會從-電算化第三章

第三章會計電算化基本要求第一節(jié)會計電算化法規(guī)制度財政部從1989年起便先后為會計電算化制定了一系列的具體的管理規(guī)章。為了進一步加強對會計電算化工作的管理，促進我國會計電算化事業(yè)的健康發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國會計法》的有關(guān)規(guī)定，在試行文件的基礎(chǔ)上正式制定了《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》、《會計電算化工作規(guī)范》、《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會計檔案管理辦法》。

一、中華人民共和國會計法

1999年10月31日，最新修訂的《中華人民共和國會計法》再次以法律的形式規(guī)定“使用電子計算機進行會計核算的，其軟件及其生成的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料，也必須符合國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定”，“用電子計算機進行會計核算的，其會計賬簿的登記、更正，應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定”等。

二、會計基礎(chǔ)工作規(guī)范

1996年6月17日，財政部發(fā)布《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》，對會計電算化工作作了具體規(guī)范。三、會計檔案管理辦法

1998年8月21日，財政部發(fā)布《會計檔案管理辦法規(guī)定》，采用電子計算機打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表的，必須符合國家統(tǒng)一會計制度的要求；如果采用中文或中外文對照，字跡一定要清晰。這些作為會計檔案保存的資料，其保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。

第二節(jié)會計核算軟件的要求一、會計核算軟件的基本要求

二、會計數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求

三、會計數(shù)據(jù)處理功能的基本要求

四、會計數(shù)據(jù)輸出功能的基本要求

五、會計核算軟件必須保證機內(nèi)數(shù)據(jù)的安全

一、會計核算軟件的基本要求

（一）會計核算軟件設(shè)計應(yīng)當(dāng)符合我國法律、法規(guī)、規(guī)章的有關(guān)規(guī)定。

（二）會計核算軟件應(yīng)當(dāng)按照國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定劃分會計期間。

（五）會計核算軟件應(yīng)當(dāng)符合GB/T19581-2004《信息技術(shù)會計核算軟件數(shù)據(jù)接口》國家標(biāo)準(zhǔn)的要求。

（三）會計核算軟件中的文字輸入、屏幕提示和打印輸出必須采用中文，可以同時提供少數(shù)民族文字或者外國文字對照。

（四）會計核算軟件必須提供人員崗位及操作權(quán)限設(shè)置的功能。

（六）會計核算軟件在設(shè)計性能允許使用范圍內(nèi)，不得出現(xiàn)由于自身原因造成死機或者非正常退出等情況。

（七）會計核算軟件應(yīng)當(dāng)具有在機內(nèi)會計數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。

（八）單位修改、升級正在使用的會計核算軟件，改變會計核算軟件運行環(huán)境，應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的審批手續(xù)。（多選）

（九）會計核算軟件開發(fā)銷售單位必須為使用單位提供會計核算軟件操作人員培訓(xùn)、會計核算軟件維護、版本更新等方面的服務(wù)。

二、會計數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求

輸入方式：

手工輸入、存儲介質(zhì)導(dǎo)入（如軟盤導(dǎo)入）、其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)傳入（如工資模塊）、網(wǎng)絡(luò)傳輸。

輸入數(shù)據(jù)種類：

初始數(shù)據(jù)（期初數(shù)據(jù)）、記賬憑證數(shù)據(jù)、原始憑證數(shù)據(jù)。

（一）對初始數(shù)據(jù)輸入的基本要求=初始化設(shè)置

1.輸入會計核算所必需的期初數(shù)據(jù)及有關(guān)資料。

2.輸入需要在本期進行對賬的未達賬項。

3.選擇會計核算方法。包括記賬方法、固定資產(chǎn)折舊方法、存貨計價方法、成本核算方法等。會計核算軟件對會計核算方法的更改過程，在計算機內(nèi)應(yīng)當(dāng)有相應(yīng)的記錄。

4.定義自動轉(zhuǎn)賬憑證。

5

.用戶設(shè)置（多選）。（明確操作人員的崗位分工情況，包括操作人員姓名、操作權(quán)限、操作密碼等

）

6.會計核算軟件必須提供必要的方法對輸入的初始數(shù)據(jù)進行正確性校驗。

7.會計核算軟件中采用的總分類會計科目名稱、編碼方法，必須符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。

（二）對原始憑證數(shù)據(jù)輸入的基本要求

1.輸入記賬憑證的同時輸入相應(yīng)的原始憑證；輸入的有關(guān)原始憑證匯總金額與輸入的記賬憑證相應(yīng)金額不等時，軟件應(yīng)當(dāng)給予提示并拒絕通過；

在對已經(jīng)輸入的記賬憑證進行審核的同時，應(yīng)對輸入的所附原始憑證進行審核；

輸入的記賬憑證通過審核或登賬后，與其對應(yīng)的原始憑證不能直接進行修改。2.記賬憑證未輸入前，直接輸入原始憑證，由會計核算軟件自動生成記賬憑證；

會計核算軟件應(yīng)當(dāng)提供對已經(jīng)輸入但未被審核的原始憑證進行修改和審核的功能；審核通過后，即可生成相應(yīng)的記賬憑證；

記賬憑證審核通過或者登賬后，與其對應(yīng)的原始憑證不能直接進行修改。

3.在已經(jīng)輸入的原始憑證審核通過或者相應(yīng)記賬憑證審核通過或者登賬以后，如果原始憑證確需修改，則會計核算軟件應(yīng)在留有痕跡的前提下，提供修改和對修改后的機內(nèi)原始憑證與相應(yīng)記賬憑證是否相符進行校驗的功能。

（三）對記賬憑證數(shù)據(jù)輸入的要求

1.基本要求

①會計核算軟件必須具備輸入記賬憑證的功能。

②記賬憑證編號可以由手工輸入，也可以由軟件自動產(chǎn)生。

③對記賬憑證編號的連續(xù)性應(yīng)當(dāng)進行控制。2.控制功能

①正在輸入的記賬憑證編號與已輸入的記賬憑證編號重復(fù)的，予以提示并拒絕保存。

②以編號方式輸入會計科目的，自動顯示該代碼所對應(yīng)的會計科目名稱。

③借貸雙方金額不平衡，或沒有輸入金額的，予以提示并拒絕保存。

④有借方會計科目而無貸方會計科目或者有貸方會計科目而無借方會計科目的，予以提示并拒絕保存。

⑤正在輸入的收款憑證借方科目或付款憑證貸方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”的，予以提示并拒絕保存。

⑥會計核算軟件應(yīng)提供對已經(jīng)輸入尚未記賬的記賬憑證進行修改和審核的功能。

但對于已經(jīng)審核通過的記賬憑證，應(yīng)當(dāng)不再允許修改；

對于已經(jīng)記賬的記賬憑證，應(yīng)當(dāng)不再允許撤銷審核；

發(fā)現(xiàn)已經(jīng)審核通過或者記賬的記賬憑證有錯誤的，應(yīng)當(dāng)采用紅字憑證沖銷法或者補充憑證法進行更正；

紅字可用負號表示。

⑦對同一張記賬憑證，應(yīng)當(dāng)具有權(quán)限控制功能，防止同一用戶對同一張憑證同時具有輸入、修改權(quán)和審核權(quán)。

（四）審核、修改記賬憑證的相關(guān)要求

1.會計核算軟件應(yīng)提供對已經(jīng)輸入但未登記會計賬簿的機內(nèi)記賬憑證（不包括會計核算軟件自動產(chǎn)生的機內(nèi)記賬憑證）進行修改的功能，在修改過程中，應(yīng)同樣給出與輸入記賬憑證時規(guī)定的各項提示。

2.對已經(jīng)輸入但未登記會計賬簿的機內(nèi)記賬憑證，應(yīng)提供修改和審核的功能，審核通過后，不能再對機內(nèi)憑證進行修改。

3.對同一張記賬憑證，應(yīng)分別對審核功能和輸入修改功能的使用權(quán)限進行控制。

4.發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，應(yīng)當(dāng)采用紅字憑證沖銷法或者補充登記法進行更正，紅字可用負號“-”表示。

5.采用直接輸入原始憑證由會計核算軟件自動生成記賬憑證的，在生成正式的機內(nèi)記賬憑證前，應(yīng)當(dāng)進行審核確認(rèn)。

6.由賬務(wù)處理模塊以外的其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)生成會計憑證數(shù)據(jù)的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)審核確認(rèn)后生成記賬憑證。

（五）對處理外幣業(yè)務(wù)的相關(guān)要求

1.適用于外國貨幣核算業(yè)務(wù)的會計核算軟件，應(yīng)當(dāng)提供能輸入外國貨幣憑證的功能。通用會計核算軟件還可以在初始化功能中提供選擇記賬本位幣的功能。

2.采用統(tǒng)賬制核算外國貨幣的會計核算軟件，應(yīng)當(dāng)提供在當(dāng)期外國貨幣業(yè)務(wù)發(fā)生期初和業(yè)務(wù)發(fā)生的同時，輸入期初和當(dāng)時外匯牌價的功能。記賬憑證中會計核算軟件應(yīng)當(dāng)立即自動折合為記賬本位幣金額。

三、會計數(shù)據(jù)處理功能的基本要求

（一）記賬功能

會計核算軟件應(yīng)當(dāng)提供根據(jù)審核通過的機內(nèi)記賬憑證及所附原始憑證登記賬簿（包括總賬和明細賬）的功能。

總分類賬和明細分類賬可以同時登記，也可以分別登記；

還可以在同一個功能模塊中登記或者在不同功能模塊中登記。

（二）銀行對賬的功能

會計核算軟件應(yīng)當(dāng)提供自動進行銀行對賬的功能，根據(jù)機內(nèi)銀行存款日記賬與輸入的銀行對賬單及適當(dāng)?shù)氖止ぽo助操作，自動生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表。

（三）結(jié)賬的功能

1.會計核算軟件應(yīng)當(dāng)提供按照規(guī)定的會計期間進行結(jié)賬的功能。

2.結(jié)賬前，應(yīng)當(dāng)自動檢查本期輸入的會計憑證是否全部（含計算機自動生成的：折舊）登記入賬，全部登記入賬后才能結(jié)賬。

3.機內(nèi)總分類賬和明細賬可以同時結(jié)賬，也可以由處理明細分類賬的功能模塊先結(jié)賬、處理總分類賬的功能模塊后結(jié)賬。

4.機內(nèi)總分類賬結(jié)賬之前，應(yīng)當(dāng)與明細分類賬進行核對，如果不一致，總分類不能結(jié)賬。

5.結(jié)賬后，不能再輸入上一會計期間的會計憑證。

（四）編制會計報表的功能

會計核算軟件應(yīng)當(dāng)具有自動編制符合國家統(tǒng)一會計制度規(guī)定的自動編制會計報表的功能。

提供會計報表的自定義功能，包括定義會計報表的格式、項目、各項目的數(shù)據(jù)來源、表內(nèi)和表間的數(shù)據(jù)運算和稽核關(guān)系等。

根據(jù)機內(nèi)會計賬簿生成的會計報表數(shù)據(jù)，會計軟件不能提供直接修改功能。

（五）會計軟件應(yīng)當(dāng)確保會計數(shù)據(jù)安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件進行非法修改和刪除功能。

手段：加密存儲、用戶身份驗證等。

（六）通用會計核算軟件應(yīng)當(dāng)同時提供國家會計制度允許使用的多種會計核算方法，以便用戶選擇。

會計核算軟件對會計核算方法的更改過程，在計算機內(nèi)必須有相應(yīng)記錄。

四、會計數(shù)據(jù)輸出功能的基本要求

輸出形式：屏幕查詢、打印、保存存儲介質(zhì)、通過數(shù)據(jù)接口傳輸?shù)狡渌鼧I(yè)務(wù)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)傳輸形式。

（一）屏幕查詢的基本要求

1.機內(nèi)各級會計科目的名稱、編號、年初余額、期初余額、累計發(fā)生額、本期發(fā)生額和當(dāng)前余額等項目。（總分都有）

2.本期輸入的記賬憑證、原始憑證。（含未登賬的）

3.本期和以前各期的總賬和明細賬。

4.往來項目、到期票據(jù)的結(jié)算情況。

5.本期和以前各期的會計報表。

（二）打印輸出的基本要求

1.應(yīng)當(dāng)提供打印輸出原始憑證、記賬憑證、日記賬、明細賬、總賬、會計報表的功能，格式和內(nèi)容符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。

2.在總賬和明細賬的直接記賬依據(jù)完全相同的情況下，總賬可以用“總分類賬戶本期發(fā)生額、余額對照表”替代。

3.在保證會計賬簿清晰的條件下，打印輸出的會計賬簿中的表格線條可以適當(dāng)減少。

4.對于業(yè)務(wù)量較少的賬戶，提供會計賬簿的滿頁打印輸出功能。

（三）關(guān)于會計核算軟件輸出數(shù)據(jù)的其他要求

1.根據(jù)機內(nèi)會計憑證和據(jù)以登記的相應(yīng)賬簿生成的各種機內(nèi)會計報表數(shù)據(jù)，會計核算軟件不能提供直接修改功能。

2.會計年度終了進行結(jié)賬時，會計核算軟件應(yīng)當(dāng)提供在數(shù)據(jù)磁帶、可裝卸硬磁盤或者軟磁盤等存儲介質(zhì)上的強制備份功能。

五、會計核算軟件必須保證機內(nèi)數(shù)據(jù)的安全第三節(jié)會計電算化崗位及權(quán)限設(shè)置的基本要求一、電算化會計崗位的劃分及職責(zé)

（一）基本會計崗位

基本會計崗位可分為：會計主管、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案管理等工作崗位。

各基本會計崗位與手工會計的各會計崗位相對應(yīng)，基本會計崗位必須由持有會計證的會計人員上崗，未取得會計證的人員不得從事會計工作。

基本會計工作崗位，既可以一人一崗，也可以一人多崗或者一崗多人，但應(yīng)當(dāng)符合內(nèi)部牽制制度的要求。

（二）電算化會計崗位

指直接管理、操作、維護計算機及會計核算軟件的工作崗位

崗位兼任資格電算主管會計主管

軟件操作

初級水平審核記賬主管會計

初級水平電算維護

中級水平電算審查

中級水平數(shù)據(jù)分析主管會計

中級水平會計檔案保管

1.電算主管

負責(zé)協(xié)調(diào)計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行工作，要求具備會計和計算機知識，以及相關(guān)的會計電算化組織管理工作經(jīng)驗。電算化主管可由會計主管兼任。

（1）電算主管負責(zé)電算化系統(tǒng)的日常管理工作。

（2）協(xié)調(diào)電算化系統(tǒng)各類人員之間的工作關(guān)系，制定崗位責(zé)任與經(jīng)濟責(zé)任的考核制度，負責(zé)對電算化系統(tǒng)各類人員的工作質(zhì)量進行考評以及提出任免意見。

（3）負責(zé)計算機輸出賬表、憑證的數(shù)據(jù)正確性和及時性檢查工作。

（4）建立電算化系統(tǒng)各種資源（硬件資源和軟件資源）的調(diào)用、修改和更新的審批制度并監(jiān)督執(zhí)行。

（5）完善企業(yè)管理制度，充分發(fā)揮電算化的優(yōu)勢，提出單位會計工作的改進意見。2.軟件操作

負責(zé)輸入記賬憑證和原始憑證等會計數(shù)據(jù)，輸出記賬憑證、會計賬簿、報表和進行部分會計數(shù)據(jù)的處理工作，要求具備會計軟件操作知識，達到會計電算化初級知識培訓(xùn)水平。

3.審核記賬

負責(zé)對輸入計算機的會計數(shù)據(jù)（記賬憑證和原始憑證等）進行審核，以保證憑證的合法性、正確性和完整性，操作會計軟件登記機內(nèi)賬簿，對打印輸出的賬簿和報表進行確認(rèn)。該崗位要求具備會計和計算機知識，達到會計電算化初級知識培訓(xùn)水平，可由主管會計兼任。

4.電算維護

負責(zé)保證計算機硬件、軟件的正常運行，管理機內(nèi)會計數(shù)據(jù)。該位崗要求具備計算機和會計知識，經(jīng)過會計電算化中級知識培訓(xùn)。

5.電算審查

負責(zé)監(jiān)督計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行，防止利用計算機進行舞弊。審查人員要求具備會計和計算機知識，達到會計電算化中級知識培訓(xùn)的水平，該崗位可由會計稽核人員兼任。

6.數(shù)據(jù)分析

負責(zé)對計算機內(nèi)的會計數(shù)據(jù)進行分析，要求具備計算機和會計知識，達到會計電算化中級知識培訓(xùn)水平。該崗位也可由主管會計兼任。

7.會計檔案保管

負責(zé)存檔數(shù)據(jù)軟盤、程序軟盤、輸出的賬表、憑證和各種會計檔案資料的保管工作，做好軟盤、數(shù)據(jù)及資料的安全保密王作。

8.軟件開發(fā)

由本單位人員進行會計軟件開發(fā)的單位，還可設(shè)立軟件開發(fā)崗，主要負責(zé)本單位會計軟件的開發(fā)和軟件維護工作。

二、設(shè)置原則

1.實施會計電算化的過程中，各單位可以根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和本單位的工作需要，對會計崗位的劃分進行調(diào)整和設(shè)立必要的工作崗位。

2.基本會計崗位和電算化會計崗位，可在符合內(nèi)部控制制度的前提下交叉設(shè)置；

3.基本會計崗位與手工會計崗位相對應(yīng)，必須由持有會計證的人員擔(dān)任，可以一人一崗、一人多崗或者一崗多人，但應(yīng)當(dāng)符合內(nèi)部控制制度的要求。

4.軟件操作崗位與審核記賬、電算維護、電算審查崗位為不相容崗位。

軟件開發(fā)人員不能進行軟件操作；

電算維護人員不對會計數(shù)據(jù)進行操作。

出納和記賬審核不應(yīng)是同一個；

5.較小單位電算化崗位的設(shè)立，可由會計主管兼任電算主管和審核記賬崗位，由會計人員擔(dān)任操作員和電算維護員，還應(yīng)單獨設(shè)置出納員崗位。

三、權(quán)限設(shè)置

1.設(shè)置時間：

會計電算化崗位及其權(quán)限設(shè)置一般在系統(tǒng)初始化時完成，平時根據(jù)人員的變動可進行相應(yīng)調(diào)整。

2.誰來設(shè)置：

電算主管負責(zé)定義各操作人員的權(quán)限。

具體操作人員只有修改自己口令的權(quán)限，無權(quán)更改自己和他人的操作權(quán)限。

第四節(jié)計算機代替手工賬的基本要求

一、替代手工記賬的含義和條件

（一）含義

廣義：替代手工賬是指將各種基本的會計數(shù)據(jù)輸入計算機，采用電子計算機設(shè)備和會計軟件對輸入計算機的會計數(shù)據(jù)進行處理

（計算、分類、匯總、轉(zhuǎn)存等），生成會計信息并存儲在磁性或光盤等介質(zhì)上，根據(jù)需要輸出各種會計憑證、賬簿、報表，即采用電子計算機替代手工記賬、算賬、報賬這一過程。

狹義：替代手工賬是指從手工會計數(shù)據(jù)處理方式向計算機會計數(shù)據(jù)處理方式的過渡階段，即脫離手工會計核算工作的過程。因此可以說，替代手工賬只是會計核算電算化工作的“初級階段”，是一個單位會計電算化工作的起點。

一個大前提：

是計算機與手工會計核算應(yīng)該并行三個月以上，計算機與手工核算的數(shù)據(jù)相互一致，軟件運行也安全可靠；其次要求打印輸出的證賬表格式必須正確，簽名蓋章必須齊全。

三項基本條件則是：

1.配有適用的會計軟件和相應(yīng)的計算機硬件設(shè)備。

2.配備相應(yīng)的會計電算化工作人員。

3.建立健全嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度

（二）替代手工記賬條件

1.配有適用的會計軟件和相應(yīng)的計算機硬件設(shè)備

硬件：單機系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)；

軟件：達到財政部《會計軟件核算功能規(guī)范》要求；

模塊：可以先運行賬務(wù)處理模塊，同時考慮今后與其他子系統(tǒng)的銜接。

軟件取得方式：商品化通用軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用軟件與定點開發(fā)會計軟件相結(jié)合。

各單位可根據(jù)需要，逐步采用從商品化通用軟件到通用會計軟件與定點開發(fā)會計軟件相結(jié)合的方式。

2.配備相應(yīng)的會計電算化工作人員

具備電算化初級以上的專業(yè)知識和操作技能，并取得財政部門核發(fā)的電算化初級培訓(xùn)合格證書。

電算化崗位培訓(xùn)主要有三種形式：

一是財政部組織全國開展的初級、中級和高級會計電算化培訓(xùn)。

二是軟件公司提供的針對購買的會計軟件的培訓(xùn)。

三是由企業(yè)自己組織的培訓(xùn)。

3.建立了嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度

崗位分工制度

操作管理制度

機房管理制度（硬件）

會計數(shù)據(jù)與軟件管理制度

會計檔案管理制度

二、替代手工記賬的過程

1.重新核對各類憑證和賬簿，做到賬證、賬賬、賬實相符；

2.整理各賬戶余額；

年初建賬，只需整理各賬戶期初余額；

年中某月建賬，還須整理出以前各月各賬戶的發(fā)生額。

3.清理往來賬戶和銀行賬戶。

往來賬管理方法：

第一種：將往來賬戶涉及的單位或個人作為往來賬戶的明細科目；

第二種：將往來單位或個人作為輔助賬，單獨核算和管理。（一）整理手工會計業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)

（二）建立會計賬戶體系并確定編碼

1.會計賬戶體系是會計核算系統(tǒng)的基礎(chǔ)，整個會計系統(tǒng)都是圍繞會計賬戶體系建立的。

建立會計賬戶體系

應(yīng)從一級科目開始，

逐級向下設(shè)置明細級科目。

2.原則：

（1）符合財政部和有關(guān)管理部門的規(guī)定。

（2）滿足本單位會計核算與管理的要求。

（3）滿足會計報表的要求，凡是報表所用的數(shù)據(jù)，如果需要從賬務(wù)處理系統(tǒng)中取數(shù)，必須設(shè)立相應(yīng)的科目。

（4）要保持體系完整，不能只有下級科目而沒有上級科目。

（5）要保持科目的相對穩(wěn)定性。

（6）要考慮與子系統(tǒng)的銜接。凡是與其他各子系統(tǒng)有關(guān)的科目，在整理時應(yīng)將各子系統(tǒng)中的核算大類在賬務(wù)處理系統(tǒng)中設(shè)為一級科目。

3.會計科目編碼：

一級科目按照財政部的規(guī)定設(shè)置，明細科目的編碼應(yīng)當(dāng)按照單位核算的需要設(shè)置（設(shè)置編碼規(guī)則）。

本級科目全編碼=上一級科目全編碼+本級科目編碼

（三）規(guī)范各類賬證表格式和會計核算方法與過程

1.部分會計資料格式重新設(shè)計或修改

如：記賬憑證設(shè)置輔助信息

2.重新確定會計核算方法與過程

如：折舊率由綜合變?yōu)閭€別折舊率

3.預(yù)先確定各項工作的數(shù)據(jù)傳遞次序

4.細化記賬憑證類別

5.會計賬務(wù)處理的流程基本不變

（四）會計軟件初始化

會計軟件初始化是確定會計軟件核算規(guī)則與輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的過程，即根據(jù)使用單位的業(yè)務(wù)性質(zhì)和特點，對會計軟件進行的具體限定以及輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等一系列準(zhǔn)備正作，用來完成將通用會計軟件轉(zhuǎn)化為適合本單位實際情況的專用會計軟件，以及從手工處理方式轉(zhuǎn)換成會計電算化方式的過程。

初始化工作需分功能模塊分別進行，所以每個模塊的初始化內(nèi)容也有所不同。

（五）計算機與手工并行

1.時間：最好放在年初、年末、季初、季末等特殊的會計時期。

2.主輔：試運行階段，應(yīng)以會計人員為主，計算機人員為輔。

3.檔案：計算機與手工并行工作期間，可采用計算機打印輸出的記賬憑證替代手工填制的記賬憑證，根據(jù)有關(guān)規(guī)定進行審核并裝訂成冊，作為會計檔案保存，并據(jù)以登記手工賬簿。

4.人工與計算機數(shù)據(jù)對比要進行的工作：

（1）檢驗各種核算方法；

（2）檢查會計科目體系的有效性（正確性和完整性）；

滿足四要求：核算、報表、管理、會計制度要求。

（3）考查操作規(guī)范及熟練程度（準(zhǔn)確性）；

（4）糾正會計核算軟件程序錯誤或業(yè)務(wù)處理錯誤。

第五節(jié)會計電算化檔案管理的基本要求

一、會計電算化檔案

1.以磁性介質(zhì)存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)（含磁盤和光盤）和計算機打印出的書面形式的會計數(shù)據(jù)。

會計數(shù)據(jù)：

（1）包括會計憑證（原始和記賬憑證）、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）；

（2）會計軟件系統(tǒng)開發(fā)過程或會計電算化系統(tǒng)實施過程中的各種開發(fā)實施資料；

（3）其他會計資料。

2.系統(tǒng)開發(fā)資料和會計軟件系統(tǒng)也應(yīng)視同會計檔案保管。

（1）對會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，保管截止日期是該軟件停止使用或有重大更改之后5年。

（2）軟件系統(tǒng)在保管過程中要注意版本升級管理。

結(jié)論：

電算化檔案資料內(nèi)容多于傳統(tǒng)手工會計核算。

與手工檔案的三方面區(qū)別：形式、存儲介質(zhì)、內(nèi)容。

二、打印要求

《會計檔案管理辦法》第十二條

采用電子計算機進行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。

具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。

（一）需要打印

①現(xiàn)金日記賬和銀行日記賬要求每天打印輸出，做到日清月結(jié)；

②明細賬要求每年打印一次或在需要時進行打??；

③會計電算化后，在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機內(nèi)的情況下，總賬一般用“總分類科目余額、發(fā)生額對照表”替代，“總分類科目余額、發(fā)生額對照表”一般要求每月打印一次；

④會計報表每月打印一次進行保管。

⑤一般賬簿可以根據(jù)實際情況和工作需要按月、按季或按年打?。?/p>

⑥記賬憑證兩種方式：手工填制記賬憑證和機制記賬憑證。

（二）可以不打印

①具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。

②采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質(zhì)保存會計檔案的保存期限與打印輸出的書面形式的會計賬簿、報表相同。

三、簽章與保管期限

1.存檔的簽章：

打印輸出的賬表，必須有會計主管、系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管。（非單位負責(zé)人和檔案管理員）

記賬憑證上應(yīng)有輸入人員、審核人員和會計主管人員的簽名或蓋章。

2.會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案保管期限應(yīng)按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。（與手工相同）