成都市城建檔案館電子檔案培訓(xùn)

成都市城建檔案館

電子檔案報(bào)送培訓(xùn)

一、電子檔案的移交和接收工作的開展

一、電子檔案的移交和接收工作的開展

建設(shè)工程的勘察、設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)將建設(shè)工程電子檔案的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)對形成的建設(shè)工程電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性進(jìn)行監(jiān)督和鑒定，并保證電子檔案和紙質(zhì)檔案的一致性和對應(yīng)關(guān)系。

一、電子檔案的移交和接收工作的開展

建設(shè)單位應(yīng)指定人員從事電子檔案的形成、收集、整理歸檔和移交工作。組織相關(guān)人員參加市城建檔案館組織的電子檔案報(bào)送業(yè)務(wù)培訓(xùn)，熟悉和掌握“電子檔案報(bào)送系統(tǒng)”軟件及電子檔案編制及著錄的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并取得由市城建檔案館發(fā)放的電子檔案整理及報(bào)送資格證。

一、電子檔案的移交和接收工作的開展

一、電子檔案的移交和接收工作的開展

建設(shè)工程電子檔案的編制應(yīng)按照《成都市建設(shè)工程電子檔案技術(shù)規(guī)范（暫行）》的要求進(jìn)行。建設(shè)單位在提請市城建檔案館對建設(shè)工程紙質(zhì)檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)同時(shí)提請對建設(shè)工程電子檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。建設(shè)單位應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后6個(gè)月內(nèi)向市城建檔案館移交建設(shè)工程紙質(zhì)檔案的同時(shí)，移交一套與紙質(zhì)檔案完全一致的建設(shè)工程電子檔案。二、成都市建設(shè)工程電子檔案技術(shù)規(guī)范

成都市建設(shè)工程電子檔案技術(shù)規(guī)范（暫行）主要內(nèi)容：

1、建設(shè)工程電子檔案歸檔范圍及要求；2、建設(shè)工程檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)；3、建設(shè)工程電子檔案著錄規(guī)則。1、建設(shè)工程電子檔案歸檔范圍及要求

（一）歸檔范圍及歸檔內(nèi)容

實(shí)施五城區(qū)的建設(shè)工程、市級以上重點(diǎn)建設(shè)工程以及跨區(qū)（市）縣建設(shè)工程的建設(shè)單位在向市城建檔案管理部門歸檔移交建設(shè)工程紙質(zhì)檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)移交一套與紙質(zhì)檔案完全一致的電子檔案。1、建設(shè)工程電子檔案歸檔范圍及要求

（二）電子檔案歸檔要求1.電子檔案與紙質(zhì)檔案的內(nèi)容要一一對應(yīng)。2.建設(shè)單位應(yīng)對建設(shè)工程電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性進(jìn)行監(jiān)督和鑒定，并保證電子檔案和紙質(zhì)檔案的一致性。1、建設(shè)工程電子檔案歸檔范圍及要求

（二）電子檔案歸檔要求3.建設(shè)工程電子檔案的編制須按照“電子檔案管理系統(tǒng)”管理軟件的要求進(jìn)行。

（1）工程級信息著錄、案卷級信息著錄、文件級信息著錄和數(shù)字化掃描處理。

（2）檔案著錄須按照建設(shè)工程電子檔案著錄規(guī)則進(jìn)行著錄。

（3）檔案數(shù)字化須按照建設(shè)工程檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。1、建設(shè)工程電子檔案歸檔范圍及要求

（二）電子檔案歸檔要求4.電子檔案的檢查。移交前，報(bào)送人員要逐一檢查電子文件，保證電子文件的真實(shí)、完整以及與紙質(zhì)檔案的一一對應(yīng)關(guān)系。1、建設(shè)工程電子檔案歸檔范圍及要求

（二）電子檔案歸檔要求5.電子檔案的移交

（1）電子檔案采取離線式歸檔，歸檔載體為DVD-R光盤。光盤應(yīng)當(dāng)無污漬、無劃痕、無病毒，能夠正常讀出。光盤應(yīng)當(dāng)裝盒存放，并編制封面。

（2）建設(shè)單位指定具有資質(zhì)證的報(bào)送人員辦理移交手續(xù)。移交的電子檔案必須附帶《建設(shè)工程電子檔案移交、接收登記表》。1、建設(shè)工程電子檔案歸檔范圍及要求

（二）電子檔案歸檔要求6.電子檔案的驗(yàn)收

（1）成都市城建檔案館對建設(shè)單位提交電子檔案進(jìn)行驗(yàn)收，不合格由建設(shè)單位整改后重新報(bào)送。

（2）電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性；著錄項(xiàng)目是否齊全、格式是否正確；掃描影像是否清晰、完整；載體有無病毒、有無劃痕。

（3）成都市城建檔案館采取抽樣檢驗(yàn)的方法，樣本數(shù)不少于檔案總數(shù)的20％，合格率應(yīng)達(dá)到100%。1、建設(shè)工程電子檔案歸檔范圍及要求

（二）電子檔案歸檔要求7.電子檔案的保管

成都市城建檔案館應(yīng)將驗(yàn)收合格電子檔案及時(shí)入庫歸檔管理，采用現(xiàn)代化管理手段和標(biāo)準(zhǔn)化管理模式，確保電子檔案的安全和有效利用，并逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案的異地保管。2、建設(shè)工程檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

（一）檔案數(shù)字化基本流程

建設(shè)工程檔案數(shù)字化基本流程主要包括檔案整理、著錄、批量掃描、數(shù)據(jù)處理、信息存儲、數(shù)據(jù)歸檔等。2、建設(shè)工程檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

（二）掃描的基本要求1.應(yīng)在紙質(zhì)檔案整理工作完成并達(dá)到歸檔要求之后進(jìn)行，數(shù)字圖像必須與紙質(zhì)檔案一致；2.以紙質(zhì)檔案整理的順序進(jìn)行逐項(xiàng)掃描，轉(zhuǎn)化為電子圖像。1頁文件（或圖紙）為1個(gè)電子圖像；3.掃描模式可采用黑白、彩色兩種模式。單色頁面檔案文件應(yīng)采用黑白二值模式。彩色照片應(yīng)采用彩色模式掃描。2、建設(shè)工程檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

（三）掃描文件分辨率

單色頁面檔案文件，掃描分辨率應(yīng)為100dpi-300dpi；

彩色照片檔案文件，掃描分辨率應(yīng)為300dpi,彩色深度24位；2、建設(shè)工程檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

（四）存儲方式

以JPEG數(shù)字壓縮編碼或TIFF國際通用標(biāo)準(zhǔn)格式；

單色頁面檔案文件：采用黑白二值掃描的數(shù)字圖像宜采用TIFF格式二值圖像壓縮算法存儲，A4（含）以下大小幅面文檔不超過512KB，A4以上大小幅面文件不超過2MB；

彩色照片檔案文件：采用彩色掃描的數(shù)字圖像宜采用JPEG數(shù)字壓縮編碼存儲，原則上不超過2MB。2、建設(shè)工程檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

（五）掃描圖像的質(zhì)量要求1.掃描后的數(shù)字圖像要清晰、完整，符合正常瀏覽方向，內(nèi)容不得倒置；2.圖像要進(jìn)行去污處理。處理過程中要遵循在不影響可讀度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則；3.應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊或者黑邊；2、建設(shè)工程檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

（五）掃描圖像的質(zhì)量要求4.出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，圖像偏度不得大于1度；5.對大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。圖像拼接處信息要完整，不能缺少任何信息。2、建設(shè)工程檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

（六）數(shù)字圖像文件的存放要求

按“工程”、“案卷”、“文件”的次序，分別建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)。2、建設(shè)工程檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

（六）數(shù)字圖像文件的存放要求1.建立工程級文件夾。工程級文件夾的命名規(guī)則是：工程名稱。2、建設(shè)工程檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

（六）數(shù)字圖像文件的存放要求2.在“工程級文件夾”之下建立案卷級文件夾。案卷級文件夾的命名規(guī)則是：序號。序號采用三位半角阿拉伯?dāng)?shù)字格式，不足三位時(shí)用前置“0”補(bǔ)足三位；2、建設(shè)工程檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

（六）數(shù)字圖像文件的存放要求3.在“案卷級文件夾”下存放掃描文件。掃描文件的命名規(guī)則是：案卷序號－頁碼。頁碼采用三位半角阿拉伯?dāng)?shù)字格式，不足三位時(shí)用前置“0”補(bǔ)足三位,以數(shù)字“001”開始至最后文件止號結(jié)束。例如：001-001……001-N；002-001……002-N。3、建設(shè)工程電子檔案著錄規(guī)則

（一）工程信息著錄要求1．建設(shè)單位：以建設(shè)單位印章為準(zhǔn)，著錄全稱。若申請單位為兩個(gè)或兩個(gè)以上單位，應(yīng)在各單位之間以頓號“、”相隔。2．工程類別：按城建檔案分類大綱給每卷檔案劃分大類、屬類、小類，用“－”把大類、屬類類代號聯(lián)起來表示，如I-1-012。此項(xiàng)由成都市城建檔案館提供。3、建設(shè)工程電子檔案著錄規(guī)則

（一）工程信息著錄要求3．工程名稱：按建設(shè)工程規(guī)劃許可證所列工程項(xiàng)目著錄。市政工程名稱由工程地點(diǎn)和單項(xiàng)工程名稱組成（如有起止點(diǎn)的需錄出工程起止地點(diǎn)）。

例如：“江安河村新居工程一期1～5號樓工程”、“金沙國際住宅、商業(yè)工程”?！案咝聟^(qū)南部園區(qū)商務(wù)科技區(qū)二期二標(biāo)段C、E、F、G線電力淺溝工程”、“文昌路（新機(jī)場路～川藏路）中壓燃?xì)夤こ獭薄?、建設(shè)工程電子檔案著錄規(guī)則

（一）工程信息著錄要求4．所屬區(qū)：項(xiàng)目地址所在行政區(qū)名稱。例如：“金牛區(qū)”、“成華區(qū)”，如跨區(qū)域按主要區(qū)域填寫。5．工程地址：工程項(xiàng)目的建設(shè)地點(diǎn)或征地地址，本市工程著錄區(qū)（縣）、街道（鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、路）、門牌號（村、隊(duì)）。例如：“高新區(qū)西源大道8號”、“武侯區(qū)永豐鄉(xiāng)太平村三組”“郫縣犀浦鎮(zhèn)晨風(fēng)村5社”。3、建設(shè)工程電子檔案著錄規(guī)則

（一）工程信息著錄要求6．開竣時(shí)間：以工程開工報(bào)告、竣工報(bào)告為準(zhǔn)，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，年代4位、月份2位、日期2位，年月日之間用“-”號相隔，例如“2011-06-30”。3、建設(shè)工程電子檔案著錄規(guī)則

（一）工程信息著錄要求7．規(guī)劃證號、驗(yàn)收證號、選址書號、用地證號：規(guī)劃證號：即建設(shè)工程規(guī)劃許可證的編號；驗(yàn)收證號：即建設(shè)工程規(guī)劃合格證的編號；選址書號：即建設(shè)項(xiàng)目選址意見書的編號；用地證號：即建設(shè)用地規(guī)劃許可證的編號。著錄時(shí)只保留數(shù)字（發(fā)文年份和文件順序號）。3、建設(shè)工程電子檔案著錄規(guī)則

（一）工程信息著錄要求

例如：“成規(guī)選址[2007]74號”著錄為“2007-74”、“成規(guī)用地[2004]003”著錄為“2004-3”、建字第510124201039012號”著錄為“510124201039012”、“選字第510105201140105號”著錄為“510105201140105”。3、建設(shè)工程電子檔案著錄規(guī)則

（一）工程信息著錄要求8．用地面積、代征地面積：為建設(shè)用地規(guī)劃許可證批準(zhǔn)的用地面積、代征地面積。面積是以“平方米”為默認(rèn)單位,以“畝”或“公頃”計(jì)量的，需換算成“平方米”進(jìn)行登記。9．實(shí)際驗(yàn)收面積：按建設(shè)工程規(guī)劃合格證上批準(zhǔn)的建筑面積。3、建設(shè)工程電子檔案著錄規(guī)則

（一）工程信息著錄要求10．施工證號：指建設(shè)行政主管部門對該建設(shè)工程項(xiàng)目核發(fā)的施工許可證號，依據(jù)文件原編號著錄，如“CGGJ（2010）-J015”或“

11．施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、勘察單位：以施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、勘察單位印章為準(zhǔn)，若為兩個(gè)或兩個(gè)以上單位，應(yīng)在各責(zé)任者之間加頓號“、”。3、建設(shè)工程電子檔案著錄規(guī)則

（一）工程信息著錄要求12．建設(shè)面積：按建設(shè)工程規(guī)劃許可證批準(zhǔn)的面積填寫。13．建筑結(jié)構(gòu)：建筑物的結(jié)構(gòu)類型，如磚混、框架、框剪等。14．建設(shè)幢數(shù)：按本次進(jìn)館建設(shè)項(xiàng)目實(shí)有建筑物的幢數(shù)著錄。15．層數(shù)：按建筑物的實(shí)際層數(shù)著錄（含地下層數(shù)）。如：“地上12層，地下2層”。著錄為“14”。同一建筑物（項(xiàng)目）按最高層次著錄；同一項(xiàng)目中包括層次不同的多幢建筑物時(shí)，按層數(shù)最高的著錄。3、建設(shè)工程電子檔案著錄規(guī)則

（一）工程信息著錄要求16．地上層、地下層。以0.00為界，著錄地上、地下層數(shù)。如：“地上12層，地下2層”，地上層著錄“12”、地下層著錄為“2”。17．道（橋）長、管長、寬度、高度：均以米為單位，高度以建筑物的最高點(diǎn)著錄。18．管徑：管線的直徑，只填寫數(shù)字。如“DN50”著錄為“50”。3、建設(shè)工程電子檔案著錄規(guī)則

（一）工程信息著錄要求19．管起點(diǎn)、管止點(diǎn)：著錄道路或管線的起止位置的樁號。20.圖幅號：按1：500地形圖圖幅編號填寫。例如“20+11”。21．坐標(biāo)X、坐標(biāo)Y：取建設(shè)工程所在位置任一坐標(biāo)點(diǎn)。3、建設(shè)工程電子檔案著錄規(guī)則

（一）工程信息著錄要求

注意事項(xiàng)：1．一項(xiàng)市政工程如有多條道路或管線，錄入最長道路或管線的長度、寬度、起止點(diǎn)和最小管徑，并在“其它”欄著錄清楚每條道路或管線的長度、寬度、管起點(diǎn)、管止點(diǎn)和管徑的情況。2．排水工程錄入污水管的管長、管徑、管起點(diǎn)、管止點(diǎn)，并在“其它”欄備注清楚。3、建設(shè)工程電子檔案著錄規(guī)則

（二）案卷信息著錄要求1．案卷序號：即案卷的順序號，以一個(gè)卷為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開始依次標(biāo)注。2．卷內(nèi)數(shù)量、文字?jǐn)?shù)量、圖紙數(shù)量、照片數(shù)量均著錄本卷實(shí)際數(shù)量。卷內(nèi)數(shù)量為案卷中文字材料、圖紙材料和照片等其他材料的總數(shù)。3．密級：秘密；保管期限：永久。注：如有特殊情況，由城建檔案館另行告知。3、建設(shè)工程電子檔案著錄規(guī)則

（二）案卷信息著錄要求4．案卷名稱：即案卷題名。由城建檔案記錄和反映對象的名稱，卷內(nèi)文件材料針對部分的內(nèi)容組成。同項(xiàng)目、同類型文件材料分為多卷時(shí)，案卷名稱還應(yīng)加序號、圖號。例如：“綜合性文件”“2號樓給排水文字材料（三）”“1號樓土建文字材料（一）”“1號樓土建文字材料（二）”“1～5號樓建筑竣工圖一（建施1～5/8）”“1～5號樓建筑竣工圖二（建施6～8/8）。3、建設(shè)工程電子檔案著錄規(guī)則

（二）案卷信息著錄要求5.移交單位：填寫想城建檔案館移交檔案單位的全稱。6.編制單位：案卷內(nèi)城建文件材料的形成單位或主要責(zé)任者，必須著錄單位的全稱。7.編制日期：填寫案卷內(nèi)城建文件材料形成的起止日期。8.案卷內(nèi)容：填寫本案卷主要文件材料或圖紙的內(nèi)容。3、建設(shè)工程電子檔案著錄規(guī)則

（三）文件信息著錄要求

文件信息著錄順序按紙質(zhì)檔案排列順序依次著錄。其中各字段著錄要求如下：1.序號：以一份文件為單位，按卷內(nèi)文件排列的先后順序,用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開始依次標(biāo)注。3、建設(shè)工程電子檔案著錄規(guī)則

（三）文件信息著錄要求2．文號：填寫城建文件材料的文號或圖紙編號。文號著錄時(shí)只保留數(shù)字（發(fā)文年份和文件順序號）如：“成規(guī)管[2001]004號”著錄為“2001-4”、“成考通字0001932號”著錄為“1932”；圖紙編號由圖別和圖號組成，依圖紙?jiān)幪栔?。如“建?/10”、“結(jié)施9”、“水施6/30”、“訊施11”、“電施改1.10”。注：施工許可證需按文件原編號著錄。3、建設(shè)工程電子檔案著錄規(guī)則

（三）文件信息著錄要求3．編制單位：填寫城建文件材料形成的單位或主要責(zé)任者。以印章為準(zhǔn)，著錄單位全稱。有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等”代替，各責(zé)任者之間以頓號“、”相隔。未署責(zé)任者的文件或經(jīng)考證無結(jié)果的文件不錄。3、建設(shè)工程電子檔案著錄規(guī)則

（三）文件信息著錄要求4．目錄名稱：城建文件材料標(biāo)題的全稱,沒有標(biāo)題的文件根據(jù)內(nèi)容擬制文件材料名稱。5．編制日期：為文件形成日期，形成時(shí)間不清的文件，如考證無結(jié)果不錄。著錄時(shí)年為四位數(shù)，月、日為兩位數(shù)，年月日之間用“-”號相隔。如“2001-06-10”。3、建設(shè)工程電子檔案著錄規(guī)