XX集團(tuán)商務(wù)接待管理辦法

第一章第二章第三章第四章第五章第六章第七章XX集團(tuán)商務(wù)接待管理方法總那么商務(wù)接待流程目錄商務(wù)接待類(lèi)型、標(biāo)準(zhǔn)及分工申請(qǐng)、審批權(quán)限及費(fèi)用管控接待工作要求監(jiān)督管理附那么XX集團(tuán)商務(wù)接待管理方法第一章總那么第一條為規(guī)范集團(tuán)及屬下各產(chǎn)業(yè)公司商務(wù)接待工作，營(yíng)造企業(yè)良好開(kāi)展環(huán)境，樹(shù)立企業(yè)良好形象，節(jié)約本錢(qián)，杜絕鋪張浪費(fèi)，結(jié)合實(shí)際，制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定所稱(chēng)商務(wù)接待，是指集團(tuán)及屬下各產(chǎn)業(yè)公司根據(jù)工作需要，接待政府單位、合作機(jī)構(gòu)、重要客戶、關(guān)聯(lián)單位來(lái)訪安排的用餐、住宿、參觀、洽談、交流、觀光、通行等活動(dòng)。第三條集團(tuán)及屬下各產(chǎn)業(yè)公司商務(wù)接待工作遵循熱情周到、禮貌大方、節(jié)儉適度、分類(lèi)管理、嚴(yán)格控制的原那么。第四條集團(tuán)人力行政中心和各產(chǎn)業(yè)公司行政管理部門(mén)分別是集團(tuán)和所在單位商務(wù)接待工作的主管部門(mén)，負(fù)責(zé)商務(wù)接待工作的統(tǒng)籌安排、費(fèi)用管控和監(jiān)督管理等工作。第五條本規(guī)定適用于集團(tuán)及屬下各產(chǎn)業(yè)公司。第二章商務(wù)接待流程第六條商務(wù)接待工作分為前期籌備、迎接、參觀、洽談、用餐、住宿、觀光、送行等環(huán)節(jié)。第七條前期籌備.確定負(fù)責(zé)商務(wù)接待工作的承辦部門(mén)及相關(guān)責(zé)任人；.承辦部門(mén)及責(zé)任人與被接待單位聯(lián)系商定接待事宜；.承辦部門(mén)制定接待方案，明確接待工作內(nèi)容、環(huán)節(jié)、考前須知及相應(yīng)的工作職責(zé)分工和責(zé)任人，并及時(shí)將接待方案發(fā)送參與接待人員。第八條迎接.根據(jù)客人具體情況，安排對(duì)等人員迎接；.根據(jù)客人行程信息，提前確定迎接地點(diǎn)、規(guī)劃行車(chē)路線并視客人重要程度準(zhǔn)備歡迎條幅、歡迎辭等。第九條參觀.集團(tuán)及屬下各產(chǎn)業(yè)公司本著“結(jié)合自身特點(diǎn)，展示企業(yè)文化和形象”的原那么，合理確定參觀路線；.做好參觀現(xiàn)場(chǎng)布置，安排好講解、陪同人員。第十條洽談.提前確定參與洽談人員、洽談地點(diǎn)和場(chǎng)所；.做好洽談現(xiàn)場(chǎng)布置和設(shè)備調(diào)試等工作；.做好洽談現(xiàn)場(chǎng)桌椅、資料、簽到表、姓名牌、座次等安排；.根據(jù)需求做好茶水、果點(diǎn)等服務(wù)；.如需舉行簽約儀式，需提前確定簽約、見(jiàn)證人員，準(zhǔn)備好簽約所需文本、筆墨、攝影攝像等。第十一條用餐.根據(jù)客人具體情況，確定我方陪餐人員、用餐地點(diǎn)、用餐標(biāo)準(zhǔn)、菜品、酒水、座次、環(huán)境布置等；.根據(jù)客人數(shù)量和飲食偏好、風(fēng)俗習(xí)慣等特點(diǎn)，本著“展示特色、符合標(biāo)準(zhǔn)、杜絕浪費(fèi)”的原那么，合理安排菜式和菜品數(shù)量；.熱情、周到、禮貌做好用餐服務(wù)、保障工作。第十二條住宿根據(jù)客人具體情況，預(yù)訂合適酒店和客房。第十三條觀光根據(jù)客人需要，安排觀光行程，確定陪同人員，落實(shí)交通工具等。第十四條送行根據(jù)客人返程信息和工作需要，安排我方送行人員、送行車(chē)輛、機(jī)場(chǎng)商務(wù)貴賓通道及伴手禮等。第三章商務(wù)接待類(lèi)型、標(biāo)準(zhǔn)及分工第十五條商務(wù)接待類(lèi)型商務(wù)接待工作根據(jù)工作性質(zhì)、客人身份等實(shí)行分類(lèi)管理，根據(jù)接待類(lèi)型安排相應(yīng)的接待場(chǎng)所、接待標(biāo)準(zhǔn)和陪同人員等。具體分類(lèi)如下:

接待類(lèi)型接待對(duì)象陪同領(lǐng)導(dǎo)A類(lèi)接待政府重要領(lǐng)導(dǎo)、大型企業(yè)主要負(fù)責(zé)人、戰(zhàn)略合作伙伴主要負(fù)責(zé)人、重要合作機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人、重要客戶主要負(fù)責(zé)人、集團(tuán)總裁指定接待的其他重要客人集團(tuán)：副總裁及以上領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)業(yè)：產(chǎn)業(yè)負(fù)責(zé)人B類(lèi)接待政府相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、其他合作機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、其他客戶主要負(fù)責(zé)人、行業(yè)協(xié)會(huì)負(fù)責(zé)人、集團(tuán)總裁指定接待的其他客人集團(tuán)：中心負(fù)責(zé)人及以上產(chǎn)業(yè)：領(lǐng)導(dǎo)班子C類(lèi)接待供應(yīng)商業(yè)務(wù)洽談負(fù)責(zé)人；工程合作伙伴負(fù)責(zé)人相關(guān)對(duì)口部門(mén)負(fù)責(zé)人及以上第十六條費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)（一）用餐標(biāo)準(zhǔn)用餐按以下標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行:用餐標(biāo)準(zhǔn)接待類(lèi)型地區(qū)及標(biāo)準(zhǔn)（元/人）北京、上海、廣州、深圳其他省會(huì)城市及東莞、惠州、珠海、佛山、天津、重慶、蘇州、青島其他城市國(guó)外及港澳臺(tái)A類(lèi)接待<500W400W300實(shí)報(bào)實(shí)銷(xiāo)B類(lèi)接待W400<300W200實(shí)報(bào)實(shí)銷(xiāo)C類(lèi)接待<300<200<200實(shí)報(bào)實(shí)銷(xiāo)（備注：以上費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)含酒水費(fèi)用）酒水按以下規(guī)定執(zhí)行：集團(tuán)總部原那么上使用集團(tuán)定制酒水，符合標(biāo)準(zhǔn)的，直接向人力行政中心申領(lǐng)；因特殊需要使用超出標(biāo)準(zhǔn)的酒水（茅臺(tái)等高端酒水），需提前三個(gè)工作日向人力行政中心提出申請(qǐng)，集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后向人力行政中心申請(qǐng)購(gòu)置；產(chǎn)業(yè)公司原那么上使用集團(tuán)定制酒水，符合標(biāo)準(zhǔn)的，直接向本單位行政管理部門(mén)申領(lǐng)；確因業(yè)務(wù)開(kāi)展需要使用其他酒水的，由本單位行政管理部門(mén)報(bào)集團(tuán)產(chǎn)業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后使用。各產(chǎn)業(yè)公司行政管理部門(mén)根據(jù)酒水使用情況，定期向集團(tuán)人力行政中心申購(gòu)集團(tuán)定制酒水及名貴酒水，費(fèi)用計(jì)入各產(chǎn)業(yè)公司接待費(fèi)開(kāi)支。（二）住宿標(biāo)準(zhǔn)商務(wù)接待中如需安排住宿的，應(yīng)按以下住宿標(biāo)準(zhǔn)，確定合適定點(diǎn)酒店，按定點(diǎn)酒店協(xié)議價(jià)安排住宿。其中A類(lèi)接待安排在四星級(jí)及以上酒店住宿，B類(lèi)接待、C類(lèi)接待安排在四星級(jí)以下酒店住宿；因特殊需要超標(biāo)準(zhǔn)或選擇非定點(diǎn)酒店住宿的，集團(tuán)總部需報(bào)人力行政中心批準(zhǔn)后執(zhí)行，各產(chǎn)業(yè)公司需報(bào)產(chǎn)業(yè)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后執(zhí)行。商務(wù)接待酒店住宿標(biāo)準(zhǔn)接待類(lèi)型地區(qū)及標(biāo)準(zhǔn)（元/人）北京、上海、廣州、深圳其他省會(huì)城市及東莞、惠州、珠海、佛山、天津、重慶、蘇州、青島他市其城國(guó)外及港澳臺(tái)A類(lèi)接待W1200^1000W800實(shí)報(bào)實(shí)銷(xiāo)B類(lèi)接待W800W650W550實(shí)報(bào)實(shí)銷(xiāo)C類(lèi)接待<600<550<450實(shí)報(bào)實(shí)銷(xiāo)（三）贈(zèng)送伴手禮標(biāo)準(zhǔn)伴手禮原那么上統(tǒng)一使用XX集團(tuán)產(chǎn)品，并搭配相應(yīng)單位的紀(jì)念冊(cè)、宣傳畫(huà)冊(cè)等。所贈(zèng)禮品一律向本單位行政管理部門(mén)申領(lǐng)并按以下標(biāo)準(zhǔn)贈(zèng)送。伴手禮贈(zèng)送標(biāo)準(zhǔn)接待類(lèi)型標(biāo)準(zhǔn)（人/元）XX產(chǎn)品備注A類(lèi)接待〈1000A費(fèi)用計(jì)入各單位。B類(lèi)接待W800BC類(lèi)接待W400C4

第十七條接待分工A類(lèi)接待由集團(tuán)人力行政中心和各產(chǎn)業(yè)公司行政管理部門(mén)主導(dǎo),相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)協(xié)助、配合；B類(lèi)、C類(lèi)接待由對(duì)口業(yè)務(wù)部門(mén)按規(guī)定安排，集團(tuán)人力行政中心和各產(chǎn)業(yè)行政管理部門(mén)協(xié)助配合和指導(dǎo)監(jiān)督。第四章申請(qǐng)、審批權(quán)限及費(fèi)用管控第十八條接待活動(dòng)申請(qǐng)包含集團(tuán)總部大型商務(wù)接待活動(dòng)在內(nèi)，集團(tuán)及屬下各產(chǎn)業(yè)公司在第四章申請(qǐng)、審批權(quán)限及費(fèi)用管控進(jìn)行商務(wù)接待活動(dòng)時(shí)，均需遵循提前規(guī)劃、事前申請(qǐng)的原那么，至少提前一天填寫(xiě)《商務(wù)接待申請(qǐng)單》（見(jiàn)附件1）或提起0A商務(wù)接待申請(qǐng)流程，注明接待原因、接待地點(diǎn)、接待人員、費(fèi)用預(yù)算等。如確有特殊原因不能提前申請(qǐng)的，需事先KK、企業(yè)微信與相應(yīng)審批權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)報(bào)備，接待結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)交審批流程。嚴(yán)禁未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意私下接待，未按要求及時(shí)提交申請(qǐng)流程的，接待費(fèi)用將不予報(bào)銷(xiāo)。主持對(duì)外接待的人員必須為公司中層以上職務(wù)。第十九條對(duì)外贈(zèng)送水卡、XX卡、XX、XX等公司自有產(chǎn)品，以贈(zèng)送當(dāng)月實(shí)物產(chǎn)品的考核本錢(qián)計(jì)入各單位業(yè)務(wù)接待費(fèi)考核額度。第二十條接待活動(dòng)審批權(quán)限集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)班子、總部中心負(fù)責(zé)人接待活動(dòng)經(jīng)人力行政中心審核后報(bào)集團(tuán)總裁審批，集團(tuán)各中心其他員工經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，人力行政中心審核后執(zhí)行。產(chǎn)業(yè)公司負(fù)責(zé)人、領(lǐng)導(dǎo)班子、總部部門(mén)負(fù)責(zé)人及區(qū)域生產(chǎn)及銷(xiāo)售負(fù)責(zé)人接待活動(dòng)經(jīng)產(chǎn)業(yè)人力行政部審核，報(bào)產(chǎn)業(yè)公司負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行。產(chǎn)業(yè)公司總部其他員工、區(qū)域生產(chǎn)及銷(xiāo)售其他員工接待活動(dòng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，產(chǎn)業(yè)人力行政部審核后執(zhí)行。第二十一條接待費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)審批集團(tuán)各中心商務(wù)接待費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)的，報(bào)人力行政中心審批后財(cái)務(wù)管理中心予以報(bào)銷(xiāo)；超出規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的，經(jīng)人力行政中心審核，報(bào)集團(tuán)總裁審批后財(cái)務(wù)管理中心予以報(bào)銷(xiāo)。各產(chǎn)業(yè)公司商務(wù)接待費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)本單位行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后財(cái)務(wù)部門(mén)予以報(bào)銷(xiāo)。第二十二條接待費(fèi)用預(yù)算制定和調(diào)整集團(tuán)和各產(chǎn)業(yè)公司應(yīng)結(jié)合年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和工作情況，將商務(wù)接待所需用餐、住宿、觀光、伴手禮等費(fèi)用納入年度預(yù)算進(jìn)行管理。年度商務(wù)接待費(fèi)用預(yù)算需要調(diào)整的，應(yīng)編制專(zhuān)門(mén)報(bào)告，經(jīng)集團(tuán)人力行政中心、財(cái)務(wù)管理中心審核同意，報(bào)集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。原那么上各產(chǎn)業(yè)公司的商務(wù)接待費(fèi)用增長(zhǎng)應(yīng)與經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)指標(biāo)增長(zhǎng)掛鉤。各產(chǎn)業(yè)公司的商務(wù)接待費(fèi)用預(yù)算編制應(yīng)分解到月度、季度和年度，并按時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行管控。第二十三條接待費(fèi)用預(yù)算管控人力行政中心將對(duì)各中心、產(chǎn)業(yè)公司商務(wù)接待費(fèi)用預(yù)算實(shí)際執(zhí)行情況按季度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并匯報(bào)集團(tuán)總裁。第五章接待工作要求第二十四條參與商務(wù)接待人員應(yīng)當(dāng)著職業(yè)裝，儀表整潔；舉止得體，言行得當(dāng)；合理規(guī)劃，全程跟進(jìn)；準(zhǔn)備充分，靈活應(yīng)變。.第二十五條商務(wù)接待過(guò)程中禁止談?wù)撁舾姓卧掝}、國(guó)家秘密、商業(yè)秘密，不造謠、信謠、傳謠，禁止議論客人禁忌的風(fēng)俗信仰，不傷害對(duì)方感情。第六章監(jiān)督管理第二十六條人力行政中心將不定期對(duì)各中心、各產(chǎn)業(yè)公司執(zhí)行商務(wù)接待規(guī)定情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)以下違反規(guī)定行為的，視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人通報(bào)批評(píng)、扣罰獎(jiǎng)金、降薪、降職、免職直至開(kāi)除的處分。涉嫌構(gòu)成犯罪的，依法移交公安、司法機(jī)關(guān)追究法律責(zé)任。.巧立名目，虛構(gòu)接待需求，騙取接待費(fèi)用的；.弄虛作假，虛報(bào)接待信息，變相突破接待標(biāo)準(zhǔn)的；.欺騙單位，將應(yīng)由個(gè)