第三章 采購計劃與預算管理

第三章采購計劃與預算管理編制采購計劃是一項復雜而又細致的工作，一個好的采購計劃，一定是能對已經(jīng)發(fā)生或將要發(fā)生的變化因素進行深入的分析和預測，這樣才能夠有效地避免投資風險，最大限度降低物流成本，對企業(yè)的物流管理活動起到積極的作用。采購準備采購數(shù)量預測編制采購預算采購計劃審批編制采購計劃本章結構框圖第一節(jié)采購計劃編制制定采購計劃和其它計劃一樣，必須首先明確企業(yè)的總體經(jīng)營目標，確定采購目標，進而再確定采購分目標；以此為基礎收集有關信息，在掌握了大量可靠的信息后，按照采購數(shù)量預測以及采購預算的方法制定合適的采購計劃。一、采購計劃的內(nèi)容（一）采購計劃的概念

采購計劃是企業(yè)管理人員根據(jù)企業(yè)內(nèi)部資源和外部環(huán)境狀況，以認識企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動過程和掌握物料消耗規(guī)律為基礎，采用科學的預算和預測方法，對計劃期內(nèi)物料采購活動所做的預見性的安排和部署，以確定從組織外部采購哪些產(chǎn)品和服務，能夠最好地滿足企業(yè)內(nèi)部需求的過程。（二）物流采購計劃的特征

1．物流采購計劃的復雜性采購計劃的制定是一項復雜的工作，不僅需要計劃制定者具有豐富的采購計劃經(jīng)驗、采購經(jīng)驗、開發(fā)經(jīng)驗、生產(chǎn)經(jīng)驗等復合知識，還要和認證、訂單等部門協(xié)作進行,決定了采購物流活動比較頻繁和復雜。

2．物流采購計劃的柔性采購活動面對各種競爭對手和風險，決定了物流采購具有一定的不確定性，企業(yè)在編制物流采購計劃時要考慮到多種影響因素,制定出一套靈活的柔性計劃方案。

3．物流采購計劃的周期性物流采購活動是間斷性的，甚至有較長的周期，這會導致采購部門人員的工資等固定費用的發(fā)生、付款條件所導致的匯率、利息成為暫時的浪費，但又是不可避免的。一、采購計劃的內(nèi)容在編制采購計劃時最需要注意以下幾個主要因素（一）銷售和生產(chǎn)計劃（二）物資用料清單（三）存量狀態(tài)二、編制采購計劃需要考慮的因素采購數(shù)量預測是做好采購計劃的關鍵，采購數(shù)量應與實際生產(chǎn)需要相符合，不能過多或過少。因此在編制采購計劃時，計劃人員一定要認真研究企業(yè)的生產(chǎn)計劃、銷售計劃等重要因素和相關數(shù)據(jù)，依據(jù)客觀的原則和科學的方法，以及靈活的流程來處理好采購預測的每一個環(huán)節(jié)，確定合理的采購數(shù)量。第二節(jié)采購數(shù)量預測

（一）采購數(shù)量預測的含義數(shù)量預測，就是根據(jù)事物過去發(fā)展變動的客觀過程和某些規(guī)律性，參照當前已經(jīng)出現(xiàn)的和正在出現(xiàn)的某種可能性，運用現(xiàn)代管理、數(shù)學和統(tǒng)計方法，對事物未來可能出現(xiàn)的趨勢和可能到達的數(shù)量水平所作的一種科學推測。

一、采購數(shù)量預測的含義和原則（二）采購數(shù)量預測的原則為了保證預側的科學與有效，充分發(fā)揮預測的作用，我們在進行預測時，必須堅持以下三個原則

1．實事求是的原則

2．系統(tǒng)性原則

3.相關性原則一、采購數(shù)量預測的含義和原則第一，首先要明確預測的目標和具體內(nèi)容第二，確定預測的時間跨度第三，采集數(shù)據(jù)并加以分析第五，做出預測判斷第四，選擇預測方法建立預測模型第六，計算預測結果并分析第七，評價預測結果第八，輸出預測結果二、采購數(shù)量預測的基本流程

（一）物資采購量的確定

物資采購量指企業(yè)在計劃期內(nèi)產(chǎn)品生產(chǎn)、日常經(jīng)營、新產(chǎn)品試制和技術組織措施等項目的物資需要量。包括生產(chǎn)耗用量、運輸和保管過程中的損耗量，除去回收利用的廢料數(shù)量。

1．采購物資需要量的確定用公式表示為：物資需要量=生產(chǎn)耗用量+運輸和保管耗損量-回收利用的廢料量以主要原材料需用量的確定為例，這類物資指從產(chǎn)品的投入到產(chǎn)出過程中，在原材料中占的比例最高、最重要的決定性物質資料。對這類物資的需要量的計算一般公式如下:

主要材料需要量=（計劃產(chǎn)量+常規(guī)的廢品數(shù)量-計劃回用廢品數(shù)量）×單位產(chǎn)品主要材料消耗定額三、物料需求預測

2．期末/初儲備量的確定采購計劃期的期末儲備是非常重要的，因為生產(chǎn)具有連續(xù)性，本期計劃必須為下一個計劃期期初做好物資準備。

公式如下：期末儲備數(shù)量=（供應間隔天數(shù)+驗收天數(shù)+使用準備天數(shù)+保險天數(shù)）×平均日耗量采購計劃期的期初量，如果編制計劃的時間在計劃期開始以后，則計劃期的期初庫存就可以通過實際盤點來直接確定，無需估算；如果編制時間在計劃期開始之前，則計劃期期初的庫存量就得進行估算。

如下公式：計劃期期初預計庫存量=前期期初實際庫存量+前期預計收入量-前期預計需要量（二）物資采購需求預測方法

1．定性法定性法是那些利用判斷、直覺、調(diào)查或比較分析對未來做出定性估計的方法。包括客戶意見推測法、經(jīng)營人員意見推測法、專家意見推測法等。它們的不科學性使得它們很難標準化，準確性有待證實。

2．歷史映射法如果擁有相當數(shù)量的歷史數(shù)據(jù)，時間序列的趨勢和季節(jié)性變化穩(wěn)定、明確，那么將這些數(shù)據(jù)映射到未來將是有效的短期預測方法。

3．因果法因果預測模型的基本前提就是預測變量的水平取決于其他相關變量的水平。因果模型有很多不同形式，每種模型都從歷史數(shù)據(jù)模式中建立預測變量和被預測變量的關系，從而有效地進行預測。

三、物料需求預測（一）德爾菲法德爾菲法又叫專家調(diào)查法，一般由10到20位專家背靠背獨立對某一對象進行預測，由預測單位對專家的意見結果進行綜合處理，如果結果不符合需求，進行再次反饋修正。經(jīng)過三到四輪，預測的結果基本趨于一致，預測單位即可做出預測判斷。（二）客戶意見推測法通過征詢客戶的潛在需求或未來購買計劃的情況，了解客戶購買商品的活動、變化及特征等，然后在收集意見的基礎上分析市場變化，預測未來市場需求。運用這種方法預測的客觀性大大提高。四、其它常用預測方法（三）部門主管集體討論法通常由高級決策人員召集銷售、采購、財務、研發(fā)等各部門主管開會討論。與會人員充分發(fā)表意見，提出預測值，然后由召集人按照一定的方法，對所有單個的預測值進行處理，即得預測結果。這種方法的優(yōu)點是：簡單易行，不需要統(tǒng)計歷史資料等準備，匯集了各主管的經(jīng)驗和判斷，缺點是由于是各主管的主觀意見，故預測缺乏嚴格的科學性。四、其他常用預測方法（四）時間序列預測方法

1.指數(shù)平滑法短期預測中最有效的方法就是指數(shù)平滑法。該方法很簡單，只需要得到很小的數(shù)據(jù)量就可以連續(xù)使用,當預測數(shù)據(jù)發(fā)生根本性變化時還可以進行自我調(diào)整。指數(shù)平滑法是移動平滑法的一種，只是會給過去的觀測值不一樣的權重，較近期觀測值的權數(shù)比較遠期觀測值的權數(shù)要大。

2.時間序列分析時間序列分析預測將歷史上的銷量模式可以分解為四個組成部分：趨勢、季節(jié)性波動、周期性變化和殘差波動。季節(jié)性波動指時間序列中規(guī)律性的高峰和低谷，通常每12個月重復一次；周期性變化是需求模式長期起伏變化；殘差波動是總銷售量中不能反映趨勢、季節(jié)性或周期性變化的那一部分構成因素。如果用其余三個部分可以很好地描述時間序列，那么殘差波動就是隨機的。四、其他常用預測方法第三節(jié)采購預算編制的方法和流程

一、采購預算

采購數(shù)量預測之后的又一重要內(nèi)容，為了使預算對實際的資金調(diào)度具有意義，采購預算應該以現(xiàn)金基礎編制，遵循實事求是、積極穩(wěn)妥、比質比價但又留有余地的原則編制。因為長于計劃期的預算沒有實際意義，浪費人力、物力和財力，而過短的預算則又不能保證計劃的順利執(zhí)行。

（一）注意預算的系統(tǒng)性預算本來是一個協(xié)調(diào)和綜合的過程，是具有系統(tǒng)性的工作。（二）注意預算的業(yè)績評估方式在業(yè)績評估的時候，要人性化的注意到這些不可控因素對其業(yè)績的影響，并做出公平的績效評估報告，以解決部門主管績效評估的后顧之憂。（三）注意預算采用的方法企業(yè)經(jīng)營是一個連續(xù)不斷的系統(tǒng)工程，只是為了運營管理的方便進行了項目分解，采用滾動預算的方法就是為了能夠使預算與實際過程更緊密地聯(lián)合在一起，以保證預算的連續(xù)性。二、預算過程中的注意事項在編制采購計劃時，要著重要考慮以下幾個因素（1）目前的原料零部件庫存和生產(chǎn)原料的未執(zhí)行訂單。（2）商定的庫存水平和目前的交貨周期。（3）主要原料和零部件的長期價格趨勢。（4）國內(nèi)外有可能影響價格的政治、經(jīng)濟因素。（5）主要供應商的勞資關系和可用勞動力。（6）固定價格和自動調(diào)整條款后的長期合同水平。（7）與總需求有關的原材料和零部件的供應地點。（8）交貨周期以及采購失敗時需要從其他價格昂貴的供貨地點進行采購所造成的潛在影響。三、編制采購預算應考慮的因素（一）采購預算的作用（1）保障戰(zhàn)略計劃和作業(yè)計劃的執(zhí)行，確保組織向良好的方向發(fā)展。（2）協(xié)調(diào)組織經(jīng)營資源，有效分配各部門之間的采購資金，有利于合理的資金流動。（3）在部門之間合理安排有限資金，保證資金分配的效率。（4）通過審批和撥款過程以及差異分析控制支出。（5）將目前的收入和支出與預算的收入和支出相比較，對企業(yè)的財務狀況進行監(jiān)視。四、采購預算的作用和類型（二）采購預算的類型

預算的種類不同，所起的作用也不同。根據(jù)時間的長短，可以將預算分為長期預算和短期預算。根據(jù)預算所涉及的范圍，可以將預算分為全面預算和分類預算。四、采購預算的作用和類型對一般企業(yè)來說，通常業(yè)務部門的行銷計劃是年度經(jīng)營計劃的起點，然后生產(chǎn)計劃才隨之制定。采購預算是采購部門為配合年度的銷售預測或生產(chǎn)數(shù)量，對需求的原料、物料、零件等數(shù)量及成本作詳實的估計，以利于整個企業(yè)目標的達成。也就是說，采購預算如果單獨編制，不但缺乏實際應用價值也是去了其他部門的配合，所以必須以企業(yè)整體預算制度為依據(jù)。五、采購預算編制的步驟第一，審查企業(yè)以及部門的戰(zhàn)略目標。第二，制定明確的工作計劃。第三，明確所需資源。第四，推出準確的預測數(shù)據(jù)。第五，匯總并形成預算。第六，提交預算。預算是關于預計收入和可能支出的動態(tài)模型，反映的是未來的事情。由于外在的環(huán)境總是變換的，因此必須根據(jù)實際情況的變化不斷進行修訂，以確保預算最大程度地貼近現(xiàn)實，反映實際支出。

五、采購預算編制的步驟（一）彈性預算彈性預算也稱作變動預算，它是根據(jù)計劃期間可能發(fā)生的多種業(yè)務量，分別確定與各種業(yè)務量水平相適應的費用預算數(shù)額，從而形成適用于不同生產(chǎn)經(jīng)營活動水平的一種費用預算。（二）概率預算在編制預算過程中，設計的變量較多，如業(yè)務量、價格、成本等等。企業(yè)管理者只能從大體上估計它們發(fā)生變化的可能性從而近似地判斷出各種因素的變化趨勢、范圍和結果，然后對各種變量進行調(diào)整，計算其可能值的大小。這種利用概率來編制的預算，即為概率預算。（三）零基預算零基預算是指在編制預算時，對于所有的預算項目均以零為起點，不考慮以往的實際情況，而完全根據(jù)未來一定時期生產(chǎn)經(jīng)營活動的需要和每項業(yè)務的輕重緩急，從根本上來研究、分析沒想預算有否支出的必要和支出數(shù)額的大小的一種預算編制方法。六、采購預算編制的方法第四節(jié)采購計劃的審批和執(zhí)行

采購計劃的制定在經(jīng)過了數(shù)量預測和采購預算兩個關鍵步驟之后，在進行具體實施計劃之前。必須有企業(yè)管理的主要部門如財務部門、企業(yè)發(fā)展研發(fā)部門或者幾個部門的負責人組成的專家組進行采購計劃的審批工作，以確保采購計劃的科學性和可行性，為采購計劃實施打下堅實的基礎。一、采購計劃的審批采購計劃多角度評價時間產(chǎn)品質量可調(diào)整度.產(chǎn)品價格采購效量訂購費用庫存成本資金需求運輸成本配額采購計劃多角度評價因素圖（一）采購計劃審批的主要內(nèi)容（二）采購計劃審批的數(shù)據(jù)標準

1.計劃采購價格；2.計劃運輸成本；3.計劃定購費用；4.計劃最大持有成本；5.計劃可用資金；6.采購提前期；7.最佳批量數(shù)據(jù)；8.最低合格率；9.安全庫存數(shù)量一