時(shí)間管理與工作組織技巧

時(shí)間管理與工作組織技巧2009-12-27

第一部分：建立時(shí)間管理意識(shí)第二部分：時(shí)間管理原理第三部分：有效管理時(shí)間的技巧課程內(nèi)容

第一部分：建立時(shí)間管理意識(shí)關(guān)于時(shí)間“我們的時(shí)間”我們的時(shí)間管理現(xiàn)狀診斷第二部分：時(shí)間管理原理第三部分：有效管理時(shí)間的技巧“時(shí)間”的特點(diǎn)：供給量固定；無(wú)法積蓄；無(wú)法取代；無(wú)法失而復(fù)得；年收入（萬(wàn)元）年工作時(shí)間（天）日工作時(shí)間（小時(shí)）每天價(jià)值（元）每小時(shí)價(jià)值（元）每分鐘價(jià)值（元）125084050.082250880100.1632508120150.2552508200250.42102508400500.83你的時(shí)間價(jià)值是多少？你算過(guò)嗎？小組討論請(qǐng)閱讀故事，思考以下問(wèn)題： 1、 小王夫婦的問(wèn)題原因是什么？ 2、 他們是如何解決這個(gè)問(wèn)題的？時(shí)間管理，是一種態(tài)度。CaseStudy誰(shuí)偷了我們的時(shí)間？－－小葉的故事建立時(shí)間管理意識(shí)日常工作中常見(jiàn)的時(shí)間管理障礙：沒(méi)有目標(biāo)，沒(méi)有計(jì)劃有計(jì)劃，但總被變化打破不速之客找不到東西缺乏自律拖延不會(huì)說(shuō)“不”

會(huì)議時(shí)間管理＝事件管理建立時(shí)間管理意識(shí)

第一部分：建立時(shí)間管理意識(shí)第二部分：時(shí)間管理原理4D原則如何減少被人約束的時(shí)間要事第一第三部分：有效管理時(shí)間的技巧4D原則

不緊迫緊迫重要第二象限

第一象限不重要第四象限第三象限

4D原則小組討論：每個(gè)小組討論一個(gè)象限，描述特點(diǎn)及舉例4D原則

不緊急緊急重要I:危機(jī)，緊急狀況逼切的問(wèn)題有期限的任務(wù)會(huì)議不重要IV:瑣碎忙碌的事情浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)III:干擾（不速之客）許多湊熱鬧的活I(lǐng)I:準(zhǔn)備事項(xiàng)提升自己的能力計(jì)劃，長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃人際關(guān)系的建立4D原則

不緊迫緊迫重要長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃生活工作平衡自律壓力自我爆炸危機(jī)救火不重要無(wú)責(zé)任心失去工作事事依賴(lài)別人事事需要指派短期行為重點(diǎn)看不到長(zhǎng)期目標(biāo)失控、危機(jī)壓力人從容人無(wú)用人懶人練習(xí)按職能分組，將日常工作列入時(shí)間四象限20%~25%25%~30%65%~80%15%15%50%~60%<1%2%~3%不緊急重要不重要期望實(shí)際緊急重要不重要IIIIIIIV期望實(shí)際

做正確的事，比正確的做事更重要如何減少受人約束的時(shí)間

不緊迫緊迫重要Ⅱ.DoitlaterⅠ.Doitnow不重要Ⅳ.Don’tdoitⅢ.Delegation如何減少受人約束的時(shí)間 國(guó)外的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)指出，人們?cè)诠ぷ髦校浩骄?0分鐘會(huì)受到1次干擾；平均每次打擾大約是5分鐘；80%（約3小時(shí)）的干擾是沒(méi)有意義或低價(jià)值的；同時(shí)，人被干擾后重拾原來(lái)的思路平均需要3分鐘；每天因干擾而產(chǎn)生的時(shí)間損失約為5.5小時(shí)如何減少受人約束的時(shí)間E-mail/OA電話(huà)如何減少受人約束的時(shí)間關(guān)于E-mail/OA：1.你一天花多少時(shí)間在看傳閱及郵件？2.你看郵件的時(shí)間是連續(xù)的，還是片斷的？3.你是否對(duì)郵件進(jìn)行分類(lèi)？4.你回信時(shí)是邊看邊回，還是分類(lèi)后集中回復(fù)？5.你查閱傳閱，會(huì)不會(huì)看一些好玩的或者是搞笑的內(nèi)容？查收郵件時(shí)，會(huì)否看一些廣告？如何減少受人約束的時(shí)間關(guān)于E-mail/OA：一打開(kāi)OA的第一個(gè)動(dòng)作就是把所有的傳閱主題詞瀏覽一邊，然后做一些分類(lèi)養(yǎng)成習(xí)慣，一天只有三個(gè)時(shí)間段看傳閱除了急件之外，集中時(shí)間段回信如何減少受人約束的時(shí)間關(guān)于電話(huà)：事先的約定與準(zhǔn)備保持簡(jiǎn)單而明確的開(kāi)場(chǎng)白 控制通話(huà)時(shí)間、保持通話(huà)主題：“你現(xiàn)在需要我們解決的問(wèn)題是什么？”要事第一二八原則(帕雷托原則)?二八原則(帕雷托原則)思考：1.我認(rèn)為多做或少做哪些事情，能夠明顯改進(jìn)個(gè)人生活？2.我認(rèn)為多做或少做哪些事情，能夠明顯改進(jìn)工作？要事第一化零為整；擴(kuò)大第二象限第一部分：建立時(shí)間管理意識(shí)第二部分：時(shí)間管理原理第三部分：有效管理時(shí)間的技巧優(yōu)先管理系統(tǒng)并行工作模式文件處置系統(tǒng)優(yōu)先管理系統(tǒng)

所有你要做的事情清單長(zhǎng)期和短期都列出來(lái)大任務(wù)列出分布（細(xì)項(xiàng)）或留出足夠空間列出清單評(píng)估時(shí)間取舍事件分析性質(zhì)

分配時(shí)段

及時(shí)總結(jié)

優(yōu)先管理系統(tǒng)

完成任務(wù)所需時(shí)間完成期限沒(méi)有期限就不是工作！交辦事項(xiàng)：定下期限，按時(shí)跟蹤承辦事項(xiàng)：自定期限，限時(shí)前提報(bào)

列出清單

評(píng)估時(shí)間取舍事件分析性質(zhì)

分配時(shí)段

及時(shí)總結(jié)

優(yōu)先管理系統(tǒng)問(wèn)你自己： -我今天必做的重要的事是什么？ -哪件事現(xiàn)在最重要？二八原則

列出清單評(píng)估時(shí)間

取舍事件分析性質(zhì)

分配時(shí)段

及時(shí)總結(jié)

優(yōu)先管理系統(tǒng)判斷出輕重緩急（4D法則）依重要性排出順序來(lái)相關(guān)任務(wù)，一并處理

列出清單

評(píng)估時(shí)間取舍事件

分析性質(zhì)

分配時(shí)段

及時(shí)總結(jié)

優(yōu)先管理系統(tǒng)時(shí)間大餅的分割控制計(jì)劃出20%彈性時(shí)間處理突發(fā)事件休息時(shí)間

列出清單

評(píng)估時(shí)間取舍事件分析性質(zhì)

分配時(shí)段

及時(shí)總結(jié)

優(yōu)先管理系統(tǒng)今日事，今日畢每天總結(jié)

列出清單

評(píng)估時(shí)間取舍事件分析性質(zhì)

分配時(shí)段

及時(shí)總結(jié)

優(yōu)先管理系統(tǒng)工作組織的時(shí)間：早上Or下班后？一日之計(jì)在于昨天TO-DO事項(xiàng)需時(shí)優(yōu)先次序安排時(shí)間備注To-Do清單Follow-Up事項(xiàng)跟進(jìn)人期限備注Follow-Up清單時(shí)間工作項(xiàng)目占用時(shí)間優(yōu)先次序評(píng)語(yǔ)20分4可在午飯時(shí)讀，頭20分鐘浪費(fèi)掉了15分1時(shí)間運(yùn)用得當(dāng)；發(fā)現(xiàn)兩個(gè)要海倫注意的問(wèn)題5分1時(shí)間運(yùn)用得當(dāng)15分4總機(jī)小姐可以留言15分3總機(jī)小姐可以留言45分2口述得不是很有條理30分4海倫可做此事，要她分類(lèi)，排出優(yōu)先次序，并回一些信時(shí)間工作項(xiàng)目占用時(shí)間優(yōu)先次序評(píng)語(yǔ)8：10檢查電子郵件8：30檢討今日計(jì)畫(huà)8：45寫(xiě)便條給海倫8：50魏特來(lái)電9：05BB來(lái)電談?lì)A(yù)算之事9：20要海倫聽(tīng)寫(xiě)信件10：05讀信并將信件分類(lèi)范例：工作日志今日目標(biāo)次序目標(biāo)完成時(shí)間完成會(huì)議檢討10:00向老板做業(yè)務(wù)摘要13:00向老板做服務(wù)報(bào)告14:00干部會(huì)議11:00加緊處理信件16:00解決布朗的問(wèn)題17:00評(píng)估日志所在工作的優(yōu)先次序指數(shù)1.是急迫又重要的事—必須做2.重要但不急迫的事—應(yīng)該做3.急迫但不重要的事—可以做4.不急迫又不重要的事—何必做第一部分：建立時(shí)間管理意識(shí)第二部分：時(shí)間管理原理第三部分：有效管理時(shí)間的技巧優(yōu)先管理系統(tǒng)并行工作模式文件處置系統(tǒng)并行工作模式ABCD

走訪客戶(hù)去甲城市

順便采購(gòu)某物資

帶新入職的同事與客戶(hù)見(jiàn)面和在該城市工作的同學(xué)聚餐一次搞掂并行工作模式ABCD主要領(lǐng)導(dǎo)不到場(chǎng)會(huì)議不能開(kāi)要充分考慮工作的連續(xù)性會(huì)議沒(méi)結(jié)束形不成工作決議決議沒(méi)有下達(dá)工作無(wú)法開(kāi)展工作尚未結(jié)束無(wú)法進(jìn)行考核 想喝茶，開(kāi)水壺不洗，不能燒開(kāi)水，因而洗開(kāi)水壺是燒開(kāi)水的先決問(wèn)題，沒(méi)開(kāi)水、沒(méi)茶葉、不洗壺杯，我們不能泡茶。因而這些又是泡茶的先決問(wèn)題。如果要縮短工時(shí)、提高工作效率，主要抓的是燒開(kāi)水這一環(huán)節(jié)，而不是拿茶葉這一環(huán)節(jié)。同時(shí)，洗壺杯、拿茶葉總共不過(guò)4分鐘，大可利用“等水開(kāi)”的時(shí)間來(lái)做。并行工作模式 思考：在我們的日常工作中，如何利用“并行工作模式”？并行工作模式利用空