世新大學(xué)副教授

時(shí)間管理與效率提升

邱志淳世新大學(xué)行政管理學(xué)系副教授

1江上兩艘船，一者為名，一者為利

紀(jì)曉嵐勸君莫惜金縷衣，勸君惜取少年時(shí)；花開堪折直需折，莫待無(wú)花空折枝。

杜十娘2

什麼叫做時(shí)間管理？

1.時(shí)間的價(jià)值在那裡?吾生也有涯，知也無(wú)涯；以有涯逐無(wú)涯，殆矣！

莊子人們大談殺時(shí)間，而時(shí)間正默默殺死他們。

伯西考特（DionBoucicault）32.時(shí)間究竟是什麼？

什麼叫做時(shí)間管理？

吾十五而志於學(xué)，三十而立，四十而不惑，五十而知天命六十而耳順，七十而從心所欲不逾己。

孔子的時(shí)間智慧大道儒家名為「時(shí)際人」（time-man）；唯有瞭解時(shí)間的重要性，把宇宙人生的一切秘密展開來(lái)在時(shí)間的創(chuàng)造和孕育過(guò)程裡面，然後才可以把生命的精神、生命的意義，以及生命的價(jià)值展開來(lái)與天一般地長(zhǎng)久互相的吻合。

方東美4時(shí)間管理不是什麼?時(shí)間本身不是問(wèn)題.因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的時(shí)間都是一般地多所以時(shí)間管理的問(wèn)題本身不在於時(shí)間,而是在於自己如何善用及分配你自己的時(shí)間5什麼叫做時(shí)間管理？3.如何建構(gòu)時(shí)間管理？

建構(gòu)時(shí)間管理的三大理念為：所有的時(shí)間，要運(yùn)用來(lái)提升自己的生命價(jià)值；配合自己的生涯規(guī)劃，做好終生的時(shí)間管理；同時(shí)，必須可進(jìn)可退，有緩有急，隨時(shí)做到不違時(shí)而動(dòng)。6什麼叫做時(shí)間管理？4.為什麼要研究時(shí)間管理？時(shí)間是最稀有的資源，如果不能管理時(shí)間，便什麼也不能管理。

杜拉克(P.Drucker)任何事情都少不了時(shí)間，這是古今往來(lái)無(wú)所不在的道理。任何工作，都是在時(shí)間中進(jìn)行，都需要耗用時(shí)間。但是對(duì)於這一項(xiàng)最特殊的，無(wú)可替代的，和不可或缺的資源，人人都以為可以取用不竭?！行У墓芾碚咦铒@著的特點(diǎn)，就是在於他們能夠珍惜時(shí)間。

杜拉克(P.Drucker)p7什麼叫做時(shí)間管理？

昨天是一張已經(jīng)註銷的「支票」，明天是一紙充滿空泛保證的「便條」，只有現(xiàn)在才是可以使用的「現(xiàn)金」。

5.時(shí)間可以管理嗎？

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個(gè)人怎樣從事時(shí)間管理?時(shí)間的鴉片沒(méi)有解毒劑

布朗不要浪費(fèi)時(shí)間，時(shí)間是生活材料富蘭克林大家都掉進(jìn)了時(shí)間的陷阱。但是，身後總傳來(lái)時(shí)光飛車逼近的聲音。

馬爾威《給怕羞的情人》

9正確的行事優(yōu)先順序緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩10緊迫的事不緊迫的事重要的事設(shè)備故障,生產(chǎn)停擺重傷害急救員工產(chǎn)生肢體衝突顧客抱怨停電計(jì)劃之研擬技能之提升公關(guān)之促進(jìn)問(wèn)題之調(diào)查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會(huì)議之出列席有些無(wú)謂的請(qǐng)託有些臨時(shí)的邀約有些交際應(yīng)酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個(gè)人嗜好的沈迷正確的行事優(yōu)先順序11陷阱一:時(shí)間的配置不對(duì)Reaction消極回應(yīng)vs

Proaction

積極掌握危機(jī)就是轉(zhuǎn)機(jī)規(guī)劃重於做事最好的控制是預(yù)防預(yù)防勝於處理12不合理的時(shí)間配置I.急45%處理危機(jī)II重5%IV緩15%II.輕35%13明智的時(shí)間配置III1.重要的事情著重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck著重在Action2.重要的事情要逐漸地交給信任的部屬,這叫“灌能”14陷阱二:拖延除了第四項(xiàng)以外,其它的做起來(lái)都不太愉快不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情

緊迫的事不緊迫的事重要的事1st2nd不重要的事3rd4th15克服1.成本/效益分析法成本..................好處..................16克服2.思維習(xí)慣的改變這件事令人感到為難,但是它非做不可,因此我將立即做完它,以便儘早忘掉它.養(yǎng)成速戰(zhàn)速?zèng)Q的習(xí)慣將事情切成好幾塊小塊任務(wù),快速地完成每一塊的任務(wù)完成最關(guān)鍵的部份,讓事情看起來(lái)像做完80%一般17陷阱三:事必親躬韓非子.八經(jīng)下君,盡已之能中君,盡人之力上君,盡人之智諸葛亮凡事必親躬,後來(lái)過(guò)勞而死.為何事必親躬?因?yàn)榕虏繉偃〈环判牟繉?不信任部屬要求標(biāo)準(zhǔn)過(guò)高18陷阱四:有求必應(yīng)會(huì)花太多時(shí)間,時(shí)間不夠會(huì)犧第二項(xiàng)

受人尊敬重要,還是受人歡迎重要不好意思拒絕請(qǐng)託的原因接納請(qǐng)託比拒絕請(qǐng)託容易擔(dān)心觸怒請(qǐng)託者想要做廣受愛(ài)戴之好人不知如何拒絕他人之請(qǐng)託每個(gè)人都有一個(gè)好朋友,叫“施小惠”,可以適當(dāng)?shù)鼐芙^.19個(gè)人怎樣從事時(shí)間管理?明日復(fù)明日，明日何其多；我心待明日，萬(wàn)事成蹉跎。（隨境：消極）春天不是讀書天，夏日炎炎正好眠；春去秋來(lái)冬又到，收拾書包好過(guò)年。

（轉(zhuǎn)境：積極）春有百花秋有月，夏有涼風(fēng)冬有雪；若無(wú)閒事掛心頭，一年四季好時(shí)節(jié)。

p20開發(fā)時(shí)間追求（提升）績(jī)效1.時(shí)間伸縮試驗(yàn)6.良好的心態(tài)2.海綿擠水法7.勇於迎接挑戰(zhàn)3.活用空檔時(shí)間

8.認(rèn)清自己4.當(dāng)機(jī)立斷，以免錯(cuò)失良機(jī)9.預(yù)測(cè)自己5.突出生活重點(diǎn)10.五種具體的時(shí)間管理211.捨得2.勇於拒絕3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕鬆一下Conclusions:時(shí)間管理架構(gòu)1.兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q2.快刀斬亂麻1.決勝於廟堂之上2.灌能均衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事22如何提高工作效率1.了解自己每天工作時(shí)段的特性,善用之.2.以PDCA分佈週一到週五的工作性質(zhì).3.保持良好的體力;養(yǎng)成運(yùn)動(dòng)的習(xí)慣4.身心均衡地發(fā)展;培養(yǎng)良好的嗜好231.工作時(shí)段分配法則早上中午13:00~15:00下午晚上活力充沛,衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,適合散心,放鬆(Check)冷靜,溝通(Action,Plan)Relax,人文,Thinking1.發(fā)球:EMail2.電話敲定事情/做事情3.給Leader方向/畫架構(gòu)4.執(zhí)行進(jìn)行中專案1.面對(duì)面FollowUp2.GoAround3.溝通與協(xié)調(diào)1.思考問(wèn)題2.寫計(jì)劃/UpdateFollowup進(jìn)度(1hr)3.Update/Modify進(jìn)行中專案1.花1小時(shí)寫作242.每週工作性質(zhì)分配法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備註活力充沛,衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,放鬆,溝通(Check)冷靜,思考(Action,Plan)1.大型專案丟球2.組內(nèi)專案丟球3.給予組員做事方向/做事重點(diǎn)4.創(chuàng)造議題1.FollowUp一二所丟的球2.調(diào)整,Update計(jì)劃3.議題收尾4.傾聽溝通1.想想目的是什麼?意義何在?2.有沒(méi)有辦法提昇自己的價(jià)值?3.計(jì)劃/規(guī)劃25如何管理你的EMail葛洛夫:你的時(shí)間是不是被Email切成零零碎碎的片段?集中處理它!26先問(wèn)自己以下這幾個(gè)問(wèn)題1.你一天花多少時(shí)間在看Email?2.你進(jìn)Email會(huì)不會(huì)看小品?3.你看Email的時(shí)間是連續(xù)的,還是片斷的?4.你的Email有沒(méi)有做分類?5.你回信時(shí)是邊看邊回,還是分類後集中回信?6.你進(jìn)Email信箱,是先看信還是先發(fā)信?27如何提高Email的處理效率一進(jìn)信箱第一個(gè)動(dòng)作就是把所有信件的主題瀏覽一遍,然後做分類的動(dòng)作養(yǎng)成習(xí)慣,一天只有三個(gè)時(shí)段看Email除了急件以外,集中時(shí)段回信28看Email的時(shí)段分配時(shí)段信箱回信備註09:10公司V13:00公司X16:30公司V22:00私人V298.80/20法則1/2theVitalFew&theTrivialMany柏拉圖法則花最少的力氣,獲得最多的效益你所完成的工作裡,80%的成果,來(lái)自於20%的時(shí)間=>也就是說(shuō)80%的努力是與成果無(wú)關(guān)的3080/20原理意示圖80%時(shí)間20%時(shí)間80%成效20%成效重要的少數(shù)事物瑣碎的多數(shù)事物31備忘錄時(shí)間管理的利器:to-doList備忘錄緊急的事情1.老闆今天交待2.臨時(shí)狀況重要的事情1.工作計(jì)劃2.人生規(guī)劃3.家庭,健康,財(cái)富ScheduleList1.Meeting2.行事曆3.紀(jì)念日RoutineWork1.日常工作2.定期約會(huì)32良好工作習(xí)慣的養(yǎng)成兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q養(yǎng)成做備忘錄的習(xí)慣可以早上做完的事,決不拖到下午完成

可以一天做完的事,決不分成兩天完成每天至少完成一件事情,特別是在工作情緒低潮時(shí)33“執(zhí)行”的寫照J(rèn)ustDoIt奉備忘錄的ToDo-CheckList如聖旨行動(dòng)才是企劃的開始把掌控著力焦點(diǎn)集中在計(jì)劃最緊要的20%執(zhí)行能力鋒利如倚天劍.劍鋒到處,刀折劍斷34兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q的時(shí)機(jī)並不是每一件事情都需要兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q是專案的要徑任務(wù)或是一群人要等你的決策之後方能動(dòng)作(丟球)重要事件的關(guān)鍵任務(wù).通常要完成此關(guān)鍵任務(wù)只佔(zhàn)全部專案時(shí)間的20%.時(shí)機(jī)稍縱即逝的機(jī)會(huì).有時(shí)候機(jī)會(huì)的有效性僅限於某段時(shí)間,甚至短到幾分鐘而已.35執(zhí)行的技巧:

KeySuccessFactor靈活如庖丁的刀,在牛的關(guān)節(jié)中游走

(游刃有餘).分解完畢牛尚不自知已經(jīng)被解體由計(jì)劃階段時(shí)即被簡(jiǎn)單勾勒出來(lái)做對(duì)的事情,並不會(huì)耗費(fèi)太大的力氣.反而做不對(duì)的事情,才需花時(shí)間東補(bǔ)西補(bǔ).36Buffer緩衝區(qū)並不是每件事情都那麼的急如果我們每件事情都要即時(shí)地處理掉,相信我們會(huì)變得神經(jīng)兮兮的所以應(yīng)該要有一個(gè)地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情,但是時(shí)間到時(shí)又要能提醒我們37如何處理情緒低潮每天至少完成一件事情完成事情的定義完整的相關(guān)的善後的記錄的文件通常完成一完整任務(wù)就會(huì)有力氣再做第二件事情38結(jié)語(yǔ)—做時(shí)間的主人除了時(shí)間我們一無(wú)所有

辛尼加誰(shuí)得到時(shí)間就得到一切