公文處理制度

第一章總則第一條為使**公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“公司”）公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量，保證公文的嚴(yán)肅性，結(jié)合集團(tuán)公司的實(shí)際情況，特制訂本制度。第二條本制度適用范圍為公司及分公司、全資子公司、控股子公司；參股子公司參照本制度執(zhí)行。第二章公文的定義和種類(lèi)第一節(jié)公文的定義第三條公文是指公司內(nèi)部以及和其它組織之間為處理組織內(nèi)外事務(wù)而形成的各種來(lái)往和記錄的文本。公文是傳達(dá)黨和國(guó)家的方針政策、發(fā)布和執(zhí)行企業(yè)規(guī)章制度、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、指導(dǎo)和布置及商洽工作、報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。公文處理工作應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，執(zhí)行有關(guān)保密管理規(guī)定，嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司管理制度。（一）外來(lái)公文—指政府部門(mén)、行業(yè)協(xié)會(huì)、上級(jí)單位等外企事業(yè)單位（轉(zhuǎn)）發(fā)給公司的公文。（二）內(nèi)部公文—指在公司內(nèi)部使用的公文，包括公司下發(fā)的或公文處理制度公文處理制度負(fù)責(zé)處理以各職能中心名義上報(bào)、下發(fā)的公文文件。（三）公司各下屬分公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)屬地地方政府相關(guān)職能部門(mén)的外來(lái)文件，負(fù)責(zé)接收、處理、宣貫和落實(shí)公司轉(zhuǎn)發(fā)的外來(lái)文件和公司下發(fā)的規(guī)章制度、工作指令、通知、通報(bào)等文件；負(fù)責(zé)處理以分公司名義上報(bào)、下發(fā)的公文文件。（四）各職能中心和下屬分公司根據(jù)業(yè)務(wù)需要，設(shè)置專(zhuān)職或兼職行政文員，負(fù)責(zé)各類(lèi)制度、公文等信息的傳遞、接收、處理、跟進(jìn)落實(shí)和編號(hào)保管存檔等工作。第四章公文格式第七條公文一般由版頭、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文單位、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、主題詞、抄送單位和印發(fā)份數(shù)等部分組成。（一）版頭發(fā)文單位全稱(chēng)用套紅大字居中印在公文首頁(yè)上部。（二）發(fā)文字號(hào)由發(fā)文單位代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號(hào)組成，標(biāo)注于版頭下方居中。聯(lián)合發(fā)文一般只標(biāo)明主辦單位的發(fā)文字號(hào)（公司、各職能中心和下屬分公司發(fā)文代字規(guī)范見(jiàn)附件一）。公文應(yīng)在發(fā)文字號(hào)右側(cè)標(biāo)注“簽發(fā)人”，“簽發(fā)人”后面標(biāo)注簽發(fā)人姓名，發(fā)文字號(hào)的標(biāo)注放在左側(cè)。（三）標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類(lèi)。標(biāo)題除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不使用標(biāo)點(diǎn)符合。（四）主送單位主送單位指公文的主要受理單位，置于標(biāo)題之下，正文之上，起頭頂格。主送單位名稱(chēng)應(yīng)為全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)，排列順序力求相對(duì)統(tǒng)一。向上請(qǐng)示、報(bào)告公文，一般只有一個(gè)主送單位，不宜多頭主送，以免責(zé)任不明。如需同時(shí)送其他單位，可用抄送形式。（五）正文正文是公文主體部分。要求情況確實(shí)、觀點(diǎn)明確、文字精煉。正文起于主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)下一行，字體采用4號(hào)仿宋體。字距、行距要清晰。頁(yè)面四周要留出適當(dāng)空白，上頁(yè)邊距為2厘米，下頁(yè)邊距為2.6厘米，左、右頁(yè)邊距各為2.7厘米。（六）附件對(duì)正文具有補(bǔ)充、說(shuō)明性的附加文字材料，應(yīng)當(dāng)置于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后發(fā)文日期之前注明附件順序和名稱(chēng)。附件順序使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（七）發(fā)文單位標(biāo)注在正文下面偏右。要寫(xiě)全稱(chēng)，并加蓋單位印菩^章。（八）成文日期一般署會(huì)議通過(guò)或者領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期，聯(lián)合行文署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期。會(huì)議紀(jì)要以會(huì)議通過(guò)日期為準(zhǔn)。成文日期使用漢字，并標(biāo)明年、月、日，零寫(xiě)為“0”。（九）印章除會(huì)議紀(jì)要外，公文應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。用印應(yīng)當(dāng)上不壓正文，下壓成文日期。（十）主題詞上報(bào)公文應(yīng)當(dāng)注明主題詞。標(biāo)注在發(fā)文日期和印發(fā)說(shuō)明之間，并按照規(guī)定標(biāo)引，最多不超過(guò)五個(gè)。（十一）印發(fā)說(shuō)明公文的最后組成部分。包括印發(fā)范圍和公文印數(shù)。（十二）用紙及裝訂公文用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4紙張（長(zhǎng)297毫米，寬210毫米）。裝訂時(shí)，公文紙右側(cè)與下邊對(duì)齊，統(tǒng)一在左側(cè)裝訂，訂2顆訂書(shū)釘，書(shū)釘位置距左側(cè)邊沿1CM和距上、下邊5CM的交匯處。張貼公文用紙大小視實(shí)際需要而定。第五章行文規(guī)則第八條行文原則（一）依據(jù)隸屬關(guān)系行文:一般情況下，下級(jí)單位不得越級(jí)行文，尤其不應(yīng)越級(jí)請(qǐng)示問(wèn)題。因特殊情況必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)抄送被越過(guò)的上級(jí)單位。（二）依據(jù)職責(zé)范圍行文：完全屬于職責(zé)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，可直接行文；屬于職責(zé)范圍之內(nèi)，但涉及其他部門(mén)職責(zé)的事項(xiàng)，應(yīng)與涉及部門(mén)協(xié)商一致，進(jìn)行會(huì)簽。（三）不相隸屬機(jī)關(guān)的行文規(guī)則：行文雙方的關(guān)系基本上是對(duì)等的；雙方公文效力的登記應(yīng)是對(duì)等的。（四）涉密公文的行文規(guī)則：“明來(lái)明復(fù)，密來(lái)密復(fù)”；主件和附件的秘密等級(jí)一致。（五）上行文的行文規(guī)則：請(qǐng)示類(lèi)公文應(yīng)堅(jiān)持“一文一事”制度，避免“一文數(shù)事”，一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送下級(jí)機(jī)關(guān)；“報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。（六）公司各職能部、各下屬分公司可以聯(lián)合行文。（七）各職能中心可根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，向下屬分公司行文。（八）正式公文須以“紅頭文件”上報(bào)。如以“白頭文”形式上報(bào)，原則應(yīng)提前征得收文部門(mén)的同意。第九條不能行文的幾種情況：（一）不能對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人行文（特別是請(qǐng)示、報(bào)告，不能出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)姓名）。（二）各職能中心內(nèi)部之間的工作往來(lái)一般不行文。（三）個(gè)人講話(huà)一般不以正式文件的形式印發(fā)。（四）相關(guān)部門(mén)就有關(guān)問(wèn)題未協(xié)商一致時(shí)，不能各自行文。（五）能用簡(jiǎn)報(bào)、電話(huà)、便函等形式解決的事宜盡量不正式行文。第六章公文處理第一節(jié)收文處理第十條收文處理指對(duì)公司收到的公文的辦理過(guò)程，包括簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第十一條簽收、登記。為保證公文辦理的準(zhǔn)確、及時(shí)、安全和可追溯，對(duì)收到的各級(jí)公文、各類(lèi)文字材料、各種信件等，須進(jìn)行簽收、登記。第十二條分發(fā)、擬辦。（一）總裁辦收文：首先由總裁辦主任閱簽，根據(jù)來(lái)文的內(nèi)容和公司領(lǐng)導(dǎo)分工等情況，分發(fā)給相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)。對(duì)屬于董事長(zhǎng)、黨委書(shū)記或總裁審批權(quán)限的事項(xiàng)，簽發(fā)給董事長(zhǎng)、黨委書(shū)記或總裁；對(duì)于來(lái)文內(nèi)容不能明確對(duì)應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)班子成員分工的，分發(fā)給董事長(zhǎng)或總裁確定。對(duì)于只涉及公司有關(guān)職能部門(mén)管理權(quán)限的事項(xiàng)，簽發(fā)給該部門(mén)負(fù)責(zé)人直接閱知并辦理。（二）職能中心收文：涉及公司整體工作，需要董事長(zhǎng)、黨委書(shū)記、總裁審批的轉(zhuǎn)總裁辦，按上面程序執(zhí)行。只涉及職能工作的交主管副總裁審批。（三）總經(jīng)辦收文：涉及公司整體工作，需要董事長(zhǎng)、黨委書(shū)記、總裁審批的轉(zhuǎn)總裁辦，按上面程序執(zhí)行。只涉及分公司的事項(xiàng)，由總經(jīng)理審批。第十三條批辦。公司領(lǐng)導(dǎo)在批閱文件時(shí)，應(yīng)簽署明確意見(jiàn)，并寫(xiě)上姓名和審批時(shí)間。批辦完成直接退往總裁辦，不得將文件直接交給承辦部門(mén)或原報(bào)送部門(mén)?？偛棉k應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示、意見(jiàn)內(nèi)容進(jìn)行登記后，再轉(zhuǎn)送承辦部門(mén)處理。第十四條承辦。承辦部門(mén)收到交辦的公文后，應(yīng)及時(shí)辦理，辦理結(jié)果應(yīng)及時(shí)報(bào)送給本事項(xiàng)的主管領(lǐng)導(dǎo)，并將相關(guān)材料存檔。對(duì)不屬于本部門(mén)職權(quán)范圍或者不宜由本部門(mén)辦理的事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)將來(lái)文退還給總裁辦，并需附上說(shuō)明。對(duì)內(nèi)容、形式要件不齊全等不符合相關(guān)要求的公文，承辦部門(mén)可退還給總裁辦。第十五條催辦?？偛棉k對(duì)需要辦理公文的承辦情況要隨時(shí)進(jìn)行督促檢查。緊急或重要的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)、重點(diǎn)催辦，一般公文應(yīng)當(dāng)定期催辦，做到件件有結(jié)果，并及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋。第十六條各職能中心和下屬分公司收文辦理流程（一）職能中心收文：涉及公司整體工作，需要董事長(zhǎng)、黨委書(shū)記、總裁審批的轉(zhuǎn)總裁辦，按上面程序執(zhí)行。只涉及職能工作的交主管副總裁審批。參照上面的批辦、承辦、催辦程序執(zhí)行。（二）總經(jīng)辦收文：涉及公司整體工作，需要董事長(zhǎng)、黨委書(shū)記、總裁審批的轉(zhuǎn)總裁辦，按上面程序執(zhí)行。只涉及分公司的事項(xiàng)，由總經(jīng)理審批。參照上面的批辦、承辦、催辦程序執(zhí)行。第二節(jié)發(fā)文處理第十七條發(fā)文處理指以公司名義制發(fā)公文的過(guò)程，包括擬稿、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。第十八條擬稿。非部門(mén)業(yè)務(wù)范圍的綜合性重要文件，由公司總裁辦擬稿；內(nèi)容屬各職能領(lǐng)域業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件，由各職能中心擬稿;內(nèi)容屬分公司職能領(lǐng)域和部門(mén)內(nèi)部業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件，由各下屬分公司擬稿；相關(guān)公司部門(mén)聯(lián)合行文，由主辦部門(mén)擬稿。擬稿的基本要求：（一）要符合國(guó)家的法律法規(guī)和方針政策及有關(guān)規(guī)定；符合公司的章程及有關(guān)規(guī)定；（二）文稿必須情況確實(shí)、觀點(diǎn)明確、表達(dá)準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清楚、文字精煉、字詞規(guī)范、標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求剪短；（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文公司的職權(quán)和與主送公司的行文關(guān)系確定；（四）公文內(nèi)容一般由份號(hào)、秘級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期、主頁(yè)碼等18項(xiàng)要素組成。第十九條審核。以公司名義發(fā)文的由總裁辦主任核稿；以各職能中心名義發(fā)文，由職能中心總監(jiān)核稿；以分公司名義發(fā)文，由分公司總經(jīng)辦主任核稿；相關(guān)公司部門(mén)聯(lián)合行文，由主辦部門(mén)負(fù)責(zé)人或公司主管領(lǐng)導(dǎo)核稿。核稿的重點(diǎn)是：（一）是否需要行文，是否符合國(guó)家的法律法規(guī)和方針政策及有關(guān)規(guī)定，與其它有關(guān)公文有無(wú)重復(fù)或矛盾；（二）是否完整準(zhǔn)確地體現(xiàn)了發(fā)文意圖，政策是否保持連續(xù)性，提法是否同已發(fā)布的有關(guān)公文相銜接，提出的措施和辦法是否切實(shí)可行；（三）是否與有關(guān)部門(mén)協(xié)商，涉及其他公司或部門(mén)的問(wèn)題是否協(xié)商一致；（四）文字表達(dá)、文種使用、公文格式等是否符合公文規(guī)定的要求。第二十條會(huì)簽。聯(lián)合行文的公司部門(mén)應(yīng)予會(huì)簽，再送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。第二十一條簽發(fā)。以公司名義行文，由董事長(zhǎng)或總裁簽發(fā)；以公司各職能中心名義行文，由主管副總裁簽發(fā)；以董事長(zhǎng)或總裁名義行文，由其本人簽發(fā)；以各下屬分公司名義行文，由各下屬分公司總經(jīng)理簽發(fā)，特殊行文上報(bào)公司簽發(fā)。第二十二條編號(hào)。以公司名義對(duì)外發(fā)文由總裁辦統(tǒng)一編寫(xiě)發(fā)文字號(hào)；以分公司名義對(duì)外發(fā)文由分公司總經(jīng)辦統(tǒng)一編寫(xiě)發(fā)文字號(hào)。經(jīng)辦公室編號(hào)后的文稿，采用A4國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的正式紅頭文紙印制、蓋章后發(fā)送。由相關(guān)部門(mén)保存原稿及一份正式文件，翌年交本單位檔案室存檔。第二十三條繕印。以公司名義行文，由公司總裁辦和各職能中心分別負(fù)責(zé)打?。灰愿髀毮苤行拿x行文，由各職能中心負(fù)責(zé)打印;以各下屬分公司名義行文，由該分公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)打印。第二十四條用印。以公司及公司各職能中心名義行文，由公司人力中心負(fù)責(zé)蓋章；以董事長(zhǎng)名義行文，由其本人簽章；以各分公司名義行文，由各分公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)蓋章；同時(shí)各用印和印章管理部門(mén)做好用印審批程序和嚴(yán)格管理。第二十五條發(fā)送。以公司名義行文，由公司總裁辦文員和各職能中心文員負(fù)責(zé)發(fā)送；以公司各職能中心名義行文，由各職能中心文員負(fù)責(zé)發(fā)送；以各下屬分公司名義行文，由各下屬子公司總經(jīng)辦文員負(fù)責(zé)發(fā)送；對(duì)于實(shí)效性較強(qiáng)的如會(huì)議紀(jì)要等公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)發(fā)送并抄送相關(guān)所有參會(huì)人員。第二十六條督辦。公司總裁辦、各職能中心與各下屬分公司總經(jīng)辦有權(quán)力和責(zé)任對(duì)文件所載內(nèi)容的執(zhí)行情況予以催辦、監(jiān)督，而且有義務(wù)適時(shí)予以提醒，提供必要的幫助，并將事情進(jìn)展?fàn)顩r以口頭或書(shū)面方式匯報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，以保證有關(guān)公司、部門(mén)、人員依照指示按時(shí)、按質(zhì)、按量完成任務(wù)，為下一步工作提供條件。第二十七條備案。為使發(fā)文有備可查，公文的發(fā)送必須登記備查，所有以公司名義下發(fā)的正式公文均由各相關(guān)職能中心進(jìn)行備案，以下屬分公司部門(mén)名義下發(fā)的正式公文均由分公司總經(jīng)辦進(jìn)行備案。第二十八條公文的發(fā)文流程：（一）公司公文簽發(fā)流程：編制（文件起草部門(mén)）一部門(mén)外會(huì)簽（可缺省）一審核（各職能中心總監(jiān)/總裁辦主任）一會(huì)審（主管副總裁會(huì)審）一審批（董事長(zhǎng)/總裁）一編號(hào)下發(fā)（總裁辦/各職能中心）一備案（總裁辦/各職能中心）。（二）各下屬分公司總經(jīng)辦公文簽發(fā)流程：編制（文件起草部門(mén)）一部門(mén)外會(huì)簽（可缺省）一審核（分公司總經(jīng)辦主任）一會(huì)審（副總經(jīng)理會(huì)審）一審批（總經(jīng)理）一編號(hào)下發(fā)（總經(jīng)辦）一備案（總經(jīng)辦）。各下屬分公司下發(fā)公文，必須同時(shí)抄報(bào)公司董事長(zhǎng)/黨委書(shū)記/總裁/副總裁/總裁辦主任及業(yè)務(wù)相關(guān)部門(mén)，以便協(xié)辦或查考。第二十九條應(yīng)充分利用電子信息網(wǎng)絡(luò)，對(duì)普發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)類(lèi)的公文實(shí)行網(wǎng)上處理。在辦理過(guò)程中，各職能中心、各下屬分公司總經(jīng)辦應(yīng)指定專(zhuān)人及時(shí)登錄，確保及時(shí)收取公文。第七章公文的歸檔和銷(xiāo)毀第三十條公文由辦公室或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、歸檔和銷(xiāo)毀。第三十一條歸檔。公文辦理完畢后，應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，及時(shí)立卷歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。各職能中心和各下屬分公司負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的立卷和歸檔。公文歸檔，應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征、年度、機(jī)構(gòu)、問(wèn)題等分類(lèi)整理立卷，保證檔案的齊全、完整，以便于保管和利用。第三十二條借閱。已歸檔的文件、資料為中心檔案資料，查閱時(shí)按照中心《檔案借閱制度規(guī)定》執(zhí)行。未立卷歸檔的文件材料由部門(mén)文書(shū)人員保管。查閱一般的文件、資料，由保管人員負(fù)責(zé)辦理；凡屬涉密文件、資料，須經(jīng)本部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱。第三十三條翻印。上級(jí)單位的公文，除絕密級(jí)和注明不得翻印的以外，經(jīng)總裁辦主任/總經(jīng)辦主任批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。第三十四條銷(xiāo)毀。不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀公文，應(yīng)進(jìn)行登記，有專(zhuān)人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷(xiāo)、不誤銷(xiāo)。銷(xiāo)毀秘密公文，應(yīng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷(xiāo)。第三十五條公文被撤銷(xiāo)，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。第八章公文的保密第三十六條公文處理工作須嚴(yán)格執(zhí)行公司有關(guān)保密規(guī)定，確保公司機(jī)密安全。第三十七條公文拆啟和傳送由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，總裁辦、各職能中心、各下屬分公司總經(jīng)辦指定一人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，其他人不得私自