第 提高Word使用效率

會計學1第提高Word使用效率應(yīng)用模板創(chuàng)建公文Word中的文檔都是在模板的基礎(chǔ)上建立的，默認情況下Word使用的模板是Normal模板。在同一類型的所有文檔中，文字、圖形、頁面設(shè)置、樣式、自動圖文集詞條等元素的設(shè)置都相同。另外，Word還帶有一些常用的公文模板，如簡歷、傳真、信函和備忘錄等，如圖6-1所示為使用模板創(chuàng)建公文。圖6-1使用模板創(chuàng)建公文第2頁/共7頁第1頁/共7頁創(chuàng)建模板的2種方法

在Word中，用戶不僅可以使用其自帶的模板，還可以在一個現(xiàn)存的模板或文檔的基礎(chǔ)上創(chuàng)建一個全新的模板，或把一個樣本文檔作為模板保存起來。這樣可以創(chuàng)建出更加適合用戶需要的模板。創(chuàng)建模板的方法有以下2種：創(chuàng)建基于現(xiàn)存模板的新模板，創(chuàng)建模板的一個主要方法就是基于現(xiàn)存模板創(chuàng)建一個新模板。當用戶要創(chuàng)建的新模板和已有的一種模板相類似，使用該方法可以迅速地創(chuàng)建新模板。將現(xiàn)有文檔保存為模板，創(chuàng)建模板的另一種方法就是將一份文檔作為模板進行保存，該文檔中的字符樣式、段落樣式等元素也一同保存在該模板中。第3頁/共7頁第2頁/共7頁創(chuàng)建樣式

樣式是字體、字號和縮進等格式設(shè)置特性的組合，將這一組合作為集合加以命名和存儲。在Word中，已有許多內(nèi)置的樣式可供選擇。用戶也可以根據(jù)需要創(chuàng)建新的樣式，或者在原有樣式的基礎(chǔ)上進行更改以創(chuàng)建新的樣式。用戶可以在【新建樣式】對話框中創(chuàng)建樣式，如圖6-2所示。圖6-2創(chuàng)建樣式第4頁/共7頁第3頁/共7頁應(yīng)用樣式

在創(chuàng)建完成需要的樣式后，就可以應(yīng)用樣式編輯文檔。應(yīng)用樣式編輯文檔不但可以節(jié)省大量的時間，還能保證整個文檔中版面的一致性。應(yīng)用樣式的操作步驟很簡單：選定要應(yīng)用樣式的文本或段落。單擊格式工具欄中【樣式】列表框右邊的下三角按鈕，在彈出的下拉列表中選擇所需的樣式，當前插入點所在的段落即可應(yīng)用該樣式中所定義的格式。第5頁/共7頁第4頁/共7頁修改樣式

用戶如果對已有的樣式不滿意，但又不想花費時間去創(chuàng)建一個新樣式，那么就可以對不滿意的樣式進行修改，使它變?yōu)樽约簼M意的樣式。用戶可以在【修改樣式】對話框中修改樣式，如圖6-3所示。圖6-3修改樣式第6頁/共7頁第5頁/共7頁將樣式復制到其他文檔或模板

在Word中，用戶可以將創(chuàng)建的樣式復制到其他文檔或模板中，這樣以后就可以通過這些模板創(chuàng)建帶有這種樣式的文檔。用戶可以通過【管理器】對話框的【樣式】選項卡來復制樣式到其他文檔或模板，如圖6-4所示。