檔案工作信息化與文書立卷改革

檔案工作信息化與文書立卷改革

第一章檔案信息化建設(shè)的形勢(shì)

與主要任務(wù)

一、信息化發(fā)展對(duì)檔案部門的影響

信息化發(fā)展對(duì)檔案部門的影響—信息爆炸，電子信息成為當(dāng)今社會(huì)信息的主體

—信息技術(shù)的進(jìn)步，使得信息開發(fā)水平得到空前提高

—電子政務(wù)迅速發(fā)展

我國的政府信息化建設(shè)思路：機(jī)關(guān)內(nèi)部辦公自動(dòng)化（OA）→管理部門的電子化工程（金字工程）→全面的政府上網(wǎng)工程（1999年起）

信息化發(fā)展對(duì)檔案部門的影響—信息化發(fā)展對(duì)檔案部門的影響

管理對(duì)象數(shù)字化

管理方法自動(dòng)化

管理利用網(wǎng)絡(luò)化管理對(duì)象的數(shù)字化，勢(shì)必帶來管理方法的變革，這就是信息化管理。所謂檔案信息化管理，就是在檔案的管理活動(dòng)中全面地應(yīng)用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、信息技術(shù)、對(duì)檔案信息進(jìn)行采集獲取、加工存儲(chǔ)、處置管理、開發(fā)利用的過程。

第一章檔案信息化建設(shè)的形勢(shì)

與主要任務(wù)

一、信息化發(fā)展對(duì)檔案部門的影響

二、檔案利用信息化建設(shè)

檔案利用信息化建設(shè)—檔案利用信息化建設(shè)包含的內(nèi)容

實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)、利用的一體化；實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高度共享?！獧n案信息化建設(shè)的發(fā)展現(xiàn)狀和趨勢(shì)

檔案信息化發(fā)展的三個(gè)階段：第一階段：計(jì)算機(jī)輔助檔案管理階段第二階段：檔案信息化準(zhǔn)備階段

第三階段：檔案信息化全面建設(shè)階段

數(shù)字檔案館的含義

完整接收應(yīng)歸檔的電子文件，將現(xiàn)有的館藏檔案數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的接收、傳遞、利用的網(wǎng)絡(luò)化，檔案信息資源共享程度高。

檔案信息化建設(shè)的發(fā)展局勢(shì)

從目錄管理向全文管理發(fā)展

從對(duì)檔案的管理向綜合管理發(fā)展

從單機(jī)管理向網(wǎng)絡(luò)管理發(fā)展

從定時(shí)的靜態(tài)管理向全天候的動(dòng)態(tài)管理發(fā)展

第二章立卷改革

一、立卷改革的意義：

立卷改革的意義

緩解檔案工作壓力，節(jié)省財(cái)力物力，更好地為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)。

便于檔案館控制檔案進(jìn)館質(zhì)量，有利于檔案館向社會(huì)開放，更好地完成收集、保管、利用職能服務(wù)。

促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化。

初步實(shí)現(xiàn)電子文件向電子檔案的的轉(zhuǎn)化。

第二章立立卷卷改革一、立卷改革的的意義二、立卷改革的的特點(diǎn)立卷改革的的特點(diǎn)“簡化整理理，深化檢檢索”為宗宗旨，改革革傳統(tǒng)立卷卷方法，推推行文件級(jí)級(jí)整理。整整理手段簡便，，檔案的管管理和利用用以計(jì)算機(jī)機(jī)為主，兼兼顧手工方方式。整理方法實(shí)實(shí)現(xiàn)了以下下轉(zhuǎn)變：

保管單位：：案卷→件

分類方法：：以問題為為主，兼顧顧其他特點(diǎn)點(diǎn)→只分年度、、保管期限限、（機(jī)構(gòu)構(gòu)或問題））

裝訂：三孔孔一線法→運(yùn)用多種種材料和方方法

編制目錄錄：案卷、、卷內(nèi)兩級(jí)級(jí)目錄→歸歸檔文件目目錄

編碼：順順序號(hào)→件件號(hào)；頁頁號(hào)→頁數(shù)數(shù)

保管：卷皮皮、卷盒→檔案盒

封面編目：：填寫案卷卷題名、封封面→填檔案盒盒脊第二章立立卷卷改革一、立卷改革的的意義二、立卷改革的的特點(diǎn)三、《歸檔文件件整理規(guī)則則》介紹什么是歸檔檔文件指立檔單位位在其職能能活動(dòng)中形形成的、辦辦理完畢、、應(yīng)作為文文書檔案保保存的各種種紙質(zhì)文件件材料?！b定工作作1、價(jià)值鑒定。。鑒定原則則：“唯我我為中心””。參照《指南南》P40《歸檔和和不歸檔范范圍》一節(jié)節(jié)和P198《機(jī)關(guān)文件材料料歸檔和不不歸范圍》》，制定本本機(jī)關(guān)的《《歸檔和不歸檔范圍圍》2、保管期限鑒鑒定。鑒定定原則：““以用為綱綱”。參照《指南南》P47《檔案保保管期限》》一節(jié)，和和P193《文書檔案保管期期限表》，，制定本機(jī)機(jī)關(guān)的《檔檔案保管期期限表》歸檔文件整整理方法包括：分類類、裝訂、、排列、編編號(hào)、編目目、裝盒。。1、、確定定““件件””為為整整理理單單位位。。2、、分類類。。采用用年年度度———保保管管期期限限來來分分。。3、、裝訂訂。。一般般用用縫縫紉紉線線裝裝。。4、、排列列。。指歸歸檔檔文文件件的的排排列列；；適適當(dāng)當(dāng)顧顧及及““事事由由原原則則””。。一一般般來說說，，同同一一事事由由的的相相關(guān)關(guān)文文件件要要排排列列在在一一起起，，但但要要注意意把把握握好好““度度””，，不不要要等等同同于于傳傳統(tǒng)統(tǒng)方方法法中中的的分分類類排列列法法。。不不同同事事由由的的歸歸檔檔文文件件不不必必要要多多考考慮慮，，盡盡量依依靠靠計(jì)計(jì)算算機(jī)機(jī)管管理理。。歸檔檔文文件件整整理理方方法法5、、編編目目和和編編號(hào)號(hào)。。由檔檔案案管管理理軟軟件件進(jìn)進(jìn)行行編編制制時(shí)時(shí)，，其其兩兩者者包包括括的的項(xiàng)目目，，應(yīng)應(yīng)該該在在計(jì)計(jì)算算機(jī)機(jī)輸輸入入時(shí)時(shí)同同步步完完成成。。▲編編目目：：編制制““歸歸檔檔文文件件目目錄錄””。。一一般般在在計(jì)計(jì)算算機(jī)機(jī)上上完完成成。。主主要要包包括：：件件號(hào)號(hào)(由由計(jì)計(jì)算算機(jī)機(jī)自自動(dòng)動(dòng)生生成成)、、責(zé)責(zé)任任者者、、文文號(hào)號(hào)、、題題名名日期期、、頁頁數(shù)數(shù)、、備備注注。?！幘幪?hào)號(hào)：：歸檔檔章章形形式式，，蓋蓋在在文文件件上上方方空空白白處處。。包包括括：：全全宗宗號(hào)號(hào)、、年度度、、保保管管期期限限、、件件號(hào)號(hào)歸檔檔文文件件整整理理方方法法6、裝盒：

把檔案實(shí)體體按不同的年年度、保管期期限、（機(jī)構(gòu)構(gòu)或問題）裝裝入檔案盒內(nèi)，，排列順序必