秘書培訓課程教材

秘書培訓課程

(政策秘書部jun-2003編制)第一章秘書學概說秘書學是一門獨立的科學﹐是源于秘書工作又指導秘書工作的科學理論﹒秘書學是研究秘書工作﹐使其科學化﹑理論化并充分發(fā)揮其效能的學問﹒秘書的研究對象有﹕秘書人員秘書部門秘書工作什么是秘書學﹖秘書工作分為群體及個體﹐以“為領(lǐng)導者的工作運轉(zhuǎn)和決策服務(wù)”為宗旨﹒秘書人員從事助理性﹑參謀性工作﹐諸如﹕起草﹑核對文件列印﹑遞送文件調(diào)查﹑研究信息查証﹑解決問題電話﹑交際接待會議日程安排重點事務(wù)提點文檔資料管理應(yīng)答回應(yīng)咨詢其它等……什么是秘書工作﹖秘書工作是秘書學的來源和基礎(chǔ)﹒秘書學又指導﹑引發(fā)秘書工作的發(fā)展﹐是秘書工作的科學化﹑理論化體現(xiàn)﹒秘書工作與秘書學關(guān)系密切又不相同﹐把兩者分割開來或混為一談均不正確﹒秘書工作與秘書學的關(guān)系﹖秘書工作秘書學來源/基礎(chǔ)指導/引發(fā)樞紐作用 處于各方中心位﹐通過文件﹑會議或其它方式承上啟下﹑溝通左右﹒助手作用 為上司辦事﹐令上司有更多精力及時間應(yīng)對更重要的事﹒參謀作用 草擬文件﹐處理信息﹐提供參考建議﹐為上司決策服務(wù)﹒秘書工作的作用﹖耳目作用 將所聽﹑所見的情況反映上司﹐為上司決策﹑工作指導提供參考信息﹒協(xié)調(diào)作用 如會議安排﹑活動安排等﹒門面﹑窗口作用 秘書部門或人員的工作態(tài)度﹑工作質(zhì)量﹑辦事效率等﹒秘書工作的方針﹖高效保密實事求是因日常處理上司文件﹑參與各類會議﹐故了解公司投資資訊﹐運作方針/政策/制度﹐而任何資訊在出臺之前需要經(jīng)過反復(fù)的修正﹐故未發(fā)布實施之前不可過早泄漏﹐否則造成負面影響﹒尤其對于人事調(diào)動﹑投資策略﹑重大決策改變等敏感資料﹐更應(yīng)守口如瓶﹒第二章秘書人員的素養(yǎng)基礎(chǔ)﹕知識面廣頭腦清楚思維敏捷手腳勤快經(jīng)驗豐富才干素養(yǎng)能力﹕專業(yè)能力理解和領(lǐng)會能力條理和駕馭能力口語表達能力應(yīng)變能力交際能力精明的辦事本領(lǐng)文字表達能力是秘書人員的基本功﹐幾乎整天與文字打交道﹐如草擬文件﹑會議記錄等﹒秘書人員的文字表達能力﹐不是單純文筆技巧問題﹒它實際是較高的政治理論水平﹑豐富的科學文化知識﹑較強的分析問題能力以及流暢的文筆等綜合能力﹒文字表達能力的形成和提高﹐賴于長期﹑反復(fù)﹑刻苦的寫作實踐﹐由實踐中加以消化﹐做到心領(lǐng)神會﹐下筆才能左右逢源﹒較強的文字表達能力電腦操作資料復(fù)印攝影技術(shù)錄音錄像技術(shù)打字技術(shù)速記技術(shù)書法藝術(shù)編輯﹑校對技能其它等……特殊技能知識積累 積累意味著積少成多﹐意味著勤奮好學﹐絕不是聽其自然﹐坐待知識進門﹒思維訓練語言能力(語言是表達思想﹑進行交際的工具)邏輯能力思辨能力(邏輯﹑思辯﹑認識能力﹐認識事物本質(zhì))認識能力領(lǐng)會能力(對上級指意反應(yīng)快﹑領(lǐng)會準)智能素養(yǎng)臨機應(yīng)變能力即臨機處置能力﹒不只是應(yīng)變﹐而且表現(xiàn)于﹕反應(yīng)迅速﹑思路敏捷﹑處置泰然﹑機智靈活的智能﹒以上思維的開發(fā)﹐一靠思維開發(fā)﹐二是要在實際工作中學習和鍛煉﹒做到靈機泉涌﹑左右逢源﹑分秒不誤﹑毫厘不差﹒記憶訓練秘書人員必須善于認人﹑記人﹑記事﹒強記博取﹑應(yīng)付自如﹒記人﹐除了要掌握方法﹑訣竅之外﹐主要的還得靠平時勤下功夫多動腦子﹒反思(自省)能力要善于隨時回顧自己的言行﹐善于總結(jié)自己的成功經(jīng)驗和失敗教訓﹐特別要善于發(fā)現(xiàn)自己過失和不足﹒多些樂觀和幽默 樂觀和幽默是自信心的表現(xiàn)培植自信心 既要看到自己的長處﹐也要看到自己的短處﹔既不滿足﹑不陶醉于長處﹐也不忌諱短處﹒鼓勵競爭精神﹐防止嫉妒心理 正當競爭帶來的是積極成果﹐是進步的動力﹔嫉妒是一種消極因素﹐有百弊而無一利﹒心理素養(yǎng)第三章秘書工作的職能辦事的職能﹕辦事是秘書工作的兩大職能之一﹒協(xié)助上司的工作運轉(zhuǎn)﹐以提高上司工作效率辦事職能怎樣提高辦事效率﹕ 1.領(lǐng)導要有權(quán)威﹐員工要有紀律 2.機制要優(yōu)化﹐體制要合理 3.工作環(huán)節(jié)安排合理緊湊 4.文件要發(fā)得少些再少些 5.文件寫得短些再短些 6.合理安排會議﹐填平“會?！?7.堅持評審﹑完善催辦制度 8.實現(xiàn)辦公現(xiàn)代化 9.工作人員的訓練有素和工作的快節(jié)奏 10.培養(yǎng)效率意識﹐進行習俗革命起草﹑核對文稿中的參謀作用資訊信息搜集﹑研究的參謀作用會務(wù)安排的參謀作用公務(wù)活動中的參謀作用制度評審﹑完善的參謀作用協(xié)調(diào)工作中的參謀作用信訪工作中的參謀作用議事制度－超前預(yù)后工作中的參謀作用參謀職能第四章良好溝通

定義﹕ 一個人向另一人或多人傳遞信息并獲理解的過程﹒表現(xiàn)形式﹕ 談話(組織機構(gòu)處理日常事物的主要方式)﹑書面﹑肢體(表情/手勢/臉色/眼神/語氣)﹒什么是溝通﹖溝通要素懂得贊美善于同情勇于認錯善于說話懂得微笑如何與上司溝通﹖接受指示認真聽﹐不明白的地方一定要問明白如有不同看法﹐及時提出商量表明如何落實執(zhí)行匯報工作先說結(jié)果﹐再敘過程條理清晰﹑簡潔明了切勿提出瑣碎或不相關(guān)的事情反映工作問題實事求是準備好解決方案提出工作意見以請教方式提出提出對上司個人的建議方式委婉注意場合

接受批評不要反駁﹐真心道歉如有必要﹐可適當解釋接受表揚感謝並表明會繼續(xù)努力功勞歸下屬﹐如有其他人幫助過﹐要提起如何與同事溝通﹖工作配合禮貌待人﹐不卑不亢以解決問題為出發(fā)點﹐平等互助學習和欣賞同事的優(yōu)點其它接受同事幫助后要表示感謝並告知結(jié)果同事受批評時要給予安慰和鼓勵

同事受表揚時表示祝賀委婉指出同事的缺點多贊美同事自己不小心做錯事時﹐要真心道歉不談?wù)撏碌膫€人隱私不說有損他人形象或自尊心的話思考及討論我們公司常用溝通方式有哪些﹖你認為自己在工作中應(yīng)如何選擇溝通方式才能達到最佳的溝通效果﹖過去在你的工作中有沒有不願意和同事溝通的想法或做法﹖為什么會有﹖你現(xiàn)在如何看待﹖第五章禮儀禮貌﹖禮節(jié)﹖禮儀﹖

禮貌﹕ 指在人際交往中﹐通過言語﹐動作向交往對象表示謙虛和恭敬﹒禮節(jié)﹕指人們在交際場合﹐相互表示尊重﹐友好的慣用形式﹒禮儀﹕ 指在人際交往之中﹐自始至終地以一定的﹐約定俗成的程序﹐方式來表現(xiàn)的律己﹐敬人的完整行為﹒禮儀特征一﹒規(guī)范性﹕約束人們在一切場合的言談話語﹐行為舉止﹐使之合乎禮儀﹐是衡量他人﹐判斷自己是否自律﹐敬人的一種尺度﹒二﹒限定性﹕主要適用于交際場合﹐適合于普通情況之下一般的人際交往與應(yīng)酬﹒三﹒可操作性﹕切實有效﹐實用可行﹐規(guī)則簡明﹐易學易用﹐便于操作﹒禮儀原則1﹒遵守 每一位參與者無論身份高低都必須自覺﹐自願遵守禮儀﹐以禮儀去規(guī)范自己在交際活動中的一言一行﹐一舉一動﹒2﹒自律 要自我要求﹐自我約束﹐自我控制﹐自我對照﹐自我反省﹐自我檢點﹒3﹒敬人 要求日常要互謙互讓﹐互尊互敬﹐友好相待﹐和睦共處﹒4﹒寬容多容忍他人﹐多體諒他人﹐多理解他人﹒5﹒平等 禮儀允許因人而宜﹐但對任何人必須一視同人﹐給予同等程度的禮遇﹒6﹒適度 要求應(yīng)用禮儀時﹐為保証取得成效﹐必須注意技巧﹐合乎規(guī)范﹐把握分寸﹐認真得體﹒企業(yè)禮儀對公司職員在辦公地點內(nèi)的儀容儀表﹐言談言語﹑舉止行為和待人接物所作的基本規(guī)范﹒儀容干淨,整潔(但私人梳理,避免公開的操作)舉止與動作要大方得體非必要的合作,同事之間不能允許說閑話,開玩笑對上級要尊重,支持,理解和不卑不亢.對同事要真誠合作,公平競爭,寬以待人.平等交往,沒有貴賤之分.學習禮儀的方法a.聯(lián)系實際b.重復(fù)漸進c.自我監(jiān)督d.多頭并進功能有助于提高人的自身修養(yǎng)有助于人們美化自身,美化生活有助于促進人們的社會交往,改善人們的人際關(guān)系第六章文檔管理檔案范團﹕信函﹑文件﹑合同﹑會議記錄﹑計劃﹑法律文件﹑媒介報道﹑廣告﹑人事記錄﹑財務(wù)報表﹑原始賃証等……檔案分類方法﹕按人名分按主題分按區(qū)域分排列存檔法﹕按字母/代號/顏色排列﹐有利歸檔和檢索﹒按數(shù)字排列﹐有利于計算機應(yīng)用和檢索﹒怎樣進行檔案分類﹖有條理地進行歸檔分類﹐資料端正地放在工作臺上﹐對齊邊沿資料按一定順序排列﹐便于查找避免資料又厚又重每份文件標上日期或代號﹐以表明這份文件的保存時間及入檔時間怎樣進行文檔處理﹖熟悉運用適合自己部門的特殊編索﹐以便在提取使用時迅速﹑準確﹐而代號則便于歸檔和檢索資料﹒比如﹕以個人姓名編制索引以部門名稱編制索引以文件項目編制索引索引首先分成條目（標題和頁碼）﹐條目可依次分為次條目﹑次次條目﹒怎樣進行檔案檢索﹖第七章秘書寫作用途﹕ 記載﹑傳達會議情況和議定事項會議紀要寫作要求﹕根據(jù)會議主要精神進行歸納會議往往人多議論多﹐意見不盡一致﹐不能兼收并蓄﹒所謂會議紀要﹐顧名思義就是“紀實其要”﹒要根據(jù)會議的精神進行整理﹑歸納﹒要使內(nèi)容條理化大型會議多項議題﹐體現(xiàn)會議精神的材料縱橫交錯﹑頭緒紛繁﹒會議紀要要綜合分析﹐按事物內(nèi)部聯(lián)系分門別類﹐使問題集中﹐觀點鮮明﹑條理清晰﹒要準確﹑具體議定事項是有關(guān)部門/人員執(zhí)行的依據(jù)﹐具很強政策性﹐表述必須準確﹑具體﹒特別是研究財力﹑物力﹑指標分配﹑人員編制等數(shù)字更要寫得準確無誤﹒具體寫法﹕標題﹕會議全稱加上“紀要”﹐如《配件短數(shù)控制會議紀要》開頭﹕介紹會議概況﹐包括召開會議目的﹑時間﹑人員﹑主要活動和收獲等主體﹕集中表述會議主要情況和議定事項﹕按問題寫﹕先主后次﹑鋪排開來按議定事項寫﹕按議程的先后順序﹐分條列項摘引與會者的發(fā)言﹑講話要點﹐通過具體言論反映會議精神結(jié)尾﹕提出貫徹執(zhí)行的意見和要求﹐或提出希望﹐或意盡則止﹐不另寫結(jié)尾書刊部超額物料領(lǐng)用申請davidleung﹕ 本部門6月份箱頭筆用量配額為50盒﹐因咭書生產(chǎn)量大增﹐至今日(25日)已用盡指標﹒ 特向您申請再領(lǐng)用10盒﹐以應(yīng)對生產(chǎn)需要﹒ 敬請批準﹒書刊部×××2002年6月25日申請嚴禁在工作崗位進食的通告全體職工﹕ 近來發(fā)現(xiàn)不少職工在工作崗位進食﹐造成﹕影響環(huán)境衛(wèi)生影響公司形象 招引蟲蟻老鼠﹐有機會誘發(fā)傳染病其它等…… 鑒此﹐公司全體職工嚴禁在工作崗位進食任何食物﹒一旦發(fā)現(xiàn)有違將追究責任﹒ 特此通告﹗

簽署﹕____________2002年2月20日通告會議通知各部門主管﹕ 請出席今日下午由本人主持的會議﹐詳情如下﹕ a.時間﹕2:00pm b.地點﹕三樓培訓課室 c.參加﹕各部主管 d.主旨﹕施政報告宣傳 敬請所有人員準時出席﹗ 特此通知﹗簽署﹕____________2002年2月20日通知打印機使用告示政策部全體人員﹕ 為減少打印機故障﹐延長使用壽命﹐請政策部所有人員留意以下事項﹕請勿使用單面紙列印請勿使用硬咭紙列印裝紙前將紙張松散﹑篤齊列印時請選用正確的紙張size請勿擅自按打印面板掣﹐以免程序出錯 特此告示﹒政策－秘書及支援部示2003年2月20日告示警告信×××﹕ 據(jù)觀察﹐近向你工作表現(xiàn)十分之差﹐表現(xiàn)在﹕上班遲到/早退工作懶散﹐不能跟上進度完成預(yù)計工作工作錯誤頻頻發(fā)生 現(xiàn)發(fā)此警告信﹐望即刻改善以上惡劣行為﹐否則將予以嚴厲處罰﹒ 特此警告﹒簽署﹕____________2003年2月20日警告(例文1)

廣東省日用工業(yè)品展銷會﹐定于4月5日上午9時﹐在鶴山市體育館舉行開幕式﹒ 敬請光臨此致×××先生

廣東省日用工業(yè)品展銷會籌備組200×年×月×日于鶴山市(開幕后5天內(nèi)﹐全部商品按九五折優(yōu)惠價供應(yīng))請柬(例文2)

謹定于公歷2002年5月×日(星期×)下午5時﹐在××賓館為×××舉行結(jié)婚典禮﹒ 敬備薄酌恭候光臨

送呈×××先生×××女士 ×××××× 席設(shè)××閣﹐下午6時入席 恕乏價催敬約雅圖仕歡樂嘉年華歡迎詞各位領(lǐng)導﹑各位來賓﹑雅圖仕全體職工﹕

表示歡迎---------- 最后﹐預(yù)?；顒尤〉脠A滿成功﹗ 祝各位身體健康﹗200×年×月×日歡迎詞祝詞鴻圖百貨商場﹕ 正值我市被定為沿海開放城市之際﹐貴商場落成開業(yè)﹐這是我們商業(yè)界﹐也是全市人民生活中的一件喜事﹒借此向貴商場同仁致以熱烈的祝賀﹗ …… 祝開業(yè)大吉﹐生意興隆﹗ ××公司全體職工200×年×月×日祝詞第八章word功能簡介

版面設(shè)定－邊界(快捷鍵alt-f-u)檔案選擇版面設(shè)定版面設(shè)定內(nèi)容－邊界為文字與紙邊的距離通常上/下﹑左/右對稱

版面設(shè)定－紙張大小選擇版面設(shè)定選擇打印紙張大小設(shè)定打迎方向特別介紹﹕當?shù)?頁為縱向﹑第2頁需橫向時﹐將光標移至第1頁最后1個字節(jié)處﹐依次選擇﹕檔案﹑版面設(shè)定﹑紙張大小﹑橫向﹑套于用﹑插入點之后選擇插入點之后

編輯－剪下﹑復(fù)制﹑貼上方法一﹕點擊“檔案”﹐進行選擇方法二﹕直擊“快速列”方法三﹕鍵盤快捷鍵 剪下﹕ctrl-x 復(fù)制﹕ctrl-c 貼上﹕ctrl-v編輯

編輯－尋找/取代

此功能適用于將文章中某個字取代為另一個字﹐比如將“工程師”取代為“技術(shù)員”﹕尋找目標輸入“工程師”﹐取代為輸入“技術(shù)員”﹒再選擇“全部取代”﹒

檢視－工具列根據(jù)日常需要﹐設(shè)定常用之工具欄﹐選定所需的項目檢視

插入－特殊符號

部份不能輸入或較難輸入的符號﹐可通過設(shè)定“特殊符號”來解決﹒選擇“插入”﹑“特殊符號”﹒選擇所需求的符號﹐按“顯示符號表”﹐覆蓋不需要或較少用的符號﹐最后按“確定”﹒文件編輯需用特殊符號時﹐直接點擊符號表即可﹒插入

插入－圖片 為了令文字與圖案相結(jié)合﹐增強文件視覺感﹐有時需加插圖片﹐方法如下﹕

格式－字型格式

格式－項目符號令文字對齊﹐且可選擇不同符合進行有層次的表述

格式－首字放大

格式－主題只能在電腦上觀效果﹐打印唔到

表格－插入表格表格

表格－表格設(shè)定選取表格﹐選擇“表格自動設(shè)定”中所需的表格形式

依次選擇﹕1.工具列2.指令3.插入4.選定方程式編輯器﹐向編輯欄移動特別介紹(1)－方程式特別介紹

掌握了以上功能﹐任何方程式都迎刃而解﹗特別介紹(2)－文字藝術(shù)師依次選擇﹕1.檢視2.工具列3.文字藝術(shù)師4.插入文字藝術(shù)師

可根據(jù)需要對文字藝術(shù)進行編輯(形狀﹑間距﹑方向等)第九章excel功能簡介(一)鍵盤快捷鍵舉例﹕輸入“1月份”→鼠標選中“1月份”儲存格﹐并指住此儲存格右下角待出現(xiàn)“＋”符號→按住鼠標左鍵不放向下/向右拖快速輸入“連續(xù)日期(星期/月份)”(二)錄入技巧舉例﹕輸入“1”→鼠標選中“1”儲存格﹐指住此儲存格右下角待出現(xiàn)“＋”符號﹐同時按“ctrl”鍵→按住鼠標左鍵和“ctrl”鍵不放向下/向右拖2.快速輸入“連續(xù)數(shù)字”(二)錄入技巧1.錄入基本資料﹐并做好“存檔”功夫數(shù)字格式整理﹕選范圍→鼠標點擊“﹐”→點擊“增加或減少小數(shù)位數(shù)”(三)表格繪制2.繪制表格方法一﹕選擇表格范圍→選菜單“格式”→“儲存格”→“外框”方法二﹕選擇表格范圍→按鼠標右鍵→“儲存格”→“外框”(三)表格繪制3.設(shè)定列高選擇范圍(需放大/縮小的列)→選菜單“格式”→“列高”→輸入合適數(shù)字技巧﹕將鼠標放在兩個列標號之間﹐當其變成黑色十字時﹐就可以通過鼠標左右拖動來縮小或擴大列的寬度﹒(三)表格繪制4.設(shè)定欄寬選擇范圍(需放大/縮小的欄)→選菜單“格式”→“欄寬”→輸入合適數(shù)字技巧﹕將鼠標放在兩個欄標號之間﹐當其變成黑色十字時﹐就可以通過鼠標左右拖動來縮小或擴大欄的寬度﹒(三)表格繪制5.表格格式整理－數(shù)字/對齊/字體方法一﹕選擇表格范圍→選菜單“格式”→“儲存格”方法二﹕選擇表格范圍→按鼠標右鍵→“儲存格”(三)表格繪制6.設(shè)置底紋和背景技巧﹕選擇范圍→點擊“填滿色彩”快捷鍵選擇顏色(三)表格繪制7.刪除或插入列﹐刪除或插入欄刪除技巧﹕選擇需刪除范圍(列或欄)﹐按ctrl＋數(shù)字鍵盤“－”﹒插入技巧﹕將光標移到所需位置﹐按ctrl＋數(shù)字鍵盤“＋”﹒(三)表格繪制8.版面設(shè)定(三)表格繪制9.預(yù)覽列印注意﹕當表格所有資料錄入完畢后﹐要重新選擇表格字體/字號﹑框線﹒(三)表格繪制10.設(shè)定列印范圍設(shè)定﹕選擇列印范圍→選“檔案”→“列印范圍”→“設(shè)定列印范圍”清除﹕選“檔案”(不用選范圍)→“列印范圍”→“取消列印范圍”(三)表格繪制11.列印選“檔案”→“列印”(或者直按快速鍵ctrl＋p或格式上的列印標志)(三)表格繪制快捷鍵﹕復(fù)原﹕ctrl＋z取消復(fù)原﹕ctrl＋y1.復(fù)原和取消復(fù)原(四)功能使用尋找﹕ctrl＋f2.尋找和取代取代﹕ctrl＋h公式也可以使用取代(四)功能使用選“資料”→“排序”→選條件(從高到低為遞減﹐從低到高為遞增)3.排序快捷鍵﹕只適合以選擇范圍中第一欄為“關(guān)鍵”排序﹒如上圖a欄(四)功能使用自動篩選(根據(jù)條件要求篩選)﹕選資料表頭→“篩選”→自動篩選進階篩選(不選重復(fù)記錄)﹕選定欄→“篩選”→進階篩選→按“確定”4.篩選未達條件的記錄不是被刪除﹐而是被隱藏(四)功能使用凍結(jié)﹕將光標放在需要位置﹐選“視窗”→“凍結(jié)窗格”取消﹕選“視窗”→“取消凍結(jié)窗格”5.窗口凍結(jié)(四)功能使用功能﹕僅複製數(shù)值、公式、註解或儲存格格式6.選擇性貼上(四)功能使用選取要復(fù)制的儲存格→按復(fù)制→“選擇性貼上”→選擇要求選項隱藏﹕選取整欄/列→按鼠標右鍵→選擇“隱藏”取消﹕選取被隱藏之左右欄/列→按鼠標右鍵→選擇“取消隱藏”7.隱藏(四)功能使用8.符號(四)功能使用電腦默認設(shè)定3個工作表﹐日?？梢愿鶕?jù)實際工作需要改變預(yù)設(shè)個數(shù)﹒1.工作表個數(shù)設(shè)定(五)工作表(1)復(fù)制﹕用鼠標指定要復(fù)制的工作表名稱→按鼠標“左鍵”＋“ctrl”鍵拖動工作表(2)移動﹕用鼠標指定要復(fù)制的工作表名稱→按鼠標“左鍵”拖動工作表(3)顯示菜單﹕用鼠標指住某一工作表名稱﹐擊鼠標右鍵2.工作表編輯(五)工作表1.加法逐個加總﹕用“＝”號逐個相加自動加總﹕套用公式用鍵盤直接鍵入＝sum（b4:b15)(六)公式2.減法也可用鍵盤輸入﹕＝b4-c4(六)公式3.乘法也可用鍵盤直接輸入﹕＝b4*c4(六)公式4.除法也可用鍵盤直接輸入﹕＝b4/c4(六)公式5.平均值用鼠標點擊后選擇核算范圍(六)公式6.if使用(六)公式7.公式絕對引用和相對引用如果不鎖定“絕對引用方式”﹐當復(fù)制公式時﹐會出現(xiàn)錯誤﹒(因為excel會自動作了調(diào)整)(六)公式8.跨工作表公式設(shè)定(內(nèi)部引用和鏈接)(六)公式9.跨檔案公式設(shè)定(外部引用和鏈接)當被鏈接的工作表關(guān)閉時﹐完整路徑就出現(xiàn)在外部工作表引用上(六)公式1.走勢圖整理格式(七)圖表繪制2.分布圖－(1)由高到低排序(七)圖表繪制選定圖表樣式選定范圍2.分布圖－(2)設(shè)定表頭(七)圖表繪制圖表檢視設(shè)定格式整理3.柏拉圖－(1)(七)圖表繪制由高到低排序累計百分比選定模型3.柏拉圖－(2)(七)圖表繪制選定范圍表頭設(shè)定整理格式4.復(fù)制到word編輯(七)圖表繪制選定圖表復(fù)制貼到word﹐整理格式第十章powerpoint功能簡介

單擊工具欄中的“新建”快捷按鈕開啟新幻燈片

選擇空白幻燈片版式

單擊文字框﹐輸入文字單擊美工圖案框﹐選取圖片幻燈片編輯

幻燈片母片選取“檢視”中的“母片”﹐顯示如下圖樣式﹒此時輸入某些文字或圖片﹐將令每一頁產(chǎn)生效果﹒

選擇“檢視”中的“頁首及頁尾”﹐產(chǎn)生下圖樣式﹒在投影片編號前的框內(nèi)確定﹐最后選擇“全部套用”﹒投影片編號

選擇“插入”欄中的“圖片”﹐選取需要插入的類型插入圖片

選擇“插入”欄中的“表格”插入表格將光標定位于縱欄線﹐可自由調(diào)整其寬度﹒

選擇“格式”欄中的“項目符號”項目符號選取“圖片”﹐可選擇更多的符號

投影片背景選擇“格式”欄中的“背景”可直接點擊色彩可選擇填滿效果

選擇“格式”欄中的“套用簡報設(shè)計范本”套用簡報設(shè)計范本選后其中的一個范本﹐按“套用”

選擇“檢視”欄中的“投影片瀏覽”﹐出現(xiàn)以下圖示﹕投影片播放效果選擇播放方式

選擇“投影片放映”欄中的“自訂動畫”或選取需設(shè)定動畫之文字框或圖案﹐單擊右鍵﹐選擇“自訂動畫”投影片動畫效果

選取投影片中需動畫效果之物件﹑播放順序﹑播放效果第十一章outlook基本操作(一)建立新郵件(ctrl+n)(1)電郵選取(一)建立新郵件(ctrl+n)(2)期限設(shè)定設(shè)定期限功能﹐當此郵件到期時﹐電腦會自動提醒﹒但是﹐如果所設(shè)的期限已過期﹐電腦則不會自動作出提醒﹒因為按確定時電腦則會彈出貼示﹕指定的資料與時間已是過去﹒將不設(shè)定任何提醒﹐確定嗎﹖此功能類似“工作”指派功能﹐但不同的是﹐此功能可以有許多收件者(一)建立新郵件(ctrl+n)(3)主旨輸入相信大部份同事在日常工作中﹐曾經(jīng)遇到過類似左圖一樣的情況﹕輸入郵件時都有輸入“主旨”內(nèi)容﹐但是當郵件發(fā)出后卻不完整或睇不到﹒似右圖的郵件﹐發(fā)出時瞬定是沒有顯示“主旨”內(nèi)容的﹒解決辦法﹕輸入郵件時發(fā)現(xiàn)outlook左上方最頂位置未顯示“主旨”內(nèi)容﹐將光標移到“主旨”欄最前面→按空格鍵→按儲存→見到顯示“主旨”內(nèi)容后﹐刪除空格﹒(二)插入檔案/項目光標位置路徑選擇123檔案﹕插入硬盤或公司網(wǎng)絡(luò)的檔案﹐如圖項目﹕插入郵件﹐如圖

(三)簽名設(shè)置213(四)查電郵姓名和內(nèi)線電話(方法一)﹕(方法二)﹕按“新增”→選擇“寄件者/收件者/副本”→輸入需查電郵的第一個字母或者選擇“工具”欄之“通訊錄”(ctrl＋shift＋b)(五)回復(fù)/轉(zhuǎn)寄郵件回覆﹕原來的寄件者會自動成為回覆郵件的收件者﹒但是﹐原來的副本收件者不會自動成為回覆郵件的副本收件者﹐原來所附的檔案也不能打開﹐而需要重新選擇副本收件者和插入檔案﹒(見右上圖)(五)回復(fù)/轉(zhuǎn)寄郵件全部回覆﹕原來的寄件者及副本收件者會自動成為新郵件的收件者﹐但是原來所附的檔案卻不能打開﹐而需要重新插入﹒(見左上圖)轉(zhuǎn)寄﹕需重新選擇正本﹑副本收件者及加密副本件者﹐但是﹐原來所附的檔案可以正常打開﹒(見右上圖)(六)回收郵件在“寄件備份”打開要回收的郵件選擇“執(zhí)行”欄中“回收這封郵件”確定回收形式(七)重寄郵件打開“寄件備份”中要重寄的郵件選擇“執(zhí)行”欄中“重寄這個信息”注﹕當有多份不同的資料需要派發(fā)相同人仕時可使用此功能﹐選擇“重寄”按鈕后只需更新所傳的資料﹐而不需再重新選擇收件者﹒(八)預(yù)設(shè)特定字體﹑字號2134(九)工作－建立方法一﹕進入“工作”﹐直接在“主旨”欄輸入內(nèi)容后按“回車鍵”﹒如要設(shè)定“期限”和“提醒”﹐需要雙擊進入﹒方法二﹕進入“工作”﹐按“新增”﹐在“主旨”欄輸入內(nèi)容﹒(十)工作－指派/完成注﹕“指派工作”﹐只能限定派給一個人收﹐否則會失去自動追蹤功能﹒“工作完成”﹕當此份工作完成后﹐在前面“□”打“”﹒(或者增加“狀態(tài)”欄目﹐直接在“狀態(tài)”欄選擇相應(yīng)狀態(tài))(十一)行事歷作用﹕預(yù)約會議12對方回覆“接受”狀態(tài)統(tǒng)計各收件者的回覆情況(十二)聯(lián)絡(luò)人213選擇“中國”→“確定”(十三)休假通知123(十四)子資料夾作用﹕當郵件數(shù)目增多時﹐同事未必能夠即時閱讀所有郵件﹐或多或少會有遺漏﹐甚至忘忞要即時跟進的事宜故﹐建議同事可以