會(huì)議組織培訓(xùn)課件

會(huì)議組織會(huì)議組織1會(huì)議是現(xiàn)代社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事、外交、管理等方面的重要活動(dòng)形式和手段，人們通過(guò)會(huì)議交流信息、研究問(wèn)題、作出決定、部署和檢查工作等，從而推動(dòng)社會(huì)的不斷發(fā)展。會(huì)議要取得預(yù)期的效果，必須有會(huì)前的充分準(zhǔn)備、會(huì)中、會(huì)后各種必要的支持和服務(wù)工作。這些準(zhǔn)備、支持、服務(wù)工作，統(tǒng)稱為“會(huì)議組織”。會(huì)議是現(xiàn)代社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事、外交、管理等方面的重要2會(huì)議概述一、會(huì)議的分類會(huì)議按照不同的標(biāo)準(zhǔn)劃分為不同的類別：按內(nèi)容、性質(zhì)分，分為代表大會(huì)、工作會(huì)議、學(xué)術(shù)會(huì)議等；按會(huì)議的形式，分為小組會(huì)、座談會(huì)、報(bào)告會(huì)等；按與會(huì)人員的成分，可分為黨委會(huì)、董事會(huì)、記者招待會(huì)等；按人數(shù)、規(guī)模，可分為大型會(huì)議、中型會(huì)議、小型會(huì)議；按會(huì)議召開(kāi)的規(guī)律或日期，分為定期例會(huì)、臨時(shí)性會(huì)議；會(huì)議概述一、會(huì)議的分類3二、會(huì)議的要素會(huì)議包括六個(gè)要素，與會(huì)者、主持人、議題、名稱、時(shí)間、地點(diǎn)。1、與會(huì)者與會(huì)者就是參加會(huì)議的正式成員，包括主持人，也包括秘書(shū)，但不包括在會(huì)場(chǎng)的其他服務(wù)人員。原則上，參加會(huì)議的人員應(yīng)做到：該參加的一個(gè)不少，不該參加的一個(gè)不多。二、會(huì)議的要素42、主持人主持人是會(huì)議過(guò)程中的主持者和引導(dǎo)者，也往往是會(huì)議的組織者和召集者，對(duì)會(huì)議的正常開(kāi)展和取得預(yù)期效果起著領(lǐng)導(dǎo)和保證作用。會(huì)議主持人通常由有經(jīng)驗(yàn)、有能力、懂行的人，或是有相當(dāng)?shù)匚?、威望的人?dān)任。一般有兩種情況：一種是當(dāng)然主持人，是由組織的章程或法規(guī)決定的。如單位的工作例會(huì)由單位領(lǐng)導(dǎo)人主持，黨組會(huì)議由黨的書(shū)記主持，董事會(huì)由董事長(zhǎng)主持。主持人因故不能主持會(huì)議時(shí)，也可以委托副職或其他相應(yīng)的負(fù)責(zé)人主持。2、主持人5另一種是臨時(shí)的主持人，比如各種代表會(huì)議，或幾個(gè)單位，幾個(gè)地區(qū)的聯(lián)席會(huì)議，則由代表們選舉或協(xié)商產(chǎn)生。另一種是臨時(shí)的主持人，比如各種代表會(huì)議，或幾個(gè)單位，幾個(gè)地區(qū)63、議題議題是會(huì)議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問(wèn)題。議題必須具有必要性和重要性，又必須具有明確性和可行性。議題的產(chǎn)生通常由兩種情況：一種是領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要指定的；另一種是秘書(shū)調(diào)查研究、綜合信息后提出，再經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定的。有些重大的代表會(huì)議，先由代表提出“提案”，由秘書(shū)或秘書(shū)處匯總，再提交主席團(tuán)或?qū)ｉT(mén)的“提案審查委員會(huì)”審議通過(guò)，才能成為列入會(huì)議議程的正式議題。因此，議題還必須具有合法性。3、議題74、名稱正式會(huì)議必須有一個(gè)恰當(dāng)、確切的名稱。這個(gè)名稱要求能概括并能顯示會(huì)議的內(nèi)容、性質(zhì)、參加對(duì)象、主辦單位或組織、時(shí)間、屆次、地點(diǎn)、范圍、規(guī)模等。具體的一次會(huì)議不可能也不必顯示上述全部項(xiàng)目。如“中國(guó)共產(chǎn)黨第十四屆中央委員會(huì)第一次全體會(huì)議”只顯示了會(huì)議召開(kāi)的組織、屆次、范圍，“上海各界人士紀(jì)念反法西斯戰(zhàn)爭(zhēng)和抗日戰(zhàn)爭(zhēng)勝利五十周年大會(huì)”則顯示地區(qū)、參加對(duì)象、性質(zhì)、內(nèi)容、時(shí)間、規(guī)模等。會(huì)議名稱必須用確切、規(guī)范的文字表達(dá)。會(huì)標(biāo)必須用全稱。4、名稱85、時(shí)間會(huì)議時(shí)間有三種含義：（1）一是指會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間；（2）二是指整個(gè)會(huì)議所需要的時(shí)間、天數(shù)；（3）三是指每次會(huì)議的時(shí)間限度。5、時(shí)間9每次會(huì)議時(shí)間最好不超過(guò)一小時(shí)。如果需要更長(zhǎng)時(shí)間，應(yīng)該安排中間休息。每次會(huì)議時(shí)間最好不超過(guò)一小時(shí)。如果需要更長(zhǎng)時(shí)間，應(yīng)該安排中間106、地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)，又稱“會(huì)址”。既是指會(huì)議召開(kāi)的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會(huì)議召開(kāi)的具體會(huì)場(chǎng)。為了使會(huì)議取得預(yù)期效果，選擇會(huì)議的最佳會(huì)址也得考慮多種因素。國(guó)際性或全國(guó)性會(huì)議，要考慮政治、經(jīng)濟(jì)、文化等大因素；專業(yè)性會(huì)議，應(yīng)選擇富有專業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開(kāi)，以便結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)考察。小型的、經(jīng)常性的會(huì)議就安排在單位的會(huì)議室。選擇會(huì)址，還要考慮會(huì)場(chǎng)設(shè)施、交通條件、安全保衛(wèi)、氣候與環(huán)境條件等因素。6、地點(diǎn)11會(huì)前準(zhǔn)備一、會(huì)議計(jì)劃和成本預(yù)算秘書(shū)一旦接受籌備會(huì)議的任務(wù)，就要著手準(zhǔn)備做會(huì)議計(jì)劃。1、會(huì)議計(jì)劃會(huì)議計(jì)劃首先明確會(huì)議的目的、任務(wù)、名稱、出席對(duì)象、主持人、規(guī)模、召開(kāi)時(shí)間、需用時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。會(huì)前準(zhǔn)備一、會(huì)議計(jì)劃和成本預(yù)算12其次，會(huì)議應(yīng)做哪些準(zhǔn)備工作，如需用哪些文件，會(huì)場(chǎng)怎樣布置，是否需要食宿、車(chē)輛，是否安排參觀、文化娛樂(lè)活動(dòng)等。再次，決定會(huì)議的工作人員和服務(wù)人員，必要時(shí)成立籌備組、臨時(shí)秘書(shū)處或籌備委員會(huì)。其次，會(huì)議應(yīng)做哪些準(zhǔn)備工作，如需用哪些文件，會(huì)場(chǎng)怎樣布置，是13秘書(shū)做會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)要向上司確認(rèn)以下幾點(diǎn)：1、上司是作為主持人還是作為成員參加會(huì)議。2、是常規(guī)會(huì)議還是臨時(shí)會(huì)議。3、會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間和地點(diǎn)。4、參加會(huì)議的人數(shù)和預(yù)算。5、向與會(huì)人員發(fā)開(kāi)會(huì)通知的期限。秘書(shū)做會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)要向上司確認(rèn)以下幾點(diǎn)：146、相關(guān)會(huì)場(chǎng)的布置。7、需要準(zhǔn)備的物品和資料。8、有關(guān)用餐等招待工作。9、是否需要做會(huì)議記錄。需要注意的是，對(duì)于那些內(nèi)容機(jī)密的會(huì)議，如果上司不交代，秘書(shū)就不要過(guò)問(wèn)會(huì)議的內(nèi)容、目的和開(kāi)會(huì)方式等。6、相關(guān)會(huì)場(chǎng)的布置。152、會(huì)議成本預(yù)算有明顯投入的大中型會(huì)議，特別是跨地區(qū)的、會(huì)期超過(guò)一天的會(huì)議，必須計(jì)算成本，作出預(yù)算。會(huì)議成本包括兩部分，一部分是“顯性成本”，如會(huì)場(chǎng)租借費(fèi)，文件材料費(fèi)，與會(huì)者的交通費(fèi)、食宿費(fèi)等。一部分是“隱性成本”，即與會(huì)者因參會(huì)而損失的勞動(dòng)價(jià)值。這部分勞動(dòng)價(jià)值以每小時(shí)工資的3倍再乘以2計(jì)算。2、會(huì)議成本預(yù)算16會(huì)議成本=X+2J×N×T，其中，X是顯性成本，J代表與會(huì)人員每小時(shí)平均工資的3倍；N表示人數(shù)，T表示時(shí)間。會(huì)議成本=X+2J×N×T，其中，X是顯性成本，J代表與會(huì)人17二、文件準(zhǔn)備1、開(kāi)幕詞開(kāi)幕詞是會(huì)議開(kāi)始時(shí)會(huì)議主席所作的發(fā)言稿，一般帶有預(yù)告性及禮儀性質(zhì)，比較簡(jiǎn)短。內(nèi)容大體包括三方面：對(duì)來(lái)賓和與會(huì)人員表示歡迎；對(duì)會(huì)議的內(nèi)容、任務(wù)、目的作簡(jiǎn)要介紹；預(yù)祝會(huì)議成功。二、文件準(zhǔn)備182、工作報(bào)告工作報(bào)告是會(huì)議的主要文件，其中的主要內(nèi)容往往是會(huì)議討論的中心議題。工作報(bào)告必須有實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，既可以是對(duì)前階段工作成果、經(jīng)驗(yàn)、缺點(diǎn)的回顧與總結(jié)，也可以是對(duì)后階段工作提出計(jì)劃、預(yù)算、部署或展望。2、工作報(bào)告193、發(fā)言稿即工作報(bào)告之外的其他與會(huì)者的發(fā)言稿。發(fā)言稿的內(nèi)容要有所側(cè)重，或是背景介紹，或是財(cái)政開(kāi)支或是人事管理等。發(fā)言稿有的由發(fā)言人親自撰寫(xiě)，有的由秘書(shū)代為起草，發(fā)言人再修訂定稿。3、發(fā)言稿20三、會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備1、會(huì)場(chǎng)布置會(huì)場(chǎng)除了整潔、安靜、明亮、設(shè)施齊全、安全因素外，還應(yīng)考慮形狀大小、桌椅安排等。小型會(huì)議一般安排在會(huì)議室；會(huì)議室的中央放置長(zhǎng)方形或長(zhǎng)圓形會(huì)議桌，桌子中間可以擺放一兩盆鮮花。主席的位置一般在會(huì)議桌的兩端，通常在門(mén)的左側(cè)。三、會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備21多邊會(huì)議應(yīng)采用正圓形會(huì)議桌，或者多邊形桌位，因?yàn)檎龍A形或多邊形會(huì)議桌的席位無(wú)主次之分。多邊會(huì)議應(yīng)采用正圓形會(huì)議桌，或者多邊形桌位，因?yàn)檎龍A形或多邊22大中型會(huì)議一般安排在會(huì)議廳。會(huì)議廳的前方安排主席臺(tái)和講臺(tái)。主席臺(tái)應(yīng)用長(zhǎng)方形桌，上鋪白色、天藍(lán)色或其他顏色桌布。臺(tái)上方或后方懸掛會(huì)標(biāo)。臺(tái)前可放置鮮花。面對(duì)主席臺(tái)的是與會(huì)者席位，應(yīng)有桌有席。大中型會(huì)議一般安排在會(huì)議廳。232、主席臺(tái)席位重大會(huì)議的主席臺(tái)應(yīng)講究排列。主席臺(tái)席位視人數(shù)設(shè)一排或數(shù)排，第一排席位為單數(shù)。席位的次序以主席團(tuán)成員的職務(wù)高低，對(duì)會(huì)議的重要程度而定。第一排正中是首席，其次是左位，其次是右位，先左后右。前排為主，后排為次。在席前放置姓名牌，便于按位入座。2、主席臺(tái)席位243、會(huì)場(chǎng)設(shè)施會(huì)場(chǎng)設(shè)施都必須在會(huì)前準(zhǔn)備齊全，如擴(kuò)音、錄音、放音、唱片、錄像、攝影、投影儀、風(fēng)扇或空調(diào)、記錄紙、文具、茶具等等。儀器、設(shè)備應(yīng)事先反復(fù)檢查。3、會(huì)場(chǎng)設(shè)施254、其他準(zhǔn)備會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)備與會(huì)人員的就餐、住宿；會(huì)場(chǎng)外應(yīng)有醫(yī)護(hù)人員值班。重要會(huì)議還應(yīng)有安保人員和保密措施。如計(jì)劃安排參觀、考察、游覽等活動(dòng)，也應(yīng)在會(huì)前做好準(zhǔn)備。4、其他準(zhǔn)備26四、會(huì)議議程、程序的擬定1、議程。將議題排列次序。2、程序。將議程具體化的內(nèi)容與項(xiàng)目。3、日程表和作息時(shí)間表。會(huì)議超過(guò)一天的會(huì)議，應(yīng)制定出日程表和作息時(shí)間表。四、會(huì)議議程、程序的擬定27五、會(huì)議通知的發(fā)送會(huì)前一切準(zhǔn)備就緒之后，就應(yīng)及時(shí)發(fā)送會(huì)議通知。1、本單位的小型會(huì)議，可采用口頭、電話、書(shū)面簽知等方式通知。外單位或跨地區(qū)的會(huì)議必須寄送書(shū)面通知，邀請(qǐng)性會(huì)議則可寄送請(qǐng)柬或邀請(qǐng)信。2、會(huì)議通知要寫(xiě)明會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間、需用時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議名稱、主要議題、參加對(duì)象、須作什么準(zhǔn)備、接站方法等，最后應(yīng)有召集單位的署名、聯(lián)系地址和電話，通知發(fā)出日期和公章。3、邀請(qǐng)性會(huì)議的通知應(yīng)提前兩周以上并附加回執(zhí)，是否出席會(huì)議的答復(fù)期限。五、會(huì)議通知的發(fā)送28會(huì)議通知茲定于1996年8月15日上午9時(shí)在上海大學(xué)文學(xué)院召開(kāi)第四次全國(guó)秘書(shū)學(xué)學(xué)術(shù)研討會(huì)，會(huì)期三天，內(nèi)容如下：1、交流秘書(shū)學(xué)教學(xué)研究中的新經(jīng)驗(yàn)、新信息；2、討論當(dāng)前秘書(shū)工作的新形勢(shì)、新問(wèn)題；3、研究涉外秘書(shū)人才的培養(yǎng)問(wèn)題請(qǐng)接到本通知的專家、學(xué)者作好準(zhǔn)備，準(zhǔn)時(shí)參加。高等院校秘書(shū)學(xué)學(xué)會(huì)秘書(shū)處一九九六年七月十日附：報(bào)到日期：8月13、14兩日機(jī)場(chǎng)、火車(chē)站、碼頭均有人接站回執(zhí)：請(qǐng)于開(kāi)會(huì)前7天寄回地址電話（略）會(huì)議通知29注意事項(xiàng)秘書(shū)在籌備例行會(huì)議的時(shí)候，最容易出現(xiàn)這么兩種情況：一是掉以輕心。另一種是將就湊合。注意事項(xiàng)秘書(shū)在籌備例行會(huì)議的時(shí)候，最容易出現(xiàn)這么兩種情況：30會(huì)間工作會(huì)間工作指從會(huì)議開(kāi)始到結(jié)束期間秘書(shū)人員應(yīng)做的工作，包括會(huì)場(chǎng)的組織與服務(wù)、會(huì)議信息的收集與編發(fā)、會(huì)議形成文件的起草等工作。會(huì)間工作會(huì)間工作指從會(huì)議開(kāi)始到結(jié)束期間秘書(shū)人員應(yīng)做的工作，包31一、會(huì)場(chǎng)的組織與服務(wù)1、報(bào)到與簽到2、材料發(fā)放。準(zhǔn)備會(huì)議資料時(shí)，不能是有多少代表就打印多少份，一定要有富余。3、會(huì)場(chǎng)服務(wù)：引導(dǎo)與會(huì)者入席、退席、茶水供應(yīng)，指導(dǎo)與會(huì)者使用會(huì)場(chǎng)的生活設(shè)施等；4、會(huì)場(chǎng)臨時(shí)調(diào)度一、會(huì)場(chǎng)的組織與服務(wù)32二、會(huì)議信息的收集與編發(fā)1、會(huì)議信息工作的基本程序是：記錄、核實(shí)、匯總、整理與篩選、編寫(xiě)、發(fā)送或歸檔。會(huì)議記錄：記錄會(huì)議的組織情況和內(nèi)容。二、會(huì)議信息的收集與編發(fā)33會(huì)議的組織情況，它包括會(huì)議的名稱、開(kāi)會(huì)的時(shí)間、開(kāi)會(huì)的地點(diǎn)、出缺席和列席人員、主持人的姓名、記錄人的姓名；有些會(huì)議還要寫(xiě)清楚會(huì)議的起止時(shí)間（如年月日）。記錄會(huì)議的內(nèi)容，它包括發(fā)言人的姓名、發(fā)言的內(nèi)容、討論的內(nèi)容、提出的建議、通過(guò)的決議等。會(huì)議的組織情況，它包括會(huì)議的名稱、開(kāi)會(huì)的時(shí)間、開(kāi)會(huì)的地點(diǎn)、出34在做會(huì)議記錄時(shí)，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：1、會(huì)議記錄的重點(diǎn)應(yīng)放在記錄討論的觀點(diǎn)、決議、決定。2、即使要求詳細(xì)記錄，也不是有言必錄，對(duì)于一些與會(huì)議主題無(wú)關(guān)的發(fā)言可以不記。3、如果當(dāng)時(shí)漏記了內(nèi)容，可事先做出記號(hào)，然后對(duì)照錄音磁帶修改。在做會(huì)議記錄時(shí)，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：352、會(huì)議信息的主要形式是會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的字?jǐn)?shù)在二三千左右，但內(nèi)容廣，有會(huì)議的綜合報(bào)道，又有發(fā)言摘要，也有花絮新聞，內(nèi)容都經(jīng)過(guò)核實(shí)，具有高度的真實(shí)性和新聞性。2、會(huì)議信息的主要形式是會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。36三、會(huì)議文件的起草這里的會(huì)議文件指的是會(huì)議開(kāi)始之后到結(jié)束之前所形成的文件，主要有閉幕詞、會(huì)議決定、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議總結(jié)等。1、閉幕詞比開(kāi)幕詞長(zhǎng)，對(duì)會(huì)議成果作概要的總結(jié)，對(duì)會(huì)議決定、執(zhí)行提要求，對(duì)來(lái)賓表示感謝，對(duì)與會(huì)人員表示祝愿等。2、決定3、會(huì)議紀(jì)要：適用于全體會(huì)議、代表性會(huì)議等4、會(huì)議總結(jié)：內(nèi)部文書(shū)，總結(jié)會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)等。三、會(huì)議文件的起草37會(huì)后工作一、會(huì)后事務(wù)會(huì)后事物主要有會(huì)場(chǎng)清理、人員離會(huì)、會(huì)議決算三個(gè)方面。1、會(huì)場(chǎng)清理會(huì)場(chǎng)的臨時(shí)布置要撤除，一應(yīng)用具、用品要清點(diǎn)、歸好。搬動(dòng)過(guò)的桌椅要恢復(fù)原樣。會(huì)場(chǎng)要打掃干凈。會(huì)議學(xué)習(xí)的文件應(yīng)收回粉碎。會(huì)后工作一、會(huì)后事務(wù)382、人員離會(huì)跨地區(qū)的會(huì)議要及時(shí)安排與會(huì)人員返回。提前準(zhǔn)備返程車(chē)、船、機(jī)票等交通工具。3、會(huì)議決算決算應(yīng)與預(yù)算大體相當(dāng)。如果決算大于預(yù)算，應(yīng)在決算表中注明情況，然后提交領(lǐng)導(dǎo)審核，再到財(cái)務(wù)部門(mén)結(jié)賬。2、人員離會(huì)39二、會(huì)議文書(shū)立卷會(huì)議所形成的正式文件以及會(huì)議記錄應(yīng)該列入立卷范圍。三、會(huì)議傳達(dá)大多數(shù)會(huì)議內(nèi)容都要進(jìn)行傳達(dá)。會(huì)議傳達(dá)必須確定內(nèi)容、程度、范圍、層次、時(shí)間、方式等。二、會(huì)議文書(shū)立卷40四、會(huì)議催辦會(huì)議催辦是指會(huì)議決議、決定等貫徹執(zhí)行的催辦，是管理過(guò)程中非常重要的一環(huán)。催辦的形式有以下三種1、發(fā)文催辦2、電話催辦3、派員催辦四、會(huì)議催辦41案例1一次重要的報(bào)告會(huì)，辦公室安排秘書(shū)小劉負(fù)責(zé)會(huì)議的錄音工作。小劉將無(wú)線話筒和錄音機(jī)磁帶安排好以后，還事先調(diào)試了一番，覺(jué)得效果不錯(cuò)，小劉放心地做其他的事情去了。會(huì)議結(jié)束后，主任要小劉把錄音整理出來(lái)。小劉打開(kāi)錄音機(jī)，前幾分鐘聽(tīng)起來(lái)還不錯(cuò)，但越聽(tīng)越不清晰了，到后來(lái)竟然完全是一片噪聲。報(bào)告自然是沒(méi)有整理出來(lái)，小劉應(yīng)怎樣總結(jié)教訓(xùn)呢？案例142案例2

一次重要的國(guó)際會(huì)議，十多個(gè)國(guó)家的領(lǐng)導(dǎo)人在一起聚會(huì)。因?yàn)榻M織者的疏忽，在集體攝影中竟將兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人安排在了后排，結(jié)果在這一重要國(guó)際會(huì)議的“全家?！敝?，竟找不到這兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人的影像，引起兩國(guó)輿論的指責(zé)。案例2

一次重要的國(guó)際會(huì)議，十多個(gè)國(guó)家的領(lǐng)導(dǎo)人在一起聚會(huì)。43案例3

某校召開(kāi)一次表彰大會(huì)，對(duì)全校七、八個(gè)先進(jìn)集體，數(shù)十名先進(jìn)個(gè)人，頒發(fā)錦旗和獎(jiǎng)狀。當(dāng)領(lǐng)獎(jiǎng)的同學(xué)上臺(tái)領(lǐng)到錦旗和獎(jiǎng)狀后，有幾名同學(xué)當(dāng)即發(fā)現(xiàn)獎(jiǎng)狀上的名字不對(duì)，轉(zhuǎn)頭向領(lǐng)導(dǎo)更換和相互交換，一時(shí)間領(lǐng)獎(jiǎng)臺(tái)上竟亂糟糟，好似集貿(mào)市場(chǎng)。案例3

某校召開(kāi)一次表彰大會(huì)，對(duì)全校七、八個(gè)先進(jìn)集體，數(shù)十44案例4接受會(huì)議籌備工作

琳達(dá)是秋野電機(jī)（上海）公司總經(jīng)理的秘書(shū)。這天下午上司對(duì)琳達(dá)說(shuō)：“我準(zhǔn)備開(kāi)一個(gè)用戶座談會(huì)，你給準(zhǔn)備一下?！痹诖_認(rèn)了會(huì)議日期之后，琳達(dá)還就其他事項(xiàng)向上司進(jìn)行了確認(rèn)，下面有5個(gè)選項(xiàng)：a、這次座談會(huì)大概有多少人參加？b、我想還是租用長(zhǎng)城大飯店的會(huì)議室，可以嗎？案例4接受會(huì)議籌備工作

琳達(dá)是秋野電機(jī)（上海）公司總經(jīng)理的45c、如果在長(zhǎng)城大飯店開(kāi)會(huì)，什么時(shí)候去預(yù)定會(huì)議室比較合適？d、會(huì)場(chǎng)上的桌椅擺“口”字形合適嗎？e、我在這個(gè)星期五之前將邀請(qǐng)函發(fā)出去，可以嗎？請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不合適的，并說(shuō)明理由。c、如果在長(zhǎng)城大飯店開(kāi)會(huì)，什么時(shí)候去預(yù)定會(huì)議室比較合適？46課后思考題一、會(huì)前一般應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備工作？二、會(huì)中、會(huì)后秘書(shū)應(yīng)做好哪些工作？三、如何撰寫(xiě)會(huì)議通知？課后思考題一、會(huì)前一般應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備工作？47演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！48會(huì)議組織會(huì)議組織49會(huì)議是現(xiàn)代社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事、外交、管理等方面的重要活動(dòng)形式和手段，人們通過(guò)會(huì)議交流信息、研究問(wèn)題、作出決定、部署和檢查工作等，從而推動(dòng)社會(huì)的不斷發(fā)展。會(huì)議要取得預(yù)期的效果，必須有會(huì)前的充分準(zhǔn)備、會(huì)中、會(huì)后各種必要的支持和服務(wù)工作。這些準(zhǔn)備、支持、服務(wù)工作，統(tǒng)稱為“會(huì)議組織”。會(huì)議是現(xiàn)代社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事、外交、管理等方面的重要50會(huì)議概述一、會(huì)議的分類會(huì)議按照不同的標(biāo)準(zhǔn)劃分為不同的類別：按內(nèi)容、性質(zhì)分，分為代表大會(huì)、工作會(huì)議、學(xué)術(shù)會(huì)議等；按會(huì)議的形式，分為小組會(huì)、座談會(huì)、報(bào)告會(huì)等；按與會(huì)人員的成分，可分為黨委會(huì)、董事會(huì)、記者招待會(huì)等；按人數(shù)、規(guī)模，可分為大型會(huì)議、中型會(huì)議、小型會(huì)議；按會(huì)議召開(kāi)的規(guī)律或日期，分為定期例會(huì)、臨時(shí)性會(huì)議；會(huì)議概述一、會(huì)議的分類51二、會(huì)議的要素會(huì)議包括六個(gè)要素，與會(huì)者、主持人、議題、名稱、時(shí)間、地點(diǎn)。1、與會(huì)者與會(huì)者就是參加會(huì)議的正式成員，包括主持人，也包括秘書(shū)，但不包括在會(huì)場(chǎng)的其他服務(wù)人員。原則上，參加會(huì)議的人員應(yīng)做到：該參加的一個(gè)不少，不該參加的一個(gè)不多。二、會(huì)議的要素522、主持人主持人是會(huì)議過(guò)程中的主持者和引導(dǎo)者，也往往是會(huì)議的組織者和召集者，對(duì)會(huì)議的正常開(kāi)展和取得預(yù)期效果起著領(lǐng)導(dǎo)和保證作用。會(huì)議主持人通常由有經(jīng)驗(yàn)、有能力、懂行的人，或是有相當(dāng)?shù)匚?、威望的人?dān)任。一般有兩種情況：一種是當(dāng)然主持人，是由組織的章程或法規(guī)決定的。如單位的工作例會(huì)由單位領(lǐng)導(dǎo)人主持，黨組會(huì)議由黨的書(shū)記主持，董事會(huì)由董事長(zhǎng)主持。主持人因故不能主持會(huì)議時(shí)，也可以委托副職或其他相應(yīng)的負(fù)責(zé)人主持。2、主持人53另一種是臨時(shí)的主持人，比如各種代表會(huì)議，或幾個(gè)單位，幾個(gè)地區(qū)的聯(lián)席會(huì)議，則由代表們選舉或協(xié)商產(chǎn)生。另一種是臨時(shí)的主持人，比如各種代表會(huì)議，或幾個(gè)單位，幾個(gè)地區(qū)543、議題議題是會(huì)議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問(wèn)題。議題必須具有必要性和重要性，又必須具有明確性和可行性。議題的產(chǎn)生通常由兩種情況：一種是領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要指定的；另一種是秘書(shū)調(diào)查研究、綜合信息后提出，再經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定的。有些重大的代表會(huì)議，先由代表提出“提案”，由秘書(shū)或秘書(shū)處匯總，再提交主席團(tuán)或?qū)ｉT(mén)的“提案審查委員會(huì)”審議通過(guò)，才能成為列入會(huì)議議程的正式議題。因此，議題還必須具有合法性。3、議題554、名稱正式會(huì)議必須有一個(gè)恰當(dāng)、確切的名稱。這個(gè)名稱要求能概括并能顯示會(huì)議的內(nèi)容、性質(zhì)、參加對(duì)象、主辦單位或組織、時(shí)間、屆次、地點(diǎn)、范圍、規(guī)模等。具體的一次會(huì)議不可能也不必顯示上述全部項(xiàng)目。如“中國(guó)共產(chǎn)黨第十四屆中央委員會(huì)第一次全體會(huì)議”只顯示了會(huì)議召開(kāi)的組織、屆次、范圍，“上海各界人士紀(jì)念反法西斯戰(zhàn)爭(zhēng)和抗日戰(zhàn)爭(zhēng)勝利五十周年大會(huì)”則顯示地區(qū)、參加對(duì)象、性質(zhì)、內(nèi)容、時(shí)間、規(guī)模等。會(huì)議名稱必須用確切、規(guī)范的文字表達(dá)。會(huì)標(biāo)必須用全稱。4、名稱565、時(shí)間會(huì)議時(shí)間有三種含義：（1）一是指會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間；（2）二是指整個(gè)會(huì)議所需要的時(shí)間、天數(shù)；（3）三是指每次會(huì)議的時(shí)間限度。5、時(shí)間57每次會(huì)議時(shí)間最好不超過(guò)一小時(shí)。如果需要更長(zhǎng)時(shí)間，應(yīng)該安排中間休息。每次會(huì)議時(shí)間最好不超過(guò)一小時(shí)。如果需要更長(zhǎng)時(shí)間，應(yīng)該安排中間586、地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)，又稱“會(huì)址”。既是指會(huì)議召開(kāi)的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會(huì)議召開(kāi)的具體會(huì)場(chǎng)。為了使會(huì)議取得預(yù)期效果，選擇會(huì)議的最佳會(huì)址也得考慮多種因素。國(guó)際性或全國(guó)性會(huì)議，要考慮政治、經(jīng)濟(jì)、文化等大因素；專業(yè)性會(huì)議，應(yīng)選擇富有專業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開(kāi)，以便結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)考察。小型的、經(jīng)常性的會(huì)議就安排在單位的會(huì)議室。選擇會(huì)址，還要考慮會(huì)場(chǎng)設(shè)施、交通條件、安全保衛(wèi)、氣候與環(huán)境條件等因素。6、地點(diǎn)59會(huì)前準(zhǔn)備一、會(huì)議計(jì)劃和成本預(yù)算秘書(shū)一旦接受籌備會(huì)議的任務(wù)，就要著手準(zhǔn)備做會(huì)議計(jì)劃。1、會(huì)議計(jì)劃會(huì)議計(jì)劃首先明確會(huì)議的目的、任務(wù)、名稱、出席對(duì)象、主持人、規(guī)模、召開(kāi)時(shí)間、需用時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。會(huì)前準(zhǔn)備一、會(huì)議計(jì)劃和成本預(yù)算60其次，會(huì)議應(yīng)做哪些準(zhǔn)備工作，如需用哪些文件，會(huì)場(chǎng)怎樣布置，是否需要食宿、車(chē)輛，是否安排參觀、文化娛樂(lè)活動(dòng)等。再次，決定會(huì)議的工作人員和服務(wù)人員，必要時(shí)成立籌備組、臨時(shí)秘書(shū)處或籌備委員會(huì)。其次，會(huì)議應(yīng)做哪些準(zhǔn)備工作，如需用哪些文件，會(huì)場(chǎng)怎樣布置，是61秘書(shū)做會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)要向上司確認(rèn)以下幾點(diǎn)：1、上司是作為主持人還是作為成員參加會(huì)議。2、是常規(guī)會(huì)議還是臨時(shí)會(huì)議。3、會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間和地點(diǎn)。4、參加會(huì)議的人數(shù)和預(yù)算。5、向與會(huì)人員發(fā)開(kāi)會(huì)通知的期限。秘書(shū)做會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)要向上司確認(rèn)以下幾點(diǎn)：626、相關(guān)會(huì)場(chǎng)的布置。7、需要準(zhǔn)備的物品和資料。8、有關(guān)用餐等招待工作。9、是否需要做會(huì)議記錄。需要注意的是，對(duì)于那些內(nèi)容機(jī)密的會(huì)議，如果上司不交代，秘書(shū)就不要過(guò)問(wèn)會(huì)議的內(nèi)容、目的和開(kāi)會(huì)方式等。6、相關(guān)會(huì)場(chǎng)的布置。632、會(huì)議成本預(yù)算有明顯投入的大中型會(huì)議，特別是跨地區(qū)的、會(huì)期超過(guò)一天的會(huì)議，必須計(jì)算成本，作出預(yù)算。會(huì)議成本包括兩部分，一部分是“顯性成本”，如會(huì)場(chǎng)租借費(fèi)，文件材料費(fèi)，與會(huì)者的交通費(fèi)、食宿費(fèi)等。一部分是“隱性成本”，即與會(huì)者因參會(huì)而損失的勞動(dòng)價(jià)值。這部分勞動(dòng)價(jià)值以每小時(shí)工資的3倍再乘以2計(jì)算。2、會(huì)議成本預(yù)算64會(huì)議成本=X+2J×N×T，其中，X是顯性成本，J代表與會(huì)人員每小時(shí)平均工資的3倍；N表示人數(shù)，T表示時(shí)間。會(huì)議成本=X+2J×N×T，其中，X是顯性成本，J代表與會(huì)人65二、文件準(zhǔn)備1、開(kāi)幕詞開(kāi)幕詞是會(huì)議開(kāi)始時(shí)會(huì)議主席所作的發(fā)言稿，一般帶有預(yù)告性及禮儀性質(zhì)，比較簡(jiǎn)短。內(nèi)容大體包括三方面：對(duì)來(lái)賓和與會(huì)人員表示歡迎；對(duì)會(huì)議的內(nèi)容、任務(wù)、目的作簡(jiǎn)要介紹；預(yù)祝會(huì)議成功。二、文件準(zhǔn)備662、工作報(bào)告工作報(bào)告是會(huì)議的主要文件，其中的主要內(nèi)容往往是會(huì)議討論的中心議題。工作報(bào)告必須有實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，既可以是對(duì)前階段工作成果、經(jīng)驗(yàn)、缺點(diǎn)的回顧與總結(jié)，也可以是對(duì)后階段工作提出計(jì)劃、預(yù)算、部署或展望。2、工作報(bào)告673、發(fā)言稿即工作報(bào)告之外的其他與會(huì)者的發(fā)言稿。發(fā)言稿的內(nèi)容要有所側(cè)重，或是背景介紹，或是財(cái)政開(kāi)支或是人事管理等。發(fā)言稿有的由發(fā)言人親自撰寫(xiě)，有的由秘書(shū)代為起草，發(fā)言人再修訂定稿。3、發(fā)言稿68三、會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備1、會(huì)場(chǎng)布置會(huì)場(chǎng)除了整潔、安靜、明亮、設(shè)施齊全、安全因素外，還應(yīng)考慮形狀大小、桌椅安排等。小型會(huì)議一般安排在會(huì)議室；會(huì)議室的中央放置長(zhǎng)方形或長(zhǎng)圓形會(huì)議桌，桌子中間可以擺放一兩盆鮮花。主席的位置一般在會(huì)議桌的兩端，通常在門(mén)的左側(cè)。三、會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備69多邊會(huì)議應(yīng)采用正圓形會(huì)議桌，或者多邊形桌位，因?yàn)檎龍A形或多邊形會(huì)議桌的席位無(wú)主次之分。多邊會(huì)議應(yīng)采用正圓形會(huì)議桌，或者多邊形桌位，因?yàn)檎龍A形或多邊70大中型會(huì)議一般安排在會(huì)議廳。會(huì)議廳的前方安排主席臺(tái)和講臺(tái)。主席臺(tái)應(yīng)用長(zhǎng)方形桌，上鋪白色、天藍(lán)色或其他顏色桌布。臺(tái)上方或后方懸掛會(huì)標(biāo)。臺(tái)前可放置鮮花。面對(duì)主席臺(tái)的是與會(huì)者席位，應(yīng)有桌有席。大中型會(huì)議一般安排在會(huì)議廳。712、主席臺(tái)席位重大會(huì)議的主席臺(tái)應(yīng)講究排列。主席臺(tái)席位視人數(shù)設(shè)一排或數(shù)排，第一排席位為單數(shù)。席位的次序以主席團(tuán)成員的職務(wù)高低，對(duì)會(huì)議的重要程度而定。第一排正中是首席，其次是左位，其次是右位，先左后右。前排為主，后排為次。在席前放置姓名牌，便于按位入座。2、主席臺(tái)席位723、會(huì)場(chǎng)設(shè)施會(huì)場(chǎng)設(shè)施都必須在會(huì)前準(zhǔn)備齊全，如擴(kuò)音、錄音、放音、唱片、錄像、攝影、投影儀、風(fēng)扇或空調(diào)、記錄紙、文具、茶具等等。儀器、設(shè)備應(yīng)事先反復(fù)檢查。3、會(huì)場(chǎng)設(shè)施734、其他準(zhǔn)備會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)備與會(huì)人員的就餐、住宿；會(huì)場(chǎng)外應(yīng)有醫(yī)護(hù)人員值班。重要會(huì)議還應(yīng)有安保人員和保密措施。如計(jì)劃安排參觀、考察、游覽等活動(dòng)，也應(yīng)在會(huì)前做好準(zhǔn)備。4、其他準(zhǔn)備74四、會(huì)議議程、程序的擬定1、議程。將議題排列次序。2、程序。將議程具體化的內(nèi)容與項(xiàng)目。3、日程表和作息時(shí)間表。會(huì)議超過(guò)一天的會(huì)議，應(yīng)制定出日程表和作息時(shí)間表。四、會(huì)議議程、程序的擬定75五、會(huì)議通知的發(fā)送會(huì)前一切準(zhǔn)備就緒之后，就應(yīng)及時(shí)發(fā)送會(huì)議通知。1、本單位的小型會(huì)議，可采用口頭、電話、書(shū)面簽知等方式通知。外單位或跨地區(qū)的會(huì)議必須寄送書(shū)面通知，邀請(qǐng)性會(huì)議則可寄送請(qǐng)柬或邀請(qǐng)信。2、會(huì)議通知要寫(xiě)明會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間、需用時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議名稱、主要議題、參加對(duì)象、須作什么準(zhǔn)備、接站方法等，最后應(yīng)有召集單位的署名、聯(lián)系地址和電話，通知發(fā)出日期和公章。3、邀請(qǐng)性會(huì)議的通知應(yīng)提前兩周以上并附加回執(zhí)，是否出席會(huì)議的答復(fù)期限。五、會(huì)議通知的發(fā)送76會(huì)議通知茲定于1996年8月15日上午9時(shí)在上海大學(xué)文學(xué)院召開(kāi)第四次全國(guó)秘書(shū)學(xué)學(xué)術(shù)研討會(huì)，會(huì)期三天，內(nèi)容如下：1、交流秘書(shū)學(xué)教學(xué)研究中的新經(jīng)驗(yàn)、新信息；2、討論當(dāng)前秘書(shū)工作的新形勢(shì)、新問(wèn)題；3、研究涉外秘書(shū)人才的培養(yǎng)問(wèn)題請(qǐng)接到本通知的專家、學(xué)者作好準(zhǔn)備，準(zhǔn)時(shí)參加。高等院校秘書(shū)學(xué)學(xué)會(huì)秘書(shū)處一九九六年七月十日附：報(bào)到日期：8月13、14兩日機(jī)場(chǎng)、火車(chē)站、碼頭均有人接站回執(zhí)：請(qǐng)于開(kāi)會(huì)前7天寄回地址電話（略）會(huì)議通知77注意事項(xiàng)秘書(shū)在籌備例行會(huì)議的時(shí)候，最容易出現(xiàn)這么兩種情況：一是掉以輕心。另一種是將就湊合。注意事項(xiàng)秘書(shū)在籌備例行會(huì)議的時(shí)候，最容易出現(xiàn)這么兩種情況：78會(huì)間工作會(huì)間工作指從會(huì)議開(kāi)始到結(jié)束期間秘書(shū)人員應(yīng)做的工作，包括會(huì)場(chǎng)的組織與服務(wù)、會(huì)議信息的收集與編發(fā)、會(huì)議形成文件的起草等工作。會(huì)間工作會(huì)間工作指從會(huì)議開(kāi)始到結(jié)束期間秘書(shū)人員應(yīng)做的工作，包79一、會(huì)場(chǎng)的組織與服務(wù)1、報(bào)到與簽到2、材料發(fā)放。準(zhǔn)備會(huì)議資料時(shí)，不能是有多少代表就打印多少份，一定要有富余。3、會(huì)場(chǎng)服務(wù)：引導(dǎo)與會(huì)者入席、退席、茶水供應(yīng)，指導(dǎo)與會(huì)者使用會(huì)場(chǎng)的生活設(shè)施等；4、會(huì)場(chǎng)臨時(shí)調(diào)度一、會(huì)場(chǎng)的組織與服務(wù)80二、會(huì)議信息的收集與編發(fā)1、會(huì)議信息工作的基本程序是：記錄、核實(shí)、匯總、整理與篩選、編寫(xiě)、發(fā)送或歸檔。會(huì)議記錄：記錄會(huì)議的組織情況和內(nèi)容。二、會(huì)議信息的收集與編發(fā)81會(huì)議的組織情況，它包括會(huì)議的名稱、開(kāi)會(huì)的時(shí)間、開(kāi)會(huì)的地點(diǎn)、出缺席和列席人員、主持人的姓名、記錄人的姓名；有些會(huì)議還要寫(xiě)清楚會(huì)議的起止時(shí)間（如年月日）。記錄會(huì)議的內(nèi)容，它包括發(fā)言人的姓名、發(fā)言的內(nèi)容、討論的內(nèi)容、提出的建議、通過(guò)的決議等。會(huì)議的組織情況，它包括會(huì)議的名稱、開(kāi)會(huì)的時(shí)間、開(kāi)會(huì)的地點(diǎn)、出82在做會(huì)議記錄時(shí)，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：1、會(huì)議記錄的重點(diǎn)應(yīng)放在記錄討論的觀點(diǎn)、決議、決定。2、即使要求詳細(xì)記錄，也不是有言必錄，對(duì)于一些與會(huì)議主題無(wú)關(guān)的發(fā)言可以不記。3、如果當(dāng)時(shí)漏記了內(nèi)容，可事先做出記號(hào)，然后對(duì)照錄音磁帶修改。在做會(huì)議記錄時(shí)，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：832、會(huì)議信息的主要形式是會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的字?jǐn)?shù)在二三千左右，但內(nèi)容廣，有會(huì)議的綜合報(bào)道，又有發(fā)言摘要，也有花絮新聞，內(nèi)容都經(jīng)過(guò)核實(shí)，具有高度的真實(shí)性和新聞性。2、會(huì)議信息的主要形式是會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。84三、會(huì)議文件的起草這里的會(huì)議文件指的是會(huì)議開(kāi)始之后到結(jié)束之前所形成的文件，主要有閉幕詞、會(huì)議決定、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議總結(jié)等。1、閉幕詞比開(kāi)幕詞長(zhǎng)，對(duì)會(huì)議成果作概要的總結(jié)，對(duì)會(huì)議決定、執(zhí)行提要求，對(duì)來(lái)賓表示感謝，對(duì)與會(huì)人員表示祝愿等。2、決定3、會(huì)議紀(jì)要：適用于全體會(huì)議、代表性會(huì)議等4、會(huì)議總結(jié)：內(nèi)部文書(shū)，總結(jié)會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)等。三、會(huì)議文件的起草85會(huì)后工作一、會(huì)后事務(wù)會(huì)后事物主要有會(huì)場(chǎng)清理、人員離會(huì)、會(huì)議決