出，建設(shè)單位及相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)大型重點(diǎn)基建工程檔案管理負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，必須為所承建工程安置適應(yīng)工程檔案管理工作所需要的工作機(jī)構(gòu)及職能管理部門，并配備適應(yīng)工作需要的人員、條件及設(shè)備。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，無(wú)論是國(guó)家要求，還是企業(yè)本身管理水平提高角度來(lái)看，對(duì)這項(xiàng)工作要求越來(lái)越規(guī)范，需求也越來(lái)越大，所以對(duì)檔案管理工作，只能加強(qiáng)不能放松，領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任也越來(lái)越重要。建設(shè)單位檔案室的責(zé)任建設(shè)單位檔案室處于整個(gè)網(wǎng)絡(luò)的中心位置，既工作機(jī)構(gòu)又是檔案職能管理部門，主要具備：(1)、根據(jù)國(guó)家有關(guān)文件的精神，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范編制項(xiàng)目工程檔案的歸檔辦法，歸檔標(biāo)準(zhǔn)以及檔案工作的規(guī)章制度。(2)、對(duì)各參建單位的工作人員及檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行業(yè)務(wù)輔導(dǎo)、培訓(xùn)，以工程檔案資料收集、積累、整理、分類、立卷、歸檔的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全程跟蹤管理，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，保證歸檔案卷質(zhì)量，減少歸檔時(shí)的返工率。(3)、參加工程協(xié)調(diào)，工程竣工驗(yàn)收會(huì)，參加機(jī)電設(shè)備的開(kāi)箱，保證重要設(shè)備隨機(jī)技術(shù)文件資料的及時(shí)回收。(4)、編制適合本項(xiàng)目工程實(shí)際的項(xiàng)目工程檔案資料分類大綱并發(fā)給各參建單位，為編制一份分類科學(xué)，合理，聯(lián)系緊密，查找方便的竣工檔案打下基礎(chǔ)。施工單位的責(zé)任施工單位的技術(shù)負(fù)責(zé)人，對(duì)本單位綠色工程應(yīng)歸檔，檔案資料的真室、準(zhǔn)確、齊全完整負(fù)責(zé)審核，把關(guān)并組織本單位檔案工作人員，按歸檔要求對(duì)應(yīng)歸檔，檔案資料進(jìn)行整編，按時(shí)向建設(shè)單位完成歸檔工作。施工單位的檔案工作人員則負(fù)責(zé)本單位應(yīng)歸檔資料的收集、積累、分類、立卷等工作。4、監(jiān)理工程師單位責(zé)任監(jiān)理工程師單位不僅負(fù)責(zé)本單位應(yīng)歸檔資料的整編，還要對(duì)施工單位應(yīng)歸檔資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、齊全完整把關(guān)，并督促施工單位按期完成工程檔案的歸檔移交。五、編制分類大綱建設(shè)單位檔案室，要按“水電廠0—9大類分類表”，編制適合本項(xiàng)目工程實(shí)際的分類大綱。首先，要了解本項(xiàng)目工程的分部分項(xiàng)，因?yàn)椋笮退娬竟こ淌铸嫶?，必須按工程?guī)律及進(jìn)展，方能分階段、有秩序的進(jìn)行：前期工程1、對(duì)外交通工程前期工程2、場(chǎng)內(nèi)交通工程3、輸電線路工程4、征地移民工程5、房建及其它工程截流工程截流工程1、導(dǎo)流洞工程2、上、下圍堰工程3、截流工程1、左岸工程2、右岸工程主體工程3、河床壩段工程主體工程4、消力池、護(hù)坦工程5、壩基防滲及排水廊道6、壩基防滲固結(jié)帷幕灌漿8、大壩接縫灌漿9、壩基固結(jié)灌漿10、大壩灌漿隧洞11、大壩其它工程廠房工程1、壓力引水隧洞廠房工程2、主廠房工程3、副廠房工程4、安裝間5、廠房系統(tǒng)輔助洞室工程1、主變洞輸電工程2、母線洞輸電工程3、尾水洞4、尾水調(diào)壓室5、高壓電氣開(kāi)關(guān)站6、變電站以上只是對(duì)項(xiàng)目工程的一個(gè)粗淺了解，有了這一了解，我們對(duì)項(xiàng)目工程檔案管理就不至于陷入盲人摸象的境地，就能掌握工作的主動(dòng)權(quán)。項(xiàng)目建議及批復(fù)項(xiàng)目建議書項(xiàng)目建議及批復(fù)請(qǐng)求立項(xiàng)的報(bào)告國(guó)家發(fā)改委及相關(guān)部委批復(fù)水規(guī)總院批復(fù)可行性研究報(bào)告環(huán)保資源評(píng)估及批復(fù)可行性研究報(bào)告可行性研究報(bào)告前后文件及資料憑證性文件材料可行性研究報(bào)告文件及附圖憑證性文件材料國(guó)家相關(guān)部委對(duì)可行性報(bào)告的批復(fù)設(shè)計(jì)計(jì)劃任務(wù)書設(shè)計(jì)計(jì)劃任務(wù)書初設(shè)之前相關(guān)部委、水規(guī)總院等批示文件、函件設(shè)計(jì)計(jì)劃書、相關(guān)部委及水規(guī)總院批文移民規(guī)劃相關(guān)部委、省政府，規(guī)劃總院對(duì)移民計(jì)劃的批文、函件移民規(guī)劃庫(kù)區(qū)移民規(guī)劃書施工區(qū)移民規(guī)劃書其它移民規(guī)劃書（含移民生產(chǎn)、生活設(shè)施、公路新建、改擴(kuò)建、新建高壓電力線路）土地征用征地移民規(guī)劃設(shè)計(jì)書（含庫(kù)區(qū)、施工區(qū)）及設(shè)計(jì)圖土地征用征地批準(zhǔn)文件征用及租用土地區(qū)域紅線圖及土地使用證合同、協(xié)議施工執(zhí)照勘測(cè)設(shè)計(jì)、科研、咨詢、技術(shù)服務(wù)合同合同、協(xié)議施工執(zhí)照電站主體工程勘測(cè)設(shè)計(jì)合同工程施工合同設(shè)備采購(gòu)合同其他合同設(shè)計(jì)、科研、施工等單位執(zhí)照投標(biāo)文件各分標(biāo)施工單位投標(biāo)書及附件投標(biāo)文件各分標(biāo)工程招標(biāo)方案及批復(fù)各分標(biāo)工程評(píng)標(biāo)文件及中標(biāo)通知機(jī)電及金潔投標(biāo)文件機(jī)電及金潔制造投標(biāo)文件憑證性文件材料環(huán)保消防衛(wèi)生憑證性文件材料環(huán)保消防衛(wèi)生環(huán)保設(shè)計(jì)文件（報(bào)批文件）、審核文件消防系統(tǒng)設(shè)計(jì)報(bào)告、審核文件及函件衛(wèi)生設(shè)施報(bào)批文件、審核文件及函件計(jì)劃、投資、統(tǒng)計(jì)、管理文件（會(huì)議紀(jì)要、決議、通知、通告等）與計(jì)劃。制造、施工、監(jiān)理、試驗(yàn)等單位的往來(lái)文工程大事記，質(zhì)量監(jiān)督巡視文件（計(jì)劃、紀(jì)要、實(shí)施細(xì)則、報(bào)告等）建設(shè)前狀況，原始地形、地貌和省級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)視察等活動(dòng)的聲像資料設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料工程地質(zhì).水文地質(zhì)資料。（區(qū)域性.水庫(kù)區(qū)）設(shè)計(jì)文件可行性研究及批復(fù)，包括概預(yù)算，設(shè)計(jì)審查，專題報(bào)告及審查土建施工文件開(kāi)工報(bào)告.工程技術(shù)要求，圖紙會(huì)審施工方案.計(jì)劃、措施、工藝原材料.構(gòu)件證明書，實(shí)驗(yàn)報(bào)告憑證性文件材料設(shè)計(jì)變更.材料代用，核定審批，工程洽商單憑證性文件材料灌漿、質(zhì)檢、試驗(yàn)記錄、施工原始記錄、合格證、試驗(yàn)記錄、試驗(yàn)報(bào)告、值班記錄施工報(bào)告，竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告設(shè)備（機(jī)電）金屬結(jié)構(gòu)及管線安裝施工文件開(kāi)工報(bào)告竣工報(bào)告.竣工驗(yàn)工報(bào)告（預(yù)決算）其它電氣儀表安裝施工文件開(kāi)工報(bào)告竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等竣工文件項(xiàng)目工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，以及樞紐工程檔案，環(huán)保、勞動(dòng)與安全生產(chǎn)、工業(yè)衛(wèi)生、消防、移民等專項(xiàng)竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理總結(jié)報(bào)告、鑒定書遺留問(wèn)題及處理意見(jiàn)歸檔移交目錄，省級(jí)獲獎(jiǎng)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)碌葢{證性文件材料涉及文件憑證性文件材料詢價(jià)出國(guó)考察及其它監(jiān)理總的部分：樞紐總體布置圖及地形圖由上列分類表可以看出，工程檔案資料分類與單位工程劃分已無(wú)內(nèi)在的聯(lián)系，在同一框架內(nèi)雖還列出×××單位工程施工報(bào)告，在這里“＊＊單位工程”，只是作為一個(gè)名詞使用，它與它同一工程其他性質(zhì)，內(nèi)容資料已無(wú)任何聯(lián)系。相反，與它聯(lián)系更緊密的則是“合同”、“批復(fù)”。不同工程、不同設(shè)計(jì)、施工單位的“合同”，統(tǒng)通放進(jìn)“8005”這一框架內(nèi)，再在這一框架內(nèi)，講起排列組合。根據(jù)這一分類原則，我們?cè)隍?yàn)收施工單位某一單位工程的竣工資料室，要保證其歸檔的齊全、完整，我們只能一個(gè)單位、一個(gè)單位，一個(gè)單位工程一個(gè)單位工程的驗(yàn)收。同事，我們還要求按分類原則進(jìn)行分類立卷。施工單位檔案工作人員在整理，立卷時(shí)亦應(yīng)按這一分類原則進(jìn)行分類。不能把不同細(xì)致的資料混裝在一個(gè)案卷內(nèi)，這就為下六、案卷編制應(yīng)注意的幾個(gè)環(huán)節(jié)1、資料形成階段，要關(guān)注承包單位應(yīng)歸檔資料使用的性質(zhì)，如紙張、用筆、印章等。是否是有永久保存的性質(zhì)，紙張規(guī)格是否符合國(guó)家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。2、立卷把好以下幾個(gè)技術(shù)環(huán)節(jié)：（1）、組卷要遵循工程文件的自然形成規(guī)律和成套性的特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，是組成的案卷既能準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反應(yīng)工程全貌，又便利于保管。（2）、我們要把分好類的同類資料，分階段、按程序、按時(shí)間把這些資料一頁(yè)一頁(yè)地排列起來(lái)，圖紙按專業(yè)、按圖號(hào)、順序排列。每個(gè)案卷厚度一般不超過(guò)30mm。（3）、卷內(nèi)資料頁(yè)號(hào)的編寫，從“1”（4）、頁(yè)號(hào)編寫位置，單位書寫的文件在右下角編寫頁(yè)號(hào)，雙面書寫的、正面在右下角，背面在左下角，折疊后的圖紙頁(yè)號(hào)一律編寫在圖簽的右下角。同一問(wèn)題一卷裝不下的，可分為連個(gè)以上的案卷，每卷頁(yè)號(hào)及卷內(nèi)目錄均從“1”（5）、成套圖樣印刷成冊(cè)的工程文件，自成一卷的原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不在重新編寫頁(yè)號(hào)；與其它工程文件組成一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄，該冊(cè)頁(yè)號(hào)不在重新編寫?？稍趥渥⒅锌傋⒚骺傢?yè)號(hào)。（6）、案卷封面，卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)備考表均不編頁(yè)號(hào)。（7）、卷內(nèi)目錄的填寫，卷內(nèi)目錄排列在案卷文件首頁(yè)，尺寸為：297mm×210mm（A4紙）用70克以上的書寫紙制作。①序號(hào)：以一份文件（或一個(gè)部件）為單位，文件附件不編序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”一次標(biāo)注。②責(zé)任者:填寫文件的作者單位或個(gè)人，并且使用全稱或通用簡(jiǎn)稱。③文件標(biāo)號(hào)：填寫文件原發(fā)文號(hào)或圖紙編號(hào)。④文件提名：填寫文件標(biāo)題（圖紙）的全稱，或擬寫文件提名。⑤日期：填寫文件形成的日期，且必須寫全，如：2006年5月15日寫為：2006—5—15。（原始記錄以每?jī)?cè)中最早和最晚日期為該冊(cè)的形成的日期；竣工圖以每張竣工圖章中技術(shù)負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為該張圖的形成日期；設(shè)計(jì)通知單以該通知單上時(shí)間為該份通知單日期；驗(yàn)收簽證或質(zhì)量評(píng)定，以監(jiān)理簽字時(shí)間為形成時(shí)間）頁(yè)次，填寫文件在卷內(nèi)的起始頁(yè)號(hào)，最后一份文件填寫止頁(yè)號(hào)。⑥備注：填其它需要說(shuō)明的事項(xiàng)。（8）、備考表：①備考表示說(shuō)明案卷內(nèi)文圖狀況的表格，排放在卷內(nèi)文件尾頁(yè)之后，尺寸為297mm×210mm用70克以上書寫紙制成；②備考表主要表明案卷內(nèi)文件總頁(yè)數(shù)，各類文件頁(yè)數(shù)（照片張數(shù)）以及立卷單位對(duì)該案卷情況的說(shuō)明（主要說(shuō)明卷內(nèi)文件、復(fù)印件情況、頁(yè)碼錯(cuò)落情況、文件更換情況，若無(wú)需要說(shuō)明事項(xiàng)殼不必填寫，但立卷人、檢查人仍須簽名以示負(fù)責(zé)。）③互見(jiàn)號(hào)：應(yīng)填寫反應(yīng)同一情況（內(nèi)容）而形成不同的另行報(bào)關(guān)的檔案保管單位檔號(hào)，檔號(hào)后應(yīng)注明檔案載體形式，并用括號(hào)括起，④立卷人：有該案卷立卷人簽名。⑤檢查人：有該案卷質(zhì)量審核者簽名。⑥立卷日期：填寫該卷完成日期。⑦檢查日期：填寫檢查人檢查審核日期。（9）、案卷卷盒封面填寫：①案卷題名：由立卷人擬寫能夠反映卷內(nèi)文件主要內(nèi)容的標(biāo)題，要求簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭示案卷內(nèi)容。應(yīng)包括：工程項(xiàng)目名稱、單位工程名稱、分部分項(xiàng)工程名稱、專業(yè)、系統(tǒng)、組件、部件、階段的名稱或文件內(nèi)容。例：魯?shù)乩娬敬髩喂こ虊位_(kāi)挖工程開(kāi)工令項(xiàng)目工程名稱單位工程名稱分部分項(xiàng)工程名稱文件內(nèi)容②立卷單位：填寫負(fù)責(zé)工程文件組卷單位部門；③起止日期：填寫該卷內(nèi)文件的起止期，即最早文件與最晚一份文件的日期；④保管期限：分永久、長(zhǎng)期、短期，同一案卷內(nèi)有不同保管日期限的，該卷期限從長(zhǎng)；⑤密級(jí)：依有關(guān)規(guī)定劃分填寫；⑥檔號(hào)：由該案卷的目錄號(hào)，分類號(hào)和案卷流水號(hào)組成（具體編制方法按魯?shù)乩邢薰疽?guī)定進(jìn)行）；⑦卷皮脊背填寫檔號(hào)（由公司進(jìn)行）；⑧提名：由參建單位先用鉛筆填寫，經(jīng)檢查合格后再按規(guī)定正式填寫。(10)、案卷裝訂：①卷內(nèi)圖紙不裝訂，不同幅面的工程圖紙按GB/T10609.3的規(guī)定《技術(shù)用圖復(fù)制折疊方法》，統(tǒng)一折疊成297mm×210mm（A4）圖幅，圖標(biāo)欄露在右下角。②卷內(nèi)文字材料必須裝訂，裝訂時(shí)去掉金屬物，采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，裝訂前須逐頁(yè)檢查，凡未留裝訂線邊的應(yīng)加邊，殘破文件應(yīng)修補(bǔ)，大張文件須折疊，幅面過(guò)小不便裝訂的材料，應(yīng)另用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格紙張貼，使卷內(nèi)文件整齊規(guī)范，但不允許為追求美觀而放大縮小復(fù)印二丟棄原件材料。③卷內(nèi)目錄、備考表不須裝訂。④號(hào)的案卷要鬧固結(jié)緊裝訂線，右