辦公自動化基礎(chǔ)知識介紹

辦公自動化基礎(chǔ)辦公自動化介紹

現(xiàn)代辦公所處理的信息類型多種多樣，有數(shù)值、文字、圖片、圖像、聲音和視頻剪輯等，因此，辦公自動化軟件通常由一系列應(yīng)用軟件構(gòu)成，包括文字處理、電子表格、演示軟件等。

辦公自動化過程中最常見的文字處理、電子表格處理、演示文稿制作三個應(yīng)用軟件：文字處理軟件——Word2003電子表格處理軟件——Excel2003演示文稿制作軟件——PowerPoint2003Word2003文字處理

如何進(jìn)行文字處理，需要什么工具，如何啟動和退出該程序呢？如何利用word2003對文檔進(jìn)行管理呢？如何對文檔進(jìn)行編輯？如何對文檔進(jìn)行排版呢？如何進(jìn)行圖文混排呢？如何插入并制作表格呢？如何高效進(jìn)行排版？如何進(jìn)行打??？學(xué)習(xí)任務(wù)啟動Word2003常規(guī)啟動

單擊“開始”|“程序”

|“MicrosoftWord”快捷啟動

雙擊桌面上的Word快捷方式圖標(biāo)通過已有文檔進(jìn)入Word2003退出Word2003單擊標(biāo)題欄右側(cè)的“關(guān)閉”按鈕。單擊標(biāo)題欄左側(cè)的“W”圖標(biāo)，在隨之打開的快捷菜單中，單擊關(guān)閉。雙擊標(biāo)題欄左側(cè)的“W”圖標(biāo)。單擊“文件”菜單中的“退出”命令。按組合鍵Alt+F4。標(biāo)題欄菜單欄工具欄標(biāo)尺狀態(tài)欄編輯區(qū)本節(jié)結(jié)束，請點(diǎn)擊返回Word2003窗口介紹文檔管理包括：如何創(chuàng)建一個新文檔？如何在已有文檔中輸入內(nèi)容？如何保存文檔？如何將已有的文檔打開？如何利用word2003對文檔進(jìn)行管理呢？文檔管理——創(chuàng)建新文檔創(chuàng)建新文檔常有以下三種方法：單擊“文件”菜單的“新建”命令。按組合鍵Ctrl＋N。單擊“常用工具欄”上的“新建”按鈕。新建文檔默認(rèn)的文件名是“文檔1”。利用“模板”——創(chuàng)建新文檔例如：利用“現(xiàn)代型信函”模板生成一封信輸入入與與編編輯輯正正文文光標(biāo)標(biāo)表表示示錄錄入入內(nèi)內(nèi)容容時時的的插插入入位位置置。。鍵盤盤定定位位利用用鍵鍵盤盤方方向向鍵鍵End、Home、Ctrl+End、Ctrl+Home鼠標(biāo)標(biāo)定定位位在欲欲插插入入內(nèi)內(nèi)容容處處單單擊擊鼠鼠標(biāo)標(biāo)左左鍵鍵。。當(dāng)前輸入和編輯的位置：插入點(diǎn)輸入入正正文文途途徑徑利用用鍵鍵盤盤利用用““軟軟鍵鍵盤盤””插入入菜菜單單視圖圖|頁眉眉、、頁頁腳腳編輯輯|替換換、、剪剪切切、、復(fù)復(fù)制制輸入入案案例例分分析析點(diǎn)點(diǎn)點(diǎn)日日記記今天天是是2012年11月5日星星期期一一，，室室內(nèi)內(nèi)氣氣溫溫5~7℃℃之間間。。晚上上，我我正正在在看看，突突然然鈴聲聲響響起起，，原原來來是是我我的的同同學(xué)學(xué)Mary,她問問我我書書中中第第Ⅷ的數(shù)學(xué)題，求求“1×2+2××4+3×6+4×8+…+100×200=?”有什么簡便方方法？我告訴訴了她，她很很高興，對我我說：“Thankyou！Mybestfriend！”后來，她要我我去圖書館為為她借閱巴金金的《家》、《春》、《秋》，并告訴我，，她的Email地址是，要我借到后后寫給她。在輸入過程中中的狀態(tài)：改改寫、插入，，insert“Enter”產(chǎn)生段落標(biāo)記記：“shift+Enter”產(chǎn)生強(qiáng)制換行行標(biāo)記：“Ctrl＋Enter”強(qiáng)制換頁。Backspace鍵刪除“插入點(diǎn)”前面的字符Delete鍵來刪除“插入點(diǎn)”后面的字符當(dāng)對新文檔第一次保存時，將會打開“另存為”對話框。保存文檔(1)文件|保存文件|SCtrl+SF2文件|另存為保存的特殊設(shè)設(shè)置自動保存功能能菜單“工具|保存選項(xiàng)”安全性打開已有文檔檔“常用工具欄””中打開按鈕鈕文件|打開文件|0“Ctrl＋O”“Ctrl＋F12”。本節(jié)結(jié)束，請點(diǎn)擊返回文檔的編輯選定文本“先選定”，“后操作”直接“拖拽””文本中雙擊（（詞）文本中三擊（（段）單擊首，Shift+單擊尾（連續(xù)續(xù)）Ctrl＋“拖拽”（不不連續(xù)）選定區(qū)：單擊擊、雙擊、三三擊全選（Ctrl+A)文檔移動和復(fù)復(fù)制拖拽到目標(biāo)編輯|剪切：（目標(biāo)標(biāo)）粘貼“Ctrl＋X”:“Ctrl＋V”Ctrl＋拖拽到目標(biāo)標(biāo)編輯|復(fù)制：（目標(biāo)標(biāo)）粘貼“Ctrl＋C”:“Ctrl＋V”撤銷和恢復(fù):工具欄編輯|撤銷“Ctrl＋Z”:工具欄編輯|恢復(fù)“Ctrl＋Y”查找與替換編輯|查找“Ctrl＋F”編輯|替換“Ctrl＋H”查找高級功能能文檔的排版字體格式字體：漢字字號阿拉伯?dāng)?shù)字字字號字符間距：縮放、間距、、位置字體特殊格式式中文版式：拼音指南、帶帶圈字符……邊框和底紋：：“文字”邊框框、底紋語言：中文繁簡轉(zhuǎn)換換段落格式對齊方式縮進(jìn)間距段落其它格式式項(xiàng)目符號和編編號邊框和底紋分欄首字下沉制表位格式復(fù)制（格格式刷）單擊雙擊（取消））頁面設(shè)置A3的大小是多少呢？頁眉或頁腳“視圖|頁眉和頁腳”，彈出“頁眉/頁腳”工具欄頁碼“插入|頁碼”腳注和尾注“插入|引用|腳注和尾注”超鏈接“插入|超鏈接”圖形處理插入圖片“插入|圖片PrintScreenAlt+PrintScreen圖片格式化文字環(huán)繞效果果繪圖工具欄簡單圖形復(fù)雜圖形圖形處理縮放和旋轉(zhuǎn)添加文字組合疊放次序設(shè)置自選圖形形格式。文本框藝術(shù)字公式表格制作Word中的表格有3種類型：規(guī)則則表格、不規(guī)規(guī)則表格、文文本轉(zhuǎn)換成的的表格。要設(shè)置表格中中文字的對齊齊方式繪制斜線表頭頭增加或刪除行行、列和單元元格公式：Left、Above、單元格1：單元格2、單元元格1，單元格2“排序”拆分單元格合并單元格本節(jié)結(jié)束，請點(diǎn)擊返回高效排版樣式：是系統(tǒng)或用戶戶并保存的一一系列排版格格式。創(chuàng)建目錄打印預(yù)覽打印電子表格處理理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)處理科學(xué)分析計(jì)算算圖形、圖表功功能數(shù)據(jù)組織。窗口編輯欄工作區(qū)工作簿：用來存儲并處理工作數(shù)據(jù)的

文件，其擴(kuò)展名為.xls

工作表：單擊工作表標(biāo)簽可以實(shí)現(xiàn)工作

表間的切換。單元格：行和列的交叉部分稱為單元格，

是存放數(shù)據(jù)的最小單元。數(shù)據(jù)輸入入單擊單元格內(nèi)容的的輸入漢字文字分段西文字符日期分?jǐn)?shù)公式數(shù)字作為文字字輸入前要加加單引號’按Alt+Enter組合鍵直接輸入日期輸入可用用“/”分隔符分?jǐn)?shù)的輸入應(yīng)應(yīng)先輸入“0”和空格先輸入“=”數(shù)據(jù)填充充填充柄運(yùn)算符是對工作表中中的數(shù)據(jù)進(jìn)行行分析與計(jì)算算的等式。它它以“=”開始，后面跟跟表達(dá)式。算術(shù)運(yùn)算符+（加）、-（減）、*(乘）、/（除）、%(百分比）、^(乘方）關(guān)系運(yùn)算符=、>、<、>=、<=、<>文本運(yùn)算符（（&)引用運(yùn)算符，，：空格關(guān)系運(yùn)算符=、>、<、>=、<=、<>文本運(yùn)運(yùn)算符符（&)引用運(yùn)運(yùn)算符符，：：空格格A3,B2,D4B2:E5A1:E5C3:D62、在展展開的的函數(shù)數(shù)列表表中進(jìn)進(jìn)行選選擇1、在需需要使使用函函數(shù)的的單元元格中中輸入入“＝＝”號號利用“公式”計(jì)算數(shù)數(shù)據(jù)函數(shù)功功能說說明3、選擇擇或輸輸入函函數(shù)參參數(shù)相對引引用——單元格格地址址隨著著位置置的不不同而而變化化，例例如：：A1。絕對引引用——指公式式復(fù)制制或填填入到到新位位置時時，單單元格格地址址保持持不變變,例如：：$A$1?；旌弦谩冈谝灰粋€單單元格格地址址中，，既有有相對對引用用又有有絕對對引用用,例如：：$A1,A$1。選定定3、單擊擊列標(biāo)標(biāo)可用用于選選擇某某列2、單擊擊行標(biāo)標(biāo)可用用于選選擇某某行1、單擊擊某單單元格格并激激活它它，即即可用用于選選擇單單個單單元格格1選擇所要刪除內(nèi)容的單元格2在“編輯”菜單中選擇“清除”項(xiàng)，在子菜單中選擇相應(yīng)項(xiàng)3或按Del鍵直接刪除單元格內(nèi)容如何刪除單元格內(nèi)容？粘貼單元格格數(shù)據(jù)據(jù)方法是是：先先復(fù)制制數(shù)據(jù)據(jù)，再再選擇擇待粘粘貼區(qū)區(qū)域中中的第第一個個單元元格，，選擇擇“編輯|選擇性性粘貼貼”命令，，在“選擇性性粘貼貼”對話框框中進(jìn)進(jìn)行相相應(yīng)設(shè)設(shè)置，，Excel在數(shù)據(jù)復(fù)制時可以只復(fù)制部分信息嗎？單元格格格式式化通過“格式|單元格格”命令設(shè)置單單元格格格式式還可可以通通過Excel的“格式”工具欄欄來進(jìn)進(jìn)行。。自動套套用格格式單擊“格式”菜單后后，再再選擇擇“自動套套用格格式”命令，，會彈彈出一一個自自動套套用格格式對對話框框。“格式|條件格格式”命令圖表表制制作作選定的的數(shù)據(jù)據(jù)源。。單擊常常用工工具欄欄中的的“圖表向向?qū)А卑粹o，，打開開圖表表向?qū)?dǎo)。圖表向向?qū)е唬海簣D表表類型型1、選擇擇圖表表類型型2、選擇擇子圖圖表類類型3、單擊擊“下下一步步”進(jìn)進(jìn)入步步驟二二對話話框圖表向向?qū)е海簣D表表源數(shù)數(shù)據(jù)1、選擇擇數(shù)據(jù)據(jù)源區(qū)區(qū)域2、選擇擇行或或列作作為系系列3、單擊擊“下下一步步”進(jìn)進(jìn)入步步驟3對話框框圖表向向?qū)е海簣D表表選項(xiàng)項(xiàng)3、單擊擊“下下一步步”進(jìn)進(jìn)入步步驟4對話框框1、輸入入標(biāo)題題名稱稱2、輸入入分類類軸名名稱1、選擇擇將圖圖表插插入當(dāng)當(dāng)前工工作表表中或或是新新的工工作表表中2、單擊擊“完完成””按鈕鈕，整整個圖圖表創(chuàng)創(chuàng)建過過程完完畢圖表向向?qū)е模海簣D表表位置置數(shù)據(jù)管管理和和分析析包括：：如何建建立數(shù)數(shù)據(jù)清清單？？如何對對數(shù)據(jù)據(jù)排序序？如何進(jìn)進(jìn)行數(shù)數(shù)據(jù)篩篩選？？如何分分類匯匯總？？如何制制作數(shù)據(jù)透透視表表？建立數(shù)數(shù)據(jù)清清單使用“數(shù)據(jù)|記錄單單”命令以以記錄錄為單單位來來輸入入數(shù)據(jù)據(jù)及編編輯數(shù)據(jù)據(jù)排排序序單擊數(shù)數(shù)據(jù)區(qū)區(qū)域的的任意意單元元格。。單擊菜菜單“數(shù)據(jù)|排序”命令，，打開開“排序”對話框框。選擇“主要關(guān)關(guān)鍵字字”,“次要關(guān)關(guān)鍵字字”“第三關(guān)關(guān)鍵字字”。單擊“確定”按鈕。。數(shù)據(jù)據(jù)篩篩選選1.自動篩篩選通過“數(shù)據(jù)|篩選|自動篩篩選”命令實(shí)實(shí)現(xiàn)2.高級篩篩選然后執(zhí)執(zhí)行“數(shù)據(jù)”“篩選”“高級篩篩選”命令，，在其其對話話框內(nèi)內(nèi)進(jìn)行行數(shù)據(jù)據(jù)區(qū)域域和條條件區(qū)區(qū)域的的選擇擇2.高級篩篩選高級篩篩選能能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)數(shù)據(jù)據(jù)清單單中多多字段段之間間“邏輯或或”的篩選選關(guān)系系先要在在數(shù)據(jù)據(jù)清單單以外外的任任何位位置建建立條條件區(qū)區(qū)域，，條件件區(qū)域域至少少是兩兩行，，且首首行與與數(shù)據(jù)據(jù)清單單相應(yīng)應(yīng)字段段精確確匹配配然后執(zhí)執(zhí)行“數(shù)據(jù)”“篩選”“高級篩篩選”命令，，在其其對話話框內(nèi)內(nèi)進(jìn)行行數(shù)據(jù)據(jù)區(qū)域域和條條件區(qū)區(qū)域的的選擇擇；篩篩選結(jié)結(jié)果可可在原原數(shù)據(jù)據(jù)清單單位置置顯示示，也也可以以在數(shù)數(shù)據(jù)清清單以以外的的位置置顯示示1、建立立條件件區(qū)域域，同同一行行上的的條件件關(guān)系系為邏邏輯與與，不不同行行之間間的關(guān)關(guān)系為為邏輯輯或2、執(zhí)行行“數(shù)數(shù)據(jù)””“篩篩選””“高高級篩篩選””命令令3、打開開高級級篩選選對話話框4、選擇擇數(shù)據(jù)據(jù)區(qū)域域和條條件區(qū)區(qū)域5、單擊擊“確確定””按鈕鈕數(shù)據(jù)管管理和和分析析——分類匯匯總提示：：先對對“分分類””字段段排序序數(shù)據(jù)管管理和和分析析——數(shù)據(jù)透透視表表分類匯匯總適適合按按一個個字段段進(jìn)行行分類類，對對一個個或多多個字字段進(jìn)進(jìn)行匯匯總。。如果果要對對多個個字段段進(jìn)行行分類類并匯匯總，，這就就需要要利用用數(shù)據(jù)據(jù)透視視表。。例4.42統(tǒng)計(jì)各各系男男女生生的人人數(shù)。。本例例既要要按“系別”分類，，又要要按“性別”分類。。本節(jié)結(jié)束，請點(diǎn)擊返回演示示文文稿稿制制作作基基礎(chǔ)礎(chǔ)制作演演講稿稿的過過程放映、打印演講稿美化演講稿輸入演講稿內(nèi)容PowerPoint2003——窗口PowerPoint2003——視圖方方式PowerPoint有五種種視圖圖模式式：1幻燈片視圖2大綱視圖3備注頁視圖4幻燈片瀏覽視圖5幻燈片放映利用“內(nèi)容提提示向向?qū)А崩谩霸O(shè)計(jì)模模板”建立“空演示示文稿稿”我們?nèi)绾涡陆ㄑ菔疚母迥兀吭诨脽魺羝兄刑砑蛹痈鞣N種圖形、文本框框、藝術(shù)字字、圖表、Word表格等。另另外，，對選選定的的對象象可以以進(jìn)行行移動動、復(fù)復(fù)制、、刪除除等操操作。。對于用用“繪圖”按鈕制制作的的各種種圖形形，可可單擊擊選中中后進(jìn)進(jìn)行修修改或或刪除除。只能在“幻燈片視圖”下才可編輯幻燈片。插入聲聲音和和動畫畫文件件：插入入|影片和和聲音音插入超