檔案保管制度與借閱制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

1、公司檔案工作實(shí)行二級管理。其中：一級管理是指公司綜合處的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。

2、公司檔案業(yè)務(wù)歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負(fù)責(zé)。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。

3、公司檔案管理員按照國家有關(guān)規(guī)定，以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案；各處、各部門的檔案管理人員應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作，負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。

4、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

5、公司檔案管理人員有責(zé)任對二級檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。歸檔制度

1、凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的，綜合處保存復(fù)印件。

4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業(yè)務(wù)活動中的有關(guān)請示報告及上級領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，屬付款性質(zhì)的，由財務(wù)處保存原件；屬人事問題的，由勞資員保存原件；屬工程項(xiàng)目的，由工程處保存原件。其他重要報告，在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的，連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保留三份原件，主管經(jīng)理保存一份，財務(wù)處及業(yè)務(wù)處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務(wù)處保存原件。7、公司級的收文、發(fā)文等文書資料均由綜合處歸檔。8、其它體系認(rèn)證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。

檔案保管制度

1、公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專門庫房，各處、部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。

3、科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。

4、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。

10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。檔案借閱制度

1、檔案屬于公司，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

2、借閱部門保管的檔案材料，須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案材料，屬借閱部門經(jīng)辦的，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；借閱非本部門經(jīng)辦的檔案材料，須經(jīng)綜合處處長批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)綜合處處長批準(zhǔn)。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)綜合處長報經(jīng)理批準(zhǔn)。

5、借出檔案時，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

6、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。

7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔檔案人員崗位責(zé)任制

1、努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，不斷提高政治素質(zhì)、政策水平，全心全意為人民服務(wù)。

2、認(rèn)真學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹執(zhí)行《檔案法》及黨和國家關(guān)于檔案上的方針、政策、法規(guī),自覺接受上級及地方檔案行政管理部門的監(jiān)督與指導(dǎo)。

3、熱愛本職工作，忠于職守，遵守紀(jì)律，努力學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，不斷提高檔案的科學(xué)管理水平。

4、積極開展檔案利用服務(wù)工作，編制必要的、簡便實(shí)用的檢索工具，撰寫本局的檔案資料編研材料。

5、嚴(yán)格遵守檔案管理制度,嚴(yán)守黨和國家秘密。

6、在負(fù)責(zé)保管好本局檔案的同時,對本局各部門及所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

7、堅(jiān)持原則，嚴(yán)格遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，對違反檔案工作規(guī)章制度的行為，檔案人員應(yīng)予以制止或糾正，并及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報采取有效措施。檔案收集制度1、接收檔案時要堅(jiān)持嚴(yán)格按照中央、省規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，保證進(jìn)館檔案的質(zhì)量，使進(jìn)館檔案符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的需要。2、要定期接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案和有關(guān)資料。3、對撤銷單位的檔案要及時接收進(jìn)館。4、要做好檔案、科技檔案、聲像、專門檔案、英模和著名人士檔案的收集工作。5、嚴(yán)格交接手續(xù)。案卷要符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定移交的檢索工具、全宗介紹和材料要齊全。

檔案整理歸檔制度1、本單位實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理的原則,按檔案法的有關(guān)規(guī)定,由各科室收集齊全,并進(jìn)行整理、立卷,定期移交本單位檔案室。由檔案人員負(fù)責(zé)審查把關(guān)，分類排列上架，編制檢索工具，妥善保管。任何部門、個人不得將檔案材料據(jù)為己有長期存放或拒絕歸檔。2、歸檔范圍凡屬本機(jī)關(guān)職能活動中形成的具有查考利用價值的文件材料，圖紙、表格、聲像實(shí)物等各部門類，各載體文件材料都應(yīng)列入歸檔范圍。在內(nèi)容上包括黨、政、人事、財務(wù)、宣傳、紀(jì)檢、監(jiān)察、土地利用、地籍、規(guī)劃等管理性、業(yè)務(wù)性文件材料,也包括基建活動中形成的文件材料及辦公、交通設(shè)備檔案。在來源上既有上級機(jī)關(guān)和本機(jī)關(guān)的文件材料又有同級機(jī)關(guān)和非屬機(jī)關(guān)及下級機(jī)關(guān)的文件材料,此外還有部分未經(jīng)收文登記的“帳外”文件和內(nèi)部文件.在載體形態(tài)上既有紙質(zhì)文件材料又有照片、錄音、錄像帶等音像材料。歸檔率達(dá)到100%，具體歸檔范圍詳見本單位《檔案分類方案》。3、歸檔時間各職能科室要按時收(搜)集、整理各類文件材料。文書檔案在次年三月底前整理歸檔。會計檔案由會計室保存一年后隔年歸檔?；w檔在工程竣工后三個月內(nèi)歸檔。業(yè)務(wù)檔案在業(yè)務(wù)工作結(jié)束后歸檔。設(shè)備檔案和聲像檔案、實(shí)物檔案隨時歸檔。4、歸檔要求凡歸檔的文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確，行文規(guī)范,書寫工整,字跡清晰,簽署手續(xù)完備,并一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫。不得使用鉛筆、圓珠筆或純藍(lán)墨水。卷內(nèi)文件排列遵循正文在前底稿在后，結(jié)論在前調(diào)查材料在后，文字在前圖紙?jiān)诤蟮脑瓌t有序排列。歸檔文件做到字跡清晰，內(nèi)容項(xiàng)目齊全，鑒章手續(xù)完備，保管期限準(zhǔn)確。歸檔的照片要附簡要說明(內(nèi)容、時間、地點(diǎn)、人物、拍攝者)，錄像帶要附內(nèi)容提要和解說詞。5、歸檔份數(shù)本單位發(fā)文一般歸檔兩份,其中一份組入案卷內(nèi),另一份編制"本單位發(fā)文匯編制".6、歸檔手續(xù)各業(yè)務(wù)部門立卷歸檔后按規(guī)定移交本單位綜合檔案室,并辦理交接手續(xù),填寫交接清單,交接雙方在清單上簽字，以備管理。檔案保管制度1、檔案保管必須設(shè)置適應(yīng)需要的檔案庫房、專用裝具，并有防盜、防火、防水、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光措施。對發(fā)生褪變和破損的檔案要采取補(bǔ)救措施，確保檔案的完整與安全。2、裝具排列要自左至右，并便于管理和通風(fēng)，是五節(jié)櫥的要自上而下地編制櫥具順序號。3、案卷排列要自左至右、從上而下地順序進(jìn)行，排列要整齊、美觀。4、庫房內(nèi)經(jīng)常保持清潔，禁止亂放雜物，庫房內(nèi)外要設(shè)溫濕度計，每天上、下午定時測試、記錄。5、每半年對檔案保管狀況進(jìn)行一次全面檢查，做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。6、嚴(yán)格檔案的出入手續(xù)，做好日常登記，統(tǒng)計工作，按規(guī)定搞好年報。7、為確保檔案的安全，庫房管理人員要提高警惕，并配合有關(guān)保衛(wèi)人員做好夜間值班工作；平時非工作人員未經(jīng)許可，一律禁止入內(nèi)。8、檔案工作人員調(diào)動工作時，必須將所保存的檔案數(shù)量、狀況詳細(xì)交待清楚，辦好交接手續(xù)后，方可離職。檔案保密制度1、檔案人員要嚴(yán)格遵守《中華人民共和國保密法》，切實(shí)保證檔案的完整與安全。2、檔案資料要嚴(yán)加管理，經(jīng)常清點(diǎn)，不丟失，不泄密。3、不準(zhǔn)隨便摘錄檔案資料，私人通信，談話不得涉及檔案內(nèi)容；不準(zhǔn)把檔案資料外借或帶出。4、私人不準(zhǔn)在辦公室或存檔案、資料的地方會客。5、工作中形成的帶有字跡的廢紙要集中存放，統(tǒng)一銷毀，以免泄密。6、因玩忽職守造成檔案資料丟失或泄密者，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，視情節(jié)輕重予以處罰。

檔案統(tǒng)計制度1、檔案資料的收進(jìn)和移出隨時進(jìn)行登記。2、全宗和案卷數(shù)量要每年年底匯總、核對一次。3、及時準(zhǔn)確地掌握并記錄檔案資料的利用情況及效益。4、按照上級規(guī)定和要求及時向上級檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)報送本館基本情況統(tǒng)計表和全宗卡片，并于每年一月份補(bǔ)報上一年度全宗的變化情況。5、統(tǒng)計數(shù)據(jù)要真準(zhǔn)確、齊全、及時，符合上級要求。

檔案鑒定制度1、根據(jù)國家檔案局《關(guān)于文書檔案保管期限的規(guī)定》及其他規(guī)定，指導(dǎo)各機(jī)關(guān)檔案室編制本機(jī)關(guān)或本行業(yè)系統(tǒng)的《檔案保管期限表》合理地劃分檔案保管期限。2、對已超過保管期限的檔案，應(yīng)進(jìn)行定期鑒定。鑒定檔案必須在縣委、縣府辦公室主任主持下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組共同進(jìn)行。3、鑒定小組成員應(yīng)熟悉鑒定的原則和辦法，堅(jiān)持歷史唯物主義的觀點(diǎn)，全面分析文件材料的歷史價值，準(zhǔn)確地確定檔案保存價值，提出鑒定、整理意見。4、鑒定工作結(jié)束后，要定出鑒定工作報告，對確無保存價值的檔案進(jìn)行登記造冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，予以銷毀，并做好銷毀、調(diào)整檔案的卷數(shù)和文件份數(shù)的統(tǒng)計。5、銷毀檔案，應(yīng)指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失泄密，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。6、科技檔案和各類專門檔案的鑒定要同時按照其主管部門和檔案的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。

檔案利用制度1、檔案工作人員要熟悉館藏檔案資料的情況，主動了解機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作對利用檔案的需要，積極做好提供利用工作。2、對館藏檔案要編制案卷目錄、全引目錄等檢索工具，以便及時準(zhǔn)確地提供檔案。3、積極搞好檔案史料的編研工作，檔案工作人員要與有關(guān)部門配合，編寫全宗介紹，機(jī)構(gòu)沿革，大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編，文件匯集等，積極主動地為社會各項(xiàng)工作服務(wù)。4、凡查閱檔案資料者，特別是查閱檔案資料，要說明查閱目的，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱，借閱的要填寫《檔案利用登記薄》，并且只限批準(zhǔn)的內(nèi)容，不得隨意擴(kuò)大閱讀范圍。摘抄、復(fù)制檔案資料，要注意保密，做好登記，用完后退交銷毀。5、利用者在查閱要愛護(hù)檔案資料，不得污損、圈劃、涂改、折角、拆卷或撕頁。6、利用者必須在閱覽內(nèi)查閱檔案資料，非經(jīng)批準(zhǔn)不得帶出室外。7、查閱完畢，檔案工作人員要嚴(yán)格進(jìn)行清點(diǎn)、核對、辦理退還手續(xù)。8、檔案資料利用后，查閱者要填寫《檔案利用效果登記表》，檔案工作人員定期選編檔案《利用效果典型實(shí)例匯編》，并一年一次進(jìn)行檔案利用情況分析，以提高檔案資料的利用效益。檔案館檔案開放制度1、根據(jù)《檔案法》和國家檔案局頒布的《檔案館開放檔案辦法》的規(guī)定，凡本館保管的檔案，自形成之日起滿三十年均分期分批地向社會開放。2、熟悉館藏，正確掌握開放與控制的界限，明確標(biāo)準(zhǔn)，制定計劃，責(zé)任落實(shí)。3、對開放與控制使用的檔案嚴(yán)格鑒定，審查手續(xù)，逐卷逐件的進(jìn)行審查、登記，并由館領(lǐng)導(dǎo)簽署意見。4、凡屬于開放檔案，必須進(jìn)行復(fù)制、修裱，