質(zhì)量管理體系建設(shè)項(xiàng)目報(bào)告

質(zhì)量管理體系建設(shè)項(xiàng)目報(bào)告《工程項(xiàng)目組織與設(shè)計(jì)》項(xiàng)目組項(xiàng)目經(jīng)理：項(xiàng)目成員：第一部分工作描述及組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)1.團(tuán)隊(duì)分工序號(hào)姓名職務(wù)負(fù)責(zé)工作1楊海斌項(xiàng)目經(jīng)理項(xiàng)目描述、團(tuán)隊(duì)分工、項(xiàng)目管理組織設(shè)計(jì)、項(xiàng)目協(xié)調(diào)工作2汪挺項(xiàng)目成員擬定項(xiàng)目重大里程碑計(jì)劃、分解項(xiàng)目任務(wù)結(jié)構(gòu)3張馨媛項(xiàng)目成員確定工作先后關(guān)系、估計(jì)執(zhí)行時(shí)間、編制甘特圖和網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃圖、確定關(guān)鍵路徑4冒宇婷陳蕓項(xiàng)目成員進(jìn)行費(fèi)用分解和分析、制定人力資源使用計(jì)劃5蔣昕潔項(xiàng)目成員分析項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)和應(yīng)對(duì)措施6王書(shū)一何紹良項(xiàng)目成員分析項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的信息、沖突、溝通等問(wèn)題并提出解決方案報(bào)告人：第一部分工作描述及組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)2.項(xiàng)目背景分析某研究所在進(jìn)行科研立項(xiàng)申請(qǐng)和項(xiàng)目實(shí)施時(shí)，上級(jí)機(jī)關(guān)明確要求加強(qiáng)質(zhì)量管理。所領(lǐng)導(dǎo)班子審時(shí)度勢(shì)，于2015年6月20日做出決定，啟動(dòng)質(zhì)量管理體系建設(shè)，用1年時(shí)間，扎扎實(shí)實(shí)打牢基礎(chǔ)，提高管理水平，并通過(guò)GB/T19001--2008認(rèn)證，更好地為科研生產(chǎn)服務(wù)。該項(xiàng)目預(yù)算為200萬(wàn)元。第一部分工作描述及組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)3.項(xiàng)目描述項(xiàng)目名稱(chēng)質(zhì)量管理體系建設(shè)項(xiàng)目項(xiàng)目目標(biāo)項(xiàng)目總工期52周，2015年6月20日開(kāi)始，2016年6月20日結(jié)束，項(xiàng)目預(yù)算為200萬(wàn)元。交付物完成質(zhì)量管理體系建設(shè)，并通過(guò)GB/T19001--2008認(rèn)證工作描述項(xiàng)目以及工作信息的錄入、項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃的繪制、項(xiàng)目時(shí)間計(jì)劃的安排、甘特圖計(jì)劃的制定、項(xiàng)目執(zhí)行信息的錄入和分析、各種計(jì)劃報(bào)表的輸出所需資源估計(jì)人力、財(cái)力、物力的需求預(yù)計(jì)項(xiàng)目經(jīng)理審核意見(jiàn)：按要求保質(zhì)保量完成任務(wù)簽名：日期：年月第一部分工作描述及組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)4.項(xiàng)目管理組織結(jié)構(gòu)假設(shè)該研究所的主要職能部門(mén)有人力資源處、財(cái)務(wù)處、軍政處、研發(fā)部、采購(gòu)部、質(zhì)檢部等。由于質(zhì)量管理體系建設(shè)項(xiàng)目需要研究所各部門(mén)的通力合作，為此，研究所領(lǐng)導(dǎo)決定采用項(xiàng)目管理的模式進(jìn)行管理，委托一位項(xiàng)目經(jīng)理全權(quán)負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)，同時(shí)成立質(zhì)量管理體系建設(shè)項(xiàng)目辦公室。該組織結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)和項(xiàng)目辦直接歸所長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)，以保證項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)成功，也說(shuō)明了研究所領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該項(xiàng)目艱澀的重視程度。項(xiàng)目辦通過(guò)橫向的職能機(jī)構(gòu)協(xié)調(diào)利用企業(yè)現(xiàn)有資源，各職能部門(mén)在項(xiàng)目辦的協(xié)調(diào)下相互協(xié)作，使得在項(xiàng)目的建設(shè)中各職能部門(mén)的作用井井有條。由于矩陣式組織結(jié)構(gòu)形式的特點(diǎn)是將按職能劃分的縱向部門(mén)與按照項(xiàng)目劃分的橫向部門(mén)結(jié)合起來(lái)，以構(gòu)成類(lèi)似矩陣的管理系統(tǒng)，這與本項(xiàng)目的特點(diǎn)是吻合的，所以為保證項(xiàng)目的順利實(shí)施，研究所可以采取強(qiáng)矩陣式組織形式，如下圖所示。第一部分工作描述及組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)4.項(xiàng)目管理組織結(jié)構(gòu)第二部分項(xiàng)目里程碑、工作分解及責(zé)任分配報(bào)告人：1.項(xiàng)目里程碑項(xiàng)目的里程碑是項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度有重要影響的關(guān)鍵事件。它對(duì)進(jìn)度狀態(tài)檢查有重要意義。根據(jù)本項(xiàng)目特點(diǎn)，我們確定了里程碑事件。里程碑計(jì)劃圖如下：121086432時(shí)間任務(wù)名稱(chēng)序號(hào)獲得證書(shū)4119試運(yùn)行結(jié)束3體系建設(shè)階段結(jié)束2項(xiàng)目準(zhǔn)備階段結(jié)束176512015.6.202015.12.202016.4.202016.5.20第二部分項(xiàng)目里程碑、工作分解及責(zé)任分配報(bào)告人：2.項(xiàng)目工作分解為保證項(xiàng)目結(jié)構(gòu)的完整性，讓相關(guān)方了解項(xiàng)目過(guò)程，將目標(biāo)分解到單元便于、人力資源計(jì)劃安排、責(zé)任分配、費(fèi)用預(yù)算和檢查、控制。以項(xiàng)目范圍和目標(biāo)為主導(dǎo)，由上而下，由粗到細(xì)進(jìn)行分解。形成樹(shù)型結(jié)構(gòu)，直到具體明確。子項(xiàng)目一般要有一定的整體性和獨(dú)立性。第二部分項(xiàng)目里程碑、工作分解及責(zé)任分配2.責(zé)任分配矩陣參與項(xiàng)目各方的責(zé)任一般通過(guò)責(zé)任分析矩陣的形式進(jìn)行表達(dá)，這種表達(dá)形式的優(yōu)點(diǎn)是直觀地將項(xiàng)目責(zé)任方的責(zé)任和權(quán)利完整地表達(dá)了出來(lái)，便于項(xiàng)目各方進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)，每項(xiàng)工作都有負(fù)責(zé)、有協(xié)作。責(zé)任分配的依據(jù)是項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)及工作分解結(jié)構(gòu)。編號(hào)任務(wù)名稱(chēng)項(xiàng)目經(jīng)理設(shè)計(jì)組開(kāi)發(fā)組財(cái)務(wù)組采購(gòu)組質(zhì)檢組市場(chǎng)組110需求分析PFCXXXC120方案設(shè)計(jì)PFCXXCC121系統(tǒng)設(shè)計(jì)FCXXCC122功能設(shè)計(jì)FCXXCC130開(kāi)發(fā)131項(xiàng)目信息錄入模塊CCFXXCC132項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃繪制模塊CCFXXCC133時(shí)間計(jì)劃安排模塊CCFXXCC134項(xiàng)目甘特圖模塊CCFXXCC135執(zhí)行信息錄入模塊CCFXXCC136報(bào)表輸出模塊CCFXXCC140測(cè)試141分模塊測(cè)試CCFXXXX142集成測(cè)試CCFXXXX150試運(yùn)行151初試運(yùn)行FCCCCCC152系統(tǒng)完善CCFX

X

CC160驗(yàn)收PFCXCCC170項(xiàng)目管理FXXXXXX圖例：P-批準(zhǔn)

F-負(fù)責(zé)C-參與第三部分網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃及甘特圖報(bào)告人：1.網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃圖第三部分網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃及甘特圖2.甘特圖第三部分網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃及甘特圖2.甘特圖第三部分網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃及甘特圖2.甘特圖第三部分網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃及甘特圖2.甘特圖第四部分人力資源及費(fèi)用計(jì)劃分析1.人力資源需求分析報(bào)告人：項(xiàng)目管理辦公室內(nèi)人員安排（人）

項(xiàng)目經(jīng)理培訓(xùn)組訪談組分析評(píng)估組認(rèn)證管理組合計(jì)管理人員112228工作人員

235515合計(jì)1357723人力資源需求計(jì)劃任務(wù)編號(hào)任務(wù)名稱(chēng)資源名稱(chēng)工期（日）數(shù)量（人）工作量（工時(shí)）1任命管理者代表，組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)

2

2標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)培訓(xùn)組731683組織原有體系調(diào)研訪談組752804高層訪談訪談組1455605組織體系現(xiàn)狀分析分析評(píng)估組773926質(zhì)量職能分配項(xiàng)目經(jīng)理31247體系架構(gòu)設(shè)計(jì)分析評(píng)估組572808制訂體系文件編制計(jì)劃項(xiàng)目經(jīng)理51409體系文件編制分析評(píng)估組217117610文件審核確認(rèn)項(xiàng)目經(jīng)理715611全員宣傳貫徹培訓(xùn)組1203288012內(nèi)部評(píng)審項(xiàng)目經(jīng)理20116013管理者評(píng)審項(xiàng)目經(jīng)理1018014質(zhì)量體系試運(yùn)行項(xiàng)目經(jīng)理1501120015質(zhì)量體系改進(jìn)運(yùn)行項(xiàng)目經(jīng)理30124016文檔審核認(rèn)證管理組10756017外部審核認(rèn)證管理組807448018獲得證書(shū)認(rèn)證管理組5728019認(rèn)證后的監(jiān)督項(xiàng)目經(jīng)理3071680第四部分人力資源及費(fèi)用計(jì)劃分析2.費(fèi)用計(jì)劃分析費(fèi)用估計(jì)目標(biāo)投資額項(xiàng)目?jī)?nèi)部人力費(fèi)認(rèn)證費(fèi)咨詢費(fèi)其他費(fèi)用總費(fèi)用預(yù)留2000000800000400000400000300000900000100000注：預(yù)留費(fèi)用于意外開(kāi)支和通過(guò)認(rèn)證后運(yùn)行完善階段開(kāi)支第四部分人力資源及費(fèi)用計(jì)劃分析2.費(fèi)用計(jì)劃分析組名工作量占比費(fèi)用項(xiàng)目經(jīng)理228017.10%5.13培訓(xùn)組304822.86%6.86訪談組8406.30%1.89分析評(píng)估組184813.86%4.16認(rèn)證管理組532039.89%11.97合計(jì)13336100.00%30.00第四部分人力資源及費(fèi)用計(jì)劃分析2.費(fèi)用計(jì)劃分析項(xiàng)目費(fèi)用分解表項(xiàng)目費(fèi)用分解表明細(xì)費(fèi)用（萬(wàn)元）合計(jì)（萬(wàn)元）項(xiàng)目組內(nèi)部人工費(fèi)

10080咨詢費(fèi)

4040認(rèn)證費(fèi)

4040其他費(fèi)用項(xiàng)目經(jīng)理7.1830培訓(xùn)組6.29訪談組1.73分析評(píng)估組4.07認(rèn)證管理組11.71預(yù)留費(fèi)

1010第四部分人力資源及費(fèi)用計(jì)劃分析2.費(fèi)用計(jì)劃分析一、項(xiàng)目?jī)?nèi)部工作人員

100萬(wàn)二、咨詢費(fèi)：40萬(wàn)三、認(rèn)證費(fèi)40萬(wàn)四、各部門(mén)其他費(fèi)用：（一）項(xiàng)目經(jīng)理：1.文件審批確認(rèn)：文件培訓(xùn)3萬(wàn)2.內(nèi)部評(píng)審：1萬(wàn)3.管理評(píng)審：1萬(wàn)4.試運(yùn)行：取證費(fèi)等1萬(wàn)5.其他：1.18萬(wàn)第四部分人力資源及費(fèi)用計(jì)劃分析2.費(fèi)用計(jì)劃分析（二）培訓(xùn)組主要費(fèi)用構(gòu)成：1.標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)階段：參加人員：公司總負(fù)責(zé)人、各級(jí)管理人員、程序文件編寫(xiě)人員、項(xiàng)目管理辦公室全體成員（以質(zhì)量處人員為主）培訓(xùn)內(nèi)容：貫標(biāo)培訓(xùn)培訓(xùn)人員：咨詢公司老師（培訓(xùn)費(fèi)包括在總價(jià)中）費(fèi)用：固定費(fèi)用2萬(wàn)2.全員宣貫：1萬(wàn)3.其他：3.29萬(wàn)第四部分人力資源及費(fèi)用計(jì)劃分析2.費(fèi)用計(jì)劃分析（三）訪談組主要費(fèi)用構(gòu)成：1.高層訪談：參加人員：訪談組人員、公司各階層工作人員調(diào)研內(nèi)容：根據(jù)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)中的內(nèi)容和要求，調(diào)研形式：查閱公司業(yè)務(wù)文件、采訪公司各部門(mén)人員費(fèi)用:調(diào)研差旅費(fèi)1萬(wàn)2.其他：0.73萬(wàn)第五部分項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)分析和管理報(bào)告人：本項(xiàng)目的交付物為質(zhì)量管理體系的建成以及成功通過(guò)GB/T19001--2008認(rèn)證，風(fēng)險(xiǎn)的分析和規(guī)避直接影響到項(xiàng)目實(shí)施的成敗，本項(xiàng)目采用問(wèn)詢法（頭腦風(fēng)暴法），主要從以下幾方面分析：1、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)：相關(guān)文件的錯(cuò)誤理解、描述上的紕漏2、費(fèi)用風(fēng)險(xiǎn)：項(xiàng)目總費(fèi)用的有效控制、各項(xiàng)費(fèi)用分配的合理性、前期準(zhǔn)備費(fèi)用與慶典接待費(fèi)用的有效控制3、時(shí)間風(fēng)險(xiǎn)：各階段工時(shí)的控制、各項(xiàng)活動(dòng)順序的安排、總體進(jìn)度的控制、外協(xié)進(jìn)度的控制（采購(gòu)延遲、出錯(cuò)）外審和內(nèi)審的差別（試運(yùn)行失?。?、人員風(fēng)險(xiǎn)：人員能力風(fēng)險(xiǎn)、人員工作安排、人才流失、溝通風(fēng)險(xiǎn)（內(nèi)外關(guān)系、上下級(jí)）宣傳風(fēng)險(xiǎn)5、管理風(fēng)險(xiǎn)：核心技術(shù)信息泄露、決策失誤、過(guò)程控制不嚴(yán)、合同管理不當(dāng)1.風(fēng)險(xiǎn)分析第五部分項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)分析和管理在以上我們所識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)中，根據(jù)相關(guān)材料，經(jīng)項(xiàng)目組成員研究，對(duì)五種潛在風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生概率和影響程度進(jìn)行評(píng)價(jià)，并針對(duì)各種風(fēng)險(xiǎn)提出了應(yīng)對(duì)措施，評(píng)估結(jié)果和措施如下表所示：2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與控制第五部分項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)分析和管理

風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施序號(hào)來(lái)源內(nèi)容后果可能性嚴(yán)重性風(fēng)險(xiǎn)度對(duì)策預(yù)防責(zé)任人1技術(shù)相關(guān)文件的錯(cuò)誤理解、描述上的紕漏影響認(rèn)證的進(jìn)度中中大及時(shí)糾正確保各層人員的理解和各類(lèi)大小文件的正確性

2費(fèi)用項(xiàng)目各項(xiàng)費(fèi)用分配不合理經(jīng)費(fèi)不足導(dǎo)致項(xiàng)目延期或擱置中大大預(yù)防為主制定費(fèi)用計(jì)劃時(shí)需預(yù)留一定費(fèi)用、嚴(yán)格控制項(xiàng)目成本

3時(shí)間某項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)度控制不當(dāng)影響后序活動(dòng)的進(jìn)行大大大提高工作效率每項(xiàng)活動(dòng)留有彈性工作時(shí)間

采購(gòu)延遲、出錯(cuò)、利益相關(guān)方協(xié)助出現(xiàn)問(wèn)題項(xiàng)目延期中大大及時(shí)協(xié)調(diào)、預(yù)防為主注重溝通

試運(yùn)行失敗項(xiàng)目延期中大大預(yù)防為主試運(yùn)行留有充分的時(shí)間

4人員人員能力不足、安排不當(dāng)項(xiàng)目進(jìn)度和質(zhì)量受影響，資源浪費(fèi)大中大預(yù)防為主合理配備和考察人才

人才流失、員工觀念不良工作效率低下、工期延遲或失敗中大大預(yù)防為主、加強(qiáng)培訓(xùn)采用積極的激勵(lì)制度、加強(qiáng)員工培訓(xùn)

5管理決策失誤、過(guò)程控制不嚴(yán)項(xiàng)目延期或失敗中大大預(yù)防為主加強(qiáng)管理，不斷地反饋

信息泄露、合同管理不當(dāng)項(xiàng)目失敗中大大預(yù)防為主與外部相關(guān)機(jī)制的合同制定詳細(xì)完整，確保本項(xiàng)目的利益

第五部分項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)分析和管理項(xiàng)目組已對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了識(shí)別和分析，但是仍須在風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生時(shí)跟蹤識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，并識(shí)別剩余風(fēng)險(xiǎn)和新出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，修改風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃，保證風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃的實(shí)施，并實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的良性循環(huán)過(guò)程。風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控的目的：監(jiān)事風(fēng)險(xiǎn)的狀況、檢查對(duì)策是否有效、不斷識(shí)別新的風(fēng)險(xiǎn)并制定對(duì)策本項(xiàng)目可采用的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控方法：風(fēng)險(xiǎn)審計(jì)和偏差分析1、風(fēng)險(xiǎn)審計(jì)：專(zhuān)人檢查監(jiān)督機(jī)制的正常運(yùn)行、定期審核風(fēng)險(xiǎn)2、偏差分析：實(shí)際活動(dòng)時(shí)間和成本與原計(jì)劃作比較、實(shí)際達(dá)到指標(biāo)與目標(biāo)指標(biāo)比較3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控第六部分項(xiàng)目溝通管理報(bào)告人：本項(xiàng)目中，我們認(rèn)為：對(duì)于成功，威脅最大的就是溝通的失敗。本項(xiàng)目成功的三個(gè)主要因素分別為：研究所員工的積極參與，明確的需求表達(dá)，研究所管理層的大力支持。而這三要素全部都依賴于良好的溝通技巧。

溝通管理的目標(biāo)是及時(shí)并適當(dāng)?shù)貏?chuàng)建、收集、發(fā)送、儲(chǔ)存和處理質(zhì)量體系建設(shè)項(xiàng)目項(xiàng)目的信息，標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目溝通包含溝通計(jì)劃、信息傳遞、實(shí)施情況報(bào)告、管理收尾共四個(gè)過(guò)程。

項(xiàng)目溝通管理的主體是項(xiàng)目中對(duì)項(xiàng)目的發(fā)展和結(jié)果產(chǎn)生影響的人（即項(xiàng)目干系人）以及各種項(xiàng)目信息。項(xiàng)目干系人：領(lǐng)導(dǎo)層（所長(zhǎng)）管理層（項(xiàng)目經(jīng)理）項(xiàng)目小組成員全體員工認(rèn)證機(jī)構(gòu)培訓(xùn)講師質(zhì)量專(zhuān)家等第六部分項(xiàng)目溝通管理1.溝通計(jì)劃編制在項(xiàng)目溝通過(guò)程當(dāng)中，項(xiàng)目經(jīng)理責(zé)無(wú)旁貸地成為信息傳輸?shù)闹行暮椭修D(zhuǎn)站，需要項(xiàng)目管理者具有優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)能力、良好的溝通能力和人際交往能力以及處理和解決問(wèn)題的能力。溝通計(jì)劃具體地說(shuō)應(yīng)明確一下內(nèi)容：工作匯報(bào)方式（方式/時(shí)間）文件保存方式（讀寫(xiě)權(quán)限/位置）聯(lián)系方式統(tǒng)一項(xiàng)目文件格式“溝通計(jì)劃”維護(hù)人第六部分項(xiàng)目溝通管理1.溝通計(jì)劃編制1.1工作匯報(bào)方式項(xiàng)目組每周對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理通過(guò)EMAIL發(fā)送周報(bào)，項(xiàng)目經(jīng)理與部門(mén)經(jīng)理溝通后完成項(xiàng)目周報(bào)。每?jī)芍茼?xiàng)目組進(jìn)行一次當(dāng)前工作溝通會(huì)議，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層通過(guò)EMAIL發(fā)送項(xiàng)目雙周報(bào)告。每月進(jìn)行一次領(lǐng)導(dǎo)層參與的項(xiàng)目報(bào)告會(huì)議，主要由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)匯報(bào)項(xiàng)目在進(jìn)度、成本、質(zhì)量等方面的情況，對(duì)關(guān)鍵的事項(xiàng)得到高層的支持和批準(zhǔn)。緊急匯報(bào)通過(guò)電話或緊急會(huì)議及時(shí)溝通。第六部分項(xiàng)目溝通管理1.溝通計(jì)劃編制1.2文件保存方式首先在研究所服務(wù)器里劃分專(zhuān)門(mén)的存儲(chǔ)空間保存信息，信息讀寫(xiě)分為不同的權(quán)限。明確劃分重要信件儲(chǔ)存區(qū)域、會(huì)議記錄儲(chǔ)存區(qū)域、工作報(bào)告儲(chǔ)存區(qū)域、質(zhì)量體系文件儲(chǔ)存區(qū)域、輔助文檔等的存放位置，及相應(yīng)的讀寫(xiě)權(quán)力。1.3聯(lián)系方式研究所提供了內(nèi)部電話和集成在郵件系統(tǒng)中的黃頁(yè)，可以很方便地找到項(xiàng)目相關(guān)人員的郵件和電話，并在特殊人員做上了標(biāo)注。第六部分項(xiàng)目溝通管理1.溝通計(jì)劃編制1.4項(xiàng)目文件方式制訂本項(xiàng)目統(tǒng)一的文件模板，并提供編寫(xiě)指南。按照系統(tǒng)要求，為項(xiàng)目管理中的各種任務(wù)制定了相關(guān)的模板，基本沿用了本所原有的標(biāo)準(zhǔn)化格式,在使用時(shí)大家都采用統(tǒng)一的格式。按照研究所規(guī)定的文件命名方式來(lái)命名電子文檔。作為項(xiàng)目的必要過(guò)程資產(chǎn)，各類(lèi)電子文檔都被要求按照一定的格式命名，標(biāo)準(zhǔn)格式為日期_作者ID_主題。第六部分項(xiàng)目溝通管理2.信息傳遞2.1宣傳教育，組織培訓(xùn)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層、管理層和全體員工進(jìn)行教育和培訓(xùn)，同時(shí)鼓勵(lì)各個(gè)部門(mén)和每個(gè)員工在質(zhì)量管理體系實(shí)施中不斷提出改進(jìn)建議。另外，對(duì)內(nèi)審員的培訓(xùn)還應(yīng)該參加國(guó)家專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)組織的培訓(xùn)班,取得內(nèi)審員證書(shū)。建立質(zhì)量管理體系,必須全員統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí),認(rèn)真學(xué)習(xí)理解體系的標(biāo)準(zhǔn)。2.2建立溝通反饋機(jī)制溝通是雙向的，為了保證信息被接收者接收到，所有的溝通方式，必須有回饋機(jī)制。凡是電子郵件進(jìn)行溝通方式，接收者在收到后要做回應(yīng)，簡(jiǎn)單回復(fù)“已收到、OK”等，電話溝通方式，接收者收到信息，也要回應(yīng)信息已經(jīng)接收到。為了保證接收者的正確理解，要求接收者進(jìn)行理解后進(jìn)行細(xì)化并進(jìn)行回復(fù)表達(dá)，這種表達(dá)卻是在確認(rèn)自己理解了的同時(shí)去轉(zhuǎn)敘或者執(zhí)行的結(jié)果，而不是復(fù)述。

第六部分項(xiàng)目溝通管理3.項(xiàng)目實(shí)施情況報(bào)告3.1定期報(bào)告某一特定的時(shí)間內(nèi)將所完成的工作量向上級(jí)匯報(bào)。主要涉及項(xiàng)目成員周進(jìn)展報(bào)告和項(xiàng)目雙周報(bào)，前者由項(xiàng)目組成員上報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理，后者是對(duì)前者的總結(jié)，由項(xiàng)目經(jīng)理上報(bào)于所長(zhǎng)。項(xiàng)目報(bào)告的