辦公室七大浪費管理手冊

TSM基礎(chǔ)標準化系列Ⅱ辦公室七大浪費管理手冊2017年1月21日辦公室七大浪費管理——摘要

辦公室七大浪費源于精益生產(chǎn)中的七大浪費，以辦公現(xiàn)場中一切活動為對象，凡是不能直接創(chuàng)造出價值的活動，均視為浪費。辦公室七大浪費管理是通過去現(xiàn)場、看現(xiàn)狀、診斷現(xiàn)物的方式識別辦公現(xiàn)場活動中存在的浪費現(xiàn)象，采取有效的措施及時解決或預(yù)防浪費的發(fā)生，提升辦公效率。浪費的定義

浪費是指不創(chuàng)造價值的活動或超出所需投入的設(shè)備、材料、人員或空間。辦公室七大浪費的內(nèi)容

等待浪費庫存浪費運輸浪費動作浪費缺陷和返工工作流程過量產(chǎn)出七大浪費管理的目的認識浪費，識別辦公室存在的浪費現(xiàn)象；采取有效的舉措，改善浪費現(xiàn)象，提升工作效率。七大浪費管理的步驟了解什么是浪費識別工作中哪里存在浪費使用合適的工具來消除浪費持續(xù)改進CONTENTS目錄第一章、等待浪費·············································5第二章、庫存浪費·············································11第三章、運輸浪費·············································17第四章、動作浪費·············································23第五章、缺陷和返工··········································29第六章、工作流程·············································35第七章、過量產(chǎn)出·············································41第八章、消除浪費·············································47等待浪費第一章1.1等待浪費的概述

等待浪費——由于人員、材料、設(shè)備、檢查或信息未準備好而產(chǎn)生空閑時間的浪費；

等待就是閑著沒事，等待下一個動作的到來或者上一個動作的結(jié)束。出現(xiàn)等待浪費就會引起局部工作的停滯，直接的結(jié)果就是導(dǎo)致工作效率低下。第一章、等待浪費1.1.1等待浪費的定義1.1.2等待浪費的特征1.1.3等待浪費的分類1、等待人員的浪費2、等待材料的浪費3、等待設(shè)備的浪費4、等待信息的浪費1.2等待人員的浪費1.2.1認識浪費序號等待人員浪費常見的表現(xiàn)形式1培訓(xùn)、會議開始后等待人員到齊2現(xiàn)場等待人員前來對接工作3工作無法獨自完成，等待人員前來協(xié)作處理4等待人員的檢查、來訪5電腦、照明燈等辦公設(shè)備發(fā)生故障時，等待人員來處理6電話機響起時，等待人員接聽第一章、等待浪費1.2.2表現(xiàn)形式

由于人員未準備到位，導(dǎo)致人等人、設(shè)備等人的浪費現(xiàn)象。1.2.3原因分析工作安排缺少明確的時間要求工作的優(yōu)先權(quán)不清晰必然存在的因素1.2.4案例展示等待人員到齊的浪費

培訓(xùn)開始后，有員工未及時到達，造成其他人等待的浪費。浪費現(xiàn)象

培訓(xùn)前應(yīng)發(fā)明確的通知告知大家培訓(xùn)的具體時間，并在部門內(nèi)部培訓(xùn)制度中規(guī)定無故遲到超過15分鐘視為缺培。解決措施等待他人接聽電話的浪費

電話撥通后，會遇到長時間無人接聽直到占線的現(xiàn)象。浪費現(xiàn)象

撥通電話后，若超過20秒對方仍未接聽即可掛斷電話，一段時間后可重新?lián)艽?；同時己方電話機響起時若無重要事情，應(yīng)在電話響三聲之內(nèi)接聽電話。解決措施第一章、等待浪費1.3等待材料的浪費1.3.1認識浪費序號等待材料浪費常見的表現(xiàn)形式1等待文件編制、審批2等待電源、網(wǎng)絡(luò)的通暢3等待辦公用品的領(lǐng)用、借用4等待他人提供資料文本第一章、等待浪費1.3.2表現(xiàn)形式

由于材料（包括文件、物料、資源等）未準備到位，導(dǎo)致等待的浪費現(xiàn)象。1.3.3原因分析工作交接缺乏溝通孤島式工作方式信息不公開1.3.4案例展示等待領(lǐng)料確認的浪費別人過來領(lǐng)料時，通常找到物料后，等待領(lǐng)料單簽字確認后，再交付物料。浪費現(xiàn)象通過目視化的方式將簽字單放置在合適的區(qū)域，并通知到各單位，領(lǐng)料時，在物料保管員拿去所要物料時，自己主動前往簽字區(qū)域簽字。

解決措施第一章、等待浪費等待網(wǎng)絡(luò)通暢的浪費網(wǎng)絡(luò)不通無法正常工作，等待網(wǎng)絡(luò)恢復(fù)。浪費現(xiàn)象計劃性的網(wǎng)絡(luò)維護，主管單位應(yīng)做到事前通知，員工接收到通知后，應(yīng)合理的安排工作計劃，避免造成等待浪費。

解決措施1.4等待設(shè)備的浪費1.4.1認識浪費第一章、等待浪費1.4.2表現(xiàn)形式由于設(shè)備故障、未運行結(jié)束、被占用等情況，導(dǎo)致等待設(shè)備可用的浪費現(xiàn)象。序號等待設(shè)備浪費常見的表現(xiàn)形式1等待打印機打印文件2等待計算機開機、關(guān)機、重啟3等待程序的處理4等待投影儀的開啟、關(guān)閉5等待會議室的使用6等待設(shè)備故障恢復(fù)1.4.3原因分析設(shè)備老舊、未及時維護導(dǎo)致的不穩(wěn)定性共享資源有限設(shè)備使用要求1.4.4案例展示等待程序執(zhí)行完成的浪費由于程序執(zhí)行需要時間，造成的人員等待程序卡頓的浪費。浪費現(xiàn)象一方面可聯(lián)系系統(tǒng)管理員對程序進行相應(yīng)的優(yōu)化操作。另一方面，程序卡頓時，可切換至其他界面進行別的工作，減少不必要的等待。解決措施第一章、等待浪費等待打印機的浪費打印機為共享設(shè)備，多人同時打印時，需要等待。浪費現(xiàn)象打印文件前，可通過電腦中打印機狀態(tài)查看當前的打印隊列，等到打印自己的材料時再前往打印機處，減少等待時間。解決措施1.5等待消息的浪費1.5.1認識浪費第一章、等待浪費1.5.2表現(xiàn)形式自己無法獨自完成工作或作出決定，需要等待他人告知消息信息的現(xiàn)象。序號等待信息浪費常見的表現(xiàn)形式1等待領(lǐng)導(dǎo)的決定2等待工作交接內(nèi)容3等待他人的回復(fù)4等待工作安排1.5.3原因分析工作人員缺乏主動性不平衡的工作量缺乏工作責(zé)任心需要別人提供支持1.5.4案例展示等待別人回復(fù)的浪費通過OA郵件咨詢他人事務(wù)，等待回復(fù)。浪費現(xiàn)象對于需要及時處理的問題的解決措施，通過電話溝通，以得到快速回復(fù)。解決措施等待領(lǐng)導(dǎo)決定的浪費OA流程中需要領(lǐng)導(dǎo)會簽、審批時，存在長時間未批閱的情況。浪費現(xiàn)象主動詢問領(lǐng)導(dǎo)意見，詢問是否有疑問或者不清楚的地方，及時溝通修正，減少等待時間。解決措施第一章、等待浪費庫存浪費第二章2.1庫存浪費的概述庫存——不是為了滿足客戶“現(xiàn)實需要”而是無用的任何材料或進行的工作；庫存浪費是最具有可見性的，我們想盡辦法消除他，可是他永遠都是越來越多，因為“他是所有浪費的最終結(jié)果”。從另一個側(cè)面來說，庫存是流程浪費的遮羞布，浪費存在越多，我們的庫存就越大。1、物品庫存的浪費。2、員工能力的浪費。3、信息過多的浪費。第二章、庫存浪費2.1.1庫存浪費的定義2.1.2庫存浪費的特征2.1.3庫存浪費的分類2.2物品庫存的浪費第二章、庫存浪費2.2.1認識浪費2.2.2表現(xiàn)形式由于固定資產(chǎn)、辦公用品等物品閑置，或過于追求設(shè)備功能完備造成的浪費。序號物品庫存浪費常見的表現(xiàn)形式1紙質(zhì)單據(jù)堆積過多2電腦、打印機、空調(diào)等固定資產(chǎn)閑置3打印紙、鼠標等辦公用品閑置4茶杯、水壺等其他物品閑置5設(shè)備功能過于完備未完全使用2.2.3原因分析以前用完過，擔(dān)心再用完。過時。擔(dān)心需要的時候沒有。2.2.4案例展示紙質(zhì)單據(jù)堆積過多的浪費一些紙質(zhì)單據(jù)長時間的堆積在現(xiàn)場。浪費現(xiàn)象明確紙質(zhì)單據(jù)的保存時間，通過5S將文件分類整理，減少庫存堆積。解決措施設(shè)備閑置的浪費人員調(diào)離本單位后，辦公桌椅、電腦等設(shè)備的閑置。浪費現(xiàn)象與主控單位報備，將閑置的設(shè)備調(diào)撥給其他需要的單位。解決措施第二章、庫存浪費2.3員工能力的浪費第二章、庫存浪費2.3.1認識浪費2.3.2表現(xiàn)形式員工的創(chuàng)造性、知識、工作量未能得到充分發(fā)揮的浪費。序號員工能力浪費常見的表現(xiàn)形式1工作中缺少改善2創(chuàng)意未能有效運用3缺少知識培訓(xùn)4理論知識不能與實際結(jié)合5工作量不足或過多2.3.3原因分析思維固化。不均衡的工作量。缺少主動性。2.3.4案例展示工作中缺少改善部分員工的改善數(shù)量不多。浪費現(xiàn)象可通過相應(yīng)的指標要求，提升員工改善活動的參與率。解決措施理論知識與實際知識不能相結(jié)合對計算機維護理論基礎(chǔ)知識培訓(xùn)后，存在員工仍然不會自行處理問題的現(xiàn)象。浪費現(xiàn)象對于一些技術(shù)問題，理論培訓(xùn)的同時，也應(yīng)該進行實踐的培訓(xùn)，另外增加對員工的崗位能力的評估，幫助員工認識到存在的問題，并采取有效的改進措施。解決措施第二章、庫存浪費2.4信息過多的浪費第二章、庫存浪費2.4.1認識浪費2.4.2表現(xiàn)形式同樣的信息重復(fù)傳達，以及信息量過大造成無法識別有用信息的浪費。序號信息過多浪費常見的表現(xiàn)形式1OA郵件重復(fù)接收2每日接收到許多郵件3大量的流程等待審批4微信群消息過多5不同的會議安排同樣的事情2.4.3原因分析信息傳播途徑過多。擔(dān)心消息未傳達。缺少信息傳播的標準。2.4.4案例展示OA郵箱郵件過多郵箱中存在過多的郵件，影響重要郵件的閱讀。浪費現(xiàn)象建立郵件發(fā)送的標準，明確“直送”、“抄送”、“密送”的范圍，以及郵件內(nèi)容的標準化。解決措施微信群消息量比較大微信群消息過多，很容易漏掉與自己相關(guān)的事情。浪費現(xiàn)象微信群人數(shù)不易過多，控制在合理的范圍，通知類的信息通過電話或郵件發(fā)送。解決措施第二章、庫存浪費運輸浪費第三章3.1運輸浪費的概述第三章、運輸浪費運輸浪費——任何不為工作過程所必需的物料的搬動或者信息的流轉(zhuǎn)。

3.1.1運輸浪費的定義3.1.2運輸浪費的特征3.1.3運輸浪費的分類1、信息的傳遞2、物料的搬運

大部分人皆會認同運輸是一種無效的動作，也有人會認為運輸是必須的動作，因為沒有運輸，如何做下一個動作？很多人都有這種想法。正因為如此，大多數(shù)人默認它的存在，而不設(shè)法消除它。運輸?shù)睦速M若分解開來，又包含放置、堆積、移動、整理等動作的浪費。3.2信息的傳遞第三章、運輸浪費3.2.1認識浪費3.2.2表現(xiàn)形式

由于信息傳遞不及時或者信息傳遞的方式不當造成信息傳遞時間過長的浪費。序號信息傳遞浪費常見的表現(xiàn)形式1信息傳遞的工具選擇不當2業(yè)務(wù)流程審批節(jié)點設(shè)置不合理3郵件過多的轉(zhuǎn)發(fā)4未能及時回復(fù)的郵件、流程等3.2.3原因分析多余的流程節(jié)點。信息傳遞方式不當。傳遞的活性低下。3.2.4案例展示紙質(zhì)報價單傳遞的浪費供應(yīng)商的紙質(zhì)報價單通過郵寄的方式送到公司，造成報價信息遲緩。浪費現(xiàn)象建立網(wǎng)上報價系統(tǒng)，實現(xiàn)報價信息的實時傳遞。解決措施流程節(jié)點不合理的浪費流程節(jié)點不合理，流程中存在多余的節(jié)點，影響傳遞效率。浪費現(xiàn)象通過流程優(yōu)化的方法，對流程中的問題節(jié)點消除、合并、重組。解決措施第三章、運輸浪費3.3物料的搬運第三章、運輸浪費3.3.1認識浪費3.3.2表現(xiàn)形式

由于物料位置需要發(fā)生變化造成多余的搬運過程的浪費。序號物料搬運浪費常見的表現(xiàn)形式1送材料到另一個廠區(qū)2送文件審批3搬東西到庫房4物料存放位置過遠3.3.3原因分析需要審批和簽字。布局不當。集中存放。3.3.4案例展示送報告審批桃花人員送報告去大廠審批。浪費現(xiàn)象建立電子審批流程。解決措施流程節(jié)點不合理的浪費茶水柜位置沒有插座，燒水時需要走到別的地方。浪費現(xiàn)象進行合理的空間布局，調(diào)整位置。解決措施第三章、運輸浪費動作浪費第四章4.1動作浪費的概述第四章、動作浪費4.1.1動作浪費的定義4.1.2動作浪費的特征4.1.3動作浪費的分類動作浪費——不增加產(chǎn)品或服務(wù)價值的任何人員的動作；1、搜尋2、重復(fù)作業(yè)只用一只手作業(yè)步行距離長必要的工具不在身邊拆解、安裝需要時間反復(fù)的作業(yè)4.2搜尋4.2.1認識浪費4.2.2表現(xiàn)形式尋找人員、信息、材料等多余動作或者慢動作的浪費行為。序號搜尋浪費常見的表現(xiàn)形式1在電腦中搜尋存放的材料2尋找辦公柜中的辦公用品、資料3尋找辦事人員的浪費4尋找郵件、通知、工作安排的信息4.2.3原因分析布局不合理。信息不公開。缺少工作計劃。第四章、動作浪費4.2.4案例展示尋找電腦文件的浪費電腦中文件存放無序，需要時不斷的尋找。浪費現(xiàn)象定時清理電腦文件，同時建立電腦文件夾標準。解決措施尋找以往的通知郵件由于事情多等原因，以往的通知，工作安排記不清楚，再次尋找。浪費現(xiàn)象將工作計劃進行目視化管理，通過待辦事宜，能夠一目了然，避免重復(fù)尋找。解決措施第四章、動作浪費4.3重復(fù)作業(yè)4.3.1認識浪費4.3.2表現(xiàn)形式工作過程中一些沒有價值的重復(fù)動作的浪費行為。序號重復(fù)作業(yè)浪費常見的表現(xiàn)形式1出門之后發(fā)現(xiàn)東西忘帶，折回去拿2離開之后想起設(shè)備未關(guān)機，回去關(guān)機3一件事情找人反復(fù)對接4信息流與物流重復(fù)作業(yè)4.3.3原因分析計劃不明確。工作缺少檢查。缺少標準作業(yè)。第四章、動作浪費4.3.4案例展示事情反復(fù)對接的浪費信息系統(tǒng)開發(fā)前，開發(fā)人員經(jīng)常與需求人員反復(fù)對接。浪費現(xiàn)象建立標準的需求調(diào)研模板，按照標準作業(yè)，減少對接次數(shù)。解決措施第四章、動作浪費離開后忘記關(guān)電腦后再次折回的浪費人員離開后，忘記或者不清楚有關(guān)閉電腦，然后返回去重新關(guān)閉的浪費。浪費現(xiàn)象1、建立小便簽貼在電腦上進行提醒。2、電腦設(shè)置超時睡眠的模式。解決措施缺陷和返工第五章5.1缺陷和返工的概述第五章、缺陷和返工5.1.1缺陷和返工的定義5.1.2缺陷和返工的特征5.1.3缺陷和返工的分類缺陷和返工——由于信息錯誤、缺失和不完全，產(chǎn)生需要糾正的誤差；1、錯誤2、缺失缺陷和返工都會造成人工、材料、設(shè)備的等待的浪費；處理缺陷的過程是額外的成本支出；返工會造成交貨期的延遲，引起顧客抱怨。5.2錯誤5.2.1認識浪費5.2.2表現(xiàn)形式

輸出的工作結(jié)果與需求目標不一致的錯誤缺陷。序號錯誤常見的表現(xiàn)形式1錯誤的文件（圖紙、報價）2錯誤的物料清單3過時的工作手冊4錯誤的方案策劃5.2.3原因分析未按標準作業(yè)。缺少對結(jié)果檢查。更新不及時。第五章、缺陷和返工5.2.4案例展示過時的工作手冊

信息系統(tǒng)更新后，增加了功能，但是操作手冊未更新，與現(xiàn)有系統(tǒng)不一致。浪費現(xiàn)象當系統(tǒng)升級過后，應(yīng)及時發(fā)布更新后操作手冊。解決措施錯誤的物料清單

由于工作疏忽等原因造成物料清單編制出錯。浪費現(xiàn)象工作完成后應(yīng)對結(jié)果進行檢驗。

解決措施第五章、缺陷和返工5.3缺失5.3.1認識浪費5.3.2表現(xiàn)形式輸出結(jié)果與目標有一定的偏差，輸出低質(zhì)量的產(chǎn)品，需要返工的浪費。序號缺失常見的表現(xiàn)形式1未按要求提供材料2會議通知缺少時間、地點3方案策劃缺少推進計劃4缺少周計劃、日計劃5.3.3原因分析缺少作業(yè)標準；工作疏忽；缺少培訓(xùn)。第五章、缺陷和返工5.3.4案例展示日工作沒有計劃安排

平日的工作沒有制定明確日計劃。浪費現(xiàn)象

解決措施策劃方案缺少推進計劃

信息系統(tǒng)開發(fā)策劃方案缺少明確的推進計劃，內(nèi)容不完整。浪費現(xiàn)象

建立標準的策劃方案模板。解決措施第五章、缺陷和返工

通過建立規(guī)范的Obeyaroom實現(xiàn)日計劃的達成。工作流程浪費第六章6.1工作流程浪費的概述第六章、工作流程的浪費6.1.1工作流程浪費的定義6.1.2工作流程浪費的特征6.1.3工作流程浪費的分類工作流程浪費——從顧客角度來說，對產(chǎn)品或服務(wù)無價值的工作；1、未使用的流程2、繁瑣的流程響應(yīng)客戶需求速度放緩、產(chǎn)品交付延遲增多，客戶滿意度低下；員工各層級之間上下反復(fù)溝通，效率低下；各部門協(xié)作困難，管理者整天忙于救火；流程關(guān)鍵控制點缺失，漏洞百出；流程控制點過多，風(fēng)險和效率低下并存。6.2未使用的流程6.2.1認識浪費6.2.2表現(xiàn)形式制度、管理規(guī)范中過時或者未使用過的工作流程或者標準。序號未使用流程的表現(xiàn)形式1電子流程未正常使用2流程與現(xiàn)狀不符3流程節(jié)點不明確4相關(guān)標準未規(guī)范運行6.2.3原因分析缺少運行規(guī)范。未及時更新優(yōu)化。第六章、工作流程的浪費6.2.4案例展示未按流程執(zhí)行

工作中存在跨越流程的狀況發(fā)生。浪費現(xiàn)象建立運行規(guī)范，監(jiān)督運行過程。解決措施未使用的電子流程

OA中存在一些電子流程未正常使用浪費現(xiàn)象將不再用或未用的流程撤銷或者更新為最新的流程。

解決措施第六章、工作流程的浪費6.3繁瑣的流程6.3.1認識浪費6.3.2表現(xiàn)形式節(jié)點多、時序不合理等情況造成工作流程周期過長的浪費。序號繁瑣的流程常見的表現(xiàn)形式1流程節(jié)點過于繁雜2流程時序設(shè)置不合理3流程順序設(shè)置不合理4流程效率低下6.3.3原因分析工作流不暢，工作方法經(jīng)驗化，協(xié)調(diào)多。流程人為分割，各自為政。第六章、工作流程的浪費6.3.4案例展示身份證條碼打印

每天整車需要打印身份證及條碼分別五六百份，然后將條碼與身份證匹配粘貼。浪費現(xiàn)象通過軟件優(yōu)化實現(xiàn)，身份證條碼一體化，減少流程節(jié)點。解決措施信息系統(tǒng)開發(fā)流程周期長

信息系統(tǒng)開發(fā)流程9個節(jié)點，流程周期長浪費現(xiàn)象通過流程優(yōu)化的方法實現(xiàn)周期縮短30%解決措施第六章、工作流程的浪費過量產(chǎn)出第七章7.1過量產(chǎn)出的概述第七章、過量產(chǎn)出7.1.1過量產(chǎn)出的定義7.1.2過量產(chǎn)出的特征7.1.3過量產(chǎn)出的分類過量產(chǎn)出——輸出的信息、材料超出下一個流程（顧客）的需求或者過早、過快的滿足需求。1、過量產(chǎn)出2、過早產(chǎn)出提早用掉了材料和人工，過早產(chǎn)生各種費用；過量產(chǎn)出會把“等待浪費”隱藏起來，使管理人員漠視等待的發(fā)生和存在；過量產(chǎn)出會產(chǎn)生庫存、搬運的浪費。7.2過量產(chǎn)出7.2.1認識浪費7.2.2表現(xiàn)形式

輸出的工作結(jié)果超出顧客當前的需求形成的浪費。序號過量產(chǎn)出常見的表現(xiàn)形式1過量的培訓(xùn)2過量的會議3過量的設(shè)備、系統(tǒng)功能4過量的信息材料7.2.3原因分析目標不清晰。以防萬一的思維。第七章、過量產(chǎn)出7.2.4案例展示過量的培訓(xùn)

有些培訓(xùn)與員工的需求并非緊密聯(lián)系，仍要接受培訓(xùn)的現(xiàn)象。浪費現(xiàn)象培訓(xùn)需求分析明確具體培訓(xùn)對象。解決措施過量的系統(tǒng)功能

系統(tǒng)中存在不是用戶需求的功能。浪費現(xiàn)象根據(jù)用戶需求開通相應(yīng)的權(quán)限。

解決措施第七章、過量產(chǎn)出7.3過早產(chǎn)出7.3.1認識浪費7.3.2表現(xiàn)形式

輸出的工作結(jié)果過早產(chǎn)生資源的浪費。序號過早產(chǎn)出的表現(xiàn)形式1開會、培訓(xùn)過早到達場地2過早發(fā)送消息3過早的培訓(xùn)教育7.3.3原因分析計劃不明確。以防萬一的思維。第七章、過量產(chǎn)出7.3.4案例展示過早的會議通知

提前一個月發(fā)布會議通知浪費現(xiàn)象通知、消息發(fā)布可在一周之內(nèi)，避免過早發(fā)送，忘記的情況。解決措施過早的到達會議場地

開會時提前半個多小時到達會議室。浪費現(xiàn)象按照通知時間提前10分鐘以內(nèi)到達。

解決措施第七章、過量產(chǎn)出消除浪費第八章8.1消除浪費的目的實現(xiàn)辦公室物流和信息流的快捷通暢；不間斷的改進辦公環(huán)境和工作流程；強化辦公人員精益辦公理念；第八