《檔案管理學(xué)（第四版）》課件第七章 檔案信息資源開發(fā)與利用

第七章檔案信息資源開發(fā)與利用第七章檔案信息資源開發(fā)與利用本章重點(diǎn)講三個(gè)方面的內(nèi)容:一、檔案信息資源開發(fā)的意義和原則。二、檔案信息資源開發(fā)面臨的主要障礙和應(yīng)采取的措。三、檔案提供利用的含義與我國(guó)檔案利用理論的形成及發(fā)展。第一節(jié)

檔案信息資源開發(fā)

的意義和原則一、檔案信息資源開發(fā)的含義二、檔案信息資源開發(fā)的意義三、檔案信息資源開發(fā)的原則一、檔案信息資源開發(fā)的含義

當(dāng)今信息時(shí)代,信息成為一種資源已是人們的共識(shí),開發(fā)作為社會(huì)記憶工具的檔案的信息資源為社會(huì)服務(wù),已成為檔案部門的中心任務(wù)。檔案信息資源開發(fā),就是檔案部門根據(jù)社會(huì)需要采用專業(yè)方法和現(xiàn)代化技術(shù),發(fā)掘、采集、加工、存儲(chǔ)、傳輸所收藏檔案中的有用信息,方便利用者利用,以實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值和作用。這一概念,包含以下內(nèi)容:一、檔案信息資源開發(fā)的含義第一,檔案信息資源開發(fā)主體是檔案管理部門及其工作人員。第二,檔案信息資源開發(fā)的對(duì)象是指經(jīng)過(guò)條理化、系統(tǒng)化并保存起來(lái)的館(室)藏檔案,檔案實(shí)體的有序化和科學(xué)管理,為檔案信息資源開發(fā)奠定了良好的基礎(chǔ)。第三,開發(fā)檔案信息要采用專業(yè)方法與現(xiàn)代化技術(shù)相結(jié)合的方式,我們既要與時(shí)俱進(jìn),采用現(xiàn)代化技術(shù)手段,對(duì)檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)和傳輸,又要對(duì)傳統(tǒng)的、專業(yè)的開發(fā)檔案信息資源的方法,予以繼承和發(fā)揚(yáng),并將二者有機(jī)結(jié)合起來(lái)。第四,檔案管理部門和檔案工作人員(主體)對(duì)館(室)藏檔案(客體)中的有用信息進(jìn)行淺加工和深加工。第五,檔案館收藏的是處于靜態(tài)的檔案信息,經(jīng)過(guò)檔案工作人員的采集、加工、存儲(chǔ)后,需要正常輸出傳遞給利用者,以滿足社會(huì)上方方面面的利用需要,這一過(guò)程被稱為檔案信息傳輸工作。二、檔案信息資源開發(fā)的意義(一)檔案信息資源開發(fā)是實(shí)現(xiàn)檔案自身價(jià)值的根本途徑(二)檔案信息資源開發(fā)是發(fā)展檔案事業(yè)的需要(三)檔案信息資源開發(fā)能使檔案工作更好地為社會(huì)精神文明和物質(zhì)文明建設(shè)服務(wù)二、檔案信息資源開發(fā)的意義(一)檔案信息資源開發(fā)是實(shí)現(xiàn)檔案自身價(jià)值的根本途徑·檔案是國(guó)家寶貴的信息資源,反映國(guó)家、社會(huì)、人民活動(dòng)的方方面面,內(nèi)容廣泛,形式多樣,數(shù)量浩瀚,門類眾多,具有政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化等各方面的價(jià)值。·但檔案信息資源除一般信息的共性外,還具有以下特性:一是分散性，二是檔案信息的歷史性，三是原始性，這些特性決定了檔案信息資源的開發(fā),并不是簡(jiǎn)單地打開庫(kù)房變成閱覽室就行了,而是要對(duì)檔案中記錄的各種信息進(jìn)行分析、整理、歸納、加工,從原始的、分散的、蕪雜的檔案材料中提煉出真正對(duì)現(xiàn)實(shí)有用的東西?！ひ虼?只有對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā),加工成檔案信息產(chǎn)品,使其為利用者所用,才能產(chǎn)生新的生產(chǎn)力、新的知識(shí)、新的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益,體現(xiàn)其自身的價(jià)值。二、檔案信息資源開發(fā)的意義(二)檔案信息資源開發(fā)是發(fā)展檔案事業(yè)的需要長(zhǎng)期實(shí)踐證明,只有開發(fā)檔案信息資源,使“靜態(tài)檔案”變成“動(dòng)態(tài)信息”,提供給利用者廣泛地、反復(fù)地、多角度、全方位、連續(xù)不斷地利用,才能轉(zhuǎn)化為物質(zhì)形態(tài)的生產(chǎn)力。才能充分發(fā)揮檔案的憑證、參考、研究等方面的作用。才能增強(qiáng)社會(huì)的檔案意識(shí),取得領(lǐng)導(dǎo)的重視和社會(huì)各界的支持,為檔案工作發(fā)展創(chuàng)造良好的外在氛圍。才能解決檔案工作中普遍存在的一些矛盾(如檔案原件存儲(chǔ)信息的靜止?fàn)顟B(tài)與利用要求檔案信息變成動(dòng)態(tài)信息的矛盾。檔案產(chǎn)生分散、零亂、龐雜等狀態(tài),與利用者要求獲得檔案信息應(yīng)具有針對(duì)性、濃縮性、系統(tǒng)性的矛盾;檔案原件是孤本與利用者的要求廣泛輸出檔案信息的矛盾;等等)。才能滿足社會(huì)廣大利用者的需求,使其成為推動(dòng)社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展的催化劑。因此,檔案信息資源開發(fā)是檔案事業(yè)的生命與活力所在,是發(fā)展檔案事業(yè)的必備條件。二、檔案信息資源開發(fā)的意義(三)檔案信息資源開發(fā)能使檔案工作更好地為社會(huì)精神文明和物質(zhì)文明建設(shè)服務(wù)檔案信息資源開發(fā)應(yīng)為精神文明作出貢獻(xiàn)。我國(guó)歷史悠久,各級(jí)、各類檔案館室中保存有極其豐富的檔案資料,它們翔實(shí)記錄了國(guó)家、民族、地區(qū)的歷史足跡,記錄了新中國(guó)社會(huì)主義建設(shè)的偉大成就,是進(jìn)行愛國(guó)主義、集體主義、社會(huì)主義教育的生動(dòng)素材。檔案記載和反映了經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和進(jìn)步、各行各業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)與管理活動(dòng),不僅具有憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值,而且具有較強(qiáng)的知識(shí)性和較大的信息量,是生產(chǎn)建設(shè)的重要依據(jù),能為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)提供決策和參考信息,對(duì)制訂經(jīng)濟(jì)計(jì)劃、檢查和總結(jié)生產(chǎn)狀況,推廣先進(jìn)技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn),以及防災(zāi)減災(zāi)等都有著十分重要的作用。因此,充分開發(fā)檔案信息資源,使檔案資源轉(zhuǎn)化為直接的生產(chǎn)力要素,對(duì)提高社會(huì)生產(chǎn)力、加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)管理、提高經(jīng)濟(jì)效益具有重要的意義。三、檔案信息資源開發(fā)的原則(一)資源為王原則(二)信息組織原則(三)信息激活原則(四)有效利用原則(五)整體效益原則三、檔案信息資源開發(fā)的原則(一)資源為王原則根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定,機(jī)關(guān)檔案室是保管本單位檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu),檔案館是永久保管檔案史料的基地,是提供檔案為社會(huì)服務(wù)的中心。檔案館(室)性質(zhì)決定了檔案信息資源開發(fā)必須以所收藏檔案為基礎(chǔ),因館(室)制宜,揚(yáng)長(zhǎng)避短,突出館(室)藏特色,做好開發(fā)工作。只有各級(jí)、各類檔案館(室)從本身的實(shí)際出發(fā),大力豐富館(室)藏,最大限度地發(fā)揮館(室)藏優(yōu)勢(shì),堅(jiān)持館(室)藏基礎(chǔ)原則,才能對(duì)檔案信息資源開發(fā)以至檔案事業(yè)的發(fā)展起到推動(dòng)作用。實(shí)踐表明,只有依托豐富的檔案資源,才能切實(shí)提高檔案信息資源開發(fā)的整體水平。三、檔案信息資源開發(fā)的原則(二)信息組織原則檔案信息資源開發(fā)的首要工作是使檔案信息資源結(jié)構(gòu)有序化。簡(jiǎn)單地講,就是為利用者利用檔案信息建立查找入口處,并把這些入口處集中在一起,架起一座檔案信息與利用者之間溝通的橋梁,這就是通常說(shuō)的建立檢索系統(tǒng)——目錄、索引、數(shù)據(jù)庫(kù)。三、檔案信息資源開發(fā)的原則(三)信息激活原則信息激活是檔案信息資源開發(fā)的最基本和最高的目標(biāo)性原則。從檔案部門來(lái)講,為了有效地提供檔案信息為利用者服務(wù),需要不斷提高檔案信息的開發(fā)層次,進(jìn)行淺加工和深加工,把檔案中有用的潛在信息挖掘出來(lái),及時(shí)提供給利用者,才能發(fā)揮檔案的最大效益和實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。對(duì)檔案利用者來(lái)講,信息激活體現(xiàn)在對(duì)檔案信息的消化、吸收、利用,繼而產(chǎn)生新的知識(shí)上。激活檔案信息的方法主要有三種。1.信息的分解和析出2.信息的濃縮和提煉3.知識(shí)的綜合歸納三、檔案信息資源開發(fā)的原則(四)有效利用原則它要求檔案館(室)在檔案信息資源開發(fā)中要找到更多的利用者,而利用者能方便快速地獲得更多的檔案信息,以實(shí)現(xiàn)檔案信息充分利用的目標(biāo)。實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的途徑有:1.擴(kuò)大檔案信息對(duì)不同利用者的適應(yīng)性2.充分發(fā)揮檢索和信息傳輸系統(tǒng)的作用3.引導(dǎo)與幫助利用者在有限的時(shí)間內(nèi)增加對(duì)不同檔案信息的利用三、檔案信息資源開發(fā)的原則(五)整體效益原則在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,開發(fā)檔案信息不計(jì)成本、不講效益是不行的。開發(fā)檔案信息資源是為了利用,為了產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益,這就涉及投入與產(chǎn)出的關(guān)系問(wèn)題。只有產(chǎn)出大于投入時(shí),投入才是有效的,這就要求有務(wù)實(shí)態(tài)度,以與現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)相適應(yīng)的方式來(lái)進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)的投入,切忌好高騖遠(yuǎn),片面追求硬件設(shè)備的高、精、新、尖,造成得不償失的后果,必須遵循投入產(chǎn)出規(guī)律,深入研究如何科學(xué)地、經(jīng)濟(jì)地投入人力、財(cái)力、物力,以獲取最佳、最大的效益。效益原則的內(nèi)容是多方面的:從范圍上看,有局部效益和整體效益;從時(shí)間上看,有現(xiàn)實(shí)效益和長(zhǎng)遠(yuǎn)效益;從價(jià)值上看,有社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。開發(fā)檔案信息資源時(shí),要有輕重緩急之分,局部服從整體,優(yōu)先考慮急需者和發(fā)揮效益較大者,既要強(qiáng)調(diào)現(xiàn)實(shí)效益的發(fā)揮,又要采取積極有效的措施,保護(hù)檔案原件,以便于今后的利用,發(fā)揮其長(zhǎng)遠(yuǎn)效益。既應(yīng)重視社會(huì)效益,又不能忽視經(jīng)濟(jì)效益,社會(huì)效益中隱含著經(jīng)濟(jì)效益,經(jīng)濟(jì)效益中融有社會(huì)效益,二者相輔相成。因此,檔案信息資源開發(fā)應(yīng)力求做到現(xiàn)實(shí)效益與長(zhǎng)遠(yuǎn)效益相統(tǒng)一,局部效益與整體效益相協(xié)調(diào),社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益并重。第二節(jié)檔案信息資源開發(fā)面臨的主要障礙和應(yīng)采取的措施

一、當(dāng)前檔案信息資源開發(fā)面臨的主要障礙二、檔案信息資源開發(fā)應(yīng)采取的措施一、當(dāng)前檔案信息資源開發(fā)面臨的主要障礙(一)社會(huì)環(huán)境方面1.封閉落后的傳統(tǒng)觀念的束縛我國(guó)歷史上曾長(zhǎng)期處于半封建、半殖民地狀態(tài),受自給自足小農(nóng)經(jīng)濟(jì)的影響,閉關(guān)鎖國(guó)和故步自封,在人們頭腦中形成了重物質(zhì)、輕信息,重眼前、輕長(zhǎng)遠(yuǎn),重微觀、輕宏觀等不正確觀念。社會(huì)交流與信息意識(shí)較差,人們檔案意識(shí)淡薄,反映在檔案工作方面,則是長(zhǎng)期只注意收藏,限制了檔案信息資源的開發(fā)、交流與利用服務(wù)。2.部分國(guó)民文化素養(yǎng)還不夠高由于歷史原因,我國(guó)部分國(guó)民的文化水平不高,這在客觀上使我國(guó)目前利用檔案信息的范圍受到較大的局限。3.受經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的制約我國(guó)還是一個(gè)發(fā)展中國(guó)家,生產(chǎn)力水平還不夠高,經(jīng)濟(jì)還不太富裕,不可能對(duì)檔案事業(yè)有較大的投入。檔案信息資源開發(fā)與日常維護(hù)需要大量的資金,政府對(duì)檔案事業(yè)的撥款除維持正常運(yùn)轉(zhuǎn)外,進(jìn)行相應(yīng)建設(shè)已顯得捉襟見肘,從而制約了檔案信息資源的開發(fā)。一、當(dāng)前檔案信息資源開發(fā)面臨的主要障礙(二)檔案部門自身方面1.檔案人員觀念上的障礙一是受重藏輕用觀念的制約,千百年來(lái),檔案部門處于封閉狀態(tài),幾乎與世隔絕,重藏輕用思想根深蒂固,對(duì)檔案信息資源開發(fā)重視不夠。二是“保密保險(xiǎn),利用危險(xiǎn)”的心態(tài),使檔案人員對(duì)檔案信息資源開發(fā)顧慮重重,束手束腳,甚至不敢或不愿向外界傳輸檔案信息。三是有一部分人跟不上改革開放的新形勢(shì),缺乏競(jìng)爭(zhēng)與開拓創(chuàng)新意識(shí),自我封閉,孤芳自賞,看攤守堆,因循守舊,安于現(xiàn)狀,未能與時(shí)俱進(jìn)和強(qiáng)化社會(huì)參與意識(shí),對(duì)社會(huì)和用戶了解不夠,限制了檔案信息資源開發(fā)的積極性和主動(dòng)性。一、當(dāng)前檔案信息資源開發(fā)面臨的主要障礙(二)檔案部門自身方面2.工作上的障礙(1)沒有建立起豐富的檔案信息資源保障體系。(2)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)中還存在收集不齊全,歸檔率低,案卷質(zhì)量不高,查找困難,保護(hù)不到位,標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化步伐不夠快等因素,制約了檔案信息資源的開發(fā)。(3)檔案部門利用服務(wù)方式單一、范圍狹窄。(4)檢索工具質(zhì)量不夠高和傳輸檔案信息的手段落后。(5)開發(fā)主體單一化。一、當(dāng)前檔案信息資源開發(fā)面臨的主要障礙(三)用戶方面的障礙1.社會(huì)檔案意識(shí)淡薄千百年來(lái),檔案收藏于宮廷與官府深宅大院的石室金匱(柜)之中,幾乎與外界隔絕,蒙上了一層神秘的面紗,人們對(duì)檔案的價(jià)值與作用知之甚少,加上對(duì)開發(fā)利用檔案信息的宣傳不夠,公眾對(duì)如何去檔案館(室)查閱利用檔案的手續(xù)不清楚,以及利用制度偏嚴(yán)等多種因素,使用戶產(chǎn)生對(duì)檔案信息需求的動(dòng)力不足現(xiàn)象。2.受利用者獲取信息習(xí)慣的限制當(dāng)今信息時(shí)代,用戶獲取有用信息的渠道很多,一般用戶偏愛不借助信息機(jī)構(gòu)由自己直接完成信息交流,如從網(wǎng)絡(luò)上直接獲取和交流信息等。3.用戶獲取檔案信息能力的制約目前除了專家學(xué)者、研究人員、機(jī)關(guān)工作人員以及文化素質(zhì)高的群體利用與獲取檔案信息的能力較強(qiáng)外,一般的普通利用者利用檔案信息的能力受到局限。二、檔案信息資源開發(fā)應(yīng)采取的措施(一)創(chuàng)新觀念1.繼承與創(chuàng)新發(fā)展觀念2.被動(dòng)服務(wù)與主動(dòng)服務(wù)并舉觀念3.社會(huì)觀念(或稱開放觀念)4.文化觀念5.信息共享觀念(二)做好宣傳,改善環(huán)境(三)優(yōu)化豐富館(室)藏和健全檔案信息開發(fā)機(jī)構(gòu),確立資源與人員的保障體系(四)充分利用信息技術(shù)(五)以用戶需求為導(dǎo)向,以創(chuàng)造名牌檔案信息產(chǎn)品為目標(biāo)(六)走特色開發(fā)之路第三節(jié)檔案提供利用的含義與我國(guó)檔案利用理論的形成及發(fā)展一、檔案提供利用工作的含義二、我國(guó)檔案利用理論的形成與發(fā)展一、檔案提供利用工作的含義檔案提供利用工作,亦稱檔案利用工作,是檔案保管部門以所收藏的文化財(cái)富為依據(jù),通過(guò)一