XX地產(chǎn)城更新集團請款、費用報銷管理制度

XX城市更新集團 _制度性文件 .編號：CW-ZD-2018-005-3版本：第3版第1頁，共16頁《XX城市更新集團請款、費用報銷管理制度》版本信息記錄版本修改內(nèi)容摘要起草/修改人審核人批準人生效日期1新增2012-7-421、刪除借款審批流程（依責權(quán)執(zhí)行），2、修訂個人借款額度。3、刪除了費用審批流程（依責權(quán)執(zhí)行）2016-12-131、增加費用報銷的單據(jù)相關(guān)要求；2、增加借款不得用于業(yè)務(wù)招待費；3、刪除現(xiàn)金及現(xiàn)金支票借款方式；2019-1-31第1頁，共16頁《XX城市更新集團請款、費用報銷管理制度》1、目的為規(guī)范城市更新集團請款、報銷的審核、審批流程，進一步提高運作效率，特制定本制度。2、適用范圍城市更新集團及各分公司。3、職責各分公司、職能部門應(yīng)嚴格本制度規(guī)定認真、完整的填寫各類請款報銷單并附上相關(guān)附件。各類OA請款、報銷單必須與紙質(zhì)單進行同步審核。費用管控部門應(yīng)嚴格按審核要求認真履行審核職責。計劃財務(wù)部嚴格按報銷管理制度對發(fā)票、金額及報銷單填寫規(guī)范及真?zhèn)螠蚀_性進行審核，并對單據(jù)的審核要點有復(fù)核的職能。4、主要內(nèi)容借款管理借款的分類借款分為一般借款和備用金借款。一般借款指員工因出差、小金

額零星事項等非持續(xù)發(fā)生的公務(wù)而形成的借款。備用金借款是指員工第2頁，共16頁或部門因為其負責的較長時間內(nèi)持續(xù)發(fā)生的公務(wù)，需要發(fā)生相關(guān)小額支出，為提高辦事效率而形成的借款。依據(jù)福利制度而形成的部門活動經(jīng)費、各類協(xié)會的活動經(jīng)費及其它類費用，不屬于公務(wù)活動，不得辦理借款。借款用途員工因出差、小金額零星采購等非持續(xù)發(fā)生的公務(wù)。員工或部門因其負責的較長時間內(nèi)持續(xù)發(fā)生的公務(wù)。不允許員工因私借款，除特殊情況經(jīng)董事長特批外（因私借款不在本制度規(guī)定范圍內(nèi)）。不允許員工借款用于專項費用，專項費用必須經(jīng)由費用控制部門審批使用，發(fā)生后預(yù)算內(nèi)據(jù)實報銷。借款基本程序借款人申請借款，應(yīng)先填寫OA電子單《個人因公借款審批表》，注明借款日期、借款金額、簡要借款事由、還款時間等要素并關(guān)聯(lián)相關(guān)事項文件審批單，并依據(jù)《責權(quán)手冊》進項審批。借款人待OA電子審批單審核完畢后，打印出審批單交給會計，審核借款人是否符合“前賬不清后賬不借”原則，審核通過后，出納付款到借款人銀行卡上。（原則不予付現(xiàn)金）員工借款無論金額大小應(yīng)提早一日報備財務(wù)部門列入用款計劃，個人借款不得超過拾萬元。借款單實行一人一單管理，原則上不充許代填借款單。借款金額審批職責第3頁，共16頁借款金額應(yīng)當科學(xué)、合理確定。一般借款金額應(yīng)當不超過整個公務(wù)發(fā)生完畢預(yù)計所需要的支出；備用金借款金額應(yīng)當不超過該持續(xù)公務(wù)一個月內(nèi)所發(fā)生的正常支出。借款依據(jù)金額大小按照責權(quán)手冊進行審批。借款人須逐級審核，不可越級，各級審核人須見上一審批程序結(jié)束方可審核簽字。借款申請注意事項：借款人與借款申請最后審批人不可為同一人，如果借款審批環(huán)節(jié)的最后審批人與借款人二者同為一人，則借款由更上一級領(lǐng)導(dǎo)進行審批。借款申請單上須注明借款簡要理由，所有借款單應(yīng)在申請單后附支持借款用途文件審批單（電子）。借款歸還借款原則：當月借款當月結(jié)清。在借款辦理公務(wù)處理完畢（如出差完畢回目的地）后，3個工作日內(nèi)辦理報銷，然后5個工作日內(nèi)完成報銷還款手續(xù)，多余借款如數(shù)退還至公司賬戶，不得挪用。長期備用金：必須每月至少報銷一次，補足備用金借款。如果持續(xù)性公務(wù)停止，應(yīng)當在明確持續(xù)性公務(wù)停止后5個工作日內(nèi)辦理備用金借款歸還手續(xù)。長期備用金以一年為限，年終（12月20日前）必須全部報銷完第4頁，共16頁畢或是退還公司，新年開始再重新填制申請借款。報賬后結(jié)欠部分金額或公務(wù)處理完畢后在規(guī)定時間內(nèi)不辦理報銷手續(xù)的欠款，計劃財務(wù)部有權(quán)通知人力職能部門在借款人薪資中扣回。一般借款一律實行“前賬不清、后賬不借”的原則，備用金借款實行“總額控制、及時報銷”的原則。計劃財務(wù)部每月末定期檢查員工個人借款情況，對于沒有按規(guī)定辦理報銷或退款手續(xù)的個人借款，應(yīng)當發(fā)出通知，要求對方前來辦理。借款人離職或崗位變動員工離職必須結(jié)清借款，離職人員在填寫《離職審批表》辦理離職手續(xù)前，計劃財務(wù)部會計、負責人核實借款情況，并結(jié)清；人力職能部門在結(jié)算離職人員工資前須向財務(wù)部門核實離職人員借款情況。員工內(nèi)部工作崗位變動，必須結(jié)清因工作性質(zhì)而發(fā)生的備用金借款。費用支出的預(yù)算管理費用支出采用預(yù)算管理，對口部門、費用控制部門、計劃財務(wù)部根據(jù)經(jīng)批準的預(yù)算方案對各分公司費用支出進行預(yù)算控制。超預(yù)算費用不得支出，支出超預(yù)算費用須先進行預(yù)算調(diào)整申報審批后，方可進行相關(guān)費用的支出。費用報銷類型及審批流程本制度費用是指非合同類費用，主要包括人工福利類費用、差旅類費用、專項費用、稅費、辦公類費用、營銷類費用等未簽定合同類第5頁，共16頁費用。報銷人正確完成報銷單據(jù)填寫后，按規(guī)定完成相關(guān)審核審批流程。日常費用支出事項發(fā)生后，3個工作日內(nèi)須發(fā)起報銷審批，差旅報銷須在出差返回后3個工作日內(nèi)發(fā)起審批，從報銷審批節(jié)點流轉(zhuǎn)到財務(wù)會計之日起，3個工作日內(nèi)須將打印的審批單和紙質(zhì)單據(jù)遞送至財務(wù)會計，原則上逾期不予受理。報銷申請及其審批環(huán)節(jié)報銷人申請報銷人歸類、整理、粘貼原始單據(jù)，填寫OA報銷單；報銷單的各個項目應(yīng)填列完整，如報銷日期、領(lǐng)款人、附列單據(jù)的頁數(shù)、費用說明、原幣金額。（OA電子報銷單上底色為黃色、粉色區(qū)域均為必填項）備注一欄寫明此費用歸屬于部門、項目及公司，以便財務(wù)部報銷付款人能及時、準確付款，避免出現(xiàn)交叉現(xiàn)象；若申請報銷的費用屬于對前期借款的使用支出，申請人應(yīng)在備注欄寫明“沖銷借款”以及相關(guān)報銷金額、借款余額等報銷單中的“費用說明”欄按交通費、加班餐費、辦公用品、差旅費、專項費用（具體物資以附件形式附后）等分開填寫并注明對應(yīng)金額，明細項目另作說明附后；員工每月固定福利費由各項目部自行安排專員按月匯總、統(tǒng)一報銷，項目部專人負責填寫OA費用報銷單后附項目部費用匯總表，費用控制部門在OA電子單上進行登記審核后，由專員將電子審批單打印出來貼好發(fā)票、匯總表交于計劃財務(wù)部進行核準，無第6頁，共16頁誤即可付款。除員工每月固定福利費外的其他各項費用由費用控制部門在OA電子單上進行登記審核后，由填單人將電子審批單打印出來貼好發(fā)票交于計劃財務(wù)部進行核準，無誤即可付款。費用報銷實行按月報銷、當月費用下月報的原則（每月5日?10日傳于計劃財務(wù)部），非固定費用實行當月費用當月報的原則。（注：12月份除外當月發(fā)生當月必須報銷完畢）費用當事人不得弄虛作假，虛報費用，嚴禁化整為零分期報銷或者分次報銷。對于虛開、虛報費用的，除追收違規(guī)所得資金外，將視情節(jié)輕重按公司獎懲制度處理。對以前報銷的各種費用實行追溯審查，當事人負有對已報銷的費用支出金額進行舉證的責任，凡不能給予合理舉證的報銷行為將視為虛開、虛報費用的行為，也將視情節(jié)輕重按公司獎懲制度處理。審批程序及職責費用審批程序及審批職責按照責權(quán)手冊執(zhí)行。（費用控制部門說明表見附件1）授權(quán)審批人審批職責各級授權(quán)審核人對報銷事項涉及業(yè)務(wù)的真實性、報銷金額的合理性、報銷單據(jù)內(nèi)容填寫的完整性負責，并在報銷單上簽名確認。報銷人與最后審批人不可為同一人，如果費用審批環(huán)節(jié)的最后審批人與報銷人二者同為一人，則由更上一級領(lǐng)導(dǎo)進行審批。費用控制部門審核的程序及職責第7頁，共16頁費用控制部門審核是指費用控制部門對本部門所要控制的費用進行登記、審核的過程。費用控制部門需對負責控制的費用發(fā)生的標準、額度及該費用預(yù)算執(zhí)行情況嚴格審核，并依據(jù)情況，做好臺賬記錄。對于不滿足審核的，應(yīng)當終止報批程序、將報銷單據(jù)退還報銷人。費用控制部門審核，先由記錄員記錄審核，然后部門負責人審核。財務(wù)會計審核的職責計劃財務(wù)部費用報銷會計對費用報銷審核時，主要審核內(nèi)容包括：審批流程是否正確完整；發(fā)生費用的業(yè)務(wù)是否有申請審批單；復(fù)核相關(guān)費用是否超預(yù)算、超標準；原始單據(jù)的真實性、合法性和完整性；報銷單填寫內(nèi)容與原始單據(jù)內(nèi)容的一致性、報銷金額的正確性；報銷單據(jù)填寫的整潔、清晰度；發(fā)票等原始單據(jù)是否按要求粘貼。在審核中發(fā)現(xiàn)不真實、不合法的原始憑證，計劃財務(wù)部有權(quán)不予受理；對弄虛作假、嚴重違法的原始憑證，在不予受理的同時，應(yīng)當予以扣留，并及時向上級負責人報告；對記載不準確、不完整的原始憑證，予以退回，要求報銷人員更正、補充；對審批手續(xù)不全以及其他經(jīng)審核不符規(guī)定而報銷人不予更正、補充的，計劃財務(wù)第8頁，共16頁部有權(quán)拒絕報銷。出納付款時，應(yīng)當復(fù)核各授權(quán)人簽名是否齊備、票據(jù)及金額是否正確并付款。差旅費報銷的相關(guān)規(guī)定出差一律須事先申請審批，并明確出行時間及交通工具等要素。出差須按照《XX集團控股差旅管理制度》的審批流程報批。出差審批文件、費用明細表必須與差旅費報銷單據(jù)同時報送。出差香港、澳門及境外的必須后附通行證或護照的出入境紀錄；具體內(nèi)容見《XX集團控股差旅管理制度》。差旅費報銷的內(nèi)容具體包括：往返機場或火車站的交通工具費用（未乘坐公車的情況下）、住宿費、出差地交通費、飛機票、火車票、長途車票、出差其他費用等內(nèi)容；差旅費報銷須填寫OA《差旅費報銷單》，以上各項須全部填寫完整，按限額憑發(fā)票報銷，對于差旅費報銷，需嚴格按照公司制度控制費用支出，低于限額標準的，實報實銷，對于超支的費用一律由員工自行承擔，不允許超額報銷報銷出差地出租車票須在車票背面注明行程；出差期間發(fā)生的專項費、物資費（如辦公用品、書籍）等，應(yīng)對照相關(guān)費用管理制度性文件，單獨報賬；其中專項費嚴格按專項費用的管理規(guī)定執(zhí)行。為了保證業(yè)務(wù)的完整性，出差應(yīng)按一個完整的差旅過程進行報銷；原則上同一次出差應(yīng)在同一張報銷單中報銷。第9頁，共16頁出差盡可能選擇直線路線，如確需經(jīng)非出差地點轉(zhuǎn)乘飛機、火車，應(yīng)根據(jù)就近中轉(zhuǎn)的原則，在中轉(zhuǎn)地逗留時間不得超過一天，超過時間不報銷任何費用。出差補助標準需按《XX集團控股差旅管理制度》執(zhí)行，報銷的其他費用須提供相應(yīng)發(fā)票作為財務(wù)入賬憑據(jù)。公司員工陪同客戶考察，與客戶同行，在陪同期間陪同人員不報銷任何差旅費及補貼，此項費用計入專項費額度。參加支付會務(wù)費的各類會議，應(yīng)出示相關(guān)證明資料，若會務(wù)費中已含伙食、交通、住宿等費用，報銷時不予報銷相關(guān)差旅費用以及其它費用。公司所屬各單位組織的會議，在借款和報銷時，應(yīng)附公司批準的會議通知，包括費用預(yù)算明細表。參加公司內(nèi)部各種統(tǒng)一安排食宿的會議或培訓(xùn)、述職等，參加者、組織者及授課教師一律不再享受差旅補貼（包括期間和途中的伙食、交通補助）。出差的天數(shù)計算以《XX集團控股差旅管理制度》為準。員工到外地項目公司指導(dǎo)或協(xié)助工作（無論主動或者受邀），員工差旅費均在員工所屬地進行報銷以上差旅費費用均不包括專項費用。專項費用報銷的相關(guān)規(guī)定專項費用按照年度預(yù)算編制的額度進行管理，各項目公司發(fā)生的因公專項費用都計入已使用年度專項費額度，各項目公司不得超過預(yù)算額度報銷專項費用。（特殊情況另行申報）第10頁，共16頁報銷專項費用時，報銷人應(yīng)及時（原則：業(yè)務(wù)發(fā)生后的一周內(nèi)）填報OA費用報銷電子單待流程完成審批后，打印費用報銷審批單并貼好發(fā)票單據(jù)交于計劃財務(wù)部，費用控制部門審核并做好臺賬登記，并由費用控制部門定期通知各項目公司其專項費用已使用情況。報銷專項費用時，應(yīng)當另附專項費用支出詳細說明，嚴禁用其他非公消費發(fā)票報銷專項費用。其他費用的相關(guān)規(guī)定辦公類費用主要包括日常辦公用品及設(shè)備購買及辦公維修等非合同類費用支出。營銷費用類費用主要包括在入駐項目發(fā)生的宣傳費用等過程中發(fā)生的零星的非合同類的費用支出。合同類、非合同類請款管理拆遷類款項各項目公司需于每周五中午下班前將下周支付計劃提交至計劃財務(wù)部，突發(fā)事項需提前一天知會到計劃財務(wù)部；收款人的收款賬戶原則應(yīng)為中國工商銀行賬戶；達到補助費付款期間時由各項目公司的請款專員根據(jù)合同要求填報明源系統(tǒng)《合同款項支付審批表》進行款項支付的申請；所有拆遷請款必須附上支付明細表（制表人、復(fù)核人必須簽字確認），不得超付、重付；各項目部根據(jù)權(quán)責要求在明源系統(tǒng)里進行付款審核第11頁，共16頁明源系統(tǒng)審批完畢無誤，申請人將合格單據(jù)交會計審核，審核無誤后，出納在接到打印出來的《合同款項支付審批表》后的3天內(nèi)進行款項支付；項目公司須安排專員在款項支付后的15天內(nèi)將已支付的拆遷款“收據(jù)”收齊，交回計劃財務(wù)部進行核銷，如未交回核銷下次請款財務(wù)將停止支付。非拆遷款項業(yè)務(wù)發(fā)生部門按要求填報明源系統(tǒng)《合同類款項支付審批表》、《非合同款項支付審批表》，并將相關(guān)支持資料附件掃描上傳于明源；《合同款項支付審批表》收款方必須出具請款函加蓋公章（原件）且請款內(nèi)容須注明合同名稱、付款條款、付款金額（前期已付金額、本次申請金額），所蓋公章名稱必須與合同收款名稱、開具發(fā)票單位名稱一致。（拆遷類款項無須提供請款函）原始單據(jù)的注意事項取得報銷必須取得合法有效的票據(jù)作為原始單據(jù)，包括國家稅務(wù)總局監(jiān)制發(fā)票、地（市）財政部門認可并監(jiān)制的行政事業(yè)單位收據(jù)、規(guī)費票據(jù)（不含罰款收據(jù)）、電訊費、郵費收據(jù)、客運車票、門票、保險收據(jù)等財政部門及稅務(wù)部門認可的票據(jù)，；計劃財務(wù)部對“陰陽聯(lián)”的票據(jù)可拒不受理，工商企業(yè)和個體經(jīng)營開具的收據(jù)、貨物及材料清單、交費通知單、罰款通知單及原始單據(jù)復(fù)印件等票據(jù)附件均第12頁，共16頁不能做為費用報賬的依據(jù)；原始單據(jù)的內(nèi)容必須具備：單據(jù)的名稱；填制單據(jù)的日期；填制單據(jù)單位名稱或者填制人姓名；經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章；接受單據(jù)單位名稱；經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容；數(shù)量、單價和金額。從外單位取得的發(fā)票，必須加蓋開具單位的發(fā)票專用章；取得的其他原始單據(jù)，必須加蓋填制單位的財務(wù)專用章；凡填有大寫和小寫金額的原始單據(jù)，大寫與小寫金額必須相符。購買實物的原始單據(jù)，必須有明細清單（不僅限電腦小票或送貨單）和驗收證明及入庫單（驗收人簽名）；原始單據(jù)不得涂改、挖補。發(fā)現(xiàn)原始單據(jù)有錯誤的，應(yīng)當由開出單位重開或者更正，更正處應(yīng)當加蓋開出單位的公章；原始憑證金額有錯誤的，應(yīng)當由出具單位重開，不得在原始憑證上更改。發(fā)票單位名稱需填列全稱：XX城市更新集團（）有限公司（各項目公司按項目公司名字填全），未填、少填、錯填一律退票不予報銷。收款單位、發(fā)票開具單位、合同簽訂單位三方必須為統(tǒng)一名稱。原始單據(jù)中的發(fā)票應(yīng)符合《發(fā)票管理辦法》規(guī)定，不合格發(fā)票不予報銷。計劃財務(wù)部設(shè)置專職文員對遞交的發(fā)票進行真?zhèn)尾轵?，查驗結(jié)果附著在原始單據(jù)后面方可作為報銷憑證。如定額發(fā)票數(shù)量較多且連號，只驗證第一張和最后一張，若定額發(fā)票不連號，優(yōu)先抽取金額較大發(fā)票，驗證總金額的30%以上即可。第13頁，共16頁粘貼票據(jù)的粘貼范圍以粘貼單大小為界，須所有單據(jù)也將采取左側(cè)粘貼法，發(fā)票、合同等附件應(yīng)當從粘貼單的左側(cè)邊界3.5cm處開始粘貼，采用從左到右橫向、階梯式粘貼方式。覆蓋粘貼的相鄰票據(jù)間須留出一定間隔距離。票據(jù)較多時，可分行粘貼，但須整齊平整，不得豎向粘貼，也不得用裝訂機裝訂；同類同等面額單據(jù)集中粘貼，同類費用按金額從小到大排列；為減少粘貼單使用，節(jié)省資源