歸檔文件整理

歸檔文件整理方法2023/1/151幾個基本概念1、歸檔文件歸檔文件是指立檔單位在其職能活動中形成并辦理完畢，應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。2023/1/152

2、歸檔文件整理

歸檔文件整理就是以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

具體細(xì)化成十二步進(jìn)行。

2023/1/1533、“件”的規(guī)定

“件”是指歸檔文件的整理單位。

一般情況下每份文件為一件。

如果一份文件由多份材料組成，有以下規(guī)定：2023/1/154（1）文件正本與定稿為一件。（2）正文和附件為一件。（3）原件與復(fù)印件為一件。（4）來文與復(fù)文為一件。（5）轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件。（6）正文與文件處理單為一件。

2023/1/155（8）報表、名冊、圖冊、會議記錄、期刊等，一冊為一件。（9）會議文件。一次會議形成幾份文件，就是幾件。（10）干部職工調(diào)動介紹信、存根，以一人為一件。（11）干部任免、錄聘、調(diào)資等材料。如果一人一表或一文的，以一個人的一套材料為一件；如若干人為一表或一文的，以一起上報審批的這幾個人的一套材料為一件。（12）文件的中文與外文為一件；文件的漢文本與少數(shù)民族文本為一件。2023/1/156

文件整理程序

文件整理程序，按以下步驟進(jìn)行：

收集文件區(qū)分歸檔范圍劃分年度劃分保管期限歸檔文件分類修整文件裝訂排列文件編制件號編制目錄裝盒上架。

2023/1/1572023/1/158一、收集文件收集文件，就是把散存在業(yè)務(wù)部門、領(lǐng)導(dǎo)或個人手中的文件集中起來，以備整理的過程。文件收集是歸檔文件整理的首要環(huán)節(jié)和基礎(chǔ)性工作。文件材料能否收集齊全完整，直接影響整理工作的開展。

2023/1/1591、收集的要求

齊全完整是收集工作的總要求。（1）凡是圍繞職能活動形成的（包括上級下發(fā)的、同級和不相隸屬機(jī)關(guān)送來的、下級機(jī)關(guān)報送的），具有保存價值的文件材料均應(yīng)收集齊全。（2）“件”的各組成部分要完整。比如正本與定稿、正文與附件、正文與閱辦處理單、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、來文與復(fù)文等。

最常見的問題：請示與批復(fù)不完整。

2023/1/1510

請示與批復(fù)件不完整的處理有批復(fù)缺請示：找承辦部門查詢，找出請示后與批復(fù)一起歸檔。對有請示缺批復(fù)的處理，區(qū)分以下幾種情況：①有批復(fù)但未歸檔。歸檔原件，相關(guān)部門存復(fù)印件。②電話或口頭批復(fù)的。由承辦人員在請示文件上注明辦理的具體情況，并加蓋公章后歸檔。③直接在請示原件上批復(fù)的。直接歸檔即可。④一件事情經(jīng)多次請示才批復(fù)的。將最后一份請示隨批復(fù)一并歸檔。⑤未批復(fù)也未辦理的請示文件。可存10年，以備查找。2023/1/15112、收集的范圍

2006年12月18日，國家檔案局公布8號令，對機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限作出了明確規(guī)定。

總的來講：一個立檔單位，凡是圍繞職能活動形成的具有保存價值的文件材料均在收集范圍之內(nèi)。

各單位要結(jié)合本機(jī)關(guān)職能和各部門工作實(shí)際，編制《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，按照歸檔范圍收集文件材料，避免收集工作的盲目性。

2023/1/15123、收集的方法

（1）堅持平時收集。就是指文書處理人員在平時辦理文件的過程中，依據(jù)歸檔范圍，及時將辦理完畢的文件收回集中統(tǒng)一管理，而不能長期散存在部門或個人手中，以防止文件散失。各類重要會議、重大活動結(jié)束后形成的文件材料應(yīng)及時收集。平時收集是確保應(yīng)歸檔文件材料齊全完整的重要手段。

（2）抓好突擊收集。指結(jié)合保密檢查、機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員調(diào)動及每年一季度清交文件等時機(jī)突擊性收集。上述活動時效性強(qiáng)，時間短，錯過時機(jī)再收集就相當(dāng)困難，不能忽視或放松。

（3）抓好重點(diǎn)收集。依據(jù)收發(fā)文登記本、借文登記本、用印登記本等進(jìn)行重點(diǎn)收集。這些登記本記載著文件的去向，以此為線索收集文件，是防止文件流失的有效方法。

2023/1/1513（4）注意“帳外文件”的收集

帳外文件：指未經(jīng)收發(fā)文登記、打印和編號的文件。例如：本機(jī)關(guān)人員參加各種會議帶回的文件材料、各種會議記錄、統(tǒng)計報表、簡報、大事記、年報等。

文檔人員要積極主動隨時催促領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員移交“帳外文件”。2023/1/1514

4、收集的難點(diǎn)

一是領(lǐng)導(dǎo)手中的文件。領(lǐng)導(dǎo)使用頻率較高，圖方便。

二是人事、財務(wù)、保衛(wèi)部門的文件。涉及人們的切身利益，政策性、保密性較強(qiáng)。三是“帳外文件”。文檔人員難于掌握。四是機(jī)密性較高的文件。如常委會記錄、絕密文件、機(jī)密文件等。

各單位應(yīng)針對實(shí)際情況，建立健全收集制度，制定歸檔范圍，嚴(yán)格考核獎懲，采取多種方法，確保文件收集的齊全完整。2023/1/1515二、區(qū)分歸檔范圍

就是將需要?dú)w檔和不需要?dú)w檔的文件材料區(qū)分開。

歸檔范圍要突出以“我”為主。不能有文必檔，避免文件材料重復(fù)歸檔和檔案重復(fù)進(jìn)館。

2023/1/1516（一）歸檔文件材料的范圍

凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。1、反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；2、本機(jī)關(guān)工作活動中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材；3、本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文件材料；下級機(jī)關(guān)報送的重要文件材料；4、其他對本機(jī)關(guān)工作具有查考價值的文件料。2023/1/1517三、劃分年度劃分年度，就是區(qū)分文件材料的所屬年度，把屬于同一年度的文件集中，把不同年度的文件分開。

不同年度的文件不能放在一起歸檔。一般將文件歸入文件簽發(fā)年度（指文件最后的落款日期）2023/1/15181、跨年度的文件

跨年度的請示與批復(fù)歸入批復(fù)年度。

跨年度的轉(zhuǎn)發(fā)文或批轉(zhuǎn)文歸入轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)年度。

跨年度的表彰、考評、審計等文件，歸入所專指的年度。

跨年度的規(guī)劃歸入規(guī)劃針對的第一年度。

跨年度的總結(jié)歸入總結(jié)針對的最后一個年度。

跨年度的會議文件歸入會議開幕年度。

2023/1/1519

2、沒有標(biāo)注日期的文件。需考證文件內(nèi)容推斷文件日期。

3、專業(yè)部門按專門年度歸檔。如教學(xué)年度是每年的9月1日至次年的8月31日為一個學(xué)年。

4、幾份文件為一件時，應(yīng)以排列在前的文件日期為準(zhǔn)。2023/1/1520四、劃分保管期限

保管期限：就是根據(jù)文件材料自身所具有的使用價值，確定其留存年限。國家檔案局8號令規(guī)定：文書檔案的保管期限：永久定期（30年和10年）。本單位的《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，是劃分文件保管期限的依據(jù)。

2023/1/1521（一）永久保管的文書檔案包括1、本機(jī)關(guān)法規(guī)政策性材料；2、本機(jī)關(guān)重要會議、舉辦重大活動的材料；3、本機(jī)關(guān)職能活動中重要業(yè)務(wù)文件材料；4、本機(jī)關(guān)重要問題的請示與上級批復(fù)，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；5、本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免材料；6、本機(jī)關(guān)重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性材料；7、上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的的材料；8、同級及下級機(jī)關(guān)重要業(yè)務(wù)的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等材料。2023/1/1522

劃分永久時需要注意以下問題：一是突出本單位自身的文件材料；二是突出本機(jī)關(guān)主要職能文件材料；三是突出本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變及人事任免的文件材料；

各單位黨組、行政辦公會議記錄、紀(jì)要，黨員職工名冊，年度綜合性會議，年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料，獲縣級以上先進(jìn)獎勵，受警告以上處分，有領(lǐng)導(dǎo)批示的材料、人事任免、機(jī)構(gòu)設(shè)置、大事記等劃分永久。

2023/1/1523

（二）定期（30年、10年）保管的文書檔案包括1、本機(jī)關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料（請示與批復(fù)材料30年，簡報、信息、一般活動總結(jié)等10年）；2、本機(jī)關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料（典型材料、發(fā)言、交流、簡報30年，協(xié)辦會議的10年）；3、本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料（30年）；4、本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理材料（重要的接待計劃方案、財務(wù)預(yù)算等30年，一般的及一些外簽合同10年）；5、本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等（30年）；2023/1/15246、上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料（10年）；7、上級和同級機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料（10年）；8、同級和下級機(jī)關(guān)一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等材料（30年）；9、下級機(jī)關(guān)報送的年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料（10年）。2023/1/1525五、歸檔文件分類

歸檔文件的分類，就是將歸檔文件以什么形式、層次或類別，構(gòu)成一個有機(jī)體系。

包括選擇分類方法、制定分類方案。

常見的三種分類方法：

2023/1/1526（一）保管期限―年度―機(jī)構(gòu)分類法

適用于內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職權(quán)、工作范圍及分工比較明確，工作交叉性不強(qiáng)。如圖示：

辦公室（1、2、3···N）永久2012法經(jīng)科（1、2、3···N）

館室科（1、2、3···N）

全宗號34年度2012保管期限永久機(jī)構(gòu)（問題）辦公室起止件號室0001－0030館盒號22023/1/1527（二）保管期限－年度―問題分類法

適用于內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)分工不明確、變化頻繁，工作時常交叉的部門。此方法因主觀性強(qiáng)應(yīng)慎用。

黨群類（1、2、3···N）永久2012行政類（1、2、3···N）

業(yè)務(wù)類（1、2、3···N）全宗號34年度2012保管期限永久機(jī)構(gòu)（問題）黨群類起止件號室0001－0030館盒號22023/1/1528

（三）保管期限—年度（—機(jī)構(gòu)或問題）分類法

這是蘊(yùn)含三級分類的二級分類法。是我市采用的分類法。它是在同一保管期限下，按年度跨機(jī)構(gòu)（或問題）大流水編排歸檔文件；而不是在同一保管期限下，按年度逐個機(jī)構(gòu)（或問題）流水編排歸檔文件。

2010（辦公室、法經(jīng)科、館室科···）（黨群類、行政類、業(yè)務(wù)類···）

（1、2、3···N）

永久2011（辦公室、法經(jīng)科、館室科···）（黨群類、行政類、業(yè)務(wù)類···）

（1、2、3···N）

2012（辦公室、法經(jīng)科、館室科···）（黨群類、行政類、業(yè)務(wù)類···）

（1、2、3···N）

全宗號34年度2012保管期限永久機(jī)構(gòu)（問題）起止件號室0001－0030館盒號22023/1/1529六、修整文件

修整的目的：使檔案能夠長期保存和有效利用，裝訂之前凡不符合要求的都要進(jìn)行修整。

1、修裱破損文件。

2、字跡模糊或易褪變的文件要進(jìn)行復(fù)制。常用的復(fù)制方法是復(fù)??；

3、去除易銹蝕的金屬物；

4、超大紙張要進(jìn)行折疊。2023/1/1530七、裝訂文件

歸檔文件修整完畢，要采用裝訂材料對文件加以固定，防止散失，便于保管和利用。

（一）裝訂要求：

1、以“件”為單位逐件進(jìn)行裝訂。

2、如一份文件由多份材料組成，排序?yàn)椋?/p>

正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件在前，被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件在后；2023/1/1531

收文處理閱辦單在前，正式文件在后；來文和復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后；漢文本在前，少數(shù)民族文本在后；中文本在前，外文本在后；重要法規(guī)性文件的歷次修改稿依次排列在定稿之后；出版期刊，樣本在前，定稿在后。2023/1/1532

3、裝訂時，各頁對齊。在左上角裝訂的，左側(cè)與上側(cè)對齊；左側(cè)裝訂的，左側(cè)與下側(cè)（底邊）對齊。

（二）裝訂方法

1、采用不銹鋼釘（夾）裝訂；

2、采用“三孔一線”左側(cè)裝訂；

3、使用裱糊漿糊或無害膠水粘接。2023/1/1533八、排列文件

排列文件，就是根據(jù)一定的方法確定全宗內(nèi)歸檔文件先后順序的過程。

歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合的時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。文件排列要與分類方案相一致。2023/1/1534

比如按保管期限―年度―機(jī)構(gòu)分類時，機(jī)構(gòu)為最低一級類目，文件排列就要在每一個機(jī)構(gòu)內(nèi)分別排列。

辦公室（1、2、3···N）

永久

2012法經(jīng)科（1、2、3···N）

館室科（1、2、3···N）

2023/1/1535

我市采用的分類法：保管期限—年度（—機(jī)構(gòu)或問題）分類法，這是蘊(yùn)含三級分類的二級分類法。排列文件就是在同一保管期限下，按年度跨機(jī)構(gòu)（或問題）大流水編排歸檔文件。

2010（辦公室、法經(jīng)科、館室科···技術(shù)科）

（黨群類行政類業(yè)務(wù)類···）

（1、2、3、4、5···N）

永久

2011（辦公室、法經(jīng)科、館室科···技術(shù)科）

（黨群類行政類業(yè)務(wù)類···）

（1、2、3、4、5···N）

2012（辦公室、法經(jīng)科、館室科···技術(shù)科）

（黨群類行政類業(yè)務(wù)類···）

（1、2、3、4、5···N）

2023/1/1536

如果采用保管期限—年度（—機(jī)構(gòu)或問題）分類法，排列文件的實(shí)際操作步驟如下：

第一步是在最低一級類目內(nèi)，將蘊(yùn)含的各機(jī)構(gòu)（問題）的文件集中（遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系）。

第二步是將每個機(jī)構(gòu)（問題）中的文件按事由結(jié)合的時間、重要程度及責(zé)任者等排列。方法如下：

（1）單一事由單一責(zé)任者。按文件形成時間的先后順序排列。

2023/1/1537

（2）幾個事由單一責(zé)任者。先分不同事由，每個事由內(nèi)的文件按時間先后排，不同事由按重要程度排列。例圖：干部任免錄聘獎勵人社局五月二月九月一月七月九月十月責(zé)任者事由2023/1/1538

（3）單一事由幾個責(zé)任者。先分不同責(zé)任者，每個責(zé)任者內(nèi)的文件按時間先后排，不同的責(zé)任者按地位高低排列。2023/1/1539

（4）幾個事由幾個責(zé)任者。首先把不同事由的文件分開，在每個事由里再把不同責(zé)任者的文件分開，在每個責(zé)任者里，按照文件形成時間的先后順序排列；其次按責(zé)任者的地位高低排列；最后按事由的重要程度排列。

第三步是將不同機(jī)構(gòu)的文件按編制序列排列編號（采取問題分類的按黨群類、行政類、業(yè)務(wù)類等排列編號）。

2023/1/1540

零散文件的排列

零散文件，即在當(dāng)年歸檔文件整理完畢若干年后，又收集到屬于該年度的個別文件。一是將其排列在同一保管期限的最后，并在備考表中注明；二是將其排列在相鄰文件的后面，并在目錄備注欄中注明“此件為兩件”。一般采用第一種方法排列。2023/1/1541九、文件編號

文件編號，指將歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。為今后查找利用創(chuàng)造條件。

1、歸檔章的項(xiàng)目及填寫方法全宗號年

度室編件號機(jī)構(gòu)或問題保管期限館編件號2023/1/1542

（1）全宗號：是檔案館給立檔單位編制的代號。（2）年度：以四位阿拉件數(shù)字標(biāo)注，如2012年，標(biāo)注為“2012”。（3）保管期限：永久30年10年三種。（4）室編件號：歸檔文件排列順序號。室編件號應(yīng)在最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”編排。為了計算機(jī)識別與檢索的需要，室編件號采取四位數(shù)字編碼。在室編件號的層次選擇上必須與分類方案一致，即在分類方案最低一級類目內(nèi)進(jìn)行編號，不能跨越不同類目。（5）館編件號：由檔案館負(fù)責(zé)填寫。（6）機(jī)構(gòu)或問題欄：采用保管期限－年度分類的單位此欄不必填寫。采用保管期限－年度－機(jī)構(gòu)（問題）分類的單位此欄必須填寫，不能用代碼。

3420120028永久辦公室（黨群類）2023/1/1543

2、歸檔章的位置歸檔章是一個45MM＊16MM的條形章，一般加蓋在每份文件的首頁上端居中空白位置。如此位置有領(lǐng)導(dǎo)批示或收發(fā)章等，可加蓋在首頁上端其它空白處，有發(fā)文簽批單或文件處理單的可放在前面作為首頁。歸檔章不要壓字跡。3、蓋章要求填寫歸檔章應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料，如碳素墨水、印泥等，禁止使用不耐久字跡材料，固定項(xiàng)目可以直接刻在歸檔章上。

2023/1/1544

件號責(zé)任者文號題名日期頁數(shù)備注0001濰坊市檔案局濰檔發(fā)〔2012〕12號關(guān)于－－－的通報20120812

5保管期限：歸檔文件目錄十、編制歸檔文件目錄

歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。圖示為：

2023/1/1545

編目應(yīng)以“件”為單位進(jìn)行，在目錄中一件只體現(xiàn)為一條條目，幾份文件為一件時，歸檔文件目錄中只對最前面一份文件編目。

在編目時，按流水號順序編制，不同機(jī)構(gòu)（問題）之間可空出一行，寫上機(jī)構(gòu)（問題），加以區(qū)分。2023/1/1546（一）歸檔文件目錄格式及填寫方法

1、件號：填寫室編件號。

2、責(zé)任者：指文件的發(fā)文機(jī)關(guān)。一般填寫全稱或通用簡稱以落款（蓋章）單位為準(zhǔn)填寫。聯(lián)合發(fā)文，只填寫主辦單位。問文與復(fù)文作為一件時，只填寫復(fù)文單位。3、文號：填寫文件的發(fā)文字號如：濰檔發(fā)〔2012〕8號聯(lián)合發(fā)文填寫主辦單位文號即可。期刊類文件只填寫期刊號即可。請示與批復(fù)等只填寫批復(fù)文號。2023/1/1547

4、題名：指文件標(biāo)題。文件標(biāo)題一般應(yīng)照原題名填寫，不得隨意更改或簡化。文件上沒有標(biāo)題的，可自擬題名外加方括號[]填寫。有以下幾種情況：（1）任免、獎懲文件。原題名照抄，把本單位或人的姓名補(bǔ)充在原題名后面并加“（）”。（2）介紹信及存根。組織關(guān)系介紹信（XXX、XXX）。（3）會議記錄。整個會議題名加方括號。（4）原題名只有文種的。如有的題名中僅有“通知”兩字，則要擬寫文件事由，可擬寫為[關(guān)于＊＊＊的]通知。以便查閱（5）文件題名中以發(fā)文字號代替文件內(nèi)容的，應(yīng)據(jù)文件內(nèi)容補(bǔ)充題名。如：“關(guān)于貫徹執(zhí)行中發(fā)〔1985〕29號文件[加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)]的通知”。（6）批復(fù)不另行文，只在請示件上簽批請示意見，可在請示件題名的后面補(bǔ)充。如“關(guān)于購買復(fù)印機(jī)的請示、[批復(fù)]”。2023/1/1548

5、日期：以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。如：“20120306。若文件無日期，可用“20120000”代替。

6、頁數(shù)：填寫每一件歸檔文件的總頁數(shù)。歸檔文件不需每件編寫頁號。

7、備注：填寫文件需要補(bǔ)充和說明的情況，包括文件殘損、修改、移出、銷毀等。

（二）歸檔文件目錄用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。并使用計算機(jī)打印目錄。（三）歸檔文件目錄可每年按保管期限裝訂三本目錄，并編制封面。2023/1/1549十一、歸檔文件裝盒就是將歸檔文件按照其保管期限和室編件號的順序依次裝入盒內(nèi)，并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表項(xiàng)目等。

1、裝盒時，按照室編件號的順序依次裝盒。使之與歸檔文件目錄條目相一致。

2、裝盒時，應(yīng)使每盒內(nèi)的文件數(shù)量適宜。

3、編制檔案盒號。盒號可以一年一